Arbeitshinweise Maschinelles Zahlstellenmeldeverfahren. Teil I

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1 Arbeitshinweise Maschinelles Zahlstellenmeldeverfahren (Meldepflichten bei Versorgungsbezügen nach 202 SGB V) Teil I Stand: Seite 1 von 12 BAS096

2 Inhaltsverzeichnis INHALTSVERZEICHNIS 1. Vorbemerkung Zeitlicher Ablauf Meldungserstellung von der Zahlstelle an die Krankenkassen Aussichten Erfassung Reiter KVdR in ERF Feld Krankenversicherten-Nr Feld Beihilfeanspruch Feld Veränderungsmeldung erstellen Feld Versorgungsbezug Beginn (Pflichtfeld) Feld Beitragsabführungspflicht Beginn Feld Beitragsabführungspflicht Ende Sonstige Felder Migration Feld Krankenversicherten-Nr Feld Beihilfeanspruch Feld Veränderungsmeldung erstellen Feld Versorgungsbezug Beginn Protokollierung Migration Meldetatbestände in KIDICAP Beginn Versorgungsbezug (ab ) Veränderungsmeldung Wegfall/Ende Versorgungsbezug Datenübermittlung Einstieg in das ZMV Übergangsregelungen Stand: Seite 2 von 12 BAS096

3 1. Vorbemerkung Ab dem kommt das maschinell unterstützte Zahlstellenmeldeverfahren (ZMV) kraft Gesetzes ( 202 Absatz 2 und 3 SGB V) verpflichtend zum Einsatz. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Meldungen nach 202 SGB V von den Zahlstellen an die Krankenkassen und von den Krankenkassen an die Zahlstellen auf maschinellem Wege übermittelt werden. Papiermeldungen in der bisherigen Form sind ab diesem Zeitpunkt grundsätzlich nicht mehr zulässig. Meldepflichtig sind alle Versorgungsempfänger, die in der gesetzlichen Krankenversicherung pflichtversichert oder freiwillig versichert sind. Im Sprachgebrauch wird für diesen Sachverhalt auch der veraltete Begriff Krankenversicherung der Rentner (KVdR) verwendet. Für die soziale Pflegeversicherung nach den Vorschriften des SGB XI gilt Entsprechendes. Weitere Informationen sind u. a. vom GKV-Spitzenverband im Internetportal (Rubrik: Zahlstellenverfahren) veröffentlicht. Es ist vorgesehen, das maschinelle ZMV vollständig über das Bezügezahlungsverfahren KIDICAP abzuwickeln. Die dafür erforderlichen Programmanpassungen werden in den kommenden Monaten schrittweise durchgeführt. Über die jeweiligen Änderungen/Neuregelungen werden Sie zeitnah informiert. Die beim BADV über KIDICAP abgerechneten betroffenen Versorgungsempfänger werden aus abrechnungstechnischen Gründen weiterhin unter einer Zahlstellenummer ( ) geführt. Gegenüber den Krankenkassen handelt das BADV insoweit als Zahlstelle. Stand: Seite 3 von 12 BAS096

4 2. Zeitlicher Ablauf 2.1 Meldungserstellung von der Zahlstelle an die Krankenkassen In einem ersten Schritt werden mit der KIDICAP Version 10.2 die Voraussetzungen für eine maschinelle Meldungserstellung für Meldungen von der Zahlstelle an die Krankenkassen realisiert. Dazu zählen die Meldungen mit: Meldegrund 1 Beginn Versorgungsbezug (ab AM ) Meldegrund 2 Änderung Versorgungsbezug (ab AM ) Meldegrund 3 Ende Versorgungsbezug (ab AM ) Meldegrund 4 Bestandsmeldung (ab AM ) 2.2 Aussichten Als weitere Schritte sind geplant: Anzeigefunktion in KIDICAP über die erstellten Meldungen Programmgestütztes Einlesen der Meldungen von den Krankenkassen an die Zahlstelle Programmgestütztes Einlesen von Fehlermeldungen Stand: Seite 4 von 12 BAS096

5 3. Erfassung 3.1 Reiter KVdR in ERF10 Um die Meldungen aus KIDICAP heraus zu erzeugen, wurde das Fenster 10 überarbeitet. Es wurde ein neuer Reiter KVdR in ERF10 eingerichtet. Die nachfolgenden Felder wurden vom Reiter Sonstiges auf den neuen Reiter KVdR verschoben: Zusatzschlüssel Gesamtbetrag (VB-Max) Zahlstellenverfahren Die bisherigen Daten wurden vor Bereitstellung der Erfassung bereits migriert. Einzelheiten zur Migration finden Sie unter Punkt 4. Die Erfassungsregeln für diese Felder sind gleich geblieben. Neu eingerichtet wurden die Felder: Krankenversicherten-Nr. Beihilfeanspruch Veränderungsmeldung erstellen Versorgungsbezug Beginn Beitragsabführungspflicht Beginn Beitragsabführungspflicht Ende Beitragspflicht Beginn Beitragspflicht Ende KVdR RR-Monat Stand: Seite 5 von 12 BAS096

6 3.1.1 Feld Krankenversicherten-Nr. In diesem Feld ist die Krankenversichertennummer des Versorgungsempfängers zu erfassen. Die Eingabe im bisherigen Feld "FKV-Mitgliedsnummer" in ERF10 Reiter KV/PV entfällt damit. Für das ZMV muss die Krankenversichertennummer einem bestimmten Format entsprechen. Daher vergeben die Krankenkassen derzeit für alle Versorgungsempfänger neue Krankenversichertennummern, die Ihnen in Listform vom BADV mitgeteilt werden. Die "neuen" Krankenversichertennummern sind in dem neuen Feld zu erfassen. Die neuen Krankenversichertennummern beginnen immer mit einem Buchstaben, sind zehnstellig und haben an letzter Stelle eine Prüfziffer. Wird eine solche Krankenversichertenummer erfasst, die nicht dem zulässigen Format entspricht, wird eine Plausimeldung ausgegeben. Die richtige Prüfziffer wird im Erfassungsdialog der ERF10 Reiter KVdR angezeigt und ist zusätzlich im Migrationsprotokoll enthalten. Die Migrationsprotokolle und die Plausimeldungen sind dahingehend zu überprüfen und die fehlerhaften Personalfälle sind kurzfristig manuell zu berichtigen Feld Beihilfeanspruch Das Feld ist zu markieren, wenn der Versorgungsempfänger Anspruch auf Beihilfe hat (PVPflicht = 4). Über dieses Feld wird der Krankenkasse mitgeteilt, ob der Versorgungsempfänger Anspruch auf Beihilfe hat und demnach nur den halben PV-Beitrag (PVPflicht = 4) oder den vollen PV- Beitrag (PVPflicht = 7) zu entrichten hat. Bestandsfälle wurden migriert (vgl. Punkt 4.2) Feld Veränderungsmeldung erstellen Das Feld ist bei Selbstzahlern (Zahlstellenverfahren = 3) oder bei Mehrfachbeziehern (Zahlstellenstellenverfahren = 1 oder 2) stets zu markieren. Das Feld zeigt an, ob eine Veränderungsmeldung erstellt werden soll oder nicht. Ist das Feld markiert, werden Änderungen über die Höhe der Versorgungsbezüge an die Krankenkasse gemeldet. Bestandsfälle wurden migriert (vgl. Punkt 4.3). Soll in anderen als den zuvor genannten Fällen eine Veränderungsmeldung erstellt werden, ist das Feld ebenfalls zu markieren. Stand: Seite 6 von 12 BAS096

7 3.1.4 Feld Versorgungsbezug Beginn (Pflichtfeld) Es handelt sich um ein Pflichtfeld. In dem Feld ist das Datum der erstmaligen Bewilligung eines Versorgungsbezuges einzutragen. Es ist das Datum zu erfassen, das bisher in der Meldung an die Krankenkassen (Formular DZ 7.22) als Versorgungsbezug Beginn eingetragen wurde. Bestandsfälle wurden migriert (vgl. Punkt 4.4) Feld Beitragsabführungspflicht Beginn Das Feld wird später grundsätzlich maschinell gefüllt. Zurzeit ist keine Erfassung des Feldes erforderlich Feld Beitragsabführungspflicht Ende Das Feld wird später grundsätzlich maschinell gefüllt. Zurzeit ist keine Erfassung des Feldes erforderlich Sonstige Felder Das Feld Meldungserstellung "KVdR RR-Monat" und die Felder zur "Kapitalisierung" sind derzeit noch nicht aktiv. Stand: Seite 7 von 12 BAS096

8 4. Migration Bei Bestandsfällen (Feld VERSORGUNGSEMPFAENGER und KVKASSE ungleich leer) werden die neuen Felder Krankenversichertennummer Beihilfeanspruch Veränderungsmeldung erstellen und Versorgungsbezug Beginn über ein Migrationsprogramm maschinell gefüllt. Bei der Migration werden die nachfolgenden Regeln angewandt. 4.1 Feld Krankenversicherten-Nr. Bei Bestandsfällen wird das Feld "FKV-Mitglieds-Nr." der ANZ10 gelesen und wenn dieses gefüllt ist, wird der Wert in das neue Feld "Krankenversichertennummer" übernommen. Der Wert im Feld "FKV-Mitglieds-Nr" bleibt bestehen. Da dieser Wert nicht mehr relevant ist, kann er manuell gelöscht werden. 4.2 Feld Beihilfeanspruch Bei Bestandsfällen mit PV-Pflicht = 4 wird das neue Feld "Beihilfeanspruch" markiert. 4.3 Feld Veränderungsmeldung erstellen Bei Bestandsfällen, bei denen das Feld "Zahlstellenverfahren" der ERF10 mit Schlüsselzahl 1,2 oder 3 gefüllt ist, wird das neue Feld "Veränderungsmeldung erstellen" markiert. 4.5 Feld Versorgungsbezug Beginn Bei Bestandsfällen wird das neue Feld "Versorgungsbezug Beginn" gefüllt mit dem Datum aus dem Feld EINTRITT-VERS-FALL aus ERF13b. 4.6 Protokollierung Migration In Kürze erhalten Sie ein Migrationsprotokoll. Das Protokoll enthält die migrierten Daten. Die Daten sind zu prüfen und fehlerhafte bzw. falsche Daten sind vor der Abrechnung manuell in den entsprechenden Feldern zu berichtigen. Stand: Seite 8 von 12 BAS096

9 5. Meldetatbestände in KIDICAP Damit KIDICAP den Tatbestand zum Auslösen einer Meldung erkennt, müssen die dafür erforderlichen Erfassungen vorgenommen werden. 5.1 Beginn Versorgungsbezug (ab ) Grund Tatbestand Wie wird der Tatbestand erkannt 1 Anmeldung wegen erstmaliger Bewilligung Versorgungsbezug Erstmalige Eingabe von "KVKasse" und "KV-AG-Konto" in ERF09a und Feld "Versorgungsbezug Beginn" in ERF10 Reiter KVdR Hinweis: Das Feld Beihilfeanspruch ist bei Vorliegen der Voraussetzungen zu markieren 1 Anmeldung nach Unterbrechung 1 Anmeldung wegen Beginn der Mitgliedschaft bei einer neuen Krankenkasse (Kassenwechsel) Eingabe von U-Ende bei einer Unterbrechung mit U-Grund 90,10 und 11 löst eine neue Meldung mit Grund 1 aus. Der Tag nach U-Ende wird als neuer Versorgungsbeginn gemeldet. Der Feldinhalt von "KVKASSE" hat sich gegenüber dem bisherigen geändert. Das Datum des Kassenwechsels wird als Versorgungsbeginn gemeldet. (Der Kassenwechsel innerhalb eines Monats ist nicht möglich). Stand: Seite 9 von 12 BAS096

10 5.2 Veränderungsmeldung Grund Tatbestand Wie wird der Tatbestand erkannt 2 Änderung Höhe Versorgungsbezug Änderung Versorgungsbezug wird aus Berechnung erkannt. Eine Meldung wird erstellt, wenn das Feld "Veränderungsmeldung erstellen" markiert ist. Bei Versorgungsempfängern mit Unfallversorgung wird für die Meldung der Versorgungsbezug um 20 % gemindert. Stand: Seite 10 von 12 BAS096

11 5.3 Wegfall/Ende Versorgungsbezug Der Wegfall eines Versorgungsbezuges und das damit einhergehende Ende der Beitragspflicht sind zu melden. Zum Wegfall gehören Umstände, die zum Ruhen der Versorgungsbezüge oder zum Entzug der Zahlung gehören. Grund Tatbestand Wie wird der Tatbestand erkannt 3 Wegfall der Versorgungsbezüge bei Austritt 3 Wegfall der Versorgungsbezüge wegen Tod 3 Wegfall der Versorgungsbezüge bei Unterbrechungsgrund 90 (wirkt wie Austritt) 3 Wegfall der Versorgungsbezüge bei Umständen, die zum Ruhen der Versorgungsbezüge führen (z. B. Wehrdienst) 3 Abmeldung wegen Ende der Mitgliedschaft in einer Krankenkasse (bei Kassenwechsel) Das Austrittsdatum ist eingegeben worden. Der Tag des Austrittsdatums wird als Ende Versorgungsbezug gemeldet. Das Sterbedatum ist eingegeben worden. Der Tag des Austrittsdatums wird als Ende Versorgungsbezug gemeldet. Eingabe eines Unterbrechungsbeginns mit dem Grund 90 (wirkt wie Austritt). Der Tag vor Unterbrechungsbeginn wird als Ende Versorgungsbezug gemeldet. Eingabe eines Unterbrechungsbeginns mit dem Grund 10 oder 11. Der Tag vor Unterbrechungsbeginn wird als Versorgungsbezug Ende übernommen. Der Feldinhalt von "KVKASSE" hat sich gegenüber dem bisherigen geändert. Der letzte Tag des Vormonats wird als Ende übernommen. Der Kassenwechsel innerhalb eines Monats ist nicht möglich. Stand: Seite 11 von 12 BAS096

12 6. Datenübermittlung Das BADV übernimmt als Meldestelle den zentralen Versand der Meldungen an die Krankenkassen. Die Meldungen werden nach jeder Abrechnung elektronisch verschlüsselt versandt. 7. Einstieg in das ZMV Der Einstieg in das ZMV wird nach der Abrechung mittels einer Bestandsmeldung (Meldegrund 4) erfolgen. Für jeden betroffenen Personalfall wird eine Bestandsmeldung erzeugt. Die Bestandsmeldung enthält u. a. die Krankenversichertennummer (neues Format) Beginn Versorgungsbezug und Beihilfeanspruch (Ja oder Nein) Die Angaben werden aus den Feldern der ERF10, Reiter KVdR übernommen. 8. Übergangsregelungen Für den AM ist die Zahlstellenmeldung an die Krankenkasse mit Meldegrund 1 (Beginn Versorgungsbezug) weiterhin von den Bearbeitern über das Formular DZ 7.22 direkt an die jeweilige Krankenkasse zu senden. Ab dem AM ist eine maschinelle Anmeldung auszulösen (vgl. Punkt 5.1). Bis zum maschinellen Einlesen der Krankenkassenmeldungen an die Zahlstelle sind die Daten, die von den Krankenkassen gemeldet werden, nach den üblichen Erfassungsregeln in der ERF09a und im neuen Reiter KVdR der ERF10 zu erfassen. Zusätzlich sind die neu eingerichteten Felder "Versorgungsbezug Beginn" und "Krankenversichertennummer" zu füllen. Die Felder "Beihilfeanspruch" und "Veränderungsmeldung erstellen" sind bei Vorliegen der Voraussetzungen zu markieren. Stand: Seite 12 von 12 BAS096