Informationen zu den Meldeverfahren

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1 Informationen zu den Meldeverfahren ÜBERSICHT 1 Änderungen in den Meldeverfahren Abruf der Meldungen / Fehlermeldungen / Rückmeldungen Meldearten Status Anzeigen von Meldungen / Fehlermeldungen / Rückmeldungen Blättern Drucken Bearbeitung von Fehlermeldungen Verarbeitung von Rückmeldungen Neu: Rückmeldung im qualifizierten Meldedialog (Sozialausgleich) Anforderung der Monatsmeldung Mitteilung über Gleitzonenberechnung bei Mehrfachbeschäftigung Erstellen von abrechungsunabhängigen Meldungen Meldeverfahren Entgeltersatzleistungen EEL Sofortmeldung Vorabbescheinigung im Zahlstellenmeldeverfahren ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 1 von 26

2 1 Änderungen in den Meldeverfahren Das Elena-Meldeverfahren mit dem multifunktionalen Verdienstdatensatz MVDS und den Meldungen und Rückmeldungen zur Anfrage nach der Versicherungs- oder Verfahrensnummer DSVV wurde zum eingestellt. Mit Release R11.04 vom wurde das Meldeverfahren Antrag auf Erstattung nach 2 Absatz 3 Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) mit dem Datensatz Erstattungen der Arbeitgeberaufwendungen (DSER) umgesetzt. Mit Release R12.01 vom ist es möglich, aus ACCURAT HCM Mitteilungen im Rahmen des Datenaustausches Entgeltersatzleistungen nach 23c Abs. 2 SGB IV (EEL) mit dem Datensatz Leistungswesen (DSLW) zu erstellen und Rückmeldungen zu empfangen. Im Zuge des Sozialausgleiches wurde das Meldeverfahren nach der Datenerfassungs- und - übermittlungsverordnung (DEÜV) um die Monatsmeldung im Datensatz Meldung (DSME) und die Rückmeldungen um den Datensatz Krankenkassenmeldung (DSKK) erweitert. Bezeichnung DAV Datensatz Meldungen / Fehlermeldungen Rückmeldungen Verfahren PNR BBNR Verfahren PNR BBNR DEÜV KK, BV DSME DEUEV X RVSNR X Sozialausgleich (ab ) KK DSKK DEUEV X (X) Betriebsdaten KK DSBD DEUEV X Beitragsnachweis KK BW02 BWNAC X Beitragsnachweis KVdR KK BW03 BWBNV X Beitragserhebung BV BV DSBE BVBEI X Zahlstellenverfahren KK DSVZ ZAHLS X ZAHLS X X Elena ZSS MVDS ELENA X (bis ) Elena Verfahrensnummer ZSS DSVV ELENA X ELENA X (bis ) Erstattung AAG (ab Release 11.04) Entgeltersatzleistungen (ab Release 12.01) KK DSER AAGER X KK DSLW LEIST X LEIST X (X) ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 2 von 26

3 2 Abruf der Meldungen / Fehlermeldungen / Rückmeldungen In ACCURAT Office rufen Sie die Meldungen, Fehlermeldungen und Rückmeldungen im Remote Service unter Nachbearbeitung / Rückmeldedaten ab. Nach dem Einlesen der Meldedaten wird Ihnen angezeigt, wie viele Meldungen / Fehlermeldungen / Rückmeldungen neu dazugekommen sind. ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 3 von 26

4 Über den Button Bearbeiten kommen Sie zu der Ansicht, in der Sie sich die Meldungen, Fehlermeldungen oder Rückmeldungen ansehen können. In ACCURAT HCM erfolgt das Einlesen der Rückmeldungen automatisch. Die Meldedaten finden Sie unter dem Menüpunkt Meldeverfahren. Wenn das Aktenzeichen Verursacher von den Krankenkassen nicht ordnungsgemäß bestückt wird, versuchen wir die entsprechende Personalnummer über die Versicherungsnummer (32.B.67) zu finden. Existieren mehrere Personalnummern mit gleicher Versicherungsnummer (z.b. bei mehreren Versorgungsbezügen oder Mehrfachbeschäftigung) oder ist die Versicherungsnummer noch nicht im Personalstamm hinterlegt, werden die Datensätze unter der Betriebsnummer / Zahlstellennummer gemeldet. ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 4 von 26

5 3 Meldearten Wir unterscheiden drei Meldearten: Meldungen (M) sind Meldesätze, die automatisch in der Abrechnung - und neu auch abrechnungsunabhängig in ACCURAT HCM - erstellt werden. Die Meldungen werden am Folgetag der Erstellung versendet und für Sie zum Abruf bereitgestellt. Fehlermeldungen (F) sind Meldungen, die von den Datenannahmestellen als fehlerhaft abgewiesen und damit nicht verarbeitet wurden. Die fehlerhaften Meldungen werden von der Datenannahmestelle zeitnah um einen oder mehrere Fehlerbausteine ergänzt und über uns an Sie zurückgeschickt. Die Fehlermeldungen stehen Ihnen damit üblicherweise ein bis drei Tage nach der Abrechnung bzw. Übermittlung an den Host zur Verfügung. Ab R12.01 leiten wir alle Fehlermeldungen an Sie weiter, so dass Sie genau wissen, welche Datensätze nicht verarbeitet wurden. Auch für die Beitragsnachweise (Beitragsnachweis BW02 und Beitragsnachweis KVdR BW03) gibt es ab der Version 09, gültig ab bzw. für Meldezeiträume ab , Fehlerrückmeldungen. Bitte arbeiten Sie die Fehlermeldungen ab und setzen Sie den Status auf E Erledigt. Rückmeldungen (R) sind Meldungen der Krankenkasse an den Arbeitgeber bzw. an die Zahlstelle mit abrechnungsrelevanten Informationen. Bitte arbeiten Sie diese Rückmeldungen ab. Wichtig ist die richtige Reihenfolge, ältere Meldungen müssen zuerst bearbeitet werden. ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 5 von 26

6 4 Status Bisher hatten die Meldesätze den Status Erledigt Ja oder Nein. Meldungen (M) wurden als Erledigt Ja in die Datenbank eingelesen. Fehler- und Rückmeldungen als Erledigt Nein. Mit Ihrer Bearbeitung wurde der Status auf Erledigt umgesetzt. Für Fehlermeldungen und Rückmeldungen bleibt es bei zwei Arten von Status: Status Bedeutung O Offen Eine Fehler- oder Rückmeldung, die noch nicht bearbeitet wurde. E Erledigt Eine Fehler- oder Rückmeldung, die bearbeitet wurde. Mit den abrechnungsunabhängigen Meldungen (im Folgenden aum) wurden weitere Status eingeführt: Status Bedeutung O Offen Eine gespeicherte aum, die noch nicht zum Versenden freigegeben wurde. Diese Meldungen können weiter bearbeitet werden. F Freigegeben Eine aum, die zum Versenden freigegeben, aber noch nicht an den Host übertragen wurde. Diese Meldungen können nicht mehr bearbeitet werden. V Versendet Eine aum, die an den Host übertragen wurde. Dort wird sie an die entsprechende Annahmestelle weitergeleitet und als versendete Meldung in der Meldedatei zum Abruf bereitgestellt. E Erledigt Eine aum, die versendet wurde und als versendete Meldung eingelesen wurde. Eine Meldung, die in der Abrechnung erstellt und als versendete Meldung eingelesen wurde. L* Gelöscht Eine Meldung (aus der Abrechnung oder abrechnungsunabhängig), die entweder durch eine Fehlermeldung oder eine Storno-Meldung als logisch gelöscht und damit nicht mehr aktiv gekennzeichnet wird. A* Abgewiesen Eine aum, die von der Datenannahmestelle abgewiesen wurde. Diese Meldungen müssen erneut bearbeitet und versendet werden. P* Prüfung Eine aum, die beim Vergleich auf Änderungen durch die Abrechnung zur Prüfung vorgeschlagen wird. * Status L, A und P sind vorerst nicht aktiv, sie werden mit der Weiterentwicklung der abrechnungsunabhängigen Meldungen zum Einsatz kommen. ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 6 von 26

7 5 Anzeigen von Meldungen / Fehlermeldungen / Rückmeldungen 5.1 Blättern In ACCURAT HCM können Sie nun durch die Suchergebnisse blättern: - auf der Start-Seite über Zurück/Weiter - auf der Formular-Seite durch Auswahl Firma / Personalnummer ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 7 von 26

8 5.2 Drucken Außerdem haben Sie nun die Möglichkeit, Meldungen für Ihre Unterlagen als Pdf zu erstellen und zu drucken. ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 8 von 26

9 6 Bearbeitung von Fehlermeldungen Es werden alle Fehlermeldungen an Sie weitergeleitet. Fehlermeldungen, die durch Prüfung beim Erstellen des Datensatzes vermieden werden könnten, werden automatisch und wie bisher auch an uns weitergeleitet, so dass wir fehlende oder unzureichende Fehlerprüfungen ergänzen können. Bitte arbeiten Sie die Fehlermeldungen ab. Im Zuge der umfangreichen Änderung zum Jahreswechsel sind uns einige Fehler unterlaufen. Beitragsnachweis (BW02) und Beitragsnachweis Versorgungsempfänger (BW03): In der neuen Satzstruktur in Version 09 haben wir einige (nicht relevante) Felder nicht richtig bestückt. Einige Annahmestellen haben die Beitragsnachweise dennoch verarbeitet, einige haben sie mit Fehler abgewiesen. Beitragsnachweise mit diesen Fehlern haben wir korrigiert und erneut fehlerfrei versendet: ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 9 von 26

10 Beitragsnachweise: BW02034 BBNR-ABSENDER ungleich BBNR-ABSENDER VOSZ BW02770 LAUFENDE NR nicht numerisch Beitragsnachweise Versorgungsempfänger: BW03034 BBNR-ABSENDER ungleich BBNR-ABSENDER VOSZ BW03770 LAUFENDE NR nicht numerisch BW03622 KVBEITR1SA ist nicht vorhanden oder weicht ab BW03750 RESERVE ungleich Grundstellung BW03074 FEHLER-KENNZ ungleich 0 Bitte haken Sie diese Fehlermeldungen als Erledigt ab. DEÜV-Meldungen (DSME): Im Zuge des Meldeverfahrens Sozialausgleich haben wir in den DEÜV-Meldungen einige (nicht relevante) Felder nicht richtig bestückt. Die Datensätze wurden von den Annahmestellen abgewiesen, im nächsten Abrechnungslauf haben wir die Korrektur als Storno und Neumeldung ausgegeben. Die Stornomeldungen wurden naturgemäß ebenfalls abgewiesen. DSME360 KENNZ-UEBERGANG nicht Grundstellung (Leerzeichen) oder 1-8 DSME380 MM-UEBERMITTLUNG ungleich Grundstellung, 1, 2, oder 9 DSME383 KENNZUP ungl. Grundstellung oder ungl. D DSME550 VERNRKP enthält unzulässigen Inhalt Bitte haken Sie diese Fehlermeldungen als Erledigt ab. Zahlstellenmeldeverfahren (DSVZ): Im Zahlstellenmeldeverfahren gab es zum einige Änderungen, unter anderem muss der Baustein DBAN Anschrift immer mitgeliefert werden. Das hatten wir nicht umgesetzt. Manche Annahmestellen haben Meldesätze für 2012 zunächst mit dem Hinweis DSVZE60 SATZ NEUE Struktur Sozialausgl. wird zurückgestellt geparkt. Beim Verarbeiten der Meldungen wurde der Fehler DBFEDSVZ248 Kombination der Datenbausteine unzulässig (Anhang 2) ausgegeben. Meldesätze ab 2012 haben wir daraufhin maschinell storniert und neugemeldet. Bitte haken Sie diese Fehlermeldungen als Erledigt ab. 7 Verarbeitung von Rückmeldungen In ACCRAT Office müssen Sie die Rückmeldungen vorerst noch manuell erfassen. Wir bemühen uns, Ihnen in Kürze eine Version zur Verfügung zu stellen, mit der Sie die Rückmeldungen maschinell in den Personalstamm übernehmen können. ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 10 von 26

11 In ACCURAT HCM suchen Sie bitte zuerst in den Betriebsnummernbezogenen Meldungen nach nicht erledigten Rückmeldungen. Hier befinden sich die personenbezogenen Rückmeldungen, die auf Grund des unzureichend gefüllten Aktenzeichens keiner Firma/Personalnummer zugeordnet werden können. Achten Sie bei der Suche auf Status = Offen, Art der Meldung = R - Rückmeldung. Von hier aus übernehmen Sie die Rückmeldungen über Verschieben zunächst in den personenbezogenen Bereich. ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 11 von 26

12 Suchen Sie im Feld Suche nach Name, Vorname oder Personalnummer, klicken Sie den passenden Eintrag an. Der Datensatz wird durch Verschieben für die angezeigte Firma und Personalnummer übernommen. ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 12 von 26

13 Sie landen mit der verschobenen Meldung zur weiteren Bearbeitung im personenbezogenen Bereich. Bitte verschieben Sie aber zuerst alle offenen Rückmeldungen aus dem betriebsnummernbezogenen in den personenbezogenen Bereich, da die Abarbeitungsreihenfolge wichtig ist. Wenn alle offenen Rückmeldungen in den personenbezogenen Bereich verschoben sind, sortieren Sie dort die Rückmeldungen zumindest nach Erstellungsdatum, indem Sie auf das Erstellungsdatum klicken. Eine Sortierung nach zum Beispiel Personalnummer und Erstellungsdatum erreichen Sie, indem Sie zuerst auf die Personalnummer und mit gedrückter Großschreibtaste (Shift) auf das Erstellungsdatum klicken. Der kleine Pfeil rechts neben dem Sortierfeld zeigt Ihnen, ob auf- oder absteigend sortiert wird. ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 13 von 26

14 7.1 Neu: Rückmeldung im qualifizierten Meldedialog (Sozialausgleich) Anforderung der Monatsmeldung Mit dieser Rückmeldung wird Ihnen von der Krankenkasse mitgeteilt, ob eine Monatsmeldung zu erstellen ist oder nicht. Sie besteht aus: Datensatz DSKK - Krankenkassenmeldung Abgabegrund GD 01 - Mitteilung über weitere beitragspflichtige Einnahmen Datenbaustein DBMM - GKV Monatsmeldung ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 14 von 26

15 Sie werden mit Meldegrund MG = 10 = Beginn und KENNZMOME = 1 aufgefordert, ab dem Datum ZRBG eine Monatsmeldung abzugeben. Mit Meldegrund MG = 30 = Ende und KENNZMOME = 1 wird Ihnen mitgeteilt, ab dem Datum ZREN keine Monatsmeldung mehr abzugeben. In ACCURAT HCM werden beim Speichern der Meldungen die Kennzeichen entsprechend gesetzt. ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 15 von 26

16 7.1.2 Mitteilung über Gleitzonenberechnung bei Mehrfachbeschäftigung Analog verfahren Sie bei Rückmeldung der Krankenkasse zur Gleitzonenberechnung: Datensatz DSKK - Krankenkassenmeldung Abgabegrund GD 03 - Beitragsberechnung für Gleitzonenbeschäftigte Datenbaustein DBGZ - Gleitzone Übernehmen Sie bei einer Beginnmeldung mit Meldegrund MG = 10 = Beginn ab dem Datum ZRBG das laufende Gesamtentgelt bzw. das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt in den Personalstamm. Mit der Ende-Meldung mit MMG = 30 beenden Sie die Gleitzonenberechnung für Mehrfachbeschäftigte, indem Sie das Feld Berechnung Gleitzone auf 0 = keine Berechnung und die Entgeltfelder auf 0 stellen. In ACCURAT HCM werden beim Speichern der Meldungen die Werte übernommen. ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 16 von 26

17 8 Erstellen von abrechungsunabhängigen Meldungen Das Erstellen von abrechnungsunabhängigen Meldungen ist in ACCRAT Office vorerst noch nicht möglich. Wir bemühen uns, Ihnen bald eine Version zur Verfügung zu stellen, mit der Sie auch aus ACCUART Office die Anträge für Entgeltersatzleistungen erstellen können. Eine abrechnungsunabhängige Meldung erstellen Sie im Menü Meldeverfahren / Personenbezogene Meldungen über den Button Neu. Erfassen Sie die Firma/Personalnummer, wählen Sie die Meldeart aus und erfassen Sie das AU- Datum bzw. den Stichtag. ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 17 von 26

18 Mit Erstellen erhalten Sie je nach Meldeart den Datensatz mit den passenden Datenbausteinen vorbelegt. Den Datensatz bzw. die Datenbausteine können Sie auf- und zuklappen. ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 18 von 26

19 In den freigegebenen Feldern können Sie Angaben erfassen oder vorbelegte Werte korrigieren. Durch Speichern wird der Datensatz als Meldung M mit dem Status O Offen gespeichert und kann anschließend weiter bearbeitet werden. Beim Speichern werden nur formale Prüfungen durchgeführt, z.b. ob mehr Zeichen eingegeben wurden, als für das Feld erlaubt sind. ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 19 von 26

20 Beim Überprüfen werden die Plausibilitätsprüfungen gemäß Datensatzbeschreibung durchgeführt. Die Fehlermeldungen werden mit Baustein und Feldname angezeigt. Zusätzlich wird das betreffende Feld mit einem gelben Ausrufezeichen markiert. Mit Senden wird der Datensatz zum Versenden freigegeben. Er wird als Meldung M mit Status F Freigegeben gespeichert. Die Meldung kann nun nicht mehr bearbeitet werden. Die freigegebenen Meldungen werden automatisch (einmal) täglich an den Host übertragen, dabei wird der Status wird auf V Versendet umgesetzt. Erst nach dem Versenden der Meldung und dem Einlesen in ACCURAT HCM wird der Status entgültig auf E Erledigt gestellt. Es können nur offene (noch nicht freigegebene oder versendete) abrechnungsunabhängige Meldungen gelöscht werden. ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 20 von 26

21 8.1 Meldeverfahren Entgeltersatzleistungen EEL Meldegründe und Empfänger: Grund Art An Von 01 Entgeltbescheinigung KV bei Krankengeld KV 02 Entgeltbescheinigung KV bei Kinderpflege-Krankengeld KV 03 Entgeltbescheinigung KV bei Mutterschaftsgeld KV 04 Entgeltbescheinigung KV bei Versorgungskrankengeld KV 11 Entgeltbescheinigung RV bei Übergangsgeld Leistungen med. Reha RV 12 Entgeltbescheinigung RV bei Übergangsgeld Leistungen zur Teilhabe RV 21 Entgeltbescheinigung UV bei Verletztengeld KK, UV 22 Entgeltbescheinigung UV bei Übergangsgeld UV 23 Entgeltbescheinigung UV bei Kinderpflege-Verletztengeld KK, UV 31 Entgeltbescheinigung BA Übergangsgeld BA 41 Anforderung Vorerkrankungsmitteilungen KV, RV 51 Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen ( 23c SGB IV) KV, RV, UV, BA 61 Vorerkrankungszeiten KV KV, RV 71 Höhe der Entgeltersatzleistung KV, RV, UV, BA Datensatz und Bausteine: DSLW DBNA DBAN DBAL DBAE DBZA DBZE DBAW Datensatz Leistungswesen Name Anschrift Allgemeines Arbeitsentgelt Arbeitszeit Arbeitszeit bei Erkrankung/Verletzung des Kindes Abwesenheitszeiten ohne Arbeitsentgelt ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 21 von 26

22 DBFR DBUN DBMU DBAV DBVO DBHE DBBE DBLT DBSF DBTK Angaben zur Freistellung bei Erkrankung/Verletzung des Kindes Arbeits-/Schul-/Kindergartenunfall Entgeltbescheinigung zur Berechnung von Mutterschaftsgeld Anforderung Vorerkrankungsmitteilung Vorerkrankungszeiten Höhe der Entgeltersatzleistung Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen ( 23c SGB IV) Zusatzdaten für die Berechnung des Übergangsgeldes bei Leistungen zur Teilhabe Zusatzdaten für die Berechnung der Entgeltersatzleistungen für Seeleute Zusatzdaten für die Berechnung der Entgeltersatzleistungen bei Bezug von Transfer-Kurzarbeitergeld Kombination Grund / Baustein: Je nach Meldegrund werden unterschiedliche Bausteine zur Bearbeitung angezeigt. Einige Bausteine müssen bei einem bestimmten Meldegrund vorhanden sein, manche Bausteine können unter Umständen vorhanden sein. Diese werden zunächst vorbelegt, wenn keine Daten eingegeben werden, werden diese Bausteine beim Versenden der Meldung aus dem Datensatz entfernt. J = Datenbaustein muss vorhanden sein m = Datenbaustein darf nur bei entsprechenden Sachverhalten vorhanden sein DSLW J J J J J J J J J J J J DBNA J J J J J J J J J J J J DBAN J J J J J J J J J J J J DBAL J J - J J J J J J J - - DBAE J J m J J J J J J J - - DBZA m - m m m m m m - m - - DBZE - J J DBAW m m m m m m m m m m - - DBFR - J J DBUN J J J DBMU - - J DBAV J DBBE J DBLT J J - J - J - - DBSF m - m m m m m m - m - - DBTK m m - m - - m - m m - - ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 22 von 26

23 Von einigen Feldern hängen weitere Inhalte ab. Bei einer Änderung werden Sie aufgefordert, die Inhalte über den Überprüfen-Button zu aktualisieren. Bitte nutzen Sie beim Erstellen einer Meldung auch die Feldhilfe: 8.2 Sofortmeldung Legen Sie im Personalstamm mindestens die Grunddaten und die Sozialversicherung an, bevor Sie die Sofortmeldung erstellen. Als AU-Datum / Stichtag geben Sie das Eintrittsdatum an. ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 23 von 26

24 Die relevanten Werte werden zum Stichtag aus dem Personalstamm übernommen. Diese Werte können Sie (vorerst) überschreiben. Vorbelegt wird das Eintrittsdatum als Zeitraum Beginn der Sofortmeldung. ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 24 von 26

25 8.3 Vorabbescheinigung im Zahlstellenmeldeverfahren Legen Sie im Personalstamm mindestens die Grunddaten und die Sozialversicherung an, bevor Sie die Vorabbescheinigung im Zahlstellenmeldeverfahren erstellen. Als AU-Datum / Stichtag geben Sie den Beginn des Versorgungsbezugs bzw. das Eintrittsdatum an. Die relevanten Werte werden zum Stichtag aus dem Personalstamm übernommen. ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 25 von 26

26 Diese Werte können Sie (vorerst) überschreiben. Vorbelegt wird der eingegebene Stichtag als Zeitraum Beginn des Versorgungsbezugs. ACCURAT HCM-Payroll Wartung Release Seite 26 von 26