Dienstanweisung AAG-Meldeverfahren

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1 Dienstanweisung AAG-Meldeverfahren (U2-Verfahren bei Mutterschaft) Stand April 2013 Verfasser: Frau Schaar Stand: Seite 1 von 37 Vordr.-Nr.:BTD034

2 Inhaltsverzeichnis 1 Vorbemerkung Rechtliche Grundlagen Zuständigkeitsregelung Allgemeines Herkömmliche Bearbeitung Beschäftigungsverbot Kompletter Arbeitsausfall Teilweiser Arbeitsausfall Mutterschutz Onlinebehörden/Komplettbearbeitung Meldeablauf in KIDICAP Ablauf der Meldungserstellung Monatliche Meldungserstellung Meldeinhalt Erfassungen in KIDICAP Allgemeines Steuerung der Meldungserstellung Bankverbindung und Verwendungszweck Meldungserstellung für Beschäftigungsverbot (Meldegrund 02) Beispiel für Individuelles Beschäftigungsverbot mit komplettem Arbeitsausfall Beispiel für Generelles Beschäftigungsverbot mit teilweisem Arbeitsausfall Meldungserstellung für Mutterschutz (Meldegrund 03) Beispiel für Mutterschutz mit maschineller Berechnung Beispiel für Mutterschutz mit manueller Berechnung AAG-Rückrechnungszeitraum Anzeige von erzeugten Meldungen Report AAG-AM Vorgehensweise für Mitarbeiter des BADV Vorgehensweise bei Onlinebearbeitung: Report AAG-PF Informationen zum DSER Informationen zum DBBT Informationen zum DBZU Informationen zum DBBV Stand: Seite 2 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

3 Inhaltsverzeichnis 8 Stornomeldungen Fehlerkonstellationen Erstattungsantrag wird nicht maschinell erstellt Abgewiesene Erstattungsanträge AAG-Bausteine und KIDICAP-Felder Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen (DSER) Beschäftigungsverbot (DBBT) Mutterschutz (DBZU) Bankverbindung (DBBV) Anlage Formular 3985 Anordnung Beschäftigungsverbot/Mutterschutz.. 37 Stand: Seite 3 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

4 Vorbemerkung / Rechtliche Grundlagen 1 Vorbemerkung Diese Dienstanweisung behandelt die verfahrenstechnische Umsetzung des maschinellen AAG-Meldeverfahrens (U2-Verfahren bei Mutterschaft) in KIDICAP. Die DA ersetzt den Leitfaden zum AAG (U2-Verfahren bei Mutterschaft) Version Der Leitfaden und weitere bislang veröffentliche Informationen zum Thema bleiben zur Dokumentation für eine Übergangszeit im DZ-Portal eingestellt. Informationen zur Berechnung von Mutterschutz und Beschäftigungsverbot sind der DA Zuschuss zum Mutterschaftsgeld/Ausgleichszulage bei Beschäftigungsverboten zu entnehmen. Informationen zum U1-Verfahren bei Entgeltfortzahlung werden gesondert veröffentlicht. Die AAG-Meldungserstellung ist ab AM 08/2012 freigegeben. Eine rückwirkende Meldungserstellung vor dem Freigabemonat ist grundsätzlich nicht vorgesehen. 2 Rechtliche Grundlagen 1 Abs. 2 Aufwendungsausgleichgesetz (AAG) Gemeinsame Rundschreiben der Spitzenverbände der Krankenkassen zum Gesetz über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen vom 21. Dezember 2005 und 13. Februar Fachthemen Rundschreiben 2005 und 2006 Datensatzbeschreibungen für Anträge auf Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz Die rechtlichen Grundlagen sind im Internet veröffentlicht und können ausgedruckt sowie auf dem Arbeitsplatzrechner gespeichert werden. Das BADV übernimmt keine Verantwortung für die Inhalte von Internetseiten, die über externe Links erreicht werden. Stand: Seite 4 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

5 Zuständigkeitsregelung 3 Zuständigkeitsregelung 3.1. Allgemeines Erstattungsanträge sind mittels der Abrechnungssoftware KIDICAP auszulösen. Die Verwendung von sv.net ist nicht mehr zulässig, auch nicht für künftige Korrekturmeldungen (siehe Punkt 8). Über KIDICAP sind nur Erstattungsanträge mit Endabrechnung zu stellen. Erstattungsanträge mit Zwischenabrechnung sind nicht erlaubt. Das bedeutet, erst nach Ende einer Mutterschutzfrist oder eines Beschäftigungsverbotes ist ein Erstattungsantrag zu stellen. Somit ist die Meldungserstellung für AAG zu Beginn einer Unterbrechung immer zu verhindern. Hinweis: Ein Erstattungsantrag muss nicht sofort nach Beendigung der Mutterschutzfrist oder des Beschäftigungsverbotes gestellt werden, sondern kann auch zu einem späteren Zeitpunkt angewiesen werden. Diese Verfahrensweise empfiehlt sich, wenn der Erstattungsbetrag noch nicht feststeht, beispielsweise durch eine Tarifanpassung. In diesem Fall ist es sinnvoller den Erstattungsantrag erst nach der Tarifanpassung in KIDICAP anzuordnen. Für die Eingabe in KIDICAP ist dazu Punkt 6 dieser Dienstanweisung zu beachten Herkömmliche Bearbeitung Bei herkömmlicher Bearbeitung sind die erforderlichen Daten zur Erfassung von Mutterschutz und Beschäftigungsverbot über das neue Formular 3985 Anordnung Beschäftigungsverbot/Mutterschutz anzuordnen (vgl. DA KIDICAP). Ein Muster von dem neuen Formular ist im Anhang zu finden. Hinweis zum ZÜV-Verfahren Durch die maschinelle AAG-Meldungserstellung ergeben sich keine Änderungen bei den Zuständigkeiten im ZÜV-Verfahren. Nachweis der Erstattungsbeträge Nach der monatlichen AAG-Meldungserstellung erhält die personalverwaltende Stelle von Ihrem zuständigen Bezügebearbeiter eine Excel-Datei mit den gemeldeten Daten (Vgl. Punkt 7.1 Report AAG-AM). Stand: Seite 5 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

6 Zuständigkeitsregelung Beschäftigungsverbot Kompletter Arbeitsausfall Grundsätzlich sind zu Beginn eines kompletten Beschäftigungsverbotes folgende Daten zur Erfassung anzuordnen: Beginn der Unterbrechung Unterbrechungsgrund 40 (Beschäftigungsverbot) Art des Beschäftigungsverbotes 1 Individuelles Beschäftigungsverbot (ärztliches Attest liegt vor) oder 2 Generelles Beschäftigungsverbot Letzter Arbeitstag Hier ist der letzte Arbeitstag anzugeben, bevor die schwangere Arbeitnehmerin einem Beschäftigungsverbot unterliegt. Mutmaß. Geburtstermin AAG-Meldungserstellung verhindern Bei Beendigung des Beschäftigungsverbotes sind folgende Daten zur Erfassung anzuordnen: Ende der Unterbrechung erstattungsfähiges (Monats-) Bruttoarbeitsentgelt monatlich erstattungsfähige ZV-Anteile Tageweise Anpassung Das erstattungsfähige (Monats-) Bruttoarbeitsentgelt sowie die monatlich erstattungsfähigen ZV-Anteile werden bei Teilmonaten tagesgenau auf die Tage der Unterbrechung gekürzt. ZÜV-Kassenzeichen Pro Erstattungsantrag ist ein eigenes ZÜV-Kassenzeichen anzugeben. AAG-Meldungserstellung mit Endabrechnung auslösen Teilweiser Arbeitsausfall Grundsätzlich sind zu Beginn eines Beschäftigungsverbotes mit teilweisem Arbeitsausfall folgende Daten zur Erfassung anzuordnen: Beginn der Unterbrechung Unterbrechungsgrund 40 (Beschäftigungsverbot) Art des Beschäftigungsverbotes 3 Teilweise individuelles Beschäftigungsverbot (ärztliches Attest liegt vor) oder 4 Teilweise generelles Beschäftigungsverbot Letzter Arbeitstag Hier ist der letzte Arbeitstag anzugeben, bevor die schwangere Arbeitnehmerin einem Beschäftigungsverbot unterliegt. Stand: Seite 6 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

7 Zuständigkeitsregelung Mutmaß. Geburtstermin AAG-Meldungserstellung verhindern Ausgleichszulage (Zulage 6034/6035 siehe DA Zuschuss zum Mutterschaftsgeld/Ausgleichzulage bei Beschäftigungsverbot ) Bei Beendigung des teilweisen Beschäftigungsverbotes sind folgende Daten zur Erfassung anzuordnen: Ende der Unterbrechung getrennt je Monat (falls abweichend): - Erstattungsfähiges Bruttoarbeitsentgelt (i.d.r. ist dies der Betrag der Ausgleichszulage) - Erstattungsfähige ZV-Anteile ZÜV-Kassenzeichen Pro Erstattungsantrag ist ein eigenes ZÜV-Kassenzeichen anzugeben. AAG-Meldungserstellung mit Endabrechnung auslösen Stand: Seite 7 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

8 Zuständigkeitsregelung Mutterschutz Grundsätzlich sind zu Beginn des Mutterschutzes folgende Daten zur Erfassung anzuordnen: Beginn der Unterbrechung Unterbrechungsgrund 03 (Mutterschutz) Letzter bezahlter Arbeitstag Hier ist der letzte bezahlte Kalendertag vor Beginn des Mutterschutzes anzugeben. AAG-Meldungserstellung verhindern Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld: Es ist anzugeben, ob eine maschinelle oder manuelle Berechnung des Zuschusses für Mutterschaftsgeld über KIDICAP erfolgen soll. Hinweis: In einigen Fällen kann der Zuschuss nicht maschinell berechnet werden (siehe DA Zuschuss zum Mutterschaftsgeld/Ausgleichzulage bei Beschäftigungsverbot ). Bei manueller Berechnung sind zusätzlich folgende Daten zu berechnen und zur Erfassung anzuordnen: - der manuelle Zuschuss pro Tag - das (monatliche) Bruttoarbeitsentgelt - das (monatliche) Nettoarbeitsentgelt - das kalendertägliche Nettoarbeitsentgelt Mutmaßlicher Geburtstermin Bei Beendigung des Mutterschutzes sind folgende Daten zur Erfassung anzuordnen: Ende der Unterbrechung Tatsächlicher Geburtstermin Geburtsart (Normalgeburt, Frühgeburt, Mehrlingsgeburt oder Todgeburt) ZÜV-Kassenzeichen Pro Erstattungsantrag ist ein eigenes ZÜV-Kassenzeichen anzugeben. AAG-Meldungserstellung mit Endabrechnung auslösen 3.3. Onlinebehörden/Komplettbearbeitung Die unter Punkt 3.2 genannten Daten sind zu ermitteln (ggf. in Abstimmung mit der personalverwaltenden Stelle) und zu erfassen. Stand: Seite 8 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

9 Meldeablauf in KIDICAP 4 Meldeablauf in KIDICAP 4.1. Ablauf der Meldungserstellung Nach der Monatsabrechnung in KIDICAP erfolgt die Meldungserstellung, wenn diese nicht verhindert ist. Dabei werden z. B. Personendaten auf Plausibilität und Vollständigkeit für die Meldungserstellung geprüft. Sind die Daten nicht plausibel oder unvollständig, wird keine Meldung erstellt. Das ist z. B. der Fall, wenn bei einer manuellen Berechnung des Mutterschaftsgeldes der manuelle Zuschuss pro Tag nicht erfasst wurde. Für die plausiblen Daten werden entsprechende Meldungen erstellt, die im Wege des elektronischen Datenaustausches an die Datenannahmestellen der Krankenkassen übermittelt werden. Die Datenannahmestellen prüfen die eingegangenen Meldungen auf Fehler. Als fehlerhaft erkannte Meldungen werden abgewiesen und an das BADV zurückgeschickt. Die Datenannahmestellen leiten die fehlerfreien Meldungen an die zuständigen Krankenkassen weiter. Die Krankenkassen überweisen im Anschluss den gemeldeten Erstattungsbetrag an die Bundeskasse Trier. Erfassung Personendaten mit Meldungserstellung E Nach Abrechnung Meldungserstellung mit Plausibilitätsprüfung plausible Daten nicht plausible Daten Meldung wird erstellt Versand an Datenannahmestellen Fehlerprüfung Übernahme in AAG Report keine Meldung Fehlerprotokoll (vgl. Punkt 9.1) Übernahme in Importprotokoll (vgl. Punkt 9.2) fehlerfreie Meldung fehlerhafte Meldung Weiterleitung an zuständige Krankenkasse zurück an Meldestelle BADV Überweisung an die Bundeskasse Stand: Seite 9 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

10 Meldungen in KIDICAP 4.2. Monatliche Meldungserstellung Nach dem Erfassungsende eines jeden Abrechnungsmonats prüft KIDICAP die Eingaben auf folgende Meldungsvoraussetzungen: der Personalfall ist U2-umlagepflichtig, ein Ende einer Unterbrechung für Mutterschutz oder Beschäftigungsverbot wurde erfasst, die Meldungserstellung beim Personalfall ist nicht verhindert. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, erstellt KIDICAP für den gesamten Zeitraum der Mutterschutzfrist bzw. des Beschäftigungsverbotes die Erstattungsanträge. Dabei wird für jeden betroffenen Monat der Unterbrechung je ein Antrag erzeugt Meldeinhalt Im maschinellen AAG-Meldeverfahren werden die aus KIDICAP heraus erzeugten Meldungen an die Datenannahmestellen der Krankenkassen auf elektronischem Weg in Form von Meldesätzen übermittelt. Die Meldesätze werden unter Beachtung der einschlägigen Bestimmungen erzeugt. Details zum Aufbau der Meldesätze und deren Feldbeschreibungen entnehmen Sie bitte der "Datensatzbeschreibung für Anträge auf Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG)". Für die Krankenkassen sind insbesondere von Bedeutung der Datensatz DSER (Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen), Datenbaustein DBBT (Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen Beschäftigungsverbot), Datenbaustein DBZU (Erstattung des Arbeitgeberzuschusses Mutterschaft), Datenbaustein DBBV (Bankverbindung). Der Datensatz DSER enthält allgemeine Steuerungs- und Identifikationsdaten. Die Datenbausteine DBBT, DBZU und DBBV enthalten die von den Arbeitgebern zu meldenden Daten für den Erstattungsantrag. Diese notwendigen Angaben werden aus den Berechnungsergebnissen, den Personendaten sowie den Benutzerdaten ermittelt. Die wesentlichen in den Meldesätzen übermittelten Angaben werden im Report AAG-PF ausgewiesen (Vgl. Punkt 7.2). Stand: Seite 10 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

11 Erfassungen in KIDICAP 5 Erfassungen in KIDICAP 5.1. Allgemeines Steuerung der Meldungserstellung Mit dem Feld Meldungserstellung in ERF43 und ERF44 wird die Auslösung der Erstattungsanträge gesteuert. Ausprägung Inhalt/Bedeutung N Meldungserstellung wird verhindert E Meldungserstellung nach Endabrechnung Andere Ausprägungen sind unzulässig und werden über eine Onlineplausi verhindert. Bei Neuanlage einer Unterbrechung ist das Feld Meldungserstellung zunächst immer auf N/ Verhindern zusetzen. Erst nach Beendigung der Unterbrechung, wenn auch ein Erstattungsantrag gestellt werden soll, ist die Meldungserstellung freizugeben, indem die Ausprägung auf E/ Endabrechnung gesetzt wird. Nach der Abrechnung erfolgt dann automatisch die Meldungserstellung. Hinweis: Die Meldungserstellung muss nicht sofort bei Beendigung der Unterbrechung freigegeben werden. Eine Freigabe der Meldungserstellung kann nach Unterbrechungsende jederzeit innerhalb der Historik nachträglich ausgelöst werden. Erfolgt die Freigabe nachträglich, so ist in ERF40 der AAG-Rückrechnungsmonat (AAG-RR-Monat) zu setzen (vgl. Punkt 6) Bankverbindung und Verwendungszweck Die für den DBBV (Datenbaustein Bankverbindung) benötigte Bankverbindung (als Bankverbindung ist die Bundeskasse Trier vorbelegt) und der allgemeine Verwendungszweck, bestehend aus Kundennummer und Personalnummer, wurden bereits in den Benutzerdaten von KIDICAP vorbelegt und müssen nicht erfasst werden. Als erweiterten Verwendungszweck ist vom Bearbeiter in ERF44 und in ERF45 immer das ZÜV-Kassenzeichen anzugeben. Diese Angabe ist in dem Feld Freitext wie folgt zu erfassen: ZÜV[12stelliges Kassenzeichen]. Stand: Seite 11 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

12 Erfassungen in KIDICAP Beispiel: Andere Erfassungen im Feld Freitext sind nicht zulässig Meldungserstellung für Beschäftigungsverbot (Meldegrund 02) Die Erfassungsfelder für die Meldungserstellung für ein Beschäftigungsverbot werden über ERF44 aufgerufen. Mit dem Unterbrechungsgrund 40 (Beschäftigungsverbot) kann eine maschinelle Meldungserstellung mit dem Meldegrund 02 ausgelöst werden. Im Dauersatz sind folgende Erfassungen für eine AAG-Meldungserstellung notwendig: Beginn Ende Art des Beschäftigungsverbotes 1 Individuelles Beschäftigungsverbot (ärztliches Attest liegt vor) oder 2 Generelles Beschäftigungsverbot 3 Teilweise individuelles Beschäftigungsverbot (ärztliches Attest liegt vor) oder 4 Teilweise generelles Beschäftigungsverbot Letzter Arbeitstag Meldungserstellung (siehe Punkt 5.1.1) Freitext (Hier ist das ZÜV-Kassenzeichen einzutragen; siehe Punkt 5.1.2) Mutmaß. Geburtstermin Im Detailsatz sind folgende Erfassungen für eine AAG-Meldungserstellung notwendig: Gilt von (wird automatisch durch den Dauersatz gefüllt) Gilt bis (ist nur zu erfassen, wenn ein weiterer Detailsatz folgt) Erstattungsfähiges Brutto-Arbeitsentgelt Bei einem Beschäftigungsverbot mit teilweisem Arbeitsausfall entspricht das Erstattungsfähige Brutto-Arbeitsentgelt in der Regel der Höhe der Ausgleichszulage. Bei einem kompletten Arbeitsausfall ist das erstattungsfähige (Monats-)Brutto- Arbeitsentgelt zu berechnen Tageweise Anpassung Dieses Feld ist nur bei komplettem Arbeitsausfall zu aktivieren. Das erstattungsfähige (Monats-)Brutto-Arbeitsentgelt wird dadurch bei Teilmonaten entsprechend gekürzt. Erstattungsfähige ZV-Anteile Hinweis: Das Feld Kompletter Arbeitsausfall ist nicht zu aktivieren. Bei Aktivierung des Feldes wird das durchschnittliche erstattungsfähige Brutto bei einem kompletten Arbeitsausfall maschi- Stand: Seite 12 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

13 Erfassungen in KIDICAP nell berechnet. Die Berechnung enthält jedoch keine erstattungsfähigen ZV-Anteile. Zudem ist aktuell eine korrekte Berechnung des erstattungsfähigen Bruttos seitens KIDICAP nicht gewährleistet Beispiel für Individuelles Beschäftigungsverbot mit komplettem Arbeitsausfall Das Beschäftigungsverbot wird erstmalig erfasst: Abbildung Anlegen des Stammsatzes Die Meldungserstellung ist zu verhindern. Ende der Unterbrechung und das Feld Freitext müssen nicht sofort gefüllt werden. Stand: Seite 13 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

14 Erfassungen in KIDICAP Abbildung Anlegen des Detailsatzes Im Detailsatz müssen zunächst keine Erfassungen vorgenommen werden. Das Beschäftigungsverbot wird beendet und der Erstattungsantrag freigegeben: Abbildung Beendigung des Stammsatzes Stand: Seite 14 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

15 Erfassungen in KIDICAP Bei Beendigung des Beschäftigungsverbotes und Freigabe des Erstattungsantrages ist das ZÜV-Kassenzeichen anzugeben sowie die Meldungserstellung auf E/Endabrechnung zu setzen. Abbildung Detailsatz Im Detailsatz sind das Erstattungsfähige (Monats-) Bruttoarbeitsentgelt, die erstattungsfähigen ZV-Anteile sowie das Feld Tageweise Anpassung zu erfassen Beispiel für Generelles Beschäftigungsverbot mit teilweisem Arbeitsausfall Das Beschäftigungsverbot wird erstmalig erfasst: Abbildung Anlegen des Stammsatzes Stand: Seite 15 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

16 Erfassungen in KIDICAP Die Meldungserstellung ist zu verhindern. Ende der Unterbrechung und das Feld Freitext müssen nicht sofort gefüllt werden. Abbildung Anlegen des Detailsatzes Im Detailsatz müssen zunächst keine Erfassungen vorgenommen werden. Das Beschäftigungsverbot wird beendet und der Erstattungsantrag freigegeben: Abbildung Beendigung des Stammsatzes Bei Beendigung des Beschäftigungsverbotes und Freigabe des Erstattungsantrages ist das ZÜV-Kassenzeichen anzugeben sowie die Meldungserstellung auf E/Endabrechnung zu setzen. Stand: Seite 16 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

17 Erfassungen in KIDICAP Abbildung Detailsatz Bei einem teilweisen Beschäftigungsverbot muss das Feld Erstattungsfäh. Brutto- Arbeitsentg. erfasst werden. In der Regel ist dies die Höhe der Ausgleichszulage. Werden monatliche Ausgleichszulagen in unterschiedlicher Höhe gezahlt, sind entsprechende Detailsätze anzulegen. Die Ausgleichszulage selbst wird in ERF17 oder ERF39 erfasst. Nähere Informationen zum Anlegen und Anzeigen eines Beschäftigungsverbotes sowie der Zahlung einer Ausgleichszulage sind auch der DA Zuschuss zum Mutterschaftsgeld/Ausgleichszulage bei Beschäftigungsverboten zu entnehmen Meldungserstellung für Mutterschutz (Meldegrund 03) Die Erfassungsfelder für die Meldungserstellung für Mutterschutz werden über ERF43 aufgerufen. Mit dem Unterbrechungsgrund 03 (Mutterschutz) kann eine maschinelle Meldungserstellung mit dem Meldegrund 03 ausgelöst werden. Im Dauersatz stehen drei Reiter zur Verfügung: Allgemein AAG-Meldedaten EEL-Meldedaten (Dieser Reiter wird in einer separaten DA für EEL beschrieben) Stand: Seite 17 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

18 Erfassungen in KIDICAP Im Reiter Allgemein sind folgende Erfassungen für eine AAG-Meldungserstellung notwendig: Beginn Ende Grund (03 Mutterschutz) ZuMuschG-Mkm Es ist anzugeben, ob das Mutterschaftsgeld maschinell oder manuell berechnet werden soll. Mutmaß. Geburtstermin Tatsächlicher Geburtstermin Geburtsart Letzt. Bezahlter Arbeitstag Hier ist der letzte bezahlte Kalendertag vor Beginn des Mutterschutzes anzugeben. Wird von KIDICAP automatisch mit dem Vortag des Unterbrechungsbeginns gefüllt. Sollte diese Angabe nicht stimmen, ist sie abzuändern. Im Reiter AAG-Meldedaten sind folgende Erfassungen für eine AAG-Meldung notwendig: Meldungserstellung (vgl. Punkt 5.1.1) Freitext (Hier ist das ZÜV-Kassenzeichen einzutragen; vgl. Punkt 5.1.2) (Monatliches) Bruttoarbeitsentgelt (nur bei manueller Berechnung des Mutterschaftsgeldes) (Monatliches) Nettoarbeitsentgelt (nur bei manueller Berechnung des Mutterschaftsgeldes) Kalendertäg. Nettoarbeitsentgelt (nur bei manueller Berechnung des Mutterschaftsgeldes) Stand: Seite 18 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

19 Erfassungen in KIDICAP Beispiel für Mutterschutz mit maschineller Berechnung Der Mutterschutz wird erstmalig erfasst: Abbildung Anlegen des Stammsatzes Reiter Allgemein Für die maschinelle Berechnung des Mutterschaftsgeldes ist das Merkmal ZuMuschG-Mkm auf J/Ja zu setzen. Abbildung Anlegen des Stammsatzes Reiter AAG-Meldedaten Im Reiter AAG-Meldedaten ist die Meldungserstellung zu verhindern. Das Feld Freitext muss nicht sofort gefüllt werden. Stand: Seite 19 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

20 Erfassungen in KIDICAP Abbildung Anlegen des Detailsatz Bei diesem Beispiel müssen keine weiteren Daten im Detailsatz erfasst werden. Der Mutterschutz wird beendet und der Erstattungsantrag soll erstellt werden: Abbildung Beendigung des Stammsatzes Reiter Allgemein Bei Beendigung des Mutterschutzes ist der tatsächliche Geburtstermin anzugeben. Stand: Seite 20 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

21 Erfassungen in KIDICAP Abbildung Beendigung des Stammsatzes - Reiter AAG-Meldedaten Hier ist das ZÜV-Kassenzeichen anzugeben sowie die Meldungserstellung auf E/Endabrechnung zu setzen. Der Detailsatz muss in diesem Fall nicht mehr geändert werden, da er bereits alle notwendigen Angaben enthält Beispiel für Mutterschutz mit manueller Berechnung Der Mutterschutz wird erstmalig erfasst: Abbildung Anlegen des Stammsatzes Reiter Allgemein Für eine manuelle Berechnung des Mutterschaftsgeldes ist das Merkmal ZuMuschG-Mkm auf N/Nein zu setzten. Stand: Seite 21 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

22 Erfassungen in KIDICAP Abbildung Anlegen des Stammsatzes Reiter AAG-Meldedaten Im Reiter AAG-Meldedaten ist die Meldungserstellung zu verhindern. Das Feld Freitext muss nicht sofort gefüllt werden. Bei manueller Berechnung des Mutterschaftsgeldes müssen das monatliche Bruttoarbeitsentgelt, das monatliche Nettoarbeitsentgelt sowie das Kalendertäg. Nettoarbeitsentgelt erfasst werden. Abbildung Anlegen des Detailsatz Im Detailsatz ist der manuelle Zuschuss pro Tag anzugeben. Stand: Seite 22 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

23 Erfassungen in KIDICAP Der Mutterschutz wird beendet und der Erstattungsantrag soll erstellt werden: Abbildung Beendigung Stammsatz - Reiter Allgemein Bei Beendigung des Mutterschutzes ist der tatsächliche Geburtstermin anzugeben. Beendigung des Stammsatz - Reiter AAG-Meldedaten Hier ist das ZÜV-Kassenzeichen anzugeben sowie die Meldungserstellung auf E/Endabrechnung zu setzen. Der Detailsatz muss in diesem Fall nicht mehr geändert werden, da er bereits alle notwendigen Angaben enthält. Nähere Informationen zum Anlegen und Anzeigen von Mutterschutz sind auch der DA Zuschuss zum Mutterschaftsgeld/Ausgleichszulage bei Beschäftigungsverboten zu entnehmen. Stand: Seite 23 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

24 AAG-Rückrechnungszeitraum 6 AAG-Rückrechnungszeitraum Wird der Erstattungsantrag nicht in dem Abrechnungsmonat gestellt, in dem auch das Ende der Unterbrechung erfasst wurde, so muss in ERF40 ein Rückrechnungsdatum für den AAG RR-Monat angegeben werden, damit die AAG-Meldung nachträglich erstellt wird. Hinweis: Bei Erfassung eines Datums im Feld AAG RR-Monat werden bis zu diesem Datum alle bereits erzeugten AAG-Meldungen storniert und/oder neu abgegeben. Es wird kein Vergleich durchgeführt, ob sich bestimmte Inhalte geändert haben. Der AAG RR-Monat ist deshalb nur bei Personalfällen zu setzen, bei denen für den betroffenen Rückrechnungszeitraum noch keine AAG-Meldung abgegeben wurde. Andere Rückverarbeitungen über ERF40 haben nur bei Programmfehlern und mit Rücksprache der Verfahrenspflege im BADV zu erfolgen. Stand: Seite 24 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

25 Anzeige von erzeugten Meldungen 7 Anzeige von erzeugten Meldungen Alle erzeugten Erstattungsanträge werden in KIDICAP protokolliert. Es gibt mehrere Möglichkeiten diese anzusehen Report AAG-AM Der Report-AM ist ein Kurzprotokoll über die monatlich erstellten AAG-Meldungen. Der Report-AM ist nach der monatlichen AAG-Meldungserstellung vom Bezügebearbeiter zu erzeugen und an die jeweils zuständige personalverwaltende Stelle zu übermitteln. Die Belange des Datenschutzes sind zu beachten. Wichtiger Hinweis für Mitarbeiter des BADV: Bitte legen Sie auf Ihrer C-Festplatte eine entsprechende Ordnerstruktur an: Arbeitsplatz - Systemplatte (C:) o Users Ordner mit der jeweiligen User-Nummer (in der Regel der Benutzername für KIDICAP) Legen Sie auf dieser Ebene einen Order für AAG an (z.b. AAG 2012) Der "Report pro AM" ist in KIDICAP aufzurufen über das Kurzkommando "aag-am", über den Menübaum (Personalfall - Teilsysteme - Meldewesen - SV - AAG - Report pro AM) sowie über die Menüleiste (Personalfall - Teilsysteme - Meldewesen - SV - AAG - Report pro AM). Stand: Seite 25 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

26 Anzeige von erzeugten Meldungen Der Report umfasst folgende Selektionskriterien: Erstellungsmonat (Pflichtfeld) Arbeitgeber-Nummer (optionale Angabe, wenn Report nur für einen bestimmten Arbeitgeber erstellt werden soll) Sachbearbeiternummer (das Feld muss nicht gefüllt werden) Ziel Datei (Pflichtfeld; hier ist der Pfad in dem die CSV-Datei gespeichert werden soll anzugeben) Vorgehensweise für Mitarbeiter des BADV Ziel Datei Button mit den 3 Punkten anklicken. In dem Fenster Dateiauswahl ist folgender Speicherpfad anzugeben: - Arbeitsplatz - C $ auf Client (U:) Stand: Seite 26 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

27 Anzeige von erzeugten Meldungen Doppelklick auf den Ordner Users Doppelklick auf den Ordner mit der jeweiligen User-Nummer (in der Regel der Benutzername für KIDICAP). Stand: Seite 27 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

28 Anzeige von erzeugten Meldungen Doppelklick auf den für AAG auf Festplatte C angelegten Ordner - z.b. Order AAG 2012 (Ordnername ist frei wählbar) Im Feld Dateiname kann eine Namensbezeichnung für die CSV-Datei gewählt werden, z.b. AAG_09_2012. Speichern drücken Mit Betätigen des Buttons "Übernehmen" wird als Ergebnis der Selektion eine CSV-Datei erzeugt. Die Anzeige aller in einem Monat abgegebenen Meldungen ist bearbeiterbezogen. Es werden nur Meldungen von Personalfällen in der CSV-Datei angezeigt, auf die der Bearbeiter und seine Vertretung Zugriffsrechte haben. Stand: Seite 28 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

29 Anzeige von erzeugten Meldungen Der Report kann jetzt in dem für AAG angelegten Ordner auf der C-Festplatte geöffnet werden. Der Report ist den personalverwaltenden Stellen zur Verfügung zu stellen. Es ist zu beachten, dass bei einer Versendung per Mail, die Spalten Familienname und Name aus Datenschutzgründen zu löschen sind Vorgehensweise bei Onlinebearbeitung: Es ist vorzugehen wie unter beschrieben, allerdings können Strukturaufbau der C- Festplatte und somit der Speicherpfad in KIDICAP abweichen Report AAG-PF Durch die Funktion "Report pro PF" werden die abgegebenen Meldungen, einschließlich Stornomeldungen, pro Personalfall angezeigt. Der "Report pro PF" kann über das Kurzkommando "aag-pf", über den Menübaum (Personalfall - Teilsysteme - Meldewesen - SV - AAG - Report pro PF) sowie über die Menüleiste (Personalfall - Teilsysteme - Meldewesen - SV - AAG - Report pro PF) aufgerufen werden. Stand: Seite 29 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

30 Anzeige von erzeugten Meldungen Die Selektion enthält folgende Kriterien: Personal-Nr. Nachname Erstattungsmonat (=Verarbeitungsmonat) Es werden die Meldungen angezeigt, die für den selektierten Monat erstellt wurden (inklusive Storno/Neu). Hinweis: Eine Anzeigefunktion aller erstellten Meldungen ist momentan fehlerhaft. Bleibt das Feld leer, werden daher unter Umständen nicht alle bislang erzeugten Meldungen angezeigt. Der Fehler wurde dem Softwarehersteller gemeldet. Bis zur Fehlerbehebung ist die Anzeige der Meldungen nur selektiert nach Monaten zu verwenden. nur stornierte Meldungen Es werden nur Stornomeldungen angezeigt. Für jeden Meldesatz steht ein Report in pdf-format mit den Meldeinformationen des Personalfalles zur Verfügung. Der gewünschte Meldesatz kann mit Doppelklick oder durch Markierung und anschließender Betätigung des Buttons "Drucken" in der Menüleiste geöffnet werden. Der als pdf-datei generierte Report kann im Bedarfsfall ausgedruckt und/oder gespeichert werden. Im erstellten "Report pro PF" werden die wesentlichen Inhalte eines gemeldeten Datensatzes, sortiert nach Datenbausteinen, ausgegeben. Stand: Seite 30 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

31 Anzeige von erzeugten Meldungen Informationen zum DSER Im angezeigten Bereich des Reportes befinden sich die Inhalte aus dem DSER. hier steht das Datum, an dem die Meldung erzeugt wurde. * 1 SV-Versicherungsnummer aus ANZ09 Betriebsnummer Verursacher aus ANZ02 Feld Betrieb setzt sich zusammen aus Kundennummer, Punkt und Personalnummer hier steht die aus der KV- Kasse (ANZ09) hergeleitete Betriebsnummer der Krankenkasse * 2 AAG-Meldegrund (Beschäftigungsverbot = 2; Mutterschutz = 3) * 1 In der Regel werden die Meldungen am nächsten Tag nach dem Erstellungsdatum an die Datenannahmestellen verschickt. Diese leiten die Daten grundsätzlich am gleichen Tag weiter an die zuständige Krankenkasse. Zu welchem Zeitpunkt die Daten letztlich bei der Empfängerkrankenkasse ankommen und verarbeitet werden, ist dem BADV nicht bekannt. * 2 Die Zuordnung der 4stelligen KV-Kasse zur Krankenkassenbetriebsnummer sind der "Kassenliste" aus dem DZ-Portal zu entnehmen. Stand: Seite 31 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

32 Anzeige von erzeugten Meldungen Informationen zum DBBT Im angezeigten Bereich des Reportes befinden sich die wesentlichen Inhalte aus dem DBBT (bei Beschäftigungsverbot). Die Inhalte werden aus der ANZ44 sowie aus den Benutzerdaten der jeweiligen Krankenkasse hergeleitet Informationen zum DBZU Im angezeigten Bereich des Reportes befinden sich die wesentlichen Inhalte aus dem DBZU (bei Mutterschutz). Die Inhalte werden aus der ANZ43 hergeleitet. Stand: Seite 32 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

33 Anzeige von erzeugten Meldungen Informationen zum DBBV Im angezeigten Bereich des Reportes befinden sich die wesentlichen Inhalte aus dem DBBV. Die Inhalte werden aus den Benutzerdaten hergeleitet. Der Verwendungszweck wird hier leider noch nicht angezeigt. Stand: Seite 33 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

34 Stornomeldungen 8 Stornomeldungen Stornierungen sind nur für bereits abgegebene Meldungen möglich. Bei den Stornomeldungen ist zwischen einer Stornierung mit und ohne Neumeldung zu unterscheiden. Stornierungen werden maschinell erkannt und erzeugt. Hinweis: Manuelle Stornierungen sowie Neumeldungen über sv.net sind nicht zulässig! Stornomeldungen sind grundsätzlich zu erzeugen, wenn inhaltlich falsche Daten geliefert wurden. Im Zusammenhang mit AAG betrifft dies u. a. folgende Sachverhalte: Änderung des Erstattungszeitraumes (z. B. Ende wird rückwirkend geändert) Änderung des Erstattungsbetrages (z. B. erstattungsfähiges Brutto wird rückwirkend geändert, Rückrechnungen beim MGZ) Erstattungsantrag wurde fälschlicherweise erstellt (z. B. rückwirkender Krankenkassenwechsel, Stornierung einer Unterbrechung). Durch Veränderungen in Erfassungsfeldern im Zusammenhang mit der Berechnung wird der "niedrigster RR-Monat" in ERF04 gesetzt. Durch Setzen dieses Rückrechnungszeitraumes wird in der Meldungserstellung verglichen, ob sich bestimmte bereits gemeldete Inhalte verändert haben. Wird eine Veränderung festgestellt, werden die Storno-Meldungen und die neu zu erstellenden Meldungen maschinell erkannt und ausgelöst. Ein solcher Vergleich wird allerdings nur durchgeführt, wenn der "niedrigster RR-Monat" in ERF04 gesetzt wurde. Nicht alle rückwirkenden Änderungen führen auch zu einer Stornierung. Relevant für eine Stornierung sind nur melderechtliche Änderungen. Stand: Seite 34 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

35 Fehlerkonstellationen 9 Fehlerkonstellationen 9.1. Erstattungsantrag wird nicht maschinell erstellt Aufgrund unvollständiger oder fehlerhafter Erfassung kann kein maschineller Erstattungsantrag erstellt werden. Wenn ein Erstattungsantrag nicht erstellt wurde, ist in den Anzeigefenstern 43 bzw. 44 das Feld Meldedatum AAG leer und der Personalfall wird nicht im Report AAG-AM gelistet. In diesem Fall sind für den Personalfall alle nötigen Erfassungen in KIDICAP zu überprüfen Zusätzlich erhalten die Bearbeiter ein Protokoll in Excel Format mit den betroffenen Datensätzen. Die angegebenen Fehler aus der Spalte Fehlertext sind zu überprüfen und zu beheben Abgewiesene Erstattungsanträge Unter Umständen werden die Erstattungsanträge von den Krankenkassen wegen fehlerhafter Daten abgewiesen und nicht verarbeitet. Informationen zur Protokollierung der abgewiesenen Meldungen (Importprotokoll) sowie zur Verfahrensweise von Neuabgaben der Anträge werden zu einem späteren Zeitpunkt bekannt gegeben. Hinweis: Bei Rückfragen seitens der Krankenkasse ist das Aktenzeichen Verursacher (= Kunde sowie sechsstellige Personalnummer, Bsp.: ) stets anzugeben. Stand: Seite 35 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

36 AAG-Bausteine und KIDICAP-Felder 10 AAG-Bausteine und KIDICAP-Felder Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen (DSER) Die folgende Tabelle ordnet einige Felder des AAG Bausteins DSER den Feldern der KIDI- CAP Dialoge zu: Feldname AAG Feldbezeichnung KIDICAP Dialog VSNR VERSICHERUNGSNUMMER-SV ERF09b, ANZ09 GEBDA GEBURTSDATUM ERF/ANZ01 BBNRVU AG-BETRIEBS-NR ERF/ANZ02 BBNRKK KASSEN-BETRIEBSNUMMER-NR KV-KASSE, ANZ09 BESCH-SEIT EINTRITT ERF/ANZ01 GE GESCHLECHT ERF/ANZ Beschäftigungsverbot (DBBT) Die folgende Tabelle ordnet einige Felder des AAG Bausteins DBBT den Feldern der KIDI- CAP Dialoge zu: Feldname AAG Feldbezeichnung KIDICAP Dialog LETZTAT LETZTER-ARBEITSTAG ANZ Mutterschutz (DBZU) Die folgende Tabelle ordnet einige Felder des AAG Bausteins DBZU den Feldern der KIDI- CAP Dialoge zu: Feldname AAG Feldbezeichnung KIDICAP Dialog ZUMUG MGZ-ZUSCHUSS ANZ Bankverbindung (DBBV) Feldname AAG Feldbezeichnung KIDICAP Dialog KTO AAG-BANKKONTO Benutzerdaten BLZ AAG-BANKLEITZAHL Benutzerdaten KTO-IHN AAG-KONTOINHABER Benutzerdaten VERW-ZWECK AAG-VERWENDUNGSZWECK Benutzerdaten und Freitext (ANZ43 bzw. ANZ44) Stand: Seite 36 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

37 Anlage Formular Anlage Formular 3985 Anordnung Beschäftigungsverbot/Mutterschutz Stand: Seite 37 von 37 Vordr.-Nr.: BTD034

38 Arbeitgeber / Bezüge anordnende Stelle SchlZ Dienststelle T Personal - Nummer Gesch.- Z. Name, Vorname Bundesamt für zentrale Dienste und offene -Vermögensfragen -Dienstleistungszentrum- Berlin Frankfurt/Oder Bonn Neubrandenburg Lohnrechnungsstelle Datum Bearbeiter/-in Telefon Eingangsstempel Anordnung Beschäftigungsverbot / Mutterschutz 44 Anordnung AAG-Meldungserstellung bei Beschäftigungsverbot Beginn Beschäftigungsverbot Feld Unterbrechung Bezeichnung Beginn Grund. T T M M J J J J 4 0 Art Letzter Arbeitstag Mutmaß. Entbindungstag Meldungserstellung T T M M J J J J T T M M J J J J N Ende Beschäftigungsverbot Unterbrechung Ende T T M M J J J J Erstattungsfäh. Brutto-Arbeitsentg. Tageweise Anpassung Erstattungsfähige ZV-Anteile Ct. Ct. Meldungserstellung Freitext Z Ü V Bemerkung/Begründungen zur AAG-Meldungserstellung bei Beschäftigungsverbot 3985/1 Anordnung Beschäftigungsverbot / Mutterschutz - Z B 4a - (Stand: )

39 43 Anordnung Mutterschutz sowie AAG-/EEL-Meldungserstellung Beginn Mutterschutz Allgemein AAG- Meldedaten Unterbrechung Beginn Grund. T T M M J J J J 0 3 ZuMuschG Mkm Ja Nein Manuelle Zuschussberechnung Mutmaß. Entbindungstag T T M M J J J J Man. Zuschuss pro Tag (Detailsatz) Meldungserstellung N Bruttoarbeitsentgelt Nettoarbeitsentgelt Kalendertäg. Nettoarbeitsentgelt Ct. Ct. Ct. Ct. Freigabe EEL Auslösen der EEL-Meldungserstellung bei Beginn der Mutterschutzfrist Ende Mutterschutz Allgemein Unterbrechung Tatsäch. Geburtstermin Geburtsart Ende T T M M J J J J T T M M J J J J AAG-M. Meldungserstellung Freitext Z Ü V Bemerkung/Begründungen zum Mutterschutz sowie AAG-/EEL-Meldungserstellung Sachlich richtig Rechnerisch richtig (Unterschrift/en) (Unterschrift des/der Anordnungsbefugten) 3985/2 Anordnung Beschäftigungsverbot / Mutterschutz - Z B 4a - (Stand: )