Abteilung D - Dienstleistungszentrum - D 2.111

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1 FACHBEREICH Bezüge zentral Abteilung D - Dienstleistungszentrum - D THEMATIK KIWI - Merkblatt zur Version Voraussetzung für den Einsatz: die Version ist produktiv im Einsatz (Jede Vorgängerversion vor der muss korrekt deinstalliert sein, dies ist nur mit der Installations-CD möglich!) oder alternativ auf dem PC war KIWI noch nie installiert der PC auf dem KIWI installiert ist, hat einen Zugang zum Internet 2. Änderungen in der Version Gegenüber der Version ändert sich lediglich der Dateiversand. Bisher wurde der Dateiversand mittels einer Diskette durchgeführt. In der Version ist der Diskettenversand abgelöst durch den Versand mit ElsterFT Der Dateiversand ist für den Sachbearbeiter in der Anlage ausführlich beschrieben 3. Die Installations-CD der Version umfasst Die KIWI-Version ElsterFT (Version 2.9) JAVA Die Kurzanleitung zur Installation (für den Anwenderbetreuer etc.) Eine csv-datei mit Schlüsselzahlen für Zulagen, unständige Bezüge und Aufschläge Das KIWI-Handbuch Vor Installation bitte beachten Bei Installation als Update Erfassungen (Datensätze) sind vollständig für jede Statusgruppe und jeden Sachbearbeiter auf Diskette zu schreiben. Anschließend wird empfohlen eine Datenbanksicherung durchzuführen. Nach der Wartung bitte den SQL-Base-Server zwingend schließen! Danach kann mit Installation der Version als Update begonnen werden. Die Anforderung von Arbeitgeber- und Personenstammdaten ist grundsätzlich nicht erforderlich. Bei Installation als Vollversion Prüfung, dass KIWI gleich welcher Version noch nicht auf dem PC installiert war. Weiter ist nichts zu beachten. Die zusätzliche Anforderung von Arbeitgeber- und Personenstammdaten ist zwingend erforderlich. Ihre Anfrage richten Sie bitte an Frau Schulz ( - uta.schulz@zivit.de ). Stand: 11 / 2008 Seite 1 von 10 Vordr.-Nr. BAD

2 5. Verlauf der Installation Kurzbeschreibung Testversand Nachdem die Version sowie ElsterFT (ggf. auch JAVA) durch den Anwenderbetreuer (Systembetreuer etc.) installiert ist, wird zunächst ein Formular als Test mit ElsterFT an das BADV versandt. Passwort Ist der Testversand erfolgreich verlaufen, erhalten Sie vom BADV telefonisch das Passwort für den produktiven Versand von KIWI-Dateien. Nachdem Sie das Passwort sowie weitere Einstellungen in ElsterFT vorgenommen haben, steht dem Versand von KIWI-Dateien mit ElsterFT nichts mehr im Weg. KIWI-Dateiversand Die Versanddatei ist in KIWI über Menü 4 Versand erstellt, und die Änderungsanordnung Bezügezahlung ist zweimal ausgedruckt worden. - Die KiWI-Datei ist über ElsterFT an das BADV zu versenden. - Die Änderungsanordnung Bezügezahlung im Original ist unterschrieben auf dem Postweg an das BADV zu versenden. Ohne die Anordnung kann die Datei nicht entschlüsselt werden, eine Weiterverarbeitung ist dann ausgeschlossen. Stand: 11/2008 Seite 2 von 10 Vordr.-Nr. BAS

3 Anlage: Merkblatt zur Einrichtung und Versand von Dateien mit ElsterFT 1. Merkblatt zur Einrichtung und Versand von Dateien mit ElsterFT 1.1. Zulassung von Elster FT auf den Versand von Produktions-Dateien Voraussetzung ist, dass ElsterFT bereits installiert ist sowie das Testdokument erfolgreich an das BADV übertragen wurde. Nach dem Eintreffen des Testdokuments und vorliegen des Formulars bzw. der Formulare 3977 Anordnungsbefugnis / Unterschriftsmitteilung kann anschließend Ihr ElsterFT zum Versand von Produktionsdateien zugelassen werden. Hierzu erhalten Sie vom BADV telefonisch ein Passwort, mit dem Sie ein weiteres Formular downloaden können. Zum Aufruf des Verfahrens ElsterFT gehen Sie auf den Desktop. Hier finden Sie das nachfolgende Symbol. Die Anwendung kann durch einen Doppelklick darauf gestartet werden. Anschließend rufen sie unter dem Menü Aufträge Formular-Download auf. Wählen Sie in dem sich dann öffnenden Fenster den Eintrag KIDICAP-Bezügezahlungsverfahren, und tragen Sie in dem Feld Passwort das Ihnen mitgeteilte Passwort ein. Bestätigen Sie die Eingabe des Passwortes durch den Button Herunterladen. Stand: 11 / 2008 Seite 3 von 10 Vordr.-Nr. BAD

4 Wurde das Passwort nicht korrekt eingegeben, erscheint eine Fehlermeldung in roter Schrift im LogDatei-Fenster des ElsterFT-Bildschirms. Nachdem der Download erfolgt ist und Sie das Fenster Formulardownload wieder geschlossen haben, müssen Sie in dem Feld vor dem Pushbutton neu noch den Eintrag KIDICAP- Bezügezahlungsverfahren auswählen. Klicken Sie hierzu auf das kleine Dreieck und dann auf den genannten Eintrag. Stand: 11/2008 Seite 4 von 10 Vordr.-Nr. BAS

5 Anlage: Merkblatt zur Einrichtung und Versand von Dateien mit ElsterFT 1.2. Versand einer Datei mit ElsterFT Der Versand von Dateien per ElsterFT erfolgt in zwei Schritten. Zuerst werden sogenannte Versandaufträge erstellt, hierbei werden die zu versendenden Dateien ausgewählt und, für den Anwender nicht sichtbar, mit Absender, Empfänger und anderen Zusatzdaten versehen. Im zweiten Schritt werden die Datenverbindung aufgebaut und die Versandaufträge abgearbeitet, d.h. die Dateien werden an das Elster-System weitergeleitet, das sie dem richtigen Empfänger zustellt. Das Erstellen der Versandaufträge erfolgt durch Aufruf des Menüpunktes Aufträge Auftrag erzeugen KIDICAP-Bezügezahlungsverfahren oder einfacher durch Anklicken des Buttons neu. Im Statusfenster Sendeaufträge werden Sie über die Anzahl noch nicht versandter Sendeaufträge (Aktuell) informiert. Stand: 11 / 2008 Seite 5 von 10 Vordr.-Nr. BAD

6 Nach der Aufforderung, einen neuen Auftrag zu erzeugen, verändert sich das Fenster wie folgt: Durch Klick auf den Schalter mit den drei Punkten öffnet sich folgendes Fenster. GGf. müssen Sie zuerst das Elster-Ausgangsverzeichnis anwählen ( Standard: C:\Programme\ZIVIT\KIWI\ElsterAUS ) Anschließend wählen Sie die Datei aus, deren Dateiname mit dem auf der Änderungsanordnung Bezügezahlung übereinstimmt (vorteilhaft ist es, das Augenmerk auf die Prüfziffer vor der Dateiendung.kiw zu richten). Dateiname durch Anklicken des Buttons Auswählen bestätigen. Das Fenster schließt dann automatisch, und Sie gelangen wieder in die vorherige Maske. Stand: 11/2008 Seite 6 von 10 Vordr.-Nr. BAS

7 Tragen Sie im Feld Übermittlungsnummer eine beliebige Zahl zwischen 1 und 999 ein. Diese Nr. unterliegt keinen Konventionen. Es empfiehlt sich jedoch, mit der lfd. Nr. 1 zu beginnen und bei jedem weiteren Versand die Ziffer um eins zu erhöhen. Die anderen Felder sind vorbelegt und nicht änderbar. Schließen Sie die Auswahl durch Anklicken des Buttons Auftrag erzeugen ab. Im Bereich Sendeaufträge wird die Erstellung des Auftrags dokumentiert. Die von Ihnen vergebene Übermittlungsnummer. Datum und Uhrzeit der Erstellung des Versandauftrages. Dieser Rahmen kann nach links und rechts verschoben werden, um die Größe des sichtbaren Bereichs an zupassen. Stand: 11/2008 Seite 7 von 10 Vordr.-Nr. BAS

8 Wurde mehr als ein Sendeauftrag erstellt, bevor der eigentliche Versand stattgefunden hat, werden die Aufträge in der Reihenfolge von unten nach oben im Bereich Sendeaufträge Aktuell aufgelistet. Die Gesamtanzahl erscheint in Klammern hinter Aktuell, und die Liste beinhaltet, wie oben beschrieben, die vergebene Übermittlungsnummer, Datum und Uhrzeit sowie den Dateinamen, der sichtbar wird, wenn man das Fenster nach rechts vergrößert. Sollen nun die erstellten Sendeaufträge abgearbeitet werden, also die Dateien tatsächlich an das ElsterFT-System übertragen werden, erfolgt dies über den Menüpunkt Aufträge Scanner starten oder einfacher durch Anklicken des grünen Pfeiles. Der Fortschritt der Übertragung wird für jede Datei einzeln angezeigt, Stand: 11/2008 Seite 8 von 10 Vordr.-Nr. BAS

9 und nach erfolgreicher Übertragung erscheinen die beiden Dateien unseres Beispiels in der Rubrik der erledigten Sendeaufträge. Die Übertragung der KIWI-Versanddatei mit ElsterFT ist mithin abgeschlossen. Achtung: Spätestens jetzt, wenn nicht schon passiert, sollten Sie das Original der Änderungsanordnung Bezügezahlung, unterschrieben durch den Anordnungsbefugten, an das BADV auf dem Postweg versenden. Ohne Anordnung kann die Versanddatei nicht weiter verarbeitet werden! Hinweis: Die Liste kann durch Anklicken des Minuszeichens zugeklappt werden, wenn sie Ihnen zu lang werden sollte. 1.3 Weitere Einstellungen in ElsterFT Möchten Sie nicht in der Liste Sendeaufträge über den erfolgreichen Versand informiert werden, können Sie im Menü Sonstiges Optionen auf der Karteikarte Dateien ein Häkchen bei dem Feld Auftrag nach Verarbeitung löschen setzen. Damit Ihr Elster-Ausgangsverzeichnis im Laufe der Zeit nicht überquillt, sollten Sie auf jeden Fall ein Häkchen bei dem Feld Original-Dateien nach dem Senden löschen setzen. Im Fenster LogDatei werden Sie weiterhin über den erfolgreichen oder fehlgeschlagenen Versand informiert. An dieser Stelle noch ein weiterer Hinweis zur Konfiguration von ElsterFT: Nach Möglichkeit sollte das automatische Programmupdate aktiviert sein, damit Sie immer eine aktuelle Programmversion verwenden, denn es erfolgt keine Benachrichtigung der Nutzer per Mail, Post oder Telefonat bei Erscheinen einer neuen Version von ElsterFT. Stand: 11/2008 Seite 9 von 10 Vordr.-Nr. BAS

10 Sie können das automatische Update aktivieren, indem Sie im Menü Sonstiges Optionen das entsprechende Feld auf der Karteikarte Proxy + Update aktivieren. 1.4 Hilfen und Ansprechpartner bei Problemstellungen Im Intranet/Internet bieten wir Ihnen vielfältige Informationen in Form von Schlüsselverzeichnissen für Zulagen, unständigen Bezügen und Aufschlägen an. Darüberhinaus ist hier ebenfalls das Handbuch zur KIWI-Version aufrufbar. Link: Haben sie darüber hinaus noch weitere Fragen? Dann rufen Sie bitte an. Tel.: / (Frau Moese) Stand: 11/2008 Seite 10 von 10 Vordr.-Nr. BAS