ELENA Versenden und Abholung der ELENA-Versendeprotokolle mit der Classic Line

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1 ELENA Versenden und Abholung der ELENA-Versendeprotokolle mit der Classic Line 2010 Sage Software GmbH Emil-von-Behring-Strasse Frankfurt / Main Stand: Alle Rechte vorbehalten. Ohne schriftliche Genehmigung ist es nicht gestattet, diese Unterlagen oder Teile daraus mit Hilfe irgendeines Verfahrens zu kopieren oder zu vervielfältigen oder in Maschinensprache zu übertragen. Änderungen vorbehalten. Die Beschreibung der Neuerungen und Leistungserweiterungen stellen keine Beschaffenheitsangaben des Produkts oder zugesicherten Eigenschaften dar.

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Vorbereitende Maßnahmen für den Upload der ELENA-Meldungen Dakota.ag Zertifikat Dakota Ablage des Zertifikats Einrichtung der Abrechnungsstelle Zuordnung des Zertifikates von Dakota in der Classic Line Menüführung für ELENA Meldungen erstellen / versenden Meldungen versenden Versendung wiederholen Verarbeitungsprotokolle anfordern Verarbeitungsprotokolle anfordern von Sendungen per Dakota.ag Verarbeitungsprotokolle anfordern von Sendungen aus der Classic Line Verarbeitungsprotokolle für den MVDS Fehlerfreier MVDS Nicht fehlerfreier MVDS Verarbeitungsprotokolle für den DSVV Fehlerfreier DSVV Nicht fehlerfreier DSVV Verarbeitungsprotokolle drucken Übersichtsprotokoll drucken Dateinamen für ELENA Aufbewahrung der Daten bei der ZSS Sage Software GmbH Seite 2 von 14

3 1 Einführung Von jedem Arbeitgeber ist ab für jeden Beschäftigten, Beamten, Soldaten und Richter monatlich eine Meldung an die ZSS zu erstatten. Eine Beschäftigung ist eine nichtselbständige Arbeit in einem Arbeits- oder Beamtenverhältnis. Die Daten sind gleichzeitig mit der Entgeltabrechnung pro Kalendermonat zu melden. Für jeden Mitarbeiter wird ein Datensatz mit unterschiedlichen Datenbausteinen erzeugt. Datensätze und Protokolle sind aufzubewahren. Hierzu wurde im Webcast am ausführlich berichtet. 2 Vorbereitende Maßnahmen für den Upload der ELENA-Meldungen 2.1 Dakota.ag Dakota.ag ist ein Programm zur Unterstützung der gesicherten Internet-Kommunikation zwischen Arbeitgebern und den gesetzlichen Krankenkassen. Der Name dakota bezeichnet eine Produktfamilie der ITSG GmbH und steht als Synonym für Datenaustausch und Kommunikation auf der Basis Technischer Anlagen. Bitte informieren Sie sich auch im Handbuch für Dakota. Das Handbuch befindet sich auf der Installations- CD im Ordner ADDONS\Dakota. Auch auf der Web-Seite von Dakota.ag finden sie Informationen Zertifikat Dakota Für die Nutzung von Dakota wird ein Zertifikat benötigt. Nach der Erzeugung des privaten Schlüssels sendet der Kommmunikationsteilnehmer seine Zertifizierungsanfrage in elektronischer Form als an das Trust Center. Parallel hierzu wird wie bisher ein Zertifizierungsantrag in schriftlicher Form gestellt, der die wesentlichen Daten des Antragstellers und seine Zertifizierungsanforderung enthält. Das Trust Center prüft den Antrag und zertifiziert nach erfolgreicher Prüfung den öffentlichen Schlüssel des Kommmunikationsteilnehmers. Das so entstandene Zertifikat des Kommmunikationsteilnehmers wird ebenfalls per zurückgesendet. Bis zur Dakota Version 4.9 wird das -Verfahren verwendet. Das bedeutet, die Meldungen werden als über einen -Client oder per SMTP versendet. Im -Verfahren wird das PEM-Zertifikat und das PKCS#7-Zertifikat unterstützt. Der Kommunikationsserver unterstützt ausschließlich das PKCS#7-Format nach der Security-Schnittstelle für den Datenaustausch im Gesundheitswesen. Mit den Zertifikaten wird die Verschlüsselung der Daten vorgenommen. Bitte beachten: Die in diesem Dokument genutzte Betriebsnummer ist ein fiktive Betriebsnummer und kann nicht verwendet werden. Sage Software GmbH Seite 3 von 14

4 2.3 Ablage des Zertifikats Mit dem Einlesen des Zertifikats werden folgende Ordner erstellt: C:\Dakotaag\System\Zert[laufende Nummer] für das PEM - Zertifikat C:\Dakotaag\System\ZERT[laufende Nummer] für PKCS#7-Zertifikat. Sage Software GmbH Seite 4 von 14

5 Sollte die Dateinamens-Endung.p12 nicht sichtbar sein: Start des Windowsexplorer z.b. mit der Windows-Taste (zwischen Strg und Alt links neben der Leer-Taste) und der Taste-E (werden diese Tasten gleichzeitig gedrückt öffnet sich der Windows-Explorer). In den erweiterten Einstellung die Sichtbarkeit von Dateien Erweiterungen bei bekannten Dateitypen empfohlen aktivieren, in dem das Häkchen nicht gesetzt ist. Sage Software GmbH Seite 5 von 14

6 2.4 Einrichtung der Abrechnungsstelle Unter <Lohn & Gehalt/ Allgemeingültige Stammdaten/ Abrechnungsstellen> können Sie neben Betriebsstätten auch Abrechnungsstellen anlegen, die für die Erstellung und den Versand der Meldungen an die Krankenkassen, die Rentenanstalten und die ZSS genutzt wird. Auch der Eintrag des Sachbearbeiters sollte mit dem Namen und der Telefonnummer gepflegt werden, der im Falle für Rückfragen Auskunft geben kann. Diese Angaben werden in allen Meldungen übermittelt. Sage Software GmbH Seite 6 von 14

7 2.5 Zuordnung des Zertifikates von Dakota in der Classic Line Um den Versand über den Kommunikationsserver zu ermöglichen, muss das Zertifikat von Dakota zugeordnet werden. Dazu navigieren Sie sich im Feld 04 und Feld 05 bis zu den obengenannten Ordnern des gültigen Zertifikats und markieren die.p12 Datei. Die Angabe eines abgelaufenen Zertifikats in Feld 05 ist nur nötig, wenn das abgelaufene Zertifikat ebenfalls ein PKCS#7-Zertifikat ist. Wenn Sie noch kein abgelaufenes PKCS#7-Zertifikat haben, kann das Feld 05 leer bleiben. Sage Software GmbH Seite 7 von 14

8 3 Menüführung für ELENA 3.1 Meldungen erstellen / versenden Erstellung der monatlichen Meldungen für den sofortigen Versand über <Lohn & Gehalt/ Abrechnungslisten/ Elena/ Meldungen erstellen/versenden>. Auswahl der Versandart, der Abrechnungsstelle und des Datenlieferers vornehmen. Für den Kommunikationsserver den Port 443 freischalten. Bitte setzen Sie sich mit dem Systemadministrator in Verbindung, der das System betreut. Den Datenlieferer, der für Elster angelegt wurde, auswählen Sie finden ebenfalls Informationen zu System-Meldungen unter: Sage Software GmbH Seite 8 von 14

9 3.2 Meldungen versenden Alle zuvor unter <Meldungen erstellen / versenden> für einen oder mehrere Mandanten erzeugten Daten können an dieser Stelle versendet werden. Wählen Sie die Abrechnungsstelle, den Mandanten und den Datenlieferer aus Bei der Auswahl im Feld 21 werden nur Mandanten angezeigt, für die Meldungen vorhanden sind. Wenn keine Meldungen vorhanden sind, werden die Mandanten mit leer ausgewiesen. Den Datenlieferer, der für Elster angelegt wurde, auswählen 3.3 Versendung wiederholen Wenn Daten nochmals versendet werden sollen: Wählen Sie den Mandanten aus und geben Sie die Nummer der Datenlieferung, welche nochmals versendet werden soll, manuell ein. Es wird immer die zuletzt versendete Dateinummer vorgeschlagen. Den Mandanten auswählen und den Datenlieferer eintragen. Den Datenlieferer, der für Elster angelegt wurde, auswählen Sage Software GmbH Seite 9 von 14

10 3.4 Verarbeitungsprotokolle anfordern Für alle versendeten Datenlieferungen werden die Protokolle angefordert. Die Anforderung der Protokolle ist erforderlich und darf nicht versäumt werden. Geben Sie die Abrechnungsstelle an, die die Daten versendet hat. Verarbeitungsprotokolle werden für den MVDS und für den DSVV angefordert Verarbeitungsprotokolle anfordern von Sendungen per Dakota.ag Beim Versand im Verfahren werden für die ELENA-Meldungen an die ZSS per Antworten mit einer 6-stelligen numerischen Ticketnummer an den Ersteller gesendet. Diese Ticketnummer muss manuell in die Classic Line eingetragen werden. Bei Bestätigung der Ticketnummer wird die Abrechnungsstelle erkannt. Der Ersteller ist derjenige, der die Erstellung der Daten in der Classic Line, die Verschlüsselung und den Versand in Dakota vornimmt. Wichtig: Der Ersteller aus der Abrechnungsstelle muss identisch sein mit dem Inhaber des Zertifikats in Dakota. Nach Eingabe der Ticketnummer. Sage Software GmbH Seite 10 von 14

11 Den Datenlieferer, der für Elster angelegt wurde, auswählen Verarbeitungsprotokolle anfordern von Sendungen aus der Classic Line Nach Eingabe der Abrechnungsstelle erkennt die Classic Line, für welchen Mandanten offene Tickets vorhanden sind und zeigt diese an. Wurden diese bereits von der ZSS verarbeitet, steht ein Protokoll zur Verfügung und zur Abholung bereit. Die Classic Line erkennt die Sendungen für jeden Mandanten, für die Datenart und die lfd. Nummer der Datenlieferung. Den Datenlieferer, der für Elster angelegt wurde, auswählen Verarbeitungsprotokolle für den MVDS Der MVDS beinhaltet z.bsp. die Angaben zum Arbeitgeber, Angaben zum Arbeitnehmer und Abrechnungsdaten des Arbeitnehmers. Jede Sendung erhält eine Ticketnummer. Auch Protokolle für nicht fehlerfreie Datensendungen müssen abgefordert werden Fehlerfreier MVDS Bei einer fehlerfreien Datenlieferung, werden diese erfolgreich im System der ZSS aufgenommen und können verarbeitet werden. Sage Software GmbH Seite 11 von 14

12 Nicht fehlerfreier MVDS Bei einer fehlerhaften Datenlieferung, werden die gelieferte Sendung mit dem Fehler / den Fehlern an den Ersteller zurückgesendet. Im Protokoll werden die Fehler dargestellt müssen bereinigt werden. Nach Korrektur der Daten wird der MVDS neu erzeugt und kann erneut versendet werden. Wichtig: Daten, die wegen fehlerhafter Datenlieferung, nicht angenommen wurden, können nicht storniert werden Verarbeitungsprotokolle für den DSVV Der DSVV fordert bei der ZSS eine Verfahrensnummer für Beamte, Soldaten und Richter an Fehlerfreier DSVV Wird der Beschäftigte als Beamter bei der ZSS erkannt, wird die Verfahrensnummer = (die Beamten-SV- Nummer ) zurück gesendet und kann im Personalstamm, Register SV-Daten eingelesen werden. Wurde bereits die SV-Beamten-Nummer manuell eingegeben, erfolgt ein Hinweis und die bestehende Nummer wird im Feld SV-Versicherungsnummer nicht überschrieben. Diese sollte mit bereits manuell eingetragenen SV-Nummer verglichen werden Nicht fehlerfreier DSVV Ein fehlerhafter DSVV liegt u.a. vor, wenn der Beschäftigte nicht als Beamter bei der ZSS erkannt wurde oder die Angaben zu dem Beschäftigten nicht mit den Angaben bei der ZSS übereinstimmen. Dies kann z,bsp. die Adresse, der Geburtsort sein. 3.5 Verarbeitungsprotokolle drucken Wenn ein Protokoll versehentlich nicht gedruckt wurde, kann dies an dieser Stelle nachgeholt werden. Eingabe der Abrechnungsstelle und bestätigen. Sage Software GmbH Seite 12 von 14

13 Sind keine Protokolle vorhanden: 3.6 Übersichtsprotokoll drucken Im Übersichtsprotokoll wird für alle Mitarbeiter dargestellt wann und mit welcher lfd. Nummer ein MVDS oder DSVV erstellt und versendet wurde. Folgende Kennzeichen stehen zur Verfügung: 0 = es sollen alle Meldungen angezeigt werden 1 = nicht mit der Classic Line versendet 2 = noch nicht verschickt 3 = mit der Classic Line verschickt 3.7 Dateinamen für ELENA Für den Versand des MVDS werden Dateien mit dem Namen EENA erzeugt und für den Versand von Meldungen zur Beantragung einer SV-Beamten-Nummer werden Dateien mit dem Namen EENR und einer lfd. Nummer erzeugt. Sage Software GmbH Seite 13 von 14

14 4 Aufbewahrung der Daten bei der ZSS Über die Aufbewahrung der Daten und Protokolle wurde im Webcast vom umfassend informiert. Alle Sendedaten müssen 24 Monate aufbewahrt werden. Gibt es ein gerichtliches Verwaltungs-Verfahren dürfen die Sendedaten des betroffenen Mitarbeiters auch nach Ablauf von 24 Monaten nicht gelöscht werden. Dieses gilt für die Sendedaten in der Classic Line und für die Sendedaten auf dem ZSS-Server. Wenn für einen Mitarbeiter die Daten bei der ZSS erhalten bleiben sollen, ist folgendes Vorgehen bei jeder Sendung zu wiederholen bis das Verfahren beendet oder eingestellt wird. Mitarbeiter, deren Daten nicht gelöscht werden sollen, hinzufügen Auf das Plus-Icon und mit F2 die Mitarbeiter selektieren und bestätigen. Mitarbeiter, die zuvor hinzugefügt wurden, können markiert und mit dem Lösch-Icon wieder gelöscht werden. Sage Software GmbH Seite 14 von 14