Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center. Kontingentgenerierung für das Jahr 2015

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1 Kontingentgenerierung für das Jahr 2015 Wie bereits im Rundschreiben LVwA IPV Nr. 20/2014 vom Oktober 2014 unter Punkt 3.12 Kontingentgenerierung beschrieben, wurde der Report zur Generierung von Abwesenheitskontingenten (RPTQTA00) analysiert und teilweise überarbeitet. Mit dem Termin werden die angepassten Systemeinstellungen in die produktiven Systeme transportiert und es kann mit der Generierung der Abwesenheitskontingente für das Jahr 2015 begonnen werden. Es folgen Hinweise zu den Änderungen und Besonderheiten, die bei der Ausführung des Reports und der Überprüfung der Vorschlagswerte zu beachten sind: 1. Ausführen des Reports RPTQTA00 Der Report sollte, wie im Anwenderhandbuch Kapitel VII Schwerpunktthema 12 Abwesenheitskontingente und Zeitkontingentabgeltungen Punkt 2.2 beschrieben, ausgeführt werden. Dabei sind die Felder zum Daten- und Personenauswahlzeitraum, für den die Kontingente angelegt werden sollen und das Feld Buchungskreis Pflichtfelder. Das SSC empfiehlt, den Echtlauf des Reports durch das Anklicken der Schaltfläche und - aufgrund der Vielzahl der betroffenen Fälle und der langen Laufzeit - immer im Hintergrund auszuführen. Der Report kann entweder zentral für einen gesamten Buchungskreis oder unter zusätzlicher Angabe des Sachbearbeiters Zeitwirtschaft angestoßen werden. Nach Beendigung der Hintergrundverarbeitung stehen in den Spoolaufträgen eine Ausgabeliste mit Personalnummern und den dazu generierten Kontingenten und ggf. eine Fehlerliste zur Verfügung. Ausgabeliste: Die Ausgabeliste beinhaltet alle Fälle, die aufgrund der in der Selektionsmaske des Reports angegebenen Kriterien ausgewählt wurden und für die der Report Abwesenheitskontingente ermittelt hat. Da im SAP-Standard eine Berechtigungsprüfung erst in dem Moment stattfindet, in dem der Report im weiteren Verlauf versucht, die Kontingentsätze auch in den Infotyp Abwesenheitskontingente (IT 2006) zu schreiben, können in der Ausgabeliste mehr Personalfälle aufgeführt sein, als dann tatsächlich auch durch den Report in den Infotyp Abwesenheitskontingente (IT 2006) geschrieben wurden. Dokument: K:\PS\PS_IPV\Gemeinsame_Daten\30-Publikationen\SSC\Rdschrb\ArbV\2014\Anlage 2 Seite: 1 von 5

2 In der Ausgabeliste des Reports selbst ist nicht zu erkennen, für welche Personalfälle aufgrund fehlender Berechtigungen letztendlich keine Kontingente angelegt wurden. Deshalb sollte mit Hilfe des Reports RPTQTA10 Anzeige von Abwesenheitskontingentinformationen (Beschreibung siehe Anwenderhandbuch Kapitel VII Schwerpunktthema 12 Abwesenheitskontingente und Zeitkontingentabgeltungen Punkt 8) anschließend eine Auswertung vorgenommen werden, bei welchen Personalfällen auch tatsächlich Abwesenheitskontingente für das Jahr 2015 angelegt wurden. Fehlerliste: Personalfälle, die der Report aus inhaltlichen Gründen nicht verarbeiten konnte und für die keine Kontingente ermittelt wurden, werden in einer zusätzlichen Fehlerliste im Spool- Auftrag angezeigt; diese Personalnummern befinden sich nicht in der Ausgabeliste. Hinweis Im Buchungskreis 2050, bei dem als Besonderheit zusätzlich Versorgungsfälle geführt werden, für die keine Kontingente zu ermitteln sind, sollte bereits auf dem Selektionsbildschirm des Reports der Abrechnungskreis V4 von der Kontingentgenerierung ausgeschlossen werden. Die Versorgungsfälle würden ansonsten alle in der Fehlerliste aufgelistet werden, da es technisch derzeit nicht möglich ist, diese bereits im Vorfeld von der Kontingentgenerierung auszunehmen. 2. Kontingente Erholungsurlaub (Kontingente 01, 40, und 70) a) Die anteilige Berechnung des Erholungsurlaubs bei einem unterjährigen Ein-/Austritt erfolgt im SAP-Standard immer (bei Besoldung und Tarif) anhand einer tageweisen Betrachtung (Basis-Jahresanspruch Erholungsurlaub / 365 * Anspruchstage) und nicht auf Monatsbasis (Basis-Jahresanspruch Erholungsurlaub / 12 * Anspruchsmonate). Dabei wird keine Unterscheidung nach Austrittsgründen bzw. nach dem Zeitpunkt des Ein-/Austritts vorgenommen. Eine Antwort auf die Anfrage des SSC bei den Grundsatzreferaten von SenInnSport und SenFin, welche Kürzungsmethoden tatsächlich anzuwenden sind, steht derzeit noch aus. Bis zur Klärung des Sachverhalts wird der SAP-Standard nicht verändert. b) Eine Kürzung des zustehenden Jahresurlaubs aufgrund eines ruhenden Beschäftigungsverhältnisses ist nur für Abwesenheiten aufgrund von Elternzeit und Wehr- Dokument: K:\PS\PS_IPV\Gemeinsame_Daten\30-Publikationen\SSC\Rdschrb\ArbV\2014\Anlage 2 Seite: 2 von 5

3 dienst gesetzlich eindeutig geregelt. Gem. Arbeitshinweisen SenFin zu 26 TV-L Punkt ff. sind diese Regelungen entsprechend anzuwenden und wurden systemseitig eingestellt. Lt. 9 Abs. 9 ArbPlSchG und 74 Abs.3 LBG Bln sind die o.g. Vorschriften auch auf Beamte anzuwenden. c) Ein unterjähriger Wechsel der Arbeitszeitplanregel mit veränderten wöchentlichen Arbeitstagen wird systemseitig bei der Berechnung des Erholungsurlaubsanspruchs nicht berücksichtigt. Die Ermittlung des Basis-Jahresanspruchs erfolgt immer auf der Grundlage der am letzten aktiven Tag des Jahres hinterlegten Arbeitszeitplanregel. Bei wechselnder Verteilung der Arbeitszeit innerhalb eines Kalenderjahres ist der Anspruch auf Erholungsurlaub daher manuell zu berechnen (siehe hierzu auch Arbeitshinweise von SenFin zu 26 TV-L Punkt 2.2.2). 3. Kontingente Schwerbehindertenurlaub (Kontingente 05, 58 und 78) a) Die Berechnung des Zusatzurlaubs für Schwerbehinderung erfolgt zunächst anteilig für jeden vollen Kalendermonat, in dem eine Schwerbehinderung vorliegt, auf der Basis der in der Arbeitszeitplanregel hinterlegten wöchentlichen Arbeitstage. Bsp.: voller Monat mit Schwerbehinderung bei einer 5-Tage-Woche = 5 / 12 = 0,41666 voller Monat mit Schwerbehinderung bei einer 3-Tage-Woche = 3 / 12 = 0,25 voller Monat mit Schwerbehinderung bei einer 6-Tage-Woche = 6 / 12 = 0,50 Die so für ein Kalenderjahr ermittelten Zwölftel des Schwerbehindertenurlaubs werden addiert und ergeben den Jahresanspruch auf Zusatzurlaub für Schwerbehinderung. Dabei werden Bruchteile von Anspruchstagen grundsätzlich weder auf- noch abgerundet. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn die Schwerbehinderteneigenschaft und/oder das aktive Beschäftigungsverhältnis nicht im gesamten Kalenderjahr vorlagen. Dann ist der Jahresanspruch auf Zusatzurlaub bei Bruchteilen von mindestens einem halben Tag einmalig auf volle Tage aufzurunden. b) Eine Kürzung des Schwerbehindertenurlaubs aufgrund eines ruhenden Beschäftigungsverhältnisses (analog Punkt b) erfolgt nicht. Dokument: K:\PS\PS_IPV\Gemeinsame_Daten\30-Publikationen\SSC\Rdschrb\ArbV\2014\Anlage 2 Seite: 3 von 5

4 c) Sind für das Kalenderjahr im Infotyp Schwerbehinderung (IT 0004) gesperrte Datensätze vorhanden, so werden die Sperrkennzeichen standardmäßig vom SAP- Report ignoriert und die gesperrten Datensätze bei der Ermittlung des Anspruchs auf Schwerbehindertenurlaub berücksichtigt. Deshalb wurde bei der Generierung von Kontingenten über den Report RPTQTA00 vom SSC eine kundeneigene Erweiterung vorgenommen, mit der gesperrte Datensätze erkannt werden und somit auf die Berechnung des Anspruchs auf Schwerbehindertenurlaub keinen Einfluss mehr haben. Hinweis Beim manuellen Anlegen der Kontingente durch direkten Aufruf des Infotyp Abwesenheitskontingente (IT 2006) werden Sperrkennzeichen in Datensätze aus dem Infotyp Schwerbehinderung (IT 0004) allerdings weiterhin ignoriert, so dass es zu fehlerhaft ermittelten Vorschlagswerten kommen kann. 4. Weitere allgemeine Hinweise zu den Kontingenten und ihrer Abtragung a) Wurden bereits vor der Ausführung des Reports im Infotyp Abwesenheitskontingente (IT 2006) für das Jahr 2015 manuell Kontingente angelegt, so generiert der Report unter Umständen noch weitere Kontingente, wenn das Ergebnis der von ihm ermittelten (Schwerbehinderten-) Urlaubsanspruchstage höher ist, als der Anspruch in den zuvor manuell hinterlegten Kontingenten. Die schon manuell angelegten Infotypsätze bleiben unverändert stehen und es wird ein zusätzlicher Infotypsatz maschinell unter Verrechnung der bereits manuell hinterlegten Kontingentsansprüche geschrieben. b) Nur Buchungskreis 3310 Für den Mitarbeiterkreis 1P PolvollzugsD Anw.neu werden ab wieder für alle Tarifgruppen Urlaubskontingente generiert. c) Nur Buchungskreis 3320 An Stelle des Kontingents 50 Urlaub fwt.dienst wird ab das Kontingent 01 Erholungsurlaub generiert. Dokument: K:\PS\PS_IPV\Gemeinsame_Daten\30-Publikationen\SSC\Rdschrb\ArbV\2014\Anlage 2 Seite: 4 von 5

5 d) Nur Lehrer Für verbeamtete Lehrer (Mitarbeiterkreis 1C) werden zukünftig keine Kontingente generiert, da für diese Mitarbeiterkreise keine Verwaltung und Abtragung von Urlaubstagen über den Infotyp Abwesenheitskontingente (IT 2006) erfolgt. Für tariflich beschäftigte Lehrer (Mitarbeiterkreis 2A) ist die Generierung der Kontingente über den Report bereits in den vergangenen Jahren ausgeschlossen worden. Dokument: K:\PS\PS_IPV\Gemeinsame_Daten\30-Publikationen\SSC\Rdschrb\ArbV\2014\Anlage 2 Seite: 5 von 5