Landesverwaltungsamt Berlin

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1 Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) Landesverwaltungsamt Berlin Berlin (Postanschrift) IPV anwendende Stellen GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) PS IPV Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz Berlin Fragen zum Inhalt per Hotline- Anfrage an die unten angegebene -Adresse Vermittlung (030) Intern Fax (030) Adresse [email protected] ( -adresse nicht für Dokumente mit elektronischer Signatur) Datum Rundschreiben LVwA IPV Nr. 20/2015 Änderungen/Hinweise zum Kalendermonat September 2015 Übersicht der Themenkomplexe 1 Allgemeines Termine Transporttermin September Ausführen des Kopierreports durch die Pensionsstelle Vorankündigung Systemsperre Anwenderhandbuch Anfragen an das SSC Beschränkung der Rückrechnungstiefe Abrechnungskreise Tarif Abrechnungskreis Versorgung Abrechnungskreise Besoldung 5 2 Stichprobenprüfung Änderungen nach Beschluss der AG Stichprobe Schaltfläche Neuer Termin IT0019 (Strg+F7) 6 3 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft Korrigierte Berechnung 54 Abs. 4 i. V. m. 57 und 55 LBeamtVG Bescheid Berechnung Sterbegeld F Waisen mit einer Kürzung nach 57 BeamtVG 6... Verkehrsverbindungen: U-Bahn Fehrbelliner Platz Bus 101, 104, 115, 204 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Sprechzeiten: Montag, Dienstag und Freitag von 9-12 Uhr Donnerstag von Uhr und nach Vereinbarung Zahlungen bitte bargeldlos an die Landeshauptkasse Nürnberger Straße Berlin Geldinstitut Postbank Berlin Berliner Bank Berliner Sparkasse Landeszentralbank Kontonummer Bankleitzahl

2 3.4 Anpassung Text Rechtsgrundlage Infotyp Versorgungsbezug (IT 0322) Feld Grund Versorgung Unfallruhegehalt mit Erhöhung 14a LBeamtVG Nichttarifliche Entgelte für Praktikanten und Volontäre Tarifanpassung: Pausch. Leistungszulage TV-Forst Manuelle Lohnart 3072 Pausch.Leistungszulage Ergänzung Betrag der BBG bzw. der MBG in der Nachversicherungsbescheinigung Abbildung der Entgeltordnungen zum TV-L und TV-L-Forst Ad-hoc-Query Freie Suche Infotyp ADT (IT 0783) Infotyp Mitteilungen (IT 0128) Text Z_IPV ELStAM Änderung des Textes Z_VADM HINWEIS ZUR ANZEIGEPFLICHT NACH 62 ABS. 2 LBEAMTVG Lohnart für Entschädigung nach AGG Korrigierte Bezeichnung der Lohnart Neue Lohnart 2631 Korrektur lfd- mehrj Rückmeldungen der Entgeltersatzleistung Erhöhung des Kindergeldes 2015 und Umsetzung im IPV-System Umsetzung der Einzelweisung BZSt Abzweigung des Kindergeldes Mehrjährige Versteuerung bei laufender Nachzahlung ELStAM: Steuerklasse I fälschlicherweise bei verheirateten Arbeitnehmern Abbruch in der Personalabrechnung bei negativem Überweisungsbetrag Fehlerhafte VBL-Meldungen Dateizähler ZV-Meldewesen VBL-Meldungen 15 4 Abrechnungssachbearbeitung Zwangsrückrechnung aufgrund der Erhöhung des Kindergeldes TF und BS Ad-hoc-Query Freie Suche Zertifikat für die Steuerverfahren Beschränkung der Rückrechnungstiefe Überweisung der Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkassen 19 5 Stellenwirtschaft und Stellenplanung Kopieren von Planstellen in der Stellenwirtschaft Registerkarte ADT (IT 1513) Ad-hoc-Query Freie Suche Registerkarte Haushaltsinformationen (IT 9508) in der Stellenwirtschaft, Haushaltselementtyp 0010 Bereich in der Stellenplanung Wertehilfe für die Registerkarten Änderungsgründe und Umbuchung 21 6 Anwendungssystembetreuung Ad-hoc-Query Freie Suche

3 6.3 Initialkennwort durch ASB IPV-Downloadangebot SAPSetup 22 7 Reisekosten Anwendertreffen IPV-Reisekosten

4 1 Allgemeines 1.1 Termine Transporttermin September 2015 Die Systemanpassungen werden am in die produktiven Systeme Z01 und S01 transportiert Ausführen des Kopierreports durch die Pensionsstelle Der Kopierreport wurde von der Pensionsstelle mehrmals im Monat, vor der Personalabrechnung in diesem Monat letztmalig am um 10:00 Uhr ausgeführt Vorankündigung Systemsperre Das ITDZ nutzt den im Oktober vorgesehenen Wartungstermin, um Betriebssystem- Sicherheits-Updates auf allen IPV-Servern vorzunehmen. Die produktiven Systeme Z01 und S01 stehen daher am Dienstag, den , ab 17:00 Uhr nicht zur Verfügung. Das ITDZ wird rechtzeitig vorher nochmal mit einer Systemnachricht auf die Sperre hinweisen. 1.2 Anwenderhandbuch Am heutigen Tag wird die 74. Änderung des Anwenderhandbuchs im Intranet veröffentlicht. Die Information über die Aktualisierung ist als Anlage 1 dem Rundschreiben beigefügt. 1.3 Anfragen an das SSC Achtung Aus gegebenem Anlass bitte folgendes beachten: Anfragen/Meldungen an das SSC bzw. Informationen für das SSC sind immer mit dem aktuellen Formular (s. Intranet) an die IPV-Hotline zu senden, damit die unverzügliche Bearbeitung sichergestellt ist. 1.4 Beschränkung der Rückrechnungstiefe Das IPV-Anwenderhandbuch Kapitel 07 Schwerpunktthemen S40 Begrenzung der Rückrechnungstiefe wird in 10/2015 in Bezug auf die Angaben zur Rückrechnungsmöglichkeit aktualisiert

5 1.4.1 Abrechnungskreise Tarif Ab 2016 werden die Systemeinstellungen wie folgt angepasst: Bei Beendigung der Personalabrechnung im Kalendermonat 01.XXXX ( Umstellen des Verwaltungssatzes auf Ende der Abrechnung durch die jeweilige Abrechnungssachbearbeitung) wird die tiefste rückrechenbare Periode so angepasst, dass die Rückrechnungsmöglichkeit für die Abrechnungskreise Tarif 4 Jahre beträgt, da die Verarbeitung von EEL- Meldungen innerhalb der sozialversicherungsrechtlichen Verjährungsfrist (s. 25 SGB IV) möglich sein muss. Dies bedeutet, dass Rückrechnungstiefe und damit die Möglichkeit der abrechnungsrelevanten Stammdatenpflege im Jahr 2016 im Bereich Tarif auf den beschränkt bleibt und erst ab um 1 Jahr angepasst wird Abrechnungskreis Versorgung Ab 2016 werden die Systemeinstellungen wie folgt angepasst: Bei Beendigung der Personalabrechnung im Kalendermonat 01.XXXX ( Umstellen des Verwaltungssatzes auf Ende der Abrechnung durch die jeweilige Abrechnungssachbearbeitung) wird die tiefste rückrechenbare Periode so angepasst, dass die Rückrechnungsmöglichkeit für den Abrechnungskreis V4 4 Jahre beträgt, da die Verarbeitung von Meldungen im KVdR-Verfahren innerhalb der sozialversicherungsrechtlichen Verjährungsfrist (s. 25 SGB IV) möglich sein muss. Eine Rückrechnung in der Personalabrechnung kann dann maximal bis zum Beginndatum dieser Periode ausgeführt werden Abrechnungskreise Besoldung In den Abrechnungskreisen Besoldung verleibt es bei Beschränkung der Rückrechnung nach 195 BGB auf 3 Jahre. 2 Stichprobenprüfung 2.1 Änderungen nach Beschluss der AG Stichprobe Die AG Stichprobe hat auf Ihrem Treffen am beschlossen, dass der Infotyp Steuerdaten (IT 0012) künftig mit in die Stichprobenprüfung einbezogen werden soll. Die Infotypänderungen unterliegen grundsätzlich der Regelprüfung (100 %). Ausgenommen von der Prüfung sind jedoch die beiden Felder zur Angabe eines Grundes für eine ELStAM-Sperre bzw. eine ELStAM-Sonderverarbeitung. Ebenfalls ausgenommen von der Stichprobenprüfung sind Datenänderungen, die per Report durch die Abrechnungssachbearbeitung vorgenommen werden (Datenübernahme ELStAM- Daten und das Anlegen von Steuerdatensätzen zum eines Jahres). Die Hinweise zur Anwendung des Stichprobenverfahrens im IPV-Anwenderhandbuch Kapitel 10 Stichprobenverfahren wurden aktualisiert

6 2.2 Schaltfläche Neuer Termin IT0019 (Strg+F7) Infolge einer generellen Systemanpassung der SAP ist es in der Protokolltabelle nun auch möglich, die Schaltfläche Neuer Termin IT0019 (Strg+F7) zu nutzen. Diese Funktion dient dazu, einen Terminsatz zum betroffenen Personalfall anzulegen. Es besteht aber weder eine Verknüpfung des Terminsatzes im Infotyp Terminverfolgung (IT 0019) mit einer bestimmten Stichprobe in der Protokolltabelle, noch mit dem Stichprobenverfahren generell. Die Auswertung etwaiger Terminsätze erfolgt wie gewohnt mit dem Report Terminübersicht, der in den jeweiligen Benutzermenüs zur Verfügung steht. Die Hinweise zur Anwendung des Stichprobenverfahrens im IPV-Anwenderhandbuch Kapitel 10 Stichprobenverfahren wurden aktualisiert. 3 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft Versorgung 3.1 Korrigierte Berechnung 54 Abs. 4 i. V. m. 57 und 55 LBeamtVG Bei einer Anrechnung nach 54 Abs. 4 LBeamtVG in Verbindung mit 57 LBeamtVG wird bisher eine Anrechnung nach 55 LBeamtVG beim früheren Versorgungsfall (Ruhegehalt) innerhalb der Berechnung der Mindestbelassung doppelt berücksichtigt, was zu einem zu geringen Ruhensbetrag führt. Die Berechnung wird mit Wirkungsdatum korrigiert. 3.2 Bescheid Berechnung Sterbegeld F01 Im Bescheid Berechnung Sterbegeld F01 wird bislang in Fällen, in denen eine manuelle Lohnart für das Sterbegeld aufgegeben wurde, das Rechtsverhältnis zum Verstorbenen im Bescheid nicht angedruckt, obwohl die Verknüpfung im Infotyp Familie/Bezugsperson (IT 0021) korrekt gepflegt wurde. Der Fehler wurde behoben. 3.3 Waisen mit einer Kürzung nach 57 BeamtVG Bei Waisen mit einer Kürzung nach 57 BeamtVG, die wegen Unterbrechungen in der Anspruchsberechtigung zunächst ausgetreten sind und deren Waisengeldzahlungen zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgenommen werden, wird in der Abrechnung der Kürzungsbetrag während der Zeit der Unterbrechung nicht korrekt dynamisiert. Bei der Bescheiderstellung innerhalb der Versorgungsadministration wird die Dynamisierung korrekt berechnet. Der Fehler wird mit Wirkungsdatum behoben

7 3.4 Anpassung Text Rechtsgrundlage Infotyp Versorgungsbezug (IT 0322) Feld Grund Versorgung In der Versorgungsadministration ist im Infotyp Versorgungsbezug (IT 0322) in der Auswahlliste zum Feld Grund Versorgung der Grund 11 Kriegsunfall nach 82 LBeamtVG enthalten. Die benannte Rechtsgrundlage wurde korrigiert. 82 ist im LBeamtVG nicht vorhanden. Im BeamtVG galt der Paragraph bis , er wurde mit Artikel 1 Nr. 49 des Versorgungsänderungsgesetzes 2001 vom ab aufgehoben. 3.5 Unfallruhegehalt mit Erhöhung 14a LBeamtVG Bei der Berechnung von Unfallruhegehalt nach 36 LBeamtVG wird die vorübergehende Erhöhung nach 14a LBeamtVG i.v.m 36 LBeamtVG zurzeit auf 70 v.h. begrenzt. Tatsächlich beträgt der Höchstruhegehaltssatz nach 14a LBeamtVG aber 66,97 v. Hundert. Nach dem Ende der Abschmelzung der Versorgungsbezüge ( ) ist die Übergangsregelung nach 69e Abs. 2 LBeamtVG, wonach der Ruhegehaltssatz noch mit 70 v.h., nach der bis gültigen Fassung des 14 LBeamtVG, maßgebend war, nicht mehr anzuwenden. Der Programmfehler wurde mit Wirkung ab behoben, ab diesem Stichtag wird der Höchstruhegehaltssatz nach 14a auf 66,97 % begrenzt. Achtung Betroffene Fälle sind ggf. neu festzusetzen und zu bescheiden. Tarif 3.6 Nichttarifliche Entgelte für Praktikanten und Volontäre Entsprechend der Richtlinien über die Beschäftigung und die Festsetzung nichttariflicher Entgelte für Praktikanten (einschl. Vorpraktikanten) und Volontäre wurden die Entgelte in der Tarifart 13 TV-L Volontäre angepasst. Änderungen ergeben sich für die Beschäftigten des Mitarbeiterkreises 81 B-Prakt. Pharma&LMCh zum und Mitarbeiterkreises 82 Volontäre Wiss/Kult. zum (Korrektur des bisherigen Betrages um 0,01 ) Achtung - 7 -

8 Zu den Stichtagen der Tarifanpassungen ist im Infotyp Basisbezüge (IT 0008) jeweils ein Split zu setzen, der die Rückrechnung auslöst. Sofern zum Stichtag schon ein Split vorhanden ist oder der Beschäftigte erst zu einem späteren Datum eingestellt wurde, ist im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) mit der Lohnart 9010 Anstoß Rückrechnung der erforderliche Rückrechnungsanstoß zum entsprechenden Stichtag zu setzen. 3.7 Tarifanpassung: Pausch. Leistungszulage TV-Forst Die Berechnung des pauschalen Leistungsentgelt nach 18 TV-Forst erfolgt nach der Tarifeinigung bis zum weiterhin maschinell. Ab dem wird die Lohnart 9057 Pausch.Leistungszulage nicht mehr maschinell gebildet. 3.8 Manuelle Lohnart 3072 Pausch.Leistungszulage Die tarifrechtliche Grundlage für die Zahlbarmachung einer pauschalen Leistungszulage für das Land Berlin entfällt zum Daher wurde im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) die Lohnart 3072 Pausch.Leistungsentgelt zum abgegrenzt. 3.9 Fehlerhafter Krankengeldzuschuss bei Sabbatical und VL Mit einer Hotlinemeldung wurde festgestellt, dass die vermögenswirksame Arbeitgeberleistung, die ggf. einziger Teil des Krankengeldzuschusses ist, bei tariflich Beschäftigten mit Sabbatical fehlerhaft nicht gekürzt wird. Auf Grund des technischen Fehlers wird maschinell ein zu hoher Krankengeldzuschuss berechnet. Die Korrektur der Systemeinstellungen erfolgt mit Wirkung ab Die betroffenen Personalfälle können mit der Ad-hoc-Query ausgewertet werden: Auswertungszeitraum: ggf bis Infotyp Maßnahmen (IT 0000) Feld Status Beschäftigung: 3 aktiv Infotyp Organisatorische Zuordnung (IT 0001) Abrechnungskreis: nur TARIF Infotyp Vermögensbildung (IT 0010) Anlageart Vermögensbildung: blank Infotyp Zusatzinformation zum Basisbezug (IT 0304) Kürzungsprozentsatz: blank Infotyp Wiederkehrende Be-/Abzüge (IT 0014) Lohnart: 3902 und

9 Die Einzelfälle sind unter Berücksichtigung der tariflichen Ausschlussfrist zu prüfen. Für die Korrektur ist in diesen Personalfällen wie folgt vorzugehen: Im Infotyp Wiederkehrende Be-/Abzüge (IT 0014) ist die Lohnart 3902 Krank.Geld K.tägl. brutto zu sperren/zu löschen. Im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) ist der manuell ermittelte Krankengeldzuschuss zur Lohnart 3198 man. KrankenGZ 22 TV-L für jeden Kalendermonat separat vorzugeben. Nachversicherungsadministration 3.10 Ergänzung Betrag der BBG bzw. der MBG in der Nachversicherungsbescheinigung In der Nachversicherungsbescheinigung (Bescheid-ID N1A bis N1G) wird in der Tabelle der beitragspflichtigen Einnahmen beim Greifen der Beitragsbemessungsgrenze (BBG) bzw. der Mindestbeitragsbemessungsgrundlage (MBG) in der Spalte Zusatzinformationen nun zusätzlich der Betrag der BBG bzw. MBG ausgewiesen. Entgeltordnung 3.11 Abbildung der Entgeltordnungen zum TV-L und TV-L-Forst Im Infotyp Basisbezüge (IT 0008) stehen für Tariflich Beschäftigte die neuen Felder Tätigk(eitsmerkmal) sowie Fallgr(u)p(pe) zur Verfügung. Im IPV-System wurden dazu folgende Entgeltordnungen hinterlegt: TV-L TV EntgO TV-L TV-L-Forst EntgO-TV-L-Forst Für folgende Tarifarten ist es nun möglich, die Entgeltordnungen über die genannten Felder abzubilden: 03 TV-L 04 TV-L KR 07 TV-L Pkw-Fahrer 12 TV-L TdL 18 TV-L-Forst Einträge sind nur zu Tätigkeitsmerkmalen, die der Entgeltordnung für den TV-L bzw. TV-L- Forst entsprechen, zulässig. Übertarifliche Eingruppierungen werden nicht abgebildet. Achtung - 9 -

10 Da jede Pflege des Infotyp Basisbezüge (IT 0008) eine Rückrechnung in der Personalabrechnung auslöst, sollten die Daten zu den Tätigkeitsmerkmalen und Fallgruppen ab einer aktuellen Abrechnungsperiode hinterlegt werden. InfoSets 3.12 Ad-hoc-Query s. Ausführungen zu Tz Freie Suche s. Ausführungen zu Tz. 6.2 Infotypen 3.14 Infotyp ADT (IT 0783) s. Ausführungen zu Tz Infotyp Mitteilungen (IT 0128) Text Z_IPV ELStAM Der mit Transport am zum Infotyp Mitteilungen (IT 0128), Subtyp 1 Allgemeine Mitteilungen zur Verfügung gestellte Text Z_IPV ELStAM wurde so ergänzt, dass er auch für den Bereich Versorgungsadministration verwendet werden kann Änderung des Textes Z_VADM HINWEIS ZUR ANZEIGEPFLICHT NACH 62 ABS. 2 LBEAMTVG Im zum Infotyp Mitteilungen (IT 0128), Subtyp 1 Allgemeine Mitteilungen vorhandenen Text Z_VADM HINWEIS ZUR ANZEIGEPFLICHT NACH 62 ABS. 2 LBEAMTVG wurde eine Rechtsgrundlage angepasst. Lohnarten 3.16 Lohnart für Entschädigung nach AGG Gemäß den Rundschreiben I Nr. 6 und 7/2015 SenInnSport wurde ab dem für die pauschal zu gewährende Entschädigung wegen Altersdiskriminierung eine Lohnart eingerichtet, die zulässig für die Mitarbeitergruppe B Beamte und für die Eingabe in den Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) ist: 3367 Entschäd. 15,2 AGG Die Ausprägungen sind dem Lohnartenkatalog zu entnehmen

11 3.17 Korrigierte Bezeichnung der Lohnart 8026 Die Bezeichnung der Lohnart 8026 enthielt einen Rechtschreibfehler und wurde korrigiert in Jahressonderzahlung TV-L Neue Lohnart 2631 Korrektur lfd- mehrj. s. Ausführungen zu Tz Sozialversicherung 3.19 Rückmeldungen der Entgeltersatzleistung Mit der Rückmeldung der Entgeltersatzleistung erfolgt ein maschinelles Anlegen des Infotyp Elektronischer Datenaustausch (IT 0700) mit Subtyp DBHE im IPV-System. In der Liste der EEL-Eingangsmeldungen wird die Meldung auf den Status zu prüfen mit der Nachricht W108 gesetzt und ist somit in der Sachbearbeiterliste im Arbeitsvorrat enthalten Nach Prüfung und ggf. manueller Nacharbeit ( Pflegen des Infotyp Wiederkehrende Beund Abzüge (IT 0014)) kann der Status mit der Drucktaste manuell bearbeitet auf den Status manuell bearbeitet gesetzt werden. Kindergeld 3.20 Erhöhung des Kindergeldes 2015 und 2016 Mit dem Gesetz zur Anhebung des Grundfreibetrags, des Kinderfreibetrags, des Kindergeldes und des Kinderzuschlags vom wurde u. a. das Kindergeld rückwirkend ab dem (um vier Euro) und nochmals ab dem (um weitere zwei Euro je Kind) erhöht Umsetzung im IPV-System Im IPV-System wurden die Kindergeldbeträge ab dem angepasst. Die betroffenen Personalfälle müssen dementsprechend ab Januar 2015 überrechnet werden. Für die Personalabrechnung TARIF 09/2015 sowie für die Personalabrechnung BESOL- DUNG 10/2015 wird für alle Abrechnungskreise eine Zwangsrückrechnung ab 01/2015 durchgeführt. Für die Personalabrechnung VERSORGUNG 10/2015 wurde in den relevanten Personalfällen ein individueller Rückrechenanstoß mit der Lohnart 9010 Anstoß Rückrechnung im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) angelegt. Die ASB des Versorgungsbereichs wurde mit Mail vom informiert. Achtung Die Hinweise im IPV-Anwenderhandbuch im Kapitel 07 Schwerpunktthemen S10 Personalabrechnung für einen Abrechnungskreis und Anstoß Nachberechnung sowie

12 im Kapitel 01 Beschreibung der Infotypen Infotyp Abrechnungsstatus (IT 0003) sind zu beachten. Jeder Personalfall, der nachberechnet wird ggf. auch in einer späteren Abrechnungsperiode und der im Zeitraum bis (Tarif) bzw (Besoldung/Versorgung) Kindergeld erhalten hat, erhält für diesen Zeitraum die erhöhten Kindergeldbeträge Umsetzung der Einzelweisung BZSt Am hat das Bundeszentralamt für Steuern eine Einzelweisung zur Erhöhung des Kindergeldes zum erlassen ( sungen/ _einzelweisung.pdf? blob=publicationfile). Die inhaltlichen Regelungen dieser Einzelweisung sind ggf. durch Stammdatenpflege im Einzelfall umzusetzen. Dies kann bspw. durch die Korrekturlohnarten 9KGN Rückforderung KG oder 9KGP Nachzahlung KG im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) geschehen. Hinweis Die Lohnart 9KGN ist auch für den Infotyp Wiederkehrende Be-/Abzüge (IT 0014) zulässig Abzweigung des Kindergeldes Manuelle Anpassungen des Überweisungsbetrages können durch Anpassungen im Infotyp Externe Überweisungen (IT 0011) oder im Infotyp Bankverbindung (IT 0009), Subtyp 1 zus.bankverbindungen geschehen. Hinweis Die Korrekturen sind nur in der aktuellen Abrechnungsperiode (als Kumulation der einzelnen monatlichen Änderungsbeträge) und ggf. in den folgenden Abrechnungsperioden für die künftige Zahlbarmachung umzusetzen. Steuer 3.21 Mehrjährige Versteuerung bei laufender Nachzahlung Die Versteuerung von Nachzahlungen auf Grund einer Nachberechnung über mehr als zwölf Monate erfolgt im SAP-System fehlerhaft. Derzeit wird der Nachzahlungsbetrag, der für den Zeitraum bis des abgeschlossenen Kalenderjahres ermittelt wird, automatisch nach

13 Jahrestabelle versteuert. Korrekt wäre eine Günstigerprüfung auf die Verwendung der Jahrestabelle oder der sog. Fünftelregelung. Im SAP-Standard wird diese Prüfung nur bei Zahlbarmachung einer mehrjährigen Lohnart angeboten. Daher wird die neu eingerichtete, manuelle Lohnart 2631 Korrektur lfd. -> mehrj. für alle Personalfälle ohne Versorgungsbezug zur Verfügung gestellt. Die Ausprägungen sind dem Lohnartenkatalog zu entnehmen. Hinweise zu diesem Thema sind der Anlage 3 zu diesem Rundschreiben zu entnehmen. Das IPV-Anwenderhandbuch Kapitel 07 Schwerpunktthemen S07 Steuern wird derzeit überarbeitet ELStAM: Steuerklasse I fälschlicherweise bei verheirateten Arbeitnehmern Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: die Firma SAP hat heute bekanntgegeben, dass im ELSTER-Newsletter vom die Finanzverwaltung über einen Fehler bei der Auslieferung von ELStAM Daten mit der Monatsliste Juni, die Anfang Juli zur Verfügung gestellt wurde, informiert hat. In bestimmten Fallkonstellationen wurden bei verheirateten Arbeitnehmern, die die Steuerklasse III, IV oder V hatten, rückwirkend ab die Steuerklasse I vergeben. Hierdurch kann es bereits in der Personalabrechnung für 07/2015 Tarif/Tarif15 bzw. 08/2015 Besoldung/Versorgung zu Nachzahlungen oder Forderungen gekommen sein. Informationen entnehmen Sie bitte der Internetseite elster.de VBL/ZVE 3.23 Abbruch in der Personalabrechnung bei negativem Überweisungsbetrag Im IPV-Anwenderhandbuch Kapitel 01 Beschreibung der Infotypen Infotyp Altersvermögensgesetz D (IT 0699) ist beschrieben, wie vorzugehen ist, wenn die Simulation der Personalabrechnung bzw. der Echtlauf mit der Fehlermeldung

14 abbricht. Diese Beschreibung trifft auf sämtliche Sachverhalte zu, bei denen sich in der Abrechnungsvergangenheit die steuerliche Behandlung nach 3 Nr. 63 EStG von bereits überwiesenen Beträgen verändert hat, da im Verwendungszweck einer Überweisung die steuerliche Behandlung des Betrages maschinell generiert wird. Nachvollzogen werden kann dies z. B. auf dem Entgeltnachweis: Würde durch eine Änderung der steuerlichen Behandlung in der Abrechnungsvergangenheit dieser bereits überwiesene Betrag z. B. zusätzlich steuerfrei werden, müsste der Verwendungszweck sich ändern in: Da für Überweisungen keine Rückrechnungen möglich sind, kommt es zum Abbruch der Personalabrechnung und es ist wie im IPV-Anwenderhandbuch beschrieben vorzugehen. Das IPV-Anwenderhandbuch wird in Kürze angepasst Fehlerhafte VBL-Meldungen Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: ab 2015 ist der Arbeitnehmeranteil der VBL-Umlage mit dem Einzahler 03 zu melden (bisher 01). Diese Änderung kann von der VBL allerdings erst ab verarbeitet werden. Aufgrund eines Systemfehlers wurden im Abrechnungsmonat August alte Meldungen mit Einzahler 01 storniert und neue mit Einzahler 03 erstellt und dies auch für Jahre vor Diese Meldungen wurden von der VBL beanstandet. Die Fa. SAP hat hierzu eine Korrektur geliefert, die schnellstmöglich transportiert werden wird. Weitere Bearbeitungshinweise folgen Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: bezugnehmend auf meine Mail vom (Fehlerhafte VBL-Meldungen) teile ich mit, dass der Transport der Korrektur des Systemfehlers ins Z01 erfolgt ist. Im Augenblick sind Meldungen im IPV-System, die von der VBL abgelehnt wurden, da der Einzahler 03 (Arbeitnehmer) beim Versicherungsmerkmal 10 (VBL-Umlage) noch nicht verarbeitet werden kann. Diese Meldungen haben den Status 02 übertragen und müssen ent

15 sprechend gekennzeichnet werden (Status 04 abgelehnt von der VBL). Folgendes Vorgehen wird empfohlen: Für die Meldungen der von der VBL als abgelehnt beanstandeten Personalfälle ist eine Änderung des Status durchzuführen: Benutzermenü ZPER Infosysteme Pflegereports VBL Ablehnung von Meldungen Im Block Selektion sind der Abrechnungskreis und die betroffenen Personalnummern einzutragen (s. auch IPV-Anwenderhandbuch Kapitel 05 Reports und Auswertungen Ablehnung von Meldungen (VBL)). Nach der Statusänderung sind für die betroffenen Personalfälle von der Abrechnungssachbearbeitung die Aktivitäten VBL-Meldungen erstellen und Datenträger VBL - Meldedatei erstellen auszuführen, damit die korrigierten Meldungen den Status übertragen erhalten: Abrechnung Tarif Monatliche Aktivitäten Teil 2 Datenausgaben an Dritte Zusatzversorgung (s. auch IPV-Anwenderhandbuch Kapitel 09 Teil B ABM2-D-01 (Zusatzversorgung). Die Ermittlung der Beiträge, die Überweisung der ggf. ermittelten Beiträge und das Versenden der Datei sind nicht noch einmal durchzuführen 3.25 Dateizähler ZV-Meldewesen Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: aufgrund meiner Mail vom wurde von Ihnen die Aktivität Datenträger VBL- Meldedatei erstellen ausgeführt. Dies hatte zur Folge, dass der Dateizähler um eins erhöht wurde. Die Datei sollte jedoch nicht versendet werden. Im Abrechnungsmonat September 2015 würde der Dateizähler nochmals um eins erhöht werden. Dadurch würde es beim Empfang der Datei bei der VBL zu einem Schiefstand der Dateizähler kommen. Aus diesem Grund hat das SSC den Datenträger mit dem Status G (gelöscht / abgelehnt) versehen. Der dabei erzeugte Spool wurde einer Abrechnerkennung Ihres Buchungskreises zugeordnet und kann über die Transaktion SP01 angesehen werden 3.26 VBL-Meldungen Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: aus aktuellem Anlass wird bezugnehmend auf die Mail vom folgendes mitgeteilt: Das empfohlene Verfahren betrifft die breite Masse der falsch erstellten Meldungen. Wenn aufgrund zeitkritischer Meldungen (z. B. Abmeldungen), ein Versand erfolgen soll, gibt es je nach Sachverhalt (Ist-Zustand), verschiedene Möglichkeiten. Bitte prüfen Sie, welcher Sachverhalt (Ist-Zustand) auf Ihren Abrechnungskreis zutrifft und wählen dann eine der bei

16 den dazu passenden Möglichkeiten aus, um VBL-Meldungen zu versenden. Szenario 1 Ist-Zustand: Lediglich die Änderung des Meldungsstatus wurde durchgeführt. Möglichkeit 1: Es sollen nur für bestimmte Personalfälle Meldungen versandt werden. Ggf. ist eine Zusammenarbeit zwischen Personalservice und Abrechnungsstelle notwendig. Folgende Aktivitäten sind auszuführen: Relevante Personalfälle werden ermittelt (s. Hinweis zum Ermitteln relevanter Personalfälle). VBL-Meldungen erstellen unter Vorgabe der betroffenen Personalnummern Datenträger VBL - Meldedatei erstellen und Datenträger VBL - Download Meldedatei auszuführen. Szenario 1 Ist-Zustand: Lediglich die Änderung des Meldungsstatus wurde durchgeführt. Möglichkeit 2: Es sollen sämtliche erstellte Meldungen versandt werden. Die Folgeaktivitäten VBL-Meldungen erstellen, Datenträger VBL - Meldedatei erstellen und Datenträger VBL - Download Meldedatei sind auszuführen. Szenario 2 Für Abrechnungsstellen, bei denen der Dateizähler noch nicht zurückgesetzt wurde. Möglichkeit 1: Es sollen sämtliche erstellte Meldungen versandt werden. Ist-Zustand: 1. Die Änderung des Meldungsstatus wurde durchgeführt 2. VBL-Meldungen wurden erstellt 3. Datenträger VBL - Meldedatei wurden erstellt Es ist die Aktivität Datenträger VBL - Download Meldedatei auszuführen. Es wird um Mitteilung per Mail ausnahmsweise an mich direkt gebeten, damit der Dateizähler nicht vom SSC

17 verändert wird. Szenario 2 Für Abrechnungsstellen, bei denen der Dateizähler noch nicht zurückgesetzt wurde. Möglichkeit 2: Es sollen lediglich Meldungen für bestimmte Personalfälle versandt werden. Ggf. ist eine Zusammenarbeit zwischen Personalservice und Abrechnungsstelle notwendig. Ist-Zustand: 1. Die Änderung des Meldungsstatus wurde durchgeführt 2. VBL-Meldungen wurden erstellt 3. Datenträger VBL - Meldedatei wurde erstellt Es wird um Mitteilung per Mail ausnahmsweise an mich direkt gebeten, damit der Dateizähler vom SSC verändert wird. Nach der Benachrichtigung über die Zurücksetzung des Dateizählers ist folgendes Vorgehen erforderlich: Relevante Personalfälle werden ermittelt (s. Hinweis zum Ermitteln relevanter Personalfälle). VBL-Meldungen erstellen unter Vorgabe der betroffenen Personalnummern Datenträger VBL - Meldedatei erstellen und Datenträger VBL - Download Meldedatei auszuführen. Szenario 3: Für Abrechnungsstellen, die bereits eine Mail über die Änderung des Dateizählers erhalten haben. Möglichkeit 1: Es sollen sämtliche erstellte Meldungen versandt werden. Folgende Aktivitäten sind auszuführen: VBL-Meldungen erstellen Datenträger VBL - Meldedatei erstellen Datenträger VBL - Download Meldedatei Szenario 3: Für Abrechnungsstellen, die bereits eine Mail über die Änderung des Dateizählers erhalten

18 haben. Möglichkeit 2: Es sollen lediglich Meldungen für bestimmte Personalfälle versandt werden. Ggf. ist eine Zusammenarbeit zwischen Personalservice und Abrechnungsstelle notwendig. Folgende Aktivitäten sind auszuführen: Relevante Personalfälle werden ermittelt (s. Hinweis zum Ermitteln relevanter Personalfälle). VBL-Meldungen erstellen unter Vorgabe der betroffenen Personalnummern Datenträger VBL - Meldedatei erstellen und Datenträger VBL - Download Meldedatei auszuführen. Hinweis zum Ermitteln relevanter Personalfälle: Die Personalsachbearbeitung kann über den Report Anzeige Meldetabellen (Benutzermenü ZPER Personalservice Infosysteme Auswertungsreports VBL Anzeige Meldetabellen) eine Liste der betroffenen Fälle erstellen. Im Block Einschränkungen sollte im Feld Auswertungsperiode Beginn eingetragen werden. Als weiteres Selektionskriterium kann auch das Feld Melderelevantes Ereignis mit z. B. 40 gefüllt werden, um zu prüfen, ob zeitkritische Meldungen (z. B. Abmeldungen) vorhanden sind. 4 Abrechnungssachbearbeitung 4.1 Zwangsrückrechnung aufgrund der Erhöhung des Kindergeldes 2015 TF und BS - s. Ausführungen zu Tz Ad-hoc-Query s. Ausführungen zu Tz Freie Suche s. Ausführungen zu Tz Zertifikat für die Steuerverfahren Aus gegebenen Anlass wird bei Verlängerung des Steuer-Zertifikates auf das IPV- Anwenderhandbuch Kapitel 09 Personalabrechnung / Folgeaktivitäten Teil A hingewiesen

19 Die nach der Verlängerung aktualisierte PFX-Datei ist zeitnah an die IPV-Hotline des SSC zu übersenden. Bei diversen IPV anwendenden Stellen laufen im September/Oktober 2015 die Zertifikate aus. Bitte rechtzeitig an die Verlängerung denken. Im Zusammenhang mit dem ELStAM-Verfahren, sollte bei der Verlängerung des Zertifikates keine Anfrage bei der Clearingstelle offen sein. 4.5 Beschränkung der Rückrechnungstiefe s. Ausführungen zu Tz Überweisung der Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkassen Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: das SSC plant zum Jahreswechsel den Abrechnungsstellen einen Teil der Arbeit im Rahmen der Personalabrechnung zu erleichtern und die Anweisung der Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkassen nicht mehr per Einzelanweisung über ProFiskal durchführen zu lassen. Stattdessen sollen aus dem IPV-System Zahlungsdateien erstellt und an die Bundesbank versandt werden. Es soll also je Behörde/Abrechnungsstelle eine Zahlungsdatei im xml-format (SEPA) erstellt und über das ITDZ an die Bundesbank versandt werden. Die Landeshauptkasse würde dann eine entsprechende Zahlungsbegleitliste mit den Überweisungsdaten erhalten, damit die Gelder bereitgestellt werden können. Um diese Umstellung vorzubereiten, müssen im System die Bankverbindungsdaten zu den einzelnen Krankenkassen hinterlegt sein. Zu den rund 150 aktiven Krankenkassen werden nun die Bankdaten hinterlegt. Ein Teil dieser Hinterlegung erfolgt über die Daten von der ITSG, sofern die Krankenkassen ihre Bankdaten mitgeteilt haben. Dies betrifft rund 110 Krankenkassen. Für die restlichen rund 40 Krankenkassen mussten die Bankdaten recherchiert werden. Anbei erhalten Sie nun die Listen der Bankdaten zu den einzelnen Krankenkassen. In der Anlage 1 sind die Kassen enthalten, die ihre Bankdaten über die ITSG bekannt gegeben haben. In der Anlage 2 sind die Kassen enthalten, deren Bankverbindung ermittelt werden musste. Ich bitten Sie daher, die Angaben in der Anlage 2 zu prüfen und mir ggf. mitzuteilen, ob Ihnen abweichende Bankdaten vorliegen. Eine Rückmeldung hierzu erbitte ich bis zum Sollten sich hierdurch noch Korrekturen ergeben, werde ich Sie zu gegebener Zeit darauf hinweisen

20 Sollten Sie in ProFiskal zu den Kassen der Anlage 1 und 2 abweichende Zahlungspartner haben, so müssten Sie ggf. die betroffenen Kassen davon unterrichten, dass ab der Abrechnung Januar 2016 die neu hinterlegten Bankdaten verwendet werden. Hinweis: Pro Kasse kann nur eine Bankverbindung hinterlegt werden. Eine Überweisung an verschiedene Zweigstellen derselben Kasse ist hierdurch nicht möglich. Die im System hinterlegten Bankdaten können dann nach dem Transport zum Oktober 2015 durch die ASB über die Transaktion SM34 im Viewcluster V_T5D11 im Register Adresse und Bankverbindung geprüft werden. Eine Veröffentlichung bei laufenden Änderungen würde hierdurch entfallen, da die Daten dem System aktuell entnommen werden können Die Anlagen 1 und 2 zu dieser Mail sind diesem Rundschreiben nicht erneut beigefügt. 5 Stellenwirtschaft und Stellenplanung 5.1 Kopieren von Planstellen in der Stellenwirtschaft Als Funktionserweiterung werden ab sofort beim Kopieren von Planstellen im Übersichtsbereich des Hierarchieframework auch Planstellenmerkmale mitkopiert; Stellenvermerke hingegen sind weiterhin vom Kopieren ausgeschlossen. 5.2 Registerkarte ADT (IT 1513) Die Wertehilfe zur Registerkarte ADT (IT 1513), die ebenfalls für den Infotyp ADT (IT 0783) gilt, wurde ergänzt und die ADT-Liste im Intranet entsprechend angepasst; die Änderungen sind der letzten Spalte mit dem Datum Sep zu entnehmen. Hinweis Die Veröffentlichung der aktuellen Übersicht auf den Seiten des Intranets kann aus technischen Gründen erst zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. 5.3 Ad-hoc-Query s. Ausführungen zu Tz Freie Suche s. Ausführungen zu Tz

21 5.5 Registerkarte Haushaltsinformationen (IT 9508) in der Stellenwirtschaft, Haushaltselementtyp 0010 Bereich in der Stellenplanung Die Liste der Bereichsbezeichnungen wurde nach den Vorgaben der Senatsverwaltung für Finanzen für die Aufstellung der Haushaltsplanung 2016/17 angepasst; das entsprechende Dokument im Intranet ist mit Stand: September 2015 aktualisiert. Hinweis Die Veröffentlichung der aktuellen Übersicht auf den Seiten des Intranets kann aus technischen Gründen erst zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. 5.6 Wertehilfe für die Registerkarten Änderungsgründe und Umbuchung Künftig werden über die Wertehilfe nur noch die Änderungsgründe angeboten, die zum Beginn eines Datensatzes gültig sind. Da inzwischen viele Änderungsgründe abgegrenzt wurden, wird die Pflege damit übersichtlicher. 6 Anwendungssystembetreuung 6.1 Ad-hoc-Query Die InfoSets der Ad-hoc-Query sind überarbeitet worden. Die in der Anlage 2 aufgeführten Felder wurden den Berechtigungen entsprechend umbenannt bzw. neu aufgenommen. In den Infosets der Ad-hoc-Query werden einige Feldgruppen umbenannt bzw. neu strukturiert und entsprechend neu sortiert. Hinweise Die Feldgruppe Basisbezüge/Überleitungsdaten wurde umbenannt in Basisbezüge Überleitungsdaten. Die Feldgruppe Zusatzinformation zum Basisbezug wurde umbenannt in Basisbezüge Zusatzinformation. Die Feldgruppe Zusatz zu 0008 PSG, Infotyp Zusatz zu P0008 PSG (IT0230), wurde in die Feldgruppe Basisbezüge, Infotyp Basisbezüge (IT0008), integriert. Die Feldgruppe Zusatz zu 0052 PSG, Infotyp Zusatz zu P0052 PSG (IT0237), wurde in die Feldgruppe Verdienstsicherung, Infotyp Verdienstsicherung (IT0052) integriert. 6.2 Freie Suche Die InfoSets der Freien Suche sind überarbeitet worden. Die in der Anlage 2 aufgeführten

22 Felder wurden den Berechtigungen entsprechend umbenannt bzw. neu aufgenommen. In den Infosets der Freien Suche werden einige Feldgruppen umbenannt bzw. neu strukturiert und entsprechend neu sortiert. Hinweise Die Feldgruppe Basisbezüge/Überleitungsdaten wurde umbenannt in Basisbezüge Überleitungsdaten. Die Feldgruppe Zusatzinformation zum Basisbezug wurde umbenannt in Basisbezüge Zusatzinformation. Die Feldgruppe Zusatz zu 0008 PSG, Infotyp Zusatz zu P0008 PSG (IT0230), wurde in die Feldgruppe Basisbezüge, Infotyp Basisbezüge (IT0008), integriert. Die Feldgruppe Zusatz zu 0052 PSG, Infotyp Zusatz zu P0052 PSG (IT0237), wurde in die Feldgruppe Verdienstsicherung, Infotyp Verdienstsicherung (IT0052) integriert. 6.3 Initialkennwort durch ASB Beim Anlegen neuer Nutzerkennungen durch das ITDZ wird ab sofort das Initialkennwort vom ITDZ maschinell generiert. Der ASB wird das generierte, sehr kryptische Kennwort nicht mitgeteilt. Nach dem Erhalt des erledigten Nutzerformulars muss durch die ASB ein neues Initialkennwort vergeben werden. Dieses von der örtlichen ASB vergebene Initialkennwort wird dann an den Benutzer weitergegeben. Damit entfällt die Weitergabe von Kennwörtern durch das ITDZ an die ASB. Die Nutzerformulare werden entsprechend angepasst. 6.4 IPV-Downloadangebot SAPSetup Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: mit der Vorbereitung auf das demnächst zur Verfügung stehende Upgrade des derzeit eingesetzten SAPGUI 7.30 nach SAPGUI 7.40 stellt das SSC ein aktualisiertes SAPSetup zur Verfügung. Das SAPSetup bietet als Installationssoftware die Möglichkeit, auf einer Reihe von Nutzer-PC s mittels eines Installationsservers den SAPGUI zu verteilen. Die vom SSC zur Verfügung gestellte Version der Verteilsoftware ist jedoch nicht das Upgrade auf SAPGUI 7.40 bzw. nicht der Patch des derzeit zu verwendenden SAPGUI 7.30! Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass der Lebenszyklus das SAPGUI 7.30 im Rahmen des erweiterten Supports durch SAP zum endet. Die Veröffentlichung des dann aktuellen SAPGUI 7.40 und des dazu nötigen Infomaterials ist in der Vorbereitung, nähere Informationen hierzu erhalten Sie in einem der kommenden Rundschreiben

23 7 Reisekosten 7.1 Anwendertreffen IPV-Reisekosten Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: die IPV-Komponente Reisekosten ist derzeit bei sieben Verwaltungen im produktiven Einsatz, jedoch wird diese nicht von allen gleichermaßen genutzt. Es ist daher unser Anliegen, Sie zu einem IPV-Anwendertreffen Reisekosten einzuladen, um die gegenseitigen Erfahrungen und auch Probleme im Umgang mit der Komponente zu besprechen. An welcher Stelle würden Sie sich Änderungen oder Verbesserungen wünschen? Darüber hinaus möchten wir mit Ihnen die Möglichkeit einer Rollenteilung in Erfassung und Genehmigung diskutieren und Ihnen einen ersten Entwurf des neuen PDF-basierten Reisekostennachweises vorstellen. Wann: Wo: 28. September 2015 um Uhr Landesverwaltungsamt Berlin Fehrbelliner Platz 1, Berlin IPV-Schulungsraum 1037 (1. OG) Wir haben pro Verwaltung jeweils drei Plätze (ggf. inkl. des ASB) vorgesehen. Bitte melden Sie mir möglichst bis zum 08. September 2015 die namentliche Anzahl Ihrer Teilnehmer/innen Im Auftrag Schwierkus / Grams