Landesverwaltungsamt Berlin

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1 Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) Landesverwaltungsamt Berlin Berlin (Postanschrift) IPV anwendende Stellen GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) PS IPV Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz Berlin Fragen zum Inhalt per Hotline-Anfrage an die unten angegebene -Adresse IPV Rundschreiben Nr Betr.: Änderungen/e zum Kalendermonat November Vermittlung (030) Intern Fax (030) Adresse Ipv-hotline@lvwa.berlin.de ( -adresse nicht für Dokumente mit elektronischer Signatur) Datum Übersicht der Themenkomplexe 1 Allgemeines Transporttermin November Systemsperre Beschränkung der Rückrechnungstiefe Stammdatenpflege Zulässig auch vor tiefster rückrechenbarer Periode Nicht zulässig vor tiefster rückrechenbarer Periode Einschränkung der persönlichen Rückrechnungstiefe Mögliche Fallkonstellationen keine Personalabrechnung mehr möglich Rückwirkender Eintritt Kopierreport im Versorgungsbereich Anwenderhandbuch 5 2 Stichprobenprüfung Aktualisierung Umgangsbeschreibung Gelöschte Personalfälle 5 3 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft Vorbehalt der Rückforderung für TE Berechnung von Teilmonatsbeträgen (Aliquotierung) Allgemeines Begriffsbestimmung Tariflich Beschäftigte nach TV-L sowie PKW-Fahrer-TV-L Übergeleitete Pauschal- und Polizeikraftfahrer Auszubildende nach TVA-L BBiG 7 Verkehrsverbindungen: U-Bahn Fehrbelliner Platz Bus 101, 104, 115 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Sprechzeiten: Zahlungen bitte bargeldlos Montag, Dienstag und Freitag an die Landeshauptkasse von 9-12 Uhr Berlin und nach Vereinbarung Intranet: Geldinstitut Postbank Berlin Berliner Bank Berliner Sparkasse Landeszentralbank Kontonummer Bankleitzahl

2 3.2.6 Auszubildende nach TVA-L Pflege Tarifliche Praktikanten Nichttarifliche Praktikanten und Volontäre Tarifliche Einmalzahlung Beschäftigungszeit Jubiläumszeit 23 Abs. 2 TV-L Sonderzahlung e zur maschinellen Berechnung der Jahressonderzahlung Unterjähriger Wechsel vom Azubi in Arbeitsvertrag e zur Altersteilzeit Sonderzahlung (SZG) für Beschäftigte mit Dienstverträgen Tarifanpassung zum / Volontäre Geldwerter Vorteil im Nettourlaubsentgelt Infotyp Höherwertige Tätigkeit (IT 0509) Infotyp Höherwertige Tätigkeit (IT 0509) Detail 01 ständige Vertretung Bereitschaftsdienstentgelte Altersgrenzen Polizeivollzugsbeamte Amtsunabhängige Mindestversorgung im Versorgungsausgleich Amtsunabhängiger Mindestsatz Umbenennung und Löschung von Mitarbeiterkreisen VADM-Bescheide: Bezeichnungsänderungen der Rechtsgrundlagen Veränderte Werbungskostenpauschale Neuer Programmablaufplan (PAP) für 12/ Generierung von Zeitzuschlägen und DuZ bei Polizei und Feuerwehr aus der Personalabrechnung Korrektur von Systemeinstellungen für 2010/ Änderung der Systemeinstellungen ab Infotyp ADT (IT 0783) Infotyp Datumsangaben (IT 0041) Korrekturlohnart für die Abzugspflicht des Pauschalzuschlags für Pauschalkraftfahrer Lohnarten 1415 und Lohnart 3072 und EEL Anfrage Vorerkrankung Neue DEÜV-Tätigkeitsschlüssel Abzweigung von Kindergeld 18 4 Abrechnungssachbearbeitung Vorbehalt der Rückforderung für TE Stellenwirtschaft und Stellenplanung Registerkarte ADT (IT 1513) Registerkarte Planstellenmerkmale (Stellenvermerke) (IT 9509) 19 6 Anwendungssystembetreuung Löschen von F-Kennungen 19 Seite 2

3 1 Allgemeines 1.1 Transporttermin November 2011 Die Systemanpassungen werden am in die produktiven Systeme Z01 und S01 transportiert. 1.2 Systemsperre Wegen grundlegender SAP-Systemanpassungen (Vorbereitung Jahreswechsel) werden die produktiven Systeme Z01 und S01 voraussichtlich am Dienstag, den ganztägig gesperrt sein. 1.3 Beschränkung der Rückrechnungstiefe Im IPV-Rundschreiben wurde darauf hingewiesen, dass künftig die tiefste rückrechenbare Periode im Abrechnungsverwaltungssatz an die Verjährungsfrist nach 195 BGB angepasst wird. Bei Beendigung der Personalabrechnung 12.XXXX wird jährlich automatisch beim Umstellen des Verwaltungssatzes auf Ende der Personalabrechnung durch die jeweilige Abrechnungssachbearbeitung die tiefste rückrechenbare Periode so angepasst, dass die Rückrechnung nur noch beschränkt möglich ist. Eine Rückrechnung in der Personalabrechnung kann dann maximal bis zum Beginndatum dieser Periode ausgeführt werden (ab Änderungsdienst tiefste rückrechenbare Periode: ) Stammdatenpflege Zulässig auch vor tiefster rückrechenbarer Periode Unabhängig davon, dass die Personalabrechnung längstens nur noch im Rahmen der Verjährungsfrist nach 195 BGB erfolgt, ist in bestimmten Infotypen bzw. Feldern die Eingabe von abrechnungsrelevanten Daten für einen Personalfall vor der tiefsten rückrechenbaren Periode der Personalabrechnung zulässig. Es erscheint der : Der Beginn der Stammdatenänderung liegt vor der tiefsten rückrechenbaren Periode im Abrechnungsverwaltungssatz. Für diesen Infotypen sind aber Stammdatenänderungen über die Seite 3

4 Begrenzung der Rückrechnungstiefe hinaus erlaubt. Das Datum Früh.Änd.Stammdaten im Infotyp Abrechnungsstatus (IT 0003) wird auf das Datum der tiefsten rückrechenbaren Periode im Abrechnungsverwaltungssatz gesetzt Nicht zulässig vor tiefster rückrechenbarer Periode In bestimmten Infotypen bzw. Feldern ist die Eingabe von abrechnungsrelevanten Daten für einen Personalfall vor der tiefsten rückrechenbaren Periode im Abrechnungsverwaltungssatz unzulässig. Es erscheint der : Die durchgeführte Stammdatenänderung ist abrechnungsrelevant. Sie liegt vor der tiefsten rückrechenbaren Periode im Abrechnungsverwaltungssatz. Die Änderung kann nur ab der tiefsten rückrechenbaren Periode lt. Abrechnungsverwaltungssatz durchgeführt werden. Rückrechnungsrelevante Änderungen vor der tiefsten rückrechenbaren Periode im Abrechnungsverwaltungssatz sind mittels der Korrekturlohnarten vorzunehmen Einschränkung der persönlichen Rückrechnungstiefe Ist im Infotyp Abrechnungsstatus (IT 0003), Block Abrechnung/Rückrechung, Feld Pers.tiefste Rückr ein Datum vorhanden, wird systemseitig die kürzere Rückrechnungstiefe berücksichtigt Mögliche Fallkonstellationen keine Personalabrechnung mehr möglich Achtung Personalfälle, die zur Abrechnung 12.XXXX gesperrt sind und im Infotyp Abrechnungsstatus (IT 0003), Block Abrechnung/Rückrechnung, Feld Früh.Änd.Stammdaten ein Datum < als das Datum der tiefsten rückrechenbaren Periode im Abrechnungsverwaltungssatz enthalten, können nach erfolgter Umstellung der tiefsten rückrechenbaren Periode nicht mehr abgerechnet werden Rückwirkender Eintritt Die rückwirkende Aufnahme von Personalfällen in das IPV-System ist nur noch bis zur tiefsten rückrechenbaren Periode im Abrechnungsverwaltungssatz möglich. Dies gilt auch für die Aufnahme von Versorgungsempfängern in den Buchungskreis Kopierreport im Versorgungsbereich Der Report ZPDOLLY, der für die maschinelle Übernahme von Versorgungsfällen genutzt wird, wurde so angepasst, dass mit der Eingabe und Bestätigung eines Stichtages < als das Datum der tiefsten rückrechenbaren Periode im Abrechnungsverwaltungssatz des aufnehmenden Abrechnungskreises folgende Fehlermeldung erscheint: Seite 4

5 Eine Aufnahme des Personalfalls in den Abrechnungskreis kann frühestens ab tiefster rückrechenbarer Periode manuell erfolgen Anwenderhandbuch Die Beschreibungen im Kapitel I, Infotyp Abrechnungsstatus (IT 0003) sowie im Kapitel VII S10 Personalabrechnung und Anstoß Nachberechnung werden mit der nächsten Auslieferung aktualisiert. 2 Stichprobenprüfung 2.1 Aktualisierung Umgangsbeschreibung Auf den Intranetseiten des SSC wurde die Version 1.5 der Anlage (Umgang mit hr-easy audit) zum Dokument Verfahrensbeschreibung und Handlungsleitfaden für den Probe-/Echtbetrieb zum Stichprobenverfahren im IPV-System veröffentlicht. Folgende Änderungen zur vorherigen Version haben sich ergeben: Auf Seite 26 wurde der neue Absatz Mehrere Stichproben gleichzeitig als geprüft kennzeichnen eingefügt. Dieses ist eine neue Funktionalität, die in der Praxis jedoch relativ wenig Bedeutung haben dürfte. Die Übersicht der Prüfungsschwerpunkte und deren Bedeutung am Ende des Dokuments wurde hinsichtlich der neuen Stichprobennummern und ergänzt. 2.2 Gelöschte Personalfälle Mit Mail vom wurde ggf. folgende Information gegeben: es wurde festgestellt, dass für ihre Buchungskreise unerledigte Stichproben existieren, die keine korrekte organisatorische Zuordnung haben. Daher wird es ihnen auch nicht möglich sein, diese als "erledigt" zu kennzeichnen. Die fehlende organisatorische Zuordnung dieser Personalfälle ist höchstwahrscheinlich eine Folge des Löschen dieser. Mit IPV-RS 12/ Tz. 2.9 wurde darauf hingewiesen, dass vor dem Löschen von Personalnummern zwingend zu prüfen ist, ob zu dieser noch unerledigte Stichproben existieren. Diese Prüfung scheint in den vorliegenden Fällen unterblieben zu sein. Ich bitte um künftige Beachtung! Folgende Personalfälle in den jeweiligen Buchungskreisen sind betroffen. Die Spalte SUMME enthält die Anzahl der Stichproben zur PN (Die Übersicht wurde mit Mail versandt) Es ist beabsichtigt, diese Stichproben zu löschen. Zuvor ist jedoch ihrerseits zu prüfen, ob es sich in den genannten Fällen tatsächlich um gelöschte Personalnummern handelt. Dieses ist uns per an die IPV-Hotline zu bestätigen. Erst dann kann die Löschung erfolgen Seite 5

6 Das SSC prüft, ob es eine technische Lösung gibt. 3 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft Tarifrecht 3.1 Vorbehalt der Rückforderung für TE SenInnSport hat mitgeteilt, dass der der in den Entgeltnachweisen für Oktober 2011 ausgebrachte Rückforderungsvorbehalt künftig entfallen kann. 3.2 Berechnung von Teilmonatsbeträgen (Aliquotierung) Allgemeines Seit Inkrafttreten des neuen Tarifrechts gab es umfangreichen Schriftverkehr mit dem Tarifreferat SenInnSport dahingehend, ob die Systemeinstellungen des IPV-Verfahrens für die unterschiedlichen Beschäftigtengruppen hinsichtlich der Aliquotierung als tarifkonform angesehen werden können. Dieser Abstimmungsprozess ist nun abgeschlossen. Es ist vorgesehen, zum nächsten planmäßigen Aktualisierungstermin für das IPV- Anwenderhandbuch das neue Schwerpunktthema Aliquotierung zu veröffentlichen. Daher werden an dieser Stelle nur die zum derzeitigen Zeitpunkt wichtigsten Informationen bekannt gegeben Begriffsbestimmung In der Personalabrechnung bedeutet Aliquotierung die Multiplikation eines Betrages (feste Größe) mit einem Faktor (variable Größe). Es wird somit ein anteiliges periodenbezogenes Entgelt ermittelt. In folgenden Situationen wird das periodenbezogene Entgelt in der Regel anteilig berechnet: untermonatlicher Eintritt/Austritt tage- oder stundenweise unbezahlte Abwesenheiten untermonatlicher Arbeitszeitwechsel untermonatliche Veränderung der Basisbezüge untermonatliche Änderungen in der organisatorischen Zuordnung Seite 6

7 3.2.3 Tariflich Beschäftigte nach TV-L sowie PKW-Fahrer-TV-L Die Aliquotierung der in Monatsbeträgen festgelegten Entgeltbestandteile erfolgt entsprechend den Vorschriften des 24 TV-L kalendertäglich oder auf Basis der Arbeitsstunden pro Monat. Die Berechnung erfolgt für jeden Entgeltbestandteil (Lohnart) gesondert Übergeleitete Pauschal- und Polizeikraftfahrer Für die aus dem alten Tarifrecht zum übergeleiteten Beschäftigten, auf deren Tätigkeit der TV über die Arbeitszeit und über die Pauschallöhne von Kraftfahrern vom beziehungsweise der TV über die Arbeitszeit und über die Pauschallöhne von Polizeikraftfahrern vom Anwendung fanden, gelten diese Regelungen gemäß 60 Absatz 2 Angleichungs-TV weiter. Somit gelten für diese Beschäftigten auch die bisherigen Bedingungen für die Aliquotierung im IPV-System unverändert fort Auszubildende nach TVA-L BBiG Gemäß 18 Absatz 1 BBiG ist bei einer Teilmonatsberechnung für jeden Monat von 30 Kalendertagen auszugehen. Die gegebenenfalls notwendige stundenweise Aliquotierung erfolgt mangels eigener Regelungen des TVA-L BBiG analog zu 24 Absatz 3 TV-L. Achtung Bisher erfolgte aufgrund eines Systemfehlers im SAP-Standard die tageweise Aliquotierung für diese Auszubildenden nicht korrekt (s. auch vom ). Der Fehler ist nun beginnend ab der Abrechnungsperiode 11/2011 behoben Auszubildende nach TVA-L Pflege Für Auszubildende, die unter den TVA-L Pflege fallen, treten an die Stelle des Berufsbildungsgesetzes das Krankenpflegegesetz, das Hebammengesetz beziehungsweise das Altenpflegegesetz. Diese Vorschriften enthalten keine dem 18 Absatz 1 Satz 2 BBiG entsprechenden Regelungen. Der TVA-L Pflege selbst enthält ebenfalls keine eigenen Regelungen zur Berechnung des Ausbildungsentgelts bei Wegfall des Anspruchs für einzelne Tage oder Stunden. Es wird deshalb auf 24 TV-L zurückgegriffen. Achtung Bisher erfolgte aufgrund eines Systemfehlers im SAP-Standard die tageweise Aliquotierung für diese Auszubildenden nicht korrekt (siehe auch vom ). Der Fehler ist nun beginnend ab der Abrechnungsperiode behoben Tarifliche Praktikanten Gemäß 2 Absatz 3 TV über die vorläufige Weitergeltung der Regelungen für Praktikanten ist bei der Teilmonatsberechnung ausdrücklich 24 Absatz 3 TV-L anzuwenden. Seite 7

8 3.2.8 Nichttarifliche Praktikanten und Volontäre Zur Verfahrensweise bezüglich der Praktikanten und Volontäre, deren Rechtsverhältnis nicht durch Tarifvertrag geregelt ist, welche aber vom Geltungsbereich des BBiG erfasst werden, hat sich SenInnSport im Rundschreiben Nr. 67/2011 geäußert. Danach gelten die Vorschriften des 18 Absatz 1 BBiG im Falle der Teilmonatsberechnung und nicht der 24 Abs. 3 TV-L. 3.3 Tarifliche Einmalzahlung 2011 Die Regelungen des Tarifvertrages über eine Einmalzahlung im Jahr 2011 (TV Einmalzahlung 2011) werden gem. 3 Angleichungs-TV Land Berlin mit Wirkung vom 01.Dezember 2011 ü- bernommen. Die maschinelle Berechnung und Zahlbarmachung erfolgt für alle tariflich Beschäftigten mit Entgelt oder Entgeltfortzahlung einschl. Krankengeldzuschuss und Mutterschutz in der Personalabrechnung : für die Tarifarten in Höhe von 349,20 (bei Vollbeschäftigung) 02 TV-L Lehrkräfte, 03 TV-L, 04 TV-L KR, 07 TV-L Pkw-Fahrer 08 TV-L PauschkraftF. 09 TV-L PolizeikraftF. für die Tarifarten in Höhe von 116,40 (bei Vollbeschäftigung) 05 TVA-L BBiG 06 TVA-L Pflege 10 TV-L Praktikanten Die e in der Anlage 1 zu diesem IPV-Rundschreiben sind zu beachten. Maßgebend sind die Verhältnisse am 01.Dezember bzw. am ersten Tag des Arbeitsverhältnisses. Die Entgeltfortzahlungstatbestände werden anhand der im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) für den Kalendermonat Dezember 2011 gepflegten Datensätzen erkannt. Die maschinell ermittelte tarifliche Einmalzahlung wird in den Abrechnungsergebnissen für Dezember 2011 mit der Lohnart 9060 Einmalzahl. Tarif ZV-pfl. abgelegt und ist mit dem Lohnarten-Reporter durch die Abrechnungssachbearbeitung auswertbar. Die maschinelle Berechnung und Zahlbarmachung kann mit der Lohnart 3788 Einmalzahl. Tarif ZV-pfl. im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) übersteuert werden. Seite 8

9 Die Verarbeitung der Einmalzahlung in der Altersteilzeitberechnung ( ZV-Aufstockung) wird zurzeit mit SenInn geklärt. Für Altersteilzeitbeschäftigte, die sich am bereits in der Freizeitphase befinden, unterbleibt die maschinelle Berechnung und Zahlbarmachung. 3.4 Beschäftigungszeit Für die Beschäftigungszeit nach 34 Abs. 1 TV-L wurde die neue Datumsart T8 BeschZeit Kündigung im Infotyp Datumsangaben (IT 0041) eingerichtet. Die Datumsart steuert vorrangig gegenüber der Datumsart T1 Beschäftigungszeit die Anzeige der Kündigungsfristen im Infotyp Vertragsbestandteile. (IT 0016). 3.5 Jubiläumszeit 23 Abs. 2 TV-L Bei tariflich Beschäftigten, auf deren Jubiläumszeit nach 23 Abs. 2 TV-L ausschließlich die Beschäftigungszeit nach 34 Abs. 3 TV-L angerechnet wird, ist es nicht mehr notwendig zwischen Beschäftigungs- und Jubiläumsdienstzeit zu unterscheiden. Daher wird jetzt nach dem Sichern der Datumsart T1 Beschäftigungszeit im Infotyp Datumsangaben (IT 0041) das Anlegen der neuen Terminart FA P:Jub.25 23,2 TV-L vorgeschlagen. Sofern die tatsächlich anzurechnenden Zeiten aufgrund 14 Abs. 2 TVÜ-L abweichen, ist weiterhin zusätzlich die Datumsart T2 Jubiläumsdienszeit zu verwenden. Außerdem wurde die Terminart FB P: Jub.40 23,2 TV-L zur Verfügung gestellt. 3.6 Sonderzahlung e zur maschinellen Berechnung der Jahressonderzahlung Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: aufgrund einer Hotline-Anfrage wurde folgendes festgestellt: Die maschinelle Berechnung der Jahressonderzahlung für Auszubildende und Praktikanten ist derzeit fehlerhaft. Bemessungsgrundlage für die Jahressonderzahlung von Auszubildenden und Praktikanten ist im Regelfall das Ausbildungsentgelt im Monat November des jeweiligen Kalenderjahres. Die maschinelle Berechnung der Sonderzahlung nach TVA-L wird mit dem Transport am korrigiert. Des Weiteren übersenden wir beiliegend weitere e zur maschinellen Berechnung der Jahressonderzahlung. Das Anwenderhandbuch, Kapitel 7, wird mit einer der nächsten Aktualisierungen um dieses Schwerpunktthema ergänzt Seite 9

10 Der Rückrechnungsanstoß für die betroffenen Personalfälle wird zum vom SSC maschinell gesetzt. In der mit der Mail übersandten Anlage ist ein Schreibfehler zu korrigieren bzw. folgende Textpassagen zu ergänzen: Tz. 2.8: Beispiel 7 (Korrektur) lfd. Azubi-Entgelt Nach Beispiel 7 Ergänzung: Erfolgt der Beschäftigungswechsel nach dem 01. November, ist die maschinelle Berechnung der Sonderzahlung mit dem Subtyp 03 Sonderzahlung über den Infotyp Sonderreglungen (IT 0265) zu sperren. Der Betrag ist manuell zu ermitteln und mit der Lohnart 8024 Sonderzahlung im Infotyp Ergänzende Be-/Abzüge (IT 0015) vorzugeben. Tz. 2.9 Absatz 1 Satz 2 (Ergänzung unterstrichen): Es erfolgt bei tariflich Beschäftigten, die nach dem Angleichungs-TV Berlin zum innerhalb der Arbeitsphase in den TV-L übergeleitet wurden, keine maschinelle Berechnung der anteiligen Sonderzahlung Unterjähriger Wechsel vom Azubi in Arbeitsvertrag Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: mit Mail vom wurde die Beschreibung zur Sonderzahlung versandt. In Tz. 2.8 ist beschrieben, wie das IPV-System (--> SAP-Standard) die Sonderzahlung ermittelt, wenn ein Azubi unterjährig im unmittelbaren Anschluss an die Ausbildung in ein Arbeitsverhältnis wechselt: In die Bemessungsgrundlage fließt das Ausbildungsentgelt, das im letzten vollen Monat des Ausbildungsverhältnisses zustand. Mit Schreiben vom hat SenInn mitgeteilt, dass der Bemessungsmonat November für das Ausbildungsentgelt auch gilt, wenn der Azubi vor dem in ein Arbeitsverhältnis wechselt. Nach telefonischer Rücksprache mit SenInn wird die Rechtsauffassung damit begründet, dass eine andere Regelung im Tarifvertrag nicht enthalten ist. Der Sachverhalt wird aber noch von SenInn mit der TdL gerklärt. Für 2011 ist die Sonderzahlung bei diesem Sachverhalt manuell zu rechnen e zur Altersteilzeit Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: im Zusammenhang mit der Zahlbarmachung der Zuwendung/Jahressonderzahlung im November 2011 weisen wir nochmals auf die Folgenden besonderen Konstellationen hin: 1) Für die tariflichen Altersteilzeitbeschäftigten mit einem spiegelbildlichen Wechsel des Tarifvertrages (TV-L => BAT/BAT-O bzw. BAT/BAT-O => TV-L sowie TV-L => BMT-G/BMT-G-O bzw. BMT-G/BMT-G-O => TV-L) ist die maschinelle Berechnung der Zuwendung mit dem Subtyp 01 Sonderzuwendung und der Seite 10

11 Jahressonderzahlung mit dem Subtyp 03 Sonderzahlung über den Infotyp Sonderregelungen (IT 0265) zu übersteuern. 2) Für die tariflich Altersteilzeitbeschäftigten, bei denen die Zuwendung manuell über den Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) mit den entsprechenden Lohnarten 8022 Zuwendung zv-pfl 8023 Zuwendung zv-frei vorgegeben wird, sind die Aufstockungsbeträge zu prüfen. Die maschinelle Berechnung des fiktiven Vollzeitbrutto ist in der Regel fehlerhaft, da der Betrag der Sonderzuwendung, die nach bisheriger Arbeitszeit zugestanden hätte, mit dem hochgerechneten Betrag der vorgegebenen Sonderzuwendung divergiert. Ursache hierfür ist, das Entgeltbestandteile, die für die Altersteilzeitarbeit nicht hälftig gezahlt werden (z.b. Sockelbetrag, nicht teilzeitgekürzter Ehegattenbestandteil) in die Berechnung der Sonderzuwendung nach der bisheriger Arbeitszeit einzubeziehen sind. Die Aufstockungsbeträge sind mit den nachfolgenden Lohnarten für 11/2011 im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) manuell - wie bisher - vorzugeben: 9MAU man. Aufstockungsbetr.ATZ 9MRV man. RV-Aufstockung ATZ 9MZV man. ZV-Aufstockung ATZ (vgl. Mai vom , Neues Tarifrecht; e zur Altersteilzeit) Sonderzahlung (SZG) für Beschäftigte mit Dienstverträgen Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport hat am folgende Information gegeben: Der Zahltag für die laufenden Bezüge der Beschäftigten, die gemäß 1 Abs. 2 Buchst. b TV-L vom Geltungsbereich dieses Tarifvertrages (wie zuvor nach den Bestimmungen des BAT/BAT-O) ausgenommen sind, ist gemäß den Dienstverträgen gemäß 24 TV-L (zuvor 36 BAT/BAT-O) bestimmt. Die Leistungen nach dem Sonderzahlungsgesetz bitte ich jedoch für diesen Beschäftigtenkreis bereits mit den Bezügen für den Monat November zahlbar zu machen. Eine Kopie dieses Schreiben hat das Landesverwaltungamt SSC erhalten; soweit eine entsprechende Umsetzung maschinell für dies Jahr nicht mehr möglich ist, steht es den einzelnen Dienststellen frei, hier manuell zu verfahren Eine maschinelle Umsetzung kann in diesem Jahr nicht mehr erfolgen. Es ist wie in Tz im IPV-Rundschreiben beschrieben zu verfahren. 3.7 Tarifanpassung zum / Volontäre Die Entgelte der nichttarifvertraglich geregelten Praktikanten wurden entsprechend dem Rundschreiben SenInnSport I Nr. 101/2011 angepasst. Betroffen von der Anpassung in den produktiven Systemen sind ausschließlich die Restaurator-Volontäre. 3.8 Geldwerter Vorteil im Nettourlaubsentgelt Nach einer Stellungnahme von SenInnSport sind geldwerte Vorteile nicht in der Bemessungsgrundlage für die Entgeltfortzahlung nach 21 TV-L zu berücksichtigen. Damit werden die auf Seite 11

12 den geldwerten Vorteile entfallenden gesetzlichen Abzüge nicht im Nettourlaubsentgelt für die Berechnung des Krankengeldzuschusses berücksichtigt. Systemanpassungen waren nicht erforderlich. 3.9 Infotyp Höherwertige Tätigkeit (IT 0509) Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: mit einer Hotline-Anfrage wurde folgender Sachverhalt gemeldet: Beim Versuch, den IT 0509 in einem Personalfall aufzurufen, ist ein Laufzeitfehler entstanden: Der Personalfall ist seit dem TV-L zugeordnet, es gibt aber Datensätze im IT 0509, die noch "alte" Strukturdaten (BAT/BMT-G) enthalten. Dieses Systemverhalten wurde im IPV-Rundschreiben Angl.-TV, Tz , beschrieben. Eigentlich sollten daher bei der maschinellen Überleitung diese Datensätze maschinell bzw. bei der manuellen Überleitung manuell gelöscht werden, bevor der Personalfall der "neuen" Struktur zugeordnet wird. Sowohl in der maschinellen als auch in der manuellen Überleitung ist dies leider nicht in allen Personalfällen geschehen. Für die von diesem Sachverhalt betroffenen Personalfälle ist zwar aktuell das Anlegen von Datensätzen im IT 0509 möglich, ggf. kommt es aber bereits beim Versuch, den IT 0008 zu sichern, zum Laufzeitfehler. Der Aufruf des IT 0509 in der Übersicht führt in jedem Fall zum Laufzeitfehler. Daher bitte prüfen, ob und welche Personalfälle in Ihrer Behörde von dem beschriebenen Sachverhalt (Personalfall TV-L / IT 0509 mit alten Strukturdaten) betroffen sind. : Der Inhalt der selektierten Datensätze kann nur über die Langzeitbelege geprüft werden. Für diese Personalfälle ist dem SSC der Auftrag zum Löschen der Datensätze zu übersenden. Bitte die Personalnummern explizit benennen! Das Löschen ist "nur" direkt mit einem Report auf der Datenbank möglich. Diesen Report gibt es zurzeit noch nicht. Es ist aber beabsichtigt, nach dem Transporttermin die Löschaktion durchzuführen, damit der IT 0509 wieder uneingeschränkt bearbeitet werden kann. Da das direkte Löschen auf der Datenbank nicht protokolliert wird, also in den Langzeitbelegen nicht erscheint, soll es aus dem Report eine Dokumentation geben, die dann dem ASB zur Verfügung gestellt wird. Bei Fragen zu diesem Sachverhalt wenden Sie sich bitte direkt an mich Die maschinelle Überleitung erfolgt in zwei Schritten: Selektion der betroffenen Personalfälle und Sammeln in einer Mappe sowie Abspielen der Mappe. Das Protokoll, das in den Spool gestellt wurde, wird/wurde bei Ausführung des Reports erstellt. In diesem Protokoll wurde auch bei den betroffenen Personalfällen der Datensätze im IT 0509 gelöscht ausgegeben. Die tatsächliche Pflege erfolgt aber erst mit dem zweiten Schritt. Auch hier wird ein Protokoll erstellt, aber nicht in den Spool gestellt. Künftig wird es bei Aktionen mit Batch-Input-Verarbeitung einen geben, dass das Protokoll aus dem Abspielen der Mappe ebenfalls zu beachten ist. Seite 12

13 3.10 Infotyp Höherwertige Tätigkeit (IT 0509) Detail 01 ständige Vertretung Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: auf Grund einer Hotlinemeldung weisen wir auf folgendes hin: Für die Abbildung der persönlichen Zulage nach 18 TVÜ-L ist im Infotyp Höherwertige Tätigkeit (IT 0509) die Steuerung Detail 01 ständige Vertretung zu verwenden. Die tageweise Berechnung der Zulage erfolgt dann durch die entsprechende zeitliche Begrenzung des Datensatzes im Infotyp Höherwertige Tätigkeit (IT 0509) in der Personalabrechnung maschinell. Die Steuerung Detail 02 nichtständige Vertretung führt zur stundenweisen Berechnung. Derzeit erfolgt hierzu eine fachliche Klärung mit SenInnSport. Weitere e hierzu in einem der nächsten IPV-RS. Das Anwenderhandbuch zu IT 0509 wird aktualisiert 3.11 Bereitschaftsdienstentgelte Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: im Rundschreiben 104/2011 der SenInn Sport unter Tz. 4. Bereitschaftsdienste, korrigiert durch Rundschreiben 109/2011, wurden e zur Anpassung der Bereitschaftsdienstentgelte gegeben. Die entsprechenden Systemeinstellungen werden voraussichtlich am in die produktiven Systeme transportiert und umfassen folgende Änderungen: 1. Rücknahme der erhöhten Beträge für Bereitschaftsdienste für Beschäftigte, deren Tätigkeit vor dem der Rentenversicherung der Angestellten unterlegen hätte, ab und Angleichung der Beträge für das Tarifgebiet 31 Berlin (Ost) an das Tarifgebiet 20 West vor dem Bereitstellung einer neuen Lohnart für die Bereitschaftsdienste der Schulhausmeister gem. 2 Abs. 5 der Vereinbarung zum Arbeits- und Gesundheitsschutz v , da nach Auskunft der SenInnSport sich bei diesem Personenkreis das für die Bereitschaftsdienste zugrunde zulegende Entgelt für Überstunden nach 8 Abs. 1 TV-L u. der Protokollerklärung hierzu berechnet und folglich von der jeweiligen Entgeltgruppe abhängig und damit auch dynamisch ist. Im diesbezüglichen Schriftwechsel mit dem Tarifbereich der SenInnSport wurde darauf hingewiesen, dass bei den entsprechenden Nachzahlungen bzw. Rückforderungen die Ausschlussfrist des 37 TV-L anzuwenden ist. Daher an dieser Stelle der, um ggf. die Beschäftigten in Kenntnis setzen können Versorgung 3.12 Altersgrenzen Polizeivollzugsbeamte Für folgende ehemalige Polizeivollzugsbeamte wird zurzeit im System nicht korrekt die Altersgrenze ermittelt und in Folge ggf. ein fehlerhafter Versorgungsabschlag errechnet: Seite 13

14 Geburtsjahrgänge 1945 und 1946, die nach dem bis einschließlich zum in den Ruhestand eingetreten sind und Eintritt in die Versorgung vor dem Die Systemeinstellungen wurden korrigiert. Mit Einführung VADM ab war das LGB in der Fassung vom für neu in den Ruhestand tretende Beamte nicht mehr anzuwenden, jedoch muss für bereits im Ruhestand befindliche Beamte bei einer erneuten Festsetzung die alte Rechtslage weiterhin zur Anwendung kommen. Entsprechendes gilt für die Übergangsvorschrift des Artikels II des 25. LBÄG. Die durchgeführte Programmänderung hat außerhalb von Neufestsetzungen der betroffenen Fallgruppen keine Auswirkung, ggf. in diesen Versorgungsfällen vorhandene manuelle Eingaben übersteuern weiterhin das maschinelle Ergebnis Amtsunabhängige Mindestversorgung im Versorgungsausgleich Bei der Berechnung des Versorgungsausgleichs im IPV-System erfolgt die Ermittlung der amtsunabhängigen Mindestversorgung in Abhängigkeit von der Zuordnung des Personalfalls zu einem Mitarbeiterkreis des Tarifgebietes West oder Ost (z.b. Mitarbeiterkreis WA VersAllg BBesO A West oder VA VersAllg BBesO A Ost). Aufgrund der Regelungen des Rundschreibens SenInnSport I 77/2011 wurden die Systemeinstellungen so vorgenommen, dass nun für alle Mitarbeiterkreise für Zeiten vor dem (Produktivstart VADM) die zum Ende der Ehezeit gültigen Werte des Tarifgebietes West verwendet werden. Für die Ermittlung des erdienten Ruhegehalts und die Berechnung des korrespondierenden Kapitalwertes ist das im Reiter Basisbezüge eingetragene Tarifgebiet ausschlaggebend Amtsunabhängiger Mindestsatz Entgegen der bisherigen Systemeinstellungen ist gemäß einer Entscheidung von SenInnSport für alle Versorgungsempfänger, also auch für nicht übergeleitete Bestandfälle, der amtsunabhängige Mindestsatz gemäß der neuen Tabellenstruktur des BerlBesNG zu ermitteln. Bislang wird der amtsunabhängige Mindestsatz für Bestandsfälle im System anhand der alten Tabellenstruktur ermittelt. Die Systemeinstellungen wurden korrigiert. Versorgungsfälle erhalten einen Rückrechenanstoß im Infotyp Abrechnungsstatus (IT 0003) zum , der durch das SSC gesetzt wird. Seite 14

15 3.15 Umbenennung und Löschung von Mitarbeiterkreisen Der Mitarbeiterkreis WR Sterbegeld ohne HiBlie wurde umbenannt in Sterbegeld ohne HiblV. Die nicht verwendeten Mitarbeiterkreise VQ und WQ Sterbegeld wurden gelöscht VADM-Bescheide: Bezeichnungsänderungen der Rechtsgrundlagen In den IPV-Rundschreiben und wurde über textliche Anpassungen auf den VADM-Bescheiden aufgrund des Inkrafttretens des Landesbeamtenversorgungsgesetzes LBeamtVG informiert. Mit dem aktuellen Transport erfolgt die Anpassung der rechtlichen Grundlagen in den letzten bisher noch nicht überarbeiteten Bescheiden Veränderte Werbungskostenpauschale S. Ausführungen zu Tz Die zur Verfügung gestellte Änderung muss im Rahmen der Ruhensberechnung nach 53 LBeamtVG und der Anrechnung nach 61 Abs. 2 LBeamtVG bei den pauschalen Werbungskosten, die das anzurechnende Einkommen mindern, berücksichtigt werden. Anstelle des derzeitigen monatlichen Betrages von 76,67 Euro müssen 83,33 Euro angerechnet werden. Die Systemeinstellungen wurden entsprechend angepasst. Für betroffene Versorgungsfälle wird durch das SSC ein Rückrechenanstoß im Infotyp Abrechnungsstatus (IT 0003) zum Januar 2011 gesetzt. Steuerrecht 3.18 Neuer Programmablaufplan (PAP) für 12/2011 Mit dem Transport wurde der für gültige Programmablaufplan für die Steuerberechnung zur Verfügung gestellt. Er berücksichtigt, dass beim laufenden Arbeitslohn im Dezember nicht der Arbeitnehmer-Pauschbetrag sondern der steuerliche Ausgleichsbetrag in Höhe von und bei sonstigen Bezügen ein Arbeitnehmer-Pauschbetrag in Höhe von anzusetzen ist. Seite 15

16 Zeitwirtschaft 3.19 Generierung von Zeitzuschlägen und DuZ bei Polizei und Feuerwehr aus der Personalabrechnung Korrektur von Systemeinstellungen für 2010/2011 In den Buchungskreisen 3310 und 3320 werden Zeitzuschläge bzw. Dienste zu ungünstigen Zeiten direkt aus der Personalabrechnung generiert, wenn der Personalfall nicht an der maschinellen Zeitwirtschaft teilnimmt, sich aber aus dem Arbeitszeitplan oder durch die Aufgabe von Vertretungen im Infotyp Vertretungen (IT 2003) zuschlagsrelevante Zeiten ergeben. Für Beamte und tariflich Beschäftigte fehlten im Abrechnungsschema bisher noch die Abfragen auf die neu eingerichteten Mitarbeiterkreise. Die Einstellungen wurden ergänzt; die betroffenen Fälle sind manuell zu ermitteln. Die ggf. erforderliche Nachberechnung ist mit Lohnart 9010 Anstoß Rückrechnung im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) zu veranlassen Änderung der Systemeinstellungen ab 2012 Die Generierung von Zeitzuschlägen bzw. Dienste zu ungünstigen Zeiten direkt aus der Personalabrechnung stammt noch aus Zeiten der Produktivsetzung von IPV. Achtung Ab 2012 wird es diese Möglichkeit nicht mehr geben: Die Zeitzuschläge sind manuell über Infotyp Entgeltbelege (IT 2010) oder über die maschinelle Zeitwirtschaft (Lohnartengenerierung) zahlbar zu machen. Die Änderung wird am transportiert. Infotypen 3.20 Infotyp ADT (IT 0783) S. Ausführungen zu Tz Infotyp Datumsangaben (IT 0041) S. Ausführungen zu Tz. 3.4 und Tz. 3.5 Seite 16

17 Lohnarten 3.22 Korrekturlohnart für die Abzugspflicht des Pauschalzuschlags für Pauschalkraftfahrer Nehmen Pauschalkraftfahrer während ihrer Dienstzeit Aufgaben war, die nicht im Rahmen ihrer Kraftfahrertätigkeit anfallen, muss der abzugsfreie Teil des Pauschalzuschlags in dem entsprechenden Umfang abzugspflichtig werden. Dazu steht für Zeiten nach dem alten Tarifrecht die Lohnart 3143 Abzug f. Pauschalzuschlag zur Verfügung. Diese Lohnart wird im Bruttoteil des Entgeltnachweises angedruckt. Sie wird aber nicht in das Gesamtbrutto kumuliert, sondern erhöht lediglich die Bemessungsbrutti (Steuer, SV, ZVK). Die Darstellung ist so nicht korrekt. Aus diesem Grund ist für Beschäftigte nach dem neuen Tarifrecht die Lohnart 3228 Korr. Abzugspfl. PauschZu zur Erfassung im Infotyp Wiederkehrende Be-/Abzüge (IT 0014) eingerichtet worden. Die Lohnart hat zur Folge, dass die jeweiligen Bemessungsbrutti (Steuern, SV, ZVK) erhöht werden. Die konkreten Lohnarteneigenschaften sind der Anlage zu entnehmen. Der Andruck auf dem Entgeltnachweis erfolgt zur Information des Beschäftigten im Block Manuelle Berechnungen. Erfolgt die Datenpflege zu dieser Lohnart in die Abrechnungsvergangenheit, werden zwar die Bemessungsbrutti ordnungsgemäß korrigiert, aus technischen Gründen die Lohnart an sich jedoch nicht auf dem Nachberechnungsbeleg angedruckt. Hierzu steht der Personalsachbearbeitung bei Bedarf die alternative Darstellung einer Rückrechnung mit dem SAP- Rückrechnungsbeleg zu Verfügung. Die Lohnart wurde bereits zur Personalabrechnung Tarif ins produktive IPV-System transportiert Lohnarten 1415 und 1450 Für Beschäftigte mit Dienstvertrag im Mitarbeiterkreis 5C TV-L Festbetrag, deren Bezüge sich nach besoldungsrechtlichen Vorschriften richten, wurden die Lohnarten 1415 Familienzuschlag manuell und 1450 außertarifliche Zulage im Infotyp Basisbezüge (IT 0008) ab dem zulässig gemacht Lohnart 3072 und 3080 Die Einstellungen zu den Lohnarten 3072 pausch.leist.zul. TVöD und 3080 KV-Zuschuss manuell. wurden rückwirkend zum korrigiert. Sofern eine dieser Lohnarten mit einem Seite 17

18 Entstehungs- bzw. Beginndatum in einem Monat gepflegt wurde, in dem untermonatlich ein Split in den Infotypen Maßnahmen (IT 0000), Organisatorische Zuordnung (IT 0001), Sollarbeitszeit (IT 0007), Basisbezüge (IT 0008) oder Kostenverteilung (IT 0027) vorlag, wurde der Lohnartenbetrag in falscher Höhe ausgezahlt (einmal pro Split). Für betroffene Personalfälle ist der erforderliche Rückrechenanstoß mit der Lohnart 9010 Anstoß Rückrechnung im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) zu setzen. Sozialversicherung 3.25 EEL Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: in der Anlage übersende ich die aktuellen Informationen mit der Bitte um Beachtung. Leider sind die Arbeitsentgelte, die gemeldet werden, nicht korrekt, s. dazu Anlage Tz. 3. Wir prüfen zurzeit die Fehlerursache, die Korrektur ist aber frühestens mit dem Transport am möglich. Wir informieren weiterhin Über aktuelle Erkenntnisse/Entwicklungen informieren wir per Mail. Fragen/Probleme zu EEL bitte weiterhin nur mit Hotline-Anfrage an das SSC übersenden 3.26 Anfrage Vorerkrankung Eine Anfrage Vorerkrankung wird zurzeit nur erstellt, wenn das Endedatum der Lohnfortzahlung in weniger als einem Monat nach dem Ende der Abwesenheit endet, unabhängig davon wie lange die Krankheit andauert Neue DEÜV-Tätigkeitsschlüssel Mit Mail vom wurden aktuelle Informationen versandt. Kindergeld 3.28 Abzweigung von Kindergeld Achtung Aus gegebenem Anlass wird darauf hingewiesen, dass die Abzweigung von Kindergeld über die Pflege des Infotyps Bankverbindung (IT 0009) zu realisieren ist, s. dazu Anwenderhandbuch, Kapitel VII, S19 e zur Zahlbarmachung von Kindergeld, S Ist die Abzweigung auf einem anderen Weg realisiert, sollte die Umpflege unverzüglich erfolgen. Seite 18

19 4 Abrechnungssachbearbeitung 4.1 Vorbehalt der Rückforderung für TE s. dazu Ausführungen zu Tz Stellenwirtschaft und Stellenplanung 5.1 Registerkarte ADT (IT 1513) Die Wertehilfe zur Registerkarte ADT (IT 1513), die ebenfalls für den Infotyp ADT (IT 0783) gilt, wurde nach Vorgabe der Senatsverwaltung für Finanzen ergänzt und die ADT-Liste im Intranet entsprechend angepasst. 5.2 Registerkarte Planstellenmerkmale (Stellenvermerke) (IT 9509) Gemäß den Vorgaben der Senatsverwaltung für Finanzen wurde die Liste der Haushaltsvermerke (Planstellenmerkmale) ergänzt. Die Liste wurde im Intranet mit Stand November 2011 aktualisiert. 6 Anwendungssystembetreuung 6.1 Löschen von F-Kennungen Für die elektronische Steuerprüfung wurde auf Anforderung der IPV-anwendenden Stelle in verschiedenen Buchungskreisen eine F-Kennung eingerichtet. Nach Beendigung der Prüfung muss die Anwendungssystembetreuung dafür sorgen, dass der Nutzer aus dem System wieder gelöscht wird, s. Abrechnerhandbuch, Kapitel II, S ! Dies ist ggf. unverzüglich zu veranlassen. Im Auftrag Schwierkus Seite 19