Landesverwaltungsamt Berlin

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1 Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) Landesverwaltungsamt Berlin Berlin (Postanschrift) IPV anwendende Stellen GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) PS IPV Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz Berlin Fragen zum Inhalt per Hotline- Anfrage an die unten angegebene -Adresse Vermittlung (030) Intern Fax (030) Adresse [email protected] ( -adresse nicht für Dokumente mit elektronischer Signatur) Datum Änderungen/Hinweise zum Kalendermonat Mai 2019 Übersicht der Themenkomplexe 1 Allgemeines Termine Transporttermin Mai Ausführen des Kopierreports durch die Pensionsstelle IPV-Anwenderhandbuch 3 2 Stichprobenprüfung 3 3 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft Versorgungsfreibetrag: maßgebendes Jahr für Hinterbliebene falsch Benutzermenüs Personalservice, Revision und Anwendungssystembetreuung Arbeitsbescheinigung 312 SGB III Infotyp ADT (IT 0783) Infotyp Höherwertige Tätigkeit (IT 0509) Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) - Mitarbeiterkreis 87 Stipendiaten/innen Abgrenzen von Lohnarten Lohnart 2556 Pers.Kostenerst.HHBR Lohnart 1140 AnwärterVerhZuschl.masch BEM-Report Berechnung von Abwesenheitszeiten Prüfung auf erfolgten Ausdruck der Personalnummer 7... Fehrbelliner Platz (U7, U3) 101, 104, 115 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Internet: Sprechzeiten: Siehe Internet und nach telefonischer Vereinbarung

2 3.9 Krankheitsbedingte Abwesenheiten im Zusammenhang mit der Vollendung der Beschäftigungszeit Infotyp Entgeltbelege (IT 2010): Anpassung der Hinweise zu verschiedenen Lohnarten für unständige Bezüge 8 4 Abrechnungssachbearbeitung Knotenpunkt Abrechnung Sonderaktivitäten Unfallversicherung: Stammdatenabfrage KVdR: Versorgungsmeldungen erstellen DEÜV: UV-Jahresmeldung 9 5 Stellenwirtschaft und Stellenplanung Registerkarte ADT (IT 1513) Registerkarte Haushaltsinformationen (IT 9508) in der Stellenwirtschaft, Haushaltselementtyp 0010 Bereich in der Stellenplanung Registerkarte Planstellenmerkmale in der Stellenwirtschaft bzw. Stellenvermerke in der Stellenplanung, Infotyp Planstellenmerkmale (IT 9509) Auswertungsreport Geschäftsverteilungsplan (GVPL) 10 6 Anwendungssystembetreuung BEM-Report - Prüfung auf erfolgten Ausdruck der Personalnummer Unfallversicherung 10 7 Reisekosten Revisionsreport Reisekosten 11 8 Familienkasse

3 1 Allgemeines 1.1 Termine Transporttermin Mai 2019 Die Systemanpassungen werden am in die produktiven Systeme Z01 und S01 transportiert Ausführen des Kopierreports durch die Pensionsstelle Der Kopierreport wird von der Pensionsstelle mehrmals im Monat, vor der Personalabrechnung in diesem Monat letztmalig am um 10:00 Uhr ausgeführt. 1.2 IPV-Anwenderhandbuch Am heutigen Tag wird die 118. Änderung des IPV-Anwenderhandbuchs im Intranet veröffentlicht. Die Information über die Aktualisierung ist als Anlage 1 dem Rundschreiben beigefügt. 2 Stichprobenprüfung Keine aktuellen Informationen. 3 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft Versorgung 3.1 Versorgungsfreibetrag: maßgebendes Jahr für Hinterbliebene falsch Ist ein aktiver Beamter im Dezember 2018 verstorben, wurde fälschlicherweise das maßgebende Kalenderjahr 2018 statt 2019 zum Versorgungsfreibetrag von Hinterbliebenen ermittelt. Achtung Für die betroffenen Personalfälle ist im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) mit der Lohnart 9010 Anstoß Rückrechnung ein Rückrechnungsanstoß auf den zu setzen

4 Benutzermenüs 3.2 Benutzermenüs Personalservice, Revision und Anwendungssystembetreuung Die Benutzermenüs wurden wie folgt angepasst: Personalservice: 1. Knotenpunkt Infosysteme Auswertungsreports Personalabrechnung Simulation: Neuer Knotenpunkt Aktuelles Formular (ZFKF) unveränderte Simulationsvarianten Neuer Knotenpunkt Formular EntgeltbescheinigungsVO (ZEBV) nur für Test ZSIMEBV - Sim. mit Entgeltnachweis/NBB Achtung Zum neuen zunächst testweise zur Verfügung gestellten Formular für den Entgeltnachweis nach der Entgeltbescheinigungs-Verordnung (Formular ZEBV) sind zwingend die Ausführungen der Anlage 2 zu beachten. 2. Neuer Knotenpunkt Bescheinigungswesen: ZP_ARB_BESCH Arbeitsbescheinigung 312 SGB III siehe dazu Ausführungen zu Tz. 3.3 Revision: Knotenpunkt Revision neuer Knotenpunkt Daten Reisekosten: YPUAUD_REVISION Erfassung und Genehmigung von Reisen siehe dazu Ausführungen zu Tz. 7.1 Anwendungssystembetreuung: Knotenpunkt Infosysteme neuer Knotenpunkt Auswertungsreports: YA06 BEM Prüfung auf erfolgten Ausdruck zur PerNr. siehe dazu Ausführungen zu Tz

5 Bescheinigungswesen 3.3 Arbeitsbescheinigung 312 SGB III Aufgrund des dringlichen Bedarfs aller IPV anwenden Stellen, Mitarbeiterbescheinigungen systemseitig erstellen zu lassen, wird die neue Funktionalität Bescheinigungswesen zur Verfügung gestellt. Damit besteht nun die Möglichkeit, ausgewählte Bescheinigungen systemseitig zu erstellen und auszudrucken. Die elektronische Übermittlung an den jeweiligen Empfänger wird erst zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung gestellt. Zunächst kann lediglich die Arbeitsbescheinigung gemäß 312 SGB III erstellt und ausgedruckt werden, weitere Bescheinigungen folgen. Die Transaktion zur Erstellung dieser Bescheinigung wurde in das Benutzermenü des Personalservice eingebunden (siehe dazu auch Tz.3.2). Zur Änderung bzw. Ergänzung von Stammdaten, die gegebenenfalls für die korrekte Erstellung der Arbeitsbescheinigung gemäß 312 SGB III notwendig sind, steht der neue Infotyp Bescheinigungen an die BA (IT 0650) zur Verfügung. Die vollständige Beschreibung der Funktionalität ist dem IPV-Anwenderhandbuch Kapitel 07 Schwerpunktthemen S46 Bescheinigungswesen und Kapitel 01 Infotypen Infotyp Bescheinigungen an die BA (IT 0650) zu entnehmen. Achtung Es wird darum gebeten, die systemseitig erstellten Arbeitsbescheinigungen unbedingt auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen und gegebenenfalls per Hotline-Meldung festgestellte Fehler zu melden. Die neue Funktionalität wurde vor der Bereitstellung umfangreichen Tests unterzogen. Aufgrund der Vielfältigkeit der mit dem IPV-System abzurechenden Personalfälle, ist es jedoch nicht möglich, sämtliche Fallkonstellationen vorab vollumfänglich zu prüfen. 3.4 Infotyp ADT (IT 0783) siehe Ausführungen zu Tz. 5.1 Infotypen - 5 -

6 3.5 Infotyp Höherwertige Tätigkeit (IT 0509) Im Überblicksbild des Infotyp Höherwertige Tätigkeit (IT 0509) wurden einige Spalten ausgeblendet, die im IPV-System nicht verwendet werden bzw. nicht änderbar und damit in dieser Ansicht ohne Bedeutung sind. 3.6 Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) - Mitarbeiterkreis 87 Stipendiaten/innen Da in der Regel bei den Stipendiatinnen und Stipendiaten keine Sozialversicherungspflicht besteht und daher für die Berechnung der Lohnsteuer die Besondere Steuertabelle zu verwenden ist, wird künftig beim Anlegen des Infotyps Steuerdaten D (IT 0012) für diesen Mitarbeiterkreis im Feld Steuertabelle die Auswahl B besondere vorgeschlagen. Hinweis Sofern die Stipendiatinnen und Stipendiaten der Sozialversicherungspflicht unterliegen, ist der Wert auf A allgemeine zu ändern. Lohnarten 3.7 Abgrenzen von Lohnarten Lohnart 2556 Pers.Kostenerst.HHBR Die Lohnart 2556 Pers.Kostenerst.HHBR wurde für die anfallenden Personalkostenerstattungen im Rahmen der Senatsumbildungen infolge der Wahlen zum Berliner Abgeordnetenhaus 2016 bereitgestellt. Da diese Vorgänge inzwischen abgeschlossen sind, wird die Eingabezulässigkeit der Lohnart zum abgegrenzt Lohnart 1140 AnwärterVerhZuschl.masch Die Lohnart 1140 AnwärterVerhZuschl.masch bezieht sich auf altes Besoldungsrecht und wird daher seit Langem nicht mehr verwendet. Sie wird zum abgegrenzt. Reports 3.8 BEM-Report Berechnung von Abwesenheitszeiten Aus gegebenem Anlass wird darauf hingewiesen, dass es bei nachträglichen Veränderungen an Abwesenheiten von Personalfällen, die systemseitig bereits als BEM-Fall erkannt wurden, - 6 -

7 zu einem Schiefstand zwischen dem BEM-Datenblatt und den Abwesenheiten im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) kommen kann. Wurde das BEM-Formular im IPV-System als gedruckt markiert, beginnt der Betrachtungszeitraum des BEM-Reports für diesen Personalfall wieder von neuem und der bisherige Betrachtungszeitraum wird ignoriert. Nachträgliche Änderungen an Abwesenheiten innerhalb des bereits als gedruckt markierten Betrachtungszeitraums laufen ins Leere. Es wird daher dringend empfohlen, vor dem Ausdruck des BEM-Formulars (der Markierung als gedruckt) zu prüfen, ob die für den Betrachtungszeitraum relevanten Abwesenheiten auch den tatsächlichen Abwesenheiten des Personalfalls entsprechen. Gegebenenfalls sind vor dem Ausdruck des BEM-Formulars die Abwesenheiten im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) anzupassen, das Formular nicht auszudrucken und die Frage nach dem erfolgreichen Druck beim Beenden der PDF-Anzeige zu verneinen. Damit wird in der nächsten Nacht der Betrachtungszeitraum (i.d.r. 365 Kalendertage in die Vergangenheit) des Personalfalls automatisch neu überprüft Prüfung auf erfolgten Ausdruck der Personalnummer Der neu zur Verfügung gestellte Report BEM Prüfung auf erfolgten Ausdruck zur PerNr. ermöglicht es, im Zuge des Einsatzes des BEM-Reports eine Auswertung hinsichtlich des Druckzeitpunkts des Datenblatts eines Personalfalls vorzunehmen und somit festzustellen, ob erwartete Personalfälle bereits verarbeitet (als gedruckt markiert) wurden. Der Report ist in das Benutzermenü der Anwendungssystembetreuung eingebunden (siehe Tz. 3.2). Voraussetzung, diesen Report ausführen zu können, ist die Zuweisung des besonderen Profils S:ASB an die jeweilige IPV-Kennung. Die ausführliche Beschreibung des Reports ist dem IPV-Anwenderhandbuch Kapitel 07 Schwerpunktthemen S14 Anwesenheiten, Abwesenheiten und Vertretungen zu entnehmen. Zeitwirtschaft 3.9 Krankheitsbedingte Abwesenheiten im Zusammenhang mit der Vollendung der Beschäftigungszeit Aus aktuellem Anlass wird noch einmal ausdrücklich darauf hingewiesen, dass immer ein voraussichtliches Enddatum bei Abwesenheiten Im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) vorge

8 geben werden sollte (siehe auch IPV-Anwenderhandbuch Kapitel 01 Infotyp Abwesenheiten (IT 2001)). Problematik: Tarifrechtlich besteht Anspruch auf Krankengeldzuschuss, wenn bei einem Personalfall die entsprechende Beschäftigungszeit im Laufe der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit vollendet wird. Ist im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) eine krankheitsbedingte Abwesenheit mit einem Gültigkeitsende unendlich ( ) gepflegt, kann das IPV-System nicht automatisch erkennen, dass eine relevante Beschäftigungszeit zu einem bestimmten Zeitpunkt vollendet wird. Erfolgt das Abgrenzen dieses Datensatzes dann erst zum Zeitpunkt der Dienstaufnahme, wird der Krankengeldzuschuss gegebenenfalls Monate/Jahre verspätet (nach)gezahlt. Die Ausschlussfrist könnte zu diesem Zeitpunkt bereits (lange) überschritten und die Ansprüche somit (eigentlich) verfallen sein. Das IPV-Anwenderhandbuch Kapitel 07 Schwerpunktthemen S16 Krankengeldzuschuss wird so angepasst, dass noch einmal explizit auf diese Problematik hingewiesen wird Infotyp Entgeltbelege (IT 2010): Anpassung der Hinweise zu verschiedenen Lohnarten für unständige Bezüge Aufgrund der neuen Feiertage und werden im Lohnarten-Katalog die Hinweise der betroffenen Lohnarten angepasst: 4102 ZZ Feiertag 8.1d 4118 ZZ Nacht 165% 4128 ZZ Sonntag+Nacht 165% 4132 ZZ Feiertag 125% 4136 ZZ Feiertag+Nacht 150% 4138 ZZ Feiertag+Nacht 165% 4979 DuZ Sonntag 165% EZulV 4 Abrechnungssachbearbeitung 4.1 Knotenpunkt Abrechnung Sonderaktivitäten Unfallversicherung: Stammdatenabfrage Aufgrund von Änderungen in der Unternehmensstruktur kann es erforderlich sein, die Stammdatenabfrage zur Unfallversicherung zusätzlich zur jährlich im November anstehenden Aktivität auszuführen

9 Für diesen Sachverhalt wurden die Aktivitäten zur Abfrage der Stammdaten für die Unfallversicherung zusätzlich unter dem Knotenpunkt Abrechnung Sonderaktivitäten Unfallversicherung eingebunden. Die Aktivität Meldungen Stammdatendienst erstellen (Test) wurde an dieser Stelle separat eingebunden, um der Anwendungsbetreuung die Berechtigung zu erteilen, den Report im Testlauf auszuführen KVdR: Versorgungsmeldungen erstellen In Einzelfällen ist es erforderlich, den Report Versorgungs-/Kapitalleistungsmeldungen erstellen (RPCZOVD0) unter Vorgabe von einzelnen Personalnummern mit Aufrolldatum auszuführen. Für diesen Sachverhalt wurde unter dem Knotenpunkt Abrechnung Sonderaktivitäten Versorgung Abrechnungskreis V4 KVdR Zahlstellenverfahren Meldungen an Krankenkassen die Aktivität Versorgungsmeldungen erstellen im Einzelfall zur Verfügung gestellt. 4.2 DEÜV: UV-Jahresmeldung Die UV-Jahresmeldungen für das Kalenderjahr 2017 wurden teilweise mit zu hohem Entgelt erstellt. Der Fehler ist bei den Personalnummern aufgetreten, bei denen ein sogenannter WPBP-Split ohne gleichzeitigen SV-Split vorlag. Für diesen Zeitraum wurden die Entgelte und Arbeitsstunden doppelt gemeldet. Die fehlerhaften Meldungen werden durch folgendes Vorgehen korrigiert: Im Rahmen der Personalabrechnung/Folgeaktivitäten für die Abrechnungsperiode Tarif 05/2019 ist beim Ausführen der Aktivität UV-Meldungen erstellen auf dem Selektionsbild im Feld Aufrollung ab das Datum vorzugeben. Eine Vorgabe der Personalnummern, bei denen der Fehler aufgetreten ist, ist nicht erforderlich. 5 Stellenwirtschaft und Stellenplanung 5.1 Registerkarte ADT (IT 1513) Die Wertehilfe zur Registerkarte ADT (IT 1513), die ebenfalls für den Infotyp ADT (IT 0783) gilt, wurde ergänzt und die ADT-Liste im Intranet entsprechend angepasst. Die Änderungen sind der letzten Spalte mit dem Datum Mai 2019 zu entnehmen

10 5.2 Registerkarte Haushaltsinformationen (IT 9508) in der Stellenwirtschaft, Haushaltselementtyp 0010 Bereich in der Stellenplanung Die Liste der Bereichsbezeichnungen wurde nach den Vorgaben der Senatsverwaltung für Finanzen für die Aufstellung der Haushaltsplanung 2020/2021 ergänzt; das entsprechende Dokument im Intranet ist mit Stand: Mai aktualisiert. 5.3 Registerkarte Planstellenmerkmale in der Stellenwirtschaft bzw. Stellenvermerke in der Stellenplanung, Infotyp Planstellenmerkmale (IT 9509) Gemäß der Vorgaben der Senatsverwaltung für Finanzen wurde die Liste der Haushaltsvermerke (Planstellenmerkmale) ergänzt und im Intranet mit Stand Mai aktualisiert. 5.4 Auswertungsreport Geschäftsverteilungsplan (GVPL) Der seit dem letzten Transport im April bestehende Fehler keine Anzeige einer Alternativen Bewertung im GVPL ist behoben. 6 Anwendungssystembetreuung 6.1 BEM-Report - Prüfung auf erfolgten Ausdruck der Personalnummer Siehe Ausführungen zu Tz Unfallversicherung Der Rolle Anwenderbetreuung wurde die Berechtigung zum Ausführen folgender Reports zugewiesen: UV-Ausgangsmeldungen anzeigen UV-Eingangsmeldungen anzeigen Beide Reports sind unter dem Knotenpunkt Abrechnung allgemein Infosysteme Auswertungsreports Sozialversicherung Unfallversicherung eingebunden. Meldungen Stammdatendienst erstellen (Test) Siehe Ausführungen zu Tz

11 7 Reisekosten 7.1 Revisionsreport Reisekosten Die 4-Augenprüfung in der Komponente Reisekosten wird durch eine Trennung der Berechtigungen in der Rolle Reisekosten Erfassung (xxxx-tvezz) und der Rolle Reisekosten Genehmigung (xxxx-tvgzz) umgesetzt. Zu Revisionszwecken wurde jetzt ein Report zur Verfügung gestellt, mit dem ausgewertet werden kann, welche Reisen mit welcher Kennung erfasst und genehmigt wurden. Die dafür auszuführende Transaktion YPUAUD_REVISION Erfassung und Genehmigung von Reisen ist in das Benutzermenü der Revision ZREV eingebunden (vgl. Tz. 3.2). Die Beschreibung des Reports wird demnächst im IPV-Anwenderhandbuch Kapitel 05 Reports und Auswertungen veröffentlicht. 8 Familienkasse Keine aktuellen Informationen. Im Auftrag Griese / Soldner