Wichtig, wird Lohn 2016 installiert, dann muss auch Elster 2016 installiert werden, falls Sie die Elster Module verwenden.

Transkript

1 Installation Lohn 2016 und Elster 2016 und Information zu wichtigen Änderungen Vor der Installation Update oder die Vollversion installieren? - Falls noch keine Lohnversion auf dem Rechner installiert ist, dann und nur dann, muss die Vollversion installiert werden. - Ist schon eine ältere Version auf dem Rechner, dann muss das Update installiert werden. Soll ein Rechnerwechsel erfolgen und die Daten vom alten Rechner auf den neuen übernommen werden, dann installieren Sie zuerst das Update 2016 auf dem alten Rechner. Danach können die Daten vom alten auf den neuen Rechner übertragen werden. Dazu bitte das Merkblatt zum Rechnerwechsel beachten : (per Doppelklick anklicken,damit das Merkblatt öffnet) Bevor das Update 2016 installiert wird, ist folgendes zu beachten Abrechnungen 2015 und Jahresabschluss 2015 Die Abrechnungen 2015 können mit der alten oder auch der neuen Version 2016 erstellt werden. Versenden Sie per Elster die Lohnsteuer-Anmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen, das geht mit Version 2015 oder auch mit der Version D.h., Sie können die Version 2016 jederzeit installieren. Wichtig, wird Lohn 2016 installiert, dann muss auch Elster 2016 installiert werden, falls Sie die Elster Module verwenden. Für Lohnsteuerbescheinigungen 2016 ändert sich im Korrekturfall das Verfahren. Siehe unten oder dazu bitte kurz das Merkblatt anschauen : (per Doppelklick anklicken,damit das Merkblatt öffnet) Für Lohnsteuerbescheinigungen 2015 ändert sich nichts, im Korrekturfall ist einfach die alte Bescheinigung im Elster Modul zu löschen und die neue zu erstellen und zu senden. Ausdrucke: Drucken Sie die Lohnkonten 2015, ggf. FiBu-Auswertungen und Lohnjournale etc. aus. Diese Ausdrucke können aber auch später mit der neuen Version 2016 erfolgen. Erstellen Sie die SV-Jahresmeldungen und versenden Sie diese mit SV.NET oder sv.net/classic. Tipp : Die Ausdrucke können auch in der Druckvorschau links oben in die verschiedenen Formate (PDF, Excel, Word usw) exportiert und somit auch weiterverarbeitet, oder per versendet werden. Datensicherung Vor dem Installieren des Updates 2016 muss eine Datensicherung erfolgen. Gehen Sie im Lohnprogramm oben auf Tools/Datensicherung. Die Installation der Version 2016 Installation des Update 2015 Sind die obigen Hinweise beachtet worden, kann installiert werden. War auf dem Rechner das Programm noch nicht installiert, dann müssen Sie natürlich nichts beachten und können gleich die Vollversion statt dem Update installieren. Download: Falls Sie die Datei vom Internet geladen haben, dann starten Sie diese runtergeladene Datei und die Installation beginnt. Je nach Windows Einstellungen ist folgendes zu beachten : Beim Download erscheint die Frage Ausführen oder Speichern. Wählen Sie Speichern. Nach dem Download klicken Sie auf Ausführen. Jetzt meldet Windows : Der Computer wird durch Windows geschützt. Klicken Sie auf Weitere Informationen. Dann können Sie Trotzdem ausführen anklicken und installieren. Alternativ können Sie auch im Ordner, in dem die runtergeladene Datei gespeichert wurde, die Anwendung update2016.exe starten. CD oder USB Stick : Legen Sie zur Installation die CD/USB Stick ein. Die Installation sollte automatisch starten, falls nicht, dann gehen Sie auf Arbeitsplatz und dort auf das CD / USB Laufwerk. Klicken Sie die Datei install.exe an. Wählen Sie danach das entsprechende Programm aus. Bei einem Update installieren Sie in das gleiche Verzeichnis wie schon die bisherige Version. In der Regel wird das richtige Verzeichnis angezeigt und die Installation kann fortgesetzt werden.

2 Nach der Installation Nach der Installation des Updates 2016 ist folgendes zu prüfen: O Im Lohn oben, oder unter Hilfe/Info muss die Version 2016 angezeigt werden. Nur dann ist die neue Version installiert. O Aktuelle Beitragssätze (Umlagesätze und den Zusatzbeitragssatz) einlesen. Das können Sie auf der Startseite machen. Damit wird für die im Kassenstamm hinterlegten Krankenkassen automatisch der aktuelle Zusatzbeitrag und die Umlagesätze unter einer neuen Gültigkeit eingelesen. Handlungsbedarf bei einer freiwilligen Krankenversicherung : Bei einer freiwilligen KV, muss im Personalstamm unter Lohnarten der Arbeitnehmeranteil beim Zusatzbeitrag ggf. geändert werden! In der Regel ändern Sie sich die Zusatzbeitragssätze O Im Krankenkassenstamm, bei der entsprechenden Gültigkeit (z.b. jetzt ) sollte nach dem Einlesen der individuelle Zusatzbeitrag geprüft werden! Sie können den aktuellen Zusatzbeitrag auch von Hand eintragen. Aber durch das automatische Einlesen geht dieser Vorgang schneller. O Prüfen Sie auch unter Mandant, dort unter der Rubrik Berufsgenossenschaft ob die Gefahrentarifstellen noch stimmen... O Ganz rechts, unter Weitere Daten / Rechengrößen muss nach dem Update automatisch, unten in der Tabelle, ein neuer Datensatz mit dem Datum eingetragen worden sein. Das sollte kurz geprüft werden.

3 O Danach, im Firmenstamm, unter Umlagesätze zuordnen, die Zuordnung zu prüfen. Klicken Sie dazu die Tabelle links an und prüfen Sie ob die Zuordnung Ihrer gewünschten Umlagesätze stimmt. Zum Januar kann man diese Beitragsalternativen in der Regel neu wählen. Soll alles beim alten bleiben, muss hier nichts geändert werden. O Im Personalstamm den Urlaubsanspruch und Resturlaubsanspruch für 2016 prüfen und hinterlegen. O Im Personalstamm unter Personal-Lohnarten prüfen, ob die Gehälter oder Löhne noch richtig sind. O Freiwillige Krankenversicherung: Existiert eine freiwillige Krankenversicherung, dann muss der Zusatzbeitrag geprüft werden. Ggf. hat die Kasse den Zusatzbeitragssatz erhöht. Die Lohnart lautet : O Die Winterbeschäftigungsumlage jetzt bei den Rechengrößen mit drin. Diese kann übrigens auch dort geändert werden. O Im Personalstamm unter Arbeitszeit/Gefahrentarif, ob die Gefahrentarifstelle noch stimmt.

4 O Lohnsteuerklasse, Kinderfreibetrag, Kirchensteuerkürzel, Lohnsteuerfreibetrag,... Die ELStAM Daten (Lohnsteuerkarte) werden automatisch gepflegt, sofern Sie das Elster Modul benutzen. Beim Abruf der ELStAM Daten werden diese automatisch hier in den Personalstamm mit der entsprechenden Gültigkeit eingetragen. Falls das Elster Modul nicht verwendet wird, dann unter Personalstamm / Lohnsteuer / ELStAM die Einträge in der Tabelle prüfen. Info zu ELStAM und dem Elster Modul : (per Doppelklick anklicken, damit das Merkblatt öffnet) : SV-Jahresmeldungen (Meldegrund 50) und UV-Jahresmeldung (Meldegrund 92) Was ab 2016 wegfällt und somit einfacher wird : In den allgemeinen Meldungen entfallen komplett die Angaben zur Unfallversicherung (UV) weil für die UV-Angaben ein eigene Meldung geschaffen wurde. Also die Angaben zum UV-Entgelt, Gefahrentarifstelle, Betriebsnummer, Arbeitsstunden etc. müssen bei der SV-Meldung nicht mehr angegeben werden! Auch für die Jahresmeldung 2015 nicht mehr. Was ab 2016 dazukommt (und zwar schon für die Meldung 2015): Das bedeutet für Sie als Arbeitgeber, dass für UV-Angaben die oben wegfallen ein eigenes Formular auszufüllen ist. Dafür aber mit weniger Angaben als bisher, z.b. müssen die Arbeitsstunden nicht mehr angegeben werden! Die neue Meldung nennt sich UV-Jahresmeldung mit Meldegrund 92. Diese wird wie gehabt mit sv.net gesendet und muss noch für das Jahr 2015 erfolgen! Im Lohnprogramm kann die Liste mit den Daten unter Lohnkonto / Meldungen / UV-Jahresmeldung erstellt werden. Wichtig: Laden und installieren Sie auch die neue Version 16.x von sv.net. Die UV-Jahresmeldung muss noch für das Jahr 2015 erfolgen! Jahresmeldungen Die SV-Jahresmeldungen mit Grund 50 und UV-Jahresmeldungen mit Grund 92 können auf verschiedene Arten erstellt werden. 1. Unter Personal / Ereignisse wird nach dem Erstellen der Dezember Abrechnung das Ereignis SV-Jahresmeldung Grund 50 und UV-Jahresmeldung Grund 92 eingetragen. Dort kann dann auch einfach die entsprechende Meldung in Textform erstellt werden, damit die Daten einfach in das sv.net eingetragen werden können.

5 2. Oben im Hauptmenü unter OneStep können die Berichte für einen Jahresabschluss auf einen Rutsch entweder gedruckt oder als PDF Datei exportiert werden. Wird die Option PDF Export gesetzt, werden die Berichte in den Lohn/pdf Ordner exportiert. Diese können dann ausgedruckt, oder archiviert werden. Wichtig, diese Dateien werden jeweils neu überschrieben, wenn diese Funktion wieder gewählt wird. 3. Wie gehabt unter Lohnkonto / Meldungen Dort kann für den gewählten Arbeitnehmer die SV-Meldung erstellt werden, oder die UV-Jahresmeldung als Liste ausgedruckt werden.

6 Sondermeldung Grund 54 Meldung von einmalig gezahlten Arbeitsentgelt bei Märzklausel Märzklausel. Tritt der Sonderfall Märzklausel ein (= Zahlung einer Einmalzahlung in den Monaten 1, 2 oder 3 und der Betrag übersteigt die Beitragsbemessungsgrenze), dann muss eine Sondermeldung Grund 54 erstellt und per sv.net gesendet werden. Tritt dieser Fall ein, wird im Programm darauf hingewiesen und es wird ein Ereignis im Personalstamm unter Ereignisse erstellt. Dort kann dann die Sondermeldung mit den Daten erstellt werden, die Sie für sv.net benötigen. Lohn wendet die Märzklausel automatisch an. Wird die Einmalzahlung ab April bezahlt, oder übersteigt die Einmalzahlung nicht die Beitragsbemessungsgrenze, dann entfällt die Märzklausel und die Sondermeldung! sv.net Im Lohnprogramm unter Personal / Ereignisse

7 Neues Verfahren bei der Lohnsteuerbescheinigung 2016 Neues Korrektur- und Stornierverfahren für Lohnsteuerbescheinigungen ab (Die Lohnsteuerbescheinigungen 2015 sind davon nicht betroffen.) Ist eine Lohnsteuerbescheinigung 2016 schon per Elster gesendet und verarbeitet worden (Status = grün), kann die Lohnsteuerbescheinigung nicht wie bisher einfach gelöscht, nochmals neu erstellt und gesendet werden und die alte Lohnsteuerbescheinigung wird durch die neue auf dem Finanzamt-Server ersetzt. Jetzt muss je nach Fall eine fehlerhafte Lohnsteuerbescheinigung storniert oder korrigiert werden. Wann mache ich eine Korrektur? Die Lohnsteuerbescheinigung 2016 wurde im Elster Modul schon erfolgreich versendet und es soll jetzt eine Korrektur erfolgen. Eine Korrektur ist insbesondere in folgenden Fällen durchzuführen: Es wurden falsche Besteuerungsgrundlagen bescheinigt (Zeile 2 bis 33 auf der Lohnsteuerkarte, z.b Steuerbrutto, Lohnsteuer, Kirchensteuer, ). Beispiel wäre hier, wenn eine Abrechnung nach dem versenden der Lohnsteuerbescheinigung korrigiert wurde. Es wurden falsche Besteuerungsmerkmale übermittelt (Lohnsteuerklasse, Kinderfreibetrag, Kirchensteuerkürzel, Freibeträge) Es gibt 2 Möglichkeiten eine Lohnsteuerbescheinigung zu korrigieren. 1. Nach einer Korrektur der Abrechnung, erstellen Sie eine neue Lohnsteuerbescheinigung. Es erscheint die Abfrage, ob korrigiert oder storniert werden soll. Wählen Sie Korrektur. Danach senden Sie diese LStB mit dem Elster Modul. 2. Möchten Sie die Abrechnung nicht korrigieren, jedoch auf der Bescheinigung etwas ändern, dann ist im Elster Modul die entsprechende Lohnsteuerbescheinigung anzuklicken. Oben über den bearbeiten Schalter kann die Lohnsteuerbescheinigung zur Korrektur geöffnet werden. Wann storniere ich eine Lohnsteuerbescheinigung? Eine Stornierung ist in folgenden Fällen durchzuführen: - Es wurde ein falsches Kalenderjahr bescheinigt - Es wurden wesentliche Personendaten falsch übermittelt (IdNr, Name, Vorname oder Geburtsdatum des Arbeitnehmers). Ändern sich die ursprünglich korrekt übermittelten Personendaten (z.b. durch einen Namenswechsel nach Heirat oder Ähnliches) ist grundsätzlich nichts zu veranlassen. Ist jedoch aufgrund eines anderen Sachverhalts eine Korrektur notwendig (z.b. geänderter Bruttoarbeitslohn) und sollen dieser Änderung die geänderten Personendaten zugrunde gelegt werden, muss die ursprüngliche Bescheinigung storniert werden. Anschließend kann eine Neulieferung mit den geänderten Werten erfolgen. - Eine Bescheinigung soll mehrere Einzel-Bescheinigungen desselben Arbeitsverhältnisses ersetzen. Eine Korrektur mit geändertem Beschäftigungszeitraum darf nur erfolgen, sofern es keine Überschneidungen zu anderen Lohnsteuerbescheinigungen desselben Dienstverhältnisses gibt. Andernfalls sind alle betroffenen Bescheinigungen zuerst zu stornieren und anschließend die korrekte Bescheinigung Neu zu liefern. Dazu wird im Lohnprogramm einfach eine neue Lohnsteuerbescheinigung erstellt. Das Lohnprogramm erkennt beim Erstellen der Lohnsteuerbescheinigung, ob schon eine Lohnsteuerbescheinigung für diesen Zeitraum gesendet worden ist. In diesem Fall fragt Lohn, ob eine Stornomeldung, oder eine Korrektur erstellt werden soll. Falls Storno gewählt wird, wird eine Stornomeldung erstellt, die im Elster Modul gesendet werden muss. Sobald diese Stornomeldung verarbeitet ist (grün), ist die Lohnsteuerbescheinigung storniert. Es kann jetzt eine neue Lohnsteuerbescheinigung im Lohnprogramm wie gehabt erstellt und gesendet werden.

8 Anleitung zur Korrektur 1. Möglichkeit Die Lohnsteuerbescheinigung ist schon gesendet worden und es muss noch eine Korrektur erfolgen. Sie korrigieren z.b. die Steuerklasse im Personalstamm. Oder den Bruttolohn. Jetzt korrigieren Sie wie gehabt die Abrechnung. Danach erstellen Sie die neue Lohnsteuerbescheinigung. Das Programm erkennt, dass schon eine Lohnsteuerbescheinigung gesendet wurde und fragt, ob korrigiert oder storniert werden soll. Bei einer Korrektur, wird die entsprechende Lohnsteuerbescheinigung erstellt, die dann im Elster Modul neu gesendet werden kann. 2. Möglichkeit Sie möchten die Abrechnung nicht korrigieren und die Lohnsteuerbescheinigung direkt korrigieren. Die entsprechende Lohnsteuerbescheinigung im Elster Modul anklicken (hier im Beispiel Franz Mustermann), dann oben auf den Schalter Korrigieren klicken. Jetzt öffnet die Lohnsteuerbescheinigung und kann korrigiert werden.

9 Bei beiden Möglichkeiten, muss im Elster Modul oben auf aktualisieren geklickt werden. Jetzt ist die entsprechende korrigierte Lohnsteuerbescheinigung bereit zum erneuten Versenden. Anleitung zum Stornieren Eine Lohnsteuerbescheinigung 2016 wurde im Elster Modul schon erfolgreich versendet und soll jetzt storniert werden. Nach der Änderung der Daten im Lohnprogramm, z.b. die Steuer ID, der Zeitraum, der Namen des Arbeitnehmers, etc. wird die Lohnsteuerbescheinigung nochmals erstellt. Jetzt erkennt das Lohnprogramm, dass schon eine Lohnsteuerbescheinigung gesendet wurde (Markierung 1 und 3 im Bild). Jetzt muss bestätigt werden, ob wirklich der Storniervorgang gestartet werden soll (Markierung 2 im Bild). Es wird somit nach der Bestätigung die alte Storniert (1) und automatisch eine Stornomeldung (2) erstellt. Diese Stornomeldung (2) muss jetzt zuerst im Elster Modul an das Finanzamt gesendet werden. Ggf. ist zuvor oben auf Aktualisieren zu klicken, damit die neuen Einträge erscheinen. Nachdem die Stornomeldung erfolgreich verarbeitet wurde (grün), kann die neue Lohnsteuerbescheinigung wie gehabt im Lohnprogramm erstellt und im Elster Modul gesendet werden.

10 Bemerkung. Wurden als Beispiel 2 Zeiträume (Lohnsteuerbescheinigungen) gesendet, z.b bis und noch eine mit bis Jetzt möchten Sie wegen irgend einer Änderung die beiden Zeiträume zusammenfassen, also 1.1. bis Hier müssen zuerst beide alten storniert werden. Sobald diese beiden storniert sind, kann die neue erstellt werden. Beim erstellen erscheint dann jeweils die Frage, ob storniert werden soll.