Dienstanweisung zum Zahlstellenmeldeverfahren

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1 Dienstanweisung zum Zahlstellenmeldeverfahren (Meldepflichten bei Versorgungsbezügen nach 202 SGB V) KIDICAP Umsetzung Teil I - Zahlstelle an Krankenkasse Teil II - Krankenkasse an Zahlstelle Stand: März 2014 Verfasser: Team K2.10 Stand: Seite 1 von 42 Vordr.Nr. BVD004

2 Inhaltsverzeichnis 1. Vorbemerkung Einführung Zahlstellenmeldeverfahren (ZMV) Beitragsverfahren Beitragsbemessungsgrundlagen (für das Jahr 2014) im Überblick Nachträglicher Beitragseinbehalt Erstattung von Beiträgen 5 3. Zuständigkeiten Dezentrale und herkömmliche Bearbeitung BADV (zentral) Verwendung der Zahlstellenbetriebsnummer Teil I Meldungen der Zahlstelle an die Krankenkasse Meldungserstellung Monatliche Meldungserstellung Meldungen (Grund 1, 2 und 3) Bestandsmeldung (Grund 4) Sondermeldungen zur Einführung des ZMV Meldetatbestände in KIDICAP Beginn Versorgungsbezug (Anmeldungen Grund 1) Veränderungsmeldung (Grund 2) Wegfall/Ende Versorgungsbezug (Abmeldung Grund 3) Meldungen aufrollen Ablauf der Meldungserstellung Meldeinhalt Der elektronische Meldesatz an die Krankenkasse Ergänzende Informationen zu den Feldern im DSVZ Ergänzende Informationen zu den Feldern im DBZK Aktenzeichen bei Verwendung von Papiermeldungen Weitere Datenbausteine die ab AM zusätzlich gemeldet werden Erfassungen in KIDICAP Beispiele Beginn Versorgungsbezug Meldegrund Änderung Höhe Versorgungsbezug Meldegrund Ende Versorgungsbezug Meldegrund Beitragsabführung i.v. mit einem untermonatigen Sterbedatum Importprotokoll/Umgang mit abgewiesenen Ausgangsmeldungen Anzeige der Meldungen in KIDICAP KVdR-Meldungen (Ausgangsmeldung) pro Personalfall anzeigen KVdR-Meldungen (Ausgangsmeldungen) pro AM anzeigen Beispiele zum Detailreport Detailreport fiktive Anmeldung (Grund 1) Detailreport echte Anmeldung (Grund 1) Detailreport Veränderungsmeldung (Grund 2) Detailreport Abmeldung (Grund 3) Seite 2 von 42

3 Inhaltsverzeichnis Detailreport Bestandmeldung (Grund 4) Teil II Meldungen der Krankenkasse an die Zahlstelle Eingangsmeldungen der Krankenkassen Meldeinhalt Umsetzung und Erfassung in KIDICAP Liste Erstellungstermine Liste Aufbau der Liste Erfassung und Bearbeitung Datensatz DSVZ Krankenversichertennummer Betriebsnummer Verursacher Aktenzeichen Verursacher Betriebsnummer Krankenkasse Aktenzeichen Krankenkasse SV-Versicherungsnummer Erfassung und Bearbeitung Datenbaustein DBKZ Storno Abgabegrund Beitragsabführungspflicht Beginn Beitragsabführungspflicht Ende Beitragsabführungspflicht Änderung Beitragsabführungspflicht Mehrfachbezug VB-Max Veränderungsmeldung Anlage 1 Aufstellung in tabellarischer Form relevanter Erfassungsfelder 42 Seite 3 von 42

4 Vorbemerkung / Einschlägige Bestimmungen 1. Vorbemerkung Diese Dienstanweisung aktualisiert die gleichnamige Dienstanweisung aus August Die aktuelle Fassung wird um die Zuständigkeitsregelungen ergänzt und enthält die zwischenzeitlich eingetretenen Änderungen zum Zahlstellenmeldeverfahren. Die wesentlichen Änderungen sind markiert. Die Dienstanweisung behandelt die verfahrenstechnische Umsetzung des maschinellen Zahlstellenmeldeverfahrens in KIDICAP. 2. Einführung 2.1. Zahlstellenmeldeverfahren (ZMV) Seit dem kommt das maschinell unterstützte Zahlstellenmeldeverfahren (ZMV) kraft Gesetzes ( 202 Absatz 2 und 3 SGB V) verpflichtend zum Einsatz. Seit diesem Zeitpunkt müssen alle Meldungen nach 202 SGB V von den Zahlstellen an die Krankenkassen und von den Krankenkassen an die Zahlstellen auf maschinellem Wege übermittelt werden. Papiermeldungen in der bisherigen Form sind seit diesem Zeitpunkt grundsätzlich nicht mehr zulässig. Meldepflichtig sind alle Versorgungsempfänger, die in der gesetzlichen Krankenversicherung pflichtversichert oder freiwillig versichert sind. Nachfolgend wird für diesen Personenkreis der sprachgebräuchliche Begriff Krankenversicherung der Rentner (KVdR) verwendet. Für die soziale Pflegeversicherung nach den Vorschriften des SGB XI gilt Entsprechendes. Einschlägige Bestimmungen: Verfahrensbeschreibung zum maschinell unterstützen Zahlstellenmeldeverfahren in der jeweils aktuellen Fassung (letzter Stand: 12. November 2012 (Gültig ab ) Grundsätze zum maschinell unterstützen Zahlstellenmeldeverfahren nach 202 Absatz 2 Fünftes Buch Sozialgesetzbuch in der jeweils aktuellen Fassung Datensatzbeschreibung zum Zahlstellenmeldeverfahren Zahlstellenverfahren Die einschlägigen Bestimmungen sind im Internet veröffentlicht und können ausgedruckt sowie auf dem Arbeitsplatzrechner gespeichert werden. Das BADV übernimmt keine Verantwortung für die Inhalte von Internetseiten, die über externe Links erreicht werden. Seite 4 von 42

5 Beitragsverfahren 2.2. Beitragsverfahren Über die Meldeverpflichtung nach 202 SGB V hinaus, sind die Beiträge zur Kranken-und Pflegeversicherung aus den Versorgungsbezügen zu berechnen, einzubehalten und an die Krankenkassen abzuführen ( 256 SGB V i.v. mit 60 SGV XI). Die Beiträge sind zu berechnen und abzuführen, wenn der Versorgungsempfänger in der gesetzlichen Krankenversicherung pflichtversichert ist. Die in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig versicherten Versorgungempfänger führen ihre Beiträge selbst an die Krankenkassen ab (sogenannte Selbstzahler). Die Krankenkassen teilen die Beitragspflicht und deren Umfang in der Meldung Krankenkasse an Zahlstelle (Eingangsmeldung) mit Beitragsbemessungsgrundlagen (für das Jahr 2014) im Überblick Beitragssätze KV-Beitragssatz 15,5 % PV-Beitragssatz allgemein (ohne Beihilfe) 2,05 % PV-Beitragssatz kinderlos (ohne Beihilfe) 2,30 % PV-Beitragssatz allgemein (mit Beihilfe) 1,025 % PV-Beitragssatz kinderlos (mit Beihilfe) 1,275% Beitragsgrenzen Beitragsobergrenze (Beitragsbemessungsgrenze BBG) Beitragsuntergrenze 4050,00 Euro 138,25 Euro Nachträglicher Beitragseinbehalt Ein nachträglicher Beitragseinbehalt (z.b. bei Nachzahlung von beitragspflichtigen Versorgungsbezügen oder bei unterbliebenen Einbehalt) ist grundsätzlich nur innerhalb der Historik von KIDICAP möglich. Die Abwicklung von Verbeitragungen für Zeiten außerhalb des Historik Zeitraumes ist im Einzelfall mit der jeweils zuständigen Krankenkasse und ggfs. mit dem BADV abzustimmen Erstattung von Beiträgen Für die Erstattung von Beiträgen ist grundsätzlich der Versorgungempfänger selbst verantwortlich. Nach 256 Absatz 2 Satz 4 SGB V obliegt der zuständigen Krankenkasse die Erstattung von Beiträgen aus Versorgungsbezügen. Mit Einverständnis der Krankenkasse können ggfs. die zu viel einbehaltene Beiträge im Wege der Verrechnung innerhalb der Historik über KIDICAP erstattet werden. Ansonsten ist vom Versorgungsempfänger bei der Krankenkasse ein Antrag auf Erstattung von Beiträgen zu stellen ( 231 Absatz 1 SGB V). Die im DZ-Portal eingestellte Information zur Beitragsabführung zur Kranken- und Pflegeversicherung durch die Zahlstelle von Versorgungsbezügen; Verfahrensregelungen bei Änderung der Mitgliedschaft in der gesetzlichen Kranken- und sozialen Pflegeversicherung vom 8. Dezember 2011 ist zu beachten. Seite 5 von 42

6 Zuständigkeiten 3. Zuständigkeiten 3.1. Dezentrale und herkömmliche Bearbeitung Die für das Zahlstellenmeldeverfahren und die Beitragsberechnung erforderlichen Tätigkeiten obliegen der jeweils zuständigen dezentralen Stelle, welche für die Erfassungen der Versorgungsbezüge innerhalb des Bezügezahlungsprogramms verantwortlich zeichnet, bei herkömmlicher Bearbeitungsart dem Bezügebearbeiter aus dem Bereich Versorgung Zu den Tätigkeiten zählen insbesondere: Schriftwechsel mit den Versorgungsempfängern (z.b. Anforderung der für das Zahlstellenmeldeverfahren notwendigen Angaben wie beispielsweise Krankenkasse, SV-Nummer) Erfassung der für die (Ausgangs-) Meldungen von Zahlstelle an Krankenkasse erforderlichen Daten im Zahlungsbestand die fachliche Prüfung und ggfs. Korrektur von maschinell erstellten (Ausgangs-) Meldungen an die Krankenkassen die Überwachung der (Eingangs-) Meldungen von Krankenkasse an Zahlstelle, insbesondere die zeitnahe Rückmeldung der Krankenkasse zur Anmeldung die Erfassung der von den Krankenkassen über die Eingangsmeldung zurückgemeldeten Daten. Kontrolle der Beitragsberechnung 3.2. BADV (zentral) Pflege der maßgeblichen Stammdaten/Benutzerdaten/SV-Berechnungsgrößen Erstellung und Versand der Meldedateien (Ausgangsmeldungen) an die Krankenkassen Abholung und Bereitstellung der Eingangsmeldungen Abführung und Nachweisung der SV-Beiträge Fehleranalyse und -meldung an den Softwarehersteller Bestandsmeldungen 3.3. Verwendung der Zahlstellenbetriebsnummer Die über KIDICAP abgerechneten KVdR Fälle werden aus abrechnungstechnischen Gründen unter der Zahlstellenbetriebsnummer des BADV geführt. Unter dieser Zahlstellenbetriebsnummer erfolgen die Zahlstellenmeldungen und die Beitragsabführung. Seite 6 von 42

7 Zahlstelle an KK Meldungserstellung Meldegründe 4. Teil I Meldungen der Zahlstelle an die Krankenkasse 4.1. Meldungserstellung Monatliche Meldungserstellung Die Erstellung der Meldungen an die Krankenkasse (Ausgangsmeldung) erfolgt programmgesteuert. Nach dem Erfassungsende eines jeden Abrechnungsmonats prüft KIDICAP die Eingaben auf eventuelle Meldetatbestände (vgl. Punkt ) Meldungen (Grund 1, 2 und 3) Für jeden gefundenen Tatbestand wird eine Anmeldung (Grund 1), Abmeldung (Grund 3), Änderungsmeldung (Grund 2) erstellt oder eine bereits erstellte Meldung storniert (siehe auch Punkt ) Bestandsmeldung (Grund 4) Auf Antrag der Krankenkassen sind Bestandsmeldungen (Grund 4) zu erstellen. In der Regel verlangen die Krankenkassen einmal jährlich eine Bestandsmeldung. Die Erstellung von Bestandsmeldungen erfolgt auf Antrag der Krankenkasse zentral vom BADV über die Benutzerdaten Sondermeldungen zur Einführung des ZMV Fiktive Anmeldung Um überhaupt ab dem Meldungen für Bestandsfälle maschinell erzeugen zu können, wurden für alle Bestandsfälle fiktive Anmeldungen mit Grund 1 in KIDICAP hinterlegt. Die fiktiven Anmeldungen sind am Erstellungsdatum im Detailreport (Aufruf siehe Punkt 4.4.1). erkennbar. Diese Meldungen wurden nicht an die Krankenkassen übermittelt. Bestandsmeldungen im AM Für alle KVDR-Fälle wurden aus Sicht des AM Bestandsmeldungen erzeugt und an die Datenannahmestellen der Krankenkassen übermittelt. Dies war Voraussetzung für die Teilnahme der Zahlstelle am maschinellen Meldeverfahren. Seite 7 von 42

8 Zahlstelle an KK Meldetatbestand Anmeldung Grund Meldetatbestände in KIDICAP Damit KIDICAP den Tatbestand zum Auslösen einer Meldung erkennt, müssen die dafür erforderlichen Erfassungen vorgenommen werden Beginn Versorgungsbezug (Anmeldungen Grund 1) Grund Tatbestand Wie wird der Tatbestand erkannt 1 Anmeldung wegen erstmaliger Bewilligung Versorgungsbezug Die Felder "Versorgungsbezug Beginn" in ERF10 Reiter KVdR sowie "KVKasse" und "KV-AG-Konto" in ERF09a wurden erstmalig erfasst (vgl. Punkt 4.3.1). Hinweis: Das Feld "Beihilfeanspruch" in ERF10 Reiter KVdR ist bei Vorliegen der Voraussetzungen zu markieren 1 Anmeldung nach Unterbrechung 1 Anmeldung wegen Beginn der Mitgliedschaft bei einer neuen Krankenkasse (Kassenwechsel) Bei vorhandener Unterbrechung mit Grund 90, 10 oder 11 wird ein U-Ende erfasst. Der Tag nach U-Ende wird als neuer Versorgungsbeginn in der Anmeldung übernommen. Es wurde eine neuen Krankenkasse in ERF09a, Feld KVKasse erfasst. Das "gilt ab" Datum mit der die neue Krankenkasse erfasst wurde, wird als Beginn Versorgungsbezug gemeldet. Weitere Erfassungen sind nicht erforderlich. Hinweis: Gleichzeitig wird durch die Erfassung einer neuen Krankenkasse eine Abmeldung bei der alten Krankenkasse erstellt (vgl. Punkt ). Link zur Ansicht: Detailreport einer Anmeldung (Grund 1) Seite 8 von 42

9 Zahlstelle an KK Meldetatbestand Veränderungsmeldung Grund Veränderungsmeldung (Grund 2) Grund Tatbestand Wie wird der Tatbestand erkannt 2 Änderung Höhe Versorgungsbezug Die Änderung wird aus der Berechnung erkannt und programmgestützt durch eine Veränderungsmeldung der Krankenkasse mitgeteilt. Es wird der Zahlbetrag der Versorgungsbezüge gemeldet. Besonderheit bei Unfallversorgung ( 229 (1) Nr. 1 c),d) SGB V) Bei Vorliegen einer Unfallversorgung (Unfallversorgungsart in ERF13a mit 1, 2 oder 3 gefüllt), wird ein um 20% geminderte Betrag gemeldet. Qualifizierte Unfallversorgung Ist im Einzelfall bei qualifizierter Unfallversorgung ein über die 20% hinausgehender Betrag zu mindern, ist der zusätzlich zu mindernde Betrag über die Korrekturzulage 6597 zu erfassen. Link zur Ansicht: Detailreport einer Veränderungsmeldung (Grund 2) Seite 9 von 42

10 Zahlstelle an KK Meldetatbestand Abmeldung Grund Wegfall/Ende Versorgungsbezug (Abmeldung Grund 3) Der Wegfall eines Versorgungsbezuges und das damit einhergehende Ende der Beitragspflicht sind zu melden. Zum Wegfall gehören auch Umstände, die zum Ruhen der Versorgungsbezüge führen. Eine Änderung des Zahlungsempfängers z.b. wegen Pfändung oder Abtretung gilt nicht als Wegfall und ist nicht meldepflichtig. Grund Tatbestand Wie wird der Tatbestand erkannt 3 Wegfall der Versorgungsbezüge bei Austritt 3 Wegfall der Versorgungsbezüge wegen Tod 3 Wegfall der Versorgungsbezüge bei Unterbrechungsgrund 90 (wirkt wie Austritt) Das Austrittsdatum ist eingegeben worden. Der Tag des Austrittsdatums wird als Ende Versorgungsbezug gemeldet. Das Sterbedatum ist eingegeben worden. Der Todestag wird als Ende Versorgungsbezug gemeldet (Erfassung siehe Punkt 4.3.3). Eingabe eines Unterbrechungsbeginns mit dem Grund 90 (wirkt wie Austritt). Der Tag vor Unterbrechungsbeginn wird als Ende Versorgungsbezug gemeldet. 3 Wegfall der Versorgungsbezüge bei Umständen, die zum Ruhen der Versorgungsbezüge führen (z. B. Wehrdienst) Eingabe eines Unterbrechungsbeginns mit dem Grund 10 oder 11. Der Tag vor Unterbrechungsbeginn wird als Versorgungsbezug Ende übernommen. 3 Abmeldung wegen Ende der Mitgliedschaft in einer Krankenkasse wegen Kassenwechsel (bei Wechsel zwischen zwei gesetzlichen Krankenkassen) 3 Abmeldung wegen Ende der Mitgliedschaft in einer Krankenkasse (z.b. bei Wechsel in eine private Krankenkasse) wird maschinell erkannt durch die Erfassung einer neuen Krankenkasse in ERF09a (vgl. Punkt ). Löschung der KV- und PV-Pflicht in ERF09a Bitte beachten: Das Löschen der KV- und PV-Pflicht ist nur im laufenden AM zulässig die Krankenkasse und die KVAG-Konto-Nr. dürfen nicht gelöscht werden (siehe auch "Änderung der Mitgliedschaft in der gesetzlichen Kranken- und sozialen Pflegeversicherung" vom im DZ-Portal) Link zur Ansicht: Detailreport einer Abmeldung (Grund 3) Seite 10 von 42

11 Zahlstelle an KK Aufrollen von Meldungen Meldungen aufrollen Bei jeder Rückrechnung werden die Meldungen neu aufgerollt. Beim Aufrollen wird geprüft, ob durch die Rückrechnungen meldungsrelevante Änderungen (z.b. Änderung Höhe Versorgungsbezug) für bereits erstellte Meldungen vorliegen (sogenannter Soll-Ist-Vergleich). Nur wenn meldungsrelevante Änderungen vorliegen, werden die Ursprungsmeldungen: storniert oder storniert und mit den geänderten Daten neu erstellt. Die Aufroll-Logik wurde zum Einsatzmonat AM grundlegend überarbeitet. Bei Rückrechnungen bis AM wurden die Meldungen (ohne Berücksichtigung eines Soll-Ist- Vergleichs) stets storniert und neu erstellt, was zu einer unübersichtlichen Menge an Meldungen geführt hatte. Bei Rückrechnungen ab AM greift die neue Aufroll-Logik mit Soll-Ist- Vergleich. Funktion Aufrollen über KVDR-RR-Monat Das Feld KVDR-RR Monat in ERF10 Reiter KVDR dient dazu, nur die Meldungen neu aufzurollen. Im Gegensatz zum Aufrollen der Meldungen über eine Rückrechnung, wird bei dieser Funktion keine Neuberechnung der Bezüge durchgeführt. In der Regel wird diese Funktion für nachfolgende Konstellationen benötigt: um nach maschinellen Programmkorrekturen, die Meldungserstellung rückwirkend zu korrigieren oder zur erneuten Übertragung von Meldungen, die als fehlerhaft von den Kassen abgewiesen wurden (siehe Punkt 4.3.4). Seite 11 von 42

12 Zahlstelle an KK Ablauf der Meldungserstellung Ablauf der Meldungserstellung Nach der Abrechnung erfolgt die Meldungserstellung. Dabei wird z. B. geprüft, ob die Personendaten für die Meldungserstellung plausibel und vollständig sind. Sind die Daten nicht plausibel oder unvollständig, wird keine Meldung erstellt. Das ist z. B. der Fall, wenn eine Krankenkasse in 09a fehlt. Für die plausiblen Daten werden entsprechende Meldungen erstellt, die im Wege des elektronischen Datenaustausches an die Datenannahmestellen der Krankenkassen übermittelt werden. Die Datenannahmestellen prüfen die eingegangen Meldungen auf Fehler. Als fehlerhaft erkannte Meldungen werden abgewiesen und an das BADV zurückgeschickt (vgl. Punkt ). Die Datenannahmestellen leiten die fehlerfreien Meldungen an die zuständigen Krankenkassen weiter. Erfassung Personendaten Nach Abrechnung Meldungserstellung mit Plausibilitätsprüfung Plausible Daten Nicht plausible Daten Meldung wird erstellt Versand an Datenannahmestellen Fehlerprüfung Übernahme in KVDR Report keine Meldung* Übernahme in Importprotokoll (externe Fehler) fehlerfreie Meldung fehlerhafte Meldung Weiterleitung an zuständige Krankenkasse zurück an Meldestelle BADV * bislang ist keine Protokollierung möglich, der Softwarehersteller arbeitet an einer Lösung. Seite 12 von 42

13 Zahlstelle an KK Meldeinhalt Meldesatz DSVZ 4.2. Meldeinhalt Der elektronische Meldesatz an die Krankenkasse Im maschinellen Zahlstellenmeldeverfahren werden die aus KIDICAP heraus erzeugten Meldungen an die Datenannahmestellen der Krankenkassen auf elektronischem Weg in Form von Meldesätzen übermittelt. Die Meldesätze werden unter Beachtung der einschlägigen Bestimmungen erzeugt. Details zum Aufbau der Meldesätze und deren Feldbeschreibungen entnehmen Sie bitte der Datensatzbeschreibung zum Zahlstellenmeldeverfahren (vgl. Punkt 2.). Für die Krankenkassen sind insbesondere von Bedeutung der Datensatz DSVZ Daten zur Steuerung, sowie Daten zur Identifikation (Datenaustausch Zahlstellen/ Krankenkasse) und der Datenbaustein DBZK (Meldung der Zahlstelle an die Krankenkasse). Der Datensatz DSVZ enthält allgemeine Steuerungs- und Identifikationsdaten. Der Datenbaustein DBZK enthält die von der Zahlstelle zu meldenden Daten des Versorgungsbezugsempfängers. Diese notwendigen Angaben werden aus den Berechnungsergebnissen und den Personendaten ermittelt und im Detailreport dargestellt Ergänzende Informationen zu den Feldern im DSVZ hier steht das Datum, an dem die Meldung erzeugt wurde. * 1 Krankenversichertennummer aus ANZ10 - weggefallen SV-Versicherungsnummer aus ANZ09 (Reiter DEÜV-Meldedaten) KV-AG-Konto Nummer aus ANZ09 setzt sich zusammen aus 0001 und Personalnummer hier steht die aus der KVKasse (ANZ09) hergeleitete Betriebsnummer der Krankenkasse * 2 * 1 In der Regel werden die Meldungen am nächsten Tag nach dem Erstellungsdatum an die Datenannahmestellen verschickt, diese leiten die Daten grundsätzlich am gleichen Tag weiter an die zuständige Krankenkasse. Wann die Daten letztlich bei der Empfängerkrankenkasse ankommen und verarbeitet werden, ist dem BADV nicht bekannt. * 2 Die Zuordnung der 4stelligen KVKasse zur Krankenkassenbetriebsnummer entnehmen Sie bitte der "Kassenliste" aus dem DZ-Portal. Seite 13 von 42

14 Zahlstelle an KK Meldeinhalt Meldesatz DBZK Ergänzende Informationen zu den Feldern im DBZK Beihilfemerkmal aus ANZ10 Beginn Versorgungsbezug aus ANZ10 Austritt (24b) UGrund 90,10,11 (24a) Aktenzeichen bei Verwendung von Papiermeldungen Papiermeldungen sind im maschinellen Zahlstellenmeldeverfahren nicht vorgesehen. Wenn im Ausnahmefall dennoch eine Papiermeldung abzugeben ist (z.b. weil eine maschinelle Meldungserstellung nicht möglich ist) ist als Aktenzeichen ausschließlich das so genannte "Aktenzeichen Verursacher" zu verwenden. Das Aktenzeichen Verursacher ist wie folgt aufgebaut: Für Meldezeiträume ab ist ein 10stelliges Aktenzeichen zu verwenden: Die ersten vier Stellen lauten stets 0001 dann folgt die sechsstellige Personalnummer des Personalfalles, z.b Für Meldezeiträume bis ist ein 11stelliges Aktenzeichen zu verwenden: Die ersten vier Stellen lauten stets 0001, dann folgen ein Punkt und anschließend die sechsstellige Personalnummer des Personalfalles, z.b Weitere Datenbausteine die ab AM zusätzlich gemeldet werden Ab dem 1. Januar 2012 werden nachfolgende Datenbausteine bei jeder Meldung mit gemeldet DBNA = Datenbaustein Name DBGA = Datenbaustein Geburtsangaben DBAN = Datenbaustein Anschrift Seite 14 von 42

15 Zahlstelle an KK Meldeinhalt Meldesatz DBZK Wichtiger Hinweis zur Erfassung: Die Feldinhalte zu den Datenbausteinen werden anhand der Eintragungen zum Fenster 01 aus KIDICAP programmgestützt übernommen. Insbesondere bei der Anschrift ist darauf zu achten, dass die DEÜV gerechte Schreibweise Beachtung findet. Hierbei sind erlaubt: Buchstaben, Ziffern, Leerzeichen, Punkte, Kommata, Bindestriche, Schrägstriche, Apostrophe und oder Klammern. Andere Sonderzeichen führen i.d.r. zu einer Abweisung der Meldung durch die Datenannahmestellen Seite 15 von 42

16 Zahlstelle an KK Erfassung Beispiele 4.3. Erfassungen in KIDICAP Beispiele Beginn Versorgungsbezug Meldegrund 1 Sachverhalt: Ein neu in die Zahlung aufgenommener Versorgungsempfänger (VE) hat im AM mitgeteilt, dass er bei der Betriebskrankenkasse BBK Mobil (KVKasse 2292) krankenversichert ist. Beihilfeanspruch liegt vor. Beginn Versorgungsbezug Um eine Meldung mit Grund 1 auszulösen, ist folgende Erfassung erforderlich: ERF09a Feld KVKasse = 2292 gilt ab ERF09a Feld KV-AG-Konto = gilt ab ERF09b Feld SV-Nummer = sofern bekannt gilt ab ERF10 Beihilfemerkmal = aktivieren ERF10 Feld Beginn Versorgungsbezug = Hinweis zum Feld Beginn Versorgungsbezug: Das Feld ist immer in Verbindung mit dem Gilt ab der KVKasse zu sehen. Daher ist als Beginn Versorgungsbezug das gleiche Gilt ab wie für die KVKasse zu erfassen. Als Tagesdatum ist grundsätzlich der 1. eines Monats zu erfassen. Report nach Abrechnung Anmeldung mit Grund Änderung Höhe Versorgungsbezug Meldegrund 2 KIDICAP erkennt, ob sich die Höhe der Versorgungsbezüge geändert hat. Liegt eine Änderung vor, so wird eine Veränderungsmeldung mit Grund 2 erstellt. Die Einschränkung, dass eine Veränderungsmeldung nur dann maschinell erzeugt wird, wenn das Feld Veränderungsmeld. erstellen zuvor angekreuzt wurde, ist seit dem entfallen. Entsprechend fehlt dieses Feld auch in ERF10 Reiter KVDR, während es in ANZ10 noch angezeigt wird. In dem nachfolgenden Beispiel änderte sich die Höhe des zu meldenden Versorgungsbezugs im AM von 1559,92 auf 1598,39 rückwirkend ab Seite 16 von 42

17 Zahlstelle an KK Erfassung Beispiele Ergebnisse aus Ergebnisse aus Report nach Abrechnung Änderungsmeldung mit Grund 2 Seite 17 von 42

18 Zahlstelle an KK Erfassung Beispiele Ende Versorgungsbezug Meldegrund 3 Eine Abmeldung wird bei Erfassung eines Austrittsdatums in ERF24b oder der Unterbrechungsgründe 90 oder 11 in ERF24a ausgelöst. Als Datum Ende Versorgungsbezug wird das Austrittsdatum, der Tag vor Unterbrechung oder bei Tod das Sterbedatum gemeldet. Wird z. B. in ERF24b ein Sterbedatum erfasst, führt dies zu einer Abmeldung mit Grund 3. Report nach Abrechnung Abmeldung mit Grund Beitragsabführung i.v. mit einem untermonatigen Sterbedatum Bei einem untermonatigen Sterbedatum müssen die KV-/PV-Beiträge von einem anteiligen KV- /PV-Brutto berechnet werden. Dazu ist es erforderlich in ERF09a die Felder KV-Pflicht bis und PV-Pflicht bis mit dem tatsächlichen Sterbetag des zutreffenden Sterbemonats zu erfassen. Beispiel: Sterbetag am , Erfassung im AM In ERF09a sind zu erfassen: KV-Pflicht gilt bis 13 (über Rückrechnungstabelle für VM ) PV-Pflicht gilt bis 13 (über Rückrechnungstabelle für VM ) Fehlt diese Erfassung wird ein harter Plausifehler 16 zu Fenster 09a ausgegeben. Seite 18 von 42

19 Zahlstelle an KK Meldungserstellung Importprotokoll Importprotokoll/Umgang mit abgewiesenen Ausgangsmeldungen Das Importprotokoll listet die von den Datenannahmestellen wegen eines Fehlers abgewiesen (Ausgangs-) Meldungen Diese KIDICAP Funktion ist noch nicht aktiviert. Bis zur Aktivierung, werden die zuständigen Bearbeiter zentral vom BADV über abgewiesene Ausgangsmeldungen informiert. Die für die Abweisung zugrundeliegende fehlerhafte Erfassung in den Personendaten ist zeitnah zu berichtigen und ggfs. über das Feld KVDR-RR Monat in ERF10 Reiter KVDR eine Meldungsaufrollung zu veranlassen (vgl. Punkt 4.1.3). Mit der nächsten Meldungserstellung werden die Meldungen erneut übertragen Seite 19 von 42

20 Zahlstelle an KK Anzeige Meldungen pro Personalfall 4.4. Anzeige der Meldungen in KIDICAP Über die Reportfunktionen können die (Ausgangs-) Meldungen pro Personalfall oder pro Abrechnungsmonat angezeigt werden KVdR-Meldungen (Ausgangsmeldung) pro Personalfall anzeigen Die Meldungen werden als so genannter Report angezeigt. Der Report pro Personalfall dient dem Bearbeiter als personenbezogener Nachweis aller erstellten Ausgangsmeldungen. Er unterliegt nicht der Historik. Dies bedeutet, dass die Anzeigefunktion auch nach Ablauf der Rückrechenbarkeit oder nach Austritt des Personalfalles erhalten bleibt. Der Report wird über die Menüleiste Personalfall / Teilsysteme / Meldewesen / SV / KVDR / KVDR-PF oder über das Direktkommando kvdr-pf aufgerufen. Beim Aufruf des Selektionsdialogs erscheint zunächst der Personen-Auswahldialog. Mithilfe des Personen-Auswahldialogs selektieren Sie einen Personalfall, den Sie per "Übernehmen" Schaltfläche in den Anzeigendialog der KVdR-Meldungen übernehmen. In den Feldern "Personal-Nr." und "Nachname" kann eine Personalfallsuche gestartet werden, in dem unvollständige Daten (mindestens ein Zeichen) plus angehängtem * -Zeichen erfasst und anschließend die Entertaste bestätigt wird. Feld "AM": Sie können den Abrechnungsmonat manuell erfassen oder per Listenpfeil auswählen, für den die Meldungen angezeigt werden sollen. Bleibt das Feld leer, werden alle Meldungen angezeigt. Feld "Nur stornierte Meldungen": Wenn dieses Feld markiert ist, werden nur stornierte Meldungen des selektieren Personalfalls angezeigt. Seite 20 von 42

21 Zahlstelle an KK Anzeige Meldungen pro Personalfall Per Schaltfläche "Erweiterte Suche" können Sie eine Suche nach Personalfällen durchführen. Nach Betätigen der Schaltfläche "Übernehmen" werden dann die Meldungen wie ausgewählt angezeigt. Die einzelnen Spalten der Tabellenanzeige haben folgende Bedeutung: Hinweis: Die Sortierung kann durch anklicken verändert werden. Erstellungsdatum AM VM Grund Angezeigt wird das Erstellungsdatum der Meldung (siehe Detail-Report) Monat, in dem die Meldung erstellt wurde Bei Storno, der Monat in dem die Meldung ursprünglich erstellt wurde Monat auf den sich die Meldung bezieht Grund der Abgabe nach dem Zahlstellenmeldeverfahren Seite 21 von 42

22 Zahlstelle an KK Anzeige Meldungen pro Personalfall Storno Der Inhalt "J" in dieser Spalte bringt zum Ausdruck, dass es sich bei dieser Meldung um eine Stornierung handelt. Der Inhalt der Stornomeldung entspricht dem Inhalt der ursprünglichen Meldung (bis auf das Storno-MKM und das Erstellungsdatum). Über die Drucken Schaltfläche oder mit Doppelklick rufen Sie den Detail-Report zu der markierten Meldung auf. Alle wesentlichen Daten, die an die Krankenkasse übermittelt werden, sind hier aufgeführt. Für jeden Meldegrund kann über die nachfolgenden Links ein Muster aufgerufen werden: fiktive Anmeldung (Grund 1) bei Start des ZMV "echte" Anmeldung (Grund 1) bei Beginn Versorgungsbezug Detailreport Veränderungsmeldung (Grund 2) Detailreport Abmeldung (Grund 3) Detailreport Bestandsmeldung (Grund 4) Seite 22 von 42

23 Zahlstelle an KK Anzeige Meldungen pro Abrechnungsmonat KVdR-Meldungen (Ausgangsmeldungen) pro AM anzeigen Über diese Funktion erhalten Sie einen Überblick über alle die in einem AM erstellten Meldungen. Mit der Auswahl KVdR-Meldungen anzeigen je AM können Sie innerhalb Ihrer Zugriffsrechte eine csv-datei erzeugen, in der die KVdR-Meldungen nach den folgenden Selektionskriterien ausgegeben werden. Abrechnungsmonat: Arbeitgeber-Nummer: Ziel Datei: Sie können den Abrechnungsmonat, für den Sie einen Report erstellen wollen manuell erfassen oder per Listenpfeil auswählen. Sie können eine Arbeitgebernummer auswählen, für die die Meldungen selektiert werden sollen. Sie können einen Pfad auswählen, unter dem die Liste gespeichert wird. Nach einem Klick auf die Schalfläche übernehmen, wird nun eine CSV.Datei erstellt. Die CSV.Datei können Sie aus dem Zielverzeichnis über Excel öffnen. Seite 23 von 42

24 Zahlstelle an KK Anzeige Meldungen pro Abrechnungsmonat Seite 24 von 42

25 Zahlstelle an KK Beispiele Detailreport fiktive Anmeldung Beispiele zum Detailreport Detailreport fiktive Anmeldung (Grund 1) Seite 1 Seite 25 von 42

26 Zahlstelle an KK Beispiele Detailreport fiktive Anmeldung Seite 2 Seite 26 von 42

27 Zahlstelle an KK Beispiele Detailreport echte Anmeldung Detailreport echte Anmeldung (Grund 1) Seite 1 Seite 27 von 42

28 Zahlstelle an KK Beispiele Detailreport echte Anmeldung Seite 2 Seite 28 von 42

29 Zahlstelle an KK Beispiele Detailreport Veränderungsmeldung Detailreport Veränderungsmeldung (Grund 2) Seite 1 Seite 29 von 42

30 Zahlstelle an KK Beispiele Detailreport Veränderungsmeldung Seite 2 Seite 30 von 42

31 Zahlstelle an KK Beispiel Detailreport Abmeldung Detailreport Abmeldung (Grund 3) Seite 1 Seite 31 von 42

32 Zahlstelle an KK Beispiel Detailreport Abmeldung Seite 2 Seite 32 von 42

33 Zahlstelle an KK Beispiel Detailreport Bestandsmeldung Detailreport Bestandmeldung (Grund 4) Seite 1 Seite 33 von 42

34 Zahlstelle an KK Beispiel Detailreport Bestandsmeldung Seite 2 Seite 34 von 42

35 KK an Zahlstelle Meldungserstellung 5. Teil II Meldungen der Krankenkasse an die Zahlstelle 5.1. Eingangsmeldungen der Krankenkassen Nach dem Start des ZMV übermitteln die Krankenkassen die Meldungen an die Zahlstelle (Eingangsmeldung) nur noch auf elektronischem Weg in Form von Meldesätzen. Die Meldesätze werden unter Beachtung der "Grundsätze zum maschinell unterstützen Zahlstellenmeldeverfahren", der "Verfahrensbeschreibung zum maschinell unterstützten Zahlstellen-Meldeverfahren" sowie der "Datensatzbeschreibung zum Zahlstellenmeldeverfahren" (siehe Punkt 2.) erzeugt. Die von den Krankenkassen gemeldeten Daten aus der Eingangsmeldung sind in den Zahlungsbestand (ERF09a, ERF09b und ERF10) zu übernehmen. Grundsätzlich ist später vorgesehen, die gemeldeten Daten in die entsprechenden KIDICAP Felder maschinell einzulesen. Diese Funktion ist aber noch nicht einsatzbereit. Wann der Einsatz erfolgen wird, ist derzeit nicht absehbar. Zunächst sind die gemeldeten Daten der Krankenkasse daher wie bisher üblich, manuell zu erfassen Meldeinhalt Für die Weiterverarbeitung in KIDICAP ist insbesondere der Datensatz DSVZ (Datenaustausch Zahlstellen/Krankenkasse) und der Datenbaustein DBKZ (Meldung der Krankenkasse an die Zahlstelle) von Bedeutung. Der Datensatz DSVZ enthält allgemeine Steuerungs- und Identifikationsdaten und entspricht im Wesentlichen dem der Meldung Zahlstelle an Krankenkasse aus Teil I dieser DA. Der Datenbaustein DBKZ enthält die Angaben zur Beitragspflicht, wie sie früher von den Krankenkassen in Papierform gemeldet wurden. Details zum Aufbau der Meldesätze und deren Feldbeschreibungen entnehmen Sie bitte der Datensatzbeschreibung zum Zahlstellenmeldeverfahren Umsetzung und Erfassung in KIDICAP Liste 5075 Zur Erfassung der gemeldeten Daten werden die Meldesätze der Krankenkasse an die Zahlstelle vorab in eine lesbare Form aufbereitet. Die aufbereiteten Daten werden in der neuen Liste 5075 Meldungen der Krankenkasse an die Zahlstelle ausgegeben Erstellungstermine Liste 5075 Die Liste wird zweimal innerhalb eines Abrechnungsmonats erstellt, jeweils am 1. Tag der Erfassung eines Abrechnungsmonats und zur Mitte des Abrechnungsmonats. Die Liste enthält jeweils die bis zum Erstellungsdatum eingegangen Meldungen der Krankenkassen. Die Liste wird in Beta93 eingestellt. Zusätzlich wird die Liste auch einfach gedruckt und an die Bearbeiter versandt. Seite 35 von 42

36 KK an Zahlstelle Aufbau der Liste Aufbau der Liste 5075 BADV Kunde 0001 Stand Dienstleistungszentrum- Liste Zahlstellenmeldeverfahren nach 202 SGB V, Meldungen der Krankenkassen an die Zahlstelle Arbeitgeber : BFD Südwest (Versorgung) Blatt 34 Dienststelle : BFD Südwest (Versorgung) Blatt 34 Personal-Nr. : Sachbearbeiter : Stellen Feldbezeichnung Feldinhalt Datensatz DSVZ Kennung DSVZ Betriebsnummer Absender Betriebsnummer Empfänger Datum Erstellung Fehlerkennzeichen Fehleranzahl Krankenversichertennummer M Betriebsnummer Verursacher Aktenzeichen Verursacher Betriebsnummer Krankenkasse Aktenzeichen Krankenkasse Betriebsnummer Abrechnungsstelle Abgabegrund SV-Versicherungsnummer V515 Datenbaustein DBNA Kennung DBNA Familienname V-Mustermann Vorname Muster Datenbaustein DBKZ Kennung DBKZ Storno N Abgabegrund Beitragsabführungspflicht Beginn Beitragsabführungspflicht Ende Beitragsabführungspflicht Änderung Beitragsabführungspflicht Beitragssatz 15, Mehrfachbezug VB-Max 03285, Anpassung VB-Max durch Zahlstelle Veränderungs-Meldung J Betriebsnummer Krankenkasse Neu Seite 36 von 42

37 KK an Zahlstelle Erfassung und Bearbeitung DSVZ Erfassung und Bearbeitung Datensatz DSVZ Nachfolgend werden nur die Felder der Meldesätze dargestellt, die eine Erfassung bzw. eine Prüfung in KIDICAP zur Folge haben. Weitere Details sowie alle Feldbeschreibungen entnehmen Sie bitte der Datensatzbeschreibung zum Zahlstellenmeldeverfahren (siehe Punkt 2.). Bitte beachten: Die gemeldeten Daten sind wie bisher den entsprechenden KIDICAP Feldern zuzuordnen und dort zu erfassen. Die Daten der Krankenkassen sind vor der Erfassung jedoch sorgfältig zu prüfen. Bei Unstimmigkeiten ist Kontakt mit der zuständigen Krankenkasse zwecks Klärung aufzunehmen Krankenversichertennummer Die Krankenversichertennummer wird für das Zahlstellenmeldeverfahren nicht mehr benötigt, eine Erfassung ist daher nicht mehr erforderlich. Anstelle der Krankenversichertennummer ist die SV-Nummer zu erfassen (siehe auch Punkt ) Betriebsnummer Verursacher Hier sollte stets die Zahlstellenbetriebsnummer stehen. Wird eine andere Zahlstellenbetriebsnummer von der Krankenkasse angegeben, handelt es sich nicht um einen Fall aus dem Zahlungsbestand des BADV und die Meldung ist an die Krankenkasse zurückzuschicken Aktenzeichen Verursacher Das Aktenzeichen Verursacher ist wie folgt aufgebaut: Für Meldezeiträume ab ist ein 10stelliges Aktenzeichen zu verwenden: Die ersten vier Stellen lauten stets 0001 dann folgt die sechsstellige Personalnummer des Personalfalles, z.b Für Meldezeiträume bis ist ein 11stelliges Aktenzeichen zu verwenden: Die ersten vier Stellen lauten stets 0001, dann folgen ein Punkt und anschließend die sechsstellige Personalnummer des Personalfalles, z.b Dieser Aufbau ist Voraussetzung für eine korrekte Zuordnung in die Liste 5075 sowie für ein künftiges Einlesen der Meldungen. Wird in der Meldung von der Krankenkasse ein Aktenzeichen Verursacher angeben, dass diesem Aufbau nicht entspricht oder fehlt das Aktenzeichen gänzlich, können diese Fälle nicht automatisiert in die Liste 5075 übernommen werden. Die Liste muss manuell aufbereitet werden. Dies übernimmt das BADV zentral. Im Anschluss daran erhalten Sie auf dem Postweg einen separaten Ausdruck der Liste 5075 zur weiteren Bearbeitung. Seite 37 von 42

38 KK an Zahlstelle Erfassung und Bearbeitung DSVZ Betriebsnummer Krankenkasse Über die Kassenliste im DZ-Portal (Sozialversicherung; Tabellen/Hilfen) kann aus der Betriebsnummer Krankenkasse z.b der zutreffende vierstellige KIDICAP Kassenschlüssel (hier Schlüssel 2310) ermittelt werden. Alternativ kann die einer Krankenkassenbetriebsnummer zugeordnete Krankenkasse über das Internet unter Betriebsnummern Beitragssatzabfrage ermittelt werden Aktenzeichen Krankenkasse Das Aktenzeichen Krankenkasse z. B ist in ERF10 im Feld Aktenzeichen Krankenkasse zu erfassen. Seite 38 von 42

39 KK an Zahlstelle Erfassung und Bearbeitung DSVZ SV-Versicherungsnummer Die gemeldete Sozialversicherungsnummer ist in ERF09b zu erfassen. Das Feld ist ein Pflichtfeld. Wichtiger Hinweis: Die Erfassung der SV-Nummer ist zwingend, da ab dem 1. Juli 2012 Meldungen ohne SV- Versicherungsnummer von den Datenannahmestellen als fehlerhaft gekennzeichnet und entsprechend abgewiesen werden. In ERF09b gelten folgende Erfassungsregeln: gilt ab Nationalität SV-Nummer Datum aus der Meldung (Beginn /Änderung der Beitragsabführungspflicht) über Selektionstabelle auswählen SV-Versicherungsnummer Seite 39 von 42

40 KK an Zahlstelle Erfassung und Bearbeitung DBKZ Erfassung und Bearbeitung Datenbaustein DBKZ Die Angaben im Datenbaustein DBKZ entsprechen im Wesentlichen den Angaben aus den bisherigen Papiermeldungen und sind so wie bisher bekannt zu erfassen (vgl. Punkt 5.3.6) Storno Hier gibt die Krankenkasse an, ob es sich um eine Stornierung einer bereits abgegebenen Meldung handelt. N = keine Stornierung J = Stornierung Abgabegrund 1 = Beginn der Beitragsabführungspflicht 2 = Veränderung 6 = Kassenwechsel 7 = Ende der Rente 8 = Ende der Mitgliedschaft 9 = Tod Beitragsabführungspflicht 1 = Nein (KV und PV) Hinweis: das Kennzeichen 1 wird für die so genannten Selbstzahler verwendet 2 = Ja (KV und PV) 3 = Ja (nur KV) 4 = Ja (KV und PV mit Beihilfe) Beginn Beitragsabführungspflicht Datum des Beginns der Beitragsabführung Ende Beitragsabführungspflicht Datum des Endes der Beitragsabführung Änderung Beitragsabführungspflicht Datum der Änderung der Beitragsabführung Mehrfachbezug 1 = Nein 2 = Ja 3 = Ja (Geringbezieher) Seite 40 von 42

41 KK an Zahlstelle Erfassung und Bearbeitung DBKZ VB-Max VB-Max = Maximal beitragspflichtiger Versorgungsbezug Veränderungsmeldung Ab dem 1. Januar 2012 wird programmgestützt immer eine Veränderungsmeldung (Grund 2) erzeugt wenn sich die Höhe des Versorgungsbezugs ändert und zwar unabhängig davon, ob das Feld Veränderungsmeldung markiert ist/war oder nicht. Seite 41 von 42

42 KK an Zahlstelle Anlage Anlage 1 Aufstellung in tabellarischer Form relevanter Erfassungsfelder Fenster Feld Mit Beitragsabführung ohne Beitragsabführung (Selbstzahler) ERF09a KVKasse KVKasse KVKasse KV-AG-Konto KVPflicht 4 4 PVPflicht 4 (mit Beihilfe) oder 7 (ohne Beihilfe) 4 (mit Beihilfe) oder 7 (ohne Beihilfe) von PV-Zuschlag befreit Aktivieren, wenn Elterneigenschaft nachgewiesen Aktivieren, wenn Elterneigenschaft nachgewiesen ERF09b SV-Nummer Pflichtfeld (Achtung: ab dem 1. Juli 2012 werden Meldungen ohne SV-Nummer als fehlerhaft abgewiesen) Pflichtfeld (Achtung: ab dem 1. Juli 2012 werden Meldungen ohne SV-Nummer als fehlerhaft abgewiesen) ERF10 Reiter KVDR Krankenversicherten-Nr. Pflichtfeld bis zum Pflichtfeld bis zum Aktenzeichen -KK wenn bekannt wenn bekannt KVdR Zusatzschlüssel Ab wird der VB-Max nur noch durch die Krankenkasse angepasst (= Schlüsselzahl 4) LEER Gesamtbetrag Maximal beitragspflichtiger Versorgungsbezug (VB MAX) LEER Beihilfeanspruch Aktivieren wenn Beihilfeanspruch vorhanden Aktivieren, wenn Beihilfeanspruch vorhanden Zahlstellenverfahren (steuert Abführung) "1" oder "2" (bei Mehrfachbezug = Ja) "3" (bei Beitragsabführungspflicht = Nein) Veränderungsmeldung erstellen Ab kein Erfassungsfeld mehr, nur ANZ Ab kein Erfassungsfeld mehr, nur ANZ Seite 42 von 42