Versorgungsbezugsempfänger

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1 Versorgungsbezugsempfänger 1. Allgemein Das Meldeverfahren zwischen den Zahlstellen von Versorgungsbezügen und den Krankenkassen ist in 202 Sozialgesetzbuch Fünftes Buch (SGB V) normiert und erfolgte bisher als manuelles Verfahren in Papierform. Mit Wirkung vom 01. Januar 2011 wird durch eine Änderung des 202 Absatz 2 Satz 1 SGB V die Teilnahme am maschinellen unterstützen Zahlstellen Meldeverfahren für Zahlstellen verpflichtend. Dies gilt für jede Zahlstelle von Versorgungsbezügen mit mindestens einem Versorgungsbezugsempfänger der in der gesetzlichen Kranken- / Pflegeversicherung Pflicht-, Freiwillig- oder Familien Versicherter ist und bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt alle Meldungen maschinell übermittelt werden müssen. Der Einstieg in das maschinelle Zahlstellenverfahren hat mittels einer Bestandsmeldung [Meldegrund 4] zu erfolgen. Keinesfalls dürfen für die Bestands - Versorgungsbezieher Beginn Meldungen an die Krankenkassen geschickt werden. Erst nach dem Bestandabgleich sollen andere Meldesätze übermittelt werden. Die Übermittlung des Aktenzeichens der Zahlstelle bzw. der neuen Krankenversichertennummer im Datensatz ermöglicht eine einwandfreie Identifizierung des Versorgungsempfängers. Nach dem Start des maschinellen Verfahrens muss unbedingt ein paralleles Versenden von manuellen Meldungen [per Papier] unterbleiben. Dieses hätte z.b. zur Folge, dass man von einem weiteren Versorgungsbezug ausgeht und der Versicherte gegebenenfalls fälschlicherweise zum Mehrfachbezieher wird. Mit dem lizenzierten Zahlstellenverfahren kann man Bestandsmeldungen, Beginn und Ende des Versorgungsbezuges, dessen Höhe und auch dessen Änderung, sowie Kapitalleistungen elektronisch melden. Die Versorgungsbezieher sind in einem separaten Mandanten abzurechnen, dieser zusätzliche Mandant ist im Preis enthalten. 2. Abgabegründe von Zahlstelle und Krankenkassen Zahlstelle Mindestens 1x im Jahr; getrennt nach Kassen, nicht alle wollen die Bestandsmeldung z.b. im April. Die Krankenkasse kann die Bestandsmeldung telefonisch anfordern, dann muss die Meldstelle kurzfristig reagieren.

2 Krankenkasse Beispiele für die Abgabegründe 7 und 8 Abgabegrund 7: Witwen und Waisenrenten, sowie die Erwerbsunfähigkeitrente sind befristet. Abgabegrund 8: Versorgungsbezugsempfänger geht in die Privatversicherung. Wenn von der Krankenkasse eine 6er bis 9er Meldung erstellt und versendet wird, dann erstellt GDI keine 3er Abmeldung für die Zahlstelle im DBZK Baustein. Beispiel Tod : Wenn die Krankenkasse einer 9er Meldung versendet, dann erstellt GDI keine 3er Abmeldung mehr. Meldet zuerst die Zahlstelle mit der 3er Abmeldung den Tod, dann meldet die Krankenkasse mit der 9er Abmeldung zurück; dann würde hier doppelt gemeldet werden, was aber in diesem Fall nichts machen würde. 3. Vorgehensweise im GDI Lohn >> Mandantenanlage << Für die Abrechnung von Versorgungsbeziehern muss ein separater Mandant angelegt werden. Die Anlage zu anderen Mandanten unterscheidet sich hier geringfügig in nachfolgenden Punkten: Unter nachfolgendem Pfad ist der Mandant nur für die Berechnung für Versorgungsbezugsempfänger einmalig zu aktivieren, dieser Schalter ist nach dem Monatsabschluss nicht mehr offen und der Mandant ist ausschließlich für Versorgungsbezugsempfänger bestimmt: STAMMDATEN MANDANTENDATEN ALLGEMEINE DATEN EINSTELLUNGEN: Aus dem Feld Betriebsnummer wird das Feld Zahlstellennummer: Die Betriebsnummern der Zahlstellen haben ihren eigenen Nummernkreis: 106nnnnn bis 108nnnnn STAMMDATEN MANDANTENDATEN ARBEITSAMT:.

3 Annahmestellen Der elektronische Datenaustausch erfolgt grundsätzlich mit der Krankenkasse des jeweiligen Versorgungsbeziehers. Eine Weiterleitung von einer Annahmestelle zu einer anderen ist nicht möglich, so dass jetzt gleich getrennte Meldungen an die jeweilige AOK Annahmestellen erfolgen müssen. Aus diesem Grund wurde jetzt jede AOK Annahmestelle im Lohnprogramm mit einer DAV Betriebsnummer versehen und automatisch aktiviert. Vermutlich wird diese Regelung ab 2012 auch für die Abwicklung der normalen sv - pflichtigen Arbeitnehmer gelten. >> Personalverwaltung << Die Anlage der Personalnummern unterscheidet sich hier geringfügig zur normalen Anlage im Standardlohn. Unter folgendem Pfad: STAMMDATEN PERSONALVERWALTUNG STAMMDATEN SOZIAL gibt es in nachfolgenden Rubriken Folgendes zu beachten: Sozialversicherung Für das Zahlstellenverfahren benötigt der Arbeitgeber, die als Zahlstelle fungieren, als zusätzliches Ordnungskriterium die Krankenversichertennummer des Versorgungsbezugsempfängers bei dessen Krankenkasse. Die Nummer im neuen Format ist 10 stellig und beginnt, bzw. besteht aus einem Buchstaben A Z (1. Stelle), acht fortlaufenden Nummern und der daraus errechneten Prüfziffer. Versorgungsbezugsempfänger: Das Feld VB max wird hier beim Start systemseitig ohne Wert gefüllt, dies wird programmseitig so gewertet als ob die volle KV BMG eingetragen worden wäre und demnach wird der Versorgungsbezug voll verbeitragt. Der Lohnsachbearbeiter kann dieses Feld manuell abändern, bzw. die Krankenkasse wird dies ggfs. per Rückmeldung abändern, zu viel gezahlte Beiträge werden dann zurückerstattet. Das Feld LstB VB Start ist mit dem Startdatum und das Feld LstB VB Freibetrag mit dem Startjahr zu füllen. Das Feld LstB VB BMG ist zunächst nicht zu füllen, würde man hier einen Betrag hinterlegen so würde das Programm diesen Betrag mit 12 duplizieren und in die Zeile 29 der Lohnsteuerbescheinigung eintragen.

4 Hier sollte man nur im Ausnahmefall Eintragungen vornehmen, da sich die Zeile 29 automatisch füllt. Versorgungsbezugsempfänger << von Kassenrückmeldungen Die grauen Felder können nicht verändert werden. Sie verändern Ihre Bild erst nach dem erstmaligen einspielen des 1. Datenrücktransfers von der Krankenkasse. Das Aktenzeichen ist ein eigenes Ordnungsmerkmal der Krankenkasse und wird nach deren Erstellung durch diese bei der nächsten erforderlichen Rückmeldung an die Zahlstelle übermittelt. Die Krankenkasse, sowie auch die Zahlstelle, müssen bei jeder Meldung/Datensatz fortan das Aktenzeichen ausweisen, damit ist eine einwandfreie Identifizierung des Versorgungsbezugsempfängers möglich. Entweder in dem Feld VB max Anpassung steht ein JA drin, dann kann der Lohnanwender den Wert des VB max selbst eintragen, oder es steht ein Nein drin, dann kann der Lohnanwender den Wert nicht selbst eintragen. Liegt in der Regel nur ein Versorgungsbezug vor, so wird der Lohnanwender den VB max eintragen können, liegt ein Mehrfachbezug vor, so wird die Krankenkasse den VB max bestimmen. Unter folgendem Pfad: STAMMDATEN PERSONALVERWALTUNG STAMMDATEN MELDEWESEN gibt es in nachfolgenden Rubriken Folgendes zu beachten: Personengruppe Die Personengruppe ist die 997. >> Lohnarten << Die Lohnart Versorgungsbezug kann als steuer- und sv pflichtige Lohnart angelegt werden. Ob dann Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge anfallen entscheiden dann die Einstellungen in den Personalstammdaten. >> Fehlzeiten << Bei der Abrechnung von Versorgungsbezugsempfängern gibt es keine Fehlzeiten.

5 4. Bestandsmeldung Der Einstieg in das maschinelle Zahlstellenverfahren hat mittels einer Bestandsmeldung zu erfolgen. Unabhängig davon wendet sich jede Krankenkasse in der Regel einmal im Jahr an die Zahlstelle um für alle bei Ihr geführten Versorgungsbezugsempfänger eine reguläre Bestandsmeldung anzufordern. Bei den Bestandsmeldungen wird die Höhe des Versorgungsbezuges, Kapitalleistungen [die im Stichtagsmonat beginnen] und der abgeführten Beiträge gemeldet. Bei der Höhe des Versorgungsbezuges darf nur den Grundwert gemeldet werden; es darf daher keine zufällige EZ mitgemeldet werden. Falls es keinen Bezug gibt, wird auch keine Bestandsmeldung erstellt! Erstellung der Bestandsmeldung Unter folgendem Pfad kann man die Bestandsmeldung erstellen: STAMMDATEN KRANKENKASSEN: Bitte hierzu den Button Bestand anklicken: und die weitere Abfrage mit Ja bestätigen: Nun wird eine Nettolohnberechnung automatisch gestartet und einer 4er Bestandsmeldung erzeugt: Die weitere Übermittlung können Sie in gewohnter Weise über das GDIMeldeCenter übermitteln.

6 5. Rückmeldung von Krankenkasse einlesen Die Meldestelle gibt jeder DAV vor, auf welchem Weg sie die Rückmeldung der DAV und die Meldungen der Krankenkassen dieser Kassenart erhalten möchte, ob per E Mail mit Dateianhängen oder durch Abholung über den KomServer. GDI unterstützt zur Zeit nur die Annahme über E - Mail. Sobald man eine E Mail von der Krankenkasse erhalten hat, sind die Dateianhänge in das separate Verzeichnis Posteingang, das sich um Hauptverzeichnis GDILOHN befindet, abzuspeichern: Im Verzeichnis Posteingang befinden sich dann die zu importierenden Dateien: Beim Start des Lohnprogrammes, sowie vor dem Start des Monatsabschlusses, erscheint automatisch die Import Maske, die dabei angezeigten Pfade sind fest vorgegeben. In der Datei der Krankenkassen ist der Zeitpunkt der Änderung hinterlegt, das Lohnprogramm prüft dieses Datum ab und wenn dieses mit dem aktuellen Monat übereinstimmt kann die Datei eingelesen werden. Das automatische Öffnen der Import Maske können Sie unterbinden wenn Sie unter dem Menüpunkt STAMMDATEN DEUV Meldewesen bei Posteingang autom. Prüfen den Haken entfernen: Das automatische Einlesen ist nur möglich wenn der aktuelle Monat mit dem Monat der Veränderung aus der Meldedatei übereinstimmt. Beim Einlesen der Daten können dadurch automatische Korrekturen angestoßen werden, zur Zeit ist die maximale automatische Korrekturtiefe auf 6 Monate zurück beschränkt, bzw. festgelegt.

7 Beim einlesen der Datei wird das Beginn- Änderungs- oder Ende Datum gelesen und dann im entsprechenden Abrechnungsmonat zur weiteren Bearbeitung angezeigt. Es werden nur die Dateien angezeigt die man zum jetzigen Zeitpunkt einlesen kann: Es werden die Dateien angezeigt die man zum jetzigen Zeitpunkt einlesen kann, zzgl. der anderen geparkten Dateien die noch zum einlesen anstehen. Generell werden nur Dateien angezeigt die wie folgt aufgebaut sind: Sobald man auf den Prüfen Button drückt werden die Daten entschlüsselt und mittels Import Button letztlich eingelesen. Die somit importierten Daten werden ins Unterverzeichnis "Archiv" verschoben und mit "imp_" + Datum + Uhrzeit noch umbenannt: Aus der Datei Tzav0001.txt wird nach dem Einlesen eine imp_ _112106_tzav0015.txt.

8 Man kann auch während des normalen Betriebes die Meldedateien unter nachfolgendem Pfad importieren: ZUSATZ DATENIMPORT GKV RÜCKMELDUNGEN 6. Krankenkassenwechsel Bei einem Krankenkassenwechsel werden zwei Meldungen erstellt: Ende Bewilligung Es wird keine Änderungsmeldung erstellt. Wird der Kassenwechsel von der Krankenkasse mit einer 6er Meldung angezeigt, dann erstellt GDI keine 3er Abmeldung für die Zahlstelle, sondern lediglich die 1er Bewilligung/Beginn Meldung. Im DBZK Baustein steht also nur die 1er Bewilligung/Beginn Meldung. 7. Rentenanpassung Wenn die Krankenkasse im Januar den VBMAX zurückmeldet, dann kann man davon ausgehen, daß die Rentenanpassung automatisch geschehen wird; dies bleibt aber abzuwarten. Möglich wäre auch die Rentenpassung nach Ost/West über den Firmenstamm zu steuern, dies ist aber zur Zeit nicht vorgesehen. Beispiel für eine manuelle Anpassung durch die Zahlstelle aus den ITSG Testaufgaben: Änderung der BMG Rentenpassung [Erstellung des Faktors] Ost/West Hochrechnung sieht man im Rentenbescheid Rentenerhöhung in Höhe von 2,41 % [Faktor] und Anpassung des VB max durch die Zahlstelle: Manuelle Errechnung des VB max durch den Lohnbuchhalter! 3.750, ,00 = 1.750,00 Errechnung der bisherigen Rentenzahlung ,00 * 2,41% = 1.792,18 Errechnung der neuen Rentenzahlung 3.750, ,18 = 1.957,82 Errechnung des neuen VB max Änderung des VB max auf 1.957,82:

9 8. GDI MeldeCenter Beitragsnachweise Die Beitragsnachweise können Sie wie gewohnt erstellen und über das GDIMeldeCenter versenden. Info: Da sich damit die Betriebsnummern zu einem eventuellen vorhanden normalen Mandanten unterscheiden ist beim Melden der Beitragsnachweise über das GDI MeldeCenter nichts zu beachten und somit keine Konsolidierung notwendig. Zahlstellenmeldung Die Zahlstellenmeldung können wie gewohnt versendet, analog zu den DUEV Meldungen. Lohnsteueranmeldung Sollten Sie neben dem Mandanten für Versorgungsbezugsempfänger noch einen weiteren Mandanten für den normalen Lohn haben und beide Mandanten die gleiche Steuernummer haben, dann müssten Sie die Lohnsteueranmeldung konsolidieren. Die genaue Vorgehensweise können Sie in unseren Hilfethemen nachlesen: Stichwort: Lohnsteueranmeldung im MeldeCenter konsolidieren Lohnsteuerbescheinigung Die Lohnsteuerbescheinigung können wie gewohnt erstellt und versendet werden.