Mit Synergien zum System Geschäftsbericht mpm Performance Publishing Symposium 2014 Wolfgang Zengerling Corporate Communications / Corporate Publications Mainz, 25. November 2014
Agenda 1. Kurzvorstellung Henkel 2. Produktion des Unternehmensberichts 3. Einführung des Online-Redaktionssystems 4. Arbeitsweise und Funktionen des Redaktionssystems 5. Erfahrungen aus der Unternehmenspraxis 2
Wer wir sind Henkel auf einen Blick 2013 Rund 47.000 Mitarbeiter weltweit 16,4 Mrd Euro Umsatz, 3,5% organisches Umsatzwachstum 44% unseres Umsatzes erzielen wir in Wachstumsmärkten 2,5 Mrd Euro bereinigtes 1 betriebliches Ergebnis (EBIT) 57% unseres Umsatzes erzielen wir mit unseren zehn Top-Marken 138 Jahre Markenerfolg 1 Bereinigt um einmalige Aufwendungen und Erträge sowie Restrukturierungsaufwendungen. 3
Wer wir sind Globale Präsenz Henkel-Produkte und -Technologien weltweit verfügbar Mitarbeiter aus mehr als 120 Nationen Starke Präsenz in den Wachstumsmärkten: 44% des Umsatzes, 56% der Mitarbeiter Weltweit 164 Produktions- und 17 wichtige F&E-Standorte 4
Wer wir sind Global führende Positionen im Konsumenten- und Industriegeschäft Konsumentengeschäft Industriegeschäft Laundry & Home Care Beauty Care Adhesive Technologies 5
Corporate Publications veröffentlicht am 20. Februar 2014 Geschäftsbericht Aufstellung des Anteilsbesitzes Jahresabschluss und Lagebericht Nachhaltigkeitsbericht Fakten und Zahlen Online-Geschäftsbericht Online-Nachhaltigkeitsbericht ipad-version für Henkel-App 6
Unternehmensbericht / Corporate Report Geschäftsbericht / Nachhaltigkeitsbericht / Fakten und Zahlen 7
Geschäftsbericht 2013 180 Seiten, davon 10 Seiten Imageteil, plus Umschlag Sprachen: deutsch und englisch Zusätzlich auch als Online-Version (HTML) ipad-version für Henkel App 8
Nachhaltigkeitsbericht 2013 48 Seiten, davon 8 Aufmacherseiten, plus Umschlag Sprachen: deutsch und englisch Print- plus zusätzliche Informationen als Online-Version (HTML) ipad-version für Henkel App 9
Geschäftsberichtsproduktion bei Henkel Corporate Publications* Finance / Accounting Investor Relations Geschäftsbericht Übersetzer * Projektleitung Design & Produktion mpm Externe Partner Litho / Druckerei 10
Einführung Redaktionssystem Bedarfsanalyse Phase 1 Bedarfsanalyse Ist-Analyse Produktionsprozess Möglichkeiten Prozessoptimierung Evaluierung Systemanbieter WOODWING 11
Einführung Redaktionssystem Phase 1 Bedarfsanalyse Phase 2 Beratungsphase Ist-Analyse Produktionsprozess Workshops mit allen Projektbeteiligten Möglichkeiten Prozessoptimierung Beteiligung Einkauf und IT; Definition Security Level Evaluierung Systemanbieter Entwicklung Workflow mit Redaktionssystem WOODWING 12
Einführung Redaktionssystem Phase 1 Bedarfsanalyse Phase 2 Beratungsphase Phase 3 Systemaufbau und Testphase Ist-Analyse Produktionsprozess Workshops mit allen Projektbeteiligten Setup Redaktionssystem und VMWare Server Möglichkeiten Prozessoptimierung Beteiligung Einkauf und IT; Definition Security Level Testproduktion und Workflow-Anpassung Evaluierung Systemanbieter Entwicklung Workflow mit Redaktionssystem Security Policy, Dokumentation und Vertrag WOODWING 13
Einführung Redaktionssystem Phase 1 Bedarfsanalyse Phase 2 Beratungsphase Phase 3 Systemaufbau und Testphase Phase 4 Betrieb Ist-Analyse Produktionsprozess Workshops mit allen Projektbeteiligten Setup Redaktionssystem und VMWare Server Rollout mit 32 Arbeitsplätzen Möglichkeiten Prozessoptimierung Beteiligung Einkauf und IT; Definition Security Level Testproduktion und Workflow-Anpassung Produktion seit Q3-Bericht 2011, GB 2011, NB 2011 im System Evaluierung Systemanbieter Entwicklung Workflow mit Redaktionssystem Security Policy, Dokumentation und Vertrag Laufendes Monitoring 24/7 und Wartung / Support WOODWING 14
Systemarchitektur bei Henkel Henkel-Arbeitsplätze Rechenzentrum VMWare Server InCopy/InDesign (Software wird zentral bereit gestellt und kann von den Redakteuren über den Internetbrowser abgerufen werden) Online Publisher Server (verwaltet Workflow, Rechte und Dokumente) Bis zu 22 Personen arbeiten bei Henkel parallel auf dem Server. Für eine komfortable Administration, flexible Skalierung und optimierte IT-Security wird die Anwendung InCopy virtualisiert. 15
Weitere Finanzpublikationen mit dem Redaktionssystem Jahresabschluss 2013 Anteilsbesitzliste 2013 Quartalsberichte 2014 16
Weitere Publikationen mit dem Redaktionssystem Seitenblicke 2014 Miteinander 2014 17
Arbeiten mit dem Redaktionssystem 18
Workflow Finanzpublikationen Zugriffsrechte Druckdatenerstellung 2 Nutzer bei Henkel + mpm-team Schlusskorrektur Vorläufige Manuskriptfassung Fassung Testat 6 Nutzer bei Henkel + mpm-team Korrekturen Zur Freigabe Vorstand Aktualisierung alle Nutzer bei Henkel + mpm Team 19
Erfahrungen aus der Unternehmenspraxis Frühe Einbindung von Einkauf, IT, IT-Security, Datenschutz sowie allen internen und externen Partnern ist Voraussetzung für erfolgreiche Einführung Arbeiten auf der Wolke sehr bewährt (InCopy kein Standard-Programm bei Henkel) Für das Arbeiten auf der Wolke benötigen externe Partner eine schnelle Internet- Verbindung hoher Datentransfer download und upload Partner mpm sehr hilfreich für Henkel notwendig, da keine eigene Kapazität auf diesem IT-Feld und bei Programm-Weiterentwicklung Verknüpfung von identischen Textabschnitten in mehreren Print-Publikationen 20
Ausbau Redaktionssystem Verknüpfung von Excel-Tabellen bei Corporate Accounting direkt in den Geschäftsbericht-Abschluss und -Anhang, sobald zeitgleich die Aktualisierung dieser Tabellen für alle Anwender automatisch sichtbar ist (Adobe). Test geplant mit den Quartalsberichten 2015. 21
Key Take-Aways Einbeziehung aller Abteilungen in die Produktion Höhere Geschwindigkeit Höheres Maß an Eigenständigkeit Deutlich erhöhte Transparenz 22