Senatsverwaltung für Finanzen

Senatsverwaltung für Finanzen Senatsverwaltung für Finanzen, Klosterstraße 59, 10179 Berlin An die Senatsverwaltungen (einschließlich Senatskanzlei) die Verwaltung des Abgeordnetenhauses die Präsidentin des Verfassungsgerichtshofes die Präsidentin des Rechnungshofes den Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit die Bezirksämter die Sonderbehörden die nichtrechtsfähigen Anstalten die Eigenbetriebe nachrichtlich an die Eigengesellschaften die gemischtwirtschaftlichen Unternehmen, an denen Berlin überwiegend beteiligt ist die Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts den Hauptpersonalrat Geschäftszeichen IV B - TLSD 5170 / 5600 Bearbeiter Herr Lüdtke / IV B 19 Zimmer 3067 Telefon (030) 9020-3055 Telefax (030) 902028 3055 E-Mail heiko.luedtke@senfin.berlin.de Elektronische Zugangseröffnung gem. 3a Abs. 1 VwVfG: poststelle@senfin.berlin.de Internet www.berlin.de/sen/finanzen Verkehrsverbindungen U Klosterstraße /S+U Jannowitzbrücke Datum 15.01. 2016 Rundschreiben SenFin IV Nr. 04 /2016 Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (EEL) und weitere Änderungen Hier: 5. SGB IV-Änderungsgesetz Rundschreiben SenFin IV Nr. 42/2015, Rundschreiben SenFin IV Nr. 68/2015 3 Anlagen Anlage 1 EEL-Verfahrenskommentierung Anlage 2 EEL-Fallbeispiele Anlage 3 Zahlstellen Grundsätze Aufbau Beitragsnachweise Inhalt: Hinweise für den Personalservice (Änderungen Datenaustausch Entgeltersatzleistungen -EEL- ab 01.01.2016, Datenübermittlung Verdienstangaben, Anforderung Dauer der Entgeltersatzleistung, Beitragsnachweise, Bestandsprüfungen) Die Senatsverwaltung für Finanzen ist seit August 2011 als familienbewusste Arbeitgeberin zertifiziert

Allgemeines Mit Verabschiedung des 5. SGB IV-Änderungsgesetzes (5. SGB IV-ÄndG) durch den Bundesrat und der Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt 2015 Teil I Nr. 15 vom 21.April 2015 treten eine Vielzahl von Änderungen im Sozialversicherungsrecht zu unterschiedlichen Zeitpunkten in Kraft. Mit diesem Rundschreiben werden Sie u.a. über Änderungen im Datenaustauschverfahren Entgeltersatzleistungen (EEL) ab 01.01.2016 informiert: 1. Berechnung Krankengeld bei Erkrankung des Kindes 2. Anforderung Dauer der Entgeltersatzleistung 3. Übermittlung von Entgeltbescheinigung (BEA) 4. Beitragsnachweise ab 01.01.2016 5. Bestandsprüfungen 6. Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (eub) 7. Beschäftigungsbetrieb I. Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (EEL) Der GKV-Spitzenverband, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Bundesagentur für Arbeit, die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung, sowie die Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau, haben die Gemeinsamen Grundsätze für die Erstattung der Mitteilungen im Rahmen des Datenaustausches Entgeltersatzleistungen nach 23c Abs. 2 SGB IV überarbeitet. Diese bilden die Grundlage für den Datenaustausch zwischen den Arbeitgebern und den Datenannahmestellen. Die Teilnahme am Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (EEL) ist für die Arbeitgeber und Sozialversicherungsträger verpflichtend. Entgeltbescheinigungen und Meldungen dürfen nur durch eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder systemgeprüften Ausfüllhilfen abgegeben werden. Neben den persönlichen Daten des Versicherten, die stets anzugeben sind, ist insbesondere die Angabe der Versicherungsnummer und der Betriebsnummer wichtig, da diese für die maschinelle Zuordnung der Entgeltdaten benötigt werden. Als gültige Versicherungsnummer ist die von der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) vergebene Rentenversicherungsnummer anzugeben. Die Datenannahmestellen der Krankenkassen fungieren als Annahme- und Weiterleitungsstellen für alle per Datenaustausch übertragenen Entgeltbescheinigungen und Mitteilungen. 2

II. Änderungen 1. Berechnung Krankengeld bei Erkrankung des Kindes Aufgrund der kurzfristigen Änderung der Berechnungsbasis des Kinderkrankengeldes zum 01.01.2015 war gleichzeitig auch der Datenaustausch für das Kinderkranken- und das Kinderpflegeverletztengeld eingestellt worden. Seit diesem Zeitpunkt mussten die Verdienstangaben wieder auf Papier erstellt und versandt werden. Mit dem neuen Datensatz sind ab dem 01.01.2016 die Verdienstangaben elektronisch zu melden. Bisher wurde die Meldung bereits nach der Freistellung vorgenommen. Seit dem 01.01.2015 kann sie erst nach der Abrechnung des Freistellungszeitraums erfolgen. Durch die Umstellung der Verfahrensweise ist die Meldung der Verdienstangaben durch die Arbeitgeber erst nach erfolgter Entgeltabrechnung möglich. Das führt zu einer späteren als der bisher üblichen Leistungsgewährung durch die Krankenkassen. Die genauen Anforderungen sind in der aktualisierten Kommentierung der jeweiligen Datensätze ausführlich dargelegt und mit Beispielen versehen [s. Anlage 1: EEL- Verfahrenskommentierung (z.b. gelb markiert Passagen in Tzn. 2 und 3 ff.) und Anlage 2: EEL-Beispiele (Tz. 4)]. Die Verfahrenshinweise gelten nicht für das Pflegunterstützungsgeld und für das Krankengeld bei einer Spende von Organen oder Geweben. Hier sind die Verdienstbescheinigungen in Papierform zu übermitteln. 2. Anforderung Dauer der Entgeltersatzleistung Mit dem 5. SGB IV-Änderungsgesetz wurde gesetzlich klargestellt, dass zukünftig auch die Dauer der Entgeltersatzleistung an die Arbeitgeber übermittelt werden soll. Hierfür wurde ein neuer Datenbaustein "DBEE" eingeführt. Dieser kann durch den Arbeitgeber mit Meldegrund "42" angefordert werden, wenn das Ende der Entgeltersatzleistung benötigt wird, um eine Überzahlung von Arbeitsentgelt zu vermeiden oder um eine Meldung zur Sozialversicherung (z. B. Abmeldung bei Aussteuerung) erstellen zu können. Der Sozialversicherungsträger übermittelt daraufhin mit Meldegrund "62" das Ende der Entgeltersatzleistung und gibt Anhaltspunkte für den Grund der Beendigung. So wird z. B. unterschieden, ob die Leistung wegen einer Aussteuerung oder wegen des Bezugs einer Erwerbsminderungsrente endete. 3. Übermittlung von Entgeltbescheinigungen a) Bundesagentur für Arbeit (BA) Mit dem Gesetz zur Neuorganisation der bundesunmittelbaren Unfallkassen, zur Änderung des Sozialgerichtsgesetzes und zur Änderung anderer Gesetze (BUK- 3

Neuorganisationsgesetz-BUK-NOG) erfolgte eine Änderung des 312 Abs. 1 SGB III. Die Arbeitsbescheinigung ist durch den Arbeitgeber nun nur noch auf Verlangen der Arbeitnehmerin/des Arbeitnehmers oder auf Verlangen der Bundesagentur auszustellen und an die Arbeitnehmerin/den Arbeitnehmer auszuhändigen. Damit ist die bisherige Pflicht zur grundsätzlichen Ausstellung bei Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses entfallen. Bereits seit dem 01.01.2014 besteht für Arbeitgeber die Möglichkeit (Option), die Daten der bisher in Papierform auszustellenden Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigung ( 312 und 313 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch SGB III) sowie die Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts ( 312a SGB III) künftig auch auf elektronischem Wege an die Bundesagentur für Arbeit (BA) zu übermitteln (BEA-Verfahren Bescheinigungen Elektronisch Annehmen). Hierfür werden die bereits vorhandenen Meldewege der Sozialversicherung ( 23c Abs. 2 SGB IV) genutzt. Unter folgendem Link können weitere Informationen zum BEA-Verfahren der Bundesagentur für Arbeit abgerufen werden: www.arbeitsagentur.de/web/content/de/unternehmen/detail/index.htm?dfcontentid =L6019022DSTBAI625283 (Stand Januar 2016) b) Deutsche Rentenversicherung Analog zum BEA-Verfahren der Bundesagentur für Arbeit plant auch die Deutsche Rentenversicherung ein entsprechendes Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Bescheinigungen (RV-BEA). 4. Beitragsnachweis ab 01.01.2016 Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat am 19. Oktober 2015 die Gemeinsamen Grundsätze der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung nach 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 SGB IV vom 22. September 2015 genehmigt. Die bisherigen Gemeinsamen Grundsätze zum Aufbau der Datensätze waren anzupassen, weil die Kommunikationsdaten vom 01.01.2016 an für alle Verfahren einheitlich in den Gemeinsamen Grundsätzen für die Kommunikationsdaten nach 28b Abs. 1 Nr. 4 SGB IV beschrieben werden. Gemäß 26 in Verbindung mit 18 DEÜV sind die Beitragsnachweis-Datensätze durch Datenübertragung mittels zugelassener systemgeprüfter Programme oder maschinell erstellter Ausfüllhilfen zu übermitteln. Die Beitragsnachweis-Datensätze werden sowohl für den allgemeinen Beitragsnachweis als auch für den Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte genutzt. Die Dateien sind an die Datenannahmestelle der jeweils zuständigen Krankenkasse zu übermitteln, welche diese an die Krankenkassen/Einzugsstellen weiterleitet. Analog gilt dies auch für die Zahlstellen der Versorgungsbezüge (s. Anlage 3). 4

5. Bestandsprüfungen Mit Rundschreiben SenFin IV Nr. 68/2015 wurde über die stufenweise Einführung von Bestandsprüfungen in allen elektronischen SV-Arbeitgebermeldeverfahren ab 01.01.2016 informiert (Punkt 2 des Rundschreibens). Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat mit Schreiben vom 02.12.2015 mitgeteilt, dass das Genehmigungsverfahren der Gemeinsamen Grundsätze für die Bestandsprüfungen zunächst ausgesetzt wird. Es ist beabsichtigt im Rahmen des geplanten 6. SGB-IV-Änderungsgesetzes diesbezüglich noch inhaltliche Anpassungen vorzunehmen. Die Bestandsprüfungen werden bis auf weiteres nicht angewandt. 6. Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (eub) In den Fällen einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung nach 28p Abs. 6a SGB IV kann das Ergebnis der Prüfung auf Wunsch des Arbeitgebers durch Datenübertragung erfolgen. Nach Anhörung der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales die Grundsätze in der ab 01.01.2016 gültigen Fassung am 06.07.2015 genehmigt. 7. Beschäftigungsbetrieb Im 28 a Absatz 1 Nr.15 SGB IV wurde der Begriff Betriebsstätte durch Beschäftigungsbetrieb ersetzt. Ein Beschäftigungsbetrieb im Sinne des Meldeverfahrens ist eine nach Gemeindegrenze und Wirtschaftszweig abgegrenzte Einheit, in der Beschäftigte tätig sind und für den eine Betriebsnummer als eindeutiges Identifikationsmerkmal vergeben wird (Gemeinsames Rundschreiben der SV-Träger vom 21.10.2015). Für das Land Berlin ergeben sich hieraus keine melderechtlichen Auswirkungen. Im Auftrag Mayr 5