Landesverwaltungsamt Berlin

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1 Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) Landesverwaltungsamt Berlin Berlin (Postanschrift) Empfänger gem. Verteiler GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) IPV 42 Bearbeiter(in) Frau Hötger, Fr. Braun, Fr. Grotke Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz Berlin Zimmer 1060, 1045 Telefon (030) , 5487 interne Vorwahl (912) Vermittlung (030) 90-0 Fax (030) Adresse [email protected] Datum IPV Rundschreiben Nr. 16/2002 Betr.: Änderungen zur Abrechnungsperiode 06/2002 (Tarif) sowie weitere Hinweise zur Besoldung Übersicht der Themenkomplexe Betrifft 1 Allgemeines 1. 1 Besoldungs-, Vergütungs-, Lohnnachweis (Entgeltnachweis) BS/TF Erstellung nur mit Werten zu AUßERHALB RÜCKRECHNUNG Angabe von Jahressummen 1. 2 Protokollierung von Dateneingaben im IPV System BS/TF 2 Personalsachbearbeitung 2. 1 Stufensteigerung - Ausgeschiedene Personalfälle TF/BS 2. 2 Hinweise zum Meldeverfahren VBL (EU-Rente auf Zeit) TF 2. 3 Hinweise zum IT 0011 (ext. Überweisungen) TF 2. 4 Einrichtung eines neuen Krankenkassenschlüssels TF 2.5 Erhöhung der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit der Landesbeamten BS 2.6 Änderung einer Feldbezeichnung im Infotyp Terminverfolgung (IT 0019) BS/TF 3 Abrechnungssachbearbeitung 3.1 Zentrale Betreuung zur SAP Abrechnung/Folgeaktivitäten (Tarif) im SSC TF/BS... Verkehrsverbindungen: U-Bahn Fehrbelliner Platz Bus 101, 104, 115 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Sprechzeiten: Zahlungen bitte bargeldlos Montag, Dienstag und Freitag an die Landeshauptkasse von 9-12 Uhr Berlin und nach Vereinbarung Intranet: T-Online:*Berlin# Geldinstitut Postbank Berlin Berliner Bank Berliner Sparkasse Landeszentralbank Kontonummer Bankleitzahl

2 - 2-1 Allgemeines 1.1 Besoldungs-, Vergütungs-, Lohnnachweis (Entgeltnachweis) Erstellung nur mit Werten zu AUßERHALB RÜCKRECHNUNG Aus den IPV anwendenden Stellen erhielt das SSC den Hinweis, daß bei Personalfällen ohne laufende Bezüge, jedoch mit Beträgen zu AUßERHALB RÜCKRECHNUNG, einer Vorauszahlung in Höhe des Nettos aus AUßERHALB RÜCKRECHNUNG und damit einem Zahlbetrag in Höhe von 0, kein Entgeltnachweis erstellt wird. Zur Abrechnungsperiode (Besoldung und Tarif) sind alle für den Entgeltnachweis relevanten Lohnarten zu AUßERHALB RÜCKRECHNUNG so eingestellt, daß bei Vorhandensein jede dieser Lohnarten die Erstellung eines Entgeltnachweises auslöst Angabe von Jahressummen Ein weiterer Hinweis bezog sich darauf, daß bei Personalfällen ohne laufende Bezüge auch dann immer noch Jahressummen ausgegeben werden, obwohl z.b. nur noch eine Forderung bzw. Forderung aus Vormonat ausgewiesen wird und sich keine Änderung zu einer der Jahressummen ergeben hat. Auch hier sind Änderungen zur Abrechnungsperiode (Besoldung und Tarif) durchgeführt worden, so daß Jahressummen auf dem Entgeltnachweis auch bei Personalfällen ohne laufende Bezüge nur dann ausgegeben werden, wenn sich zu einer dieser Jahressummen tatsächlich eine Änderung ergeben hat. Damit verhält sich das IPV System jetzt analog zu Personalfällen mit laufenden Bezügen. 1.2 Protokollierung von Dateneingaben im IPV System Mit IPV Rundschreiben 14/2002 wurde als Anlage 1 eine Übersicht zur Protokollierung von Daten im IPV System bekannt gegeben. Hierzu hat sich zum Informationstyp 0003 Abrechnungsstatus noch eine Änderung ergeben, es wird noch ein Feld mehr protokolliert. Diesem IPV Rundschreiben ist eine aktualisierte Fassung der Übersicht als Anlage 1 beigefügt. 2 Personalsachbearbeitung 2.1 Stufensteigerung - Ausgeschiedene Personalfälle Dem Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) liegen mehrere Meldungen vor, daß bei Durchführung des Reports zur Stufensteigerung Protokolle zu ausgeschiedenen Personalfällen mit dem Hinweis Tarifliche Umstufung wurde versäumt! Es wurde kein BB-Satz erzeugt, zum Datum TT.MM.JJJJ erstellt wurden. Zur Abrechnungsperiode Tarif wurde die Variante für den Stufensteigerungsreport so geändert, daß ausgeschiedene Personalfälle nicht mehr selektiert werden.

3 Hinweise zum Meldeverfahren VBL (EU-Rente auf Zeit) Leider sieht die SAP z. Zt. keine Möglichkeit, das Meldeverfahren bei dem Sachverhalt EU- Rente auf Zeit korrekt zu gestalten. Da diese Fehlerkonstellation seitens der VBL als K.O.-Fehler in der Meldedatei gewertet und damit die gesamte Diskette abgewiesen würde, bitten wir dringendst, diese Personalfälle mit dem IT 0051 für das maschinelle Meldeverfahren zu sperren und erforderliche Meldungen manuell zu fertigen. 2.3 Hinweise zum IT 0011 (ext. Überweisungen) Bei einer Zahlungseinstellung der Bezüge durch Ablauf von Fristen, z.b. Ende der Lohnfortzahlung, erfolgt ein automatisches Abgrenzen des Infotyps 0011 nicht. In diesen Fällen ist der Infotyp 0011 vom Sachbearbeiter selbständig aufzurufen und selbst abzugrenzen. 2.4 Einrichtung eines neuen Krankenkassenschlüssels Ab Gültigkeitsdatum wird für die Krankenkasse Eintracht Heusenstamm der Krankenkassenschlüssel 'KEH 411' eingerichtet. Folgende Werte sind zu diesem Schlüssel hinterlegt: Bezeichnung der Krankenkasse Kurzbezeichnung Anschrift der Krankenkasse Am Lindenbaum Heusenstamm Betriebsnummer der Krankenkasse Beitragssätze allgemein erhöht ermäßigt Krankenkasse Eintracht Heusenstamm KEH 13,6 % 15,8 % 12,2 % Bankverbindung Konto-Nr bei SEB AG Bankleitzahl Der Transport in die Produktivsysteme wird am erfolgen. 2.5 Erhöhung der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit der Landesbeamten Mit Wirkung vom 01.Juni 2002 erhöht sich die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit der Landesbeamten auf 40 Stunden in der Woche. Pausen werden - wie bisher - nicht auf die Arbeitszeit angerechnet. Der Anspruch auf Winterzusatzurlaub im Rahmen einer Besitzstandswahrung entfällt. Damit kann Winterzusatzurlaub letztmalig bis zum in Anspruch genommen werden. Die Änderungen zu Absatz 4 des 1 der Zweiten Verordnung zur Änderung arbeitszeitlicher und urlaubsrechtlicher Vorschriften (Pausenregelung im Schichtdienst) werden, in Abstimmung mit den einzelnen Verwaltungen, gesondert behandelt....

4 - 4 - Im Zeitraum vom wird das SSC maschinelle Anpassungen zu bestimmten Personalfällen durchführen. Dabei werden die maschinellen Anpassungen wie nachstehend beschrieben vorgenommen: 1. Infotyp Sollarbeitszeit (0007) Bei allen aktiven Beschäftigten wird zum Stichtag die Arbeitszeitplanregel durch die Arbeitszeitplanregel maschinell ersetzt. Zukünftige manuell angelegte Datensätze zum Infotyp Sollarbeitszeit (0007) mit einer Arbeitszeitplanregel werden nicht geändert bzw. bleiben erhalten. Alle anderen Arbeitszeitplanregeln werden maschinell nicht geändert, da hier systemseitig nicht erkannt werden kann, ob bei der vereinbarten Teilzeitbeschäftigung eine individuelle Vereinbarung getroffen wurde oder die Reduzierung der Arbeitszeit prozentual erfolgte. 2. Infotyp Basisbezüge (0008) Bei allen aktiven Beschäftigten werden zum Stichtag die Felder Stundenzähler und Nenner Basisbezüge von 39,5000 / 39,50 auf 40,0000 / 40,00 geändert. Diese Änderung wird nur dann maschinell vorgenommen, wenn der Stundenzähler den Wert 39,5000 und der Nenner den Wert 39,50 enthält. Bei allen anderen Werten wird keine Änderung vorgenommen. Zukünftige manuell angelegte Datensätze zum Infotyp Basisbezüge (0008) mit einem Stundenzähler und einem Nenner Basisbezüge 39,5000 / 39,50 werden nicht geändert bzw. bleiben erhalten. 3. Winterzusatzurlaub. Die Abwesenheitskontingenttypen Winterzusatzurlaub Fw (59) und Winterzusatzurlaub Pol (79) zum Infotyp Abwesenheitskontingente (2006) sind bei Bedarf manuell zum abzugrenzen. Hierzu ist es erforderlich, dass bei den entsprechenden Abwesenheitskontingenttypen im Feld Abtragungsende das Datum eingegeben wird. 2.6 Änderung einer Feldbezeichnung im Infotyp Terminverfolgung (IT 0019) Im Infotyp Terminverfolgung (IT 0019) hat das bisherige Feld Termin als Eingabehilfe die Kalenderanzeige. Der Benutzer kann also durch Auswahl eines bestimmten Datums festlegen, an welchem Tag er einen Termin wahrnimmt. Das Feld Termin ist im Zusammenhang mit dem Feld Terminart zu sehen. In diesem Feld hinterlegt der Benutzer, um welchen Termin es sich handelt, z.b. Ablauf der Probezeit. Im Deutschen ist der Begriff Termin relativ eindeutig; er beschreibt ein Datum, an dem jemand etwas wahrzunehmen hat, etwas erledigt. Im Zusammenhang mit Terminart kann der Begriff Termin jedoch auch missverstanden werden, indem der Benutzer davon ausgeht, dass es sich um eine Einschränkung zur Terminart handeln könnte. Um Missverständnisse zu vermeiden, wurden die Feldbezeichnungen zum Infotyp Terminverfolgung (IT 0019) geändert. Die Bezeichnung für das Feld Termin wird auf die neue Bezeichnung Termin am geändert. Diese Änderung wird ab 24.Mai 2002 zur Verfügung stehen....

5 - 5-3 Abrechnungssachbearbeitung 3.1 Zentrale Betreuung zur SAP Abrechnung/Folgeaktivitäten (Tarif) im SSC Die Durchführung der SAP-Abrechnung sowie der Folgeaktivitäten Tarif wird - wie bereits im IPV Rundschreiben 12/2002 angekündigt - letztmalig zentral im SSC für die IPV anwendenden Stellen begleitet. Wir bitten in Ihrem Interesse pro IPV anwendender Stelle nur mit maximal 2 Personen zu erscheinen. Die Betreuung findet vom bis in der Zeit von 8.00 bis Uhr im Raum 122 statt. Sofern erforderlich, steht der als sogenannter Puffertag ebenfalls betreut zur Verfügung. Wenn Sie diesen Termin wahrnehmen möchten, bringen Sie bitte folgendes mit: Zwei Pakete Disketten; für die Zahlungsdateien sind aus Sicherheitsgründen nur unbenutzte Disketten zu verwenden! Das von Ihnen verwendete Dienstsiegel; Briefumschläge für die Disketten an die LZB (A6 analog zur Anzahl der Disketten und A5 bzw. A4); eine verschließbare Diskettentasche (gepolstert oder aus stärkerem Karton) geeignet zum Versand der Diskette an das Bundesamt für Finanzen in Bonn per Post AG; eine ausreichende Anzahl von Umlaufmappen; Liste aller IPV Nutzer der IPV anwendenden Stelle mit Telefonnummer für mögliche telefonische Nachfragen (bei der Erstellung einer solchen Liste kann die Anwendungssystembetreuung Unterstützung geben). Liste aller Vorauszahlungen aus Profiskal; Stempelkissen, Büroklammern, Hefter bzw. Ordner zur Ablage der gedruckten Unterlagen usw. Bitte bereiten Sie die mitzubringenden Unterlagen bereits so vor (Beschriftung der Disketten, Umschläge, Umlaufmappen usw.), dass die weitere Nutzung ohne zeitlichen Aufwand möglich ist. Im Auftrag Beglaubigt Ehlert...

6 Verteiler für das IPV Rundschreiben Nr.: 16/2002 An die Bezirksämter von Berlin Charlottenburg-Wilmersdorf SE Pers 410, Friedrichshain-Kreuzberg PS-L, PS-Ansy, PS 37, Mitte PersAL, Pers 300, Neukölln SEP-FB III/1, Treptow-Köpenick P, Reinickendorf DirBA, PA 36, Steglitz-Zehlendorf PS L, PS 2, PS 216, Tempelhof-Schöneberg Pers IPV, PVFin-PA III 1, Marzahn-Hellersdorf FinPV L, PB 5, Pankow PA L, PA 5, PA 52, Lichtenberg PSL, PAS 1, Spandau PA II, PA II ABR, An die Senatsverwaltungen für Gesundheit, Soziales und Verbraucherschutz SE I-B, SE I D 16, SE 1 - B 5, Inneres ZD Pers, ZD Inn 2, QF 3, Wirtschaft, Arbeit und Frauen I C1, I C22, Finanzen ZS Pers, ZS ZD 6, ZS Pers 41, Stadtentwicklung SP 1-Kr, SP 41, SP 3, Justiz JVwA - AL -, I B 3, JVwA-B II 1-, Wissenschaft, Forschung und Kultur AV B, AV A 19, Bildung, Jugend und Sport I A 2, ZS A Wü, An weitere Behörden Berliner Feuerwehr PS L, FI ORG, PS 6, Landesverwaltungsamt Berlin SB BL, II E, II E 5, SB Fin 2, Landespolizeiverwaltungsamt LPVA I B, LPVA I B 44, Oberfinanzdirektion Berlin St 28, St 277d, Rechnungshof von Berlin PA Verw 13, Hochschule für Musik "Hanns Eisler" I, Hochschule für Schaupielkunst Büroleitung, Kunsthochschule Berlin-Weißensee Büroleitung, Landesschulamt Berlin ZS ALtr., ZS Ltr, IV E 11, Landeseinwohneramt Berlin P/F, P/F 413, nachrichtlich an Landesbetrieb für Informationstechnik GB II 5 Senatsverwaltung für Inneres ZS A 13 Hauptpersonalrat SSC Intern AG Fachorganisation IPV 41/42, IPV 43/44, IPV 45/46, IPV 47/48/49 AG Test IPV 3, IPV 31, IPV 32, IPV 33

7 ANLAGE 1 zum IPV-Rundschreiben 16/2002 Übersicht der zu protokollierenden Informationstypen bzw. Felder Infotyp Infotyptext / Feldbezeichnung Feldname Belegart * Alle angesprochenen Felder werden protokolliert 0000 Maßnahmen * Langzeitbelege 0001 Organisatorische Zuordnung * Langzeitbelege 0002 Daten zur Person * Langzeitbelege 0003 Abrechnungsstatus / Personalnr gesperrt ABRSP Langzeitbelege 0003 Abrechnungsstatus / abrechnen bis ABWD1 Langzeitbelege 0003 Abrechnungsstatus / nicht mehr abrechnen ABWD2 Langzeitbelege 0003 Abrechnungsstatus / Pers. tiefste Rückr PRDAT Langzeitbelege Block Abrechnung/Rückrechnung 0003 Abrechnungsstatus / Pers. tiefste Rückr Block Zeitauswertung PRTEV Langzeitbelege 0004 Behinderung * Langzeitbelege 0005 Urlaubsanspruch 0006 Anschriften * Langzeitbelege 0007 Sollarbeitszeit * Langzeitbelege 0008 Basisbezüge * Langzeitbelege 0009 Bankverbindung * Langzeitbelege 0010 Vermögensbildung * Langzeitbelege 0011 Externe Überweisung * Langzeitbelege 0012 Steuerdaten (D) * Langzeitbelege 0013 Sozialversicherung (D) * Langzeitbelege 0014 Wiederkehrende Be-/Abzüge * Langzeitbelege 0015 Ergänzende Zahlung * Langzeitbelege 0016 Vertragsbestandteile * Langzeitbelege 0019 Terminverfolgung * Langzeitbelege 0020 DEÜV * Langzeitbelege 0021 Familie/Bezugsperson * Langzeitbelege 0022 Ausbildung Stand vom Seite 1 von 5

8 ANLAGE 1 zum IPV-Rundschreiben 16/2002 Übersicht der zu protokollierenden Informationstypen bzw. Felder Infotyp Infotyptext / Feldbezeichnung Feldname * Alle angesprochenen Felder werden protokolliert Belegart 0023 Andere/frühere Arbeitgeber 0024 Qualifikationen 0025 Beurteilungen 0026 Direktversicherung 0027 Kostenverteilung * Langzeitbelege 0029 Berufsgenossenschaft * Langzeitbelege 0030 Vollmachten 0031 Referenzpersonalnr Betriebsinterne Daten * Langzeitbelege 0033 Statistik * Langzeitbelege 0034 Betriebliche Funktion 0035 Belehrungen 0040 Leihgaben Keine Protokollierung Keine Protokollierung 0041 Datumsangaben * Langzeitbelege 0045 Darlehen * Langzeitbelege 0048 Aufenthaltsstatus 0049 Kurzarbeit / Winterausfall 0050 Zeiterfassungsinformation 0051 VBL/ZVE-Daten * Langzeitbelege 0052 Verdienstsicherung * Langzeitbelege 0057 Mitgliedschaften 0078 Darlehenszahlungen * Langzeitbelege 0079 SV-Zusatzversorgung D * Langzeitbelege Stand vom Seite 2 von 5

9 ANLAGE 1 zum IPV-Rundschreiben 16/2002 Übersicht der zu protokollierenden Informationstypen bzw. Felder Infotyp Infotyptext / Feldbezeichnung Feldname * Alle angesprochenen Felder werden protokolliert Belegart 0080 Mutterschutz * Langzeitbelege 0081 Wehr-/Zivildienst * Langzeitbelege 0083 Abgeltung Urlaubsansprüche 0093 Vorarbeitgeber Daten * Langzeitbelege 0111 Pfändungen D Überweisung * Langzeitbelege 0112 Pf. D Forderung * Langzeitbelege 0113 Pf. D Zinsangaben * Langzeitbelege 0114 Pf. D Pfänd. Betrag * Langzeitbelege 0115 Pf. D Lohnanteile * Langzeitbelege 0116 Pf. D Überweisung * Langzeitbelege 0117 Pf. Ausgleich D * Langzeitbelege 0118 Kindergeldberechtigung OeD D * Langzeitbelege 0119 Festsetzung Kindergeld OeD D * Langzeitbelege 0121 RefPernr Priorität 0122 KG-Zuschlag 0123 Vorgabe Störfall-SV-Luft * Langzeitbelege 0124 Störfall D * Langzeitbelege 0126 Zusatzversorgung D 0128 Mitteilungen * Langzeitbelege 0130 Prüfverfahren 0165 Limits für Abzüge 0230 Zusatz zu P0008 PSG * Langzeitbelege 0231 Zusatz zu P0001 PSG * Langzeitbelege 0232 Kindergeld D * Langzeitbelege Stand vom Seite 3 von 5

10 ANLAGE 1 zum IPV-Rundschreiben 16/2002 Übersicht der zu protokollierenden Informationstypen bzw. Felder Infotyp Infotyptext / Feldbezeichnung Feldname * Alle angesprochenen Felder werden protokolliert Belegart 0237 Zusatz zu P0052 PSG * Langzeitbelege 0265 Sonderregelungen * Langzeitbelege 0271 Statistiken öff. Dienst Deutschland 0283 Statistiken öff. Dienst Deutschland 0302 Ergänzende Maßnahmen * Langzeitbelege 0304 Zusatz. Basisbezug * Langzeitbelege 0320 Dienstwohnung 0321 Personalunterkunft 0322 Versorgungsbezug 0329 Nebentätigkeit * Langzeitbelege 0330 Sachbezug 0341 DEÜV-Start * Langzeitbelege 0363 Vordienstzeiten 0415 Exportstatus 0416 Zeitkontingentabgeltungen * Langzeitbelege 0521 Altersteilzeit D * Langzeitbelege 0597 Teilzeitarbeit während Elternzeit * Langzeitbelege 2001 Abwesenheiten * Langzeitbelege 2002 Anwesenheiten 2003 Vertretungen * Langzeitbelege 2004 Bereitschaft * Langzeitbelege 2005 Mehrarbeiten * Langzeitbelege 2006 Abwesenheitskontingente * Langzeitbelege Stand vom Seite 4 von 5

11 ANLAGE 1 zum IPV-Rundschreiben 16/2002 Übersicht der zu protokollierenden Informationstypen bzw. Felder Infotyp Infotyptext / Feldbezeichnung Feldname * Alle angesprochenen Felder werden protokolliert Belegart 2007 Anwesenheitskontingente * Langzeitbelege 2010 Entgeltbelege * Langzeitbelege 2013 Kontingentkorrekturen * Langzeitbelege 2050 Jahreskalender * Langzeitbelege 2051 Monatskalender * Langzeitbelege 2052 Listerfassung An-/Abwesenheit 9001 Außerhalb Rückrechnung * Langzeitbelege Stand vom Seite 5 von 5