Herausgeber BerCom Training GmbH Stationsstrasse 26 8713 Uerikon Kontakte: 079 633 65 75 Autoren: Gabriela Bergantini 1. Auflage von Januar 2015 by BerCom Training GmbH Microsoft Outlook 2013 Tipps und Tricks Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf ohne ausdrückliche Genehmigung des Herausgebers in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme vervielfältigt, verändert oder verarbeitet werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische noch irgendeine Haftung übernehmen Herstellung on demand im Digitaldruck durch: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, 55294 Bodenheim (http://www.herdt.com) Alle Inhalte dieses Werkes liegen in der ausschließlichen Verantwortung des/der Autoren bzw. des Herausgebers.
Inhaltsverzeichnis Seite I 1 OUTLOOK EINRICHTEN... 1 1.1 Es ist alles Ansichtssache... 1 1.2 Fingereingabe... 4 2 DER UMGANG MIT EMAILS... 6 2.1 BCC-Linie (Blind Carbon Copy)... 6 2.2 Mails formatieren... 6 2.3 Übermittlung verzögern... 8 2.4 Rechtschreibeprüfung... 9 2.5 Mail Optionen... 10 2.6 Das optimale E-Mail-Format pro und contra... 11 2.6.1 E-Mail-Format temporär ändern... 12 2.7 E-Mails mit Verknüpfungen... 13 2.7.1 Verknüpfung einfügen im RTF-Format... 13 2.7.2 Verknüpfung einfügen im HTML-Format... 14 2.8 Abstimmungsschaltflächen... 14 2.8.1 Antworten auswerten... 16 2.9 E-Mail-Knigge... 18 2.10 Sinnvolle Betreffzeilen definieren... 19 2.10.1 Betreffzeilen von eingegangenen Mails ändern... 20 2.11 Nachrichten organisieren in Ordnern... 21 2.11.1 Ordner anlegen... 22 2.12 Nachrichten suchen... 22 2.12.1 Suche über alles... 24 2.13 Die Outlook-Suchordner... 25 2.13.1 Nachrichten von oder an bestimmte Personen... 25 2.13.2 Nachrichten mit bestimmten Wörtern... 27 2.13.3 Suchorder löschen... 27 3 KALENDER...28 3.1 Die optimale Ansicht festlegen... 28 3.2 Neuer Termin erstellen... 28 3.2.1 Termin verschieben und löschen... 30 3.3 Unterschied Termine/Ereignisse/Aufgaben... 31 3.3.1 Feiertage hinzufügen... 31 3.4 Termin effizient festlegen/ändern/löschen... 33 3.5 Termine suchen... 34 3.6 Wiederkehrende Termine... 35 3.6.1 Terminserien ändern/löschen... 36 3.7 Kalenderberechtigungen... 37 3.7.1 Kalender überlagert darstellen... 38 3.8 Gruppenkalender einrichten... 38 4 BESPRECHUNGEN ORGANISIEREN...39 4.1 Teilnehmer hinzufügen/entfernen... 41 4.2 Besprechung verschieben... 41 4.3 Zeitzonen... 42
Inhaltsverzeichnis Seite II 5 AUFGABEN...43 5.1 Einfache Aufgabe hinzufügen, ändern und erledigen... 43 6 KONTAKTE...44 6.1 Kontakte gleicher Firmen... 45 6.2 Kontakte aus Mail erstellen... 45 6.3 Kategorien... 46 6.3.1 Mehrere Adressen eine Kategorie zuweisen... 48 7 VERTEILERLISTE/KONTAKTGRUPPE...49 7.1 Verteilerliste nutzen... 49 8 NOTIZEN...51 9 ABWESENHEITS-ASSISTENT...52 10 PRAKTISCHE TASTENKOMBINATIONEN...53
Outlook einrichten Seite 1 1 Outlook einrichten 1.1 Es ist alles Ansichtssache Der Startbildschirm von Outlook sieht anders aus wie früher. Automatisch werden mehrere Zeilen als Vorschau auf das Mail angezeigt. Mit der blauen Linie links vom Mail können die Nachrichten mit einem Klick auf gelesen resp. ungelesen gesetzt werden. Schneller Wechsel zu ungelesenen Mails Ordnerbereich Lesebereich Klicken Sie auf die blaue Linie, um Mails als gelesen resp. ungelesen zu setzen Weitere Outlookelemente Mails lassen sich noch effizienter bearbeiten. Zielen Sie mit der Maus auf ein Mail. Sie erhalten auf der rechten Seite Symbole um das Mail zu löschen oder als Aufgabe zu markieren. Nachrichtenvorschau Standardmässig werden die ersten Zeilen des Mails angezeigt. Mit dem Symbol Nachrichtenvorschau, welches Sie im Register ANSICHT finden, können Sie entscheiden, wie viele Zeilen angezeigt werden sollen.
Outlook einrichten Seite 2 Natürlich können Sie Outlook immer noch an ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Es lohnt sich Zeit zu investieren, um die für Sie beste Übersicht zu generieren. Schauen Sie sich die Möglichkeiten vom Register ANSICHT an. Am einfachsten verwenden Sie die Ansichten um die Darstellung schnell zu ändern: Klicken Sie auf das Symbol Ansicht ändern und testen Sie die verschiedenen Darstellungsmöglichkeiten. Antworten lassen sich direkt im Lesebereich formulieren: Klicken Sie auf Antworten im Lesebereich.
Outlook einrichten Seite 3 Formulieren Sie ihre Antwort. Mit Abdocken können Sie ein eigenständiges E-Mailfenster öffnen. Ich arbeite ausgiebig mit der Aufgabenleiste. Darum habe ich diese immer eingestellt. In dieser Version können Sie die Aufgabenleiste noch flexibler gestalten: Im Register ANSICHT klicken Sie auf Aufgaben. Aktivieren Sie Kalender und Aufgabenleiste. Ziehen Sie an den Abgrenzungslinien, um das Fenster optimal einzustellen.
Outlook einrichten Seite 4 Ich persönlich bevorzuge die Darstellung mit ausgeblendetem Lesebereich und eingeschalteter Aufgabenleiste ohne Nachrichtenvorschau: 1.2 Fingereingabe Die Tablets sind am Kommen. Damit sich die Programme besser mit dem Finger bedienen lassen, können Sie die Fingereingabe aktivieren. Am besten ergänzen Sie das Symbol in der Schnellstarleiste, welche sich normalerweise ganz oben links auf dem Bildschirm befindet: Klicken Sie am Ende der Leiste auf den kleinen Pfeil und platzieren Sie das Symbol Fingereingabe-/Mausmodus.
Outlook einrichten Seite 5 Anschliessend klicken Sie auf das Symbol und aktivieren die Fingereingabe. Sie werden feststellen, dass die Symbole grösser und weiter auseinander dargestellt werden. Zusätzlich erhalten Sie eine Leiste, mit der Sie besser zwischen den Mails navigieren können. Hinweis: Der Fingermodus wird für die anderen Office-Programme gleich mitaktiviert.