Warnungsmeldungen bei Überschreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenze Umsetzung im Bezügezahlungsverfahren KIDICAP

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1 POSTANSCHRIFT Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen Bonn Einrichtungen, die dem Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen - Dienstleistungszentrum - Bezügeanordnungen erteilen - Tarif - nachrichtlich je 2 Mehrabdrucke: HAUSANSCHRIFT Friedhofstr. 1, Bonn BEARBEITET VON Frau Pniok Abteilung D - Dienstleistungszentrum - TEL +49 (0) FAX +49 (0) gabriele.pniok@badv.bund.de INTERNET Bundesministerium der Finanzen - Referat Z C 3 - Bundesrechnungshof - Prüfungsgebiete VII 1 - Prüfungsämter des Bundes BETREFF Warnungsmeldungen bei Überschreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenze Umsetzung im Bezügezahlungsverfahren KIDICAP BEZUG ANLAGEN GZ D O /07 (bei Antwort bitte angeben) DATUM 22. November 2007 Durch das Gesetz zur Stärkung des Wettbewerbs in der Gesetzlichen Krankenversicherung (GKV-Wettbewerbsstärkungsgesetz) wurden die Voraussetzungen zur Versicherungsfreiheit in der Krankenversicherung nach 6 SGB V mit Wirkung vom 1. April 2007 neu geregelt. Danach sind Arbeitnehmer erst dann versicherungsfrei, wenn ihr regelmäßiges Jahresarbeitsentgelt die Jahresarbeitsentgeltgrenze des neuen Jahres (vorausschauende Betrachtung) übersteigt und in drei aufeinander folgenden Kalenderjahren überstiegen hat (rückschauende Betrachtung). Zum Jahreswechsel ist durch den Arbeitgeber jeweils abschließend zu beurteilen, ob Versicherungsfreiheit wegen Überschreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenze vorliegt oder nicht. Zur Unterstützung dieser Prüfung werden insbesondere in den Abrechnungsmonaten Dezember und Januar eines Jahres unverbindliche Warnungsmeldungen in der Warn- und Hinweisliste ausgegeben. Zum Abrechnungsmonat werden die Warnungsmeldungen an die o.a. Neuregelungen angepasst. Die neuen Texte der betroffenen Warnungsschlüssel (210 bis 215 und 241 bis 246) sind als Anlage beigefügt. Deutsche Bundesbank Filiale Bonn : Kto.Nr BLZ: SWIFT Code (BIC): MARKDEF 1380 IBAN Code: DE Postbank Köln: Kto.Nr BLZ: SWIFT Code (BIC): PBNKDEFF IBAN Code: DE Gleitende Arbeitszeit Kernzeit: Mo - Do Uhr Fr Uhr

2 Seite 2 Die Ausgabe der Warnungsmeldungen wird über die Inhalte der neuen Datenfelder im Fenster 11 gesteuert. Aus programmtechnischen Gründen können die neuen Datenfelder erst ab dem Kalenderjahr 2007 maschinell gefüllt werden. Die für die rückschauende Betrachtung erforderlichen Datenfelder für die Vorjahre 2005 und 2006 können nicht maschinell belegt werden, mit der Folge, dass während der Umstellungsphase bis zum Jahreswechsel 2009/2010 u. a. für alle krankenversicherungsfreien Personalfälle wiederholt Warnungsmeldungen ausgegeben werden. Um die Anzahl der Warnungsmeldungen während der Umstellungsphase zu reduzieren, können die erforderlichen Angaben in den neuen Datenfeldern manuell erfasst werden. Dazu wird empfohlen, die in der Warnungsliste aus dem Abrechnungsmonat ausgewiesenen Fälle, die mindestens einen der in der Anlage aufgeführten Warnungsschlüssel enthalten, individuell zu überprüfen und anzuordnen, ob der Personalfall die Jahresarbeitsentgeltgrenze in den Kalenderjahren 2005 und 2006 überschritten hat oder nicht (Anordnung im Feld "Bemerkungen" Formular 3971). Beispiel: JAEG überschritten in 2005: Nein JAEG überschritten in 2006: Ja Bei Neuzugängen sollten die Vorarbeitgeberwerte des laufenden Jahres als auch die Vorjahresangaben angeordnet werden. Fehlen die Angaben können Warnmeldungen bei Überschreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenze erst nach Ablauf von drei Jahren ausgegeben werden. Die Dienstanweisung KIDICAP wird entsprechend geändert. Ich bitte um Beachtung und weitere Veranlassung, insbesondere um Unterrichtung der in Ihrem Haus/Bereich für die Personalverwaltung zuständigen Organisationseinheit/en bzw. Stelle/n. Das Schreiben wird an die Funktionspostfächer versandt und im DZ-Portal veröffentlicht. Zusatz für anordnende Stellen mit Online-Bearbeitung Auf die Dienstanweisung " JAE-Prüfung ab KIDICAP Version 7.2.1" mache ich besonders aufmerksam ( Bezüge zentral Sozialversicherung). Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag Groß

3 Anlage Warnungsschlüssel zur Jahresarbeitsentgeltprüfung Nummer Kurztext Langtext 210 Die JAE-Grenze wird in diesem Monat unterschritten. KV-PFL.? Die monatliche Überprüfung der JAE-Grenze des KV-freien Personalfalles hat ergeben, dass das JAE aus der Sicht dieses Abrechnungsmonats die Grenze nicht übersteigt. Es muss geprüft werden, ob die KV-Pflicht zu erfassen ist. Die Überprüfung im Dezember mit der JAE-Grenze des neuen Jahres erfolgt zusätzlich (siehe ggf. Warnung 211). 211 Beding.f.KV-Freiheit im neuen Jahr nicht erfüllt! KV-Pflicht? Die Überprüfung der JAE-Grenze im Monat Dezember hat bei dem KV-freien Personalfall ergeben, dass das JAE die Grenze des neuen Kalenderjahres nicht übersteigt. Die Prüfung wurde mit dem JAE aus der Sicht des Monats Dezember vorgenommen. Veränderungen ab Januar werden erst in der Januarabrechnung berücksichtigt (und führen hier ggf. zur Warnung 210). Die Meldung wird auch dann ausgegeben, wenn in der vorausschauenden Betrachtung zwar die monatliche JAE-Grenze des Folgejahres überschritten, aber die JAE-Grenze in einem der letzten 3 Jahre unterschritten wurde. Es muss geprüft werden, ob die KV-Pflicht zu erfassen ist. *) Hinweis: Die 3 vergangenen Jahre sind hier aus Sicht des neuen Jahres zu verstehen. Bei Prüfung im Dezember für das neue Jahr sind insoweit programmtechnisch die Entgelte in den 2 vorangegangenen KJ sowie in dem Dezember endenden laufenden KJ zu berücksichtigen. 212 Die JAE-Grenze wird überschritten, KVPflicht liegt vor Die Überprüfung der JAE-Grenze hat bei dem KVpflichtigen Personalfall ergeben, dass das JAE sowohl aus der Sicht dieses Abrechnungsmonats die Grenze übersteigt als auch in den zurückliegenden 3 Jahren die JAE-Grenze jeweils überschritten wurde. Diese Warnung wird im Zugangsmonat und im Monat Januar ausgegeben, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. In die Prüfung sind auch Personalfälle einbezogen, bei denen eine UB mit Grund 90 beendet wird (wirkt wie Neuzugang). Es muss geprüft werden, ob die KV-Pflicht (ggf. rückwirkend ab Eintritt) zu löschen ist. Erfolgt die Überschreitung der JAE-Grenze wegen der Berücksichtigung eines Durchschnitts unständiger Bezüge oder wegen individuell versteuerter Zukunftssicherungsleistungen, wird zusätzlich Warnung 215 bzw. 214 ausgegeben (siehe dort). Stand KIDICAP Version

4 Nummer Kurztext Langtext 213 JAE-Grenze des neuen Jahres wird überschritten. KV-frei? Die Überprüfung der JAE-Grenze im Monat Dezember hat bei dem KV-pflichtigen Personalfall ergeben, dass das JAE die Grenze des neuen Kalenderjahres übersteigt und auch in den vergangenen 3 Jahren (*) die JAEG jeweils überschritten wurde. Die Prüfung wurde mit dem JAE aus der Sicht des Monats Dezember vorgenommen. Veränderungen ab Januar werden erst in der Januarabrechnung berücksichtigt. Es muss geprüft werden (auch unter Einbeziehung evtl. Änderungen ab Januar), ob die KV-Pflicht zu löschen ist. Erfolgt die Überschreitung der JAE-Grenze wegen der Berücksichtigung eines Durchschnitts unständiger Bezüge oder wegen individuell versteuerter Zukunftssicherungsleistungen, wird zusätzlich Warnung 215 bzw. 214 ausgegeben (s. dort). (*): vgl. Hinweis zur Warnungsmeldung JAE überschritten wegen Zukunfts.Leist. KV-Pflicht prüfen Die Überschreitung der JAE-Grenze erfolgt nur durch einen individuell zu versteuernden und zu versichernden Betrag aus der Versteuerung von Zukunftssicherungsleistungen (i.d.r. die Umlage zur ZVK), der in diesem Monat vorliegt und wenn die JAEG in den vergangenen 3 Jahren ebenfalls überschritten wurde. Je nach Pauschalversteuerungsart entsteht dieser Betrag auf unterschiedliche Art (z.b. durch Überschreitung der Pauschalierungsgrenze oder durch Ausscheiden aus der Durchschnittsversteuerung). Bevor die KV-Pflicht gelöscht wird ist zu prüfen, ob der individuell zu versteuernde Betrag auch aus der Januarsicht zu einer Überschreitung führt. 215 JAE überschritten wegen unständiger Bezüge. KV-PFL.? Die JAE-Grenze wurde nur deshalb überschritten, weil ein Durchschnittswert der einmalig zu zahlenden unständigen Bezüge berücksichtigt wurde und in den vorausgegangenen 3 Jahren ebenfalls die JAEG überschritten wurde. Dieser Durchschnitt wird aus der Summe aller im Klassifizierungsschlüssel mit 'D' als JAE-wirksam gekennzeichneten einmaligen Bezüge (i.d.r. Bereitschafts- und Rufbereitschaftsvergütung) ermittelt und bei der vorausschauenden Betrachtung herangezogen. Stand KIDICAP Version

5 Nummer Kurztext Langtext 241 analog 211, aber zur Meldung 211. Die Meldung wird dann ausgegeben, wenn in der vorausschauenden Betrachtung zwar die monatliche JAEG des Folgejahres überschritten, aber die JAEG der rückwirkenden 3 Jahre nicht immer überschritten wurde und "JAEG überschritten" nicht gefüllt ist. Das heißt, weder durch eine Es muss geprüft werden, ob die KV-Pflicht zu erfassen ist. 242 analog 212, aber zur Meldung 212. Allerdings ist bei der Ausgabe der Meldung 242 "JAEG 243 analog 213, aber zur Meldung 213. Allerdings ist bei der Ausgabe der Meldung 243 "JAEG 244 analog 214, aber zur Meldung 214. Allerdings ist bei der Ausgabe der Meldung 244 "JAEG 245 analog 215, aber zur Meldung 215. Allerdings ist bei der Ausgabe der Meldung 245 "JAEG Stand KIDICAP Version

6 Nummer Kurztext Langtext 246 JAEG-Vorj. evtl. wg. UG 04,10,11,90 unterschritten. KV-frei? Der Personalfall ist noch KV-pflichtig und wird in der vorausschauenden Betrachtung als JAEG- Überschreiter erkannt. In den vergangenen 3 Jahren war die JAEG aber in mindestens 1 Jahr nicht überschritten. Das Überschreiten der JAEG kann aber u. U. wegen vorhandener Zeiten bestimmter Unterbrechungen (UGrd 04, 10, 11 oder 90) unterstellt werden. Es ist zu prüfen, ob der Personalfall die Voraussetzungen für die KV-Freiheit erfüllt. Stand KIDICAP Version