Landesverwaltungsamt Berlin

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1 Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) 1 Landesverwaltungsamt Berlin Berlin (Postanschrift) Empfänger gem. Verteiler GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) IPV AG-FO Bearbeiter(in) AG-Fachorganisation Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz Berlin Zimmer Telefon (030) interne Vorwahl (912) Vermittlung (030) 90-0 Fax (030) Adresse Ipv-hotline@lvwa.verwalt-berlin.de ( -adresse nicht für Dokumente mit elektronischer Signatur) Datum IPV Rundschreiben Nr Betr.: Durchzuführende Aktivitäten im Hinblick auf den Jahreswechsel Verkehrsverbindungen: U-Bahn Fehrbelliner Platz Bus 101, 104, 115 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Sprechzeiten: Zahlungen bitte bargeldlos Montag, Dienstag und Freitag an die Landeshauptkasse von 9-12 Uhr Berlin und nach Vereinbarung Intranet: T-Online:*Berlin# Geldinstitut Postbank Berlin Berliner Bank Berliner Sparkasse Landeszentralbank Kontonummer Bankleitzahl

2 - 2 - Übersicht der Themenkomplexe 1 Personaladministration und Zeitwirtschaft Abwesenheitskontingente >> BS/TF - Hr. Bonnes << Anlegen von neuen Steuerdatensätzen zum Jahresbeginn >> BS/TF - Fr. Rührmund << Auswerten von Steuerdatensätzen >> BS/TF Herr Reichelt << Schwerbehindertenstatistik >> BS/TF - Fr. Lühe << JAE Dezember und Januar >> TF - Fr. Braun << Versorgungsempfängerstatistik >> BS - Fr. Lühe << Abwesenheitsart 9335 Sonderurlaub und Anrechnung der Zuwendung/Sonderzahlung >> BS/TF - Fr. Albrecht << Auswertung VBL55 >> TF Fr. Braun << 6 2 Abrechnungssachbearbeitung Anlegen von neuen Steuerdatensätzen zum Jahresbeginn >> BS/TF - Fr. Rührmund << Auswerten von Steuerdatensätzen >> BS/TF - Hr. Reichelt << Schwerbehindertenstatistik (Testlauf) >> TF - Fr. Lühe << Schwerbehindertenstatistik (Echtlauf) >> TF - Fr. Lühe << Versorgungsempfängerstatistik >> BS - Fr. Lühe << Berufsgenossenschaft >> TF - Fr. Braun << Auswertung VBL55 >> TF - Fr. Braun << Jahreslohnkonten >> BS/TF - Fr. Lühe << Lohnsteuerbescheinigungen >> BS/TF - Fr. Lühe << JAE Dezember und Januar >> TF - Fr. Braun << Abwesenheitsart 9335 Sonderurlaub und Anrechnung der Zuwendung/Sonderzahlung >> BS/TF - Fr. Albrecht << Finanzstellen (ungültig ab ) Verbuchung von Nachberechnungsergebnissen >> BS/TF - Fr. Rührmund << 8

3 - 3-1 P e r s o n a l a d m i n i s t r a t i o n u n d Z e i t w i r t s c h a f t 1. 1 A b w e s e n h e i t s k o n t i n g e n t e > > B S / T F - H r. B o n n e s < < Die Beschreibung im Anwenderhandbuch zum Infotypen Abwesenheitskontingente (IT 2006) ist zu beachten A n l e g e n v o n n e u e n S t e u e r d a t e n s ä t z e n z u m J a h r e s b e g i n n > > B S / T F - F r. R ü h r m u n d < < S. auch Tz Beschäftigte sind verpflichtet, dem Arbeitgeber/Dienstherrn zu Beginn eines Kalenderjahres bzw. bei Beschäftigungsbeginn die von der Wohnsitzgemeinde ausgestellte Lohnsteuerkarte vorzulegen. Dementsprechend sollte für jedes Kalenderjahr zur Abrechnungsperiode 01 Besoldung bzw. Tarif ein neuer Datensatz zum Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) im IPV System angelegt werden. Die neuen Datensätze können manuell für jeden einzelnen Personalfall oder maschinell mit Hilfe eines Reports für alle Personalfälle angelegt werden. Die Berechtigung zum Ausführen des Reports und zum Anlegen der Datensätze hat die Abrechnungssachbearbeitung erhalten. Der Report erzeugt für alle Personalfälle zum XXXX einen neuen Datensatz im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012). Personalfälle, die zum XXXX oder einem höheren Datum bereits einen Steuerdatensatz besitzen - die also vom Personalsachbearbeiter bereits manuell angelegt wurden - bleiben dabei unverändert. Personalfälle für die bisher kein Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) existiert, werden vom Report nicht erfasst. Innerhalb der IPV anwendenden Stelle ist zu entscheiden, ob der Report genutzt werden soll oder nicht bzw. ob der Report alle Personalfälle des Buchungskreises oder alle Personalfälle eines Sachgebietes (Sachbearbeiter Personal) erfassen soll. Die entsprechenden Auswahlmöglichkeiten (Selektionskriterien) stehen der Abrechnungssachbearbeitung zur Verfügung. Die im IPV-Rundschreiben Nr enthaltenen Hinweise bzw. Beschreibungen bzgl. des Reports sind weiterhin aktuell. Hinweis Wird von dem Report ein Personalfall erfasst, für den wegen der Zahlung eines Sterbegeldes (Beschreibung für die Zahlung eines Sterbegeldes erfolgt im IPV-Rundschreiben für den Änderungsdienst TF /BS ) die zweite Seite des Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) angelegt wurde, ist zu beachten, dass die eingegebenen Werte über die Grundlagen des Versorgungsbezuges unverändert übernommen werden.

4 A u s w e r t e n v o n S t e u e r d a t e n s ä t z e n > > B S / T F H e r r R e i c h e l t < < S. auch Tz Beim Anlegen von neuen Steuerdatensätzen zum Jahresbeginn mit Report (s. Tz. 1.2) wird systemseitig im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) in dem Block Steuerkarte/Vorlage in dem Feld liegt nicht vor ein Haken gesetzt. (Wird der neue Datensatz ohne Report angelegt, sollten die Bearbeiter entsprechend verfahren.) Für die Personalsachbearbeiter besteht so die Möglichkeit, mit Hilfe des Reports Fehl. Steuerkarten alle Personalfälle auszuwerten, bei denen der Haken gesetzt ist. Der Report steht den Personalsachbearbeitern im Bereichsmenü ZPER unter dem Menüpunkt Infosysteme zur Verfügung: Liegt die Lohnsteuerkarte bereits zum Zeitpunkt der Erstellung des neuen Steuerdatensatzes vor oder wird sie zu einem späteren Zeitpunkt vorgelegt, ist es bei Übertragung der Daten von der Steuerkarte unbedingt erforderlich, im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) den Haken in dem Feld liegt nicht vor zu entfernen. Sollte der Haken bei der Erstellung einer Lohnsteuerbescheinigung noch gesetzt sein, wird eine besondere Lohnsteuerbescheinigung erstellt. Mit Hilfe des Reports können die Sachbearbeiter prüfen, welche Beschäftigten ihre Lohnsteuerkarte nicht rechtzeitig vorgelegt haben und ggf. anhand der Liste die Lohnsteuerklasse auf Steuerklasse 6 umstellen. Achtung Wegen der Auswirkungen der Eingaben in dem Block Steuerkarte/Vorlage in dem Feld liegt nicht vor auf die Lohnsteuerbescheinigung empfiehlt es sich vor Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung für 2006 über den genannten Report zu prüfen, ob im laufenden Jahr in jedem Fall

5 - 5 - der Haken entfernt wurde, wenn die Steuerkarte eingegangen ist. Ausstehende Steuerkarten können dann ggf. noch angemahnt werden S c h w e r b e h i n d e r t e n s t a t i s t i k > > B S / T F - F r. L ü h e < < S. auch Tzn. 2.3 und 2.4. Nach der Abrechnungsperiode 12 Tarif eines jeden Kalenderjahres sind - sofern aufgetreten - die Fehlermeldungen aus der Schwerbehindertenstatistik zu bereinigen, damit im darauf folgenden Monat Januar eines jeden Kalenderjahres von der Abrechnungssachbearbeitung der Echtlauf termingerecht durchgeführt werden kann J A E D e z e m b e r u n d J a n u a r > > T F - F r. B r a u n < < S. auch Tz Nach der Abrechnungsperiode 12 Tarif eines jeden Kalenderjahres sind die erstellten Aufstellungen zur Ermittlung der Über- oder Unterschreitung der JAE-Grenze zu prüfen, damit ggf. schon für den darauffolgenden Monat Januar eines jeden Kalenderjahres entsprechende Pflegearbeiten in den Infotypen Sozialvers. D (IT 0013), DEÜV (IT0020) bzw. SV-Zusatzvers. D (IT 0079) vorgenommen werden können. Nach der Abrechnungsperiode 01 Tarif eines jeden Kalenderjahres sind die erstellten Aufstellungen zur Ermittlung der Über- oder Unterschreitung der JAE-Grenze zu prüfen und ggf. sind in den Infotypen Sozialvers. D (IT 0013), DEÜV (IT0020) bzw. SV-Zusatzvers. D (IT 0079) Änderungen für das laufende Kalenderjahr vorzunehmen. Achtung Wir möchten noch einmal darauf hinweisen, dass die maschinell erstellten Berechnungsblätter eine Arbeitshilfe darstellen. Die Feststellung der Versicherungsfreiheit bzw. -pflicht ist eigenverantwortlich durchzuführen V e r s o r g u n g s e m p f ä n g e r s t a t i s t i k > > B S - F r. L ü h e < < S. auch Tz In der Abrechnungsperiode 02 Besoldung eines jeden Kalenderjahres sind - sofern aufgetreten - die Fehlermeldungen aus der Versorgungsempfängerstatistik zu bereinigen, damit die Statistik zur nächsten Abrechnungsperiode wiederholt werden kann A b w e s e n h e i t s a r t S o n d e r u r l a u b u n d A n r e c h n u n g d e r Z u w e n d u n g / S o n d e r z a h l u n g > > B S / T F - F r. A l b r e c h t < < S. auch Tz In der Abrechnungsperiode 11 Tarif 30 und Tarif 15, sowie in der Abrechnungsperiode 12 Besoldung eines jeden Kalenderjahres wird der Report Sonderurlaub unter Anrechnung der Bezüge durch die Abrechnungssachbearbeitung ausgeführt.

6 - 6 - Achtung Die Abwesenheitsart 9335 Sonderurlaub und Anrechnung der Zuwendung/Sonderzahlung muss im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) vor dem Termin der Personalabrechnung November für Tarif und vor dem Termin der Personalabrechnung Dezember für Besoldung gepflegt sein. Nur so wird durch Ausführung des o.a. Reports die Abwesenheitsart 9335 Sonderurlaub und Anrechnung der Zuwendung/Sonderzahlung in die Abwesenheitsart 9535 Abzug für Abwesenheitsart 9335 umgesetzt und die Reduzierung der Bezüge im Monat November für Tarif bzw. im Monat Dezember für Besoldung korrekt berücksichtigt A u s w e r t u n g V B L 5 5 > > T F F r. B r a u n < < S. auch Tz Grundsätzlich wird der Report von der Abrechnungssachbearbeitung im Januar eines jeden Jahres ausgeführt. Werden jedoch von der Personalsachbearbeitung für bereits ausgeschiedene Personalfälle Nachberechnungen veranlasst, ist die Abrechnungssachbearbeitung aufzufordern, für die korrekte Berechnung der Abfindungsbeträge auch außerhalb des Januar-Zeitfensters den Report auszuführen. 2 A b r e c h n u n g s s a c h b e a r b e i t u n g 2. 1 A n l e g e n v o n n e u e n S t e u e r d a t e n s ä t z e n z u m J a h r e s b e g i n n > > B S / T F - F r. R ü h r m u n d < < S. auch Tz Wenn in der IPV anwendenden Stelle die neuen Steuerdatensätze zum Jahresbeginn im IPV System maschinell mittels Report (s. Berichtsbäume) angelegt werden sollen, wird auf die Ablaufbeschreibung im Handbuch zur Personalabrechnung und Erstellung der Daten- und Druckausgaben im IPV Verfahren verwiesen (Seiten ff). Die Steuerdatensätze sind so rechtzeitig anzulegen, dass die Pflege im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) beginnen kann, sobald die Steuerkarten für das Folgejahr vorgelegt werden A u s w e r t e n v o n S t e u e r d a t e n s ä t z e n > > B S / T F - H r. R e i c h e l t < < S. auch Tz Sind zu Jahresbeginn die neuen Steuerdatensätze mittels Report angelegt worden, enthalten diese automatisch den Hinweis, dass die (neue) Lohnsteuerkarte noch nicht vorliegt. Wird bei Eingang der Lohnsteuerkarte dieser Hinweis entfernt, können die Personalsachbearbeiter anhand des Reports Fehl. Steuerkarten überprüfen, ob alle Lohnsteuerkarten rechtzeitig vorgelegt wurden (IPV-Anwenderhandbuch Seiten bis ) S c h w e r b e h i n d e r t e n s t a t i s t i k ( T e s t l a u f ) > > T F - F r. L ü h e < < S. auch Tz In der Abrechnungsperiode 12 Tarif eines jeden Kalenderjahres ist der Testlauf zur Schwerbehindertenstatistik aus dem Berichtsbaum Tarif 30 auszuführen. Auf die Ablaufbeschreibung

7 - 7 - im Handbuch zur Personalabrechnung und Erstellung der Daten- und Druckausgaben im IPV Verfahren wird verwiesen (Seiten ff). Werden Fehlermeldungen erstellt, sind diese vom Personalservice zur nächsten Abrechnungsperiode bereinigen zu lassen. Anzeige und Verzeichnis nach Sozialgesetzbuch IX sind nicht weiterzuleiten S c h w e r b e h i n d e r t e n s t a t i s t i k ( E c h t l a u f ) > > T F - F r. L ü h e < < S. auch Tz In der Abrechnungsperiode 01 Tarif eines jeden Kalenderjahres ist der Echtlauf zur Schwerbehindertenstatistik aus dem Berichtsbaum Tarif 30 auszuführen. Auf die Ablaufbeschreibung im Handbuch zur Personalabrechnung und Erstellung der Daten- und Druckausgaben im IPV Verfahren wird verwiesen (Seiten ff). Anzeige und Verzeichnis nach Sozialgesetzbuch IX sind an die/den Verantwortliche/n für die Schwerbehindertenstatistik in der Dienststelle weiterzuleiten V e r s o r g u n g s e m p f ä n g e r s t a t i s t i k > > B S - F r. L ü h e < < S. auch Tz In der Abrechnungsperiode 02 Besoldung eines jeden Kalenderjahres ist die Versorgungsempfängerstatistik aus dem Berichtsbaum Besoldung auszuführen. Auf die Ablaufbeschreibung im Handbuch zur Personalabrechnung und Erstellung der Daten- und Druckausgaben im IPV Verfahren wird verwiesen (Seiten ff). Werden Fehlermeldungen erstellt, sind diese vom Personalservice zur nächsten Abrechnungsperiode bereinigen zu lassen und die Versorgungsempfängerstatistik ist zu wiederholen B e r u f s g e n o s s e n s c h a f t > > T F - F r. B r a u n < < In der Abrechnungsperiode 01 Tarif eines jeden Kalenderjahres ist der Report Berufsgenossenschaft für das Vorjahr auszuführen. Auf die Ablaufbeschreibung im Handbuch zur Personalabrechnung und Erstellung der Daten- und Druckausgaben im IPV Verfahren wird verwiesen (Seiten ff) A u s w e r t u n g V B L 5 5 > > T F - F r. B r a u n < < S. auch Tz In der Abrechnungsperiode 01 Tarif eines jeden Kalenderjahres ist der Report Auswertung VBL55 für das Vorjahr auszuführen. Auf die Ablaufbeschreibung im Handbuch zur Personalabrechnung und Erstellung der Daten- und Druckausgaben im IPV Verfahren wird verwiesen (Seiten ff) J a h r e s l o h n k o n t e n > > B S / T F - F r. L ü h e < < In der Abrechnungsperiode 01 Besoldung, Tarif 30 und Tarif 15 eines jeden Kalenderjahres sind die Jahreslohnkonten aus den Berichtsbäumen Besoldung, Tarif 30 und Tarif 15 zu erstel-

8 - 8 - len. Auf die Ablaufbeschreibung im Handbuch zur Personalabrechnung und Erstellung der Daten- und Druckausgaben im IPV Verfahren wird verwiesen (Seiten ff) L o h n s t e u e r b e s c h e i n i g u n g e n > > B S / T F - F r. L ü h e < < In der Abrechnungsperiode 01 Besoldung, Tarif und Tarif 15 eines jeden Kalenderjahres sind die Lohnsteuerbescheinigungen aus den Berichtsbäumen Besoldung, Tarif und Tarif 15 zu erstellen. Auf die Ablaufbeschreibung im Handbuch zur Personalabrechnung und Erstellung der Daten- und Druckausgaben im IPV Verfahren wird verwiesen (Seiten ff). Achtung Zuerst sind die Testläufe (s. Ablaufbeschreibungen im Handbuch zur Personalabrechnung und Erstellung der Daten- und Druckausgaben im IPV Verfahren, Seiten ff und ff) innerhalb der Monatlichen Aktivitäten Teil 1 auszuführen J A E D e z e m b e r u n d J a n u a r > > T F - F r. B r a u n < < S. auch Tz Nach der Abrechnungsperiode 12 Tarif eines jeden Kalenderjahres ist der Report zur Überprüfung der KV-Pflicht bzw. KV-Freiheit aus den Berichtsbäumen Tarif und Tarif 15 auszuführen. Auf die Ablaufbeschreibung im Handbuch zur Personalabrechnung und Erstellung der Daten- und Druckausgaben im IPV Verfahren wird verwiesen (Seiten ff). Die Druckausgaben sind an den Personalservice weiterzuleiten. Nach der Abrechnungsperiode 01 Tarif eines jeden Kalenderjahres ist die Überprüfung der KV-Pflicht bzw. KV-Freiheit aus den Berichtsbäumen Tarif und Tarif 15 auszuführen. Auf die Ablaufbeschreibung im Handbuch zur Personalabrechnung und Erstellung der Daten- und Druckausgaben im IPV Verfahren wird verwiesen (Seiten ff). Die Druckausgaben sind an den Personalservice weiterzuleiten A b w e s e n h e i t s a r t S o n d e r u r l a u b u n d A n r e c h n u n g d e r Z u w e n d u n g / S o n d e r z a h l u n g > > B S / T F - F r. A l b r e c h t < < S. auch Tz In der Abrechnungsperiode 11 Tarif und Tarif 15, sowie in der Abrechnungsperiode 12 Besoldung eines jeden Kalenderjahres ist der Report Sonderurlaub unter Anrechnung der Bezüge auszuführen. Auf die Ablaufbeschreibung im Handbuch zur Personalabrechnung und Erstellung der Daten- und Druckausgaben im IPV Verfahren wird verwiesen (Seiten ff) F i n a n z s t e l l e n ( u n g ü l t i g a b ) V e r b u c h u n g v o n N a c h b e r e c h n u n g s e r g e b n i s s e n > > B S / T F - F r. R ü h r m u n d < < Bei dem Treffen der Abrechnungssachbearbeiter am im BA Steglitz-Zehlendorf wurden die anwesenden Abrechnungssachbearbeiter bzgl. des gewünschten Umganges zur Verbuchung von Nachberechnungsergebnissen befragt.

9 - 9 - Hinweis Nachberechnungsergebnisse werden unter der Finanzstelle verbucht, die in der Abrechnungsperiode gültig war, aus der das Nachberechnungsergebnis stammt. Dadurch können auch ungültige Finanzstellen bebucht werden. Die Frage/n lautete/n: a) Ist es gewünscht, dass das SSC künftig programmtechnisch die aus der Abrechnungsvergangenheit stammende Finanzstelle durch die in dem aktuell gültigen Datensatz des Infotyp Organisatorische Zuordnung (IT 0001) enthaltene Finanzstelle ersetzt. oder b) Ist es gewünscht, dass die IPV anwendenden Stellen weiterhin dem SSC mitteilen, welche Finanzstelle/n ungültig ist / sind und in welche/n Finanzstelle/n Nachberechnungsergebnisse künftig zu verbuchen sind (Das SSC pflegt dazu eine kundeneigene Tabelle im IPV System). Die Antwort der anwesenden Abrechnungssachbearbeiter lautete, dem SSC weiterhin die Änderungen bzgl. der Finanzstellen melden zu wollen. Auch die im Infotyp Organisatorische Zuordnung (IT 0001) aktuell enthaltene Finanzstelle muss nicht immer die gewünschte sein, außerdem würde ein Automatismus die eigene Überwachung im Verfahren Profiskal unmöglich machen. Sollten in einer IPV anwendenden Stelle Änderungen in Bezug auf die Finanzstellen zum Jahreswechsel anstehen, ist das SSC rechtzeitig in Kenntnis zu setzen, damit die Informationen im IPV System hinterlegt werden können. Im Auftrag Beglaubigt Rührmund Braun

10 Verteiler für das IPV Rundschreiben Nr.: An die Bezirksämter von Berlin Charlottenburg-Wilmersdorf SE Pers370, Friedrichshain-Kreuzberg PS-L, PS-Ansy, PS 37, Mitte PersAL, Pers 130, Pers 140, Neukölln SEP-FB Pers III, Treptow-Köpenick P, PIPV Reinickendorf PS L, Dir BA, PS 36, PS-ASB, Steglitz-Zehlendorf PS L, PS 2, PS 216, PS 15, Tempelhof-Schöneberg Pers IPV, PA III 1, Marzahn-Hellersdorf HPV L, PB 5, HPVL 3, Pankow PA L, PA 5, PA ABR 1, PA 17 ASB, Lichtenberg PF L, PAS 1, PAS, Spandau PA I, PA II ABR, PA II ASB, An die Senatsverwaltungen für Gesundheit, Soziales und Verbraucherschutz ZS B, ZS D14, ZS B16, Inneres ZS A 21 Kr, Wirtschaft, Arbeit und Frauen IA 3, IA 34, IA 36 Finanzen ZS A, ZS A 15, ZS A 16, ZS A 27, ZS A 27c Stadtentwicklung SP 01, SP B 15, SP A 22, Justiz JVwA - AL -, I B 3, JVwA B II 1, JVwA - B I 1 -, Wissenschaft, Forschung und Kultur SE B, SE B 15, SE B 21, Bildung, Jugend und Sport SE P Ltr, SE P Vw, SE P C 11, SE C ASB1, An weitere Behörden Berliner Feuerwehr StD4, StD5, Fi HH 12, Landesverwaltungsamt Berlin SB BL, II E, II E 1, PS Abr Lo, PS 12, Der Polizeipräsident in Berlin ZSE I B 4, ZSE I B 431, ZSE I B 44, Rechnungshof von Berlin PA Verw 13, Hochschule für Musik "Hanns Eisler" I, Hochschule für Schauspielkunst Büroleitung, Kunsthochschule Berlin-Weißensee Büroleitung, Landeseinwohneramt Berlin Zentrales Personalüberhangmanagement nachrichtlich an IT-Dienstleistungszentrum Berlin GB VI 3 Senatsverwaltung für Inneres ZS B 11 Hauptpersonalrat ZS L, ZS 2 Ne, ZeP Pers 34, ZeP SE 11, SSC Intern AG Betreuung IPV 14, IPV 141, IPV 142, IPV 143, IPV 144 AG Fachorganisation IPV 44 Ca/45, IPV 47/48/49, IPV 40A/B/C, IPV 4s Re TP Stellenwirtschaft IPV 6 ZASB