Landesverwaltungsamt Berlin

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1 Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) 1 Landesverwaltungsamt Berlin Berlin (Postanschrift) Empfänger gem. Verteiler GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) IPV AG-FO Bearbeiter(in) AG-Fachorganisation Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz Berlin Zimmer Telefon (030) interne Vorwahl (912) Vermittlung (030) 90-0 Fax (030) Adresse [email protected] ( -adresse nicht für Dokumente mit elektronischer Signatur) Datum IPV Rundschreiben Nr Betr.: zur Abrechnungsperiode (Besoldung) und zur Abrechnungsperiode (Tarif 15 und Tarif 30) Übersicht der Themenkomplexe 1 Allgemeines Planung 2006 für das IPV Verfahren IPV-Planungsgruppe >> TF/BS - Fr. Rührmund << 2 2 Personaladministration und Zeitwirtschaft Privatadresse auf Meldebescheinigung zur Sozialversicherung >>TF Fr. Braun << KITA-Eigenbetriebe >>BS/TF Fr. Hötger << Abgrenzung von Lohnarten >>TF Herr Reichelt << 3 3 Abrechnungssachbearbeitung Privatadresse auf Meldebescheinigung zur Sozialversicherung >>TF Fr. Braun << Report Auswertung VBL55 >>TF Fr. Braun << Krankenkassen-Betriebsnummer >>TF Fr. Braun << KITA-Eigenbetriebe >>BS/TF Fr. Hötger << 5 4 Stellenwirtschaft Infotyp ADT (IT 1513) >> Fr. Ingenhaag << Report Planstellenbestand auswerten >> Hr. Jäger << Auswertung von nicht stellenplanrelevanten Planstellen Auswertung von größeren Organisationsstrukturen 5... Verkehrsverbindungen: U-Bahn Fehrbelliner Platz Bus 101, 104, 115 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Sprechzeiten: Zahlungen bitte bargeldlos Montag, Dienstag und Freitag an die Landeshauptkasse von 9-12 Uhr Berlin und nach Vereinbarung Intranet: T-Online:*Berlin# Geldinstitut Postbank Berlin Berliner Bank Berliner Sparkasse Landeszentralbank Kontonummer Bankleitzahl

2 - 2-1 Allgemeines 1.1 Planung 2006 für das IPV Verfahren IPV-Planungsgruppe >> TF/BS - Fr. Rührmund << Im Jahr 2005 wurde seitens des Service- und Systemunterstützungs-Centers die IPV- Planungsgruppe ins Leben gerufen. In der IPV-Planungsgruppe sind folgende ständige Mitglieder vertreten, wobei der Rechnungshof von Berlin in beobachtender Funktion teilnimmt: Mitglied Mitglied Mitglied Sen Fin Sen Just LVwA PS AL Sen Inn - Fachaufsicht Sen Stadt LVwA PS IPV BA Treptow-Köpenick Polizei LVwA PS IPV 4 BA Friedrichshain-Kreuzberg HPR RHvB BA Neukölln Die IPV-Planungsgruppe tagt viermal im Jahr, um über die geplanten Aktivitäten des Serviceund Systemunterstützungs-Centers für das gesamte Jahr bzw. die einzelnen Quartale sowie den jeweiligen Realisierungsstand zu berichten. Alle Informationen zur IPV-Planungsgruppe Geschäftsstelle Mitglieder Sitzungstermine Folien werden nach jeder Sitzung veröffentlicht Protokolle sind im Intranet auf der Seite des LVwA / Service- und Systemunterstützungs-Center unter IPV- Planungsgruppe veröffentlicht. Zur direkten Information der Anwenderinnen und Anwender wird die Arbeitsgruppe Fachorganisation zukünftig nach jeder Sitzung der IPV-Planungsgruppe auf die Veröffentlichung der aktuellen Folien hinweisen. Darüber hinaus werden zur Verbesserung der Transparenz in unregelmäßigen Abständen Berichte über aktuell in Arbeit befindliche Aktivitäten erstellt und dem jeweiligen IPV-Rundschreiben als Anlage hinzugefügt. 2 Personaladministration und Zeitwirtschaft 2.1 Privatadresse auf Meldebescheinigung zur Sozialversicherung >>TF Fr. Braun << Mit der Pflege des Feldes Privatanschrift im Infotyp Anschriften (IT 0006) wird nunmehr erreicht, dass die Privatadresse der Beschäftigten auch auf der Meldebescheinigung zur Sozialversicherung ausgegeben wird.

3 KITA-Eigenbetriebe >>BS/TF Fr. Hötger << Im Rahmen der Neuordnung der Berliner Kita-Landschaft sind die staatlichen Kindergärten ab per Eigenbetriebsgesetz in Eigenbetriebe zusammengefasst worden. Bis zur endgültigen Klärung über die weitere Verfahrensweise wird in einigen Bezirksämtern das Personal der Kita-Eigenbetriebe trotz Zuordnung zu bestimmten Trägerbezirken derzeit weiterhin in den bisherigen Bezirksämtern abgerechnet. Um die Beschäftigten der Kita-Eigenbetriebe in den jeweiligen Bezirksämtern eindeutig erkennen können, ist es erforderlich, neue Personalbereiche/Personalteilbereiche einzurichten. Darüber hinaus sind in Anbetracht einer adäquaten Transparenz hinsichtlich der unterschiedlichen betrieblichen Merkmale folgende Maßnahmen erforderlich: Für die Sozialversicherung sind von jedem teilnehmenden Bezirksamt 2 neue Betriebsnummern (West und Ost) für die neuen Personalteilbereiche zu beantragen, da die Betriebsnummern der Kita-Eigenbetriebe nur vom jeweiligen Trägerbezirk zu nutzen sind. Beispiel: Die Betriebsnummer des Kita-Eigenbetriebs City ist vom Trägerbezirk Friedrichshain-Kreuzberg zu nutzen, der dazugehörige Bezirk Mitte muss 2 neue Betriebsnummern beantragen. Es werden getrennte Beitragsnachweisungen mit der Absenderangabe des jeweiligen Bezirksamtes und den entsprechenden Kita -Betriebsnummern erstellt. Auch für die Meldungen zur VBL ist eine gesonderte Erfassung der Daten relevant; dafür sind bei der VBL neue Beitragskonto-Nummern zu beantragen (West / Ost und Sonderkonto). Hinweis Hinsichtlich der Schwerbehindertenstatistik hat uns die Senatsverwaltung für Inneres, Frau Sanftleben, mitgeteilt, dass - nach Absprache mit der federführenden Behörde, der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Sport - ebenfalls eine separate Erfassung der Daten erforderlich ist. Aktivitäten Ihrerseits sind hierfür nicht notwendig. Das Service- und Systemunterstützungs-Center bittet um möglichst baldige Mitteilung über die neu einzurichtenden Personalbereiche/Personalteilbereiche einschl. der neuen Betriebsnummern und VBL- Beitragskonto-Nummern. 2.3 Abgrenzung von Lohnarten >>TF Herr Reichelt << Im Rahmen der Überprüfung der Lohnarten des Infotypen Wiederkehrende Be-/Abzüge (IT 0014) sind folgende Lohnarten aufgefallen, für die die Rechtsgrundlage entfallen ist und über die keine Zahlungen mehr erfolgen bzw. die seit mehreren Jahren zum Teil seit Produktivsetzung nicht genutzt wurden: Lohnart Lohnart-Langtext 3004 Pausch. Überstunden LFS 3013 Dienstaufwand Filmförd Pfandkammervergütung 3015 Aufwandsentsch. ADKB 3026 Kleidergeld Polizei 3030 Liquidationsanteil 3033 Pauschale für Telearbeit 3041 SV-Freibetrag Zusatzvers Zuschuß Versorg.Zuschlag 3045 Übernahme SV-ANA...

4 - 4 - Lohnart Lohnart-Langtext 3143 Abzug f. Pauschalzuschlag 3192 Man. Urlaubslohn Heizer 3193 Man. Aufschlag Heizer Es ist beabsichtigt, diese Lohnarten ab dem abzugrenzen. Sollte eine der Lohnarten in einer Dienststelle noch benötigt werden, ist dies dem Service- und Systemunterstützungs- Center möglichst umgehend mitzuteilen. Ferner ist aufgefallen, dass die Lohnart 3012 Außendienstentschädigung, für die es keine Rechtsgrundlage mehr gibt, aktuell noch genutzt wird. Diese Lohnart soll ebenfalls ab dem abgegrenzt werden. Es ist sicherzustellen, dass zu diesem Zeitpunkt keine Zahlung mehr über diese Lohnart erfolgt. 3 Abrechnungssachbearbeitung 3.1 Privatadresse auf Meldebescheinigung zur Sozialversicherung >>TF Fr. Braun << S. Ausführungen zur Tz Report Auswertung VBL55 >>TF Fr. Braun << Die Prozesse des Reports Auswertung VBL55 konnten wesentlich optimiert werden mit der Folge, dass die Laufzeit erheblich verkürzt wurde. 3.3 Krankenkassen-Betriebsnummer >>TF Fr. Braun << Die Standard-Software der Firma SAP sieht vor, dass zu jedem Krankenkassenschlüssel nur eine Krankenkassen-Betriebsnummer hinterlegt werden kann. Etliche IPV anwendende Stellen teilten dem Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) jedoch mit, dass einige Krankenkassen diese Verfahrensweise beanstanden und die Hinterlegung zweier Krankenkassen-Betriebsnummern (Ost und West) für eine fehlerlose Bearbeitung der SV-Beitragsnachweisungen benötigen. Im Februar und Mai diesen Jahres wurden die IPV anwendenden Stellen per über die IPV-Hotline gebeten, bei Beanstandungen dieser Art mit dem vom SSC vorgefertigten Schreiben Krankenkassen-Betriebsnummer SV-Rechtskreis Ost zu reagieren. Vor Einführung des elektronischen Meldeverfahrens ließen daraufhin die Krankenkassen von ihren Forderungen ab. Nach Einführung des elektronischen Meldeverfahrens wurden die Forderungen jedoch erneut erhoben. Recherchen haben nun ergeben, dass die Software-Produkte einiger kleinerer Krankenkassen die Trennung nach Ost und West nicht vollziehen können. Solange die Beitragsnachweisungen noch in Papierform übermittelt und manuell gem. dem Ankreuzfeld Ost bzw. West sortiert und bearbeitet wurden, war das Problem nicht so erheblich. Sollten nun weitere Beanstandungen der Krankenkassen folgen, werden die IPV anwendenden Stellen gebeten, diese sofort an das SSC weiterzuleiten und von der Anwendung des o.g. vorgefertigten Schreibens des SSC abzusehen....

5 - 5 - Das SSC wird nun jeweils den Forderungen der Krankenkassen entsprechen, indem zu der entsprechenden Krankenkasse zusätzlich ein zweiter Krankenkassenschlüssel im IPV-System bereitgestellt werden wird. 3.4 KITA-Eigenbetriebe >>BS/TF Fr. Hötger << S. Ausführungen zur Tz Stellenwirtschaft 4.1 Infotyp ADT (IT 1513) >> Fr. Ingenhaag << Die Tabelle zum Infotyp Amts-, Dienst- und Tätigkeitsbezeichnung (IT 1513) wurde um weitere Berufsbezeichnungen ergänzt, zudem sind Korrekturen vorgenommen worden. Die ADT-Liste im Intranet wird entsprechend angepasst. Die Änderungen sind aus den Anlagen 1a und 1b zu diesem IPV - Rundschreiben ersichtlich. Der Transport in das Produktivsystem ist für den vorgesehen. 4.2 Report Planstellenbestand auswerten >> Hr. Jäger << Auswertung von nicht stellenplanrelevanten Planstellen Bei der Anwendung des SAP-Standardreports Planstellen auswerten hat sich herausgestellt, dass Planstellen, die in der Registerkarte Stellenplanrelevanz als nicht stellenplanrelevant gekennzeichnet sind, in dem Report nicht ausgewertet werden. Aus der Programmbeschreibung des Reports war dies nicht ersichtlich. Wir werden in unserer Planung einen weiteren Report aufnehmen, der auch die nicht stellenplanrelevanten Planstellen auswertet. Der Termin zur Fertigstellung des Reports steht allerdings noch nicht fest Auswertung von größeren Organisationsstrukturen Sofern bei der Auswertung größerer Organisationsstrukturen in den IPV anwendenden Stellen der Report Planstellen auswerten online angestoßen wird, bricht dieser nach 15 Minuten ab. Der Report wertet, unabhängig von den ausgewählten Feldern, programmtechnisch zunächst alle 50 Felder des Standardreports aus. Die Laufzeit des Reports bemisst sich nach der Anzahl der Planstellen. Eine Begrenzung auf wenige Felder verringert daher die Rechenzeit nicht erheblich. Es wird deshalb empfohlen, für Auswertungen über ca. 300 Planstellen die Verarbeitung im Hintergrund (Batch-Verfahren) zu wählen. Im Regelfall ist auch hier die Verarbeitung relativ schnell und belastet das System weniger. Dabei ist folgendermaßen vorzugehen: 1.) Auswahl des Organisationsbereiches und der Stichtage wie bisher. 2.) Aus dem Menü Programm die Option im Hintergrund ausführen wählen. 3.) In dem dann angebotenen Fenster das Ausgabegerät (Drucker) eintragen und unter dem Menüpunkt Druckzeitpunkt den Eintrag Zunächst in den SAP-Spooler stellen auswählen. 4.) Unter Eigenschaften - Aufbereitung bei breiten Listen den Druckparameter X_65_255 Zeichen wählen und bestätigen (beide aufeinander folgende Bildschirmmasken). 5.) Im anschließenden Fenster Starttermine den Punkt Sofort bestätigen und mit dem Diskettensymbol sichern....

6 - 6-6.) In der Bildschirmmaske zum Report erscheint eine Meldung, das ein Job (Auftrag) eingeplant ist 7.) Aus dem Menü System die Option eigene Spoolaufträge auswählen. Über den Spool bzw. Spoolauftrag kann kontrolliert werden, ob der Job fertig ist oder noch bearbeitet wird. 8.) In der Spalte Ty die Spoolausgabe bestätigen und mit dem Button sichern in lokale Datei nach Excel zur weiteren Bearbeitung exportieren. In Kürze wird die im Intranet gespeicherte Kurzanleitung Version 1.0 durch eine neue Version ersetzt, in der die o. g. Arbeitsschritte und weitere Erläuterungen speziell zur Steuerung der Spaltenanzahl beim Spoolausdruck zu finden sind. Über die neue Version wird die Anwendungssystembetreuung per unterrichtet. Im Auftrag Beglaubigt Rührmund Hötger...

7 Verteiler für das IPV Rundschreiben Nr.: An die Bezirksämter von Berlin Charlottenburg-Wilmersdorf Pers 410, Friedrichshain-Kreuzberg PS-L, PS-Ansy, PS Abr, Mitte PersAL, Pers 130, Pers 140, Neukölln FB Pers 32, Treptow-Köpenick P, PIPV, Reinickendorf PS L, Dir BA, PS 36, PS-ASB, Steglitz-Zehlendorf PS L, PS 2, PS Abr., PS 13, Tempelhof-Schöneberg Pers IPV, PA III 2, Marzahn-Hellersdorf HPV L, PB 5, HPVL 3, Pankow PA L, PA 5, PA ABR 1, PA 17 ASB, Lichtenberg PF L, PAS 1, PAS, Spandau PZD II K, PZD II ABR, PZD III ASB, An die Senatsverwaltungen für Gesundheit, Soziales und Verbraucherschutz ZS B, ZS D14, ZS B16, Inneres ZS A 21 Kr, Wirtschaft, Arbeit und Frauen IA 3, IA 34, IA 36 Finanzen ZS A, ZS A 27, ZS A 27b, ZS A 27c Stadtentwicklung SP 01, SP B 15, SP A 22, Justiz JVwA - AL -, I B 3, JVwA B II 1, JVwA - B I 1 -, Wissenschaft, Forschung und Kultur SE B, SE B 17, SE B 21, Bildung, Jugend und Sport SE P Ltr, SE P Vw, SE P C 11, SE C ASB1, An weitere Behörden Berliner Feuerwehr GS StD4, GS StD5, FI HH 3, Landesverwaltungsamt Berlin SE PI, PS Z, PS Z 1, PS A 12, Der Polizeipräsident in Berlin ZSE I B 4, ZSE I B 431, ZSE I B 44, Rechnungshof von Berlin PA Verw 13, Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten ZS L, ZS 2 Ne, Zentrales Personalüberhangmanagement ZeP Pers 34, ZeP SE 11, nachrichtlich an IT-Dienstleistungszentrum Berlin GB VI 3 Senatsverwaltung für Inneres ZS B 1 Hauptpersonalrat SSC Intern AG Betreuung PS / IPV 14, PS / IPV 141, PS / IPV 142, PS / IPV 143, PS / IPV 144 AG Fachorganisation TP Stellenwirtschaft PS / IPV 6 PS / IPV ZASB PS / IPV 44 Ca/45, PS / IPV 47/48/49, PS / IPV 40A/B/C, PS / IPV 4s Re

8 Service- und Systemunterstützungs-Center im Landesverwaltungsamt Berlin (LVwA) 1 Anlage 1a Mitarbeitergruppe Hauptgruppe Mitarbeiterkreis Tarifart Untergruppe Tarifgruppe ADT-Schlüssel ADT-Bez neutral Änderungsgründe C A 02070Fahrer Fahrer/in x Löschen TGr nicht zulässig C A 02070Fahrer Fahrer/in x Löschen TGr nicht zulässig B 07 1A A9S 0702A9S Obergerichtsvollzieher/in x Korrektur B 07 1A A8 0702A8 Gerichtsvollzieher/in x Korrektur A 01 7A VC 0102VCREGA Registraturangestellte/r x Neu A 01 7A VIB 0102VCREGA Registraturangestellte/r x Neu A 01 7A VII 0102VCREGA Registraturangestellte/r x Neu A 01 7A VIII MD 0102VCREGA Registraturangestellte/r x Neu A 01 7A IXB 0102VCREGA Registraturangestellte/r x Neu A 01 7A X 0102VCREGA Registraturangestellte/r x Neu A 01 7A VC 0102VCREGA Registraturangestellte/r x Neu A 01 7A VIB 0102VCREGA Registraturangestellte/r x Neu A 01 7A VII 0102VCREGA Registraturangestellte/r x Neu A 01 7A VIII MD 0102VCREGA Registraturangestellte/r x Neu A 01 7A IXB 0102VCREGA Registraturangestellte/r x Neu A 01 7A X 0102VCREGA Registraturangestellte/r x Neu B 05 1A 6A A A16FORST Leitende/r Forstdirektor/in x Neu B 05 1A 6A A A15FORST Forstdirektor/in x Neu B 05 1A 6A A A14FORST Oberforsträtin/rat x Neu B 05 1A 6A A A13FORST Forsträtin/rat x Neu B 05 1A 6A A13S 0501A13SFOR Forstoberamtsrätin/rat x Neu B 05 1A 6A A A12FORST Forstamtsrätin/rat x Neu C FAHRPAU Fahrer/in (Pauschallohn) x Neu C FAHRPAU Fahrer/in (Pauschallohn) x Neu C FAHRPAU Fahrer/in (Pauschallohn) x Neu Dokument: IPV-Rundschreiben 07.06_BS AbrP und TF _Anlage 1a.doc Seite: 1 von 1

9 Service- und Systemunterstützungs-Center im Landesverwaltungsamt Berlin (LVwA) 1 Anlage 1b Beginndatum Endedatum ADT-Schlüssel ADT-Bez neutral ADT-Bez weiblich ADT-Bez männlich Direktor/in d LI f gerichtl u soz Direktor d LI f gerichtl u soz B2 Mediz. Direktorin d LI f gerichtl u soz Mediz. Mediz. Änderungsgründe Korrektur A8 Gerichtsvollzieher/in Gerichtsvollzieherin Gerichtsvollzieher Korrektur A9S Obergerichtsvollzieher/in Obergerichtsvollzieherin Obergerichtsvollzieher Korrektur VCREGA Registraturangestellte/r Registraturangestellte Registraturangestellter Neu A16FORST Leitende/r Forstdirektor/in Leitende Forstdirektorin Leitender Forstdirektor Neu A15FORST Forstdirektor/in Forstdirektorin Forstdirektor Neu A14FORST Oberforsträtin/rat Oberforsträtin Oberforstrat Neu A13FORST Forsträtin/rat Forsträtin Forstrat Neu A13SFOR Forstoberamtsrätin/rat Forstoberamtsrätin Forstoberamtsrat Neu A12FORST Forstamtsrätin/rat Forstamtsrätin Forstamtsrat Neu FAHRPAU Fahrer/in (Pauschallohn) Fahrerin (Pauschallohn) Fahrer (Pauschallohn) Neu Dokument: IPV-Rundschreiben 07.06_BS AbrP und TF _Anlage 1b.doc Seite: 1 von 1

10 Anlage 2 zum IPV-Rundschreiben im Landesverwaltungsamt Berlin (LVwA) IPV - Aktuell Die zweite Sitzung der IPV-Planungsgruppe für das Jahr 2006 fand am zu folgenden Aktivitäten (Tz ) statt: 1. ABGESCHLOSSEN Software-Ergonomie-Untersuchung Stellungnahme des SSC liegt vor Bereitstellung weiterer Funktionalitäten der Stellenwirtschaft (z.b. Auswertung Planstellenbestand) Dokumentation der Berechtigungen (in überarbeiteter Form) 2. IN ARBEIT Konsolidierung Stellenwirtschaft (z.b. Mängel ADT) Ergänzung der Funktionalitäten Stellenwirtschaft Schulungen Stellenwirtschaft Aktualisierung Lohnartenkatalog zu den Infotypen Wiederkehrende Be-/Abzüge (IT 0014) und Ergänzende Zahlungen (IT 0015) Übernahme Stack 05/06 in die IPV-Systeme im Juni 2006 Arbeitsgruppe Stichprobenprüfung (Einladung zum ersten Termin im Juni 06) Aktualisierung der Ergebnisse der Anwenderbefragung 2004 (insbesondere zur Stellenwirtschaft) Maschinelle Unterstützung (Datenübernahme) bei Massenversetzungen innerhalb Berliner Verwaltung 3. IN VORBEREITUNG Fortführung der aktuellen Themenschwerpunkte - Software Ergonomie Aktualisierung Datenkatalog Meldeverfahren zur ZfA (Altersvermögens- Alterseinkünftegesetz) 4. GEPLANT Realisierung Datenfernübertragung (DFÜ) für Giro (Zahlungsdisketten) Verbesserung der Dokumentation (Handbücher, Maßnahmenbeschreibung) Die Folien zu der Sitzung sind auf der Intranetseite des Landesverwaltungsamtes Berlin Service- und Systemunterstützungs- Center (PS IPV) - veröffentlicht.