Medea 3 Handbuch. von Rüdiger Lopatta und Jens-Uwe Starke

Medea 3 Handbuch von Rüdiger Lopatta und Jens-Uwe Starke

Medea 3 Handbuch von Rüdiger Lopatta und Jens-Uwe Starke Veröffentlicht 2003 Copyright 2003 ImageWare Components GmbH Alle Rechte an diesem Werk liegen bei der Firma ImageWare Components GmbH, Bonn. Jede Vervielfältigung, Änderung und Weitergabe bedarf der schriftlichen Genehmigung.

Inhaltsverzeichnis Vorwort........................................................................................ vi 1. Einführung.................................................................................. 1 Medea3........................................................................................ 1 BCS2.......................................................................................... 1 2. Grundlagen................................................................................. 2 Anmelden...................................................................................... 2 Hauptmenü.................................................................................... 2 Bestellungen bearbeiten........................................................................ 4 Aktiver Leihverkehr............................................................................. 4 Passiver Leihverkehr........................................................................... 6 Suche.......................................................................................... 7 Neue Bestellung............................................................................... 7 Service........................................................................................ 8 Auftrags-Historie / Tracking..................................................................... 8 Archivierte Bestellungen....................................................................... 9 Icons......................................................................................... 10 3. Beispiele................................................................................... 11 Auftragsbearbeitung.......................................................................... 11 Standard Workflow............................................................................ 11 Deckblätter nachdrucken...................................................................... 11 Bestellung weiterleiten........................................................................ 12 Der letzte Abschnitt........................................................................... 12 Bestellung absagen........................................................................... 13 Zustand einer Bestellung zurücksetzen........................................................ 13 4. Einstellungen.............................................................................. 15 Stammdaten.................................................................................. 15 Institutionen................................................................................... 15 Kunden....................................................................................... 15 Benutzerverwaltung........................................................................... 15 Gruppenverwaltung........................................................................... 18 Textbausteine................................................................................. 19 Textbausteine innerhalb von Textbausteinen verwenden....................................... 21 Kontextsensitive Textbausteine innerhalb von Textbausteinen verwenden...................... 24 Textbausteine anpassen...................................................................... 26 Einen neuen Textbaustein erstellen........................................................... 26 Konfiguration der WWW-Auslieferung......................................................... 27 5. Installation................................................................................. 29 Systemvoraussetzungen...................................................................... 29 Software und Treiber.......................................................................... 29 Konfiguration der Medea3-Systemkomponenten............................................... 29 Medea3-Web-Browser........................................................................ 29 Druckprogramm m3_print..................................................................... 29 Scanprogramm BCS2......................................................................... 30 6. Support.................................................................................... 31 Checkliste für Support-Anfragen.............................................................. 31

Support Adressen............................................................................. 31 7. Anhang.................................................................................... 33 FAQs - oft gestellte Fragen.................................................................... 33 Welche BCS-2 Version soll ich benutzen?..................................................... 33 Fehlender Rand bei Auslieferung (Ausdrucken)................................................ 33 Deckblätter werden nicht ausgedruckt......................................................... 33 Seiten werden zu langsam ausgedruckt....................................................... 34 Nach Übertragen ist in der History kein PDF zu finden......................................... 34 Zweigbibliotheken ohne Medea3-Lizenz....................................................... 34 Wie funktionieren die verschiedenen Benachrichtigungs-Arten?............................. 34 8. Technischer Anhang........................................................................ 38 Textbausteine Übersicht....................................................................... 38 Variablen..................................................................................... 44 Orders - Liste der Bestellungen............................................................... 44 Stages - Liste der Lieferabschnitte............................................................ 49 Release-Notes zu Medea3.................................................................... 71 Versionshistorie Handbuch.................................................................... 75 9. Glossar.................................................................................... 76

Abbildungsverzeichnis 2.1. Anmeldebildschirm........................................................................ 2 2.2. Hauptmenü................................................................................ 2 2.3. Aktiver Leihverkehr........................................................................ 4 2.4. Passiver Leihverkehr...................................................................... 6 2.5. Suche..................................................................................... 7 2.6. Neue Bestellung........................................................................... 8 2.7. Auftrags-Historie / Tracking................................................................ 9 3.1. Deckblätter nachdrucken (Beispiel)....................................................... 11 3.2. Bestellung absagen...................................................................... 13 3.3. Zustand einer Bestellung zurücksetzen................................................... 14 4.1. Institutionen.............................................................................. 15 4.2. Benutzerverwaltung...................................................................... 15 4.3. neuen Nutzer erfassen................................................................... 16 4.4. Einem Nutzer Rechte zuweisen........................................................... 17 4.5. Gruppenverwaltung...................................................................... 19 4.6. Textbausteine............................................................................ 19 4.7. Kontextsensitive Textbausteine innerhalb von Textbausteinen............................. 25 4.8. neuen Textbaustein erstellen............................................................. 26 7.1. Kombinationen aus Lieferart, Benachrichtgungsart und Benachrichtigunsgrund 1......... 35 7.2. Kombinationen aus Lieferart, Benachrichtgungsart und Benachrichtigunsgrund 2......... 36

Vorwort Medea3 ist ein leistungsstarkes System zur Bearbeitung von Bestellungen und deren Lieferung sowie zur Fernleihe von Dokumenten via E-Mail oder FTP. Natürlich können Sie bearbeitete Aufträge auch ausdrucken und klassisch per Fax oder Kurierdienst versenden. Die Stärken von Medea3 liegen jedoch besonders in der browsergestützten Benutzeroberfläche und der Entlastung lokaler Administratoren durch Zentralisierung der Systemverwaltung. Lesen Sie diese Dokumentation, bevor Sie mit Medea3 arbeiten. Sie vermeiden dadurch Bedienungsfehler und können den Funktionsumfang von Anfang an nutzen. Diese Dokumentation wird Ihnen dabei helfen, die Bedienung von Medea3 schnell und sicher zu erlernen. Sie umfasst alle Aspekte vom technischen Umfeld bis zur Nutzer-Referenz. Die Dokumentation ist also nicht dazu gedacht, komplett durchgearbeitet zu werden, vielmehr sollten Sie sich diejenigen Kapitel herausgreifen, welche für Ihr Arbeitsgebiet wichtig sind. Das erste Kapitel gibt Ihnen als Einstieg einen allgemeinen Überblick über elektronischen Dokumentbestellungs- und -Lieferungssysteme und geht dann näher auf das Einsatzspektrum von Medea3 ein. In den folgenden Kapiteln wird Ihnen das Medea3-Menü mit seinen Verwendungsmöglichkeiten vorgestellt, gefolgt von praktischen Beispielen der Auftragsbearbeitung. vi

Kapitel 1. Einführung Kapitel 1. Einführung Medea3 Medea3 ist der neue Dokumentlieferdienst des Hochschulbibliothekszentrums Nordrhein-Westfalen (HBZ) und wurde im Auftrag des HBZ von der Firma ImageWare Components GmbH (Bonn) entwickelt. Medea3 bietet: eine neue Plattform für ein bewährtes System eine browsergestütze Benutzeroberfläche eine zentrale, beim HBZ angesiedelte Oracle-Bestelldatenbank eine Tracking-Funktionalität: Möglichkeit der Überprüfung des aktuellen Bestell- und Bearbeitungsstatus Oberflächen für Bibliotheksbeschäftigte, die über das Internet zugänglich sind offene Schnittstellen (XML) Entlastung der lokalen Administratoren in den Bibliotheken durch Zentralisierung der Systemverwaltung im HBZ BCS2 Bei der BCS2-Komponente des Medea3-Systemes handelt es sich um die eigentliche Scan- Software des Systems. Die Anwendung der Scan-Software BCS2 ist über weite Strecken intuitiv und sollte Personen, die gewohnt sind mit technischen (computergestützten) Arbeitsplätzen umzugehen, nicht vor unüberwindliche Hindernisse stellen. Es existiert hierzu eine eigene Dokumentation, auf die hier verwiesen werden soll, ihr Umfang sprengt aber den Rahmen dieses Dokumentes. Sie ist auf Anfrage bei der Firma ImageWare Components GmbH zu erhalten, gehört jedoch auch zum Lieferumfang jedes Bookeye-Scanners, jedes Bookeye-Kopierers und natürlich zu jeder erworbenen BCS2-Software-Lizenz. 1

Kapitel 2. Grundlagen Kapitel 2. Grundlagen Anmelden Um das System nutzen zu können, benötigen Sie ein gültiges Profil mit Nutzernamen und Passwort. Dieses Profil muss von Ihrem System-Administrator angelegt werden. Nach dem Öffnen der Medea3-URL erscheint der Anmelde-Bildschirm. Abbildung 2.1. Anmeldebildschirm In der Mitte des Bildschirms sehen Sie das Anmeldefeld. Hier tragen Sie in die dafür vorgesehenen Felder Ihre Login-Kennung sowie ihr Passwort ein und wählen im Drop-Down-Menü die Bibliothek/Institution aus, an die Sie sich anmelden möchten. Dazu klicken Sie mit der linken Maustaste in die entsprechenden Felder oder benutzen die Tabulator Taste bzw. Pfeiltasten. Danach klicken Sie auf Anmelden oder drücken die Enter Taste. Hauptmenü Wichtig Die Menüs werden hier in ihren Standard-Einstellungen und mit Administrator-Nutzerrechten vorgestellt. Der Funktionsumfang Ihrer Arbeitsumgebung hängt von Ihren Nutzerrechten ab und kann daher eingeschränkt sein. 2

Kapitel 2. Grundlagen Abbildung 2.2. Hauptmenü Am oberen Bildschirmrand sehen Sie den Medea3 Header. Er zeigt Ihnen das HBZ-Logo, Ihren Benutzernamen, Ihre Institution sowie das aktuelle Datum und die Uhrzeit an. Um Ihre Benutzereinstellungen einzusehen, klicken Sie auf Ihr Benutzerkürzel. Wenn Sie auf das HBZ-Logo klicken, gelangen Sie zum Medea3-Portal des HBZ, hier finden Sie weitere Informationen zu Medea3. Auf der rechten Seite des Headers erscheinen - abhängig vom jeweiligen Menüpunkt - Links zum Hauptmenü, zur Hilfe usw. Darunter befindet sich das Feld Nachrichten. Hier werden Sie über aktuelle Verbesserungen und Änderungen, die Medea3 betreffen, informiert. In den Feldern Bestellungen bearbeiten, Service und Stammdaten finden Sie Links zu den Bearbeitungsmenüs. Im Feld Bestellungen bearbeiten finden Sie folgende Links: Aktiver Leihverkehr Passiver Leihverkehr Suche Neue Bestellung Im Feld Service finden Sie folgende Links: 3

Kapitel 2. Grundlagen Auftrags-Historie / Tracking Archivierte Bestellungen Im Feld Stammdaten finden Sie folgende Links: Institutionen Kunden Benutzerverwaltung Gruppenverwaltung Im Feld Kurzübersicht können Sie den momentanen Zustand ihrer aktiven und passiven Bestellungen einsehen. Momentan wird beides noch zusammen dargestellt. Bestellblatt wurde ausgedruckt, Bestellung ist ausgeliefert, Bestellung wird gescannt, Bestellung wurde abgesagt Bestellungen bearbeiten Aktiver Leihverkehr In diesem Menü finden Sie eine Liste, in der alle an Sie gerichteten Bestellungen angezeigt werden. Da diese Liste sehr lang und dadurch unübersichtlich werden kann, besteht über der Liste die Möglichkeit, Bestellungen nach Zuständen auszuwählen (in der Liste entspricht das der Spalte STATUS). Abbildung 2.3. Aktiver Leihverkehr 4

Kapitel 2. Grundlagen Auswahlmöglichkeiten: Neu: Die Bestellung ist im Medea3-System der liefernden Bibliothek eingegangen Deckblatt: Das Deckblatt zur Bestellung wurde generiert und - sofern m3_print läuft - gedruckt Scan: Die Bestellung wird gerade gescannt Gescannt: Die Bestellung ist fertig gescannt und zur Auslieferung bereit Geliefert: Die Bestellung wurde ausgeliefert Abgesagt: Die Bestellung wurde abgesagt Weiter: Die Bestellung wurde weitergeleitet Setzen Sie Häkchen in die jeweiligen Felder und klicken Sie auf Zustände auswählen. bekommen jetzt nur Bestellungen angezeigt, die Ihrer Auswahl entsprechen. Sie Eine weitere Möglichkeit zum Auffinden einer bestimmten Bestellung besteht in der Suche. Jede Bestellung kann mit Hilfe der Icons in der Spalte Action bearbeitet werden. Wie Sie einen Auftrag bearbeiten, wird Ihnen im Kapitel Beispiele erläutert. Im Listenkopf sehen Sie weitere Informationen zu den Aufträgen: NR Nummer der Bestellung EINGEGANGEN Datum und Uhrzeit des Auftragseingangs ZULETZT_BEARB Datum und Uhrzeit des letzten Bearbeitungsvorgangs AB Nummer des aktiver Abschnitts einer Bestellung STATUS gegenwärtiger Zustand der Bestellung BEST Kürzel der bestellenden Institution LIEFER Kürzel der liefernde Institution TYP JASON-Typ der Bestellung (A, K, E) TAN die Transaktions-Nummer der Bestellung 5

Kapitel 2. Grundlagen LIEFTYP Art der Lieferung (Möglichkeiten: WWW, Abholung, Post, FAX, E-Mail) TITEL Titel der bestellten Zeitschrift ANZ_SEI Anzahl gescannter Seiten Die zuletzt bearbeitete Bestellung wird i.d.r. hell unterlegt, so dass eine Navigation in der Liste leichter fällt. Passiver Leihverkehr Abbildung 2.4. Passiver Leihverkehr 6

Kapitel 2. Grundlagen In diesem Menü finden Sie eine Liste, in der alle von Ihnen angeforderten Bestellungen angezeigt werden. Zum besseren Verständnis ein Beispiel: Über JASON wurde bei ihrer Institution (z.b. Institution A) ein Aufsatz bestellt. Die Bestellung erscheint bei Ihnen in der Liste zum Passiven Leihverkehr. Gleichzeitig geht die Bestellung bei der ersten möglichen Lieferbibliothek (z.b. Institution B) ein und hat den Status IN bzw. PRINTED. Institution B stellt fest, dass sie nicht liefern kann. Da die Bestellung aber mehrere Abschnitte hat, kann sie weitergeleitet werden. Der Bearbeiter klickt auf das Weiterleiten-Icon, und das System leitet die Bestellung an diejenige Institution weiter, die im nächsten Abschnitt steht (z.b. Institution C). Die weitergeleitete Bestellung geht jetzt bei Institution C im Aktiven Leihverkehr ein und hat dort den Status IN bzw. PRINTED. Institution A - also Ihre eigene Institution - kann über den Passiven Leihverkehr den Zustand der Bestellung überprüfen, z.b. ob Institution C schon zu scannen begonnen hat, schon fertig gescannt oder schon ausgeliefert worden ist. Suche Abbildung 2.5. Suche Im Menü Suche können Sie Bestellungen nach verschiedenen Kriterien suchen. Dabei genügt es, wenn Sie ein Feld korrekt ausfüllen und in der Eingabemaske oben links auf Suchen klicken. 7

Kapitel 2. Grundlagen Wichtig Je genauer Sie die Suche einschränken, desto exakter sind die Treffer. Der oder die Treffer werden Ihnen dann unter der Eingabemaske in der Liste Übersicht über Bestellungen angezeigt. Sollten Sie keine genauen Angaben zur Hand haben, können Sie die Suche durch mehrere Kriterien einschränken. Zum Beispiel nach Bestelldatum oder Bestellnummer (durch von bis). Eine andere Möglichkeit ist die Suche nach Titel oder Autor. Hierbei ist die Groß/Kleinschreibung egal. Neue Bestellung Um interne Bestellungen lokal aufzunehmen z.b. bei Hauspost, klicken Sie im Menü Bestellungen bearbeiten auf Neue Bestellung. Diese Bestellungen werden nur einen Abschnitt haben und sollen nur lokal bearbeitet werden. Es erscheint ein Formular, welches Sie ausfüllen müssen. Abbildung 2.6. Neue Bestellung 8

Kapitel 2. Grundlagen Die wesentlichen Felder, die es auszufüllen gilt, sind folgende: Typ: in diesem Fall wohl K oder E (für RL), Signatur, Titel, Autor, Liefer-Art (dies wird typischerweise Abholung sein, muß aber nicht), sowie die jeweiligen Adressen und die Benachrichtigungsart. Service Auftrags-Historie / Tracking In diesem Menü können Sie die Historie einer Bestellung verfolgen und mit Hilfe der TAN Tracking- Informationen abfragen. Abbildung 2.7. Auftrags-Historie / Tracking Geben Sie dazu die TAN in das entsprechende Feld ein und klicken Sie auf Track. Wenn Ihr Benutzerprofil die notwendigen Rechte enthält, können Sie auch die Original-Bestellung einsehen, eine Notiz zur Bestellung eingeben bzw. die PDF-Datei der Bestellung online betrachten. Archivierte Bestellungen Der Menüpunkt archivierte Bestellungen ist zur direkten Recherche nach archivierten Bestellungen gedacht. Diese Bestellung ist dann nicht mehr in den Auftragslisten aufzufinden. Archiviert werden Bestellungen, die Bestell-Abschnitte sowie die Bestell-Historie. 9

Kapitel 2. Grundlagen Die Original-Bestellungen sind hier nicht mehr verfügbar, die entsprechenden PDF-Dateien nur dann, wenn sie noch im FTP-Lager liegen. Wichtig Die Statistik-Funktion arbeitet sowohl mit dem Archiv als auch mit dem aktiven Bestand. Icons In Medea3 bearbeiten Sie Aktionen per Icons. Um eine bestimmte Aktion aufzurufen, klicken Sie das entsprechende Icon an. Die zuletzt bearbeitete Bestellung wird i.d.r. hell unterlegt, so daß eine Navigation in der Liste leichter fällt. Die in Medea3 verwendeten Icons werden Ihnen hier vorgestellt. Wichtig Die Menüs werden hier in ihren Standard-Einstellungen und mit Administrator-Nutzerrechten vorgestellt. Der Funktionsumfang Ihrer Arbeitsumgebung hängt von Ihren Nutzerrechten ab und kann daher eingeschränkt sein. 10

Kapitel 3. Beispiele Kapitel 3. Beispiele Auftragsbearbeitung Standard Workflow Ein normaler Workflow mit Medea3 sieht für Sie wie folgt aus: die Bestellung eines Kunden geht bei JASON/MEDEA3 ein. In Medea3 erhält die Bestellung dadurch den Status "Neu". Ein systeminterner Batchprozess generiert für alle Ihre Institution betreffenden Bestellungen die Deckblätter mit den Barcodes und legt diese im FTP-Lager ab. In Medea3 erhält die Bestellung dadurch den Status "Deckblatt". Anhand der Deckblätter, die über Ihr Druckprogramm m3_print ausgedruckt worden sind, suchen Sie das zu scannende Material aus. An Ihrer Scan-Station starten Sie nun BCS2. Wichtig Überprüfen Sie in BCS2, ob in den Auftragsoptionen der Auftragsmodus MEDEA3 ausgewählt ist. (Auftrag Optionen) Legen Sie nun in BCS2 einen neuen Auftrag an. Dies geschieht über Auftrag Anlegen. Damit das Medea3 System erkennt, welchen Auftrag Sie bearbeiten, müssen Sie das Deckblatt mit dem Barcode zuerst einscannen. In Medea3 erhält die Bestellung dadurch den Status "Scan". Danach scannen Sie die bestellten Unterlagen. Wenn Sie den Auftrag fertiggescannt haben, beenden Sie den Auftrag (je nach Einstellung mit Stop am Gerät oder Stop in der Software). Als nächstes übertragen Sie den Auftrag zum MEDEA3 FTP Lager. Das können Sie entweder direkt nach dem Scannen oder, wenn Sie später mehrere Bestellungen zusammen übertragen möchten, über Auftrag Auswählen erreichen. In diesem Fenster markieren Sie alle Bestellungen, die Sie übertragen möchten und klicken auf "übertragen". In Medea3 erhält die Bestellung dadurch den Status "Gescannt". Je nach Lieferart/Benachrichtigungsart erhält der Kunde nun die Nachricht, wo er seine Bestellung abholen kann. In Medea3 erhält die Bestellung dadurch den Status "Geliefert". Deckblätter nachdrucken 11

Kapitel 3. Beispiele Abbildung 3.1. Deckblätter nachdrucken (Beispiel) Wenn Sie ein Deckblatt zu einer bestimmten Bestellung nachdrucken müssen, klicken Sie auf das Drucken-Icon. Über Ihren Browser können Sie dieses Deckblatt erneut ausdrucken. Das kann z.b. dann notwendig werden, wenn der Toner im Drucker zu Ende geht und der Barcode von BCS-2 dadurch nicht mehr erkannt wird. Bestellung weiterleiten Es kann vorkommen dass Sie eine Bestellung nicht erfüllen können, z.b. weil das Buch beim Buchbinder ist o.ä. In diesem Fall leiten Sie die Bestellung weiter, indem Sie auf das Weiterleiten- Icon klicken. Das System leitet die Bestellung dann an die Institution weiter, die im nächsten Abschnitt steht. Die Bestellung erhält den Status "Weiter". Mit dem Weiterleiten verschwindet die Bestellung aus Ihrer Liste Aktiver Leihverkehr. Der letzte Abschnitt Wenn eine Bestellung bis zum letzten Abschnitt weitergeleitet worden ist, bedeutet das, dass die Bestellung online nicht verfügbar ist. Je nach Typ des letzten Abschnitts wird die Bestellung jetzt: 1. (Typ E) in den Fernleihmodus übergeleitet. In der bestellenden Bibliothek wird der (rote) Leihschein ausgedruckt. 2. (Typ A und B - JASON Express) abgesagt, da dieser grundsätzlich keine E-Abschnitte hat. JASON-Express wird es aber ab dem 01.01.2003 nicht mehr geben. Näheres dazu finden Sie im Abschnitt "Bestellung absagen" in diesem Kapitel. Die Benachrichtigung an den Kunden, dass seine Bestellung online nicht erfüllbar ist und daher in die konventionelle Fernleihe übergeben wurde, wird automatisch vom System erzeugt. Bei Fax, Post und Abholung wird die Benachrichtigung automatisch ausgedruckt. Bei Benachrichtigung per E-Mail wird vom System automatisch eine E-Mail generiert (auch hierzu dienen die Textbausteine) und abgeschickt. Die Bestellung wird nun in der konventionellen Fernleihe weiter bearbeitet. 12

Kapitel 3. Beispiele Um den Kunden zu benachrichtigen, wenn seine Bestellung abholbereit ist, klickt der Bearbeiter in Medea3 auf das Ausliefern/Benachrichtigen-Icon. Das System erstellt (je nach Benachrichtigungsart) ein E-Mail-Formular oder einen Text für den Ausdruck. Der Text kann an dieser Stelle ggf. noch vom Bearbeiter verändert werden. Als nächstes mit Drucken bzw. E-Mail versenden bestätigen - das System setzt die Bestellung nun automatisch auf Ausgeliefert. Bestellung absagen Abbildung 3.2. Bestellung absagen Mit dieser Funktion können Sie eine Bestellung absagen. Zu diesem Zweck können Sie aus einer Zahl von verfügbaren Textbausteinen einen auswählen. Bei Absagen per E-Mail zwei - die Betreffzeile und die eigentliche E-Mail. Es werden Ihnen nur solche Textbausteine präsentiert, die für Absagen zuständig sind (Kontextsensitivität). Wenn Sie eine Bestellung absagen, darf sie sich nicht einem der folgenden Zustände befinden: Geliefert (also bereits ausgeliefert) 13

Kapitel 3. Beispiele Andernfalls erhalten Sie eine Meldung der Art: Die Bestellung 13226 ist im Zustand Geliefert und kann deshalb nicht abgesagt werden! Als nächstes wählen Sie nun den für Sie passenden Text-Baustein aus und bestätigen anschließend mit dem Druck auf den Button Bestellung absagen. Sie gelangen dann zu einer neuen Seite, auf welcher Sie den Absagetext noch weiter individuell anpassen können. In Medea3 erhält die Bestellung dadurch den Status "Abgesagt". Wollen Sie die Bestellung doch nicht absagen, so drücken Sie bitte auf den Button Bestellung nicht absagen. Zustand einer Bestellung zurücksetzen Es kann vorkommen das Sie den Zustand einer Bestellung zurücksetzen müssen. In diesem Fall klicken Sie auf das Einsehen/Ändern-Icon der zu ändernden Bestellung. In der Eingabemaske Bestellung ändern, sehen Sie im Abschnitt Grunddaten die Zeile Zustand mit einem drop-down- Menü. Wählen Sie hier den entsprechenden Zustand aus und klicken Sie in der Eingabemaske oben links auf Ändern. Abbildung 3.3. Zustand einer Bestellung zurücksetzen 14

Kapitel 4. Einstellungen Kapitel 4. Einstellungen Stammdaten In den Stammdaten sind alle zur lokalen Administration des Medea3-Systems notwendigen Menü- Punkte zusammengefasst. Wichtig Achten Sie immer darauf, dass wenigstens ein Nutzer des Systems Administratoren Rechte besitzt!!! Die hier erläuterten Einstellungen und Beispiele setzen Administratoren-Rechte voraus. Achten Sie auf Abhängigkeiten der System-Einstellungen untereinander! Institutionen Abbildung 4.1. Institutionen 15

Kapitel 4. Einstellungen Hier werden alle Institutionen aufgelistet, die an Medea3 teilnehmen. Sie können - die entsprechenden Rechte vorausgesetzt - E-Mail Adressen, Institutionen und Benutzer in den Institutionen einsehen, anlegen bzw. ändern und löschen. Kunden Benutzerverwaltung Abbildung 4.2. Benutzerverwaltung Im Menü Benutzerverwaltung können Sie - wenn Sie die dafür notwendigen Rechte besitzen - einen neuen Nutzer erfassen oder mit Hilfe der Icons das Profil vorhandener Nutzer löschen, editieren, das Passwort ändern und Details einsehen. 16

Kapitel 4. Einstellungen Abbildung 4.3. neuen Nutzer erfassen Um einen neuen Nutzer zu erfassen klicken Sie auf den entsprechenden Schriftzug oben links. Sie sehen nun eine Eingabemaske, die Sie ausfüllen müssen. Um den neuen Benutzer nun hinzuzufügen, klicken Sie in der Eingabemaske oben links auf Einfügen. Nun erscheint der neue Benutzer (mit einer vom System vergebenen Nutzernummer NR) in der Benutzerliste Ihrer Institution. Der neue Benutzer hat jetzt aber noch keine Nutzerrechte. Die Nutzerrechte werden in Medea3 über die Gruppen vergeben. Um ihn mit bestimmten Benutzerrechten auszustatten, müssen Sie ihn nun einer oder auch mehreren Gruppen zuordnen. Klicken Sie dazu auf das Bearbeiten/Einsehen-Icon. Sie sehen die Ihnen schon bekannte Eingabemaske. 17

Kapitel 4. Einstellungen Abbildung 4.4. Einem Nutzer Rechte zuweisen Darunter die Felder Gruppen dieses Benutzers und Institutionen dieses Benutzers. Im dropdown-menü wählen Sie die Gruppe aus, der der neue Nutzer angehören soll und klicken auf neue Gruppe zuordnen. In der Liste über dem drop-down-menü wird die Gruppenzugehörigkeit angezeigt, in der Liste Aktuelle Rechte dieses Benutzers werden die einzelnen Benutzerrechte aufgeführt. Mit dem Löschen-Icon in der Spalte Action können Sie die Gruppenzugehörigkeiten jederzeit wieder löschen. Der neue Nutzer ist nun angelegt. Im Menü Benutzerverwaltung können Sie mit den Icons in der Spalte Action einen Nutzer löschen. die Nutzer-Eigenschaften ändern. das Passwort ändern. 18

Kapitel 4. Einstellungen die Details des Nutzers einsehen. Gruppenverwaltung Abbildung 4.5. Gruppenverwaltung In Medea3 gibt es vordefinierte Gruppen mit festen Rechten: lokaler Bearbeiter (read-only) Rechte: Anzeigen, Bestellungen anzeigen lokaler Bestelloperator lokaler Administrator Rechte: Anzeigen, Bestellungen ausliefern, Bestellungen absagen, Bestellungen ändern, Bestellungen abholen, Bestellungen weiterleiten, Bestellungen manuell erfassen, Bestellungen Deckblätter drucken, Bestellungen anzeigen, Textbausteine anzeigen, Benutzerverwaltung anzeigen. Rechte: Stammdaten löschen, Stammdaten ändern, Stammdaten einfügen, Stammdaten anzeigen, Bestellungen ausliefern, Bestellungen absagen, Bestellungen ändern, Bestellungen abholen, Bestellungen weiterleiten, Bestellungen manuell erfassen, Bestellungen Deckblätter drucken, Bestellungen anzeigen, Textbausteine löschen, Textbausteine ändern, Textbausteine einfügen, Textbausteine anzeigen, Benutzerverwaltung löschen, Benutzerverwaltung ändern, Benutzerverwaltung einfügen, Benutzerverwaltung ändern von Passwörtern der eigenen Institution erlaubt, Benutzerverwaltung anzeigen. 19

Kapitel 4. Einstellungen Die Gruppen Administrator (zentral), Systemgruppe (zentral), Batch-Gruppe (intern) und BCS2 (intern) sind mit Sonderrechten ausgestattet, die das zentrale System betreffen sie werden an dieser Stelle nicht dokumentiert. Textbausteine Abbildung 4.6. Textbausteine In Medea3 werden alle Lieferungen und Absagen mit einem Begleittext versehen. Dieser setzt sich aus Textbausteinen zusammen, die ihrerseits aktuelle Werte (der jeweiligen Bestellung) aus der Datenbank auslesen und in den Text integrieren. Diese Textbausteine können auf die jeweiligen Wünsche und Notwendigkeiten einer Institution angepasst werden. Wichtig Anpassungen der Textbausteine sollten nur von Administratoren bzw. geschultem Personal vorgenommen werden, da die Abhängigkeiten zwischen den Textbausteinen sehr komplex sind! Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Textbausteinen. Die Basis-Textbausteine sind an den vorangestellten Bezeichnungen in der Beschreibung SYS: OBLIGATORISCH: bzw. SYS: VORLAGE: zu erkennen. Wozu gibt es die vordefinierten Textbausteine wie ORDER_DELV_MAIL_SUBJECT und wie kann ich diese anpassen? Innerhalb von MEDEA3 werden an vielen Stellen Textbausteine verwendet. Wird zum Beispiel eine Auslieferung per E-Mail durchgeführt, so muss dafür eine E-Mail-Nachricht vom System zusammengebaut werden. Dabei ist es wesentlich, dass in den Textbausteinen auf die einzelnen Felder der Bestellung Bezug genommen werden kann. 20

Kapitel 4. Einstellungen So kann zum Beispiel der Name der Zeitschrift, die Zahl der ggfs. gescannten Seiten oder auch der Benutzername des Bestellers verwendet werden. Eine Liste der im System verwendbaren Variablen finden Sie im Technischen Anhang. Eine E-Mail besteht im Wesentlichen aus der Betreff-Zeile und dem eigentlichen E-Mail-Text. Im Falle der Auslieferung sind dafür zwei Textbausteine zuständig: ORDER_DELV_MAIL_SUBJECT und ORDER_DELV_MAIL_BODY. Die Namensgebung soll den Einsatz-Zweck erklären: ORDER wie Bestellung DELV wie Delivery, also die Auslieferung betreffend MAIL wie E-MAIL-Auslieferung und dann jeweils SUBJECT für die Betreff-Zeile und BODY für den Nachrichtentext selbst. Jede Institution verfügt über einen Satz von Textbausteinen, die sie individuell anpassen kann. Es gibt Textbausteine, die nur für die jeweilige Institution relevant sind und z.b. für individuelle Absagen von Bestellungen verwendet werden können, und eben solche, die vom System automatisch verwendet werden und deren Namen daher feststehen. Jede Institution kann die fest verwendeten Textbausteine individuell anpassen, kann aber nicht deren Namen verändern. Für den Fall, dass eine Änderung eines systemseitig verwendeten Textbausteines falsch war, sollte folgendes getan werden: Den jeweiligen Textbaustein löschen und anschließend die Funktion Basis-Textbausteinen synchronisieren (fehlende werden neu erzeugt) im Menü Stammdaten Textbausteine aufrufen. Durch diese Aktion werden alle nicht vorhandenen systemseitig verwendeten Textbausteine (eben die Basis-Textbausteine) für die jeweilige Institution neu generiert. 21

Kapitel 4. Einstellungen Wichtig Es werden nur die Basis-Textbausteine neu erzeugt, Textbausteine, die nicht zu dieser Gruppe gehören, werden NICHT neu erzeugt. Eine Liste im Anhang beschreibt die momentan intern verwendeten Textbausteine und deren Einsatz-Zweck in einer Textbausteine-Übersicht. Textbausteine innerhalb von Textbausteinen verwenden Wenn Sie viel mit Textbausteinen arbeiten, werden Sie mit der Zeit feststellen, dass es sinnvoll ist, immer wiederkehrende Phrasen wie zum Beispiel die korrekte Adresse Ihrer Bibliothek oder allgemeine Hinweise zum Copyright quasi als Platzhalter zur Verfügung gestellt zu bekommen. MEDEA3 bietet Ihnen diese Möglichkeit auf recht einfache Weise: Öffnen Sie in der Liste der Textbausteine den entsprechenden Textbaustein mit dem Einsehen/Ändern-Icon. Sie verweisen nun in Ihrem Textbaustein einfach auf einen anderen Textbaustein. Diesen Verweis erreichen Sie durch die Zeile use_template 22

Kapitel 4. Einstellungen Wichtig use_template mit Unterstrich schreiben, NICHT mit Bindestrich! Damit signalisieren Sie dem System, dass es einen anderen Textbaustein einbinden soll. Um dem System mitzuteilen, welchen Textbaustein es an dieser Stelle einbinden soll, setzen Sie den Namen des zu verwendenden Textbausteins in runde Klammern hinter den Verweis. Wichtig Zwischen use_template und der runden Klammer darf kein Leerzeichen (blank) stehen! use_template(name_des_textbausteins) Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf ÄNDERN Wird Ihr Textbaustein vom System nun angewendet (z.b. in einer Absage einer Bestellung), dann werden die Platzhalter durch die jeweiligen Textbausteine ersetzt. Selbstverständlich können Sie dabei an allen Stellen wieder mit den Daten der Bestellung (den Datenbankfeldern) arbeiten. Die Anwendung von Textbausteinen innerhalb von Textbausteinen wird Ihnen hier am Beispiel einer Absage erklärt. Die Beispiel-Absage enthält die Adresse der Institution UNIDO_UB_ADDR, die Bestellnummer $OR_ID, das Bestelldatum $OR_DATE und einen Begleittext IMMER_FUER_SIE_DA. Dazu werden folgende Textbausteine benutzt: Die Namensgebung soll den Einsatz-Zweck beschreiben: UNIDO_UB_ADDR (Adresse der Institution) UNIversität DOrtmund UniversitätsBibliothek AD- DRess IMMER_FUER_SIE_DA 23

Kapitel 4. Einstellungen Die Variablen $OR_ID und $OR_DATE fragen die Bestellnummer (ORDER-ID) bzw. das Bestell- Datum (ORDER-DATE) ab. Der Inhalt des Textbausteins ABSAGE : use_template(unido_ub_addr) Ihre Bestellung $OR_ID vom $OR_DATE konnte nicht erfüllt werden, da das Buch beim Buchbinder ist. use_template(immer_fuer_sie_da) Der Inhalt des Textbausteins UNIDO_UB_ADDR : Universitätsbibliothek Dortmund Vogelpothsweg 46 44026 Dortmund Der Inhalt des Textbausteins IMMER_FUER_SIE_DA : Ansonsten bedanken wir uns für Ihre Bestellung. Die tatsächlich zustande gekommene Absage sieht dann so aus: Universitätsbibliothek Dortmund Vogelpothsweg 46 44026 Dortmund Ihre Bestellung 10568 vom 2.9.2002 konnte nicht erfüllt werden, da das Buch beim Buchbinder ist. Ansonsten bedanken wir uns für Ihre Bestellung. Kontextsensitive Textbausteine innerhalb von Textbausteinen verwenden Um nicht eine Unmenge verschiedener Textbausteine für alle Kombinationsmöglichkeiten von Benachrichtigungsart und Lieferart definieren zu müssen, verwendet man bedingte bzw. kontextsensitive Textbausteine. Um in Textbausteinen eine Kontextsensitivität zu erreichen - d.h. ein Textbaustein wird nur dann aufgerufen, wenn er zur jeweiligen Situation im Programm passt - nutzt man die datengesteuerte Verwendung der templates (benutze dieses template, wenn folgende Bedingung erfüllt ist...). Zum besseren Verständnis ein kleines Beispiel: Wenn Sie möchten, dass ein Textbaustein nur dann verwendet wird, wenn die Benachrichtigungsart Fax ist, gehen Sie folgendermaßen vor: use_template_cond(fax_sheet,st_del_nf_type,4) Name des Textbausteins ist FAX_SHEET, die Variable ST_DEL_NF_TYPE (Benachrichtigungstyp- Feld) mit dem Wert 4. 24

Kapitel 4. Einstellungen Das System erkennt nun, dass es genau diesen Textbaustein benutzen soll, wenn der Wert im Benachrichtigungstyp-Feld 4 ist, also vom Besteller eine Fax-Benachrichtigung gewünscht wurde. Man sollte natürlich mehrere solcher Bedingungen in einen Textbaustein einbauen, erst dann ergibt es auch einen Sinn. Deshalb hier ein Beispiel mit einem realen Textbaustein von Medea3 - Mitteilung_Anfang: use_template_cond(post_adresse,st_del_nf_type,2) use_template_cond(hauspost_adresse,st_del_nf_type,3) use_template_cond(hauspost_adresse,st_del_nf_type,0) se_template_cond(fax_adresse,st_del_nf_type,4) Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr, Ihre JASON-Bestellung Nr. werden. $OR_ID, TAN $OR_TAN vom $OR_WHEN konnte leider nicht erfüllt Der gewünschte Titel/Artikel war: Titel der Zeitschrift: $ST_ITM_TITLE Autor des Artikels: $ST_ITM_ART_AUTHOR Titel des Artikels: $ST_ITM_ART_TITLE Vol-Issue: $ST_ITM_VOL_ISSUE Erscheinungsjahr: $ST_ITM_PUBL_DATE_COMP gescannte Seiten: $ST_ITM_PAGINATION zusätzliche Hinweise: $OR_NOTE $ST_RL_TEXT GRÜNDE: 25

Kapitel 4. Einstellungen Abbildung 4.7. Kontextsensitive Textbausteine innerhalb von Textbausteinen Textbausteine anpassen Bei einigen Textbausteinen ist es sinnvoll, dass sie pro Institution individuell angepasst werden. Öffnen Sie in der Liste der Textbausteine den entsprechenden Textbaustein mit dem Einsehen/Ändern- Icon und passen ihn wie in den vorangegangenen Abschnitten "Textbausteine", "Textbausteine innerhalb von Textbausteinen verwenden" und "Kontextsensitive Textbausteine innerhalb von Textbausteinen verwenden" beschrieben Ihren Bedürfnissen an. Einen neuen Textbaustein erstellen 26

Kapitel 4. Einstellungen Abbildung 4.8. neuen Textbaustein erstellen Es kann sinnvoll sein, eigene Textbausteine zu erstellen, z.b. um ihnen verständlichere Namen zu geben. Klicken Sie auf Neuen Textbaustein einfügen und füllen Sie die Klasse, Kurzbeschreibung und Beschreibung aus. Wenn Sie die Abschnitte "Textbausteine", "Textbausteine innerhalb von Textbausteinen verwenden" und "Kontextsensitive Textbausteine innerhalb von Textbausteinen verwenden" durchgearbeitet haben, sollte das Erstellen eines neuen Textbausteins für Sie kein Problem mehr darstellen. Die Dokumentation der Variablen Orders und Stages sowie eine Textbausteine- Übersicht finden Sie im Technischen Anhang. Konfiguration der WWW-Auslieferung Die WWW-Auslieferung von MEDEA3 überträgt die generierte PDF-Datei auf den MEDEA3-Web- Server. Dabei wird zusätzlich eine HTML-Seite erzeugt, über die der Besteller auf das PDF zugreifen kann. Der Besteller bekommt automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung zugesandt. In dieser E-Mail findet er den Link auf die generierte HTML-Seite, von wo aus er dann das PDF erreicht. Für das Erstellen der E-Mail sind die Textbausteine ORDER_DELV_WWW_MAIL_SUBJECT und ORDER_DELV_WWW_MAIL_BODY zuständig. Diese können pro Institution individuell angepasst werden. Wie Sie Textbausteine anpassen, wird Ihnen in diesem Kapitel im Abschnitt "Textbausteine anpassen" erklärt. Wichtig ist aber, dass in einer speziellen Variablen der eigentliche Link abgelegt ist. Diese Variable muss in jedem Fall in den jeweiligen Textbausteinen verwendet werden, sonst kann der Besteller nicht auf die Auslieferung zugreifen. 27

Kapitel 4. Einstellungen Die Variable WWW_ANCHOR verweist auf das Verzeichnis auf dem Web-Server. WWW_ANCHOR_PDF verweist direkt auf die PDF-Datei. Die Variable Die HTML-Seite selbst wird mittels dreier Textbausteine zusammengesetzt: WWW_MAIN_HEADER WWW_MAIN_BODY WWW_MAIN_FOOTER WWW_MAIN_HEADER und WWW_MAIN_FOOTER bilden den äußeren Rahmen der HTML- Seite, hier können ggf. noch pro Institution individuelle Anpassungen gemacht werden. WWW_MAIN_BODY enthält typischerweise den Text der Auslieferung und den Link auf die PDF-Datei. Die Standard-Belegung finden Sie in der Liste unter dem jeweiligen Text-Baustein. 28

Kapitel 5. Installation Kapitel 5. Installation Systemvoraussetzungen PC: Intel/AMD CPU ab 400MHz besser mehr Hauptspeicher 256MB RAM Grafikkarte ab 4MB besser mehr Netzwerk / Internetzugang Netscape 6 oder höher / Internet Explorer 6.0 oder höher Drucker (kein Nadel/Typenrad) BCS2 ab Version 2.91a Acrobat Reader oder vergleichbares Programm Installiertes Betriebssystem: Windows NT4 mit SP6a oder Windows 2000 mit SP1/SP2/SP3 Software und Treiber AFPL Ghostscript 7.03 GSview 4.1 m3_print.exe (Version 1.4) HiScan-Karten Treiber Konfiguration der Medea3-Systemkomponenten Medea3-Web-Browser Empfohlen wird Netscape Version 6 oder höher bzw. Internet Explorer 6 oder höher. Zur Medea3 Login-Seite gelangt man mit der URL http://medea.hbz-nrw.de Dann die Medea3 Kennung und das Medea3 Passwort eingeben, Institution auswählen und auf Anmelden klicken. Druckprogramm m3_print 29

Kapitel 5. Installation Im m3_print Menü Einstellungen->Grundeinstellungen tragen Sie folgende Werte ein Medea3-Server: medea.hbz-nrw.de Port: 80 Hauptverzeichnis: medea FTP-Server: ftp.hbz-nrw.de Benutzer: (hier den FTP-Benutzernamen eingeben) Password: (hier das FTP-Passwort eingeben) Hauptverzeichnis: /ftp/medea/ftplager Scanprogramm BCS2 Öffnen Sie BCS2 und tragen Sie im Menü Extras->Dokumentliefersystem->Medea3 Einstellung folgende Werte ein: FTP Lager FTP Server: ftp.hbz-nrw.de Benutzer: (bitte hier FTP Benutzer eintragen) Passwort: (bitte hier FTP Passwort eintragen) Haupt-Verzeichnis: /ftp/medea/ftplager Der Knopf FTP Verbindung testen muss dann funktionieren. Falls Fehlermeldungen auftreten, bitte Einstellungen erneut überprüfen, und evtl. HBZ benachrichtigen. Medea3 Servereinstellungen BCS2-Benutzername: (bitte hier den BCS2 Benutzernamen eingeben) BCS2-Benutzer ID: (bitte hier BCS2 Benutzer ID eingeben) BCS2-Passwort (MD5-Hash!): Medea3-Server: medea3.hbz-nrw.de Query-Port: (typisch 80) : 80 Haupt-Verzeichnis (typ. medea3): medea Query-Script: m3_exec_sql.php Der Knopf HTTP-Verbindung testen sollte dann funktionieren. Über den Knopf Institution zuordnen wird jetzt die Institution zugeordnet. Falls Angaben nicht zur Hand sind, können sie im HBZ erfragt werden. 30

Kapitel 6. Support Kapitel 6. Support Checkliste für Support-Anfragen Um Ihre Support-Anfragen zu Medea3 schnell bearbeiten zu können, sind einige Angaben Ihrerseits hilfreich. Dazu hier eine kleine Checkliste: Kundendaten: Name der Organisation/Firma Ansprechpartner Telefon, E-Mail usw. Welches Betriebssystem benutzen Sie? Bei welchem Arbeitsschritt und in welchem Menü/Dienst geschah der Fehler? Ist der Fehler reproduzierbar? Wichtig Achten Sie bitte darauf, das Sie bei Supportanfragen (zu Fehlermeldungen u.ä.) den Scanclient (BCS2) nicht mit dem Liefersystem Medea3 verwechseln. Wenn Sie Bookeye und/oder BCS2 in Ihrer Arbeitsumgebung verwenden, bitte folgendes angeben Name der Organisation/Firma Ansprechpartner Telefon, E-Mail usw. Haben Sie einen gültigen Wartungs- und/oder Pflegevertrag? Seriennummer des Gerätes und ggf. der HiScan-Karte mit welcher BCS2 Version arbeiten Sie? Welches Betriebssystem benutzen Sie? Bei welchem Arbeitsschritt und in welchem Menü/Dienst geschah der Fehler? Ist der Fehler reproduzierbar? 31

Kapitel 6. Support Support Adressen ImageWare Components GmbH Wichtig Achten Sie bitte darauf, das Sie bei Supportanfragen (zu Fehlermeldungen u.ä.) den Scanclient (BCS2) nicht mit dem Liefersystem Medea3 verwechseln. Wir bieten Ihnen kompetente Unterstützung! Der Support von ImageWare Components gewährleistet optimale Nutzung der von Ihnen eingesetzten Geräte und Software. Das bedeutet: Steigerung Ihrer Produktivität. Sobald das Produkt bei Ihnen im Einsatz ist, unterstützen Sie die Mitarbeiter unseres Supports kompetent per E-Mail, Telefon oder vor Ort. ImageWare Components GmbH Berliner Freiheit 36 D - 53111 Bonn Tel. 0228 96985 34 Schicken Sie uns eine E-Mail <support@imageware.de>, oder besuchen Sie ImageWare [http://www.imageware.de] im WWW. 32

Kapitel 7. Anhang Kapitel 7. Anhang FAQs - oft gestellte Fragen Welche BCS-2 Version soll ich benutzen? Ab welcher Version von BCS-2 kann man an Medea3 teilnehmen? Grundsätzlich können Sie mit allen BCS-2 Versionen ab 2.91a (März 2002) teilnehmen. Die ImageWare Components GmbH arbeitet zur Zeit an einem aktuellen Release. Sie benötigen jedoch für jede Medea3 Scanstation den Medea3-Lizenzschlüssel in der BCS-2 Software. Wenn Ihre Institution einen Software-Pflegevertrag mit der Firma ImageWare Components GmbH abgeschlossen hat, können Sie eine vorhandene Version auch kostenlos updaten. Fehlender Rand bei Auslieferung (Ausdrucken) Sie haben eine Lieferung ausgedruckt und stellen fest, dass z.b. der Text am rechten Rand fehlt. Dieser Fehler kann mehrere Gründe haben, deshalb überprüfen Sie zuerst die PDF-Datei in der Historie. Werden hier die Seite(n) korrekt angezeigt, ist der Text vollständig? 1. Wenn der Fehler auch hier vorliegt, ist es möglich, dass die Seiten nicht ordentlich gescannt worden sind. Diese Lieferung ist dann zu reklamieren. 2. Überprüfen Sie die Medea3 Einstellungen in BCS-2 unter Auftrag Optionen muß unter Automatische Größenanpassung das Häkchen in Images automatisch konvertieren gesetzt sein. Die restlichen Einstellungen in der Größenanpassung müssen wie folgt aussehen: Zielformat: A4 Anpassung Breite in %: 96 Anpassung Hoehe in %: 100 3. Tritt der Fehler hier nicht auf, sollten Sie Ihre Druckereinstellungen überprüfen. Hier muß (je nach Hersteller / Treiber) die Option "auf Seitengröße anpassen", "auf Seitengröße scalieren", "auf DIN A4 scalieren" oder Ähnliches aktiviert sein. Deckblätter werden nicht ausgedruckt Sie haben Bestellungen, aber es werden keine Deckblätter ausgedruckt. Dieses Problem kann mehrere Ursachen haben: 1. Überprüfen Sie im Task Manager, ob das Druckprogramm m3_print.exe läuft. Wenn nicht, starten Sie es neu. 33

Kapitel 7. Anhang 2. m3_print läuft, ist aber falsch konfiguriert. Überprüfen Sie die Konfiguration des Programms bzw. lassen Sie es von einem Administrator überprüfen. 3. Prüfen Sie nach, ob der Drucker eingeschaltet ist und ob sich genügend Papier im Einschub befindet. 4. Prüfen Sie, ob der Drucker funktionstüchtig ist, indem Sie z.b. ein Word-Dokument als Testseite ausdrucken. Seiten werden zu langsam ausgedruckt Warum werden die Seiten einer Medea3-Lieferung langsamer ausgedruckt als bei einer Medea2- Lieferung? Schuld ist das Programm "gsprint", denn dieses bereitet jede Seite eines PDF-Dokuments intern noch einmal als Bitmap auf, bevor sie ausgedruckt werden kann. Medea2-Lieferungen sind bereits Bitmaps und müssen nicht aufbereitet werden. Nach Übertragen ist in der History kein PDF zu finden Sie haben eine fertig gescannte Bestellung übertragen, aber in der History sind keine Seiten im PDF-Format zu finden. Wahrscheinlich ist eine Einstellung in BCS-2 deaktiviert worden. Überprüfen Sie in Extras Dokumentenliefersysteme Medea3 Einstellungen, ob links unten bei zusätzlich PDF-Datei erzeugen und übertragen das Häkchen gesetzt ist. Zweigbibliotheken ohne Medea3-Lizenz Was ist mit Zweigbibliotheken, die einen eigenen Scanner, aber keine Medea3-Lizenz haben? Dürfen diese den eingescannten Artikel direkt an die E-Mail-Adresse des bestellenden Kunden schicken? Das ist leider im Rahmen des Fernleiherlasses vom 21.10.2002 nicht möglich. (Aktenzeichen 514-5.02.10.12 22) Zitat: "Bei der Bestellung von Zeitschriftenartikeln ist grundsätzlich auf die durch JASON bereits vorhandene technische Infrastruktur zurückzugreifen. Für diesen Fernleihdienst wird insbesondere festgelegt: - Der bestellte Titel wird in der Bestellbibliothek bereitgestellt. -..." Ein direkter Versand der Bestellungen (per Mail, FAX oder Post) durch die Lieferbibliothek direkt an den Kunden wird dadurch ausgeschlossen. Wie funktionieren die verschiedenen Benachrichtigungs-Arten? Wie funktioniert das eigentlich mit den verschiedenen Arten von Benachrichtigungen? 34

Kapitel 7. Anhang An verschiedenen Stellen innerhalb des Auslieferungsprozesses in Medea3 kann es zum Entstehen von Benachrichtigungen an den Besteller einer Lieferung kommen. Grundsätzlich unterscheiden wir die Benachrichtigungsarten: E-Mail-Benachrichtigung: Hier wird eine E-Mail-Nachricht an den Nutzer versandt. Die zu verwendende E-Mail-Adresse wird normalerweise der Bestellung entnommen. Hier sind ggfs. zwei verschiedene E-Mail-Adressen vorhanden: 1. eine, die zur Auslieferung genommen werden soll 2. eine die zur Benachrichtigung genommen werden soll. Als Absender der Nachricht wird normalerweise die Absender-Adresse für ausgehende Mails in den Stammdaten der jeweiligen Institution genommen. Gelbe Post: Hier soll eine Benachrichtigung per Post getätigt werden. Die Adresse, an welche die Benachrichtigung gesendet wird, wird der Bestellung entnommen. Beachten Sie, dass die Benachrichtigungs- Adresse ggf. von der eigentlichen Liefer-Adresse abweichen kann. Näheres zu den verschiedenen Kombinations-Möglichkeiten finden Sie im Anschluss. Hauspost: Hier soll eine Benachrichtigung per Hauspost getätigt werden. Die Adresse, an welche die Bencharichtigung gesandt wird, wird der Bestellung entnommen. Beachten Sie, dass die Benachrichtigungs-Adresse ggf. von der eigentlichen Liefer-Adresse abweichen kann. Näheres zu den verschiedenen Kombinations-Möglichkeiten finden Sie im Anschluss. Fax: Diese Art der Benachrichtigung wird momentan nicht unterstützt. Gründe für Benachrichtigungen: erfolgreiche Auslieferung einer Bestellung, Absage einer Bestellung, Übergang einer Bestellung in die konventionelle Fernleihe. Nicht alle Kombinationen aus Lieferart, Benachrichtgungsart und Benachrichtigunsgrund sind sinnvoll, die Tabelle zeigt die einzelnen Kombinationen. 35

Kapitel 7. Anhang Abbildung 7.1. Kombinationen aus Lieferart, Benachrichtgungsart und Benachrichtigunsgrund 1 36

Kapitel 7. Anhang Abbildung 7.2. Kombinationen aus Lieferart, Benachrichtgungsart und Benachrichtigunsgrund 2 37

Kapitel 8. Technischer Anhang Kapitel 8. Technischer Anhang Textbausteine Übersicht DEFAULT_FAX_SHEET Dieser Textbaustein eignet sich als Vorlage für ein FAX-Deckblatt. SYS: VORLAGE: typischer Einsatz - FAX-Auslieferung am System vorbei. Die Auslieferungsart FAX stellt einen Spezialfall dar, da zur Bestellung typischerweise nicht gescannt wird. In der Regel werden die auszuliefernden Seiten am Kopierer erstellt und anschließend direkt per FAX versendet. Trotzdem wird ein Deckblatt benötigt, welches der Nutzer aus der WEB-Anwendung heraus über seinen Browser ausdruckt. Die Auslieferung selbst wird in der Liste der Bestellungen durch Betätigen des jeweiligen Aktions-Buttons angestossen (Ausliefern/Benachrichtigen). Dabei wird dem System vom Nutzer mitgeteilt, daß die Bestellung nunmehr erfüllt ist. Es wurde nicht gescannt und es wurde auch nichts über den normalen Weg (also m3_print) ausgedruckt! Im weiteren Verlauf wird dann ein Formular gezeigt, in welchem der tatsächlich zu verwendende Textbaustein individuell ausgewählt werden kann. Der Textbaustein DEFAULT_FAX_SHEET soll als Anregung verstanden werden. Er muss nicht benutzt werden. DEFAULT_MAIL_SHEET Dieser Textbaustein eignet sich als Vorlage für ein POST-Deckblatt. SYS: VORLAGE: typischer Einsatz - POST-Auslieferung am System vorbei. Die Auslieferungsart POST stellt ggf. einen Spezialfall dar, da unter Umständen gar nicht gescannt wird, sondern die in Frage kommenden Seiten direkt am Kopierer erzeugt werden. Trotzdem wird ein Anschreiben benötigt, welches der Nutzer aus der WEB-Anwendung heraus über seinen Browser ausdruckt. Die Auslieferung selbst wird in der Liste der Bestellungen durch Betätigen des jeweiligen Aktions-Buttons angestoßen (Ausliefern/Benachrichtigen). Dabei wird dem System vom Nutzer mitgeteilt, dass die Bestellung nunmehrt erfüllt ist. Es wurde nicht gescannt und es wurde auch nichts über den normalen Weg (also m3_print) ausgedruckt!) Im weiteren Verlauf wird dann ein Formular gezeigt, in welchem der tatsächlich zu verwendende Textbaustein individuell ausgewählt werden kann. Der Textbaustein DEFAULT_MAIL_SHEET soll als Anregung verstanden werden. Er muss nicht benutzt werden. 38