Landesverwaltungsamt Berlin

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1 Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) Landesverwaltungsamt Berlin Berlin (Postanschrift) Empfänger gem. Verteiler GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) IPV AG-FO Bearbeiter(in) AG-Fachorganisation Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz Berlin Zimmer Telefon (030) interne Vorwahl (912) Vermittlung (030) 90-0 Fax (030) Adresse [email protected] ( -adresse nicht für Dokumente mit elektronischer Signatur) Datum IPV Rundschreiben Nr. 08/2005 Betr.: Änderungen zur Abrechnungsperiode 06/2005 (Besoldung) und zur Abrechnungsperiode 05/2005 (Tarif 15 und Tarif 30) Übersicht der Themenkomplexe 1 Allgemeines Terminplan zur Durchführung der Personalabrechnung / Folgeaktivitäten >> BS/TF - Fr. Rührmund << Anfragen von Beschäftigten >> BS/TF - Fr. Schwierkus << 3 2 Personaladministration und Zeitwirtschaft Zuflussprinzip in der Zusatzversorgung >> TF - Fr. Braun << Fehlerbereinigung Fehler bei Rückzahlung von Krankenbezügen bzw. Wegfall des Anspruchs auf Krankengeldzuschuss VBL Meldewesen >> TF - Fr. Braun << Mutterschutz nach 6 Abs.1 des Mutterschutzgesetzes (MuSchG) und Elternzeit Erstellen der VBL-Meldungen Sozialversicherung >> TF - Fr. Braun << Fortbestand des Versicherungsverhältnisses bei Arbeitsunterbrechungen gem. 7 Abs. 3 SGB IV Weiteres SV-Attribut für den PV-Zuschlag PV-Zuschlag bei Geringverdienern Arbeitszeitkonto nach dem Anwendungs - TV Land Berlin >> TF - Hr. Bonnes << Allgemeines 7... Verkehrsverbindungen: U-Bahn Fehrbelliner Platz Bus 101, 104, 115 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Sprechzeiten: Zahlungen bitte bargeldlos Montag, Dienstag und Freitag an die Landeshauptkasse von 9-12 Uhr Berlin und nach Vereinbarung Intranet: T-Online:*Berlin# Geldinstitut Postbank Berlin Berliner Bank Berliner Sparkasse Landeszentralbank Kontonummer Bankleitzahl

2 Abwesenheitsarten Zeitguthabentage/ -stunden, Vorliegen von Wochenfeiertagen und Darstellung auf dem Zeitnachweis Formular Zeitnachweis Arbeitszeitkonto Manuelle Datenübernahme des Arbeitszeitkontos Fehleranalyse bei der maschinellen Ermittlung der Arbeitszeitkontostände Das Protokoll der maschinellen Zeitauswertung Berechtigungen Profil Personalsachbearbeitung Berücksichtigung von Zeiträumen nach Ende Krankengeldzuschuss / Ende Lohnfortzahlung im Arbeitszeitkonto 11 3 Abrechnungssachbearbeitung Einzelnachweise für >> BS/TF - Fr. Rührmund << ARGE II in den Bezirksämtern SenWissForschKult - Komische Oper VBL Meldewesen >> TF - Fr. Braun << Kindergeldstatistik >> BS/TF - Fr. Lühe << Lohnsteueranmeldung >> BS/TF - Fr. Lühe << 14...

3 - 3-1 Allgemeines 1.1 Terminplan zur Durchführung der Personalabrechnung / Folgeaktivitäten >> BS/TF - Fr. Rührmund << Wir wurden darauf aufmerksam gemacht, dass sich in dem o.g. Terminplan eine Unstimmigkeit befindet. Diese ist nunmehr geändert und der bereinigte Terminplan diesem IPV - Rundschreiben noch einmal vollständig als Anlage 1 beigefügt. Bei TF30 10/05 und BS11/05 war in Spalte 7 ein um einen Tag verkürztes Datum ( ) angegeben, dieses ist auf das korrekte Datum ( ) berichtigt. 1.2 Anfragen von Beschäftigten >> BS/TF - Fr. Schwierkus << Seit mehreren Monaten rufen verstärkt Beschäftigte in der IPV - Hotline an und bitten um Auskunft/Erklärung zur Berechnung ihrer Bezüge. Auf Nachfrage wird meist erklärt, dass die/der Beschäftigte im ersten Schritt den Personalservice um Auskunft/Erklärung gebeten hat. Von dort wurde die/der Beschäftigte an die IPV - Hotline verwiesen. Hierzu geben wir folgende Hinweise: 1. Aufgabe der IPV - Hotline ist es, die Anwender bei der Arbeit mit dem IPV - System zu unterstützen. 2. Die Gegebenheiten eines Einzelfalls können von der IPV - Hotline nicht beurteilt werden. Beispiel: Hat der Beschäftigte Anspruch auf bestimmte Bezügebestandteile? 3. Die Beschäftigten werden daher an den Personalservice zurückverwiesen. Dies führt verständlicherweise zu verärgerten Reaktionen der Beschäftigten. Es ist daher darauf zu achten, dass Beschäftigte nicht an die IPV - Hotline verwiesen werden, sondern die Nachfrage der Beschäftigten in Zuständigkeit vom Personalservice beantwortet wird. Sollte der Personalservice dafür die Unterstützung der IPV - Hotline benötigen, wäre dies über eine schriftliche Hotline-Anfrage möglich. 2 Personaladministration und Zeitwirtschaft 2.1 Zuflussprinzip in der Zusatzversorgung >> TF - Fr. Braun << Fehlerbereinigung In dem IPV - Rundschreiben Nr. 06/2005 wurde zur Tz. 2.9 eine Fehlerbeschreibung zum Zuflussprinzip gegeben. Ab der Abrechnungsperiode 05/2005 ist dieser Fehler behoben. Eine rückwirkende Korrektur ist leider nicht möglich Fehler bei Rückzahlung von Krankenbezügen bzw. Wegfall des Anspruchs auf Krankengeldzuschuss In der VBLinfo 2/2004 wurde zur Tz. 3.5 folgendes ausgeführt: Wird für Zeiten, für die ein Anspruch auf Krankenbezüge bzw. Krankengeldzuschuss bestand, rückwirkend eine Erwerbsminderungsrente bewilligt und entfällt aus diesem Grund der Anspruch auf Krankenbezüge bzw. Krankengeldzuschuss rückwirkend, so ist immer eine Rückrechnung für die Monate der Überzahlung von Krankenbezügen bzw. Krankengeldzuschuss vorzunehmen. Das steuerrechtliche Zuflussprinzip ist in diesen Fällen nicht anwendbar.

4 - 4 - Der systemseitige Fehler besteht zurzeit darin, dass bei oben beschriebener Konstellation lediglich der Zeitraum des Anspruchs auf Krankengeldzuschuss korrekt durch Aufrollung zurückgerechnet wird. Für den Zeitraum des Anspruchs auf Krankenbezüge bei Personalfällen mit Lohnfortzahlung bis zu 26 Wochen ( 71 BAT)) wird dagegen das entsprechende ZV-Entgelt nach dem Zuflussprinzip zurückgerechnet. Sollten in den IPV anwendenden Stellen solche maschinellen Berechnungen bereits erfolgt sein, sind keine manuellen Korrekturen vorzunehmen. Die ggf. manuell zu fertigenden VBL-Meldungen sind analog den maschinellen Berechnungen zu erstellen. 2.2 VBL Meldewesen >> TF - Fr. Braun << Mutterschutz nach 6 Abs.1 des Mutterschutzgesetzes (MuSchG) und Elternzeit Wie der VBLinfo 5/2003 entnommen werden kann, ist erst einen Tag nach der Geburt des Kindes der Mutterschutz nach 6 Abs. 1 MuSchG und die anschließende Elternzeit mit dem Versicherungsmerkmal 28 (s. RIMA) zu melden. Im IPV - Rundschreiben Nr. 10/2004 wurde zur Tz. 1.3 ausgeführt, dass meldetechnisch ein systemseitiger Fehler hinsichtlich des korrekten Beginns des Mutterschutzes besteht und eine fehlerlose Meldung nur mit einer manuellen Meldung zu erreichen wäre. Es hat sich herausgestellt, dass die meldetechnische Umsetzung der SAP keinen Systemfehler darstellt, sondern die SAP an dieser Stelle den Anforderungen anderer Zusatzversorgungskassen entspricht. Die VBL hat als einzige Zusatzversorgungskasse die in der VBLinfo 5/2003 beschriebene Handhabung beschlossen. Aus diesem Grund hat die SAP eine Modifikation zur Verfügung gestellt, die es nunmehr ermöglicht, systemseitig Meldungen, die den Modalitäten der VBL entsprechen, zu erstellen. Hinweis Sollte Elternzeit gleichzeitig für mehr als ein Kind in Anspruch genommen werden bzw. kommt während einer Elternzeit ein weiteres Kind hinzu, ist die Anzahl der Kinder im Feld Anzahl Kinder des Infotypen VBL/ZVE-Daten (IT 0051) zu überschreiben. Hier ist darauf zu achten, dass der Datensatz taggenau (Tag der Geburt) anzulegen ist Erstellen der VBL-Meldungen Zur Abrechnungsperiode 05/2005 sollen erstmalig im Kalenderjahr 2005 die VBL-Meldungen erstellt werden. S. dazu auch die Ausführungen zur Tz Alle Meldungen, die vom IPV - System seit der Abrechnungsperiode 01/2005 für die Erstellung erkannt wurden, werden herangezogen. Von den IPV anwendenden Stellen ist zu beachten, dass für Personalfälle, für die bereits manuelle Meldungen gefertigt worden sind, das Feld Keine Übernahme der Meldungen in die Meldedatei im Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) zu markieren ist....

5 - 5 - Hinweis zu den Formularen für die Akte und zum Report VBL Meldungen anzeigen (Bereichsmenü ZPER) Derzeit bestehen sowohl zwischen den Inhalten der Daten in der Druckausgabe der Formulare für die Akte bzw. bei dem Report VBL Meldungen anzeigen und den Daten, die tatsächlich an die VBL übermittelt werden (VBL Meldedatei) Abweichungen. Beispiel: Die Zahl der Kinder während der Elternzeit wird nicht angezeigt. Die Behebung dieser Diskrepanzen wird im Standard mit der Neugestaltung des Programms zur DATÜV-ZVE im Jahr 2006 angestrebt. Das Problem wird erst mit einer Neugestaltung des Programms zur DATÜV-ZVE gelöst sein. Die SAP strebt die Umsetzung des neuen Programms im Jahr 2006 an. 2.3 Sozialversicherung >> TF - Fr. Braun << Fortbestand des Versicherungsverhältnisses bei Arbeitsunterbrechungen gem. 7 Abs. 3 SGB IV Mit dem Rundschreiben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung vom (Gemeinsame Verlautbarung zum Fortbestand des Versicherungsverhältnisses bei Arbeitsunterbrechungen) wurde die neue Regelung über die Zusammenrechnung von Arbeitsunterbrechungen veröffentlicht, die am durch Übernahme von SAP-Packages in das IPV- System umgesetzt wurde. Bisherige Regelung: Treffen mehrere Unterbrechungstatbestände unterschiedlicher Art unmittelbar aufeinander, waren die Zeiten zusammen zu rechnen. Insbesondere galt die Monatsfrist nach 7 Abs. 3 Satz 1 SGB IV durch den Bezug der Entgeltersatzleistung als verbraucht. Künftige Regelung: Aufgrund eines Urteils des Bundessozialgerichts findet jetzt nur noch eine Zusammenrechnung von Unterbrechungstatbeständen gem. 7 Abs. 3 Satz 1 SGB IV statt. Das bedeutet, dass z.b. die Monatsfrist eines unbezahlten Urlaubs nicht durch den unmittelbar vorangehenden Krankengeldbezug verbraucht wird. Beispiel 1 Pflichtversicherter Krankengeldbezug vom Unbezahlter Urlaub vom Bisheriges Verfahren Unterbrechungsmeldung Abmeldung Anmeldung Die Monatsfrist wird durch Krankengeldbezug verbraucht....

6 - 6 - Künftiges Verfahren Unterbrechungsmeldung Der unbezahlte Urlaub wird nicht mit Krankengeldbezug zusammengerechnet. Er überschreitet nicht die Monatsfrist gem. 7 Abs. 3 Satz 1 SGB IV. Beispiel 2 Pflichtversicherter Krankengeldbezug vom Unbezahlter Urlaub vom Bisheriges Verfahren Abmeldung Anmeldung Die Monatsfrist wird teilweise durch Krankengeldbezug verbraucht. Künftiges Verfahren Abmeldung Anmeldung Der unbezahlte Urlaub wird nicht mit dem Krankengeldbezug zusammengerechnet. Beispiel 3 Privat Krankenversicherter Arbeitsunfähigkeit vom Entgeltfortzahlung bis Unbezahlter Urlaub vom Abmeldung Anmeldung In diesem Beispiel gibt es keine Unterschiede zwischen bisherigem und künftigem Verfahren. Bei einem privat krankenversicherten Arbeitnehmer kommt sowohl für den unbezahlten Urlaub als auch für die Arbeitsunfähigkeit nach Ablauf der Entgeltfortzahlung die Monatsfrist zur Anwendung. Damit sind beide Tatbestände zusammen zu rechnen. Die neue Regelung wird dann angewandt, wenn die Abwesenheit oder die Kette von Abwesenheiten, für die die Monatsfrist gilt, im Jahr 2005 beginnt Weiteres SV-Attribut für den PV-Zuschlag Systemseitig wird bei der Personalabrechnung dann kein PV-Zuschlag berechnet, wenn im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) in der Vergangenheit Kinderfreibeträge eingetragen waren. Es stellt sich später heraus, dass diese Eintragung falsch war....

7 - 7 - Um eine korrigierende Rückrechnung im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) zu vermeiden, besteht nun die Möglichkeit, im Infotyp Sozialversicherung D (IT 0013) das SV-Attribut 32 PV-Zuschlag ab dem zu pflegen und damit zu bewirken, dass der PV-Zuschlag nacherhoben wird PV-Zuschlag bei Geringverdienern Für den Personenkreis der Geringverdiener muss der Arbeitgeber auch den Beitragszuschlag für die Pflegeversicherung tragen. Der Beitragszuschlag errechnet sich aus dem SV-pflichtigen Entgelt, multipliziert mit 0,25 %. Das Ergebnis wird in den Lohnarten /3Q1 PV-AG-Anteil, lfd. Entgelt und /3Q3 PV-AG-Anteil, Einmalzahlung abgestellt. Für diese Personalfälle ist im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) mit der Lohnart 9010 Anstoß Rückrechnung ein individueller Rückrechenanstoß zum zu setzen. Systemseitig wird berücksichtigt, dass bei Überschreiten der Geringverdienergrenze (325,- mtl.) durch Einmalzahlungen Arbeitnehmer den Beitragszuschlag von dem diese Grenze überschreitenden Entgelt tragen. 2.4 Arbeitszeitkonto nach dem Anwendungs - TV Land Berlin >> TF - Hr. Bonnes << Allgemeines Die Datenübernahmen der Arbeitszeitkontostände nach dem Anwendungs - TV Land Berlin zum Stichtag und die anschließende Produktivsetzung der maschinellen Berechnung der Zeitguthaben im IPV - System wurden in der 11. Kalenderwoche abgeschlossen. Aus dem Produktivbetrieb ergeben sich erste Erkenntnisse, zu denen nachfolgende Hinweise gegeben werden Abwesenheitsarten Zeitguthabentage/ -stunden, Vorliegen von Wochenfeiertagen und Darstellung auf dem Zeitnachweis Wurden die Abwesenheitsarten und an einem Wochenfeiertag im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) angelegt, weil die Abwesenheit über mehrere Tage andauert und einen Wochenfeiertag mit einschließt, wird an diesem Wochenfeiertag das Arbeitszeitkonto bei der Tagesdarstellung auf dem Zeitnachweis um die an diesem Tag anfallende zu erbringende Arbeitszeit reduziert. Dies ist für die Personalfälle nicht korrekt, die an diesem Tag regelmäßig Dienstfrei haben und nicht zur Arbeit herangezogen werden. Die Berechnungen und Darstellungen der Kontingentstände im Infotyp Abwesenheitskontingente (IT 2006) und in der Kontingentübersicht (PT 50) sind korrekt. Der Fehler kann behoben werden, indem die erfassten Abwesenheitszeiträume so anzupassen sind, dass an diesen Tagen die Abwesenheitsart nicht aufgegeben wird....

8 - 8 - Die systemseitigen Anpassungen zur Beseitigung des Fehlers auf dem Zeitnachweis erfolgen zum Kalendermonat Juli Formular Zeitnachweis Arbeitszeitkonto Mit dem Transport von Einstellungen am in das produktive System Z01 wird der Zeitnachweis für das Arbeitszeitkonto nach dem Anwendungs - TV Land Berlin dahingehend angepasst, dass die Formularauswahl genauer bezeichnet, ein Hinweis bezogen auf die Darstellung der Nachkommastellen von Arbeitszeitkontozeiten gegeben und die Aufsummierungszeile der Arbeitszeitkontostände überarbeitet wird. Die maschinelle Zeitauswertung wird in Perioden durchgeführt, dies bedeutet, dass diese bis zum Monatsletzten der Periode ausgeführt werden sollte, da nur zu diesem Zeitpunkt erforderliche Berechnungen durchgeführt werden. Wird die maschinelle Zeitauswertung (RPTME00) durch die Sachbearbeitung aufgerufen, wird das Feld Auswertung bis Datum mit dem Tagesdatum vorbelegt. Erfolgt keine Anpassung des Datums auf den Monatsletzten, wird auf dem Zeitnachweisformular der Wert zum Gesamtstand AZK Monatsende nicht korrekt dargestellt. Es wird der Wert des Standes vom Vormonat angezeigt. Sollten Informationen zu einem untermonatlichen Datum erforderlich sein, so sind die Werte Stand AZK Vormonat und Stand AZK lfd. Monat zu addieren und der Wert zum Gesamtstand des Arbeitszeitkontos ist manuell zu berechnen. Die Übersicht zu den Kontingentständen am Ende der monatlichen Aufstellung wurde entfernt, da die dort angezeigten Werte die Nachvollziehbarkeit der Entwicklung des Arbeitszeitkontos nicht unterstützten....

9 - 9 - Wird die maschinelle Zeitauswertung (RPTIME00) im Testlauf ausgeführt und der Zeitnachweis für das Arbeitszeitkonto soll gleichzeitig erzeugt werden, so ist im Feld Zeitnachweisvariante der Wert AZKONTO einzutragen. Im Protokoll wird dann in der Menüleiste der Button Formular angezeigt und der Zeitnachweis für das Arbeitszeitkonto kann aufgerufen werden Manuelle Datenübernahme des Arbeitszeitkontos Auch zum jetzigen Zeitpunkt werden noch manuelle Datenübernahmen von Arbeitszeitkontoständen in das IPV - System vorgenommen. Im IPV - Rundschreiben Nr. 05/2005 wurden die entsprechenden Erläuterungen zum Verfahren der manuellen Datenübernahme bekannt gegeben. Sollten vor der Datenübernahme schon Abwesenheitsarten im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) hinterlegt worden sein, so werden diese Abwesenheitszeiträume nur durch das Ausführen eines Programms bei der Ermittlung des Arbeitszeitkontostandes berücksichtigt. Dieses Programm wurde vom SSC bei der Datenübernahme ausgeführt, sodass die schon angelegten Abwesenheitszeiten bei der Berechnung der Kontingentstände berücksichtigt wurden. Um bei jetzt noch durchgeführten manuellen Datenübernahmen die eventuell schon vorhandenen Abwesenheitsarten ebenfalls bei der Berechnung der Kontingentstände zu berücksichtigen, ist eine entsprechende Information an die IPV - Hotline mit Nennung der Personalnummern erforderlich. Eine generelle Ausführung des Programms durch das SSC über den gesamten Personalbestand ist technisch nicht möglich Fehleranalyse bei der maschinellen Ermittlung der Arbeitszeitkontostände Im SSC liegt die Verantwortung für die korrekte Berechnung der Arbeitszeitkontostände. Eine umfassende Berechnung der Arbeitszeitkontostände sämtlicher Fallkonstellationen kann z.z. noch nicht gewährleistet werden. Eine manuelle Richtigstellung durch Hinterlegung von Daten im Infotyp Kontingentkorrektur (IT 2013) sollte aber nicht erfolgen. So fehlen z.b. noch Systemeinstellungen für Beschäftigte mit Vor- / Nacharbeitszeiten im Schulbereich bzw. es sind noch Anpassungen bei der Berechnung erforderlich, wenn die Personalmaßnahmenart Austritt mit einem Gültigkeitsbeginn innerhalb der schon erfolgten maschinellen Zeitauswertung ausgeführt wird. Werden Fehler bei der Berechnung der Arbeitszeitkontostände festgestellt bzw. bestimmte Sachverhalte noch nicht abgebildet, so bitten wir um Information an die IPV - Hotline....

10 Das Protokoll der maschinellen Zeitauswertung Nach Durchführung der kalendertäglichen maschinellen Zeitauswertung (RPTIME00) werden im Protokoll Hinweise auf fehlerhafte Personalnummern angezeigt. Die Personalnummern, die als fehlerhaft gekennzeichnet sind, weisen in aller Regel auf Datenabweichungen hin. Nachfolgend werden Hinweise zur Ermittlung der Fehlerursache gegeben. Das Protokoll der maschinellen Zeitauswertung sollte in regelmäßigen Abständen über die Auswahl der Spoolaufträge zur Kennung Buchungskreis Nr L999 (für die Buchungskreise 3310 und 3320 gilt die Kennung G999) angesehen werden. Am Ende des Protokolls könnten folgende Hinweise angezeigt werden: Die IPV - Hotline ist über rot gekennzeichnete Hinweise zu informieren. Eine Fehlerbereinigung kann nur in Zusammenarbeit mit dem SSC erfolgen. Sind Angaben zu vorzeitig beendeten Personalnummern vorhanden, so sind weitere Prüfschritte erforderlich. Da zu dieser Angabe keine Personalnummern aufgeführt sind, ist die Ermittlung der Personalnummern vorzunehmen. Sind Personalnummern als fehlerhaft durch die maschinelle Zeitauswertung erkannt worden, wird im Infotyp Abrechnungsstatus (IT 0003) zum Feld BDE-Fehlerknz ein Haken gesetzt. Eine Auswertung der Personalnummern mit dem Haken im Feld BDE-Fehlerknz kann am einfachsten durch eine Ad-hoc-Query erfolgen. Die dort ermittelten Personalnummern können über die Importfunktion bei der Mehrfachselektion für Personalnummern im Programm Anzeige von Zeitauswertungsmeldungen hinterlegt werden. Wird das Programm Anzeige von Zeitauswertungsmeldungen ausgeführt, wird eine Liste von Hinweisen erstellt. Die Liste sollte für die fehlerhaft gekennzeichneten Personalnummern abgearbeitet werden. Beispielsweise gibt die Fehlermeldungsnummer 83 einen Hinweis auf den Infotypen Kontingentkorrekturen (IT 2013). Es...

11 wurden dann mehrere Datensätze zum identischen Tagesdatum angelegt. Die Fehlermeldungsnummer 72 gibt einen Hinweis auf den Infotypen Sollarbeitszeit (IT 0007); hier ist überwiegend das Feld Zusatzkennz. Zeit nicht korrekt gepflegt worden. Die Analyse der Zeitauswertungsprotokolle und die anschließende Fehlerermittlung durch das Programm Anzeige von Zeitauswertungsmeldungen sollte pro Buchungskreis in Verantwortung einer Person zentral durchgeführt werden. Bei Fragen zur Ausführung und Umsetzung der Fehleranalyse unterstützt die IPV - Hotline Berechtigungen Profil Personalsachbearbeitung Personalsachbearbeitungen können über den nachfolgend angezeigten Auswertungspfad die Kontingentübersicht (PT 50) - über die Kontingentübersicht die maschinelle Zeitauswertung (RPTIME00) - und das Programm Anzeige von Zeitauswertungsmeldungen (ZTERL) aufrufen: Berücksichtigung von Zeiträumen nach Ende Krankengeldzuschuss / Ende Lohnfortzahlung im Arbeitszeitkonto Im IPV - Rundschreiben Nr. 05/2005 wurde in der Anlage 6 im Abschnitt Manuelle Voraussetzungen in weiteren Infotypen beschrieben, dass bei der Berechnung der Arbeitszeitkontostände der Zeitraum nach Ende Krankengeldzuschussfrist / Ende Lohnfortzahlung bei weiterer Krankheit beim Aufbau des Zeitguthabens berücksichtigt wird. Diese fehlerhafte Einstellung wurde zum Zeitpunkt der Personalabrechnung für den Monat 04/2005 korrigiert, sodass die Berechnungen für die genannten Sachverhalte jetzt korrekt erfolgen. Dass SSC hat durch eine Rückrechnung der maschinellen Zeitauswertung (RPTIME00) ab alle Personalfälle überrechnet und damit die entsprechenden Korrekturen in der Berechnung der Arbeitszeitkontostände durchgeführt. 3 Abrechnungssachbearbeitung 3.1 Einzelnachweise für >> BS/TF - Fr. Rührmund << ARGE II in den Bezirksämtern Seit dem sind zur Wahrnehmung von Aufgaben nach dem SGB II - Zusammenlegung von Arbeitslosenhilfe und Sozialhilfe im Rahmen des Vierten Gesetzes für moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt (sog. Hartz IV) in den Bezirksämtern Arbeitsgruppen (ARGE) gebildet worden, die sich aus Personal des jeweiligen Bezirksamtes sowie der Agentur für Arbeit zusammensetzen....

12 Bei dem Treffen der Abrechnungssachbearbeiter am bestand der einvernehmliche Wunsch, für das in den ARGE eingesetzte Personal Einzelnachweise erstellen zu können, auch wenn derzeit die Personalkostenerstattung nicht auf den tatsächlichen Ist-Kosten beruhen soll. Ab der Abrechnungsperiode Tarif bzw Besoldung können Einzelnachweise für das in den Arbeitsgruppen (ARGE) eingesetzte Personal erstellt werden SenWissForschKult - Komische Oper Auch für die Senatsverwaltung für Wissenschaft, Forschung und Kultur besteht ab der Abrechnungsperiode 06/2005 Besoldung die Möglichkeit, einen Einzelnachweis für die Komische Oper zu erstellen. 3.2 VBL Meldewesen >> TF - Fr. Braun << In der Abrechnungsperiode 05/2005 sind erstmalig im Kalenderjahr 2005 die Reports VBL Meldungen erstellen und VBL Meldedatei erstellen auszuführen. Achtung Aufgrund der besonderen Situation, dass für vier Abrechnungsperioden der Report VBL Meldungen erstellen nachgeholt werden muss, sind für die Abrechnungsperiode 05/2005 Änderungen in den Abläufen zu beachten....

13 Report VBL-Meldungen erstellen Der Report ist für jeden nachzuholenden Abrechnungsmonat (01/ /2005) und für den laufenden Abrechnungsmonat 05/2005 separat auszuführen. Im Block Abrechnungsperiode ist das Feld andere Periode jeweils mit den entsprechenden Abrechnungsperioden (beginnend mit der Periode 01/2005) zu füllen. Für den Abrechnungsmonat 05/2005 ist das Feld aktuelle Periode zu markieren. Das Feld Jahresmeldung für ist für alle Abrechnungsmonate (01/05-05/05) frei zu lassen. Begründung: Die Jahresmeldungen 2004 sollen erst im Abrechnungsmonat 06/2005 erstellt werden. In dem Block weitere Angaben ist dagegen im Feld Datum des Meldelaufs der für alle nachzuholenden Abrechnungsperioden einzutragen!!! Bevor der Report VBL-Meldungen erstellen für einen weiteren Abrechnungsmonat (z.b. für 02/2005) angestoßen wird, ist sicherzustellen, dass der vorherige Report (z.b. für 01/2005) beendet ist. Die Reports sind auf gar keinen Fall parallel oder kurz hintereinander anzustoßen. Nach der Durchführung der Reports VBL-Meldungen erstellen ist die Abarbeitung der Folgeaktivitäten von der Abrechnungssachbearbeitung erst einmal zu unterbrechen. Der anschließende Job für den Druck der VBL-Meldungen ist nicht anzustoßen. Begründung: Aus technischen Gründen muss dieser Druckjob im Abrechnungsmonat 05/2005 ausnahmsweise vom SSC angestoßen werden. Erst wenn dieser Druckjob in Gänze für alle IPV anwendenden Stellen im SSC erledigt worden ist, wird die IPV - Hotline per den IPV anwendenden Stellen grünes Licht für die Erstellung des anschließenden Reports Meldedatei erstellen und der Ausführung des Downloads der Meldedatei geben....

14 Im Gegensatz zum Report VBL-Meldungen erstellen ist der Report Meldedatei erstellen nur einmal auszuführen. In diesem Zusammenhang ist wie immer darauf zu achten, dass die Felder Datum Meldelauf und Datum Datenträgerlauf den identischen Eintrag: erhalten. Hinweis zum Lieferschein zur Diskette Ein handschriftlicher Vermerk auf dem Lieferschein, dass die Adressangaben übernommen werden sollen, ist nicht mehr erforderlich! 3.3 Kindergeldstatistik >> BS/TF - Fr. Lühe << Mit vom wurden die IPV anwendenden Stellen vom SSC darüber informiert, dass SAP-Packages zur Korrektur des Standards in das IPV - System übernommen wurden; die Kindergeldstatistik kann (auch als Wiederholung für bereits fehlerhaft übermittelte Dateien) erstellt werden. 3.4 Lohnsteueranmeldung >> BS/TF - Fr. Lühe << Mit vom wurden die IPV anwendenden Stellen vom SSC darüber informiert, dass SAP-Packages zur Korrektur des Standards in das IPV - System übernommen wurden. Die elektronische Lohnsteueranmeldung ist damit möglich. Das SSC hat empfohlen, einen Testlauf der elektronischen Lohnsteueranmeldung durchzuführen. Dazu ist auf Seite 8 des Ablaufs nach Schritt 20 im Block Produktivlauf der Haken im Feld Datenbankupdate zu entfernen. Der Testausdruck dieser elektronischen Lohnsteueranmeldung kann mit den aus den Berichtsbäumen Besoldung, Tarif und Tarif 15 erstellten Lohnsteueranmeldungen geprüft werden. Der Testlauf wird mit Schritt 39 (Seite 12) beendet. Stimmen Testausdruck der elektronischen Lohnsteueranmeldung und Lohnsteueranmeldung aus den Berichtsbäumen Besoldung, Tarif und Tarif 15 überein und ist noch keine Lohnsteueranmeldung auf dem Papierweg an das Betriebsstättenfinanzamt übersandt worden, ist die Lohnsteueranmeldung auf elektronischem Weg durchzuführen....

15 Stimmen Testausdruck der elektronischen Lohnsteueranmeldung und Lohnsteueranmeldung aus den Berichtsbäumen Besoldung, Tarif und Tarif 15 nicht überein, ist zu prüfen, ob die Differenzen ggf. mit den Beträgen übereinstimmen, die als externe Daten erfasst wurden. Werden weitere Differenzen festgestellt, ist das SSC zu informieren. Eine aktualisierte Ablaufbeschreibung zur Lohnsteueranmeldung ist als Anlage 2 diesem IPV - Rundschreiben beigefügt. Im Auftrag Rührmund Beglaubigt Hötger...

16 Verteiler für das IPV Rundschreiben Nr.: 08/2005 An die Bezirksämter von Berlin Charlottenburg-Wilmersdorf SE Pers370, Friedrichshain-Kreuzberg PS-L, PS-Ansy, PS 37, Mitte PersAL, Pers 130, Pers 140, Neukölln SEP-FB Pers III, Treptow-Köpenick P, PIPV Reinickendorf PS L, Dir BA, PS 36, PS-ASB, Steglitz-Zehlendorf PS L, PS 2, PS 216, PS 15, Tempelhof-Schöneberg Pers IPV, PA III 1, Marzahn-Hellersdorf HPV L, PB 5, HPVL 3, Pankow PA L, PA 5, PA ABR 1, PA 52-ASB, Lichtenberg PF L, PAS 1, PAS, Spandau PA I, PA II ABR, PA II ASB, An die Senatsverwaltungen für Gesundheit, Soziales und Verbraucherschutz ZS B, ZS D14, ZS B16, Inneres ZS A 21 Kr, Wirtschaft, Arbeit und Frauen IA 3, IA 37, Finanzen ZS A, ZS A 15, ZS A 16, ZS A 27, ZS A 27c Stadtentwicklung SP 01, SP B 15, SP A 221, Justiz JVwA - AL -, I B 3, JVwA B II 1, JVwA - B I 1 -, Wissenschaft, Forschung und Kultur SE B, SE B 15, SE B 21, Bildung, Jugend und Sport SE P Ltr, SE P Vw, SE P C 11, SE C ASB1, An weitere Behörden Berliner Feuerwehr StD4, StD5, FI PW 2, Landesverwaltungsamt Berlin SB BL, II E, II E 4, SB Fin 2, PS Abr Lo, PS 12, Der Polizei Präsident in Berlin ZSE I B 4, ZSE I B 431, ZSE I B 44, Rechnungshof von Berlin PA Verw 13, Hochschule für Musik "Hanns Eisler" I, Hochschule für Schaupielkunst Büroleitung, Kunsthochschule Berlin-Weißensee Büroleitung, Landeseinwohneramt Berlin Zentrales Personalüberhangmanagement nachrichtlich an IT-Dienstleistungszentrum Berlin GB VI 3 Senatsverwaltung für Inneres ZS B 11 Hauptpersonalrat ZS L, ZS 2 Ne, ZeP Pers 34, ZeP SE 11, SSC Intern AG Betreuung IPV 14, IPV 141, IPV 142, IPV 143, IPV 144 AG Fachorganisation IPV 44/45, IPV 47/48/49, IPV 40A/B/C, IPV 4s Re TP Stellenwirtschaft IPV 6 ZASB

17 LVwA - SSC - IPV 4 TERMINPLAN ZUR DURCHFÜHRUNG DER PERSONALABRECHNUNGEN UND FOLGEAKTIVITÄTEN BESOLDUNG UND TARIF FÜR DAS KALENDERJAHR 2005 (ZAHLTAG 15. UND LETZTER DES MONATS) Arbeitsgebiet Zahlmonat Zahltag Termin Puffer zur Durchführung der Personalabrechnung / Folgeaktivitäten 6 Disketten in den Container zum IT-DZ (spätestens 3 bzw. 2 Arbeitstage vor dem Zahltag) 7 Auflieferung bei der BBK- Berlin durch das IT- Dienstleistungszentrum Berlin (1 Bankarbeitstag vor dem Zahltag) 8 9 Auslieferung Druckausgaben (spätestens) * Die Auslieferung der Lohnst.Besch. richtet sich nach dem Termin der Übermittlung der Druckdatei/en und dieser nach dem Zeitpunkt der Übermittlungsbestätiung der Claeringstelle. Auf Grund von ELSTERLOHN ist die Festlegung von verbindlichen Terminen nicht mehr möglich. BBK-Berlin Entgeltnachweise Lohnsteuerbesch. (Kuvert.) * Ggf. SV- und VBL-Meldungen Ärzteversorgung VBL-Beitragsnachweis BS Mo. - Di Do Mi Mi Mi BS 02 Mo Do. - Fr Mi Fr Di Di TF15 01 Fr Do. - Fr Di Do Do Di TF30 01 Mo Mo. - Mi Mi Fr Fr Fr BS 03 Mo Mo. - Di Mi Fr Do Do TF15 02 Di Mo. - Di Do Mo Mo Do TF30 02 Mo Mi. - Fr Mi Fr Di Di TF15 03 Di Mo. - Di Do Mo Mo Do TF30 03 Do Mi. - Fr Do Mi Di Do BS 04 Do Mo. - Di Do Fr Do Do Stand Seite 1 von 3 Anlage 1 zum IPV-Rundschreiben 08.05_BS AbrP und TF doc

18 LVwA - SSC - IPV 4 TERMINPLAN ZUR DURCHFÜHRUNG DER PERSONALABRECHNUNGEN UND FOLGEAKTIVITÄTEN BESOLDUNG UND TARIF FÜR DAS KALENDERJAHR 2005 (ZAHLTAG 15. UND LETZTER DES MONATS) Arbeitsgebiet Zahlmonat Zahltag Termin Puffer zur Durchführung der Personalabrechnung / Folgeaktivitäten 6 Disketten in den Container zum IT-DZ (spätestens 3 bzw. 2 Arbeitstage vor dem Zahltag) 7 Auflieferung bei der BBK- Berlin durch das IT- Dienstleistungszentrum Berlin (1 Bankarbeitstag vor dem Zahltag) 8 9 Auslieferung Druckausgaben (spätestens) * Die Auslieferung der Lohnst.Besch. richtet sich nach dem Termin der Übermittlung der Druckdatei/en und dieser nach dem Zeitpunkt der Übermittlungsbestätiung der Claeringstelle. Auf Grund von ELSTERLOHN ist die Festlegung von verbindlichen Terminen nicht mehr möglich. BBK-Berlin Entgeltnachweise Lohnsteuerbesch. (Kuvert.) * Ggf. Ärzteversorgung SV- und VBL-Meldungen VBL-Beitragsnachweis Ab hier gelten die neuen Termine TF15 04 Fr Fr Mi Do Do Di TF30 04 Fr Mo. - Mi Di Do Fr Fr BS 05 Fr Do. - Fr Di Do Di * TF15 05 Fr Mi Mi Do Mi Di TF30 05 Di Mo. - Mi Do Mo Mo Mo BS 06 Di Do. - Fr Do Mo Mi * TF15 06 Mi Di Mo Di Mo Do TF30 06 Do Mi. - Fr Mo Mi Di Di BS 07 Do Mo. - Di Mo Mi Do * TF15 07 Fr Fr Mi Do Do Di TF30 07 Fr Mo. - Mi Di Do Fr Fr BS 08 Fr Do. - Fr Di Do Di * TF15 08 Mo Fr Do Fr Do Di TF30 08 Mi Mo. - Mi Fr Di Fr Fr BS 09 Mi Do. - Fr Fr Di Di * Stand Seite 2 von 3 Anlage 1 zum IPV-Rundschreiben 08.05_BS AbrP und TF doc

19 LVwA - SSC - IPV 4 TERMINPLAN ZUR DURCHFÜHRUNG DER PERSONALABRECHNUNGEN UND FOLGEAKTIVITÄTEN BESOLDUNG UND TARIF FÜR DAS KALENDERJAHR 2005 (ZAHLTAG 15. UND LETZTER DES MONATS) Arbeitsgebiet Zahlmonat Zahltag Termin Puffer zur Durchführung der Personalabrechnung / Folgeaktivitäten 6 Disketten in den Container zum IT-DZ (spätestens 3 bzw. 2 Arbeitstage vor dem Zahltag) 7 Auflieferung bei der BBK- Berlin durch das IT- Dienstleistungszentrum Berlin (1 Bankarbeitstag vor dem Zahltag) 8 9 Auslieferung Druckausgaben (spätestens) * Die Auslieferung der Lohnst.Besch. richtet sich nach dem Termin der Übermittlung der Druckdatei/en und dieser nach dem Zeitpunkt der Übermittlungsbestätiung der Claeringstelle. Auf Grund von ELSTERLOHN ist die Festlegung von verbindlichen Terminen nicht mehr möglich. BBK-Berlin Entgeltnachweise Lohnsteuerbesch. (Kuvert.) * Ggf. SV- und VBL-Meldungen Ärzteversorgung VBL-Beitragsnachweis TF15 09 Do Di Di Mi Mo Do TF30 09 Fr Mi. - Fr Di Do Di Di BS 10 Fr Mo. - Di Di Do Do * TF15 10 Fr Fr Mi Do Do Di TF30 10 Mo Mo. - Mi Di Fr Fr Fr BS 11 Mo Do. - Fr Di Fr Di * TF15 11 Di Di Fr Mo Mo Do TF30 11 Mi Mi. - Fr Fr Di Di Di BS 12 Mi Mo. - Di Fr Di Do * TF15 12 Do Di Di Mi Mo Do TF30 12 Fr Mi. - Fr Di Do Di Di BS 01 Fr Mo. - Di Di Do Do * Stand Seite 3 von 3 Anlage 1 zum IPV-Rundschreiben 08.05_BS AbrP und TF doc

20 LOHNSTEUERANMELDUNG Seite 1 von 21

21 Lohnsteueranmeldung Rechtsgrundlage für die Datenausgabe: Empfänger: 41 a Einkommensteuergesetz (EStG) i.v.m. Nr. 133 der Lohnsteuerrichtlinien (LStR) 1. IPV anwendende Stelle 2. Finanzmimisterium über Clearingstelle Auslieferung: Häufigkeit der Erstellung: Datenträger: Monatlich 1. Papierausdruck 2. Datei Inhalt: Zweckbestimmung: Übermittlung der Lohnsteueranmeldung an das Finanzministeium Zur Abstimmung mit der Druckausgabe "Zusammenstellung aller Abrechnungssummen" Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre Seite 2 von 21

22 - Bitte Umblättern - Seite 3 von 21

23 LOHNSTEUERANMELDUNG ABLAUF SCHRITTE TEXT ZUR ABLAUFBESCHREIBUNG s. Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Menüpunkt "Berichtsbäume und Sonderaktivitäten" öffnen s. Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Menüpunkt Lohnsteueranmeldung mit Doppelklick öffnen Abrechnungskreis eintragen und Button Weiter (Enter) drücken a a Bildschirmmaske Anzeigen Berichtsbaum Lohnsteueranmeldung wird angeboten s. Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung 4 4 Externe Daten erfassen mit Doppelklick öffnen b b Pop Up Arbeitsbereich festlegen: Eingabe wird angeboten Personalbereich und Personalteilbereich eintragen s. Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Anmeldeperiode Jahr und Anmeldeperiode Monat eintragen s. Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung 7 7 Button Übernehmen (Enter) drücken c c Pop Up Es wurden keine Einträge gemäß Selektion gefunden wird angezeigt 8 d 8 d Button drücken Bildschirmmaske Sicht: Externe Daten für Lohnsteueranmeldung ändern: Übersicht wird angeboten 9 9 Button drücken e e Bildschirmmaske Neue Einträge: Übersicht Hinzugefügte wird angeboten Fortsetzung nächste Seite Seite 4 von 21

24 Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Zu Nr. Lohnsteueranmeldung Die Lohnsteueranmeldung ist nach der Personalabrechnung Besoldung mit der Benutzerkennung Abrechnungskreis Tarif 30 auszuführen; erfasst werden alle Personalfälle des Buchungskreises, also auch die aus Besoldung und ggf. Tarif Die Lohnsteueranmeldung kann erst erstellt werden, wenn für alle Abrechnungskreise eines Buchungskreises die Personalabrechnung durchgeführt worden ist. Dieser Zeitpunkt ist nach der Personalabrechnung Besoldung des Folgemonats (s.a. Hinweis zu Schritt 6). Mit dem Elster-Verfahren ist es auch möglich, Lohnsteuerdaten, die nicht aus den Abrechnungsergebnissen stammen, sogenannte externe Daten, (z.b. Lohnsteuerdaten für Honorarkräfte) für die Lohnsteueranmeldung zu berücksichtigen. Die Erfassung der externen Daten ist der erste Schritt bei der Erstellung der Lohnsteueranmeldung. Darum kann die Lohnsteueranmeldung in diesem Fall erst erstellt werden, wenn die externen Daten vorliegen. a Sollen für die Lohnsteueranmeldung keine externen Daten erfasst werden, sind die Schritte 4 bis 14 nicht auszuführen. 5 Die hier eingetragenen Werte steuern das Zusammenfassen der Lohnsteuerdaten für die Weiterverarbeitung mit dem B2A-Manager. In die Felder Personalbereich und Personalteilbereich sind für den jeweiligen Buchungskreis die Werte aus nachfolgender Tabelle einzutragen. Die Werte aus dieser Tabelle sind in einer Tabelle im IPV-System hinterlegt worden und einzutragen, auch wenn der Personalbereich / Personalteilbereich als nicht zu verwendender Bereich gekennzeichnet ist. Die Kennzeichnung als nicht zu verwendender Bereich bezieht sich auf die Verwendung in der Stammdatenpflege, im IPV-System werden die Personalbereiche / Personalteilbereiche nicht gelöscht und stehen den Lohnsteuerprogrammen auch weiterhin zur Verfügung. Seite 5 von 21

25 Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Zu Nr. Lohnsteueranmeldung Buchungs- Buchungskreisbezeichnung Personal- Personalteilkreis bereich bereich 1010 BA Mitte 0108 O BA Pankow BA Friedrichshain-Kreuzberg 0509 O BA Charlottenburg-Wilmersdorf BA Spandau BA Steglitz-Zehlendorf BA Tempelhof-Schöneberg BA Neukölln BA Treptow-Köpenick BA Lichtenberg BA Reinickendorf BA Marzahn-Hellersdorf Senatsverwaltung für Inneres Senatsverwaltung für Justiz Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Sport 7602 O Senatsverwaltung für Wirtschaft, Arbeit und Frauen Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Senatsverwaltung für Finanzen Senatsverwaltung für Wissenschaft, Forschung und 3209 OAVA Kultur 2180 Senatsverwaltung für Gesundheit, Soziales und Verbraucherschutz 3300 Oberfinanzdirektion BB Der Polizeipräsident in Berlin BC38 O Berliner Feuerwehr BE Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten BL01 W Rechnungshof Berlin BJ Hochschule für Musik Hanns Eisler (Hochschulverbund) BF Besondere Einrichtungen BK02 W Zentraler Stellenpool BM01 O001 Seite 6 von 21

26 Zu Nr. Lohnsteueranmeldung 6 Bei der Lohnsteueranmeldung werden die Lohnsteuerdaten von Besoldung und Tarif aus unterschiedlichen Abrechnungsperioden zusammengefasst. Der Anmeldungszeitraum ist immer die Abrechnungsperiode Tarif. Beispiel für den Anmeldezeitraum (Anmeldeperiode) der Lohnsteueranmeldung April Personalabrechnung Tarif 15 Abrechnungsperiode 04/ bis Personalabrechnung Tarif 30 Abrechnungsperiode 04/ bis Personalabrechnung Besoldung Abrechnungsperiode 05/2005 Daran anschliessend wird die Lohnsteueranmeldung für die o.g. Personalabrechnungen mit der Benutzerkennung Abrechnungskreis Tarif 30 durchgeführt. Seite 7 von 21

27 LOHNSTEUERANMELDUNG (2) ABLAUF SCHRITTE TEXT ZUR ABLAUFBESCHREIBUNG Fortsetzung Wertehilfe zum Feld Kennzahl öffnen und Zeile mit der zu erfassenden Kennzahl mit Doppelklick auswählen s. Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Betrag bzw. Anzahl eintragen Button Enter drücken Button Sichern drücken s. Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Schritt/e zurück zum Berichtsbaum Lohnsteueranmeldung erstellen mit Doppelklick öffnen f f Bildschirmmaske "Lohnsteueranmeldung Elster" wird angeboten Button Variante holen drücken g g Pop-Up Variante suchen wird angeboten Im Pop-Up Variante suchen das Feld Erstellt von löschen Button Ausführen (F8) drücken h h Pop Up ABAP: Variantenkatalog des Programms RPCTAVD0 wird angezeigt Die für den Buchungskreis zutreffende Variante mit Doppelklick auswählen Im Block Testhilfen das Feld Formularanzeige markieren Im Block Testhilfen in das Feld Ausgabegerät den eigenen Drucker eintragen s. Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Button Enter drücken Im Menü "Programm", Menüpunkt "Im Hintergrund ausführen F9" anklicken Fortsetzung nächste Seite s. Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Seite 8 von 21

28 Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Zu Nr. Lohnsteueranmeldung (2) 10 Vor dem Sichern sind für alle Kennzahlen, für die zusätzlich zu den Werten aus der Personalabrechnung Werte in die Lohnsteueranmeldung einfliessen sollen, der Betrag bzw. die Anzahl einzugeben. Werden für Personen ausserhalb des IPV-Verfahrens (z.b. für Honorarkräfte) Werte erfasst, so ist abschliessend die Kennzahl 86 (Zahl der Arbeitnehmer) auszuwählen und die Anzahl der Personen einzutragen. 13 Wird nach dem Sichern festgestellt, dass externe Daten fehlerhaft erfasst worden sind, ist in der Bildschirmmaske Sicht: Externe Daten für Lohnsteueranmeldung ändern: Übersicht (aus dem Berichtsbaum Lohnsteueranmeldung sind dazu die Schritte 4 bis 7 auszuführen) die Zeile mit den fehlerhaften Daten zu markieren und der Button Löschen zu drücken. Die Information Anzahl gelöschter Einträge: 1 ist zu bestätigen. Daran anschliessend ist der Button Sichern zu drücken. Nach Drücken des Buttons ist in der Bildschirmmaske Neue Einträge: Übersicht Hinzugefügte über die Wertehilfe zum Feld Kennzahl die Zeile mit der zu erfassenden Kennzahl mit Doppelklick auzuwählen und der korrekte Betrag bzw. die korrekte Anzahl einzugeben. Anschliessend sind die Button Enter und Sichern zu drücken. 20 Wird im Block Produktivlauf das Feld Datenbankupdate nicht markiert, wird ein Testlauf durchgeführt. Damit die Daten mit dem B2A-Manager an die Clearingstelle übertragen werden können, ist ein Produktivlauf (dabei ist das Feld Datenbankupdate zu markieren) durchzuführen. 22 PROGRAMME MIT EINER LAUFZEIT VON MEHR ALS CA. 15 MINUTEN BRECHEN IM ONLINE-BETRIEB AB. EINE AUSNAHME BILDET DER REPORT ZUR SAP- ABRECHNUNG. DIE AUSFÜHRUNG DER SAP-ABRECHNUNG IM ONLINE-BETRIEB BELASTET DAS SYSTEM ZU STARK. AUS DIESEM GRUND IST DER BUTTON "AUSFÜHREN F8" KEINESFALLS ZU VERWENDEN. Seite 9 von 21

29 LOHNSTEUERANMELDUNG (3) ABLAUF SCHRITTE TEXT ZUR ABLAUFBESCHREIBUNG Fortsetzung i i Pop Up "Hintergrund-Druckparameter" wird angezeigt Im Pop Up Hintergrund-Druckparameter Ausgabegerät überprüfen und ggf. anpassen das Feld Nach Ausgabe sofort löschen ist nicht zu markieren Feld Neuer Spoolauftrag ist zu markieren im Feld Druckzeitpunkt ist Zunächst nur in den SAP-Spooler stellen auszuwählen im Feld Aufbereitung ist X_65_132 auszuwählen Button Weiter (Umsch+F1) drücken Button Sofort drücken Button Sichern (Strg+S) drücken k k Information "Jobeinplanung für Programm RPCTAVD0 erstellt" wird angezeigt Button OK drücken l l Bildschirmmaske " Lohnsteueranmeldung Elster" wird wieder angezeigt Im Menü "System" Menüpunkt "Eigene Jobs" anklicken m m Bildschirmmaske Eigene Jobs wird angezeigt Button (F5) drücken n n Bildschirmmaske "Einfache Jobauswahl" wird angezeigt Button (F8) drücken o o Bildschirmmaske "Jobübersicht" wird angezeigt Button Aktualisieren (F8) drücken Fortsetzung nächste Seite s. Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Seite 10 von 21

30 Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Zu Nr. Lohnsteueranmeldung (3) 30 Durch das Betätigen des Buttons Aktualisieren wird der Status des Jobs angezeigt. Die Anzeige wechselt nach Beendigung des Jobs von aktiv auf fertig. Seite 11 von 21

31 LOHNSTEUERANMELDUNG (4) ABLAUF SCHRITTE TEXT ZUR ABLAUFBESCHREIBUNG Fortsetzung Wenn der Job den Status fertig hat, im Menü System Menüpunkt Löschen Modus anklicken p p Bildschirmmaske " Lohnsteueranmeldung Elster " wird wieder angezeigt Im Menü System Menüpunkt Eigene Spoolaufträge anklicken s. Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung q q Bildschirmmaske Ausgabesteuerung: Übersicht der Spool-Aufträge wird angezeigt Die Spoolaufträge mit Titel Lohnsteueranmeldung Elster und LIST1S XXXX RPCTAVD0_XXX mit markieren Button Drucken mit geänderten Parametern...(Umsch+F1) drücken r r Bildschirmmaske "Ausgabesteuerung: Spool-Auftrag XXXXX drucken" wird angezeigt Im Block Druck-Parameter das Feld Ausgabegerät überprüfen und ggf. ändern Button drücken s s Information "Ausgabeaufträge wurden erzeugt" wird angezeigt Button OK drücken 38 L L-37 Lohnsteueranmeldung, Statistik und ggf. Fehlerliste sind gedruckt Im Menü "System" Menüpunkt "Löschen Modus" anklicken t t Bildschirmmaske "Lohnsteueranmeldung Elster" wird wieder angezeigt Schritt/e zurück zum Berichtsbaum Lohnsteueranmeldung zusammenfassen mit Doppelklick öffnen Fortsetzung nächste Seite Seite 12 von 21

32 Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Zu Nr. Lohnsteueranmeldung (4) 32 Prüfen, ob nicht zu viele Modi geöffnet sind (Task-Leiste). Es sollten nicht mehr als 4 Anwendungen offen sein, da sonst nicht genügend Platz für die Druckaufbereitung vorhanden sein könnte. Seite 13 von 21

33 LOHNSTEUERANMELDUNG (5) ABLAUF SCHRITTE TEXT ZUR ABLAUFBESCHREIBUNG Fortsetzung u u Bildschirmmaske Lohnsteueranmeldung zusammenfassen wird angeboten Im Block Selektion in das Feld Personalbereich XX* eintragen s. Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Anmeldeperiode Jahr und Anmeldeperiode Monat eintragen s. Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Button Enter drücken Im Menü "Programm", Menüpunkt "Im Hintergrund ausführen F9" anklicken s. Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung v v Pop Up "Hintergrund-Druckparameter" wird angezeigt Im Pop Up Hintergrund-Druckparameter Ausgabegerät überprüfen und ggf. anpassen den Titel leer lassen das Feld Nach Ausgabe sofort löschen ist nicht zu markieren Feld Neuer Spoolauftrag ist zu markieren im Feld Druckzeitpunkt ist Zunächst nur in den SAP-Spooler stellen auszuwählen im Feld Aufbereitung ist X_65_80 auszuwählen Button Weiter (Umsch+F1) drücken w w Bildschirmmaske "Startterminwerte" wird angezeigt Button Sofort drücken Button Sichern (Strg+S) drücken x x Information "Jobeinplanung für Programm RPCTASD0 erstellt" wird angezeigt Button OK drücken Fortsetzung nächste Seite Seite 14 von 21

34 Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Zu Nr. Lohnsteueranmeldung (5) 41 Für XX sind die ersten beiden Stellen der Personalbereiche des eigenen Buchungskreises einzutragen z.b. für das Bezirksamt Mitte 01* für die Senatsverwaltung für Inneres 24* für die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Sport 76* 42 Bei der Lohnsteueranmeldung werden die Lohnsteuerdaten von Besoldung und Tarif aus unterschiedlichen Abrechnungsperioden zusammengefasst. Der Anmeldungszeitraum ist immer die Abrechnungsperiode Tarif. Beispiel für den Anmeldezeitraum (Anmeldeperiode) der Lohnsteueranmeldung April Personalabrechnung Tarif 15 Abrechnungsperiode 04/ bis Personalabrechnung Tarif 30 Abrechnungsperiode 04/ bis Personalabrechnung Besoldung Abrechnungsperiode 05/ PROGRAMME MIT EINER LAUFZEIT VON MEHR ALS CA. 15 MINUTEN BRECHEN IM ONLINE-BETRIEB AB. AUS DIESEM GRUND IST DER BUTTON "AUSFÜHREN F8" KEINESFALLS ZU VERWENDEN. Seite 15 von 21

35 LOHNSTEUERANMELDUNG (6) ABLAUF SCHRITTE TEXT ZUR ABLAUFBESCHREIBUNG Fortsetzung y y Bildschirmmaske " Lohnsteueranmeldung zusammenfassen" wird wieder angezeigt Im Menü "System" Menüpunkt "Eigene Jobs" anklicken z z Bildschirmmaske Eigene Jobs wird angezeigt Button (F5) drücken aa aa Bildschirmmaske "Einfache Jobauswahl" wird angezeigt Button (F8) drücken bb bb Bildschirmmaske "Jobübersicht" wird angezeigt Button Aktualisieren (F8) drücken s. Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Wenn der Job den Status fertig hat, im Menü System Menüpunkt Löschen Modus anklicken cc cc Bildschirmmaske " Lohnsteuerdaten zusammenfassen" wird wieder angezeigt Im Menü System Menüpunkt Eigene Spoolaufträge anklicken s. Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung dd dd Bildschirmmaske Ausgabesteuerung: Übersicht der Spool-Aufträge wird angezeigt Den Spoolauftrag mit dem Titel LIST1S XXXX RPCTASD0_XXX mit markieren Button Drucken mit geänderten Parametern...(Umsch+F1) drücken ee ee Bildschirmmaske "Ausgabesteuerung: Spool-Auftrag XXXXX drucken" wird angezeigt Fortsetzung nächste Seite Seite 16 von 21

36 Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Zu Nr. Lohnsteueranmeldung (6) 52 Durch das Betätigen des Buttons Aktualisieren wird der Status des Jobs angezeigt. Die Anzeige wechselt nach Beendigung des Jobs von aktiv auf fertig. Wechselt die Anzeige von aktiv auf abgebr., ist die Abbruchursache mit dem SSC abzuklären. 54 Prüfen, ob nicht zu viele Modi geöffnet sind (Task-Leiste). Es sollten nicht mehr als 4 Anwendungen offen sein, da sonst nicht genügend Platz für die Druckaufbereitung vorhanden sein könnte. Seite 17 von 21

37 LOHNSTEUERANMELDUNG (7) ABLAUF SCHRITTE TEXT ZUR ABLAUFBESCHREIBUNG Fortsetzung Im Block Druck-Parameter das Feld Ausgabegerät überprüfen und ggf. ändern Button drücken ff ff Information "Ausgabeaufträge wurden erzeugt" wird angezeigt Button OK drücken L-59 Protokoll ist gedruckt 60 L Im Menü "System" Menüpunkt "Löschen Modus" anklicken gg gg Bildschirmmaske " Lohnsteuerdaten zusammenfassen" wird wieder angezeigt Schritt/e zurück zum Berichtsbaum Übertragen der Lohnsteueranmeldung mit dem B2A-Manager mit Doppelklick öffnen hh hh Bildschirmmaske B2A-Manager wird angeboten Im Block Selektion in das Feld Personalbereich XX* eintragen s. Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Button Selektieren (Enter) drücken Die in den vorigen Schritten erzeugte Datei mit dem Status neu wird angezeigt Datei in der ersten Spalte markieren (Personalbereich, Beschreibung (enthält die Abrechnungsperiode), Datum, Uhrzeit und Benutzername prüfen Button drücken ii ii Bildschirmmaske Protokollanzeige wird angeboten Fortsetzung nächste Seite Seite 18 von 21

38 Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Zu Nr. Lohnsteueranmeldung (7) 63 Für XX sind die ersten beiden Stellen der Personalbereiche des eigenen Buchungskreises einzutragen z.b. für das Bezirksamt Mitte 01* für die Senatsverwaltung für Inneres 24* für die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Sport 76* Seite 19 von 21

39 LOHNSTEUERANMELDUNG (8) ABLAUF SCHRITTE TEXT ZUR ABLAUFBESCHREIBUNG Fortsetzung A Ja A Enthält das Protokoll Fehlermeldungen? (Fehlermeldungen beginnen mit ) Nein Bei fehlerhaftem Protokoll sind Ursache und nächste Schritte mit dem SSC zu klären Schritt/e zurück zum Berichtsbaum 69 kk 69 kk s. Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Lohnsteueranmeldung drucken mit Doppelklick öffnen Bildschirmmaske Formularanzeige Lohnsteueranmeldung wird angeboten Im Block Selektion in das Feld Personalbereich XX* eintragen s. Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Anmeldeperiode Jahr und Anmeldeperiode Monat eintragen 72 s. Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung ll ll Button Ausführen drücken Pop Up Drucken wird angeboten Im Block Spoolsteuerung das Feld sofort ausgeben markieren Button drücken 75 L L-74 Lohnsteueranmeldung ist gedruckt Schritt/e zurück zum Berichtsbaum Seite 20 von 21

40 Hinweis/e zur Ablaufbeschreibung Zu Nr. Lohnsteueranmeldung (8) 68 Die übertragene Datei wird in der Bildschirmmaske B2A-Manager nicht mehr angezeigt. Wenn im Block Weitere Optionen das Feld nur offene Prozesse anzeigen nicht markiert ist und der Button Selektieren gedrückt wird, hat die fehlerfrei übertragene Datei den Status. 70 Für XX sind die ersten beiden Stellen der Personalbereiche des eigenen Buchungskreises einzutragen z.b. für das Bezirksamt Mitte 01* für die Senatsverwaltung für Inneres 24* für die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Sport 76* 71 Bei der Lohnsteueranmeldung werden die Lohnsteuerdaten von Besoldung und Tarif aus unterschiedlichen Abrechnungsperioden zusammengefasst. Der Anmeldungszeitraum ist immer die Abrechnungsperiode Tarif (s.a. Hinweis zu Schritt 6). Seite 21 von 21