Onlinehilfe AutoDFÜ Ausgabe Juli 2013
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1 AutoDFÜ Das Produkt AutoDFÜ ermöglicht Ihnen den zeitgesteuerten automatischen Versand von Aufträgen mit EBICS. AutoDFÜ stellt eine Erweiterung für den SFirm-Automaten dar, mit der Sie z.b. Zahlungen über Nacht an die Bank senden können. Zunächst sind die von einer Fremdanwendung erzeugten Dateien in einem Übergabeverzeichnis abzulegen. Anschließend wird in AutoDFÜ ein Auftrag erstellt, der dieses Verzeichnis in einem bestimmten Zeitraum überwacht und den Versand der eingestellten Aufträge über den SFirm-Automaten veranlasst. Für die erfolgreich an die Bank übertragenen Aufträge kann später mit SFirm die elektronische Unterschrift geleistet und an die Bank übertragen werden. Bei Verwendung von EBICS Signature kann die elektronische Unterschrift auch von einem anderen Standort geleistet werden. AutoDFÜ ist von einem installierten und konfigurierten SFirm abhängig. Zu dieser Konfiguration gehören vor allem definierte Bankzugänge mit entsprechenden, initialisierten EBICS-Benutzern. Ein Versand von Aufträgen kann zwar unabhängig von einem gestarteten SFirm erfolgen, der SFAutomat muss jedoch aktiv sein. Ein eingerichteter technischer Teilnehmer ist Voraussetzung für den Betrieb von AutoDFÜ. Die Aufträge werden mit der Transportunterschrift des technischen Teilnehmers an die Bank übertragen. Beachten Sie bitte, dass mindestens SFirm 3.0 installiert sein muss um den Betrieb von AutoDFÜ zu gewährleisten. Da AutoDFÜ nur in Verbindung mit einem installierten SFirm nutzbar ist, gelten für das Programm die gleichen Systemvoraussetzungen wie für SFirm. 1.1 Installation und Konfiguration In dem Installationssatz der Anwendung ist zur Ausführung der Installation die Datei Setup.exe enthalten. Starten Sie bitte diese Datei über den Dateimanager mit einen Doppelklick.
Nach dem Start der Installation ist der Zielordner zu kontrollieren. Es muss sich hierbei immer um den SFirm- Programmordner handeln. Klicken Sie anschließend auf <Weiter>. Im Folgefenster wird der eigentliche Installationsprozess über die Schaltfläche <Installieren> gestartet. Zum Abschluss der Installation erhalten Sie eine Erfolgsmeldung, die mit <Fertigstellen> geschlossen werden kann. 1.2 Programmausführung und Anwendung Nach der Installation ist in der Programmgruppe von SFirm ein weiterer Eintrag mit der Bezeichnung automatischer Versand vorhanden. Nach dem Start der Anwendung erscheint bei mehreren Mandanten (nur Enterprise) evtl. die Mandantenauswahl. Dann sehen Sie zunächst die Programmoberfläche, die Arbeitsliste autom. Sendeaufträge. Wenn AutoDFÜ im Autostart des Betriebssystems ausgeführt wird, kann das Programm über den Komandozeilenparameter /m:mandantennummer für einen bestimmten Mandanten gestartet werden. Die Einstellungen und Schaltflächen im Einzelnen: [ ] Nach dem Erstellen von Übertragungsaufträgen Automat starten <Neu> <Bearbeiten> <Löschen> Ist diese Einstellung aktiviert, wird unmittelbar nach dem Verlassen des Dialogs automatischer Auftrag (siehe unten) über die Schaltfläche <OK> der Auftrag zur Ausführung an den SFAutomaten übergeben. Ist diese Einstellung nicht aktiviert, wird in Intervallen von fünf Minuten innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens die Übergabe an den Automaten vorgenommen. Dieser Zeitrahmen wird im Auftrag selbst definiert (siehe folgenden Abschnitt). Über diese Schaltfläche kann ein neuer, automatischer Auftrag definiert werden. Falls noch nicht geschehen, ist eine Anmeldung als SFirm-Benutzer notwendig (weitere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte dem nächsten Abschnitt). Über die Schaltfläche <Bearbeiten> kann ein bereits definierter, automatischer Auftrag verändert werden. Gleiches kann auch über einen Doppelklick auf einen vorhandenen Auftrag in der Übersichtsliste erreicht werden. Der damit folgende Dialog ist identisch mit dem einer Neuanlage (siehe folgenden Abschnitt). Zum Löschen eines Auftrags selektieren Sie den entsprechenden Auftrag in der Übersichtsliste und klicken Sie auf <Löschen>. Nach einer Abfrage wird der Auftrag unwiderruflich entfernt.
<Logout> Mit dieser Schaltfläche können Sie sich als SFirm-Benutzer ausloggen, um z.b. anschließend eine Neuanmeldung unter einem anderen Namen vor zu nehmen. 1.3 Anlegen neuer Aufträge Möchten Sie über die Schaltfläche <Neu> bzw. <Bearbeiten> einen neuen Auftrage definieren bzw. einen bestehenden bearbeiten, muss eine Anmeldung mit einem existierenden SFirm- Benutzer vorgenommen werden. Maßgeblich ist hier die Benutzerverwaltung des installierten SFirm. Es öffnet sich anschließend der Dialog automatischer Auftrag, der teilweise mit dem Dialog Freier EBICS-Auftrag innerhalb von SFirm (Menüband Ausgabe Extra Freier EBICS- Auftrag) vergleichbar ist. Die Felder und Schaltflächen im Einzelnen: EBICS Bankzugang Ausführender Auftragsart Dateivorlage [ ] mit elektronischer Unterschrift (EU) An dieser Stelle legen Sie durch die Auswahl des EBICS- Bankzugangs den Bankrechner und somit das Kreditinstitut fest, das Ihren Auftrag ausführen soll. Beachten Sie bitte, dass nur EBICS- Bankzugänge ausgewählt werden können, bei denen ein technischer Teilnehmer hinterlegt ist. Geben Sie den ausführenden Benutzer an, der dem oben gewählten Bankzugang zugeordnet ist. Es muss sich hierbei nicht um den angemeldeten Benutzer handeln. In dem Auswahlfenster werden Ihnen die Arten der EBICS-Aufträge angezeigt. Es handelt sich hierbei ausschließlich um Sende-Aufträge. Hier vergeben Sie den Namen, unter dem die Originaldatei aufgerufen werden soll. Die Datei muss zu diesem Zeitpunkt noch nicht oder noch nicht unter den hier angegebenen Namen existieren. Damit ist es möglich, zunächst Aufträge zu definieren und die zu verarbeitenden Dateien erst zu einem späteren Zeitpunkt in den angegebenen Ordner einzukopieren. Weiterhin ist es möglich, Platzhalter für den Dateinamen zu verwenden. So werden Dateien mit dem Namen DTA001.* genauso berücksichtigt wie DTA00*.* oder DTA0??.txt. Das Sternchen (*) ersetzt hierbei mehrere, ab der eingesetzten Stelle unbekannte Zeichen, das Fragezeichen (?) ein einzelnes Zeichen. Zusätzlich können Sie bestimmen, ob der Auftrag grundsätzlich mit einer elektronischen Unterschrift (EU) versehen werden soll. Wird diese Einstellung nicht verwendet, ist über SFirm auch keine Nachsignatur zu leisten. Der Vorgang wäre dann mit dem Versand der Auftragsdatei abgeschlossen. Beachten Sie hierbei, dass Institutsseitig die Einstellung vorgenommen werden muss. Der Bankrechner
Täglich prüfen von/bis Kennwort darf keine EU erwarten, der Auftrag wird ansonsten abgelehnt. Mit den hier anzugebenden Uhrzeiten legen Sie den Zeitraum fest, in dem im angegebenen Ordner nach der Dateivorlage gesucht werden soll, um diese falls gefunden als auszuführenden Auftrag an den SFAutomaten weiter zu geben. Der Zeitpunkt der Weitergabe erfolgt im Zeitintervall von fünf Minuten ab dem Start der Anwendung Auto- DFÜ. Bei dem hier zu hinterlegenden Kennwort handelt es sich um das Kennwort des Authentifikationsschlüssels. Das Kennwort ist hierbei immer benutzerbezogen. Wenn der Auftrag innerhalb von SFirm in den Übertragungen abgespeichert ist, kann er zu einem späteren Zeitpunkt auch von anderen Personen ausgeführt werden (siehe auch folgenden Abschnitt). Bei Verwendung von EBICS als Übertragungsweg steht Ihnen nur die Möglichkeit zur Verfügung, den Versand als technischer Teilnehmer vorzunehmen (also ohne bankfachliche Signatur). Nach der Erfassung neuer bzw. Modifikation bestehender Aufträge sehen Sie in der Übersicht die einzelnen Aufträge aufgelistet. Die Felder der Übersicht im Einzelnen: Auftragsart Bankzugang Dateivorlage Von/bis Benutzer Die in dem Dialog automatischer Auftrag ausgewählte Auftragsart. Der in dem Dialog automatischer Auftrag ausgewählter Bankzugang. Die in dem Dialog automatischer Auftrag ausgewählte Dateivorlage. Der in dem Dialog automatischer Auftrag definierte Prüfungszeitraum. Der in dem Dialog automatischer Auftrag ausgewählte Ausführende. Unterhalb der Liste wird Ihnen folgender Text angezeigt: Warten auf nächsten Verarbeitungsstart um ca. [Uhrzeit]. Entsprechend der in den Aufträgen hinterlegten Zeiträume wird nach den angegebenen Dateivorlagen gesucht. Liegt eine passende Originaldatei vor, wird der Auftrag zur Ausführung an den SFAutomaten übergegeben. Die Suche und Weitergabe erfolgt in Intervallen von ca. fünf Minuten. Dieses Intervall ist festgelegt.
Berücksichtigen Sie, dass die Originaldatei nach dem Transfer aus dem voreingestellten Ordner gelöscht wird. Hierbei ist es unerheblich, ob der Transfer erfolgreich war oder nicht! 1.4 Leisten der Signatur(en) in SFirm Davon ausgehend, dass die automatischen Aufträge erfolgreich abgearbeitet wurden, besteht der nächste Schritt in der Erstellung und Übertragung der dazugehörigen Signaturen. Unterhalb der Hauptgruppe Übertragungen Ausgang befindet sich nun ein neuer Auftrag mit der Kategorie autom. Versand. Wird der Ordner geöffnet, sehen Sie die von AutoDFÜ abgearbeiteten Übertragungsaufträge. Sie können nun über das Kontextmenü die Unterschrift(en) leisten. Durch die Auswahl der Hauptgruppe Übertragungen Ordner Bestände EBICS- Unterschriftenmappe oder des Menübandes Ausgabe Wechseln zu EBICS- Unterschriftenmappe wird die Abholung der EBICS-Unterschriftenmappe gestartet. In der EBICS-Unterschriftenmappe werden alle Aufträge aufgelistet, die noch nicht vollständig unterschrieben sind. Alternativ ist dies auch über das Menüband Ausgabe Elektronische Unterschrift Auftragsliste möglich. Markieren Sie den entsprechenden Übertragungsauftrag und klicken Sie auf die Schaltfläche <Unterschreiben>. Hier steht die Einstellung Nur EBICS Aufträge anzeigen, für die ich noch eine Unterschrift leisten kann zur Verfügung, um eine Einschränkung in der Auswahl der Übertragungsaufträge vorzunehmen. Weitere Informationen zur Einrichtung des hier angegebenen Übertragungsweges EBICS entnehmen Sie bitte dem jeweiligen Kapitel.