Landesverwaltungsamt Berlin

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1 Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) Landesverwaltungsamt Berlin Berlin (Postanschrift) Empfänger gem. Verteiler GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) IPV 42 Bearbeiter(in) Frau Hötger Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz Berlin Zimmer 1060 Telefon (030) interne Vorwahl (912) Vermittlung (030) 90-0 Fax (030) Adresse [email protected] Datum IPV Rundschreiben Nr. 06/2003 Betr.: Änderungen zur Abrechnungsperiode 03/2003 (Tarif) sowie weitere Hinweise für Besoldung und Stellenwirtschaft Verkehrsverbindungen: U-Bahn Fehrbelliner Platz Bus 101, 104, 115 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Sprechzeiten: Zahlungen bitte bargeldlos Montag, Dienstag und Freitag an die Landeshauptkasse von 9-12 Uhr Berlin und nach Vereinbarung Intranet: T-Online:*Berlin# Geldinstitut Postbank Berlin Berliner Bank Berliner Sparkasse Landeszentralbank Kontonummer Bankleitzahl

2 - 2 - Übersicht der Themenkomplexe Betrifft Autor 1 Allgemeines 1. 1 Besoldungs-, Vergütungs- Lohnnachweise BS/TF Fr. Rührmund 1. 2 Altersvermögensgesetz (AVmG) BS/TF Fr. Rührmund Meldewesen Registrierung 2 Personaladministration und Zeitwirtschaft 2.1 Umsetzung des Tarifvertrages Altersversorgung-ATV v. 01. März 2002 TF Fr. Braun 2. 2 Einrichten neue Krankenkassenschlüssel TF Fr. Grotke 2. 3 Namensänderungen von Krankenkassen TF Fr. Grotke 2.4 Fusionen von Krankenkassen im ÄD 03/2003 und ÄD 04/2003 TF Fr. Grotke 2.5 Einrichten von Korrektur-Lohnarten für die Urlaubsaufschlagsberechnung (BMT-G) TF Fr. Grotke 2.6 Hinweis zu teilweise fehlerhaften Pauschalsteuerberechnungen TF Fr. Braun 2. 7 Veränderung im Vergütungs-/Lohnnachweis TF Fr. Braun 2. 8 Zinsforderungen der VBL TF Fr. Braun 3 Abrechnungssachbearbeitung 3. 1 Berichtsbäume Besoldung und Tarif BS/TF Fr. Rührmund Zeitnachweis für Landespolizeiverwaltungsamt Berlin TF Fr. Rührmund 3. 2 VBL-Beitragsnachweis TF Fr. Braun 4 Anwendungssystembetreuung 4. 1 Erstellung einer Benutzerliste nach Anmeldedatum Fr. Jahn 5 Stellenwirtschaft 5. 1 Stellennummer SW H. Ulrich 5. 2 Fallgruppen SW H. Ulrich 5. 3 Arbeitszeit Beamte auf 42 WoStd SW H. Loetsch 5. 4 Vertretungsregelung SW H. Spoerer 5. 5 Laufbahngruppenzuordnung für Angestellte SW H. Ulrich

3 - 3-1 Allgemeines 1.1 Besoldungs-, Vergütungs- Lohnnachweise Den Besoldungs-, Vergütungs- und Lohnnachweisen für den Monat März 2003 liegt ein Informationsblatt des Ökumenischen Kirchentages bei, mit dem eine Privatquartierkampagne unterstützt werden soll. Diese Aktion wurde von der Senatsverwaltung für Inneres befürwortet, dem Land Berlin sind keine zusätzlichen Kosten entstanden. 1.2 Altersvermögensgesetz (AVmG) Meldewesen Der Landesbetrieb für Informationstechnik (LIT) hat dem Service- und Systemunterstützungs- Center (SSC) gegenüber erklärt, daß die Funktion als Weiterleitungsstelle übernommen wird (s. auch IPV Rundschreiben 01.03). Darüber ist die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) seitens des SSC in Kenntnis gesetzt worden, so daß dort die vorliegenden Anträge zur Registrierung jetzt bearbeitet werden (s. auch IPV Rundschreiben 03.03). Die künftig von jeder zuständigen Stelle / Familienkasse an die ZfA zu übermittelnden Dateien sollen von den IPV anwendenden Stellen an den LIT und von dort gebündelt an die ZfA weitergeleitet werden. Die Entwicklung des Meldewesens im SAP System R/3 HR erfolgt durch die Fa. SAP, die weitere Umsetzung zur Herstellung der Verbindung zwischen den IPV anwendenden Stellen und dem LIT wird das SSC durchführen, von den IPV anwendenden Stellen ist z.zt. nichts weiter zu veranlassen. Zu gegebener Zeit informieren wir Sie weiter Registrierung Laut Auskunft der Zentralen Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) haben sich noch nicht alle IPV anwendenden Stellen registrieren lassen. Die IPV anwendenden Stellen, deren Registrierung noch aussteht, werden dringend gebeten, diese kurzfristig nachzuholen. Die in dem Antrag auf Registrierung als Kommunikationspartner geforderten Angaben zur Datenübermittlung (2. Seite oben, Kasten Angaben zur Datenübermittlung) können jetzt wie folgt beantwortet werden: Wird ein IT-Dienstleister zur Datenübermittlung genutzt? Antwort = Ja Anzugeben ist der Landesbetrieb für Informationstechnik Berliner Str Berlin Betriebsnummer Identifikationsnummer bleibt offen, da sie noch nicht bekannt ist. 2 Personaladministration und Zeitwirtschaft 2.1 Umsetzung des Tarifvertrages Altersversorgung-ATV v. 01. März 2002 Obwohl der ATV rückwirkend zum in Kraft getreten ist, wurde im 36 ATV geregelt, dass die alten Vorschriften weiterhin bis zum ihre Anwendung finden können. Deshalb wurde die systemseitige Umsetzung der Änderungen erst mit Wirkung vom veranlasst, mit Ausnahme des Wegfalls der Sonderzahlung in Höhe von 7 v. H. nach 43 b der Satzung (diese Sonderzahlung ist bereits seit dem entfallen und wird seit dem Abrechnungsmonat 04/02 nicht mehr praktiziert)

4 - 4 - Aus gegebenen Anlaß gebe ich hier bekannt, welche Änderungen des ATV von den IPV anwendenden Stellen ab dem selbst umzusetzen sind (Pflege des Infotyp 0051) bzw. von der SAP systemseitig seit dem umgesetzt wurden: Erforderliche Aktivitäten der IPV anwendenden Stellen zu ggf. folgenden Sachverhalten: Anlage 3 Nr. 13 ATV: Beurteilung der VBL-Pflicht der anteiligen Zuwendungen (Beendigung des Arbeitsverhältnisses) durch Pflege des Feldes ZV-Pflicht der Zuwendung erzwingen im Infotyp Dabei ist zusätzlich zu beachten, dass in dem Feld Anz. Monate (ErzUrl, Wehr-/Zivildienst) die Anzahl der Monate, die mit VBL-Pflicht zu belegen sind, einzutragen ist. Bitte lassen Sie sich dabei nicht durch die in Klammern gesetzten Begriffe, wie ErzUrl, Wehr-/Zivildienst irritieren. Dieses Feld ist bei allen Fallkonstellationen zu pflegen. Beurteilung der VBL-Pflicht bei geringfügig Beschäftigten. Beurteilung der VBL-Pflicht bei Studenten. 2 Abs. 1 ATV: Beurteilung der VBL-Pflicht bei Beschäftigten, die das 17. Lebensjahr vollenden. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die VBL-Pflicht taggenau nach Vollendung des 17. Lebensjahres und nicht, wie bisher, mit dem 1. des Monats, in den die Vollendung fällt, im Infotyp 0051 einzupflegen ist. Beurteilung der VBL-Pflicht bei Beschäftigten, die ein befristetes Beschäftigungsverhältnis haben. Hinweis: Wurde ein vor dem begründetes Beschäftigungsverhältnis am noch nicht auf ein Jahr vollendet, ist die VBL-Pflicht auf jeden Fall ab dem zu pflegen. Wird für diesen Beschäftigten nach Vollendung des einen Jahres das Beschäftigungsverhältnis verlängert, ist die VBL-Pflicht rückwirkend ab Beginn des Beschäftigungsverhältnisses einzupflegen. Diese Fälle stellen nur noch Übergangsfälle dar, sodass die bisherige Praxis hinsichtlich einer rückwirkenden VBL-Pflicht (Feld Versteuerung: nachträglich (bei rückwirkender Anmeldung)) ein auslaufendes Modell ist. Bedenken Sie, sollte die Pflege einer rückwirkenden VBL-Pflicht ab 2002 erforderlich werden, dass die Pflege des Feldes Versteuerung mit dem Inhalt nachträglich (bei rückwirkender Anmeldung) auf den zu begrenzen ist. Ab dem muss das Feld mit pauschal gepflegt sein. Beurteilung der VBL-Pflicht bei Saisonbeschäftigten. 39 Abs. 2 ATV: Überprüfung des Anspruchs auf die Zahlung einer zusätzlichen Umlage des Arbeitgebers in Höhe von 9 v. H. für Altfälle. 39 Abs. 1 ATV: Sonderregelung für Entgelte über der Vergütungsgruppe I BAT/BAT-O. Hinweis: Sollten diese Personalfälle auftreten, wenden Sie sich bitte an IPV 48 (Fr. Braun). Siehe auch VBL-Information 1/ Abs. 2 ATV: Versicherung der Beschäftigten mit einer befristeten wissenschaftlichen Tätigkeit an Hochschulen oder Forschungseinrichtungen. Hinweis: Sollten diese Personenfälle auftreten, wenden Sie sich bitte an IPV 48 (Fr. Braun). Siehe auch VBL-Information 1/2003. Weiterbestehen der Pflichtversicherung bei Fortbestehen des Beschäftigungsverhältnisses nach Vollendung des 65. Lebensjahres. Hinweis: Die systemseitige Voreinstellung im Infotyp 0051 im Feld pflichtig bis mit 65

5 - 5 - ist nicht weiter zu beachten. Für Altersteilzeitfälle, deren Verträge erst in 2003 geschlossen wurden, ist in Angleichung an die Rentenversicherung auch ein Aufstockungsbetrag für die VBL zu ermitteln. Hinweis: Die Bereitstellung einer entsprechenden Lohnart wird vom SSC noch erarbeitet. Systemseitige Umsetzungen des ATV ab dem Wegfall der Berechnung der Erhöhungsbeträge und somit keine Bescheinigung der Versicherungsart 16 in der DATÜV-ZVE. Sonderentgelte mit der Versicherungsart 12 werden in der DATÜV-ZVE nicht mehr gesondert bescheinigt, sondern sind stattdessen im Regelentgelt mit der Versicherungsart 10 enthalten. Die Zuschüsse für die berufsständischen (Versicherungsart 53) und die nicht berufsständischen (Versicherungsart 50) Zusatzversicherungen stehen den Beschäftigten zwar weiterhin zu, werden jedoch in der DATÜV-ZVE nicht mehr bescheinigt. Folgende Grenzbeträge wurden eingestellt: 39 Abs. 2 ATV (zusätzliche Umlage in Höhe v. 9 v. H. für Altfälle) Abrechnungsverband West 5457,02 laufend, 10139,14 im Zuwendungsmonat Abrechnungsverband Ost 4911,32 laufend 8071,75 im Zuwendungsmonat Diese Grenzbeträge sind die gültigen Werte ab 2002, jedoch erst ab dem im System eingestellt. Die neuen Werte für 2003 sind noch nicht bekannt. Grenzbetrag für das ZVE, der die bisherige sog. B11-Grenze ersetzt und stattdessen den 2,5 fachen Wert der monatlichen Beitragsbemessungsgrenze nach 159 SGB VI in der Rentenversicherung der Arbeiter und Angestellten darstellt. Hier werden keine Unterschiede zwischen Ost und West berücksichtigt. Die einheitliche Grenze für beide Abrechnungsverbände lautet für das Jahr 2002 = ,- (im Zuwendungsmonat einmalig ,- ) (die Grenze für das Jahr 2002 wurde erst mit Wirkung vom eingestellt). Die neue Grenze für das Jahr 2003 = 12750,- (im Zuwendungsmonat einmalig ,- ) wird erst für den Abrechnungsmonat 04/03 im System eingestellt (zur Zeit gibt es keine Personalfälle, die diese Grenze erreichen). 15 Abs. 2 Satz 1: Zeitliche Zuordnung des zusatzversorgungspflichtigen Entgelts. Wie bereits in einem vorhergehenden Rundschreiben erwähnt, soll nach telefonischer Auskunft der VBL dieser Paragraph noch nicht, wenn überhaupt, umgesetzt werden. Die Berechnungen werden wie bisher getätigt, d. h., Nachzahlungen/Rückrechnungen für zurückliegende Zeiträume werden entsprechend zugeordnet. Auch der Infotyp 9001 Außerhalb Rückrechnung behält für VBL-Berechnungen weiterhin seine Berechtigung.

6 Einrichten neuer Krankenkassenschlüssel Ab Gültigkeitsdatum wurde für die BKK Dürkopp Adler AG der Krankenkassenschlüssel 'BKK 417' eingerichtet. Folgende Werte sind zu diesem Schlüssel hinterlegt: Bezeichnung der Krankenkasse Anschrift der Krankenkasse Bunzlauer Str Bielefeld Betriebsnummer der Krankenkasse Beitragssätze allgemein erhöht ermäßigt BKK Dürkopp Adler AG 11,8 % 14,6 % 10,6 % Bankverbindung Konto-Nr bei der SEB AG, Schweinfurt Bankleitzahl Ab Gültigkeitsdatum wurde für die BKK Riedel-de Haen der Krankenkassenschlüssel 'BKK 418' eingerichtet. Folgende Werte sind zu diesem Schlüssel hinterlegt: Bezeichnung der Krankenkasse BKK Riedel-de Haen Anschrift der Krankenkasse Ulmenstrasse Seelze Anschrift für die Beitragsnachweise c/o Arge GSV Postfach Hamburg Betriebsnummer der Krankenkasse Beitragssätze allgemein 12,9 % erhöht 15,4 % ermäßigt 11,9 % Bankverbindung Konto-Nr bei der SEB AG, Hannover Bankleitzahl Der Transport der vorstehenden Krankenkassenschlüssel in das Produktivsystem ist für den vorgesehen. 2.3 Namensänderungen von Krankenkassen Der Name der Krankenkasse BKK Preussag (BKK 112) hat sich geändert. Der neue Name lautet ab : BKK Salzgitter. Der Transport in das Produktivsystem erfolgte am

7 Fusionen von Krankenkassen im ÄD 03/2003 und ÄD 04/2003 Die Ford Betriebskrankenkasse (FORD 065) und die BKK Klöckner-Humboldt-Deutz (BKK 127) haben mit Wirkung vom fusioniert. Die Fusionskasse firmiert unter: Ford Betriebskrankenkasse. Die zu dem Krankenkassenschlüssel FORD 065 (Ford Betriebskrankenkasse) hinterlegten Daten haben auch nach der Fusion unverändert Bestand. Zu allen Fällen, bei denen am der Krankenkassenschlüssel 'BKK 127' (BKK Klöckner-Humboldt-Deutz) gespeichert ist, wird dieser mit Wirkung vom maschinell auf den Krankenkassenschlüssel 'FORD 065' umgestellt. Diese Fälle werden zum mit dem DEÜV-Meldegrund '31' bei der BKK Klöckner- Humboldt-Deutz (BKK 127) abgemeldet und ab dem mit dem DEÜV-Meldegrund '11' bei der Ford Betriebskrankenkasse (FORD 065) angemeldet. Wird ab der Krankenkassenschlüssel 'BKK 127' zu einem vor dem liegenden Gültigkeitsdatum aufgegeben, so ist dieser Datensatz von Ihnen bis zum zu begrenzen und ein neuer Datensatz mit dem aktuellen Krankenkassenschlüssel anzulegen. Erfolgt diese Abgrenzung nicht (es wurde ab kein neuer Datensatz angelegt), wird bei der Eingabe mit einer Fehlermeldung darauf hingewiesen. Wird diese Fehlermeldung nicht beachtet (es wurde kein neuer Datensatz angelegt), zieht dies einen Abbruch der Abrechnung nach sich. Zu allen Fällen, die von der vorstehenden Krankenkassenfusion betroffen sind, wird auf dem Vergütungs-/Lohnnachweis der Hinweis: "ÄNDERUNG IN DER KRANKENVERSICHERUNG" ausgegeben. Der Transport in das Produktivsystem erfolgte am Die Betriebskrankenkasse AEG Hausgeräte (BKK 221) und die BKK Krupp Hoesch Stahl AG (BKK 299) haben mit Wirkung vom fusioniert. Die Fusionskasse firmiert unter: BKK aktiv Die zu dem Krankenkassenschlüssel BKK 299 (BKK Krupp Hoesch Stahl AG) hinterlegten Daten haben auch nach der Fusion unverändert Bestand. Zu allen Fällen, bei denen am der Krankenkassenschlüssel 'BKK 221' (Betriebskrankenkasse AEG Hausgeräte) gespeichert ist, wird dieser mit Wirkung vom maschinell auf den Krankenkassenschlüssel 'BKK 299' umgestellt. Diese Fälle werden zum mit dem DEÜV-Meldegrund '31' bei der Betriebskrankenkasse AEG Hausgeräte (BKK 221) abgemeldet und ab dem mit dem DEÜV- Meldegrund '11' bei der BKK aktiv (BKK 299) angemeldet. Wird ab der Krankenkassenschlüssel 'BKK 221' zu einem vor dem liegenden Gültigkeitsdatum aufgegeben, so ist dieser Datensatz von Ihnen bis zum zu begrenzen und ein neuer Datensatz mit dem aktuellen Krankenkassenschlüssel anzulegen. Erfolgt diese Abgrenzung nicht (es wurde ab kein neuer Datensatz angelegt), wird bei der Eingabe mit einer Fehlermeldung darauf hingewiesen. Wird diese Fehlermeldung nicht beachtet (es wurde kein neuer Datensatz angelegt), zieht dies einen Abbruch der Abrechnung nach sich.

8 - 8 - Zu allen Fällen, die von der vorstehenden Krankenkassenfusion betroffen sind, wird auf dem Vergütungs-/Lohnnachweis der Hinweis: "ÄNDERUNG IN DER KRANKENVERSICHERUNG" ausgegeben. Der Transport in das Produktivsystem ist für den vorgesehen. 2.5 Einrichten von Korrektur-Lohnarten für die Urlaubsaufschlagsberechnung (BMT-G) In Einzelfällen ist es erforderlich, die Bemessungsgrundlage für die Urlaubsaufschlagsberechnung manuell zu korrigieren, da es Berechnungsanlässe (siehe nachstehendes Beispiel) geben kann, die vom System nicht erkannt und somit maschinell nicht abgebildet werden können. Beispiel: Dies ist immer dann der Fall, wenn ein Beschäftigter im vorangegangenen Kalenderjahr z.b. einen ständigen Schichtlohnzuschlag in Höhe von 5 v.h. im Infotyp 0008 (Basisbezüge) erhalten hat, der ihm im Falle eines Ereignisses mit Anspruch auf Urlaubslohn weitergezahlt wurde, jedoch im laufenden Kalenderjahr dem Beschäftigten der ständige Schichtlohnzuschlag in Höhe von 5 v.h. nicht mehr zusteht. Der ständige Schichtlohnzuschlag in Höhe von 5 v.h. des vorangegangenen Kalenderjahres ist in einen nichtständigen Schichtlohnzuschlag für die Prozentsatzermittlung (Urlaubsaufschlag) des laufenden Kalenderjahres umzuwandeln, wenn der Beschäftigte im Falle eines Ereignisses im laufenden Kalenderjahr einen Anspruch auf Urlaubslohn hat. Die Bemessungsgrundlage für die Urlaubsaufschlagsberechnung ist zu korrigieren. Es ist jedoch darauf zu achten, dass nur der ständige Schichtlohnzuschlag aus dem vorangegangenen Kalenderjahr, vermindert um den darauf entfallenden Anteil, an dem der Beschäftigte bezahlte Abwesenheiten hatte, zu berücksichtigen ist. Für den Bereich Tarif, Teilbereich Lohn wurden nachstehende Korrektur-Lohnarten eingerichtet, die für die maschinelle Prozentsatzermittlung (Urlaubsaufschlag) Berücksichtigung finden und über den Infotyp 0015 (Ergänzende Zahlungen) für den zu korrigierenden Zeitraum aufgegeben werden können. Korrektur-Lohnart 9671 für Erschwerniszuschläge, Justizvollzugszuschlag, Theaterbetriebszuschlag Korrektur-Lohnart 9672 für Zeitzuschläge, Sicherheitszulage/-zuschlag, Theaterbetriebszuschlag, pauschalierte Zuschläge für pauschal entlohnte Kraftfahrer und Polizeikraftfahrer Korrektur-Lohnart 9673 für Arbeitsbereitschaft, pauschalierte Zuschläge für pauschal entlohnte Kraftfahrer und Polizeikraftfahrer Korrektur-Lohnart 9674 für Rufbereitschaft, pauschalierte Zuschläge für pauschal entlohnte Kraftfahrer und Polizeikraftfahrer Korrektur-Lohnart 9676 für Überstunden, Mehrarbeit Korrektur-Lohnart 9677 für Vorarbeiterzulagen Korrektur-Lohnart 9678 für Lohnzulagen Korrektur-Lohnart 9679 für Schichtlohnzuschläge Korrektur-Lohnart 9680 für Vertretungszulagen 2.6 Hinweis zu teilweise fehlerhaften Pauschalsteuerberechnungen In den Abrechnungsmonaten 01/03 und 02/03 wurden für Personalfälle verschiedener Konstellationen Pauschalsteuerbeträge berechnet und zu Lasten der Arbeitnehmer als gesetzlicher Abzug verarbeitet. Wir sind bemüht, diesen Fehler baldmöglichst rückwirkend ab zu korrigieren.

9 Veränderung im Vergütungs-/Lohnnachweis Im Zusammenhang mit der Umstellung des Tarifvertrages über die betriebliche Altersversorgung (das Gesamtversorgungssystem wurde durch ein Punktemodell ersetzt) wurden Veränderungen im Standard des SAP-Systems R/3 HR hinsichtlich der Darstellung der ZVK-Umlage zur VBL im Vergütungs-/Lohnnachweis erforderlich. Für Berechnungen ab dem Monat 01/03 wird in dem Bereich der Bruttobestandteile der Betrag der ZVK-Umlage zusätzlich mit der Definition ZV-Umlage, allgemein ausgedruckt und im Gesamtbrutto addiert. Damit die Erhöhung des Gesamtbruttos nicht eine Erhöhung des Zahlbetrages nach sich zieht, wird gleichzeitig dieser Betrag in dem Bereich Weitere Abzüge mit der Definition ZV- Umlagen-Abführung als Minusbetrag ausgegeben. MUSTER (auszugsweise) eines Entgeltnachweises mit den Änderungen BEZÜGE/ABZÜGE TG/Std. EUR Monat Grundvergütung Ortszuschlag Stufe 1 Vermögensb.AG-Anteil Sonderzuwendung ZV-Umlage, allgemein Gesamtbrutto Steuer-Brutto lfd. Bez. SV-Brutto KV/PV lfd. SV-Brutto KV/PV einmalig SV-Brutto RV/AV lfd. ZVK-Brutto lfd. ZVK-Umlage ZVK Hinz-Betrag SV ZVK Hinz-Betrag Steuer GESETZLICHE ABZÜGE Lohnsteuer lfd. Bezüge SolZuschlag lfd. Bez. Krankenversicherung lfd. Rentenversicherung lfd. Arbeitslosenversich. lfd Pflegeversicherung lfd. Gesetzliches Netto WEITERE BEZÜGE Kindergeld XXX,XX XX,XX XX,XX XXX,XX X,XX XXX,XX XXX,XX XX,XX XXX,XX XXX,XX XXX,XX XX,XX XXX,XX WEITERE ABZÜGE VB Bausparen AF2 XX,XX ZV-Uml. Regelentg. AN XX,XX ZV-Umlagen-Abführung XXX,XX ******************************************************************************************* Zahlbetrag XXXXXXXX Landesbank Berlin -Gz- zgl Berliner Sparkasse XXXXXXXXXX ********************************************************************************************

10 Die veränderte Form hat keine sozialversicherungspflichtigen oder steuerlichen Auswirkungen. Auf Grund dieser Umstellung wird für jeden VBL-pflichtigen Beschäftigten für den Abrechnungsmonat 03/03 ein Vergütungs-/Lohnnachweis ausgedruckt werden, in dem auch eine Information über diesen Sachverhalt enthalten sein wird. 2.8 Zinsforderungen der VBL IPV anwendende Stellen teilten mit, dass von der VBL für einige Versicherte unberechtigte Zinsforderungen gestellt wurden. Beispiel für einen Sachverhalt: Für einen Personalfall wurde im Abrechnungsmonat 11/02 eine rückwirkende VBL-Pflicht ab 2001 eingepflegt und gleichzeitig eine VBL-Anmeldung ohne vollständige Versicherungsnummer systemseitig erstellt. Da die VBL-Versicherungsnummer noch nicht vollständig im System gespeichert war, konnte die fällige Jahresmeldung für 2001 zu diesem Zeitpunkt noch nicht erstellt werden, sondern erst im Abrechnungsmonat 01/03, nachdem die VBL- Versicherungsnummer in diesem Monat vervollständigt wurde. Da diese Jahresmeldung jedoch erst nach dem Stichtag erstellt wurde, wurden mit dieser Differenzbeträge und der Überweisungsmonat 01/03 (Erstellungsdatum der Meldung) übermittelt.. Damit wurde der VBL fälschlicherweise signalisiert, dass die Aufwendungen erst im Januar 2003 überwiesen worden sind. Systemseitig konnte nicht erkannt werden, dass die Aufwendungen für die Nachberechnung tatsächlich bereits im November 2002 an die VBL überwiesen worden waren. Diese Konstellation lässt sich im System nicht anders verarbeiten, was übrigens schon im ADV- Verfahren nicht möglich war. Hier empfehle ich auf Grund meiner eigenen Erfahrungen aus der Praxis, bei unberechtigten Zinsforderungen die VBL schriftlich darüber zu informieren, wann die Aufwendungen tatsächlich überwiesen wurden und damit die VBL zu bitten, von der Zinsforderung abzusehen. 3 Abrechnungssachbearbeitung 3.1 Berichtsbäume Besoldung und Tarif Zur Abrechnungsperiode sind die ersten drei Zeilen der Berichtsbäume Besoldung und Tarif angepasst worden. Der bisherige Begriff SAP-Abrechnung wurde durch Personalabrechnung ersetzt Zeitnachweis für Landespolizeiverwaltungsamt Berlin Zur Abrechnungsperiode wird erstmalig auch der Druck von Zeitnachweisen für den Bereich Tarif für das Landespolizeiverwaltungsamt Berlin im Berichtsbaum Tarif angeboten: " Entgeltnachweis ÄndergZahlbetr " Entgeltnachweis alle PersFälle # Zeitnachweis für Pol.Präs. # Zeitnachweis für Pol.Präs. Druckdatei erstellen

11 VBL-Beitragsnachweis Endlich darf ich Ihnen die positive Nachricht übermitteln, dass der Beitragsnachweis ab dem Abrechnungsmonat 03/03 korrekt dargestellt werden wird. Demnach werden nunmehr die rückwirkenden Umbuchungen der Aufwendungen von einem zu einem anderen Beitragskonto, die auf Grund eines rückwirkenden organisatorischen Wechsels ausgelöst werden, den richtigen Beitragskonten zugeordnet. 4 Anwendungssystembetreuung 4.1 Erstellung einer Benutzerliste nach Anmeldedatum Der Rechnungshof von Berlin hat das IT-Verfahren IPV einer Prüfung unterzogen. Hierbei wurde festgestellt, dass viele IPV-Anwender sich über einen Zeitraum von einem Quartal nicht mehr angemeldet hatten, bzw. diverse Nutzer sich noch nie mit Ihrer Kennung im System angemeldet hatten. Der Rechnungshof wird um regelmäßige Überprüfung der inaktiven Anwender bitten. Um diese Überprüfung vorzunehmen, kann der ASB für seine jeweilige Behörde eine Liste erstellen, aus der deutlich wird, wann sich ein Nutzer zum letzten Mal mit seiner Kennung im IPV-System angemeldet hat. Ebenfalls ist hier ersichtlich, falls sich ein Nutzer noch nie mit seiner Kennung im System angemeldet hat. Über den Pfad: SAP R/3 System Dienste Reporting erhält man das Eingangsbild für das Reporting. Geben Sie hier den Reportnamen RSUSR200 ein und gehen Sie auf den Button Ausführen. In der nun erscheinenden Maske können Sie Ihre Selektionsbedingungen eintragen. Sie können hier in den Feldern Benutzer bestimmte Kennungen eintragen, Sie können diese Einschränkung jedoch auch freilassen, dann bekommen Sie alle Nutzer im System angezeigt. In dieser Maske können noch weitere Einschränkungen bzw. andere Selektionsbedingungen vorgegeben werden. Die Tage seit letzter Anmeldung sind mit 30 voreingestellt und der Haken ist bei nur aktive Benutzer gesetzt. Diese Werte können Sie jederzeit verändern. Sie können sich z.b. mit der Auswahl nur B. mit Initialkennwort alle Benutzer anzeigen lassen, bei denen ein Initialkennwort vergeben wurde, der Benutzer sich jedoch noch nie angemeldet hat. Wenn Sie auf den Button Ausführen gehen, erhalten Sie eine den Selektionsbedingungen entsprechende Liste der Benutzer.

12 In der Liste ist nun aufgeführt, wann die letzte Anmeldung des Nutzers gewesen ist. Diese ist durch das entsprechende Datum und die Uhrzeit erkennbar; wenn die Kennung noch nicht benutzt wurde, ist dies durch unbenutzt gekennzeichnet. Das SSC bittet um regelmäßige Überprüfung und ggf. weitere Veranlassung. 5 Stellenwirtschaft 5.1 Stellennummer Bei der Ersterfassung von Planstellen im Organisationsmanagement haben die eingebenden Verwaltungen den dringenden Wunsch geäußert, an der neu erfassten Planstelle (Objekttyp S) einen Hinweis auf die finanzierende Stelle aus dem Haushalt anbringen zu können, um so eine Verbindung zu ihren Altdaten herzustellen. Für den Fall, dass bis zur Produktivsetzung der Stellenwirtschaft organisatorische Änderungen eintreten, kann man derzeit nicht mehr erkennen, welche Stellen im Haushalt angefasst werden müssen. Mit der späteren Produktivsetzung des Haushaltsmoduls und Integration mit der Stellenwirtschaft wird diese Verknüpfung unmittelbar hergestellt. Ab sofort kann daher beim Objekttyp S Planstelle im IT 1002 Verbale Beschreibung der neu eingerichtete Subtyp 9002 Stellennummer für die Eingabe der Stellenplannummer verwendet werden. Das Textfeld ist ein alphanumerisches Feld. Der Subtyp Stellennummer ist auch in die Maßnahme zur Erfassung der Planstellen integriert. Hinweis: Bitte nur die ersten 50 Zeichen der ersten Zeile verwenden. Zu einem späteren Zeitpunkt wird ein Report zur Verfügung gestellt, mit dem dann die Stellennummer ausgewertet werden kann. Dieser Report berücksichtigt bei der Suche nur die ersten 50 Zeichen der ersten Zeile im Textfeld. Wir empfehlen, bei Finanzierungen aus mehreren Stellen jeweils einen Subtyp 9002 Stellennummer anzulegen.

13 Der Subtyp ist in die Maßnahme zum Pflegen des Objekttypen S nach der verbalen Beschreibung der Planstelle eingefügt worden. Die Pflege ist optional. Der Inhalt des Textfeldes wird in den Report für Geschäftsverteilungsplan aufgenommen Nachträgliche Erfassung des Subtypen Stellennummer Planstelle pflegen Detailpflege 1. ObjektID auswählen 2. Infotyp verbale Beschreibung (IT1002) markieren 3.. Button Infotyp anlegen anklicken 1. Subtyp 9002 Stellennummer auswählen 2. Button übernehmen drücken

14 Stellennummer eintragen (50 Zeichen) 2. Button sichern drücken Der Subtyp 9002 Stellennummer wurde damit hinzugefügt. 5.2 Fallgruppen Der Fallgruppenkatalog wird am in das produktive System transportiert. Der Schlüssel ist nicht durchgehend selbsterklärend. Wir haben deshalb ergänzende Erläuterungen in das Intranet ( unter Teilprojekt Stellenwirtschaft/- planung eingestellt. Wegen bestehender Unterschiede bei den Schlüsseln für Angestellte und Arbeiter sind getrennte Hinweise aufgeführt worden. Eine Tabelle mit Beispielen gibt Auskunft über die Bedeutung verschiedener Fallgruppenkatalog Schlüssel. Wir bitten nochmals, die mit Gleitgruppen erfassten Planstellen bis spätestens Mitte März 2003 zu korrigieren. Dies ist zwingend erforderlich, da sonst bei späteren Auswertungen, insbesondere für den Abgleich der tatsächlichen Eingruppierung des Arbeitsgebietsinhabers aus der Personaladministration, Probleme auftreten. Verfahrenshinweise hierzu wurden im Intranet unter Tipps und Tricks veröffentlicht. 5.3 Arbeitszeit Beamte auf 42 WoStd Einstellungen im Organisationsmanagement Mit Wirkung vom 08. Januar 2003 ist die Zwölfte Verordnung zur Änderung der Arbeitszeitverordnung in Kraft getreten. Damit erhöhte sich ab 08. Januar 2003 die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit der Landesbeamten Berlins von 40 auf 42 Stunden. Hierzu wurden folgende Einträge im Organisationsmanagement vorgenommen, um eine zeitliche Abgrenzung der unterschiedlichen Arbeitszeitregeln für Beamte zu ermöglichen: Beginn Ende Tag Woche Gruppe ,00 40,00 Ang. West ,70 38,50 Arb/Ang. West ,00 40,00 Beamte ,40 42,00 Beamte Die Angaben der Arbeitsstunden pro Monat bzw. Jahr werden derzeit noch überarbeitet und mit den Werten der Personaladministration abgestimmt.

15 Arbeitshinweise Für die Ersterfassung hat die Arbeitszeitveränderung keine Auswirkungen. Alle neu zu erfassenden Beamten-Planstellen sind nach wie vor mit dem Gültigkeitsdatum ab zu erfassen. Als Vorgabewert für die Arbeitszeit (Infotyp 1011) wird die 40-Stundenwoche vorgeschlagen, die zu übernehmen ist. Zu einem späteren Zeitpunkt (nach Abschluss der Ersterfassung und/oder vor der Integration) werden mittels eines Reports alle Beamten-Planstellen kopiert und mit Enddatum abgegrenzt. Nur so kann eine klare Abgrenzung von 40 auf 42 Stunden erfolgen. Für alle künftigen Auswertungen gilt dann ab dem die 42-Stundenwoche. 5.4 Vertretungsregelung Ab sofort ist auch eine gegenseitige Vertretung von Planstellen im Organisationsmanagement möglich. Vertretungen können nachträglich über den Menüpunkt Planstelle pflegen Detailpflege Plandaten pflegen angelegt werden. Bei der Verknüpfungsart/Verknüpfung ist der Wert A 311 vertritt oder/und B 311 wird vertreten durch auszuwählen. Sollte beim IT 1001 Verknüpfungen noch keine Verknüpfungsart für Vertretungen bestehen, ist ein neuer IT 1001 Verknüpfungen mit den oben angegebenen Verknüpfungsarten anzulegen. 5.5 Laufbahngruppenzuordnung für Angestellte Grundsätzlich ist jeder Besoldungsgruppe und analog dazu jeder Tarifgruppe bei Angestellten eine Laufbahngruppe (einfacher, mittlerer, gehobener oder höherer Dienst) zuzuordnen. Die entsprechende Laufbahn wird in den Infotypen 1501 Bewertung Tarif Detail im Organisationsmanagement und 0008 Basisbezüge durch Eingabe der Tarifgruppe automatisch angezeigt und gespeichert. Die automatische Zuordnung der Laufbahngruppen zu Tarifgruppen kann vom Anwender durch Speicherung einer anderen Laufbahn durch Übergehen einer entsprechenden Fehlermeldung ersetzt werden. Dies kann in bestimmten Fällen (in Abhängigkeit von der Fallgruppe) notwendig sein. Während die Laufbahnzuordnung bei den Besoldungsgruppen auch bisher schon funktioniert hat, war dies bei den Tarifgruppen nicht der Fall. Mit dem Transport in das produktive System am wird dieser Fehler behoben. Zur Pflege in PA erfolgen gesonderte Hinweise. Im Auftrag Karkat Beglaubigt Hötger

16 Verteiler für das IPV Rundschreiben Nr.: 06/2003 An die Bezirksämter von Berlin Charlottenburg-Wilmersdorf SE Pers 410, Friedrichshain-Kreuzberg PS-L, PS-Ansy, PS 37, Mitte PersAL, Pers 300, Pers 320, Neukölln FB Pers III, Treptow-Köpenick P, PIPV, Reinickendorf PS L, DirBA, PS 36, PS-ASB, Steglitz-Zehlendorf PS L, PS 2, PS 216, PS 15, Tempelhof-Schöneberg Pers IPV, PVFin-PA III 1, Marzahn-Hellersdorf HPV L, PB 5, HPV L 3, Pankow PA L, PA 5, PA ABR 1, PA 52-ASB, Lichtenberg PS F, PAS 1, PAS, Spandau PA II, PA II ABR, PA II ASB, An die Senatsverwaltungen für Gesundheit, Soziales und Verbraucherschutz SE I - B, SE I - D 14, SE 1 - B 16, Inneres ZD Pers Ltr, ZD Inn 2, QF 34, Wirtschaft, Arbeit und Frauen I C1, I C18, Finanzen Z B, Z D 2, Z B 22, Stadtentwicklung SP 2-Kr, SP/PW 7, SP 1, Justiz JVwA - AL -, I B 3, JVwA B II 1, JVwA - B I 1 -, Wissenschaft, Forschung und Kultur SE B, SE B 15, SE B 22, Bildung, Jugend und Sport Pers 1, Pers 2.4, Pers 2.1, An weitere Behörden Berliner Feuerwehr PS L, FI ORG, PS 33, PS ASB, Landesverwaltungsamt Berlin SB BL, II E, II E 5, SB Fin 2, Landespolizeiverwaltungsamt LPVA I B 4, LPVA I B 43, LPVA I B 44, Oberfinanzdirektion Berlin St 28, St 277d, St 277, Rechnungshof von Berlin PA Verw 13, Hochschule für Musik "Hanns Eisler" I, Hochschule für Schaupielkunst Büroleitung, Kunsthochschule Berlin-Weißensee Büroleitung, Landesschulamt Berlin ZS ALtr., ZS Ltr, IV E 11, IV E ASB 1, Landeseinwohneramt Berlin P/F L, P/F 315, P/F 314, nachrichtlich an Landesbetrieb für Informationstechnik GB VI 3 Senatsverwaltung für Inneres QA 1 Hauptpersonalrat SSC Intern AG Betreuung IPV 140 AG Fachorganisation IPV 40/41/42/43, IPV 44/45/46, IPV 47/48/49, IPV 410/420 TP Stellenwirtschaft IPV 6 ZASB