Landesverwaltungsamt Berlin

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1 Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) Landesverwaltungsamt Berlin Berlin (Postanschrift) IPV anwendende Stellen GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) PS IPV Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz Berlin Fragen zum Inhalt per Hotline-Anfrage an die unten angegebene -Adresse Vermittlung (030) Intern Fax (030) Adresse [email protected] ( -adresse nicht für Dokumente mit elektronischer Signatur) Datum Rundschreiben LVwA IPV Nr. 07/2013 Änderungen/Hinweise zum Kalendermonat März 2013 Übersicht der Themenkomplexe 1 Allgemeines Termine Transporttermin März Ausführen des Kopierreports durch die Pensionsstelle Anwenderhandbuch Arbeitskostenerhebung Löschen der ELENA-Daten 3 2 Stichprobenprüfung Übergang in den Echtbetrieb 4 3 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft ELStAM Starttermine Ausführen des Prüfreports ELStAM: Lohnsteuermerkmale prüfen Vorbereiten der Stammdaten auf den ELStAM-Start Erstanmeldung Information mit dem Entgeltnachweis Stufenlaufzeit in Schaltjahren Neuer Mitarbeiterkreis 4B 24,1 TV Wiederaufn und Umbenennung der Tarifart Maschinelle Stufensteigerung Lohnarten mit Gültigkeitsbeginn Verkehrsverbindungen: U-Bahn Fehrbelliner Platz Bus 101, 104, 115 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Sprechzeiten siehe Internet und nach Vereinbarung Zahlungen bitte an die Landeshauptkasse Berlin auf eines der nebenstehenden Konten: Internet: Geldinstitut Postbank Berlin Landesbank Berlin Bundesbank Filiale Berlin IBAN DE DE DE BIC/SWIFT PBNKDEFF100 BELADEBEXXX MARKDEF1100

2 3.5 Voraussichtliches regelmäßiges Jahresentgelt in der Gleitzone Lohnarten 1405 und Neue Lohnart im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) Anpassung dynamischer Maßnahmen Altersteilzeit TF- Umsetzung RS SenFin Nr. 59/ Ad-hoc-Query Freie Suche Aktualisierung Bankleitzahlenverzeichnis Infotyp Bescheinigungen an SV-Träger (IT 0651) Infotyp ADT (IT 0783) Abwesenheitsart 9153 Gleitzeit Beginn 4.Mon Neuer Programmablaufplan LStB Bescheide zu Personalvorgang Rentenrechtliche Zeiten nach Festsetzung (RZNF) Datensicherungsmeldung nach Aktivierung Dienstzeiten Aktuelle Rechengrößen in der Zusatzversorgung 13 4 Abrechnungssachbearbeitung Lohnartenauswertung Neue Reports im Berichtsbaum Tarif Zwangsrückrechnung für alle Abrechnungskreise Ad-hoc-Query Freie Suche ELStAM-Starttermine Personalstrukturstatistik 16 5 Stellenwirtschaft und Stellenplanung Freie Suche Registerkarte ADT (IT 1513) Registerkarte Planstellenmerkmale in der Stellenwirtschaft bzw. Stellenvermerke in der Stellenplanung, Infotyp Planstellenmerkmale (IT 9509) 16 6 Anwendungssystembetreuung Anpassung Parameter Passwort Aktuelle Informationen zur IPV-Zugangssoftware SAPGUI Bereitstellung IPV-Zugangssoftware SAPGUI für Windows Ad-hoc-Query Freie Suche 18 7 Reisekosten Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten

3 1 Allgemeines 1.1 Termine Transporttermin März 2013 Die Systemanpassungen werden am in die produktiven Systeme Z01 und S01 transportiert Ausführen des Kopierreports durch die Pensionsstelle Der Kopierreport wird von der Pensionsstelle mehrmals im Monat, vor der Personalabrechung in diesem Monat letztmalig am um 10:00 Uhr ausgeführt. 1.2 Anwenderhandbuch Am heutigen Tag wird die 44. Änderung des Anwenderhandbuchs im Intranet veröffentlicht. Die Information über die Aktualisierung ist als Anlage 1 dem Rundschreiben beigefügt. 1.3 Arbeitskostenerhebung s. Ausführungen zu Tz und Tz. 4.4 im RS LVwA IPV Nr. 33/2012 (Dezember) Vom Amt für Statistik Berlin-Brandenburg wurde das SSC informiert, dass Ende Februar / Anfang März die Erhebungsbögen für Bereiche, die zur o. g. Statistik herangezogen werden, versandt wurden. Abgabetermin für die Statistik ist lt. gesetzlicher Regelung der Damit die Statistik fristgemäß erstellt werden kann, sind diese Unterlagen unverzüglich an das SSC / IPV-Hotline weiterzuleiten! Hinweis SAP hat zwischenzeitlich die grundlegenden Systemeinstellungen ausgeliefert. Bevor aber die Ausführung durch die betroffenen Abrechnungsstellen möglich ist, sind vom SSC weitere, kundenbezogene Systemeinstellungen vorzunehmen. 1.4 Löschen der ELENA-Daten Mit Mail vom an die Anwendungssystembetreuungen sowie Abrechnungssachbearbeitungen wurde folgende Information gegeben: im Rundschreiben LVwA IPV 7/2012 wurde unter Punkt 3.1 darauf hingewiesen, dass die ELENA- Daten frühestens nach dem Releasewechsel gelöscht werden sollen. Nun ist es soweit. Innerhalb der nächsten Tage werden nun diese Daten gelöscht. Die dazugehörigen Protokolle werden wir Ihnen zur Verfügung stellen. Hierzu ist es erforderlich, dass Sie uns mitteilen, welchem SAP-Benutzer der dazugehörige Spoolauftrag zugeordnet werden soll. Ich bitte um entsprechende - 3 -

4 Mitteilung. Da das Löschen recht zeitaufwendig sein wird, werden Ihnen die Protokolle voraussichtlich erst im Laufe der nächsten Woche zugehen. Ich bitte um entsprechend Geduld Die ELENA-Daten sind gelöscht. Die Protokolle dazu wurden der jeweiligen IPV-anwendenden Stelle zur Verfügung gestellt. 2 Stichprobenprüfung 2.1 Übergang in den Echtbetrieb Der Hauptpersonalrat hat dem Echtbetrieb der Komponente HR Easy Audit im IPV-System ( Grundlage für das Stichprobenverfahren) am zugestimmt. Die bisher separat veröffentlichten Unterlagen zum Stichprobenverfahren werden in Kürze in das IPV-Anwenderhandbuch Kapitel X integriert. 3 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft ELStAM 3.1 ELStAM Umfassende Hinweise zur Umsetzung im IPV-System wurden mit der Anlage 3 zum RS LVwA IPV Nr. 33/2012, auf der Anwenderrunde am und der Abrechnerrunde am 16./ gegeben Starttermine Die mit den IPV-anwendenden Stellen vereinbarten ELStAM-Starttermine (s. Anlage 2) sind in den produktiven System Z01 und S01 hinterlegt worden. Achtung Für Buchungskreis 2050 sind weitergehende Entscheidungen/Systemanpassungen erforderlich. Die Starttermine wurden daher noch nicht transportiert Ausführen des Prüfreports ELStAM: Lohnsteuermerkmale prüfen Mit dem in den Bereichsmenüs ZPER / ZVADM / ZABR eingebundenen Report ELStAM: Lohnsteuermerkmale prüfen kann jetzt ausgewertet werden, ob die für das ELStAM-Verfahren erforderliche ID-Nummer korrekt im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) in allen Personalfällen hinterlegt ist. Es wird empfohlen, die Auswertung mit folgenden Parametern zu starten: Block Abrechnungsperiode: aktuelle Periode - 4 -

5 Block Selektion von Datensätzen: Nur fehlerhafte Datensätze Block Ausgabeoptionen: Kurzprotokoll Wird der Report für den gesamten Abrechnungskreis ausgeführt, ist der Report im Hintergrund auszuführen. Hinweise Der Report wird zwar mit der Vorgabe eines Abrechnungskreises gestartet, die Prüfung erfolgt aber pro Arbeitgeber AG-Steuernummer. Eine Fehlermeldung wird ggf. ausgegeben, wenn die Steuer-ID mehrmals vorhanden ist. Buchungskreis 2050: Da der Starttermin noch nicht transportiert wurde, wird bei Ausführung des Reports die Fehlermeldung Startdatum für das ELStAM-Verfahren nicht ermittelbar ausgegeben. Daher ist der Report erst nach Transport des Starttermins auszuführen Vorbereiten der Stammdaten auf den ELStAM-Start Personalfälle, für die bei unbeschränkter Steuerpflicht (s. Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) Block weitere Angaben Feld Steuerpflicht) ein Auslandswohnsitz im Infotyp Anschriften (IT 0006) hinterlegt ist oder Steuerklasse 6 im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) gepflegt ist und eine weitere Personalnummer mit gleicher Steuer-ID mit Steuerklasse 1-5 beim selben Arbeitgeber aktiv ist, sind von der Teilnahme am ELStAM-Verfahren auszuschließen. Rechtzeitig vor dem jeweiligen Starttermin, spätestens in der vorletzten Kalenderwoche vor dem Starttermin, wird das SSC für die betroffenen Personalfälle im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) Block Angaben zum ELStAM-Verfahren Feld Sonderverarbeitung maschinell die Option nicht teilnehmen ab Starttermin hinterlegen. Das Protokoll wird der jeweiligen Anwendungssystembetreuung zur Verfügung gestellt Erstanmeldung s. Ausführungen zu Tz. 3.1 der o. g. Unterlage Die Erstanmeldung wird frühestens am Starttermin bzw. dem darauf folgenden Arbeitstag von der Abrechnungssachbearbeitung ausgeführt. Die Rückmeldung der Clearingstelle erfolgt mit Beginndatum = Starttermin, d. h. der Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) wird auch mit diesem Beginndatum aktualisiert. Für die vorfristig abgerechneten Personalfälle ( Besoldung, Versorgung) wird es daher automatisch eine Rückrechnung, ggf. mit geänderter Steuerberechnung, geben. Der Arbeitgeber entscheidet, ob die von der Clearingstelle elektronisch zurückgemeldeten Lohnsteuerabzugsmerkmale noch vor der im Monat der Erstanmeldung stattfindenden Perso

6 nalabrechnung oder erst nach dieser in den Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) übernommen werden Information mit dem Entgeltnachweis Wie in der Anwenderrunde am vereinbart, wird mit dem Transport am ein Mitteilungstext zur Verfügung gestellt. Die Abrechnungssachbearbeitung ist zu informieren, ob und in welchem Kalendermonat der Datensatz im Infotyp Mitteilungen (IT 0128) anzulegen ist. Tarif 3.2 Stufenlaufzeit in Schaltjahren Mit Schreiben der SenFin, II H 13 vom wurde uns folgender Sachverhalt mitgeteilt: Für die Berechnung der Fristen gelten die allgemeinen Vorschriften der 187 ff BGB, da in 16, 17 TV-L nichts anderes geregelt ist. Die in 16 Abs. 3 TV-L normierte Jahresfrist für den Aufstieg in die Stufe 2 beginnt gem. 187 Abs. 2 BGB am Tag des maßgebenden Zeitpunktes; also der Einstellung am 29. Februar Eine Frist, die nach Jahren bemessen ist, endet in diesen Fällen mit Ablauf desjenigen Tages des letzten Monats, welcher dem Tag vorhergeht, der durch seine Benennung oder seine Zahl dem Anfangstag der Frist entspricht ( 188 Abs. 2 BGB). Die konkrete Monatslänge spielt keine Rolle. Die Jahresfrist endet also mit Ablauf des 28. Februar Der seit dem 29. Februar 2012 der Stufe 1 zugeordnete Beschäftigte erreicht nach Ablauf der Jahresfrist die Stufe 2 am 1. März Das höhere Entgelt steht demgemäß vom 1. März 2013 an zu Im IPV-System erfolgte bei diesem Sachverhalt aber die maschinelle Stufensteigerung zum , sofern kein abweichender Wert in dem Feld N.Vorrück im Infotyp Basisbezüge (IT 0008) vorgegeben wurde. Der Fehler wird erst mit der grundlegenden Überarbeitung des Stufensteigerungsreports durch die SAP behoben. Die Spoolliste Ermittelte Umstufungen nach Sachbearbeiter für den Auswertungszeitraum ist zu prüfen. Ggf. sind die Datensätze im Infotyp Basisbezüge (IT 0008) manuell zu korrigieren. 3.3 Neuer Mitarbeiterkreis 4B 24,1 TV Wiederaufn und Umbenennung der Tarifart 12 Für die Personalfälle, für die ab dem der 24 Abs. 1 TV Wiederaufnahme Berlin gilt (KMK, ZDL), wird zur Mitarbeitergruppe L Tarifl. Besch. TV-L der Mitarbeiterkreis 4B 24,1 TV Wiederaufn zur Verfügung gestellt

7 Die Personalfälle sind mit der Maßnahmenart 20 Wechsel Arbeitsvertrag Tarif zum dem neuen Mitarbeiterkreis zuzuordnen. Im Infotyp Basisbezüge (IT 0008) ist die bereits vorhandene Tarifart 12, die von TV-L ITDZ in TV-L TdL umbenannt wurde, auszuwählen. Die dazu gehörige Tariftabelle entspricht 24 Abs. 1 Buchst. c) TV Wiederaufnahme Berlin. Hinweis Der neue Name wird in allen Datensätzen auch für die Abrechnungsvergangenheit angezeigt. Folgende Sachverhalte müssen manuell gepflegt werden (dazu ist jeweils die indirekte Bewertung der vorhandenen Lohnarten zu überschreiben): Garantiebetrag (Lohnart 1904 Garantiebetrag 17 TV-L) Strukturausgleich (Lohnart 1906 Strukturausgl. 12 TVÜ-L) Sofern Anspruch auf die Besitzstandszulage gemäß 11 TVÜ-L besteht, ist die neue manuelle Lohnart 19B5 Besitz. Kind 11TVÜ-L man zu verwenden. Für die Besitzstandszulage nach 24 Abs. 1 Buchst. d) wurde die manuelle Lohnart 19B4 24,1d)TV Wiederaufn. Bln eingerichtet. Die Ausprägungen dieser Lohnarten werden in der Anlage 3 zu diesem Rundschreiben beschrieben Maschinelle Stufensteigerung Auf Grund der Berücksichtigung der bisher im TVöD zurückgelegten Stufenlaufzeit ist der Stichtag der nächsten regulären Stufenlaufzeit manuell im Infotyp Basisbezüge (IT 0008), Feld N.Vorrück zu hinterlegen, sofern nicht bereits die Endstufe erreicht wurde. Die weitere Stufensteigerung nach TV-L erfolgt dann maschinell. Lohnarten 3.4 Lohnarten mit Gültigkeitsbeginn Bei einigen Lohnarten, die ab dem Inkrafttreten der neuen Entgeltordnung ab im IPV-System zur Eingabe zur Verfügung gestellt wurden, konnte es zu Problemen in der Personalabrechnung kommen, wenn der Personalfall, bei dem eine dieser Lohnarten ab dem verwendet wurde, sich in einem davor beginnenden Mutterschutz befand. Die Einstellungen zu den betroffenen Lohnarten (LA ) wurden korrigiert

8 3.5 Voraussichtliches regelmäßiges Jahresentgelt in der Gleitzone Sofern ein Mehrfachbeschäftigter der Gleitzonenregelung unterliegt (SV-Attribute 22 und 30), ist ab dem für diesen Personalfall in einer GKV-Monatsmeldung das voraussichtliche regelmäßige Jahresentgelt mitzuteilen. Dieser geschätzte Wert ist im Infotyp Wiederkehrende Be-/Abzüge (IT 0014) zu der neuen Lohnart 3923 Regelm. Jahresentgt GZ aufzugeben. Bei der Erstellung der GKV-Monatsmeldung wird der Wert in das Feld DBKV- RJEG übernommen. Die Ausprägungen der Lohnart können der Anlage 4 zu diesem Rundschreiben entnommen werden. 3.6 Lohnarten 1405 und 1406 Aufgrund einer Hotline-Anfrage wurden die Lohnarten 1405 ATZ/Spiegel OZ Stufe 2 sowie 1406 ATZ/Spiegel OZ Kinder für die Eingabe bei Beschäftigten der Mitarbeitergruppen L und M zugelassen. Folgendes ist bei Verwendung der Lohnarten bei diesen Mitarbeitergruppen zu beachten: Die Beträge zu den Lohnarten sind manuell zu erfassen. Im Infotyp Familienzuschläge (IT0595) darf bei Verwendung der Lohnarten zeitgleich kein Anspruch für die zu berücksichtigende Person hinterlegt sein. Die Aufstockungsbeträge für die Altersteilzeit sind bei Verwendung dieser Lohnarten manuell zu berechnen und vorzugeben. 3.7 Neue Lohnart im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) Folgende neue Lohnart wird für die Zahlbarmachung von Zinsansprüchen gemäß 291 BGB im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) zur Verfügung gestellt: 3706 ProzessZinsen 291 BGB Die Lohnart ist rückwirkend ab nutzbar. Die Ausprägungen der Lohnart sind der Anlage 5 zu entnehmen. Maßnahmen 3.8 Anpassung dynamischer Maßnahmen Die dynamischen Maßnahmen wurden überarbeitet. Die entsprechenden Abschnitte im IPV - Anwenderhandbuch Kapitel II MDM Dynamische Maßnahmen werden aktualisiert

9 Altersteilzeit 3.9 Altersteilzeit TF- Umsetzung RS SenFin Nr. 59/2012 Mit Anlage 7 zum RS LVwA IPV 33/2012 (Dezember) wurden Hinweise zur Pflege im IPV- System gegeben. Aufgrund des RS SenFin Nr. 23/2013 sind die Hinweise hinsichtlich der Zahlungszeitpunkte der ggf. zustehenden Urlaubsgeld-/Zuwendungsbeträge aus der Arbeitsphase obsolet. InfoSets 3.10 Ad-hoc-Query s. Ausführungen zu Tz Freie Suche s. Ausführungen zu Tz. 6.5 Bankdaten 3.12 Aktualisierung Bankleitzahlenverzeichnis Es wurde das von der Deutschen Bundesbank zur Verfügung gestellte aktualisierte Bankleitzahlenverzeichnis eingespielt. Die in IPV systemseitig vorgenommenen Änderungen zur Aktualisierung des Bankleitzahlenverzeichnisses sind auf den IPV-Intranetseiten unter veröffentlicht. Anhand dieser Information sind nun die betroffenen Personalfälle zu ermitteln, für die Zukunft gültige Bankverbindungen zu erfragen und in IPV in zu hinterlegen. Achtung Dies gilt für alle Infotypen, in denen eine Bankverbindung hinterlegt ist Infotypen 3.13 Infotyp Bescheinigungen an SV-Träger (IT 0651) Im Infotyp Bescheinigungen an SV-Träger (IT 0651) steht der Subtyp Manuelle Vorgaben (Subtyp 6) zur Verfügung. Er beinhaltet die für die jeweilige Abwesenheit relevanten Datenbaustei

10 ne. Die Felder können manuell gefüllt werden. Der Datensatz ist zusätzlich zu den für die maschinelle Berechnung notwendigen Datensätzen anzulegen. Im Einzelnen können die folgenden Daten über den neuen Subtyp vorgegeben werden: Allgemeine Daten Abweichender Abgabegrund In diesem Feld kann ein vom Abgabegrund der Abwesenheit abweichender Abgabegrund vorgegeben werden. Verknüpfte Abwesenheit Über dieses Feld kann die dem Infotypsatz zugeordnete Abwesenheit mit einer vorhergehenden Abwesenheit mit gleichem Abgabegrund für die Erstellung der Entgeltbescheinigungsmeldung verknüpft werden. Hierdurch wird für die beiden Abwesenheiten nur eine Entgeltbescheinigungsmeldung erstellt (Beispiel: Zusammenfassung der Abwesenheiten Erkrankung Kind bezahlt/unbezahlt). Austritt während Erkrankung Falls z.b. aufgrund eines befristeten Beschäftigungsverhältnisses ein Austritt während der Erkrankung vorliegt, kann über dieses Feld gesteuert werden, dass auch vor dem Ende der Entgeltfortzahlung eine Entgeltbescheinigungsmeldung erzeugt wird, falls diese von der Krankenkasse angefordert wird. Datenbaustein DBAL (Allgemeines) Für das Feld Letzter bezahlter Tag kann der vom Erstellungsreport ermittelte Wert überschrieben werden. Datenbaustein DBAE (Arbeitsentgelt) Für die folgenden Felder kann das vom Erstellungsreport ermittelte Datum überschrieben werden: Beitragsfreie Entgeltumwandlung der letzten 12 Monate Vereinbartes Bruttoarbeitsentgelt Beitragspflichtiger Teil der Einmalzahlungen in der KV Beitragspflichtiger Teil der Einmalzahlungen in der RV Beitragspflichtiger Teil der Einmalzahlungen in der AV Datenbaustein DBZE (Arbeitszeit bei Erkrankung des Kindes) Für die folgenden Felder kann das vom Erstellungsreport ermittelte Datum überschrieben werden: Anzahl der Arbeitstage für die Zahlung des Entgelts Anzahl der Arbeitstage im Freistellungszeitraum Datenbaustein DBFR (Angaben zur Freistellung bei Erkrankung des Kindes) Es besteht die Möglichkeit zur Vorgabe von zwei zusätzlichen Freistellungstagen

11 3.14 Infotyp ADT (IT 0783) s. Ausführungen zu Tz. 5.2 Zeitwirtschaft 3.15 Abwesenheitsart 9153 Gleitzeit Beginn 4.Mon. Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: aufgrund einer Hotlinemeldung wurde festgestellt, dass die neue Abwesenheitsart 9153 Gleitzeit Beginn 4.Mon. derzeitig relativ häufig eingepflegt wird. Da die Voraussetzungen (zusammenhängender Gleitzeitzeitraum über 3 Monate) für die Einpflege dieser Abwesenheitsart in der Praxis sehr selten vorliegen dürften, möchte ich nochmals darauf hinweisen, dass grundsätzlich statt der bisherigen Abwesenheitsart 0900, künftig die Abwesenheitsart 9152 zu verwenden ist. Die Abwesenheitsart 9153 wurde jedoch aktuell in einigen Fällen verwendet. Diese hat unter anderem die sofortige SV-rechtliche Abmeldung zur Folge! Da ich annehme, dass es sich in den meisten Fällen um einen fehlerhafte Verwendung handelt, wurde ausnahmsweise und einmalig eine entsprechende Auswertung vorgenommen. Die betroffenen Personalfälle werden in Kürze aus datenschutzrechtlichen Gründen per SAP-Mail an die zuständige Anwendungssystembetreuung versandt (betroffen sind die Buchungskreise: 1010, 1080, 1100, 1210, 2050, 2110, 2140). Dieses geschieht auch, da seit Jahresbeginn keine Aktenausfertigungen der DEÜV-Meldungen mehr erstellt werden Ich bitte Sie jedoch nochmals, die für die Einpflege der Abwesenheiten zuständigen Sachbearbeitungen explizit auf diesen Tatbestand und die Rechtsgrundlagen hinzuweisen. Nähere Informationen siehe auch: RS LVwA IPV Nr. 05/2013 RS LVwA IPV Nr. 30/2012 RS SenFin II Nr. 25/2012 Des Weiteren ist geplant, künftig bei Vorliegen der Abwesenheitsart 9153 einen entsprechenden Warnhinweis in Protokoll der Personalabrechnung ausgeben zu lassen. Hinweis Die Systemanpassung wird voraussichtlich am transportiert. Steuern 3.16 Neuer Programmablaufplan 2013 Der Bundesrat hat am die Erhöhung des steuerlichen Grundfreibetrages um 126 Euro auf Euro jährlich gebilligt. Die Erhöhung gilt rückwirkend zum Der an

12 gepasste Programmablaufplan zur Lohnsteuerberechnung 2013 wurde im IPV-System hinterlegt. Hinweis Für alle Abrechnungskreise wird eine Zwangsrückrechnung ab durchgeführt. Die Hinweise im Anwenderhandbuch Kapitel VII Schwerpunktthema S10 Personalabrechnung und Anstoß Nachberechnung und Kapitel I Infotyp Abrechnungsstatus (IT 0003) sind zu beachten LStB 2012 Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: ich wurde informiert, dass es zu den auf der LSTB 2012 bescheinigten Werten vermehrt Anfragen der Beschäftigten, insbesondere zur Bescheinigung von Zukunftssicherungsleistungen, gibt. Dazu bitte folgende Hinweise beachten: Grundlage für die Bescheinigung ist das BMF-Schreiben vom Folgende Sachverhalte sind - nach meinem Kenntnisstand - überwiegend Inhalt von Anfragen: In die LSTB 2012 fließen ggf. auch SV-Beträge aus einer Nachberechnung für (steuerrechtlich abgeschlossene) Vorjahre ein. Ist in den Abrechnungsergebnissen (Cluster) erkennbar, dass eine Nachberechnung für Vorjahre erfolgte, ist zur Kontrolle das Lohnkonto für das jeweilige Vorjahr aufzurufen. Dabei ist im Block Ausgabesteuerung die Option Nur letzte Ergebnis anzeigen? nicht zu markieren. Bei Nachberechnungen, die in 2012 für Vorjahre erfolgten, wird neben der technischen Lohnart der Monat, in dem die Nachberechnung stattgefunden hat, ausgegeben. Erstmals wird in Zeile 28 ggf. auch die berücksichtigte Mindestvorsorgepauschale bescheinigt. Betrug die Mindestvorsorgepauschale im Einzelfall 1.900,00 werden nur 1899,96 bescheinigt: Es handelt sich um den Jahreswert, der sich aus dem anteiligen Monatsbetrag (1.900 : 12 = 158,33 ) errechnet. In Tz. 3.5 des RS LVwA IPV Nr (Dezember) wurde wie folgt informiert:... Auf der Lohnsteuerbescheinigung sind die Beiträge zur Sozialversicherung auszuweisen. Diese sind aus dem Arbeitsentgelt zu berechnen, das u.a. keine SV-Hinzurechnungsbeträge aus nach 3 Nr. 56 EStG steuerfreien Umlagen enthält (s. BMF-Schreiben zur LSTB 2012 vom ). Dies ist bisher im IPV-System nicht berücksichtigt. Die Korrektur der Systemeinstellungen erfolgt mit Transport am Damit die Korrekturen auch bei der LSTB berücksichtigt werden, ist eine Rückrechnung der betroffenen Personalfälle ab erforderlich. Vorsorglich weise ich darauf hin, dass damit die auf der LSTB 2012 ausgewiesenen SV-Beiträge von den tatsächlich einbehaltenen SV-Beiträgen abweichen. Die bescheinigten Beträge können ggf. über die Berücksichtigung der (neuen) Lohnarten /28R ZV stfr. SVHinz. lfd. und /28T (--> Abrechnungsergebnisse, Tabelle RT) nachvollzogen werden. Die Beträge in der SCRT sind dann die bereits "bereinigten" Beträge

13 Sind auf der LSTB 2012 bescheinigte Beträge auch nach Kontrolle der inhaltlichen Vorgabe des o. g. BMF-Schreibens nicht nachvollziehbar, ist eine Hotline-Anfrage zu stellen Versorgung 3.18 Bescheide zu Personalvorgang Rentenrechtliche Zeiten nach Festsetzung (RZNF) Zum Personalvorgang Rentenrechtliche Zeiten nach Festsetzung (RZNF) war es bislang nicht möglich, Bescheide anzulegen. Dieser Fehler ist nunmehr behoben. Zum Personalvorgang werden ggf. folgende Bescheide erzeugt: B03 Festsetzung Versorgungsbezüge B08 Festsetzung Ruhegehaltssatz B11 Dienstzeiten 14 n.f. B21 Dienstzeiten 14 F B31 Dienstzeiten 85 (1) E01 Ruhensberechnung 53 E21 Ruhensberechnung 55 E27 Höchstgrenze Datensicherungsmeldung nach Aktivierung Dienstzeiten Seit dem Releasewechsel wurde nach Betätigung des Buttons Aktivieren im Personalteilvorgang Dienstzeiten die Meldung Simulationsdaten erfolgreich in Simulationsdatenbank gesichert ausgegeben. Der Fehler wurde behoben. Es wird nun die Meldung Infotypen erfolgreich in PA- Datenbank gesichert ausgegeben. VBL/ZVE 3.20 Aktuelle Rechengrößen in der Zusatzversorgung Die Grenzwerte bei den Sonderregelungen für das zusatzversorgungspflichtige Entgelt nach 82 der Satzung der VBL (VBLS) sind für das Jahr 2013 verbindlich mitgeteilt worden. Eine Anpassung im System erfolgt zum im Tz angegebenen Zeitpunkt. Die betroffenen Fälle sind manuell zu ermitteln. Hierfür kann mit dem Lohnarten-Reporter die Lohnart /150 ZV-pflicht. Regelentgelt ausgewertet werden. Die ggf. erforderliche Nachberechnung ab ist mit der Lohnart 9010 Anstoß Rückrechnung im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) zu veranlassen

14 4 Abrechnungssachbearbeitung 4.1 Lohnartenauswertung Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: mit einer Hotlinemeldung wurde festgestellt, das für die Lohnartenauswertungen in den Berichtsbäumen Zahlbetrag (alt-neu), Forderungen, Bar zu zahlende Bezüge, Manuelle abzuführende Abzüge, Vorauszahlungen, Manuelle Pfändungen, in dem Block Zeitraumbestimmung des Reportselektionsbild fehlerhaft die In-Sicht-Abrechnungsperiode und nicht die Für-Sicht-Abrechnungsperiode aktiviert war. Hierdurch wurden nicht nur die Lohnarten der aktuellen Abrechnungsperiode, sondern auch die in der aktuellen Abrechnungsperiode ermittelten Rückrechnungsergebnisse fehlerhaft mit ausgewertet. Dies wurde behoben. Sofern es notwendig ist, führen Sie bitte die jeweilige Auswertung erneut aus. Hinweis Eine Auswertung der Lohnarten für die aktuelle Abrechnungsperiode ist nur in der aktuellen Abrechnungsperiode zulässig, also für 03/2013 in 03/2013. Auswertungen für zurückliegende Abrechnungsperioden berücksichtigen wiederum ggf. vorhandene Nachberechnungsergebnisse für die auszuwertende Abrechnungsperiode. Es wurde festgestellt, das für die folgenden Lohnartenauswertungen in dem Block Zeitraumbestimmung die Für-Sicht-Abrechnungsperiode zu verwenden ist, da die auszuwertenden Lohnarten nur in der jeweils aktuellen Abrechnungsperiode tatsächlich in der Personalabrechnung verarbeitet werden: FORDERUNG BARZAHLER VORAUSZAHLUNG Hingegen ist für die folgenden anderen Lohnartenauswertungen in dem Block Zeitraumbestimmung die In-Sicht-Abrechnungsperiode zu verwenden, da die auszuwertenden Lohnarten ggf. auch für zurückliegende Abrechnungsperioden gepflegt wurden und in der Personalabrechnung auch in zurückliegenden Abrechnungsperioden verarbeitet werden: ABZÜGE PFÄNDUNGEN Die Systemeinstellungen wurden entsprechend korrigiert. Darüber hinaus erfolgt bei allen diesen Lohnartenauswertungen künftig zusätzlich zu der Für-Periode auch die Ausgabe der jewei

15 ligen In-Periode, um Nachberechnungen für zurückliegende Abrechnungsperioden auch ggf. bei der Wiederholung von Lohnartenauswertungen zu kennzeichnen. Weitere Hinweise für die Wiederholung von Auswertungen für zurückliegende Abrechnungsperioden sind der Anlage 7 zu diesem IPV-RS entnehmen. 4.2 Neue Reports im Berichtsbaum Tarif Im Berichtsbaum Tarif Jährliche Aktivitäten Abrechnungsperiode Januar Auswertung nach 80 SGB IX sind folgende Reports neu eingebunden worden: Echtlauf Anzeige und Verzeichnis Erstellung der Dateien im Batch Echtlauf Anzeige und Verzeichnis Download auf PC Die Möglichkeit zur Erstellung der Dateien im Batch (Hintergrundverarbeitung) ist notwendig geworden, da bei sehr großen Datenmengen die (bisher nur mögliche) Vordergrundverarbeitung (Download auf PC) abbricht. Die Funktion Echtlauf Anzeige und Verzeichnis für das vergangene Kalenderjahr wurde umbenannt in Echtlauf Anzeige und Verzeichnis Erstellung und Download auf PC und kann weiterhin benutzt werden. Bricht der Echtlauf Anzeige und Verzeichnis Erstellung und Download auf PC mit der Fehlermeldung ABAP-Laufzeitfehler aufgetreten ab, sind die neuen Reporte nacheinander auszuführen. Die Ablaufbeschreibung im Anwenderhandbuch Kapitel IX ist aktualisiert worden. 4.3 Zwangsrückrechnung für alle Abrechnungskreise s. Ausführungen zu Tz Der Wert im Feld Zwangsrückrechnung ab ist nicht zu entfernen. 4.4 Ad-hoc-Query s. Ausführungen zu Tz Freie Suche s. Ausführungen zu Tz ELStAM-Starttermine s. Ausführungen zu Tz. 3.1 Die Ablaufbeschreibungen sind im Anwenderhandbuch Kapitel IX veröffentlicht

16 4.7 Personalstrukturstatistik Mit diesem Transport wird eine in der Laufzeit optimierte Version der Auswertung zur Verfügung gestellt. Achtung Buchungskreis 3310: Die Auswertung ist auch für den Abrechnungskreis BC in eigener Zuständigkeit auszuführen. Weiterhin gilt, dass die Auswertung erst am Montag zu starten ist, wenn der letzte Tag der Personalabrechnung / Folgeaktivitäten ein Freitag ist. 5 Stellenwirtschaft und Stellenplanung 5.1 Freie Suche s. Ausführungen zu Tz Registerkarte ADT (IT 1513) Die Wertehilfe zur Registerkarte ADT (IT 1513), die ebenfalls für den Infotyp ADT (IT 0783) gilt, wurde ergänzt und die ADT-Liste im Intranet entsprechend angepasst, die Änderungen sind der letzten Spalte mit dem Datum Mrz zu entnehmen. 5.3 Registerkarte Planstellenmerkmale in der Stellenwirtschaft bzw. Stellenvermerke in der Stellenplanung, Infotyp Planstellenmerkmale (IT 9509) Gemäß den Vorgaben der Senatsverwaltung für Finanzen wurde die Liste der Haushaltsvermerke (Planstellenmerkmale) ergänzt, die Liste wurde im Intranet mit Stand März 2013 aktualisiert. 6 Anwendungssystembetreuung 6.1 Anpassung Parameter Passwort s. Ausführungen zu Tz. 6.4 im RS LVwA IPV Nr (Februar): Entgegen der bisherigen Aussage wurde die Gültigkeitsdauer des Produktivpasswortes zwischenzeitlich auf 90 Kalendertage geändert

17 6.2 Aktuelle Informationen zur IPV-Zugangssoftware SAPGUI Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: kürzlich sind von mehreren IPV-anwendenden Stellen Anfragen an das SSC gestellt worden, die auf die Frage der Kompatibilität des IPV-Verfahrens mit lokal verwendeter Software gerichtet waren. Das IPV-Verfahren selber ist serverseitiges Verfahren. Die Interaktion mit lokal installierter Software erfolgt nur über die IPV-Zugangssoftware SAPGUI sowie nur bei Nutzung der Koppelart S zum Drucken auch über die Software SAPSPrint. Die Informationen des Softwareherstellers SAP zu SAPGUI und SAPSPrint wurden zur Beantwortung der Fragen aktuell gesichtet und zusammengefasst. Diese Zusammenfassung ist jetzt auch im Intranetangebot des SSC verfügbar. Direkter Download: %20Informationen%20Februar%202013%20bzgl.%20Zugangssoftware%20SAPGUI.zip Die bereits im Jahr 2011 vom SSC veröffentlichten Informationen gelten weiterhin. In der aktuellen Zusammenfassung ist zusätzlich die in Kürze zur Verfügung stehende Software SAPGUI für Windows 7.30 berücksichtigt. Bitte leiten Sie diese Mail bei Bedarf an die zuständige Infrastrukturbetreuung oder die Verfahrenskoordinatoren weiter Bereitstellung IPV-Zugangssoftware SAPGUI für Windows 7.30 Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: ab sofort wird die IPV-Zugangssoftware SAPGUI für Windows 7.30 zum Download bereit gestellt. Die Dokumentation wurde angepasst. Bezüglich Installation und Upgrade beachten Sie insbesondere die Informationen im Downloadangebot SAPGUI: Installation und wichtige Hinweise mit Stand von Die bisher eingesetzte Version der IPV-Zugangssoftware SAPGUI für Windows 7.20 wird nicht mehr zum Download angeboten, da sie ab dem bei SAP nicht mehr in der Wartung ist. Die verschiedenen Downloads finden Sie unter dem Link Ad-hoc-Query Die InfoSets der Ad-hoc-Query sind überarbeitet worden. Die in der Anlage 6 aufgeführten wurden den Berechtigungen entsprechend gelöscht, umbenannt bzw. aufgenommen. Achtung Nach dem Transport der Änderungen in das produktive System am werden die gespeicherten Ad-hoc-Queries aller IPV-Nutzer in den InfoSets generiert. Dafür ist der Zeitraum vom bis vorgesehen

18 6.5 Freie Suche Die InfoSets der Freien Suche des Objektmanagers sind überarbeitet worden. Die in der Anlage 6 aufgeführten Felder wurden den Berechtigungen entsprechend gelöscht, umbenannt bzw. aufgenommen. 7 Reisekosten 7.1 Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten Aufgrund des 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 EStG hat das BMF im Einvernehmen mit den o- bersten Finanzbehörden der Länder die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsreisen ab bekannt gemacht (BMF-Schreiben vom ). Es sind nur einzelne Länder betroffen (s. Kenzeichnung im BMF-Schreiben). Die Änderungen sind in das IPV-System eingestellt worden. Anhand des BMF-Schreibens kann geprüft werden, ob seit Jahresbeginn Dienstreisen in die von den Änderungen betroffenen Länder erfolgt sind. Sollten Dienstreisen in diese Länder durchgeführt und schon abgerechnet worden sein, sind die Reisen im Einzelfall zu überrechnen. Im Auftrag Schwierkus