Ich widme dieses Buch meinem Mann. Vielen Dank, dass du auch in diesen schwierigen Zeiten voll und ganz hinter mir stehst, auch wenn es nicht immer

Transkript

1 2 Ich widme dieses Buch meinem Mann. Vielen Dank, dass du auch in diesen schwierigen Zeiten voll und ganz hinter mir stehst, auch wenn es nicht immer einfach ist.

2 Gabriela Bergantini Alles im Griff dank Outlook 2013 Gleich aber doch ganz anders 3

3 Gabriela Bergantini Alle Rechte vorbehalten. All rights reserved. Verlag: Windsor Verlag ISBN: Umschlaggestaltung: Julia Evseeva Titelbild: Wisky (Fotolia.com) Layout: Julia Evseeva Illustrationen: Gabriela Bergantini Das Werk, einschließlich seiner Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung ist ohne Zustimmung des Verlages und des Autors unzulässig. Dies gilt insbesondere für die elektronische oder sonstige Vervielfältigung, Übersetzung, Verbreitung und öffentliche Zugänglichmachung. 4

4 Inhaltsverzeichnis Vorwort OUTLOOK GRUNDFUNKTIONEN - TIPPS UND TRICKS Es ist alles Ansichtssache Fingereingabe Nachrichten-Optionen Bcc-Linie (Blind Carbon Copy) Übermittlung verzögern Rechtschreibprüfung Weitere interessante Mail-Optionen Das optimale -Format pro und contra Format temporär ändern s mit Verknüpfungen Verknüpfung einfügen im RTF-Format Verknüpfung einfügen im HTML-Format Abstimmungsschaltflächen Antworten auswerten Knigge Flut reduzieren s formatieren Sinnvolle Betreffzeilen definieren Betreffzeilen von eingegangenen Mails ändern Mails in einem Termin einfügen Nachrichten organisieren in Ordnern Ordner anlegen Nachrichten suchen Suche über alles Die Outlook-Suchordner Nachrichten von oder an bestimmte Personen Nachrichten mit bestimmten Wörtern Suchorder löschen QuickSteps KALENDER Die optimale Ansicht festlegen Neuer Termin erstellen Termin verschieben und löschen Unterschied Termine/Ereignisse/Aufgaben Feiertage hinzufügen Termine effizient festlegen, ändern und löschen

5 2.5 Termine suchen DEN ÜBERBLICK ÜBER DIE TÄTIGKEITEN BEWAHREN Der Unterschied zwischen Zielen und Aktionen ÜBUNG DEN KOPF LEEREN Übung Ziele definieren DARSTELLUNG OPTIMIEREN MIT UNTERBRECHUNGEN UMGEHEN PLANEN UND ORGANISIEREN Kategorien erfassen Kategorien einer Aufgabe zuweisen Kalender Ansicht anpassen Aufgaben erledigen Aufgabe wieder als unerledigt kennzeichnen Fälligkeitsdatum und Priorität bearbeiten Das Pareto-Prinzip Das Eisenhower-Diagramm Priorität resp. Wichtigkeit zuweisen Die tägliche Aufgabenliste Workflowmodell s in Aufgaben umwandeln Mails als Termin Mails mit Nachverfolgung Mails auf dem Handy PRIORITÄTEN VERGEBEN UND AKTIVITÄTEN PLANEN Freie Termine anzeigen ES IST ALLES ANSICHTSSACHE Ansicht erstellen mit Suche nach Wörter im Betreff Erledigte Aufgaben nicht anzeigen AUFGABEN DELEGIEREN MIT REGELN ARBEITEN Regel Newsletter Regel CC-Mails Benachrichtigungen bei wichtigen Mails BEDINGTE FORMATIERUNGEN Mails nur für mich farblich kennzeichnen PRAKTISCHE TASTENKOMBINATIONEN LITERATUR Bücher Websites Autorin

6 Vorwort Schon immer war es mein Traum, ein Buch zu schreiben. Leider hatte ich nie die Zeit dazu. Bis das Schicksal zugeschlagen hat. Vor ein paar Jahren wurde mir von einem Arzt ein Medikament verschrieben, das zwar genützt hat, aber leider meine Nieren zerstört hat. Nun bin ich bereits seit einem Jahr an der Dialyse und warte auf eine Niere. Zuerst war ich am Boden zerstört. Wie konnte das nur geschehen. Nach einer Weile an der Maschine habe ich aber gemerkt, dass ich nun zwölf ungestörte Stunden pro Woche für mich habe. Diese Zeit müsste sich doch irgendwie befriedigend nutzen lassen. Zuerst habe ich gedacht, ich mache eine Ausbildung. Aber irgendwie konnte ich mich für nichts entscheiden. Eines Tages hat mich Frau Hartmann vom Windsor-Verlag via XING angeschrieben, ob ich nicht ein Fachbuch schreiben möchte. Warum eigentlich nicht, habe ich mir gedacht. Die Zeit effektiv nutzen, das ist der Inhalt dieses Buches. Dieses Thema beschäftigt mich schon seit vielen Jahren. Da ich elektronische Geräte liebe und eine leider relativ chaotische Person bin, suchte ich einen Weg, vor allem elektronisch respektive papierlos zu arbeiten. Ich habe einen Kurs zu Outlook-Zeitmanagement entwickelt, den ich schon seit vielen Jahren erfolgreich und mit viel Begeisterung unterrichte. Die Hilfsmittel und Erkenntnisse dieser Kurse habe ich in dieses Buch geschrieben. Ich selber arbeite schon seit vielen Jahren mit diesen Tricks und ich könnte es mir nicht mehr anders vorstellen. Gerade jetzt, da ich nur über limitierte Zeit verfüge, hilft mir dieses System sehr, alles im Griff zu behalten. Ich kann mit Stolz sagen, dass ich dank dieser Techniken immer noch an vielen Projekten mitarbeiten kann. Ich kann Ihnen dieses Buch nur ans Herz legen. Immer wieder erhalte ich positives Feedback meiner Kursteilnehmer, die dieses System nun auch nutzen. 7

7 Dieses Buch habe ich praktisch einhändig geschrieben, da ich den linken Arm wegen der Blutwäsche nicht bewegen darf. Ich möchte mit diesem Buch zusätzlich auf den Organmangel hinweisen. Ich muss mit einer Wartezeit von drei bis fünf Jahren rechnen. Ich habe gehört, in Deutschland sind es über sechs Jahre. Wenn ich jemanden motivieren kann, einen Organspenderausweis bei sich zu tragen, würde mich das sehr freuen. Sie tun sich vielleicht sogar selber einen Gefallen. Es ist sehr viel wahrscheinlicher, dass Sie mal selber ein Organ benötigen, als dass Sie zum Spender werden. Das Buch ist in zwei Teile unterteilt: Im ersten Teil zeige ich Ihnen, wie Sie Outlook an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Ich gebe Ihnen einen Überblick über Grundfunktionen und zeige Ihnen viele praktische Tricks, die das Leben erleichtern. Im zweiten Teil geht es um Arbeitstechnik und wie man die Mail- und Informationsflut in den Griff bekommt. Dadurch bekommen Sie mehr Zeit für das Wesentliche im Leben. 8

8 1 Outlook-Grundfunktionen Tipps und Tricks 1.1 Es ist alles Ansichtssache Die Darstellung in Outlook 2013 ist weiter optimiert worden. Sie ist klarer und übersichtlicher. Viele kleine Hilfsmittel erleichtern die tägliche Arbeit. Abbildung 1 1 Startbildschirm Mails lassen sich noch effizienter bearbeiten. Zielen Sie mit der Maus auf eine Mail. Sie erhalten auf der rechten Seite Symbole, um die Mail zu löschen oder als Aufgabe zu markieren. Mit der blauen Linie links von der Nachricht können Sie die Meldung mit einem Klick als gelesen deklarieren. Leider verschwindet diese blaue Linie, wenn Sie den Lesebereich ausschalten. 9

9 Abbildung 1 2 Blaue Linie, um Mail als gelesen zu markieren Standardmäßig werden die ersten Zeilen der Mail angezeigt. Mit dem Symbol Nachrichtenvorschau, welches Sie im Register AN- SICHT finden, können Sie entscheiden, wie viele es sein sollen. Abbildung 1 3 Anzahl Zeilen der Nachrichtenvorschau definieren Die Darstellung in Outlook lässt sich an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Es lohnt sich, Zeit zu investieren, um die für Sie beste Übersicht zu generieren. Schauen Sie sich die Möglichkeiten vom Register ANSICHT an. 10 Abbildung 1 4 Register ANSICHT Entscheiden Sie, ob und wie Sie den Lesebereich nutzen wollen. Früher ging man ein gewisses Risiko ein, wenn man den Lesebereich nutzte. Mit einem Klick konnte man sich bereits einen Virus einfangen. Heutzutage erkennen die Virenprogramme die meisten Viren. Aber denken Sie daran, ein Virenscanner ist bereits veraltet, sobald Sie ihn

10 installiert haben. Viel gefährlicher sind momentan die sogenannten Phishing-Mails. Bei diesen Mails haben Sie es mit Betrügern zu tun. Sie meinen beispielsweise, die Mail sei von Ihrer Bank. Sehr oft steht in diesen Mails, dass die Bank die Stammdaten überarbeitet. Wenn man sich nicht sofort einloggt, so würde das Konto gesperrt und ein Zugriff auf das Geld wäre nicht mehr möglich. Wer den Link in der Mail tatsächlich anklickt und sich einloggt, ist in wenigen Minuten sein Geld los. Früher erkannte man diese Mails immer am schlechten Deutsch. Mittlerweile haben die Schurken dazugelernt und sich ein perfektes Deutsch angeeignet. Weitere Beispiele von Phishing-Mails: Die Nigeria-Mail. Der Klassiker. Ihnen wird mitgeteilt, dass Sie einen reichen Verwandten in Nigeria hätten. Dieser ist gestorben und oh Wunder, Sie sind der einzige Verwandte. Sie müssen sich nur melden und bekommen das Geld. Immer noch fallen Leute auf diese Masche rein. Dass Ihnen ein Fremder etwas schenkt, ist sehr unwahrscheinlich. Denken Sie daran, fast nichts im Leben ist gratis. Selbst der Tod kostet das Leben. Die FedEx-Mail. Ein Paket hat ein Problem und kann nicht ausgeliefert werden. Man soll auf den Link in der Mail klicken, um herauszufinden, was das Problem sei. Ein Freund von Ihnen, der im Ausland weilt, wurde überfallen und nun sind Geld und Flugticket weg. Sie sollen bitte sofort Geld überweisen. Hier ist besonders gemein, dass die Mail von einem bekannten Absender kommt. Rufen Sie den Freund an, ob er wirklich in Schwierigkeiten steckt. 11

11 Gerade eben habe ich wieder eine Phishing-Mail erhalten. Diesmal von der Telekom: Klickt man auf den Link, hat man schon verloren. Löschen Sie solche Mails sofort und leeren Sie auch gleich den Papierkorb. So mailen Sie sicher: Klicken Sie nicht auf Links in der Mail, außer Sie sind absolut sicher, dass der Link ungefährlich ist. Installieren Sie auf jeden Fall einen Virenscanner und halten Sie diesen up to date. Ich würde zusätzlich eine Hardware-Firewall empfehlen. Schalten Sie die Software-Firewall ein, die bei Windows zur Verfügung steht. Installieren Sie sofort die Windows-Updates. Seien Sie misstrauisch auch bei Ihnen bekannten Absendern. Wenn Sie diese Vorsichtsmaßnahmen beachten, so sollte Ihnen eigentlich nichts geschehen. Der Lesebereich ist eigentlich sehr praktisch. In dieser Version haben Sie zusätzliche Bearbeitungsmöglichkeiten direkt im Lesebereich. So können Sie Ihre Antwort direkt im Lesebereich formulieren: 12

12 Klicken Sie auf Antworten im Lesebereich. Abbildung 1 5 Direkt Antworten im Lesebereich Formulieren Sie Ihre Antwort. Mit Abdocken können Sie nach Bedarf ein eigenständiges fenster öffnen. Abbildung 1 6 Abdocken Ich arbeite ausgiebig mit der Aufgabenleiste. Darum habe ich diese immer eingestellt. In dieser Version können Sie die Aufgabenleiste noch flexibler gestalten: Im Register ANSICHT klicken Sie auf Aufgabenleiste. Aktivieren Sie Kalender und Aufgaben. 13