Hinweise zum Jahreswechsel 2018/2019

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1 Hinweise zum Jahreswechsel 2018/2019

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3 Hinweise zum Jahreswechsel 2018/2019 Änderungen zum 01. Januar 2019 Zum 1. Januar gibt es wieder einige gesetzliche Änderungen wie die Änderung der Steuerformeln, die Änderung von Beitragsbemessungsgrenzen und Beitragssätzen. Außerdem gibt es folgende Programmerweiterungen: Im Zusatzmodul Datenexport wurde die Digitale Lohn-Schnittstelle (DLS) ergänzt und unter dem Menüpunkt Zusatzprogramme ist die neue Funktion A1-Antrag zu finden. Zu dieser Funktion gibt es separate Erläuterungen. Gesonderte Meldungen (GML57) können über das Modul rvbea jetzt von der Rentenversicherung elektronisch angefordert werden und die im Zusatzmodul Bescheinigungswesen enthaltenen Bescheinigungen 2.1 Arbeitsbescheinigung gem. 312 SGB III), 2.3 Nebeneinkommensbescheinigung sowie die neu hinzugekommene Bescheinigung 2.6 Arbeitsbescheinigung EU gem. 312a SGB III werden jetzt auf elektronischem Wege an die Bundesagentur für Arbeit versendet. Das Modul rvbea ist zweigeteilt. Der Teil GML57 steht ab sofort für alle zur Verfügung, der Teil Bescheinigung, mit dem von autorisierten Stellen automatisch Daten für Bescheinigungen angefordert werden können, ist im Zusatzmodul Bescheinigungswesen jetzt schon vorbereitet und kann voraussichtlich ab Januar 2020 genutzt werden. Unter dem Menüpunkt Extras->Newsletter können Sie sich mit Ihrer -Adresse für unseren Newsletter registrieren. Der Newsletter erscheint in unregelmäßiger Folge und informiert Sie über Interessantes und Wissenswertes rund um UBM-LOHN. 3

4 Änderungen zum Schon jetzt ist bekannt, dass es zum 1. Juli 2019 weitere gesetzliche Änderungen geben wird. Hier handelt es sich einerseits um Änderungen des Datensatzes DSBD (Betriebsdaten), andererseits um die Einführung eines Übergangsbereichs anstelle der bisherigen Gleitzone. Es ändern sich nicht nur die Berechnungen sondern auch die DEÜV-Meldungen. Zum jetzigen Zeitpunkt stehen noch nicht alle Detailinformationen fest, die zur Programmierung dieser Änderungen erforderlich sind. Deshalb können Sie die vorliegende Programmversion nur bis zur Juni-Abrechnung nutzen. Vor dem Monatsabschluss Juni 2019 müssen Sie ein Update installieren, das die erforderlichen Änderungen enthält. Checklisten Damit alle Arbeiten zum Jahreswechsel reibungslos laufen, haben wir wieder 2 Checklisten beigelegt. Die Checkliste 1 ist für die Umstellung des ersten Mandanten, sie wird nur einmal benötigt und muss auf jeden Fall abgearbeitet werden. Falls Sie mehrere Mandanten abrechnen, benutzen Sie für den zweiten und alle weiteren Mandanten die kürzere Checkliste 2. Machen Sie sich von dieser Checkliste ausreichend Kopien, damit Sie die erledigten Arbeiten für jeden Mandanten abhaken können. Bitte beachten Sie, dass der letzte Punkt der Checkliste 1 erst dann ausgeführt werden sollte, wenn alle Mandanten bearbeitet sind. 4

5 Erläuterungen zur Checkliste 1 Im folgenden Text sind die einzelnen Punkte der Checkliste 1 erläutert. Datensicherung Sichern Sie vor der Installation der neuen Programmversion unbedingt Ihre Daten. Bewahren Sie die Datensicherung mindestens so lange auf, bis Sie den Monatsabschluss Januar gemacht haben und sicher sind, dass alle Daten richtig verarbeitet wurden. Speichern Sie weder diese noch Ihre monatlichen Datensicherungen auf derselben Festplatte, auf der sich auch Ihre Lohndaten befinden, sondern auf einem separaten Netzwerklaufwerk oder einem externen Datenträger wie CD, DVD, USB-Stick, etc. Wenn dann ihre Festplatte defekt ist, haben Sie die Datensicherung auf einem intakten Datenträger und können ohne größere Probleme weiterarbeiten. Programminstallation Die Installation der neuen Programmversion ist der erste Schritt zur Umstellung auf das Jahr Wir haben Ihnen eine CD mit der Programmversion 3.90 geliefert. Beim ersten Programmstart werden die Lizenzinformationen automatisch per Internet aktualisiert. Sollten Sie an dem Computer, auf dem Sie UBM-LOHN installieren, keinen Internetzugang haben, schicken Sie uns bitte eine an lohn@ubm.de. Wir werden Ihnen dann umgehend eine Lizenzdatei zusenden. Bevor Sie mit der Installation beginnen, beenden Sie bitte das Lohnprogramm, sonst lässt sich die neue Version nicht installieren. 5

6 Legen Sie die Programm-CD in das CD-ROM-Laufwerk. Nach Einlegen der CD sollte das Installationsprogramm automatisch starten. Wenn der Autostart für das CD- ROM-Laufwerk bei Ihrem Computer ausgeschaltet ist, lassen Sie die Datei SETUP.EXE im Hauptverzeichnis der CD ausführen, um die Installation zu starten. Sollten Sie keine Möglichkeit haben das Programm von der CD zu installieren, können Sie das Setup-Programm auch unter folgendem Link herunterladen: Das Installationsprogramm aktualisiert alle Programmdateien. Es ist nicht nötig und auch nicht sinnvoll, die alte Programmversion vorher zu deinstallieren. WICHTIG: Wenn Sie an mehreren Arbeitsplätzen mit dem Lohnprogramm arbeiten, ist es nicht nötig, das Programm auf den zusätzlichen Arbeitsplätzen nochmals zu installieren, es aktualisiert sich beim ersten Programmstart von selbst. 6

7 UV-Stammdaten bearbeiten Vor der Januarabrechnung müssen die UV-Stammdaten für 2019 abgerufen werden. Beim Monatsabschluss November ist hierfür automatisch ein neuer Eintrag in der UV-Stammdatendatei erstellt worden. Bevor Sie UV-Stammdaten anfordern können, müssen Sie den Eintrag für 2019 prüfen. Beim automatischen Erstellen des Eintrags sind die Angaben des Vorjahres übernommen worden. Einige Berufsgenossenschaften haben für das Jahr 2019 neue Mitgliedsnummern vergeben. In diesem Fall geben Sie die neue Mitgliedsnummer ein, bevor Sie die Stammdaten für 2019 anfordern. Solange noch keine Stammdaten von der Unfallversicherung angefordert sind, können die Werte in den Feldern Mitgliedsnummer und Betriebsnummer LB noch geändert werden und es ist die Auswahlbox Daten geprüft zu sehen. Wenn Sie sicher sind, dass die Angaben in den 2 Feldern richtig sind, klicken sie das Kästchen Daten geprüft an, so dass dort ein Haken erscheint. Wenn die Daten als geprüft markiert sind, wird die Stammdatenanforderung beim nächsten Meldelauf erstellt. Zuordnen der Gefahrtarifstellen Jedes Mal, wenn neue Stammdaten von der Unfallversicherung geliefert werden (das kann auch im Laufe des Jahres sein), wird geprüft, ob sich an der Veranlagung etwas verändert hat, ob also neue Gefahrtarifstellen hinzugekommen sind oder vorhandene weggefallen sind. 7

8 Wird eine Veränderung festgestellt, so gibt das Programm einen Hinweis aus, dass die Zuordnung der Gefahrtarifstellen überprüft werden muss. Bitte prüfen Sie sorgfältig alle internen Gefahrtarifstellen, die für 2019 gültig sind, ob die Nummer, die im Feld GT-Nummer der internen Gefahrtarifstellen steht, auf die richtige Gefahrtarifstelle zeigt. Die Nummer, die hier hinterlegt ist, ist die in den UV-Stammdaten in Spalte 1 der Auflistung der Gefahrtarifstellen angezeigte Nummer. Firmenstammdaten bearbeiten Wenn sich an der Umlagepflicht zur Umlage U1 etwas geändert hat, dann machen Sie in den Feldern 101 und 102 einen neuen Eintrag für den Krankenkassenstammdaten bearbeiten Wenn Sie umlagepflichtig sind, also Umlage U1 bezahlen, überprüfen Sie bitte in den Krankenkassenstammdaten, ob der auf der Seite Mandant hinterlegte Erstattungssatz U1 von der Krankenkasse für 2019 noch angeboten wird. Welche Umlagesätze angeboten werden, sehen Sie auf der Seite Umlagesatzdatei im oberen Block (Umlage U1) in der Zeile mit dem Gültigkeitsdatum in den Spalten, die mit Erst. überschrieben sind. Wird der von Ihnen hinterlegte Erstattungssatz nicht mehr angeboten, müssen Sie auf der Seite Mandant einen neuen Eintrag mit Gültigkeitsdatum anlegen. In dem dazugehörigen Feld Erstattungssatz U1 wird dann entweder ein für 2019 gültiger Erstattungssatz angegeben oder das Feld bleibt leer, wenn der allgemeine Erstattungssatz der jeweiligen Krankenkasse verwendet werden soll. 8

9 Eine Änderung des Erstattungssatzes (Wechsel in eine andere Kategorie) muss in jedem Fall mit der Krankenkasse abgesprochen werden. Steuerstammdaten bearbeiten An den Pauschalsteuersätzen hat sich gegenüber 2018 nichts geändert. Überprüfen Sie aber bitte für jedes Bundesland, in dem Sie Mandanten abrechnen, ob sich an den Kirchensteuerwerten etwas verändert hat. UV-Zuordnung der Lohnarten prüfen Es kommt immer noch vor, dass das UV-Brutto in den UV-Jahresmeldungen und demzufolge auch im Lohnnachweis zu niedrig ist, weil Lohnarten falsch definiert sind. Unter dem Menüpunkt Auswertungen UV-Zuordnung der Lohnarten prüfen finden Sie eine Liste, in der alle Lohnarten aufgeführt sind, bei denen möglicherweise die Zuordnung zur Unfallversicherung geändert werden muss. Bitte arbeiten Sie die Liste durch und ändern Sie in Ihren Lohnarten die Werte in den Feldern 42 und 43, falls nötig, ab. Nur so ist sichergestellt, dass die Werte für die Unfallversicherung richtig gespeichert werden und der Lohnnachweis korrekte Werte enthält. Prüfliste zum Jahreswechsel drucken Im Menü Auswertungen finden Sie den Punkt Prüfliste zum Jahreswechsel. Diese Funktion druckt eine Liste, in der zwei Gruppen von Mitarbeitern enthalten sind: 1. Alle KV-pflichtigen Personen, welche die neue Jahresarbeitsentgeltgrenze KV überschreiten und somit möglicherweise nicht mehr versicherungspflichtig in der KV sind und 9

10 2. Alle freiwillig und privat versicherten Personen, welche die neue Jahresarbeitsentgeltgrenze KV nicht erreichen und somit möglicherweise versicherungspflichtig in der KV werden. Um die beiden Gruppen zu erkennen, wird das (ungekürzte, ggf. hochgerechnete) SV-Brutto des Vorjahres mit den beiden neuen Jahresarbeitsentgeltgrenzen (die Werte sind fest im Programm hinterlegt) verglichen. Diese Liste soll Sie bei dem Auffinden der Personen, deren KV-Pflicht neu beurteilt werden muss, unterstützen. Das Programm kann keinesfalls feststellen, ob für das neue Jahr tatsächlich Versicherungspflicht besteht! Die nach der Änderung der Schlüssel erforderlichen DEÜV-Meldungen werden nach dem Monatsabschluss Januar vom Programm automatisch erstellt. Personalstammdaten bearbeiten Hier sind die alljährlichen Arbeiten durchzuführen, wie zum Beispiel das Überprüfen der Lohnsteuerabzugsmerkmale für den Fall, dass keine ELStAM vorhanden sind, das Ändern der SV-Kennzeichen bei Wechsel von oder zur KV-Pflicht etc. GML57-Registrierung durchführen GML57 ist die Kurzbezeichnung für die elektronische Aufforderung zur Abgabe einer Gesonderten Meldung nach 194 Abs. 1 S.3 SGB VI durch den Rentenversicherungsträger. Gesonderte Meldung ist die DEÜV-Meldung mit dem Abgabegrund 57, die bisher per Post angefordert wurde. Damit die Anforderung der Meldung elektronisch erfolgen kann, ist eine Registrierung erforderlich, mit der die Rentenversicherung alle Angaben 10

11 bekommt, die sie für die elektronische Adressierung benötigt. Wählen Sie im Menü Zusatzprogramme den Menüpunkt GML57-Registrierung an. Dort werden alle verwendeten Betriebsnummern aufgelistet und Sie können die Registrierung durchführen. Die Registrierung wird über das Modul Meldewesen abgeschickt. Dort erscheinen die Dateien unter dem Punkt rvbea. Lohnarten bearbeiten In den Lohnarten ist auf Seite 2 ein neues Feld 34 Zuordnung DLS ergänzt worden. Dieses Feld dient dazu, die Zuordnung der Lohnart zu bestimmten Feldern der Digitalen Lohn-Schnittstelle vorzunehmen, wenn diese Zuordnung sich nicht eindeutig aus den anderen Lohnartenkennzeichen ergibt. Auf die Abrechnung hat dieses Kennzeichen keine Auswirkungen. Bevor Sie die DLS nutzen können, müssen hier die erforderlichen Zuordnungen gemacht werden. UV-Stammdaten anfordern Falls nicht bereits geschehen, fordern Sie möglichst vor der Januar-Abrechnung die UV-Stammdaten an, um nachträgliche Korrekturen zu vermeiden. Prüfen Sie zunächst in den UV-Stammdaten die Einträge für 2019 bei allen Mandanten. Gehen Sie dann in das Modul Meldewesen und wählen Sie den Prüflauf für alle Mandanten an. In der Prüfliste sollten dann alle Mandanten, deren UV-Stammdaten Sie bearbeitet haben, mit der Anforderung der Lohnnachweise aufgeführt sein und auf der Bildschirmmaske des Meldewesens sollte in der Rubrik Versand ein Haken bei dem Punkt UV-Meldungen sein. 11

12 Erscheint ein Eintrag mit dem Hinweis Daten nicht geprüft, dann sind die UV-Stammdaten nicht bearbeitet und es erfolgt für diesen Mandanten (noch) keine Stammdatenanforderung. Wenn Ihnen für einzelne Mandanten Angaben fehlen, können Sie für die übrigen Mandanten schon UV-Stammdaten anfordern. Die Stammdaten werden angefordert, wenn Sie auf die Schaltfläche Daten versenden klicken. Im Normalfall können Sie nach etwa einer Stunde die Antworten durch Klicken der Schaltfläche Protokolle anfordern abholen. 12

13 Checkliste 2 Diese Checkliste brauchen Sie nur, wenn Sie mehrere Mandanten abrechnen. Die Erläuterungen zu den einzelnen Punkten der Checkliste entnehmen Sie bitte den Erläuterungen zu Checkliste 1. 13

14 Prüfen Sie die neue Programmversion Bevor eine neue Programmversion ausgeliefert wird, durchläuft sie bei uns umfangreiche, sorgfältige Tests. Trotzdem kann es passieren, dass ein Fehler nicht entdeckt wird. Prüfen Sie deshalb die Abrechnungsergebnisse zumindest stichprobenartig, um sicherzustellen, dass die Abrechnung korrekt ist. 14

15 Ergänzende Hinweise Die DEÜV-Jahresmeldungen (50er-Meldungen) werden immer nach dem Monatsabschluss Januar erstellt, also Meldungen für 2018 nach Monatsabschluss Januar Ein früheres Erstellen ist nicht möglich und auch nicht zulässig. Erst nach Versand der Meldungen werden diese auch im Lohnkonto als abgesetzt ausgewiesen und auch erst dann sollten Sie die Bescheinigungen für die Mitarbeiter drucken. Beim Druck der Bescheinigungen ist im Feld Anzahl der Kopien eine 2 vorgegeben. Auf der Kopie erscheint dann automatisch der Hinweis Duplikat für den Arbeitgeber. Falls Sie Lohnkonten noch ausdrucken und abheften, sollten Sie damit bis nach dem Monatsabschluss März warten, damit alle Märzklauselfälle berücksichtigt werden. Lohnnachweise für 2018 werden beim Monatsabschluss Dezember erstellt. 15

16 UBM Drecker GmbH Rendsburger Str Fockbek