Dienstanweisung JAE-Prüfung

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1 Dienstanweisung JAE-Prüfung gültig ab Januar 2011 Verfasser: Frau Schaar Stand: 04/2012 Seite 1 von 11 Vordr.-Nr.:BTD023

2 Inhaltsverzeichnis 1 Vorbemerkung Rechtsgrundlage Zuständigkeiten Prüfungs- und Anordnungspflicht der Bezüge anordnenden Stelle Anordnung bei herkömmlicher Bearbeitung Verfahren bei Online-Bearbeitung bzw. Komplettbearbeitung Warnungsmeldungen Verfahrenstechnische Umsetzung in KIDICAP Datenfelder in ERF Feld JAE-Prüfung Feld JAE Vorarbeitgeber im lfd. KJ Feld JAEG überschritten im lfd. KJ Felder JAEG überschritten in 20xx ff Datenfelder ANZ Feld "JAE-Prüfung" Feld "JAEG-Brutto" Feld "Durchschn.JAE-wirks.unst.Bez." Feld "JAE-Tage" Feld "JAE-Brutto" Feld "JAE Vorarbeitgeber" Feld "Summe JAE-Brutto" Feld "JAEG überschritten" Feld "JAEG überschritten Ergebnis" Felder "Vor-Vorjahr" und "Vor-Vor-Vorjahr" ff Anlage - DA JAE-Prüfung gültig bis Dezember Stand: 04/2012 Seite 2 von 11 Vordr.-Nr.:BTD023

3 Vorbemerkung/Rechtsgrundlage 1 Vorbemerkung Diese Dienstanweisung gilt ab Januar 2011 und dient dem Zweck, den Bezüge anordnenden Stellen die Verschlüsselung in Fenster 11 bzw. Fenster 09 mitzuteilen und den Bezügerechnern, die notwendigen Informationen über die Jahresarbeitsentgelte (JAE) und die Erfassung in KIDICAP zu vermitteln. Die Prüfung der JAE-Grenze obliegt den Bezüge anordnenden Stellen (Punkt 3). Für Zeiträume vor Januar 2011 wird auf die "Dienstanweisung JAE-Prüfung KIDICAP Version 7.2.1" Stand November 2007 verwiesen (siehe Anlage unter Punkt 5). 2 Rechtsgrundlage Am ist das Gesetz zur nachhaltigen und sozial ausgewogenen Finanzierung der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV-Finanzierungsgesetz - GKV-FinG) in Kraft getreten. Nach dem GKV-Finanzierungsgesetz tritt die Versicherungsfreiheit von Arbeitnehmern ( 6 SGB V) nach einmaligem Überschreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenze ein, vorausgesetzt das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt übersteigt auch die Versicherungspflichtgrenze des nächsten Jahres. Stand: 04/2012 Seite 3 von 11 Vordr.-Nr.: BTD023

4 Zuständigkeiten Prüfung und Anordnung 3 Zuständigkeiten 3.1 Prüfungs- und Anordnungspflicht der Bezüge anordnenden Stelle Ob nach 6 SGB V Versicherungsfreiheit bei Überschreiten der JAE oder Versicherungspflicht bei Unterschreiten der JAE vorliegt, ist vom Arbeitgeber zu beurteilen. Aus haftungsrechtlicher Sicht ist dies von Bedeutung, da der Arbeitgeber u. U. von den Krankenkassen für nachzufordernde Beiträge haftbar gemacht werden kann, wenn z. B. fälschlicherweise ein Personalfall privat versichert wurde, obwohl KV-Pflicht bestand. Für die Anordnungen verwenden Sie bitte bei Neuzugängen Formular 3980 und für Bestandsfälle das Formular 3971 in der jeweils aktuellen Fassung Anordnung bei herkömmlicher Bearbeitung Versicherungspflicht oder -freiheit sowie Änderungen der Versicherungspflicht sind von der Bezüge anordnenden Stelle anzuordnen Verfahren bei Online-Bearbeitung bzw. Komplettbearbeitung Nach dem Zuständigkeitskatalog Bezügeabrechnung hat der Bereich der Komplettbearbeitung bzw. Onlinebearbeitung ggf. unter Mithilfe der Personal verwaltenden Stelle zu beurteilen, ob KV-Pflicht oder -Freiheit besteht und die entsprechenden Verschlüsselungen in KIDI- CAP zu erfassen. Dies gilt auch für Änderungen der Versicherungspflicht. Stand: 04/2012 Seite 4 von 11 Vordr.-Nr.: BTD023

5 Warnungsmeldungen 3.2 Warnungsmeldungen Zur Unterstützung der JAE-Prüfung werden aus dem Bezügezahlungsverfahren KIDICAP Warnungsmeldungen in der Warn- und Hinweisliste (Liste 1101) ausgegeben. Diese Warnungsmeldungen sind nur Hilfsmittel und ersetzen nicht die individuelle Prüfung im Einzelfall. Die Ausgabe von Warnungsmeldungen wegen Über- oder Unterschreiten der JAEG wird über das Feld JAE-Prüfung ggf. i.v.m. dem Feld JAE-Vorarbeitgeber lfd. KJ gesteuert. Folgende Schlüsselzahlen stehen zur Verfügung: Feld Schlüsselzahl Beschreibung JAE-Prüfung leer Warnmeldungen werden erstellt bei Über- oder Unterschreiten der allgemeinen JAEG (Standfall) JAE- Vorarbeitgeber lfd. KJ 1 Warnmeldungen werden erstellt bei Über- oder Unterschreiten der besonderen JAEG (gilt nur für Arbeitnehmer, die am privat krankenversichert waren) N Ausgabe von Warnmeldungen verhindern Betrag in Euro Bei einem unterjährigen Neuzugang im laufenden Kalenderjahr ist das JAE des vorherigen Arbeitgebers im Feld JAE-Vorarbeitgeber lfd. KJ anzugeben (wenn bekannt). Hinweise: Bei einem unterjährigen Neuzugang im lfd. Kalenderjahr ist das JAE des vorherigen Arbeitgebers im Feld JAE-Vorarbeitgeber lfd. KJ anzugeben (wenn bekannt). Das Formular 3980 wurde mit Stand entsprechend modifiziert, die vorläufige Dienstanweisung KIDICAP ist diesbezüglich bereits aktualisiert. Stand: 04/2012 Seite 5 von 11 Vordr.-Nr.: BTD023

6 Umsetzung in KIDICAP 4 Verfahrenstechnische Umsetzung in KIDICAP 4.1 Datenfelder in ERF Feld JAE-Prüfung Das Feld "JAE-Prüfung" kann in ERF11 oder in ERF09a gefüllt werden. Wenn dieses Feld leer ist oder mit dem Merkmal "1" gefüllt wurde, nimmt der Personalfall an der maschinellen JAE-Berechnung teil. Zulässige Merkmale für ERF11 bzw. ERF09a sind: Schlüsselzahl Beschreibung N JAE-Prüfung verhindern 1 JAE-Prüfung wird bei Altfällen "Privatversicherte" durchgeführt ( 6 Abs. 7 SGB V) leer JAE-Prüfung wird bei sv-pflichtigen Fällen durchgeführt (Standardvorbelegung) Stand: 04/2012 Seite 6 von 11 Vordr.-Nr.: BTD023

7 Umsetzung in KIDICAP Feld JAE Vorarbeitgeber im lfd. KJ In diesem Feld kann das JAE eines vorherigen Arbeitgebers bei einer unterjährigen Einstellung/Zugang eingegeben werden (Anordnung). Der hier erfasste Wert dient dazu, im AM 12 die JAE-Prüfung mit den kompletten Jahreswerten des laufenden Jahres durchzuführen Feld JAEG überschritten im lfd. KJ Die Merkmale dieses Feldes steuern die Ausgabe der Warnmeldungen. Hier kann vom Bezügerechner manuell erfasst werden, ob die JAEG überschritten wurde oder nicht. Zulässige Merkmale: Schlüsselzahl J N leer Beschreibung JAEG wurde überschritten JAEG wurde nicht überschritten maschinelle Prüfung, ob die JAEG im jeweiligen Kalenderjahr überschritten wurde, wird durchgeführt Achtung: Manuelle Erfassungen mit "J" oder "N" überschreiben maschinell erzeugte Ergebnisse Felder JAEG überschritten in 20xx ff. Die Felder JAEG überschritten für die drei rückwirkenden Kalenderjahre können ignoriert werden, da diese noch der alten Rechtslage vor dem geschuldet sind. Stand: 04/2012 Seite 7 von 11 Vordr.-Nr.: BTD023

8 Umsetzung in KIDICAP 4.2 Datenfelder ANZ11 Die Ergebnisse der JAE-Berechnung werden in ANZ11 unter dem Reiter JAEG-Prüfung dargestellt Feld "JAE-Prüfung" Da das Feld "JAE-Prüfung" sowohl in ERF09a als auch in ERF11 erfasst werden kann, erfolgt dementsprechend auch eine Anzeige in ANZ11. Stand: 04/2012 Seite 8 von 11 Vordr.-Nr.: BTD023

9 Umsetzung in KIDICAP Feld "JAEG-Brutto" Das Feld "JAEG-Brutto" dient zur Prüfung, ob im aktuellen AM die JAE-Grenze überschritten wird. Das Feld beinhaltet das fiktive monatliche JAE-Brutto, dass aus allen als JAE-wirksam klassifizierten Bezügebestandteile in einer fiktiven Hochrechnung auf das ganze Jahr ermittelt wurde. Es können fiktive Anteile von Einmalzahlungen (Urlaubsgeld, Zuwendung) sowie fiktive Durchschnittswerte von unständigen Bezügen enthalten sein Feld "Durchschn.JAE-wirks.unst.Bez." Im Feld " Durchschn.JAE-wirks.unst.Bez." wird der Durchschnitt der Summe aller an Stelle 18 mit "S" sowie an Stelle 19 mit "S" oder "D" klassifizierten Bezügebestandteile für den Zeitraum Januar bis zum aktuellen AM angezeigt. Dieser Durchschnitt ist im JAEG-Brutto enthalten Feld "JAE-Tage" Im Feld "JAE-Tage" wird die Summe der JAE-TAGE von Januar bis einschließlich VM angezeigt Feld "JAE-Brutto" Im Feld "JAE-Brutto" wird das bis zum angezeigten Abrechnungsmonat ermittelte tatsächliche Jahresarbeitsentgelt angezeigt. Es enthält die Beträge aller als JAE-wirksam klassifizierten Bezügebestandteile des laufenden Jahres einschließlich Urlaubsgeld und Zuwendung des laufenden Jahres. Der hier angezeigte Betrag setzt sich aus den Abrechnungsergebnissen der einzelnen Monate zusammen Feld "JAE Vorarbeitgeber" Im Feld "JAE-Vorarbeitgeber" wird das JAE eines vorherigen Arbeitgebers bei einer unterjährigen Einstellung angezeigt, wenn es in ERF11 erfasst wurde. Der Wert wird bei der JAEG- Berechnung im AM 12 berücksichtigt (vgl. Feld JAEG überschreitendes Ergebnis ). Stand: 04/2012 Seite 9 von 11 Vordr.-Nr.: BTD023

10 Umsetzung in KIDICAP Feld "Summe JAE-Brutto" In diesem Feld wird die bis zum angezeigten AM ermittelte Summe aus den Feldern JAE- Brutto und JAE-Vorarbeitgeber angezeigt Feld "JAEG überschritten" Hier wird das vom Bezügerechner im Feld "JAEG überschritten" manuell erfasste Merkmal angezeigt Feld "JAEG überschritten Ergebnis" Im Feld "JAEG überschritten Ergebnis" wird der maschinell von der Berechnung ermittelte Wert angezeigt, ob im laufenden Jahr die JAEG überschritten wurde oder nicht. Wenn im Feld "JAEG überschritten" ein Merkmal vom Sachbearbeiter erfasst wurde, sind die Felder "JAEG überschritten" und " JAEG überschritten Ergebnis" identisch. Wenn vom Sachbearbeiter keine Erfassung vorgenommen wurde, ist das Feld "JAEG überschritten" leer. Der im Feld "JAEG überschritten Ergebnis" angezeigte Wert ist in diesem Fall von der Berechnung ermittelt. Das Feld wird im AM 12 gefüllt Felder "Vor-Vorjahr" und "Vor-Vor-Vorjahr" ff. Die Ergebnisfelder in den Bereichen Vor-Vorjahr und Vor-Vor-Vorjahr können ignoriert werden, da diese noch der alten Rechtslage von vor geschuldet sind. Stand: 04/2012 Seite 10 von 11 Vordr.-Nr.: BTD023

11 DA JAE Prüfung gültig bis Dezember Anlage - DA JAE-Prüfung gültig bis Dezember 2010 Stand: 04/2012 Seite 11 von 11 Vordr.-Nr.: BTD023

12 Abteilung D - Dienstleistungszentrum - D2.26 Dienstanweisung JAE-Prüfung ab KIDICAP-Version gültig bis Dezember 2010 Erstellt von: Frau Pniok Stand November 2007 Stand: 11/ 2007 Seite 1 von 14 Vordr.-Nr. BTD

13 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1. Grundsätzliches Verfahrenstechnische Umsetzung Datenfelder ERF Datenfelder ANZ Bildung JAE-Tage/fiktive Entgelte Warnungsmeldungen Anpassung bisheriger Warnungsmeldungen (210 bis 215) Neue Warnungsmeldungen (241 bis 246) Umgang mit Warnungsmeldungen Bearbeitungshinweise Prüfung der Warnliste aus dem AM Rückrechnungen im AM auf das Jahr Behandlung von Neuzugängen Bescheinigung für unterjährig ausscheidende Arbeitnehmer Anlage Warnungsmeldungen...11 Seite 2 von 14

14 Grundsätzliches 1. Grundsätzliches Durch das Gesetz zur Stärkung des Wettbewerbs in der Gesetzlichen Krankenversicherung (GKV-Wettbewerbsstärkungsgesetz) wurden die Voraussetzungen zur Versicherungsfreiheit in der Krankenversicherung nach 6 SGB V mit Wirkung vom 1. April 2007 neu geregelt. Danach sind Arbeitnehmer erst dann versicherungsfrei, wenn ihr regelmäßiges Jahresarbeitsentgelt (JAE) die Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) des neuen Jahres übersteigt und in drei aufeinander folgenden Kalenderjahren überstiegen hat. Zum Jahreswechsel ist durch den Arbeitgeber jeweils abschließend zu beurteilen, ob Versicherungsfreiheit wegen Überschreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenze vorliegt oder nicht. Änderungen der Versicherungspflicht sind anzuordnen. Zur rechtlichen Beurteilung der Versicherungsfreiheit bei Überschreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenze wird auf die Ausführungen des gleichnamigen Rundschreibens der Spitzenverbände der Krankenkassen vom 8. März 2007 verwiesen. Zur Unterstützung der JAE-Prüfung werden zum Jahreswechsel unverbindliche Warnungsmeldungen in der Warn- und Hinweisliste ausgegeben. Mit Einführung der KIDICAP Version wird die Ausgabe der Warnungsmeldungen an die o. a. Neuregelungen angepasst. Seite 3 von 14

15 Verfahrenstechnische Umsetzung 2. Verfahrenstechnische Umsetzung Mit Einführung der KIDICAP Version sind neue Erfassungs- und Anzeigefelder im Fenster 11 eingerichtet worden. Die Inhalte dieser Felder steuern die Ausgabe der Warnungsmeldungen zur JAE-Prüfung. 2.1 Datenfelder ERF11 Die neuen Erfassungsfelder stehen in der Spalte JAE-Vorzeiten. Feld "JAE-Prüfung" Dieses Feld existiert nach wie vor auch in ERF09a. Es kann alternativ sowohl in ERF09a als auch in ERF11 erfasst werden. Die Eingabemöglichkeiten und die Funktionsweise zu diesem Feld haben sich nicht geändert. Zulässige Merkmale: N JAE-Prüfung verhindern 1 JAE-Prüfung wird bei Altfällen "Privatversicherte" durchgeführt ( 6 Abs. 7 SGB V) leer JAE-Prüfung wird bei sv-pflichtigen Fällen durchgeführt Feld "JAE Vorarbeitgeber im lfd. KJ" In diesem Feld kann das JAE eines vorherigen Arbeitgebers bei einer unterjährigen Einstellung eingegeben werden. Der hier erfasste Wert dient dazu, im AM 12 die JAE-Prüfung mit kompletten Jahreswerten des laufenden Jahres durchführen zu können. Seite 4 von 14

16 Verfahrenstechnische Umsetzung Felder "JAEG überschritten im lfd. KJ" sowie für die drei rückwirkenden Kalenderjahre Die Merkmale dieser Felder steuern die Ausgabe der Warnmeldungen. Hier kann manuell eingetragen werden, ob die JAEG überschritten wurde oder nicht. Zu den Auswirkungen siehe auch ANZ11 Feld "JAEG überschritten" und Feld "JAEG überschritten Ergebnis". Zulässige Merkmale: J N leer JAEG wurde überschritten JAEG wurde nicht überschritten maschinelle Prüfung, ob die JAEG im jeweiligen Kalenderjahr überschritten wurde, wird durchgeführt Achtung Manuelle Erfassungen mit "J" oder "N" überschreiben maschinell erzeugte Ergebnisse. (Bearbeitungshinweise unter Punkt 4 beachten). Seite 5 von 14

17 Verfahrenstechnische Umsetzung 2.2 Datenfelder ANZ11 Der Anzeigedialog ANZ11 wurde für die Anzeige der neuen Felder überarbeitet und ein zusätzlicher Reiter "JAEG-Prüfung" eingerichtet. Feld "JAE-Prüfung" Da das Feld "JAE-Prüfung" ab Version sowohl in ERF09a als auch in ERF11 erfasst werden kann, erfolgt dementsprechend auch eine Anzeige in ANZ11. Feld "JAEG-Brutto" Das Feld "JAEG-Brutto" dient nach wie vor zur Prüfung, ob im aktuellen AM die JAEG- Grenze überschritten wird. Das Feld wurde von ANZ09 nach hier verschoben, inhaltlich gibt es keine Änderungen. Das Feld beinhaltet das fiktive monatliche JAE-Brutto, dass aus allen als JAE-wirksam klassifizierten Bezügebestandteile in einer fiktiven Hochrechnung auf das ganze Jahr ermittelt wurde. Es können fiktive Anteile von Einmalzahlungen (Urlaubsgeld, Zuwendung) sowie fiktive Durchschnittswerte von unständigen Bezügen enthalten sein. Seite 6 von 14

18 Verfahrenstechnische Umsetzung Feld "Durchschn.JAE-wirks.unst.Bez." Im Feld " Durchschn.JAE-wirks.unst.Bez." wird der Durchschnitt der Summe aller an Stelle 18 mit "S" sowie an Stelle 19 mit "S" oder "D" klassifizierten Bezügebestandteile für den Zeitraum Januar bis zum aktuellen AM angezeigt. Dieser Durchschnitt ist im JAEG-Brutto enthalten. Feld "JAE-Tage" Im Feld "JAE-Tage" wird die Summe der JAE-TAGE von Januar bis einschließlich VM angezeigt (vgl. Bildung JAE-Tage Punkt 2.3). Feld "JAE-Brutto" Im Feld "JAE-Brutto" wird das bis zum angezeigten Abrechnungsmonat ermittelte tatsächliche Jahresarbeitsentgelt angezeigt. Es enthält die Beträge aller als JAE-wirksam klassifizierten Bezügebestandteile des laufenden Jahres einschließlich Urlaubsgeld und Zuwendung des laufenden Jahres. Der hier angezeigte Betrag setzt sich aus den Abrechnungsergebnissen der einzelnen Monate zusammen. Er kann deshalb nicht aus dem im Feld JAEG-Brutto angezeigten Monatswerten ermittelt werden. Feld "JAE Vorarbeitgeber" Im Feld "JAE-Vorarbeitgeber" wird das JAE eines vorherigen Arbeitgebers bei einer unterjährigen Einstellung angezeigt, wenn es in ERF11 erfasst wurde. Der Wert dient dazu, im AM 12 die JAEG-Prüfung durchzuführen. Feld "Summe JAE-Brutto" In diesem Feld wird zur Laufzeit der Anzeigemaske die Summe aus den Feldern JAE-Brutto und JAE-Vorarbeitgeber angezeigt. Feld "JAEG überschritten" Im Feld "JAEG überschritten" wird das vom Sachbearbeiter in ERF11 manuell erfasste Merkmal angezeigt. Feld "JAEG überschritten Ergebnis" Im Feld "JAEG überschritten Ergebnis" wird der maschinell von der Berechnung ermittelte Wert angezeigt, ob im laufenden Jahr die JAEG überschritten wurde oder nicht. Wenn im Feld "JAEG überschritten" ein Merkmal vom Sachbearbeiter erfasst wurde, sind die Felder "JAEG überschritten" und " JAEG überschritten Ergebnis" identisch. Wenn vom Sachbearbeiter keine Erfassung vorgenommen wurde, ist das Feld "JAEG überschritten" leer. Der im Feld "JAEG überschritten Ergebnis" angezeigte Wert ist in diesem Fall von der Berechnung ermittelt. Das Feld wird im AM 12 gefüllt. Vorjahreswerte auf der rechten Seite von ANZ11 Die Ergebnisfelder des laufenden Kalenderjahres werden im AM 12 in das Vorjahr, die Ergebnisfelder des Vorjahres in das Vor-Vorjahr (usw.) verschoben. Seite 7 von 14

19 Verfahrenstechnische Umsetzung 2.3 Bildung JAE-Tage/fiktive Entgelte Bei der Berechnung des JAE sind für bestimmte Fehlzeiten fiktive Entgelte zu berücksichtigen. Um fiktive Entgelte ermitteln zu können, werden bei den maßgeblichen Fehlzeiten JAE- Tage gebildet. Vorhandene JAE-Tage führen zur Bildung von JAE-Brutto. Damit kann aufgrund der unterschiedlichen Unterbrechungsgründe das JAE auch dann ermittelt werden, wenn wegen Unterbrechung keine SV-Tage und damit kein SV-Entgelt berechnet wird. Die JAE Tage werden maschinell nach folgenden Regeln ermittelt: a) JAE-Tage werden analog der Bildung von SV-Tagen ermittelt, d. h. es werden monatlich 30 Tage verarbeitet. b) bei Unterbrechungen mit UGrund 01, 02, 03, 09, 12 und 15 werden JAE-Tage gebildet. c) bei Unterbrechungen mit UGrund 05, 07 und 16 werden im ersten Zeitmonat JAE- Tage gebildet. d) bei Unterbrechungen mit UGrund 05, 07 und 16 werden nach dem ersten Zeitmonat keine JAE-Tage mehr gebildet. e) bei Unterbrechungen mit UGrund 90, 04, 06, 08, 10, 11, 13, 14 und 17 werden keine JAE-Tage gebildet. Seite 8 von 14

20 Warnungsmeldungen 3. Warnungsmeldungen Die Texte der Warnmeldungen sind als Anlage beigefügt. 3.1 Anpassung bisheriger Warnungsmeldungen (210 bis 215) Die Warnungsmeldung 210 wird von der Neuregelung nicht berührt und unverändert erstellt. Die Regeln, die zur Ausgabe der Warnungsmeldungen 211 bis 215 führen, bleiben unverändert, jedoch wird der zu betrachtende Zeitraum auf die 3 vorangegangen Kalenderjahre ausgeweitet. 3.2 Neue Warnungsmeldungen (241 bis 246) a) 241 bis 245 Die Meldungen entsprechen inhaltlich den Warnungsmeldungen 211 bis 215. Sie werden jedoch nur dann ausgegeben, wenn in mindestens einem der neuen Vorjahres-Felder "Ergebnis JAEG überschritten" keine Merkmale vorhanden sind, also weder durch eine Sachbearbeitereingabe noch durch die Berechnung ein Wert in diesen Feldern entstanden ist. Dies trifft nach Einsatz der Version grundsätzlich für alle betroffenen Bestandsfälle zu. Wenn ab 2010 die Merkmale komplett maschinell bedient werden können, werden diese Meldungen nur noch bei Neuzugängen ausgegeben, wenn keine Vorarbeitgeberdaten vorhanden sind, d. h. dass die Merkmale der drei vorangegangenen Kalenderjahre nicht durch den Sachbearbeiter erfasst wurden. b) 246 Die Meldung wird im AM 12 bei KV-pflichtigen Personalfällen ausgegeben, wenn diese vorausschauend als JAE-Überschreiter erkannt werden und in den vorangegangenen drei Kalenderjahren die JAEG in mindestens einem Jahr nicht überschritten war. Im Jahr der fehlenden Überschreitung waren UGrd 04, 10, 11 oder 90 vorhanden. Hier ist zu prüfen, ob der Personalfall die Voraussetzungen für die KV-Freiheit erfüllt. 3.3 Umgang mit Warnungsmeldungen Warnhinweise aus dem Abrechnungsverfahren KIDICAP sind unverbindliche Hilfsmittel. Der Arbeitgeber bzw. die mit Arbeitgeberaufgaben beauftragte Stelle hat abschließend zu beurteilen, ob KV-Pflicht oder - Freiheit besteht und die entsprechenden Verschlüsselungen in KIDICAP zur Erfassung anzuordnen. Dies ist aus haftungsrechtlicher Sicht von Bedeutung, da der Arbeitgeber u. U. von den Krankenkassen für nachzufordernde Beiträge haftbar gemacht werden kann, wenn fälschlicherweise ein Personalfall privat versichert wurde, obwohl KV-Pflicht bestand. Seite 9 von 14

21 Bearbeitungshinweise 4. Bearbeitungshinweise 4.1 Prüfung der Warnliste aus dem AM Die Merkmale der neuen Felder im Fenster 11 "JAEG überschritten im lfd. KJ" sowie für die drei rückwirkenden Kalenderjahre steuern die Ausgabe der Warnmeldungen. Aus programmtechnischen Gründen können diese Merkmale erst ab dem Jahr 2010 komplett maschinell ermittelt werden. Bleiben die Felder leer, so werden bis zum Jahr 2010 für alle KV-freien Personalfälle wiederholt Warnungsmeldungen ausgegeben und für KV-pflichtige Personalfälle, die die JAEG des neuen Jahres überschreiten, können u. U. keine Warnmeldungen erzeugt werden. Dies kann vermieden werden, in dem die Felder entweder durch eine Rückrechnung oder eine manuelle Eingabe gefüllt werden. Für das Jahr 2007 wird durch eine generelle Rückrechnung im AM auf das entsprechende Merkmal im Feld "JAEG überschritten im lfd. KJ" maschinell ermittelt und gesetzt. Die fehlenden Merkmale in den Feldern "JAEG überschritten in 2006" und "JAEG überschritten in 2005" können manuell nach erfasst werden (vgl. Datenfelder ERF11 unter Punkt 2.1). Den Arbeitgebern wird im Informationsschreiben "Warnungsmeldungen bei Überschreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenze" vom empfohlen, die Warnungsliste aus dem AM zu überprüfen und bei allen ausgewiesenen Fällen nach entsprechender individueller Prüfung die fehlenden Angaben anzuordnen. Die Erfassung ist in den Feldern "JAEG überschritten in 2006" und "JAEG überschritten in 2005" vorzunehmen. 4.2 Rückrechnungen im AM auf das Jahr 2006 Werden im AM noch individuelle Rückrechnungen für das Jahr 2006 ausgeführt, sind diese für das ganze Jahr, also ab auszulösen, da es sonst zu fehlerhaften Ergebnissen im Feld "JAEG überschritten in 2006" kommt. Alternativ kann auch hier das Merkmal "JAEG überschritten in 2006" manuell gesetzt werden. 4.3 Behandlung von Neuzugängen Bei Neuzugängen sollte darauf geachtet werden, dass sowohl Vorarbeitgeberwerte des laufenden Jahres (Feld "JAE Vorarbeitgeber im lfd. KJ") als auch die Vorjahres-Merkmale erfasst werden. Kann ein neu eingestellter Personalfall die zurückliegenden Jahre nicht bescheinigen, so sollte für diese Zeiträume jeweils "N" erfasst werden. 5. Bescheinigung für unterjährig ausscheidende Arbeitnehmer Eine Bescheinigung über zu berücksichtigendes Jahresarbeitsentgelt zur Vorlage beim neuen Arbeitgeber ist in Vorbereitung. Ein Termin für die Einführung ist noch nicht bekannt. Seite 10 von 14

22 Warnungsschlüssel 6. Anlage Warnungsmeldungen Nummer Kurztext Langtext 210 Die JAE-Grenze wird in diesem Monat unterschritten. KV-PFL.? Die monatliche Überprüfung der JAE-Grenze des KV-freien Personalfalles hat ergeben, dass das JAE aus der Sicht dieses Abrechnungsmonats die Grenze nicht übersteigt. Es muss geprüft werden, ob die KV-Pflicht zu erfassen ist. Die Überprüfung im Dezember mit der JAE-Grenze des neuen Jahres erfolgt zusätzlich (siehe ggf. Warnung 211). 211 Beding.f.KV-Freiheit im neuen Jahr nicht erfüllt! KV-Pflicht? Die Überprüfung der JAE-Grenze im Monat Dezember hat bei dem KV-freien Personalfall ergeben, dass das JAE die Grenze des neuen Kalenderjahres nicht übersteigt. Die Prüfung wurde mit dem JAE aus der Sicht des Monats Dezember vorgenommen. Veränderungen ab Januar werden erst in der Januarabrechnung berücksichtigt (und führen hier ggf. zur Warnung 210). Die Meldung wird auch dann ausgegeben, wenn in der vorausschauenden Betrachtung zwar die monatliche JAE-Grenze des Folgejahres überschritten, aber die JAE-Grenze in einem der letzten 3 Jahre unterschritten wurde. Es muss geprüft werden, ob die KV-Pflicht zu erfassen ist. *) Hinweis: Die 3 vergangenen Jahre sind hier aus Sicht des neuen Jahres zu verstehen. Bei Prüfung im Dezember für das neue Jahr sind insoweit programmtechnisch die Entgelte in den 2 vorangegangenen KJ sowie in dem Dezember endenden laufenden KJ zu berücksichtigen. 212 Die JAE-Grenze wird überschritten, KVPflicht liegt vor Die Überprüfung der JAE-Grenze hat bei dem KVpflichtigen Personalfall ergeben, dass das JAE sowohl aus der Sicht dieses Abrechnungsmonats die Grenze übersteigt als auch in den zurückliegenden 3 Jahren die JAE-Grenze jeweils überschritten wurde. Diese Warnung wird im Zugangsmonat und im Monat Januar ausgegeben, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. In die Prüfung sind auch Personalfälle einbezogen, bei denen eine UB mit Grund 90 beendet wird (wirkt wie Neuzugang). Es muss geprüft werden, ob die KV-Pflicht (ggf. rückwirkend ab Eintritt) zu löschen ist. Erfolgt die Überschreitung der JAE-Grenze wegen der Berücksichtigung eines Durchschnitts unständiger Bezüge oder wegen individuell versteuerter Zukunftssicherungsleistungen, wird zusätzlich Warnung 215 bzw. 214 ausgegeben (siehe dort). Seite 11 von 14

23 Warnungsschlüssel Nummer Kurztext Langtext 213 JAE-Grenze des neuen Jahres wird überschritten. KV-frei? Die Überprüfung der JAE-Grenze im Monat Dezember hat bei dem KV-pflichtigen Personalfall ergeben, dass das JAE die Grenze des neuen Kalenderjahres übersteigt und auch in den vergangenen 3 Jahren (*) die JAEG jeweils überschritten wurde. Die Prüfung wurde mit dem JAE aus der Sicht des Monats Dezember vorgenommen. Veränderungen ab Januar werden erst in der Januarabrechnung berücksichtigt. Es muss geprüft werden (auch unter Einbeziehung evtl. Änderungen ab Januar), ob die KV-Pflicht zu löschen ist. Erfolgt die Überschreitung der JAE-Grenze wegen der Berücksichtigung eines Durchschnitts unständiger Bezüge oder wegen individuell versteuerter Zukunftssicherungsleistungen, wird zusätzlich Warnung 215 bzw. 214 ausgegeben (s. dort). (*): vgl. Hinweis zur Warnungsmeldung JAE überschritten wegen Zukunfts.Leist. KV-Pflicht prüfen Die Überschreitung der JAE-Grenze erfolgt nur durch einen individuell zu versteuernden und zu versichernden Betrag aus der Versteuerung von Zukunftssicherungsleistungen (i.d.r. die Umlage zur ZVK), der in diesem Monat vorliegt und wenn die JAEG in den vergangenen 3 Jahren ebenfalls überschritten wurde. Je nach Pauschalversteuerungsart entsteht dieser Betrag auf unterschiedliche Art (z.b. durch Überschreitung der Pauschalierungsgrenze oder durch Ausscheiden aus der Durchschnittsversteuerung). Bevor die KV-Pflicht gelöscht wird ist zu prüfen, ob der individuell zu versteuernde Betrag auch aus der Januarsicht zu einer Überschreitung führt. 215 JAE überschritten wegen unständiger Bezüge. KV-PFL.? Die JAE-Grenze wurde nur deshalb überschritten, weil ein Durchschnittswert der einmalig zu zahlenden unständigen Bezüge berücksichtigt wurde und in den vorausgegangenen 3 Jahren ebenfalls die JAEG überschritten wurde. Dieser Durchschnitt wird aus der Summe aller im Klassifizierungsschlüssel mit 'D' als JAE-wirksam gekennzeichneten einmaligen Bezüge (i.d.r. Bereitschafts- und Rufbereitschaftsvergütung) ermittelt und bei der vorausschauenden Betrachtung herangezogen. Seite 12 von 14

24 Warnungsschlüssel Nummer Kurztext Langtext 241 analog 211, aber mindestens 1 MKM JAEGüberschritten ist leer Die Ausgabe der Warnungsmeldung erfolgt analog zur Meldung 211. Die Meldung wird dann ausgegeben, wenn in der vorausschauenden Betrachtung zwar die monatliche JAEG des Folgejahres überschritten, aber die JAEG der rückwirkenden 3 Jahre nicht immer überschritten wurde und mindestens 1 MKM "JAEG überschritten" nicht gefüllt ist. Das heißt, weder durch eine Sachbearbeitereingabe noch durch die maschinelle Prüfung ist in mindestens einem der 3 rückwirkend zu betrachtenden Jahre die Überschreitung der JAEG festgestellt worden. Es muss geprüft werden, ob die KV-Pflicht zu erfassen ist. 242 analog 212, aber mindestens 1 MKM JAEGüberschritten ist leer Die Ausgabe der Warnungsmeldung erfolgt analog zur Meldung 212. Allerdings ist bei der Ausgabe der Meldung 242 mindestens 1 MKM "JAEG überschritten" nicht gefüllt, d. h., weder durch eine Sachbearbeitereingabe noch durch die maschinelle Prüfung ist in mindestens einem der 3 rückwirkend zu betrachtenden Jahre die Überschreitung der JAEG festgestellt worden. 243 analog 213, aber mindestens 1 MKM JAEGüberschritten ist leer Die Ausgabe der Warnungsmeldung erfolgt analog zur Meldung 213. Allerdings ist bei der Ausgabe der Meldung 243 mindestens 1 MKM "JAEG überschritten" nicht gefüllt, d. h., weder durch eine Sachbearbeitereingabe noch durch die maschinelle Prüfung ist in mindestens einem der 3 rückwirkend zu betrachtenden Jahre die Überschreitung der JAEG festgestellt worden. 244 analog 214, aber mindestens 1 MKM JAEGüberschritten ist leer Die Ausgabe der Warnungsmeldung erfolgt analog zur Meldung 214. Allerdings ist bei der Ausgabe der Meldung 244 mindestens 1 MKM "JAEG überschritten" nicht gefüllt, d. h., weder durch eine Sachbearbeitereingabe noch durch die maschinelle Prüfung ist in mindestens einem der 3 rückwirkend zu betrachtenden Jahre die Überschreitung der JAEG festgestellt worden. 245 analog 215, aber mindestens 1 MKM JAEGüberschritten ist leer Die Ausgabe der Warnungsmeldung erfolgt analog zur Meldung 215. Allerdings ist bei der Ausgabe der Meldung 245 mindestens 1 MKM "JAEG überschritten" nicht gefüllt, d. h., weder durch eine Sachbearbeitereingabe noch durch die maschinelle Prüfung ist in mindestens einem der 3 rückwirkend zu betrachtenden Jahre die Überschreitung der JAEG festgestellt worden. Seite 13 von 14

25 Warnungsschlüssel Nummer Kurztext Langtext 246 JAEG-Vorj. evtl. wg. UG 04,10,11,90 unterschritten. KV-frei? Der Personalfall ist noch KV-pflichtig und wird in der vorausschauenden Betrachtung als JAEG- Überschreiter erkannt. In den vergangenen 3 Jahren war die JAEG aber in mindestens 1 Jahr nicht überschritten. Das Überschreiten der JAEG kann aber u. U. wegen vorhandener Zeiten bestimmter Unterbrechungen (UGrd 04, 10, 11 oder 90) unterstellt werden. Es ist zu prüfen, ob der Personalfall die Voraussetzungen für die KV-Freiheit erfüllt. Seite 14 von 14