Landesverwaltungsamt Berlin

Transkript

1 Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) Landesverwaltungsamt Berlin Berlin (Postanschrift) Empfänger gem. Verteiler GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) IPV 42/44/45/46 Bearbeiter(in) Frau Hötger Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz Berlin Zimmer 1060 Telefon (030) interne Vorwahl (912) Vermittlung (030) 90-0 Fax (030) Adresse [email protected] Datum IPV Rundschreiben Nr. 30/2002 Betr.: Zeitwirtschaft Übersicht der Themenkomplexe Betrifft Autor 1 Zeitwirtschaft 1. 1 Neue Abwesenheit Katastrophenschutz B/T Frau Albrecht 1.2 Frau Albrecht IPV-Bearbeitungshinweise zur Aufschlagsberechnung T Herr Bonnes nach 47 Abs. 2 BAT/BAT-O Frau Soldner 1. 3 Maßnahme Sonderurlaub mit Teilbezügen/ Sabbatical B/T Frau Soldner 1. 4 Zuschuß zum Mutterschaftsgeld (Tarif) T Frau Soldner 1. 5 Anlegen der Urlaubsansprüche (IT 2006) für 2003 B/T Frau Soldner... Verkehrsverbindungen: U-Bahn Fehrbelliner Platz Bus 101, 104, 115 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Sprechzeiten: Zahlungen bitte bargeldlos Montag, Dienstag und Freitag an die Landeshauptkasse von 9-12 Uhr Berlin und nach Vereinbarung Intranet: T-Online:*Berlin# Geldinstitut Postbank Berlin Berliner Bank Berliner Sparkasse Landeszentralbank Kontonummer Bankleitzahl

2 1 Zeitwirtschaft 1.1 Neue Abwesenheit Katastrophenschutz Ab ist eine Abwesenheit 9318 = Katastrophenschutz eingerichtet worden. Es handelt sich um eine bezahlte Abwesenheit, eine Minderung der Besoldung/der Vergütung findet nicht statt. Wird die Abwesenheit 9318 = Katastrophenschutz angelegt, ist für diesen Zeitraum die maschinelle Generierung von Zeitzuschlägen aus der Zeitwirtschaft heraus ausgeschlossen. Desgleichen ist für diesen Zeitraum eine Urlaubsaufschlagszahlung (Bereich Tarif) nicht zulässig. Zu der neuen Abwesenheit ist die Eingabe von Stunden und Tagen zugelassen. Der Transport in das Produktivsystem wird am erfolgen. 1.2 IPV-Bearbeitungshinweise zur Aufschlagsberechnung nach 47 Abs. 2 BAT/BAT-O Mit der Anlage 1 zu diesem Rundschreiben erhalten Sie einen ausführlichen IPV- Bearbeitungshinweis zur Berechnung und Darstellung des Urlaubs-und Krankenlohnaufschlages nach 47 Abs. 2 BAT/BAT-O. 1.3 Maßnahme Sonderurlaub mit Teilbezügen/ Sabbatical Im IPV-Rundschreiben 24/2002 haben wir Ihnen unter Tz. 1.4 Hinweise zur Maßnahme Sonderurlaub mit Teilbezügen/ Sabbatical gegeben. Der Beitrag zu Tz Infotyp Basisbezüge (0008) ist durch folgenden Text zu ersetzen: Durch das Sichern des Datensatzes im Infotyp Zusatz Basisbezüge (0304) wird für den gleichen Gültigkeitszeitraum (also für die Zeit der Bezügereduzierung) im Hintergrund ein Datensatz im Infotyp Basisbezüge (0008) gesperrt angelegt. In diesem Satz sind die Beträge zu den einzelnen Lohnarten auf den Prozentsatz, den Sie zur Kürzung im Infotyp Zusatz Basisbezüge (0304) angelegt haben, reduziert. Dies erfolgt für alle Lohnarten im Infotyp Basisbezüge (0008), die indirekt bewertet werden. Ob eine Lohnart indirekt bewertet wird, erkennen Sie durch das Kennzeichen in der Spalte zur indirekten Bewertung bzw. anhand der Spalten Teilzeitbeschäftigung und Bemerkungen zum Lohnartenkatalog. Zu den Feldern Arbeitszeit wird keine Änderung vorgenommen. Es werden die Werte beibehalten, die vor der Inanspruchnahme der Sonderurlaubstatbestände gegolten haben. Für die Zeit nach Beendigung der Teilzeitbeschäftigung wird ebenfalls im Hintergrund ein Datensatz im Infotyp Basisbezüge (00008) gesperrt angelegt, aus dem die Bezüge wieder in der Höhe gezahlt werden, wie vor der Teilzeitbeschäftigung. Sie können dies einfach nachvollziehen, in dem der Überblick zum Infotyp Basisbezüge (0008) aufgerufen wird (z.b. mit der Funktion Anzeigen über einen zweiten Modus). Im Rahmen der Maßnahme wird Ihnen der Infotyp Basisbezüge (0008) im Bearbeitungsmodus Kopieren angeboten, damit Sie Angaben für die Zeit der Bezügereduzierung noch einmal überprüfen können. Als Gültigkeitszeitraum wird dabei Beginndatum der Maßnahme bis angeboten. Sofern Sie an den vorgeschlagenen Daten des Infotyps Basisbezüge etwas ändern möchten, müssten Sie bitte auch das Gültigkeitsende des Datensatzes entsprechend anpassen. Eine Datenpflege wird in der Mehrheit der Fälle nicht notwendig sein. Damit ist auch ein Sichern des nicht von Ihnen geänderten Datensatzes nicht erforderlich. Sie können in diesen Fällen durch die Funktion Blättern zum nächsten Infotypen gelangen. Nach Beendigung der Maßnahme sind aber in jedem Fall die im Hintergrund gesperrt angelegten Datensätze des Infotypen Basisbezüge (0008) zu entsperren.

3 - 3 - Bitte beachten Sie auch folgendes: Das Sabbatical und auch die Altersteilzeit sind eine besondere Form der Teilzeitbeschäftigung, die besoldungsrechtlich / tarifrechtlich wie eine herkömmliche Teilzeitbeschäftigung zu betrachten ist. Damit finden die Konkurrenzregelungen zum Familien- / Ortszuschlag Anwendung. Da aber systemseitig alle Lohnarten zum Familien- / Ortszuschlag im Infotyp Basisbezüge (0008) auf den eingegebenen Prozentsatz gekürzt werden, wäre dies bei einer vorliegenden Konkurrenzregel bei bestimmten Fallkonstellationen ggf. nicht richtig. Deshalb prüfen Sie bitte immer im Infotyp Basisbezüge (0008) ob ein Tatbestand für eine Konkurrenzregelung vorliegt. Entsprechen die Beträge zu den genannten Lohnarten nicht den tatsächlichen Gegebenheiten, so können diese Lohnarten durch die Lohnarten 1101 Familienzuschlag (Summe), 1111 wie 1110 o. Teilzeitkürzung und 1121 wie 1120 o. Teilzeitkürzung, 1407 Ortszuschlag Summe wie Lohnart 1101 Besoldung, 1408 Ortszuschl. St 1 (2xTZ) wie Lohnart 1111 Besoldung, 1409 Ortszuschl. Kinder (2xTZ) wie Lohnart 1121 Besoldung ersetzt werden. Dies erfolgt durch Überschreiben der Schlüsselnummer. Die Beträge zu den Lohnarten berücksichtigen dann nicht die Eingaben zum Infotyp Zusatz Basisbezüge (0304). Im Rahmen der Maßnahme wird der Infotyp Vermögensbildung (0010) mit dem Bearbeitungsmodus Kopieren angeboten, da es möglich ist, dass der Beschäftigte aufgrund der Teilzeitbeschäftigung mit dem Geldinstitut eine andere Höhe der monatlichen Spareinlage vereinbart hat (Änderung des VL-Vertrages). Sofern der Überweisungsbetrag sich nicht ändert, kann der Satz überblättert werden. 1.4 Zuschuss zum Mutterschaftsgeld (Tarif) Mit dem IPV-Rundschreiben 24/2002 hatten wir unter Tz. 1.6 Hinweise zur Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld (Tarif) gegeben. Die im Abschnitt Berechnungsgrundlage/ fiktives Nettoentgelt erläuterte Möglichkeit zum manuellen Eingriff mit der Lohnart 3781 (Glg. Zusch. MuschG Brutto) ist bitte bis auf weiteres nicht zu nutzen. 1.5 Anlegen der Urlaubsansprüche für das Jahr 2003 Aufgrund des bevorstehenden Jahreswechsels erhalten Sie mit der Anlage 2 zu diesem Rundschreiben eine Anleitung zum Anlegen der Urlaubsansprüche (Kontingente im IT 2006) für das Jahr Da noch einige wichtige Systemeinstellungen zum Aufbau und für die Abtragung der Urlaubskontingente für das Jahr 2002 eingespielt werden müssen, empfehlen wir Ihnen, die Kontingente für das Jahr 2003 erst ab dem anzulegen und abzutragen. Im Auftrag Ehlert Beglaubigt Hötger...

4 Verteiler für das IPV Rundschreiben Nr.: 30/2002 An die Bezirksämter von Berlin Charlottenburg-Wilmersdorf SE Pers 410, Friedrichshain-Kreuzberg PS-L, PS-Ansy, PS 37, Mitte PersAL, Pers 300, Neukölln FB Pers III, Treptow-Köpenick P, Reinickendorf DirBA, PA 36, Steglitz-Zehlendorf PS L, PS 2, PS 216, Tempelhof-Schöneberg Pers IPV, PVFin-PA III 1, Marzahn-Hellersdorf FinPV L, PB 5, Pankow PA L, PA 5, PA ABR 1, Lichtenberg PS F, PAS 1, Spandau PA II, PA II ABR, An die Senatsverwaltungen für Gesundheit, Soziales und SE I-B, SE I D 16, SE 1 - B 5, Verbraucherschutz Inneres ZD Pers Ltr, ZD Inn 2, QF 3, Wirtschaft, Arbeit und Frauen I C1, I C22, Finanzen Z B, Z D 2, Z B 22, Stadtentwicklung SP 2-Kr, SP/PW 7, SP 1, Justiz JVwA - AL -, I B 3, JVwA-B II 1-, Wissenschaft, Forschung und Kultur SE B, SE B 15, SE B 22, Bildung, Jugend und Sport Pers 1, Pers 2.4, An weitere Behörden Berliner Feuerwehr PS L, FI ORG, PS 6, Landesverwaltungsamt Berlin SB BL, II E, II E 5, SB Fin 2, Landespolizeiverwaltungsamt LPVA I B 4, LPVA I B 43, LPVA I B 44, Oberfinanzdirektion Berlin St 28, St 277d, Rechnungshof von Berlin PA Verw 13, Hochschule für Musik "Hanns Eisler" I, Hochschule für Schaupielkunst Büroleitung, Kunsthochschule Berlin-Weißensee Büroleitung, Landesschulamt Berlin ZS ALtr., ZS Ltr, IV E 11, Landeseinwohneramt Berlin P/F L, P/F 315, nachrichtlich an Landesbetrieb für Informationstechnik GB II 5 Senatsverwaltung für Inneres QA 1 Hauptpersonalrat SSC Intern AG Fachorganisation IPV 41/42, IPV 43, IPV 44/45/46, IPV 47/48/49 AG Test IPV 3, IPV 31, IPV 32, IPV 33 TP Stellenwirtschaft IPV 6 ZASB

5 Anlage 1 zum IPV Rundschreiben 30/2002 IPV-Bearbeitungshinweise zur Aufschlagsberechnung nach 47 Abs. 2 BAT/BAT-O 1. Grundsätze zur Ermittlung des Urlaubs- und Krankenaufschlages (U/K- Aufschlag) für Angestellte im IPV - Verfahren Die Bildung des U/K-Aufschlages erfolgt im IPV - Verfahren maschinell im Rahmen der monatlichen Personalabrechnung. Erforderliche Berechnungsgrundlagen, Referenzzeiträume, Berechnungs- und Neuberechnungsanlässe sind so eingestellt, dass manuelle Vorgaben oder "Eingriffe" bei einer gewollten maschinellen Realisierung nicht erforderlich sind. Die maschinelle Ermittlung des U/K-Aufschlages im IPV - Verfahren erfolgt anhand der tariflichen Grundlagen. So wird eine erstmalige Ermittlung des U/K-Aufschlages (= Betrag pro Tag) nach zwei vollen Monaten ab Beginn des Beschäftigungsverhältnisses vorgenommen. Nach sechs Monaten findet eine erstmalige, vorläufige Festschreibung des U/K-Aufschlages statt und nach Ablauf eines Kalenderjahres erfolgt für Angestellte, deren Beschäftigungsverhältnis vor dem oder am begonnen hat, eine Berechnung und Festschreibung des U/K-Aufschlags zu Beginn des neuen Kalenderjahres auf der Grundlage der im Vorjahreszeitraum aufgelaufenen aufschlagsrelevanten Bezügebestandteile. Die Ermittlung des U/K - Aufschlages erfolgt zum Zeitpunkt des Eintritts des Ereignisses (Vorhandensein der Abwesenheit Urlaub oder Krankheit im IT 2001). Die Zahlung erfolgt dann entsprechend der Regelungen für unständige Bezügebestandteile, d.h. zwei Monate zeitversetzt. 2. Die maschinelle Berechnung des U/K - Aufschlages im IPV - Verfahren Die Berechung des U/K - Aufschlages erfolgt (zum Zeitpunkt des Eintritts des Ereignisses) maschinell im Abrechnungsschema D100 (Abrechnung Öffentlicher Dienst) über die Funktion DOUKA. Durch Ausführen einer Abrechnungssimulation und dem Setzen des Hakens im Feld Protokollierung anzeigen im Ausgangsbild der Personalabrechnung, können die errechneten Werte ermittelt und nachvollzogen werden (siehe Punkt 2.1 bis 2.4). Im wesentlichen sind hierbei die folgenden technische Lohnarten von Bedeutung: In jeder Abrechnungsperiode werden alle Zeitzuschläge, die in die Berechnung des U/K- Aufschlages einfließen, in die Lohnart /221 Zeitzuschläge abgestellt und von dort in die Lohnart /O01 Kumulation Durchschnittsgrundlage lfd. Jahr weitergereicht. Die Lohnart /O01 sammelt die relevanten Beträge und Monate, ggf. unter Beachtung von Sperrfristen. Tritt ein Ereignis im Jahr ein, das eine Neuberechnung des U/K-Aufschlages notwendig macht (z.b. Änderung der Arbeitszeit), so wird die Bildung der Lohnart /O01 mit 0 begonnen. Auf der Grundlage der Werte aus der Lohnart /O01 wird der Aufschlagssatz ermittelt und in die Lohnart /O03 Aktueller Urlaubsaufschlag abgestellt und ggf. festgeschrieben. Im Januar wird normalerweise aus der Lohnart /O01 die Lohnart /O03 gebildet. Darf dieser Durchschnitt aus unterschiedlichen Gründen (z.b. Eintritt nach dem des Vorjahres) nicht ermittelt werden, so wird im Januar die Lohnart /O02 Kumulation Durchschnittsgrundlage Vorjahr aus der Lohnart /O01 gebildet. Bei der nächsten Krankheit oder dem nächsten Urlaub wird dann auf die Lohnart /O02 zurückgegriffen. Die Werte zu diesen Lohnarten können in den Abrechnungsergebnissen des Personalfalls (Pfad: Endeverarbeitung Deutschland Ergebnistabelle RT Doppelklick) nachvollzogen werden. 1

6 2.1 Berechnung des U/K - Aufschlages (DOUKA BEW) Anlage 1 zum IPV Rundschreiben 30/2002 Pfad: Bruttoteil: Zeitdatenverarbeitung DOUKA BEW Verarbeitung Bewertung Lohnarten Urlaubs- und Krankenaufschlag (Doppelklick). Hier findet die Kumulation der Zuschläge und der relevanten Monate (Lohnart /O01) statt, die Berechnung eines Aufschlagssatzes und die Festlegung Keine Festschreibung des Aufschlagssatzes / Festschreibung des Aufschlagssatzes (Lohnart /O03) 2

7 Anlage 1 zum IPV Rundschreiben 30/2002 Kumulation der Zuschläge und der relevanten Monate in die Lohnart /O01 Festschreibung des Aufschlagssatzes in die Lohnart /O Neuberechnung zum Jahresanfang ( DOUKA NEUB) Pfad: Abrechnung Januar eines Jahres Letzte Abrechnungsergebnisse DOUKA NEUB Verarbeitung Neuberechnung Urlaubs- und Krankenlohnaufschlag Januar (Doppelklick) Im Januar wird der für dieses Jahr gültige Tagessatz maschinell berechnet und festgeschrieben, d.h., er gilt für alle Berechnungsanlässe diese Jahres in unveränderter Höhe weiter, es sei denn, es beginnt ein neues Beschäftigungsverhältnis oder die vereinbarte Arbeitszeit ändert sich. Speicherung des festgeschrieben Aufschlagssatzes in der Lohnart /O03 3

8 2.3 Manuelle Vorgabe des Aufschlagssatzes ( DOUKA VORG) Anlage 1 zum IPV Rundschreiben 30/2002 Pfad: Bruttoteil: Zeitdatenverarbeitung DOUKA VORG Verarbeitung Einlesen manuelle Vorgabe Aufschlagssatz IT 0014, 0015 (Doppelklick) Die maschinelle Aufschlagsberechnung kann durch eine manuelle Vorgabe übersteuert werden (Vgl. auch Punkt 3d). Berechnungsgrundlage für den Aufschlag ist dann der im IT 0014 mit der Lohnart 3090 (Vorg. UrlAufschlag BAT) vorgegebene manuellen Aufschlagssatz. Wird die Lohnart 3090 ohne Betrag (entspricht 0,-Euro) angelegt, so wird die maschinelle Berechnung des U/K-Aufschlages dadurch unterdrückt. Manuelle Vorgabe 4

9 Anlage 1 zum IPV Rundschreiben 30/ Kumulation der aufschlagswirksamen Beträge (DOUKA KUML) Pfad: Aliquotierung und Abstellung DOUKA KUML Verarbeitung Kumulation Lohnarten Urlaubs- und Krankenaufschlag (Doppelklick) Hier werden alle im laufenden Monat in die Kumulation laufenden Zuschläge, Zeitzuschläge angezeigt. Anzeige der Beträge, die im laufenden Monat in die Kumulation für den Aufschlag laufen Die Summe der Zuschläge, die über mehrere Monate in die Lohnart /O01 Kumulation Durchschnittsgrundlage lfd. Jahr geflossen sind, können in der Ergebnisstabelle RT nachvollzogen werden (z.b. bei Versetzung des Mitarbeiters -vgl. hierzu auch Punkt 3f) Monate Summe Zuschläge 5

10 Anlage 1 zum IPV Rundschreiben 30/ Hinweise zu Geschäftsprozessen, die eine Berechnung/Überprüfung des U/K-Aufschlags auslösen Auf folgende Geschäftsprozesse wird im Zusammenhang mit der U/K - Aufschlagsberechnung näher eingegangen: a) Änderung der Arbeitszeit aa) individuelle Änderung der Arbeitszeit ab) Tarifliche Änderung der Arbeitszeit ac) Wechsel des Tarifgebietes mit Änderung der tarifliche Arbeitszeit b) Änderung der Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit c) Änderung der Tarifart d) Beginn eines neuen Beschäftigungsverhältnisses e) Eintritt f) Versetzung a) Änderung der Arbeitszeit Die individuelle Änderung der Arbeitsstunden pro Woche ist ein Neuberechnungsanlass für den U/K - Aufschlag. Die Prüfung, ob eine Arbeitszeitänderung vorliegt erfolgt in IPV wie folgt: Das IPV - Verfahren ermittelt in einem ersten Schritt, ob sich die Angaben zum Feld Arbeitsstunden pro Woche im Infotyp Sollarbeitszeit (IT 0007) verändert haben. Wird eine Änderung erkannt, erfolgt in einem zweiten Schritt die Prüfung, ob sich das Verhältnis der individuellen Arbeitszeit zur tariflichen Arbeitszeit vor und nach der Dateneingabe geändert hat. Dabei werden die Angaben zu den Feldern Art und Gebiet des Beschäftigten zum Zeitpunkt der Arbeitszeitänderung im Infotyp Basisbezüge (0008) ermittelt und anschließend wird der Wert aus der nachstehenden Tabelle zu der Spalte tarifliche wöchentliche Arbeitszeit anhand der Tarifart und des Tarifgebietes ermittelt. Hat sich das Verhältnis der individuellen Arbeitszeit (IT 0007) zur tariflichen Arbeitszeit (IT 0008 / Tabelle) vor und nach der Änderung im Informationstyp 0007 geändert, so ist dies ein Neuberechnungsanlass für den U/K - Aufschlag unter den oben genannten tariflichen Bedingungen. Tarifart Tarifgebiet Tarifliche wöchentl. AZ , , , , , , , , , , , , , , , ,00 6

11 Anlage 1 zum IPV Rundschreiben 30/2002 Für den Anstoß der Prüfung, ob eine Änderung der Arbeitszeit im Sinne der Tarifvorschrift vorliegt, sind folgende Geschäftsvorfälle denkbar: aa) Individuelle Änderung der Arbeitszeit Ändern sich die Arbeitsstunden pro Woche des Beschäftigten (z.b. Wechsel von Vollbeschäftigung auf Teilzeitbeschäftigung mit 75%), wird im Infotyp Sollarbeitszeit (0007) eine neue Arbeitszeitplanregel erfaßt und maschinell erfolgt dann eine Anpassung der Angaben zum Feld Arbeitsstunden pro Woche. Da sich die tarifliche Arbeitszeit nicht ändert, ist dass Verhältnis zwischen den in individuellen Wochenarbeitsstunden und den tariflich festgelegten Wochenstunden nach der Arbeitszeitänderung ein anderes als vor der Arbeitszeitänderung. Bsp.: Die tarifliche Arbeitszeit für Angestellte im Tarifgebiet Ost beträgt 40 Wochenstunden. Ändert ein Mitarbeiter seine Arbeitszeit von 75% auf 50% so ändert sich das Verhältnis zwischen individueller und tariflicher Arbeitszeit: 30 individuelle WoStd 20 individuelle WoStd tarifliche WoStd 40 tarifliche WoStd Die individuelle Änderung der Arbeitsstunden pro Woche ist somit ein Neuberechnungsanlass für den U/K - Aufschlag. Es ist deshalb wichtig, gerade bei einer Änderung von Arbeitszeitplanregeln (besonders in Verbindung mit Tarifgebietswechseln) immer die Angaben zwischen dem Infotyp Sollarbeitszeit (0007) im Feld wöchentliche Arbeitsstunden mit den Angaben im Infotyp Basisbezüge (0008) zu den Feldern Art und Gebiet auf Plausibilität, unter Einbeziehung der aufgeführten Tabelle, zu prüfen. ab) Tarifliche Änderung der Arbeitszeit Bei einer Änderung der tariflichen Arbeitszeit wird die Anpassung der Arbeitszeitplanregel im Infotyp Sollarbeitszeit (0007) für Vollbeschäftigte i.d.r. maschinell erfolgen. Es wird auch in diesem Fall geprüft, ob sich das Verhältnis der individuellen Arbeitszeit zur tariflichen Arbeitszeit vor und nach der Dateneingabe geändert hat. Da eine tarifliche Änderung der Arbeitszeit auch eine Anpassung der Tabelle zur Spalte tarifliche wöchentliche Arbeitszeit bedingt, erkennt das IPV - Verfahren keine Abweichung und damit wird eine Änderung der tariflichen Arbeitszeitszeit nicht als Neuberechnungsanlass im Sinne des Tarifrechts erkannt. Bsp.: Die tarifliche Arbeitszeit für Angestellte im Tarifgebiet Ost wird von 40 Wochenstunden auf 38,5 Stunden herabgesetzt. Für einen Vollbeschäftigten bleibt das Verhältnis zwischen individueller und tariflicher Arbeitszeit vor und nach der Änderung der tariflichen Arbeitszeit gleich: 40 individuelle WoStd 38,5 individuelle WoStd = tarifliche WoStd 38,5 tarifliche WoStd Bei Teilzeitbeschäftigten wird es bei einer Änderung der tariflichen Arbeitszeit notwendig sein, die Arbeitszeitplanregel im IT 0007 Sollarbeitszeit manuell anzupassen, da für das IPV-Verfahren nicht erkennbar ist, ob die Festlegung der individuellen Arbeitszeit prozentual zur tariflichen Arbeitszeit oder auf Stundenbasis erfolgt ist. Wurde die individuelle Arbeitszeit mit dem Beschäftigten prozentual vereinbart, so ändert sich das Verhältnis zwischen individueller und tariflicher Arbeitszeit vor nach der Änderung 7

12 Anlage 1 zum IPV Rundschreiben 30/2002 der tariflichen Arbeitszeit nicht. Ein Neuberechnungsanlass für den U/K - Aufschlag liegt somit nicht vor. Bsp.: Die tarifliche Arbeitszeit für Angestellte im Tarifgebiet Ost wird von 40 Wochenstunden auf 38,5 Stunden herabgesetzt. Mit dem Mitarbeiter ist eine individuelle Arbeitszeit in Höhe von 50% der tariflichen Arbeitszeit vereinbart. Seine wöchentliche Arbeitszeit ändert sich somit von 20 WoStd auf 19,25 WoStd. Das Verhältnis zwischen individueller und tariflicher Arbeitszeit vor nach der Änderung der tariflichen Arbeitszeit bleibt also gleich: 20 individuelle WoStd 19,25 individuelle WoStd = tarifliche WoStd 38,5 tarifliche WoStd Wurde als individuelle Arbeitszeit mit dem Beschäftigten eine feste Stundenzahl vereinbart und soll diese nach der Änderung der tariflichen Arbeitszeit so bleiben, so ändert sich das Verhältnis zwischen individueller und tariflicher Arbeitszeit vor nach der Änderung der tariflichen Arbeitszeit. Ein Neuberechnungsanlass für den U/K - Aufschlag liegt somit vor. Bsp.: Die tarifliche Arbeitszeit für Angestellte im Tarifgebiet Ost wird von 40 Wochenstunden auf 38,5 Stunden herabgesetzt. Mit dem Mitarbeiter ist eine individuelle Arbeitszeit von 20 WoStd vereinbart. Das Verhältnis zwischen individueller und tariflicher Arbeitszeit vor nach der Änderung der tariflichen Arbeitszeit bleibt also nicht gleich: 20 individuelle WoStd 20 individuelle WoStd tarifliche WoStd 38,5 tarifliche WoStd ac) Wechsel des Tarifgebietes mit Änderung der tariflichen Arbeitszeit Der Wechsel des Tarifrechtskreises kann nicht einer Neubegründung des Arbeitsverhältnisses gleich gesetzt werden. Die Tarifvorschrift stellt nur ab auf das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses. War der Aufschlag für das Kalenderjahr bereits endgültig festgesetzt, ist auch dann keine Neuberechnung vorzunehmen, wenn sich die unständigen Bezügebestandteile durch den inzwischen eingetretenen Tarifrechtskreiswechsel in ihrer Höhe geändert haben. Bei einem noch nicht festgeschriebenen Aufschlagssatz ist der Berechnungszeitraum die vor dem Beginn des Urlaubs liegenden vollen Kalendermonate. Maßgebend ist die Verteilung der Arbeitszeit zu Beginn des Arbeitsverhältnisses bzw. zu Beginn des Zeitraums, von dem an die Arbeitszeit geändert worden ist. Da auch der Wechsel des Tarifgebietes eine Änderung der tariflichen Arbeitszeit nachsich ziehen kann, ist auch in diesen Fällen ein Abgleich der Angaben zwischen dem Infotyp Sollarbeitszeit (0007) im Feld wöchentliche Arbeitsstunden und den Angaben im Infotyp Basisbezüge (0008) zu den Feldern Art und Gebiet auf Plausibilität, unter Einbeziehung der aufgeführten Tabelle, zu prüfen. Die hierbei möglichen Fallkonstellationen sind vergleichbar mit den Ausführungen zu Punkt 3 ab). b) Änderung der Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit Bei gleichbleibender Höhe der individuellen Arbeitszeit kann es zu einer anderen Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit kommen. a) Änderung der wöchentlichen Arbeitstage im IT0007 Sollarbeitszeit bei einem festgeschriebenen Aufschlag: 8

13 Anlage 1 zum IPV Rundschreiben 30/2002 Ist der festgeschriebene Tagessatz bis zum Jahresende unverändert gültig, stellt die Änderung der wöchentlichen Arbeitstage (Arbeitsrhythmus) kein Berechnungsfall dar. Wird im Januar aktionsmäßig ein Tagessatz berechnet, ist hier die am desJahres gültige Änderung der wöchentlichen Arbeitstage (Arbeitsrhythmus) zu berücksichtigen. b) Änderung der Wöchentlichen Arbeitstage im IT Sollarbeitszeit bei einem noch nicht festgeschriebenen Aufschlag: Bei einem noch nicht festgeschriebenen Aufschlagssatz ist der Berechnungszeitraum die vor dem Beginn des Urlaubs liegenden vollen Kalendermonate. Maßgebend ist die Verteilung der Arbeitszeit zu Beginn des Arbeitsverhältnisses bzw. zu Beginn des Zeitraums, von dem an die Arbeitszeit geändert worden ist. Änderungen im Laufe des Berechnungszeitraumes bleiben unberücksichtigt. Achtung: In diesen Fällen kommt es derzeit noch zu einer Überrechnung des U/K-Aufschlages. Eine Änderung der Systemeinstellung wurde bereits bei der SAP beantragt. Als Übergangslösung ist hier für betroffene Fälle der Aufschlagssatz mit der LA 3090 (Vorg. UrlAufschlag BAT) manuell vorzugeben. c) Änderung der Tarifart Nicht nur eine individuelle Änderung der Arbeitszeit des Beschäftigten ist ein Neuberechnungsanlass für den U/K - Aufschlag, sondern auch der Wechsel in eine anderes Vertragsverhältnis mit einem anderem Arbeitsinhalt. Im IPV - Verfahren wird dieser Wechsel überwiegend über eine gleichzeitige Änderung der Tarifart im Infotyp Basisbezüge (0008) abgebildet. Diese Änderungen zum Feld Art lösen eine Neuberechnung des U/K - Aufschlages aus. d) Beginn eines neuen Beschäftigungsverhältnisses Ein Eintritt bzw. ein Wiedereintritt ist immer ein Neuberechnungsanlass für den U/K - Aufschlag. Unter dem Beginn eines neuen Beschäftigungsverhältnisses ist eine inhaltliche Änderung des Arbeitsvertrages eines Beschäftigten zu verstehen, die wiederum ein Neuberechnungsanlass für den U/K - Aufschlag darstellt. Die inhaltliche Änderung des Arbeitsvertrages muss nicht mit einem Eintritt verbunden sein. Der Beginn eines neuen Beschäftigungsverhältnisses bzgl. der Neuberechnung des U/K - Aufschlages wird über die Datumsart 31 Eintritt f. UrlA. BAT im Infotyp Datumsangaben (0041) abgebildet. Mit dem Anlegen der Datumsart 31 mit dem Datum der Änderung des Beschäftigungsverhältnisses werden die vorhandenen unständigen Bezügebestandteile sofort ausgezahlt und der Neuberechnungsanlass für den U/K - Aufschlag für das neue Beschäftigungsverhältnis veranlaßt. e) Eintritt Der Eintritt ( Maßnahme Eintritt oder Wiedereintritt ) ist immer ein Neuberechnungsanlass für den U/K - Aufschlag und das IPV - Verfahren berechnet den Aufschlagssatz entsprechend den oben genannten tariflichen Vorschriften. f) Versetzung Die Versetzung wird im IPV - Verfahren über die Personalmaßnahmen Austritt und Eintritt abgebildet. Damit ist jeder Versetzungsfall auch ein Neuberechnunsanlass für den U/K - Aufschlag im IPV - Verfahren. Dies kann den tariflichen Vorschriften widersprechen, weil keine Neuberechnung erfolgen soll. Hier sind von der abgebenden Behörde die Daten über die Höhe Aufschlagssatz und die bereits aufgelaufene Werte an unständigen Bezügen der 9

14 Anlage 1 zum IPV Rundschreiben 30/2002 aufnehmenden Behörde mitzuteilen. (Die Werte können den Abrechnungsergebnissen entnommen werden, vgl. hierzu auch Punkt 2.) Die aufnehmende Behörde kann nun über die manuelle Lohnart 3090 im Infotyp Wiederkehrende Be/Abzüge (0014) den Aufschlagsatz mit einem Gültigkeitszeitraum bis zum Ende des Kalenderjahres anlegen. Für das folgende Kalenderjahr ist der Aufschlagssatz zum Januar ebenfalls manuell zu berechnen und mit der Lohnart 3090 in Infotyp Wiederkehrende Be/Abzüge (0014) mit einem Gültigkeitszeitraum bis zum Ende des Kalenderjahres anzulegen. 10

15 Anlage 2 zum IPV Rundschreiben 30/2002 Anlegen der Urlaubsansprüche (IT 2006) für das Urlaubsjahr 2003 Die Urlaubskontingente im IT 2006 sollen dezentral durch die einzelnen LUV s / Büroleitungen für den jeweiligen Verantwortungsbereich angelegt werden. Einzelheiten dazu (z.b. Termin, an dem der Report auszuführen ist) sind behördenintern, ggf. in Zusammenarbeit mit dem Anwendungssystembetreuer zu klären. Der Aufbau der Kontingente erfolgt mit dem Report RPTQTA00. Das Ausführen des Reports ist nur mit einer Büroleitungskennung (Buchungskreis-Lxxx) möglich. Folgende Kontingente werden über den Report aufgebaut: 01 Erholungsurlaub 05 Schwerbehindertenurlaub, sofern IT 0004 vorhanden 08 AZV-Tag Die genannten Kontingente werden nicht aufgebaut bei folgenden Mitarbeiter gruppen / Mitarbeiterkreisen: Mitarbeitergruppe A Angestellte C Arbeiter H Studentische Hilfskräfte K sonstige Mitarbeiterkreis 7D Ang. Lehrkräfte 7E Ang. Lehrkräfte m.g. 7O Ang. mit Festbetrag 70 Transportbegleiter 71 Schulwegbegleiter 7X Arbeiter Festbetrag 77 Azubi Festbetrag Das Anlegen eines Kontingents 30 Resturlaub ist erstmals für das Jahr 2003 nicht mehr notwendig, da die Abtragung von Resturlaub aus dem Jahr 2002 noch über das Kontingent 01 Erholungsurlaub (ggf. auch über die Kontingente 04 Zusatzurlaub und 05 Schwerbehindertenurlaub) des Jahres 2002 erfolgt. Voraussetzung dafür ist, dass ein Kontingent 01 Erholungsurlaub (ggf. auch Kontingent 04 oder 05) für das Jahr 2002 vorhanden ist und das das Abtragungsende dieses Kontingents im Jahr 2003 liegt. Bsp.: 1

16 Anlage 2 zum IPV Rundschreiben 30/2002 Wird im Einzelfall das Kontingent 30 Resturlaub benötigt ( z.b. zum Abbilden von Resturlaub bei Versetzung von einer anderen Behörden), so kann es manuell im IT 2006 angelegt werden. Auch die Kontingente 03 Bildungsurlaub, 04 Zusatzurlaub, 06 Fortbildung SGB IX/ PersVG und 07 Heimfahrttage Azubis können bei Bedarf manuell im IT 2006 angelegt werden. Anzugeben sind dann: der Zeitraum des Infotypsatzes die Kontingentanzahl und das Abtragungsintervall (Beginn und Ende) Anlegen der Urlaubskontingente für das Jahr 2003 mittels Report RPTQTA00: Im Ausgangsbildschirm der Büroleitung ist der Button Urlaubsberechnung anzusprechen. Klicken Sie danach bitte den Report Generierung von Abwesenheitskontingenten an und rufen durch einen Doppelklick auf die Zeile Generierung von Abwesenheitskontingenten die Auswahlmaske des Reports auf. Doppelklick In der dann angebotenen Datenmaske geben Sie bitte unbedingt den Zeitraum ein, für den die Kontingente angelegt werden sollen. In der Regel wird dies der Zeitraum vom 01.Januar bis zum 31. Dezember eines Jahres sein. Geben Sie bitte im Feld Buchungskreis den Buchungskreis Ihrer Behörde und im Feld Sachbearbeiter Zeiterfassung Ihr Sachbearbeiterkennzeichen ein, das auch den Beschäftigten im Informationstyp Organisatorische Zuordnung (0001) zum Feld Zeiterfassung zugeordnet wurde (ggfs. ist eine von-bis Angabe sinnvoll). Damit ist gewährleistet, daß nur für die Beschäftigten Ihres Verantwortungsbereiches die Urlaube angelegt werden und der Report schneller selektiert. Über den Button weitere Selektionen können Sie aber auch weitere Einschränkungen, wie z.b. Personalbereich, Personalteilbereich, vornehmen. Setzen Sie das Häkchen auf Direkt und kreuzen Sie die Felder Dynpros nicht anzeigen und nur neue Kontingentsätze an. 2

17 Ihr Bildschirm könnte beispielhaft so aussehen: Anlage 2 zum IPV Rundschreiben 30/2002 Danach bitte das Programm aufgrund seiner längeren Laufzeit unbedingt im Hintergrund ausführen, siehe hierzu auch folgenden Bildschirmabdruck: 3

18 Anlage 2 zum IPV Rundschreiben 30/2002 Der folgende Bildschirm kann dann wie der nachfolgende Bildschirmabdruck aussehen. Welchen Drucker Sie nehmen, ist irrelevant, wichtig ist nur, dass Sie keine Haken bei den Feldern Sofort ausgeben und Löschen nach Ausgabe gesetzt haben. Klicken Sie dann auf Sichern. Bitte planen Sie dann den Report für abends oder nachts ein, also in einer Zeit, wo Sie sicher sind, dass keine Anwender Personalfälle bearbeiten. ACHTUNG: Gehen Sie niemals auf den Button Sofort! Sichern Sie dann die Information (siehe folgender Bildschirmabdruck). 4

19 Anlage 2 zum IPV Rundschreiben 30/2002 Am nächsten Morgen können Sie sich dann für Ihre selektierten Personalfälle die neuen Abwesenheitskontingente anschauen. Eine Liste der generierten Abwesenheitskontingente befindet sich im dafür erstellten Spoolauftrag. Diesen können Sie sich über den Pfad System -> Eigene Spoolaufträge ansehen und bei Bedarf auch ausdrucken. In dem dann folgenden Bildschirm erhalten Sie eine Übersicht, der von Ihnen erzeugten Spoolaufträge. Den Auftrag der die Liste der erzeugten Kontingente enthält, finden Sie in dem Sie Datum und Uhrzeit heraussuchen für die Sie den Report eingeplant hatten. In der Spalte Spoolauftragsname muß der Reportname RPTQTA00 enthalten sein. 5

20 Anlage 2 zum IPV Rundschreiben 30/2002 Durch Markieren der Zeile und betätigen des Buttons Anzeigen (Brille) gelangen Sie in die Liste: Wenn Sie Kontingente für sehr viele Mitarbeiter angelegt haben, kann es sein, dass nicht alle Sätze angezeigt werden, da die Anzahl der Zeilen auf 1000 beschränkt ist. Mit Hilfe des Buttons Anzahl Listzeilen können Sie die Anzeige aus der Listanzeige heraus auf Zeilen erhöhen. 6