Landesverwaltungsamt Berlin

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1 Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) Landesverwaltungsamt Berlin Berlin (Postanschrift) Empfänger gem. Verteiler GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) IPV 42 Bearbeiter(in) Frau Hötger Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz Berlin Zimmer 1060 Telefon (030) interne Vorwahl (912) Vermittlung (030) 90-0 Fax (030) Adresse [email protected] Datum IPV Rundschreiben Nr. 18/2002 Betr.: Änderungen zur Abrechnungsperiode 07/2002 (Tarif) sowie weitere Hinweise zur Besoldung Übersicht der Themenkomplexe Betrifft 1 Personalsachbearbeitung 1. 1 Tarifvereinbarung Schulreinigungsfrauen (Ausfalltag) TF Fr. Grotke 1.2 Versteuerung von laufenden Bezügen nach dem Ausscheiden im Laufe eines Kalendermonats (TARIF) TF Fr. Grotke 1.3 Plausibilitätsprüfung bei Stellung im Beruf und Beitragsmerkmal zur Rentenversicherung TF Fr. Grotke 1. 4 Einrichtung eines neuen Krankenkassenschlüssels TF Fr. Grotke 1. 5 Namensänderung der Krankenkasse Karstadt BKK TF Fr. Grotke 1. 6 Stufensteigerung bei Subtyp 5 TF Fr. Rührmund 1.7 Korrektur der Urlaubsgeldzahlung zu bestimmten Fällen mit einer persönlichen Zulage TF Fr. Carl 1. 8 Entgeltnachweis - Versendung an die Privatanschrift BS/TF Fr. Rührmund 1. 9 VBL-Meldewesen TF Fr. Braun Transaktionscode ZU11 bzw. Report VBL-Meldungen anzeigen TF Fr. Braun 2 Abrechnungssachbearbeitung 2. 1 Versand der VBL-Disketten TF Fr. Braun Verkehrsverbindungen: U-Bahn Fehrbelliner Platz Bus 101, 104, 115 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Sprechzeiten: Zahlungen bitte bargeldlos Montag, Dienstag und Freitag an die Landeshauptkasse von 9-12 Uhr Berlin und nach Vereinbarung Intranet: T-Online:*Berlin# Geldinstitut Postbank Berlin Berliner Bank Berliner Sparkasse Landeszentralbank Kontonummer Bankleitzahl

2 - 2-1 Personalsachbearbeitung 1.1 Tarifvereinbarung Schulreinigungsfrauen (Ausfalltag) Aufgrund einer Überprüfung im IPV-Verfahren Tarif wurde festgestellt, dass zum Mitarbeiterkreis 7V (Schulreiniger) nicht von allen Anwendern der Ausfalltag der Schulreiniger (Lohnart 3160) korrekt gepflegt ist. Dies ist immer dann der Fall, wenn zu diesem Mitarbeiterkreis 7V die Lohnart 3160 (Ausfalltag Schulreiniger) im Infotyp 0014 nicht vorhanden ist. Ist für einen Beschäftigten die Tarifvereinbarung vom über das Arbeitsmaß und die Ausfalltage der Schulreinigungsfrauen anzuwenden, dann ist der Mitarbeiterkreis 7V (Schulreiniger) und die Lohnart 3160 (Ausfalltag Schulreiniger) einzupflegen. Handelt es sich bei den im Abs. 1 genannten Fällen um Reinigungskräfte, die u.a. in Schulgebäuden reinigen, bei denen jedoch die o.a. Tarifvereinbarung keine Anwendung findet, so sind diese Fälle dem Mitarbeiterkreis 7Q (Arbeiter BMT-G) zuzuordnen. Bitte überprüfen Sie die Fälle des Mitarbeiterkreises 7V auf ihre Richtigkeit. 1.2 Versteuerung von laufenden Bezügen nach dem Ausscheiden im Laufe eines Kalendermonats (TARIF) Unter bestimmten Voraussetzungen steht einem Beschäftigten nach dem Ausscheiden aus dem Beschäftigungsverhältnis ein Übergangsgeld (Lohnart 3740 bzw. 3741) bzw. eine lfd. Prämie (Lohnart 2567) zu. Damit für diese Fälle maschinell eine korrekte Steuerberechnung durchgeführt wird, erhalten Sie nachstehende Hinweise anhand von Beispielen: a) Scheidet ein Beschäftigter im Laufe eines Kalendermonats aus und im direkten Anschluss daran erhält er ein Übergangsgeld bzw. eine lfd. Prämie bis einschl. des letzten Tages dieses Kalendermonats, dann sind diese Bezüge im IT 0015 (Ergänzende Zahlung) mit dem Entstehungsdatum (= 1. Tag nach dem Austritt) aufzugeben. Nur dadurch kann in diesem Kalendermonat eine korrekte Versteuerung der lfd. aktiven Bezüge und der lfd. Prämie bzw. des Übergangsgeldes nach der monatlichen Lohnsteuertabelle erfolgen. Bei dem o.a. Beispiel weist die maschinell erstellte Lohnsteuerbescheinigung jedoch nur den Zeitraum der Beschäftigung im lfd. Kalenderjahr bis zum Austritt aus, so dass der korrekte Zeitraum bis zum Ende der Zahlung des Übergangsgeldes bzw. der lfd. Prämie auf der Lohnsteuerbescheinigung vom Anwender manuell zu korrigieren ist. b) Scheidet ein Beschäftigter im Laufe eines Kalendermonats aus und im direkten Anschluss daran erhält er noch für einige Tage (nicht bis zum letzten Tag) dieses Kalendermonats ein Übergangsgeld bzw. eine lfd. Prämie, dann sind diese Bezüge im IT 0015 (Ergänzende Zahlung) mit dem Entstehungsdatum (= 1. Tag nach dem Austritt) aufzugeben. Bei dem vorgenannten Beispiel müssen neben dem Zeitraum mit Anspruch auf lfd. Bezüge zwei zusätzliche Zeiträume gebildet werden. Im 1. Teilzeitraum werden die aktiven Bezüge berechnet, im 2. Teilzeitraum wird das Übergangsgeld bzw. die lfd. Prämie berechnet, im 3. Teilzeitraum findet keine weitere Berechnung statt, da es sich hier um die Zeit nach der Zahlung von Übergangsgeld bzw. lfd. Prämie handelt. Für den 2. Teilzeitraum ist zusätzlich der aktuelle Datensatz des IT 0012 (Steuerdaten) zu kopieren und der Bescheinigungszeitraum für die Zahlung des Übergangsgeldes bzw. der lfd. Prämie aufzugeben. Im Feld BescheinigZm ist der Wert '02' einzutragen. Für den 3. Teilzeitraum ist zusätzlich der aktuelle Datensatz des IT 0012 (Steuerdaten) zu kopieren und der Bescheinigungszeitraum (Tag nach der Zahlung des Übergangsgeldes

3 - 3 - bzw. der lfd. Prämie bis zum letzten Tag des Kalendermonats) aufzugeben. Im Feld BescheinigZm ist der Wert '03' einzutragen. Nur anhand dieser Eingaben kann eine korrekte Versteuerung der lfd. aktiven Bezüge und der lfd. Prämie bzw. des Übergangsgeldes nach der Tagestabelle erfolgen. Bei diesem Beispiel werden drei Lohnsteuerbescheinigungen maschinell erstellt. Die erste Lohnsteuerbescheinigung weist neben den bis zum Austritt aufgelaufenen steuerpflichtigen Bruttobeträgen, der Lohnsteuer, dem Solidaritätszuschlag etc. auch den aktiven Beschäftigungszeitraum aus. Die zweite Lohnsteuerbescheinigung weist lediglich die im IT 0015 (Ergänzende Zahlung) aufgegebenen Bruttobeträge und die darauf erhobene Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag etc. aus. Der Bescheinigungszeitraum dafür ist manuell vom Anwender einzusetzen. Die dritte Lohnsteuerbescheinigung enthält keine Werte und ist somit nicht zu verwenden. Eine andere Vorgehensweise ist derzeit nicht möglich, so dass wir Sie bitten, entsprechend zu verfahren. 1.3 Plausibilitätsprüfung bei Stellung im Beruf und Beitragsmerkmal zur Rentenversicherung Die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) hat im Auftrag der gesetzlichen Krankenkassen (GKV) eine Systemuntersuchung von Abrechnungssoftware direkt bei der Firma SAP durchgeführt. Im Rahmen dieser Systemuntersuchung wurde die nachstehend aufgeführte Plausibilitätsprüfung im ÄD 06/2002 neu eingerichtet: Bei der Personengruppe 101 bzw. 103 ist der Wert '4' (Angestellter) im Feld Stellung im Beruf (IT 0020) nur noch dann zulässig, wenn das RV-Beitragsmerkmal '0' oder '2' (IT 0013) lautet. Bei der Personengruppe 101 bzw. 103 ist der Wert '1' (Arbeiter) bzw. '2' (Facharbeiter) im Feld Stellung im Beruf (IT 0020) nur noch dann zulässig, wenn das RV-Beitragsmerkmal '0' oder '1' (IT 0013) lautet. In dem Schlüsselverzeichnis für die Angaben zur Tätigkeit in den Versicherungsnachweisen, herausgegeben von der Bundesanstalt für Arbeit, wird in den Anmerkungen zur Schlüssel- Übersicht B1 u.a. auf folgendes hingewiesen: "Ob ein Beschäftigter bezüglich des Schlüssels 'Stellung im Beruf' als Arbeiter oder Angestellter anzusehen ist, richtet sich ausschließlich nach der Art der Rentenversicherungspflicht. Unterliegt ein Arbeitnehmer der Versicherungspflicht in der Arbeiterrentenversicherung, so ist er nach der 'Stellung im Beruf' als Arbeiter auszuweisen. Gehört der Arbeitnehmer zum Personenkreis der angestelltenversicherungspflichtigen Beschäftigten, so ist er nach der 'Stellung im Beruf' als Angestellter zu kennzeichnen." Da bei einigen Behörden Fälle im Bestand vorhanden sind, bei denen die Inhalte der Felder Stellung im Beruf (IT 0020) und RV-Beitragsmerkmal (IT 0013) aufgrund der im ÄD 06/2002 vorgenommenen Systemeinstellung nicht mehr plausibel sind, das ist immer dann der Fall, wenn der Inhalt des Feldes Stellung im Beruf = '4' und der Inhalt des Feldes RV-Beitragsmerkmal = '1' lautet, bitten wir Sie, umgehend bei den betroffenen Fällen die Feldinhalte korrekt einzupflegen. Das sofortige Einpflegen der korrekten Werte in den Feldern Stellung im Beruf und RV- Beitragsmerkmal im IPV-Verfahren führt dazu, dass die DEÜV-Meldungen, auch die DEÜV- Jahresmeldung, maschinell erstellt werden können.

4 Einrichtung eines neuen Krankenkassenschlüssels Ab Gültigkeitsdatum wird für die BKK Herkules der Krankenkassenschlüssel 'BKK 412' eingerichtet. Folgende Werte sind zu diesem Schlüssel hinterlegt: Bezeichnung der Krankenkasse BKK Herkules Anschrift der Krankenkasse Frankfurter Strasse Kassel Betriebsnummer der Krankenkasse Beitragssätze allgemein erhöht ermäßigt 12,0 % 14,4 % 10,8 % Bankverbindung Konto-Nr bei der Kasseler Sparkasse Bankleitzahl Der Transport in die Produktivsysteme wird am erfolgen. 1.5 Namensänderung der Krankenkasse Karstadt BKK Der Name der Krankenkasse Karstadt BKK (Schlüssel 'BKK 155') hat sich geändert. Der neue Name dieser Krankenkasse lautet: KarstadtQuelle BKK. Der Transport in die Produktivsysteme wird am erfolgen. 1.6 Stufensteigerung bei Subtyp 5 Aus den IPV anwendenden Stellen erreichte uns die Mitteilung, dass bei Personalfällen mit Zahlung einer Vertretungszulage - über Subtyp 5 zum Informationstypen 0008 Basisbezüge - nicht das BDA des Subtypen 5 zugrunde gelegt wird. Das Programm zur Stufensteigerung ist so angepasst worden, dass die Stufensteigerung ab der Abrechnungsperiode Tarif korrekt mit dem BDA des Subtypen 5 erfolgt. 1.7 Korrektur der Urlaubsgeldzahlung zu bestimmten Fällen mit einer persönlichen Zulage Anlässlich der bevorstehenden Zahlung des Urlaubsgeldes weisen wir darauf hin, dass es hinsichtlich der Urlaubsgeldzahlung bei bestimmten Fällen mit einer persönlichen Zulage nach 24 BAT in der Verfahrensweise des IPV-Systems keine Änderung zum Vorjahr geben wird. Vorsorglich geben wir nochmals die nachstehenden Hinweise: Angestellte, denen am 1. Juli Grundvergütung nach einer der Vergütungsgruppen X bis Vc oder Kr. I bis Kr. VI zusteht und die eine persönliche Zulage erhalten, die unter Zugrundelegung der Grundvergütung der Vergütungsgruppe Vb bzw. Kr. VII oder einer höheren Vergütungsgruppe berechnet worden ist, haben nur Anspruch auf 255,65 Urlaubsgeld. Eine korrekte maschinelle Berechnung des Urlaubsgeldes ist in diesen Fällen derzeit nicht möglich. Zur Vermeidung von Überzahlungen muß in derartigen Fällen das Urlaubsgeld manuell im Infotyp 0015 zur Lohnart 8021 mit dem Entstehungsdatum XX aufgegeben werden. Wir empfehlen, in den Fällen, in denen das Urlaubsgeld manuell gezahlt wird, die maschinelle Generierung durch Anlegen des Infotyps 0265, Sonderregelungen, Subtyp 02, zu verhindern.

5 - 5 - Bei Fällen mit einer manuellen persönlichen Zulage (Infotypen 0014 und 0015, Lohnart 3006) kann maschinell nicht erkannt werden, in welcher Höhe das Urlaubsgeld tatsächlich zu zahlen ist. Die maschinelle Berechnung erfolgt aufgrund der im Infotyp 0008, Subtyp 0, am Stichtag des Urlaubsgeldjahres gespeicherten Vergütungsgruppe. Sofern Sie bei der manuellen Berechnung der persönlichen Zulage die Grundvergütung einer der Vergütungsgruppen Vb bzw. Kr.VII oder höher zugrunde gelegt haben, ist die maschinelle Zahlung des Urlaubsgeldes ebenfalls durch Anlegen des Infotyps 0265 zu verhindern und die Lohnart 8021 im Infotyp 0015 aufzugeben. 1.8 Entgeltnachweis - Versendung an die Privatanschrift An das SSC ist die Bitte herangetragen worden, noch einmal auf die Möglichkeit zur Versendung der Entgeltnachweise an die Privatanschrift hinzuweisen. Soll die Privatanschrift auf dem Entgeltnachweis ausgegeben werden, ist im Informationstyp 0006 Anschriften im Block "Zusatzfelder" im Feld "Privatanschrift" ein 4 zu setzen. Die Angabe 'Interner Verteiler ZU HAUSE' zum Feld "Interner Verteiler" im Informationstyp 0001 Organisatorische Zuordnung führt nicht zum Andruck der Privatanschrift. 1.9 VBL-Meldewesen Ab sofort ist im Zusammenhang mit der Pflege einer Austrittsmaßnahme im Infotypen 0051 (VBL/ZVE-Daten) die Möglichkeit eröffnet worden, die Abmeldegründe 20 (Abrechnung unter einer neuen Kontonummer, ohne dass der Arbeitgeber gewechselt wurde) und 28 (Wechsel des Abrechnungsverbandes, ohne dass der Arbeitgeber gewechselt wurde) für eine korrekte maschinelle Erstellung von VBL-Abmeldungen auswählen zu können. Anmerkung: Es ist bei der Auswahl dieser beiden Abmeldegründe aus fachlicher Sicht immer zu beachten, dass, sollte mit einer Versetzung gleichzeitig ein Abrechnungverbandswechsel einhergehen, der Abmeldegrund 28 auszuwählen ist. Es wird dringend noch einmal darum gebeten, alle Personalfälle mit einer Erwerbsunfähigkeitsrente auf Zeit von der automatisierten Datenübermittlung zur VBL auszuschließen, um sog. K.O.-Fehler in den Meldedateien zu vermeiden. Diese Personalfälle sind somit bis auf weiteres meldetechnisch manuell zu erledigen 1.10 Transaktionscode ZU11 bzw. Report VBL-Meldungen anzeigen Allen Behörden, die am , am , am , am und am im SSC an der SV/VBL-Schulung teilgenommen haben, wurde vermittelt, dass für die Durchführung des Reports VBL-Meldungen anzeigen 2 Möglichkeiten zur Verfügung stehen: Transaktion ZU11 Infosysteme Wir bitten, ab sofort nur noch den Weg über die Infosysteme zu beschreiten und das zur Verfügung gestellte Script auf den Seiten 17 und 27 zu korrigieren bzw. die angezeigte Möglichkeit mit der Transaktion ZU11 zu streichen. Die Ausführungen in der im Intranet zur Verfügung gestellten Dokumentation Zusatzversorgungen werden demnächst angepasst.

6 - 6-2 Abrechnungssachbearbeitung 2.1 Versand der VBL-Disketten Ab sofort werden die IPV anwendenden Stellen wieder darum gebeten, die VBL-Disketten direkt an die VBL zu senden. Im Auftrag Beglaubigt Bonnes

7 Verteiler für das IPV Rundschreiben Nr.: 18/2002 An die Bezirksämter von Berlin Charlottenburg-Wilmersdorf SE Pers 410, Friedrichshain-Kreuzberg PS-L, PS-Ansy, PS 37, Mitte PersAL, Pers 300, Neukölln SEP-FB III/1, Treptow-Köpenick P, Reinickendorf DirBA, PA 36, Steglitz-Zehlendorf PS L, PS 2, PS 216, Tempelhof-Schöneberg Pers IPV, PVFin-PA III 1, Marzahn-Hellersdorf FinPV L, PB 5, Pankow PA L, PA 5, PA 52, Lichtenberg PSL, PAS 1, Spandau PA II, PA II ABR, An die Senatsverwaltungen für Gesundheit, Soziales und Verbraucherschutz SE I-B, SE I D 16, SE 1 - B 5, Inneres ZD Pers, ZD Inn 2, QF 3, Wirtschaft, Arbeit und Frauen I C1, I C22, Finanzen ZS Pers, ZS ZD 6, ZS Pers 41, Stadtentwicklung SP 1-Kr, SP 41, SP 3, Justiz JVwA - AL -, I B 3, JVwA-B II 1-, Wissenschaft, Forschung und Kultur AV B, AV A 19, Bildung, Jugend und Sport I A 2, ZS A Wü, An weitere Behörden Berliner Feuerwehr PS L, FI ORG, PS 6, Landesverwaltungsamt Berlin SB BL, II E, II E 5, SB Fin 2, Landespolizeiverwaltungsamt LPVA I B 4, LPVA I B 43, LPVA I B 44, Oberfinanzdirektion Berlin St 28, St 277d, Rechnungshof von Berlin PA Verw 13, Hochschule für Musik "Hanns Eisler" I, Hochschule für Schaupielkunst Büroleitung, Kunsthochschule Berlin-Weißensee Büroleitung, Landesschulamt Berlin ZS ALtr., ZS Ltr, IV E 11, Landeseinwohneramt Berlin P/F, P/F 413, nachrichtlich an Landesbetrieb für Informationstechnik GB II 5 Senatsverwaltung für Inneres ZS A 13 Hauptpersonalrat SSC Intern AG Fachorganisation IPV 41/42, IPV 43/44, IPV 45/46, IPV 47/48/49 AG Test IPV 3, IPV 31, IPV 32, IPV 33