Landesverwaltungsamt Berlin

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1 Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) Landesverwaltungsamt Berlin Berlin (Postanschrift) Empfänger gem. Verteiler GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) IPV 40 Bearbeiter Herr Lüdtke Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz Berlin Zimmer 1063 Telefon (030) interne Vorwahl (912) Vermittlung (030) 90-0 Fax (030) Adresse [email protected] ( -adresse nicht für Dokumente mit elektronischer Signatur) Datum IPV Rundschreiben Nr. 29/2004 Betr.: Änderungen zur Abrechnungsperiode 12/2004 (Besoldung) sowie weitere Hinweise für Tarif und Stellenwirtschaft... Verkehrsverbindungen: U-Bahn Fehrbelliner Platz Bus 101, 104, 115 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Sprechzeiten: Zahlungen bitte bargeldlos Montag, Dienstag und Freitag an die Landeshauptkasse von 9-12 Uhr Berlin und nach Vereinbarung Intranet: T-Online:*Berlin# Geldinstitut Postbank Berlin Berliner Bank Berliner Sparkasse Landeszentralbank Kontonummer Bankleitzahl

2 - 2 - Betrifft Autor 1 Allgemeines 1. 1 Infotyp Mitteilungen (IT 0128) - Vorlage Steuerkarte BS/TF Fr. Hötger 1. 2 Entgeltnachweise - Informationen für Beschäftigte BS/TF Fr. Rührmund 1.3 Korrektur zum Anwenderhandbuch - Infotyp Höherwertige Tätigkeit (IT 0509) TF Fr. Schwierkus 2 Personaladministration und Zeitwirtschaft 2. 1 Altersteilzeit Tarif TF Hr. Lüdtke Fehlerhafter Kindererhöhungsbetrag in der Zuwendung Fehlerhafte Ermittlung des ZVE erh. Betrages Mindestnettotabelle Lohnart 3869 führte zum Abbruch der Personalabrechnung 3 Abrechnungssachbearbeitung 3. 1 Datenzugriff Steuerprüfung BS/TF Frau Lühe...

3 - 3-1 Allgemeines 1.1 Infotyp Mitteilungen (IT 0128) - Vorlage Steuerkarte Die bisherige Formulierung des Textes der allgemeinen Mitteilung (Infotyp Mitteilungen, Subtyp 1) zur Vorlage der Lohnsteuerkarte (Z_IPV Vorlage Steuerkarte (2)) ist nicht hinreichend aussagekräftig. Nach Abstimmung mit der Fachaufsicht der Senatsverwaltung für Inneres sind die zwei bisherigen Standardtexte geändert und ein dritter Text eingerichtet worden (Z_IPV Vorlage Steuerkarte (1), (2), (3)). Der Transport in das Produktivsystem ist für den vorgesehen. 1.2 Entgeltnachweise - Informationen für Beschäftigte Aus aktuellem Anlass möchten wir zu dem Thema Information von Beschäftigten über den Entgeltnachweis einige wichtige Hinweise geben: Um Beschäftigten der Berliner Verwaltung Informationen über den Entgeltnachweis zukommen zu lassen, können ausschließlich zwei Wege beschritten werden a) Textbeitrag unmittelbar im Entgeltnachweis drucken oder b) dem Entgeltnachweis eine Beilage (Flyer) beizufügen. Zu a) Um im Entgeltnachweis unmittelbar einen Textbeitrag drucken zu lassen, ist es erforderlich den Text über den Infotyp Mitteilungen (IT 0128) im IPV System zu pflegen. Dafür stehen entweder fest hinterlegte Texte im IPV System zur Verfügung bzw. kann frei formulierter Text gepflegt werden. Feste Texte werden vom Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) im IPV System hinterlegt. Dabei handelt es sich ausschließlich um Texte, die von allgemeiner Bedeutung mit thematischem Bezug zu Personalangelegenheiten und für alle IPV anwendenden Stellen gleichermaßen verwendbar sind. Darunter sind insbesondere auch Texte, die mit der Senatsverwaltung für Inneres abgestimmt sind und daher nicht ohne weiteres geändert werden (s. auch Tz 1.1). Sollen weitere Texte mit oben beschriebener Bedeutung im IPV System hinterlegt werden, ist rechtzeitig eine entsprechende Anforderung schriftlich an das SSC zu richten und abzustimmen. Zu b) Sofern seitens einer oder mehrerer IPV anwendender Stellen der Wunsch besteht, Beschäftigten eine Information mittels einer Beilage (Flyer) zum Entgeltnachweis zukommen zu lassen, ist die Senatsverwaltung für Inneres einzuschalten (s. auch Tz. 1.5 des IPV- Rundschreibens Nr. 25/2003 vom ); auch hierbei ist der allgemeine Charakter zu beachten. Spezifische Informationen ohne Bezug zu Personalangelegenheiten sollten den Beschäftigten - ggf. sogar nur Beschäftigtengruppen - auf andere Art und Weise zukommen. Es ist den IPV anwendenden Stellen nicht gestattet, Aufträge - sei es der Wunsch nach Aufdrucken auf den Entgeltnachweisen oder die Beifügung von Flyern - an den Landesbetrieb für Informationstechnik zu vergeben. Auftraggeber für den LIT ist entweder die Senatsverwaltung für Inneres oder das SSC. Je nachdem worum es sich handelt - neuer Text im IPV System oder Flyer - hat eine Abstimmung entweder mit dem SSC oder der Senatsverwaltung für Inneres stattzufinden Wir bitten diese Information innerhalb der IPV anwendenden Stelle zu verbreiten, damit künftig

4 - 4 - auch die Bereiche innerhalb einer IPV anwendenden Stelle über die korrekten Wege informiert sind, die nicht Personalservice sind. 1.3 Korrektur zum Infotyp Höherwertige Tätigkeit (IT 0509) Mit dem Transport am wurden die Systemeinstellungen zum o.g. Infotyp erneut geändert. Durch diese Änderung ist es jetzt erforderlich, in der Registerkarte Höherwertige Tätigkeit in jedem Fall die Vorschlagswerte mit den Werten des zu Vertretenden zu überschreiben! Dies war bisher für die Berechnung der ständigen bzw. nichtständigen Vertretungszulage 14 %, die ein Arbeiter erhalten sollte, nicht erforderlich. Hier reichte bisher das Überschreiben der vorgeschlagenen Mitarbeitergruppe C mit A (für die Vertretung eines Angestellten) oder B (für die Vertretung eines Beamten) aus. Werden jetzt außer der Mitarbeitergruppe keine weiteren Werte geändert, erscheint beim Bestätigen der Dateneingabe folgende Meldung: Werden die erforderlichen Werte nicht überschrieben und die Meldung nicht beachtet, kann die Sicherung des Datensatzes zwar erfolgen, aber die korrekte maschinelle Berechnung der Vertretungszulage 14% ist nicht möglich. Die Beschreibung im Anwenderhandbuch ist bis zur Auslieferung einer geänderten Fassung manuell anzupassen: Zu Nr. 13 ist auf Seite der 2. Absatz (Hinweis: Hat der Arbeiter Anspruch... ) zu streichen. Wurden vor dem Transport Datensätze bereits ohne die jetzt erforderlichen Dateneingaben angelegt, kann es in der Personalabrechnung mit folgender Fehlermeldungzum Abbruch kommen: Für den betroffenen Personalfall ist dann der Infotyp Höherwertige Tätigkeit (IT 0509) entsprechend zu korrigieren. Es ist darauf zu achten, daß auch der entsprechende Datensatz des Infotyp Basisbezüge (IT 0008) angepaßt wird. 2 Personaladministration und Zeitwirtschaft 2.1 Altersteilzeit Tarif Fehlerhafter Kindererhöhungsbetrag in der Zuwendung In der maschinellen Berechnung der Altersteilzeitbeträge wird derzeit der Kindererhöhungsbetrag in der Zuwendung bei der Ermittlung des fiktiven Vollzeitbruttos nur zur Hälfte berücksichtigt. Daraus resultiert ein fehlerhafter Mindestnettobetrag und in der Folge ein fehlerhafter Zusatzaufstockungsbetrag (Aufstockung 83%). Des weiteren ergibt sich für die Zuwendung eine fehlerhafte Aufstockung zur Rentenversicherung. Dieser Fehler im Standard des SAP-Systems R/3 HR kann nach unserem derzeitigen Kenntnistand nur durch eine Programmkorrektur der Firma SAP behoben werden. Da uns diese zur Zeit noch nicht vorliegt, ist eine kurzfristige Fehlerkorrektur unsererseits nicht möglich Fehlerhafte Ermittlung des ZVE erh. Betrages Die maschinelle Berechnung des 1,8-fachen der zur Hälfte zustehenden Bezüge nach 4 TV ATZ ist in folgenden Fällen fehlerhaft:...

5 - 5 - a) Bei der Ermittlung der Zuwendung ist nach unserem Kenntnisstand der für die Zuwendung berechnete ZVE Erhöhungsbetrag dann nicht nachvollziehbar, wenn dieser negativ ermittelt und auch so in den Abrechnungsergebnissen sowie dem Entgeltnachweis dargestellt wird. b) Liegt in dem Monat der Berechnung des ZVE Erhöhungsbetrages ein Split vor, wird der systemseitig ermittelte ZVE-Erhöhungsbetrag fehlerhaft auf die einzelnen Teilzeiträume aufgeteilt (auch hier mit Negativbetragsbildung). c) Bei der Gewährung von sog. Vollzeitzahlungen (dies sind Bezügebestandteile, die während der Altersteilzeit nicht teilzeitanteilig gekürzt werden, wie z.b. der halbe Ehegattenbestandteil wenn beide Partner im ö.d. sind, Wechselschicht- und Schichtzulagen bei Angestellten usw.) wird in der Berechnung des 1,8-fachen der zur Hälfte zustehenden Bezüge nach 4 TV ATZ die Vollzeitzahlung von der Differenz zwischen dem VBL ATZ- Teilzeitbrutto und dem auf 90% hochgerechneten VBL-Brutto abgezogen. Dies ist nicht korrekt, da bei der Berechnung des 1,8-fachen der zur Hälfte zustehenden Bezüge nach 4 TV ATZ die Vollzeitzahlung gar nicht berücksichtigt werden darf. In der Folge ist das VBL-Brutto um den Betrag der Vollzeitzahlung zu niedrig. Auch diese Fehler können nach unserem derzeitigen Kenntnistand nur durch eine Programmkorrektur der Firma SAP behoben werden Mindestnettotabelle 2004 Im IPV-Rundschreiben Nr. 25/ 2004 haben wir im Tz mitgeteilt, dass für Personalfälle in Altersteilzeit mit maschineller Berechnung der Altersteilzeitbeträge, die Anspruch auf die Anwendung der Mindestnettotabelle 2004 haben, eine individuelle Rückrechnung über die Lohnart 9010 im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) zum jeweiligem Beginn der maschinellen Altersteilzeitberechnung anzustoßen ist. Vorsorglich machen wir darauf aufmerksam, dass die Aufstockungsbeträge des Jahres 2004 auch in die Lohnsteuerbescheinigung des Jahres 2004 einfliessen sollten. Dies ist nur gewährleistet, wenn die Rückrechnung bis zur Personalabrechnung Tarif 12/2004 erfolgt Lohnart 3869 führte zum Abbruch der Personalabrechnung Für Altersteilzeitbeschäftigte, die unter die Regelung der 37 BAT / BAT-O bzw. 34 BMT-G / BMT-G O fallen, ist nach Ablauf der Entgeltfortzahlung bis zum Ende der jeweiligen Krankenbezugsfrist der Aufstockungsbetrag in Höhe des kalendertäglichen Durchschnitts des nach 5 (1) und (2) TV ATZ in den letzten drei abgerechneten Kalendermonaten maßgebenden Aufstockungsbetrages zu zahlen. In den Fällen, in denen die maschinelle Ermittlung des kalendertäglichen Durchschnitts der Aufstockungsbeträge ( 5 Abs. 1 und 2 TV ATZ) fehlerhaft ist [s. Beschreibung des Infotyp Altersteilzeit D (IT 0521) im Anwenderhandbuch S ff.], muss dieser Durchschnittsbetrag manuell ermittelt und über die Lohnart 3869 manuell Durchsch Aufst im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) gepflegt werden. Die Pflege der Lohnart 3869 manuell Durchsch Aufst im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) führte zu einem Abbruch des Personalfalles in der Personalabrechnung. Der Fehler ist inzwischen behoben....

6 - 6 - Die entsprechenden Personalfälle in Altersteilzeit können wieder mit der Lohnart 3869 manuell Durchsch Aufst (auch rückwirkend) gepflegt werden. Der Transport in das Produktivsystem ist für den vorgesehen. 3 Abrechnungssachbearbeitung 3.1 Datenzugriff Steuerprüfung Im IPV-Rundschreiben Nr. 27/2004 wurden Sie über die geänderte Funktionalität Datenzugriff Steuerprüfung informiert. Im IPV-System stehen ab sofort die Systemeinstellungen wieder zur Verfügung, die der Finanzbehörde den Datenzugriff gewährt. Einige Funktionalitäten haben sich geändert, daher wurde eine neue Ablaufbeschreibung erstellt. Anlage 1 zu diesem IPV-Rundschreiben ersetzt die als Anlage 2 zum IPV-Rundschreiben Nr. 20/2003 veröffentlichte Ablaufbeschreibung Datenzugriff Steuerprüfung. Eine Übersicht der wesentlichen Änderungen ist auf Seite drei der Ablaufbeschreibung Datenzugriff Steuerprüfung dargestellt. Über das in der Ablaufbeschreibung erwähnte ELSTER- Verfahren wird im IPV-Rundschreiben zur Abrechnungsperiode 12/2004 Tarif informiert. Die in der Ablaufbeschreibung angegebe Kennzeichnung der Lohnsteuerbescheinigung wird erst wirksam, wenn die Systemeinstellungen für das ELSTER-Verfahren vorgenommen sind. Das wird voraussichtlich zur Abrechnungsperiode 12/2004 Tarif erfolgen. Im Auftrag Beglaubigt Rührmund Lüdtke...

7 Verteiler für das IPV Rundschreiben Nr.: 29/2004 An die Bezirksämter von Berlin Charlottenburg-Wilmersdorf SE Pers370, Friedrichshain-Kreuzberg PS-L, PS-Ansy, PS 37, Mitte PersAL, Pers 131, Pers 140, Neukölln SEP-FB Pers III, Treptow-Köpenick P, PIPV Reinickendorf PS L, Dir BA, PS 36, PS-ASB, Steglitz-Zehlendorf PS L, PS 2, PS 216, PS 15, Tempelhof-Schöneberg Pers IPV, PA III 1, Marzahn-Hellersdorf HPV L, PB 5, HPVL 3, Pankow PA L, PA 5, PA ABR 1, PA 52-ASB, Lichtenberg PF L, PAS 1, PAS, Spandau PA I, PA II ABR, PA II ASB, An die Senatsverwaltungen für Gesundheit, Soziales und Verbraucherschutz ZS B, ZS D14, ZS B16, Inneres ZS A 21 Kr, ZS A 23 Ma, Wirtschaft, Arbeit und Frauen IA 3, IA 37, Finanzen ZS A 15, ZS A 16, Stadtentwicklung SP 01, SP B 15, SP A 1, Justiz JVwA - AL -, I B 3, JVwA B II 1, JVwA - B I 1 -, Wissenschaft, Forschung und Kultur SE B, SE B 15, SE B 21, Bildung, Jugend und Sport SE P Ltr, SE P Vw, SE P C 11, SE C ASB1, An weitere Behörden Berliner Feuerwehr PS L, FI ORG, PS 33, PS ASB, Landesverwaltungsamt Berlin SB BL, II E, II E 5, SB Fin 2, PS 2 Lo Der Polizei Präsident in Berlin ZSE I B 4, ZSE I B 434, ZSE I B 44, Oberfinanzdirektion Berlin ST 2, ST 25, ST 277d, ST 251, Rechnungshof von Berlin PA Verw 13, Hochschule für Musik "Hanns Eisler" I, Hochschule für Schaupielkunst Büroleitung, Kunsthochschule Berlin-Weißensee Büroleitung, Landeseinwohneramt Berlin ZS L, P/ZS 2 Lo, ZS 2 Ne, Zentrales Personalüberhangmanagement ZeP Pers 34, ZeP SE 11, nachrichtlich an Landesbetrieb für Informationstechnik GB VI 3 Senatsverwaltung für Inneres ZS B 11 Hauptpersonalrat SSC Intern AG Betreuung IPV 14, IPV 141, IPV 142, IPV 143 AG Fachorganisation IPV 44/45/46, IPV 47/48/49, IPV 40A/B/C TP Stellenwirtschaft IPV 6 ZASB

8 Ablaufbeschreibung Datenzugriff Steuerprüfung Inhaltsverzeichnis Seite Allgemeine Hinweise und Anmeldung im Produktivsystem... 2 Lohnsteueranmeldung... 5 Lohnsteuerbescheinigung... 8 Lohnkonto Lohnartennachweis Download Infotypen - Anzeige Steuerrelevanz Lohnart Abmelden im Produktisystem Stand: Seite: 1 von 27

9 Allgemeine Hinweise und Anmeldung im Produktivsystem Diese Ablaufbeschreibung ist mit der Systemeinstellung New Visual Design und mit den Optionen Dialogfenster bei Info-, Warn-, Fehler- und Abbruchmeldung erstellt worden. Wird diese Systemeinstellung nicht verwendet, können in den Bildschirmmasken andere als die beschriebenen Symbole angezeigt werden. Werden die o.g. Optionen nicht verwendet, werden einige Dialogfenster (Pop Ups) nicht angezeigt, und es entfallen Schritte zum Verlassen der Dialogfenster. Die Funktionalität der Reports ist bei beiden Systemeinstellungen bzw. Optionen ohne Dialogfenster bei Info-, Warn-, Fehler- und Abbruchmeldung gleichermaßen gegeben. Falls Sie die Systemeinstellung New Visual Design verwenden möchten, wählen Sie vor Anmeldung im Produktivsystem im Startmenü den Menüpunkt Einstellungen, hier den Menüpunkt Systemsteuerung. Wählen Sie das Symbol mit Doppelklick aus. Das Feld Use New Visual Design ist ggf. zu markieren, der Button zu drücken. Falls Sie die Optionen Dialogfenster bei Info-, Warn-, Fehler- und Abbruchmeldung verwenden möchten, wählen Sie nach der Anmeldung im Produktivsystem in der Symbolleiste den Button Anpassung des lokalen Layouts Alt+F12, hier den Menüpunkt Optionen. In der Registerkarte Optionen sind folgende Felder ggf. zu markieren: Die Anmeldung erfolgt im Produktivsystem mit dem Benutzer XXXX-F001. Dabei bedeutet XXXX Buchungskreis. Das Kennwort ist im SSC des Landesverwaltungsamtes Berlin bei der Arbeitsgruppe DV-Technik zu erfragen. Ansprechpartner sind hier Herr Duntze, Telefon 9(0) , Frau Frommer, Telefon 9(0) oder Herr Heisig, Telefon 9(0) Sollten Sie einmal keinen der Ansprechpartner erreichen, wenden Sie sich bitte an die IPV-Hotline, Telefon 9(0) Jeder Buchungskreis (IPV anwendende Stelle) besteht aus einem Abrechnungskreis für Besoldung und einem Abrechnungskreis für Tarif. Stand: Seite: 2 von 27

10 Der Abrechnungskreis ist, bis auf die Funktionen Infotypen-Anzeige und Steuerrelevanz Lohnart, Selektionskriterium für jeden Report. Er kann direkt eingetragen oder aus der Wertehilfe zum Feld Abrechnungskreis mit Doppelklick ausgewählt werden. Die Wertehilfe zu einem Feld ist der Button rechts hinter dem Eingabefeld. Er ist entweder gleich sichtbar oder wird angezeigt, nachdem das Feld angeklickt worden ist. Nicht alle Felder haben eine Wertehilfe. Zweites Selektionskriterium für die Reports ist der Zeitraum. Er wird entweder als Abrechnungsperiode in der Form MM JJJJJ oder als Zeitraum (von) TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ eingegeben. Die Auswertungsreports können zu jedem beliebigen Zeitpunkt ausgeführt werden. Auswertungsergebnisse werden aber nur für bereits abgerechnete Abrechnungsperioden erzielt. Für in der Zukunft liegende Abrechnungsperioden können keine Auswertungsergebnisse erzielt werden. Lediglich die Funktion Infotypen-Anzeige ist auch für spätere Zeiträume möglich, die Funktion Steuerrelevanz Lohnart (Ansicht der Tabelle) ist zeitunabhängig. Die Reports können in beliebiger Reihenfolge ausgeführt werden. Sie sind hier in der Reihenfolge beschrieben, wie sie im Berichtsbaum, genannt Berichtsbaum Berichtsauswahl Datenzugriff Steuerprüfer, angeordnet sind. Gegenüber den in Anlage 2 zum IPV-Rundschreiben 20/2003 veröffentlichten Hinweisen haben sich folgende Änderungen bzw. Ergänzugen ergeben: Die Lohnsteueranmeldung kann gedruckt, aber nicht mehr in eine Datei außerhalb des IPV-Systems übertragen werden. Da erstmals für das Kalenderjahr 2004 die Lohnsteuerbescheinigungen über das System der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mittels ELSTER- Verfahren (Elektronische Steuererklärung) über die Clearingstelle und die Oberfinanzdirektion des jeweiligen Bundeslandes an das zuständige Finanzamt übertragen werden, sind alle außerhalb des ELSTER-Verfahrens erzeugten Lohnsteuerbescheinigungen gekennzeichnet. Ab der Abrechnungsperiode 01/2004 ist jede mit einem anderen Programm als dem ELSTER-Verfahren erzeugte Lohnsteuerbescheinigung in Spalte 1 mit X gekennzeichnet. Der Download wird nicht mehr in 12 Schritten (je Monat eine Datei) ausgeführt. Stattdessen werden alle Dateien in einem Schritt in Dateien außerhalb des IPV-Systems exportiert. Stand: Seite: 3 von 27

11 Im SAP-Menü den Menüpunkt Steuerprüfung mit Doppelklick öffnen Folgende Bildschirmmaske wird angeboten: Bild 01: Anzeigen Berichtsbaum Berichtsauswahl Datenzugriff Steuerprüfer Stand: Seite: 4 von 27

12 Lohnsteueranmeldung Die Lohnsteueranmeldung kann jeweils für eine Abrechnungsperiode erstellt werden. Lohnsteueranmeldung mit Klick auf das Symbol öffnen Lohnsteueranmeldung IPV mit Doppelklick öffnen Folgende Bildschirmmaske wird angeboten: Bild 02: Datenzugriff Steuerprüfung: Aufruf der Lohnsteueranmeldung In den Blöcken Abrechnungsperiode und Selektion den Abrechnungskreis eintragen oder aus der Wertehilfe auswählen Im Block Abrechnungsperiode die gewünschte Abrechnungsperiode eintragen Button Enter drücken (Im Block Abrechnungsperiode wird der erste und der letzte Tag der Abrechnungsperiode angezeigt.) Stand: Seite: 5 von 27

13 Bild 03: Beispiel Datenzugriff Steuerprüfung: Aufruf der Lohnsteueranmeldung für den Abrechnungskreis 32 (Senatsverwaltung für Wissenschaft, Forschung und Kultur Bereich Besoldung) und die Abrechnungsperiode 10/2004 Button Ausführen drücken Folgende Bildschirmmaske wird angezeigt: Stand: Seite: 6 von 27

14 Bild 04: Beispiel Datenzugriff Steuerprüfung: Protokoll der Lohnsteueranmeldung für den Abrechnungskreis 32 (Senatsverwaltung für Wissenschaft, Forschung und Kultur Bereich Besoldung) und die Abrechnungsperiode 10/2004 Angezeigte Zeile mit Doppelklick markieren Folgendes Pop Up wird angeboten: Bild 05: Datenzugriff Steuerprüfung: Pop Up Drucken Ausgabegerät überprüfen und ggf. ändern Im Block Spool-Steuerung das Feld Sofort ausgeben markieren Button drücken Die Lohnsteueranmeldung des Abrechnungskreises und der gewünschten Abrechnungsperiode wird gedruckt. Button Zurück drücken bis zur Bildschirmmaske Berichtsbaum Berichtsauswahl Datenzugriff Steuerprüfer Stand: Seite: 7 von 27

15 Lohnsteuerbescheinigung Lohnsteuerbescheinigungen können jeweils für eine Abrechnungsperiode erstellt werden. Lohnsteuerbescheinigung mit Klick auf das Symbol öffnen Lohnsteuerbescheinigung IPV mit Doppelklick öffnen Folgende Bildschirmmaske wird angeboten Bild 06: Datenzugriff Steuerprüfung: Aufruf der Lohnsteuerbescheinigung In den Blöcken Abrechnungsperiode und Selektion den Abrechnungskreis eintragen oder aus der Wertehilfe auswählen Im Block Abrechnungsperiode die gewünschte Abrechnungsperiode eintragen Ggf. im Block Selektion die auszuwählende/n Personalnummer/n eintragen, wird keine Personalnummer eingetragen, so werden Lohnsteuerbescheinigungen für den gesamten Abrechnungskreis erstellt Hinweis: Im Block Selektion befindet sich hinter dem Feld Personalnummer bis der Button Mehrfachselektion. Nach Drücken dieses Buttons können im Stand: Seite: 8 von 27

16 Pop Up einzelne Personalnummern bzw. Intervalle von Personalnummern eingetragen werden. Button Enter drücken (Im Block Abrechnungsperiode wird der erste und der letzte Tag der Abrechnungsperiode angezeigt.) Bild 07: Beispiel Datenzugriff Steuerprüfung: Aufruf der Lohnsteuerbescheinigung für den Abrechnungskreis 32 (Senatsverwaltung für Wissenschaft, Forschung und Kultur Bereich Besoldung) und die Abrechnungsperiode 10/2004 Button Ausführen drücken Die Lohnsteuerbescheinigung aller Beschäftigten des Abrechnungskreises bzw. der ausgewählten Personalfälle für die gewünschte Abrechnungsperiode werden in der Bildschirmmaske Lohnsteuerbescheinigung (D) angezeigt. Die Bildschirmansicht kann mit folgenden Schritten auf eine Datei außerhalb des IPV-Systems übertragen werden: Im Menü System, Menüpunkt Liste, Unterpunkt Sichern den Button Lokale Datei anklicken Folgendes Pop Up wird angeboten: Stand: Seite: 9 von 27

17 Bild 08: Datenzugriff Steuerprüfung: Liste sichern in Datei Als Format kann unkonvertiert oder Tabellenkalkulation gewählt werden Button Weiter drücken Folgendes Pop Up wird angeboten: Bild 09: Datenzugriff Steuerprüfung: Lohnsteuerbescheinigung Format unkonvertiert Verzeichnis c:\ Wird das Format unkonventiert gewählt, ist im Feld Dateiname LohnsteuerbescheinigungMMJJJJ.txt einzugeben (MM = Monat, JJJJ = Jahr der Abrechnungsperiode). Wird das Format Tabellenkalkulation gewählt, lautet der Dateiname LohnsteuerbescheinigungMMJJJJ.xls. Hinweis: Werden Lohnkonto bzw. Lohnartennachweis auf eine lokale Datei übertragen, so ist im Feld Dateiname LohnkontoJJJJ.txt (oder LohnkontoJJJJ.xls) bzw. LohnartennachweisMMJJJJ.txt (oder LohnartennachweisMMJJJJ.xls) einzugeben. Stand: Seite: 10 von 27

18 Bild 10: Beispiel Datenzugriff Steuerprüfung: Lohnsteuerbescheinigung unkonvertiert auf lokale Datei übertragen für die Abrechnungsperiode 10/2004 Button drücken Die am Bildschirm angeuzeigte Liste ist in eine Datei außerhalb des IPV-Systems übertragen worden. Button Zurück drücken bis zur Bildschirmmaske Berichtsbaum Berichtsauswahl Datenzugriff Steuerprüfer Stand: Seite: 11 von 27

19 Lohnkonto Lohnkonten können jeweils für ein Kalenderjahr erstellt werden. Lohnkonto mit Klick auf das Symbol öffnen Lohnkonto IPV mit Doppelklick öffnen Folgende Bildschirmmaske wird angeboten: Bild 11: Datenzugriff Steuerprüfung: Aufruf des Lohnkontos Im Block Zeitraum zu den Feldern Datenauswahlzeitraum und Personenauswahlzeitraum jeweils den JJJJ und den JJJJ des gewünschten Kalenderjahres eintragen Im Block Selektion den Abrechnungskreis eintragen oder aus der Wertehilfe auswählen Ggf. im Block Selektion die auszuwählende/n Personalnummer/n eintragen, wird keine Personalnummer eingetragen, so werden Lohnkonten für den gesamten Abrechnungskreis erstellt Stand: Seite: 12 von 27

20 Bild 12: Beispiel Datenzugriff Steuerprüfung: Aufruf des Lohnkontos für den Abrechnungskreis BB (Oberfinanzdirektion Bereich Besoldung) und das Kalenderjahr 2003 Button Ausführen drücken Die Lohnkonten aller Beschäftigten des Abrechnungskreises bzw. der ausgewählten Personalfälle im gewünschten Kalenderjahr werden in der Bildschirmmaske Lohnkonten angezeigt. Die Bildschirmansicht kann mit den beim Ablauf Lohnsteuerbescheinigung beschriebenen Schritten der Seiten 9 bis 11 auf eine Datei außerhalb des IPV-Systems übertragen werden. Es ist lediglich darauf zu achten, daß bei dem Schritt nach Bild 9 im Feld Dateiname LohnkontoJJJJ.txt oder LohnkontoJJJJ.xls eingegeben wird. Button Zurück drücken bis zur Bildschirmmaske Berichtsbaum Berichtsauswahl Datenzugriff Steuerprüfer Stand: Seite: 13 von 27

21 Lohnartennachweis Lohnartennachweise können jeweils für eine Abrechnungsperiode erstellt werden. Lohnartennachweis mit Klick auf das Symbol öffnen Lohnartennachweis IPV mit Doppelklick öffnen Folgende Bildschirmmaske wird angeboten: Bild 13: Datenzugriff Steuerprüfung: Aufruf des Lohnartennachweises Stand: Seite: 14 von 27

22 Im Block Selektion den Abrechnungskreis eintragen oder aus der Wertehilfe auswählen Im Block Zeitraum den ersten und den letzten Tag der gewünschten Abrechnungsperiode eintragen Button Enter drücken (Im Block Abrechnungsperiode wird der erste und der letzte Tag der Abrechnungsperiode angezeigt.) Bild 14: Beispiel Datenzugriff Steuerprüfung: Aufruf des Lohnartennachweises für den Abrechnungskreis 32 (Senatsverwaltung für Wissenschaft, Forschung und Kultur Bereich Besoldung) und die Abrechnungsperiode 10/2004 Stand: Seite: 15 von 27

23 Der Report Lohnartennachweis wertet steuerrelevante Lohnarten aus. Informationen zu den einzelnen Lohnarten können im Ablauf Steuerrelevanz Lohnart des Berichtsbaumes angezeigt werden. Die voreingestellten steuerrelevante Lohnarten können wie folgt angezeigt werden: Im Block weitere Selektionen den Button Feld Auszuwertende Lohnart drücken Mehrfachselektion zum In der Registerkarte 2Einzelwerte werden alle Lohnarten, die mit /1 und /4 beginnen, angezeigt, d.h. diese Lohnarten werden im Report Lohnartennachweis ausgewertet. Bild 15: Anzeige Mehrfachselektion für Auszuwertende Lohnart (Anzeige der Einzelwerte) Die Registerkarte 2Intervalle drücken In der Registerkarte 2Intervalle werden die Lohnarten 2286 bis 2293 und 9M1A bis 9M1W angezeigt, d.h. auch diese Lohnarten werden im Report Lohnartennachweis ausgewertet. Stand: Seite: 16 von 27

24 Bild 16: Anzeige Mehrfachselektion für Auszuwertende Lohnart (Anzeige der Intervalle) Button Abbrechen drücken (Durch Drücken des Buttons Abbrechen wird nur die Anzeige Mehrfachselektion für Auszuwertende Lohnart, nicht aber der Report selbst abgebrochen.) Ggf. im Block Selektion die auszuwählende/n Personalnummer/n eintragen, wird keine Personalnummer eingetragen, so werden Lohnartennachweise für den gesamten Abrechnungskreis erstellt Button Ausführen drücken Die steuerrelevanten Lohnarten aller Beschäftigten des Abrechnungskreises bzw. der ausgewählten Personalfälle für die gewünschte Abrechnungsperiode werden in der Bildschirmmaske Lohnartennachweis angezeigt. Die Bildschirmansicht kann mit den beim Ablauf Lohnsteuerbescheinigung beschriebenen Schritten der Seiten 9 bis 11 auf eine Datei außerhalb des IPV-Systems übertragen werden. Es ist lediglich darauf zu achten, daß bei dem Schritt nach Bild 9 im Feld Dateiname LohnartennachweisJJJJ.txt oder LohnartennachweisJJJJ.xls eingegeben wird. Button Zurück drücken bis zur Bildschirmmaske Berichtsbaum Berichtsauswahl Datenzugriff Steuerprüfer Stand: Seite: 17 von 27

25 Download Beim Download werden Dateien mit steuerrelevanten Daten im SAP-Standard- Format (Interface-Format DAO0) erzeugt, die zur Datenüberlassung auf einen maschinell verwertbaren Datenträger übertragen werden können. Der Download kann jeweils für ein Kalenderjahr erstellt werden, er erfolgt in zwei Schritten. Im ersten Schritt werden die TemSe-Objekte im IPV-System erzeugt. TemSe-Objekte sind Dateien, die durch Ausführen von Reports erzeugt und im IPV- System gespeichert werden. Im zweiten Schritt werden die erzeugten TemSe- Objekte auf Dateien außerhalb des IPV-Systems übertragen. 1. Schritt Export eines Jahres: Datenzugriff Steuerprüfung: Export eines Jahres mit Klick auf das Symbol öffnen Datenzugriff Steuerprüfung mit Doppelklick öffnen Stand: Seite: 18 von 27

26 Folgende Bildschirmmaske wird angeboten: Anlage 1 zum IPV-Rundschreiben 29/2004 Bild 17: Datenzugriff Steuerprüfung: Export eines Jahres Stand: Seite: 19 von 27

27 Im Block Zeitraum der Datenüberlassung in das Feld AbrKreisZB den Abrechnungskreis eintragen oder aus der Wertehilfe auswählen Im Block Zeitraum der Datenüberlassung in das Feld Abrechnungsjahr für Download das gewünschte Kalenderjahr eintragen Ggf. im Block Selektion die auszuwählende/n Personalnummer/n eintragen Bild 18: Beispiel Datenzugriff Steuerprüfung: Export eines Jahres für den Abrechnungskreis 32 (Senatsverwaltung für Wissenschaft, Forschung und Kultur Bereich Besoldung) und für das Auswertungsjahr 2004 Stand: Seite: 20 von 27

28 Im Menü "Programm", Menüpunkt "Im Hintergrund ausführen" anklicken Pop Up "Hintergrund-Druckparameter" wird angezeigt Ausgabegerät (Drucker) überprüfen und ggf. ändern ggf. im Feld Druckzeitpunkt Zunächst nur in den SAP-Spooler stellenauswählen Button Weiter drücken Pop Up "Startterminwerte" wird angezeigt Button Button drücken Sichern drücken Information "Jobeinplanung für Programm RPCAOPD0 erstellt" wird angezeigt Button drücken Bildschirmmaske Datenzugriff Steuerprüfung: Export eines Jahres wird wieder angezeigt Button Zurück drücken bis zur Bildschirmmaske Berichtsbaum Berichtsauswahl Datenzugriff Steuerprüfer Der zweite Schritt Download eines Jahres kann erst ausgeführt werden, wenn die TemSe-Objekte im IPV-System erzeugt worden sind, d.h. wenn der erste Schritt Export eines Jahres erfolgreich beendet worden ist. Eine Möglichkeit, das erfolgreiche Ende des ersten Schrittes zu sehen, ist folgende: Im Menü System, Menüpunkt Eigene Spoolaufträge anklicken Gelegentlich den Button Auffrischen drücken (Der erste Schritt Export eines Jahres kann sehr zeitintensiv sein. Der Button Auffrischen ist also wiederholt zu drücken.) Wenn in der Bildschirmmaske Ausgabesteuerung: Übersicht der Spool- Aufträge der Spoolauftrag mit dem Titel LIST1S XXXX RPCAOPD0_XXX mit einer Seitenanzahl ungleich Null angezeigt wird, ist der erste Schritt Export eines Jahres erfolgreich beendet worden. Im Menü System, Menüpunkt Löschen Modus anklicken Stand: Seite: 21 von 27

29 2. Schritt Download eines Jahres: Datenzugriff Steuerprüfung: Download eines Jahres mit Doppelklick öffnen Folgende Bildschirmmaske wird angeboten: Bild 19: Datenzugriff Steuerprüfung: Download eines Jahres Im ersten Schritt Export eines Jahres sind die TemSe-Objekte erzeugt worden. Im zweiten Schritt Download einer Periode werden die Datenfiles auf Dateien außerhalb des IPV-Systems übertragen. In das Feld Pfad Zielverzeichnis Online c:\ eintragen Button Ausführen drücken Protokoll der erzeugten Dateien wird angezeigt: Button Zurück drücken bis zur Bildschirmmaske Berichtsbaum Berichtsauswahl Datenzugriff Steuerprüfer Stand: Seite: 22 von 27

30 Infotypen - Anzeige Bei der Infotypen - Anzeige werden steuerrelevante Stammdaten eines einzelnen Personalfalles angezeigt. Daher ist hier immer eine Personalnummer anzugeben. Infotypen - Anzeige mit Klick auf das Symbol öffnen Infotypen - Anzeige IPV mit Doppelklick öffnen Folgende Bildschirmmaske wird angeboten: Bild 20: Datenzugriff Steuerprüfung: Stammdatenanzeige Im Block Selektion in das Feld Personalnummer die auszuwählende Personalnummer eintragen Ggf. das Feld Gültigkeitszeitraum ändern Bild 21: Beispiel Datenzugriff Steuerprüfung: Stammdatenanzeige für die Personalnummer und den Zeitraum bis Button Ausführen drücken Stand: Seite: 23 von 27

31 Folgende Bildschirmmaske wird angeboten: Bild 22: Beispiel Datenzugriff Steuerprüfung: Stammdatenanzeige für die Personalnummer für die Infotypen 0012, 0119 und 0232 (Der Infotyp 0093 Vorarbeitgeber D wird in der Übersicht nicht angezeigt, der Personalfall hat keine Vorarbeitgeberdaten) Infotyp 0012 Steuerdaten D mit Klick auf das Symbol öffnen Bild 23: Beispiel Datenzugriff Steuerprüfung: Stammdatenanzeige für die Personalnummer für den Infotypen 0012 und den ausgewählten Zeitraum Angezeigten Zeitraum mit Doppelklick öffnen Infotyp 0012 des ausgewählten Personalfalls wird angezeigt Button Zurück drücken bis zur Bildschirmmaske Infotypenübersicht Wie für Infotyp 0012 beschrieben, lassen sich auch die Infotypen 0093, 0119 und 0232 anzeigen. Button Zurück drücken bis zur Bildschirmmaske Berichtsbaum Berichtsauswahl Datenzugriff Steuerprüfer Stand: Seite: 24 von 27

32 Steuerrelevanz Lohnart Hier können Informationen zu den Lohnarten angezeigt werden. Steuerrelevanz Lohnarten Steuerprf. mit Doppelklick öffnen Folgende Bildschirmmaske wird angeboten: Bild 24: Datenzugriff Steuerprüfung: Steuerrelevanz anzeigen: Übersicht Hinweis: Die Tabelle enthält nicht nur steuerrelevante Lohnarten, sondern alle Lohnarten des IPV-Systems In der Tabelle läßt sich über die Button navigieren: der Button bedeutet Erste Seite (Strg+Bild hoch) der Button bedeutet Vorige Seite (Bild hoch) der Button bedeutet Nächste Seite (Bild runter) Stand: Seite: 25 von 27

33 der Button bedeutet Letzte Seite (Strg+Bild runter). Informationen über die gewünschte Lohnart können folgendermaßen erhalten werden: Detail drücken oder Doppelklick in die Zei- Die Zeile anklicken und Button le Bild 25: Beispiel Sicht Datenzugriff Steuerprüfung: Steuerrelevanz anzeigen: Detail für die Lohnart 1000 Grundgehalt Button Zurück drücken bis zur Bildschirmmaske Datenzugriff Steuerprüfung: Steuerrelevanz anzeigen: Übersicht Ggf. Informationen zu weiteren Lohnarten anzeigen lassen Button Zurück drücken bis zur Bildschirmmaske Berichtsbaum Berichtsauswahl Datenzugriff Steuerprüfer Stand: Seite: 26 von 27

34 Abmelden im Produktisystem Soll die Anwendung beendet werden, ist im Menü System der Menüpunkt Abmelden zu drücken Folgendes PopUp wird angeboten: Bild 26: Datenzugriff Steuerprüfung: Abmelden Button drücken Stand: Seite: 27 von 27