METHODE Gemeinsam weiterkommen Open Space in der Praxis
Agenda? Fehlanzeige! Im Open Space können die Teilnehmer den offenen Raum selbst füllen 2 2
Gemeinsam weiterkommen Open Space in der Praxis Die Potenziale der Digitalisierung erkennen, digitale Veränderungen akzeptieren und im eigenen Unternehmen vorantreiben: Innovative Dialog- und Wissenstransfer-Veranstaltungen können in mittleren Unternehmen wertvolle Instrumente sein, den digitalen Wandel voranzutreiben. Nach einer kurzen Vorstellungsrunde stellt der Moderator den Ablauf und die Regeln eines Open Space-Workshops vor und lädt die Anwesenden zum Platzieren von Vorschlägen zu Arbeitsgruppenthemen ein. Für größere Gruppen ab etwa 15 Personen eignet sich die Methode Open Space. Im Offenen Raum bringen die Teilnehmer eigene Themen ein, bilden selbstgesteuert Arbeitsgruppen und erarbeiten Lösungen und Maßnahmen für ihr jeweiliges Thema. Die Ergebnisse werden am Schluss dokumentiert und vorgestellt. Eine Open Space-Veranstaltung kann wenige Stunden oder auch mehrere Tage dauern. Unser Praxisbeispiel für eine Open Space-Veranstaltung: Unternehmer, Netzwerker und Multiplikatoren aus Schleswig-Holstein und Hamburg trafen sich in Neumünster zu einem Workshop zum Thema Zukunftschance Digitalisierung erfolgreicher Mittelstand. 1. Agenda? Fehlanzeige! Im Open Space schlagen Teilnehmer die Themen selbst vor Eine Open Space-Veranstaltung zeichnet sich dadurch aus, dass es keine vorgegebene Abfolge von Referaten oder Vorträgen gibt, sondern von den Anwesenden selbst eingebrachte Aspekte eines vorgegebenen Leitthemas in parallel stattfindenden Arbeitsgruppen bearbeitet werden können. Eine zentrale Rolle nimmt dabei der Moderator ein, der die Teilnehmer durch den Workshop führt. Unter Anleitung des Moderators Danny Kensa von der Wirtschaftsagentur Neumünster GmbH füllte sich der Offene Raum auf der vorbereiteten Metaplanwand sehr schnell mit Inhalten aus dem Kreis der Gäste aus Teilnehmern werden so Teilgeber. 3 3
In nur drei Stunden konnten so insgesamt neun verschiedene Themen-Arbeitsgruppen (sogenannte Sessions ) durchgeführt werden, von denen jeweils drei parallel stattfanden. In unserem Beispiel bildete sich eine große Bandbreite an Themen und Aspekten aus dem Kontext Digitalisierung und Mittelstand 4.0 von den Risiken des Cloud-Computings über die Erarbeitung digitaler Geschäftsmodelle bis hin zu Herausforderungen der Arbeit 4.0. 2. Die Qual der Wahl Intensive Vernetzung durch interessenbezogene Arbeitsgruppen Ein Open Space-Workshop bietet den Teilnehmern also den organisatorischen Rahmen, einen offenen Raum zum interessenbezogenen Dialog und Gedankenaustausch. Die Themen und Inhalte (Praxiserfahrungen, Problemstellungen, Handlungsfelder, Lösungsansätze...) werden von den Gästen selbst beigesteuert. Auf Basis des individuellen Interesses an den parallel angebotenen Sessions bilden sich dann die jeweils drei Arbeitsgruppen jeder Teilnehmer sucht sich das für ihn spannendste Thema eigenständig aus. Durch das Prinzip des zufälligen (interessengetriebenen) Zusammenfindens wird ein sehr hoher Grad an hierarchie-, ressort- oder branchenübergreifender Vernetzung der Teilnehmer untereinander erreicht. 3. Inhalt intensiv im Open Space regiert die Eigendynamik Innerhalb der Arbeitsgruppen ist keine Steuerung durch externe Moderatoren oder den Veranstalter vorgesehen. Der Themenanbieter moderiert die Session in der Regel informell. Die Gruppen sollen bewusst die Gelegenheit haben, sich um ihre Themenfelder eigenständig zu kümmern. Ein gutes Arbeitsklima entsteht erfahrungsgemäß dann, wenn der Teilgeber zu Beginn kurz die Session eröffnet, sei es durch einen Impulsvortrag, eine Problemschilderung oder seine Motivation zum Vorschlag dieses Themas. Kurze Impulse regen intensive Dialoge und Meinungsaustausche an. Im Bild: Offene und konstruktive Kommunikation aller Beteiligten in der Session Neue Geschäftsmodelle generieren Erfahrungs- und Wissensaustausch untereinander sind oft wertvoller als Fachvorträge. Ähnlich intensiven Austausch und Wissenstransfer gab es in den weiteren Sessions zu den Themenfeldern Transition, Strukturelle Revolution Neues Denken, Infrastruktur, Simulationsprodukte Potentiale und Nutzen, Gefahren des Cloud-Computings, Digitaler Vertrieb Vertrieb findet heute online statt! sowie Arbeit 4.0 Wie arbeiten wir übermorgen? Übrigens: Im Open Space stellt es keinen Affront dar, aus einer laufenden Session in eine andere zu wechseln Austausch, Wissenstransfer und Vernetzung stehen im Vordergrund! 4. Gegenseitige Inspiration im Open Space werden die Ergebnisse vorgestellt Transparenz, Teilhabe an und Weitergabe von Ideen, Impulsen und Ergebnissen sind zentrale Grundprinzipien eines Open Space-Workshops. Zur gegenseitigen Inspiration und Erweiterung des individuellen Blickfeldes gehört deshalb die kurze Vorstellung der Kernergebnisse aller Arbeitsgruppen dazu. Bewährt hat sich die Vorgehensweise, die Kernergebnisse jeder Session in maximal einer Minute allen Anwesenden zu skizzieren, idealerweise als Kurzprotokoll oder in Stichworten auf einem Flipchart. 4 4
intern erst etabliert und gelebte Kommunikationskultur, wird die Einbeziehung externer Teilnehmer (Lieferanten, Kunden, Stakeholder) in den Offenen Raum einen nächsten erfolgversprechenden Schritt darstellen. Einfach machen ein Open Space vorbereiten Die Methode Open Space ist kein Selbstzweck das Format lässt sich hervorragend in bestehende Formate (Weiterbildungen, Mitarbeitermeetings, Besprechungsrunden,...) integrieren. Für ein erfolgreiches Open Space unabdingbar sind dabei nur Beispielhaft im Bild die Ergebnisse der Session Digitale Geschäftsmodelle : Zu den Herausforderungen der Entwicklung neuer Geschäftsmodelle in einer disruptiven Wettbewerbsumgebung werden erste Lösungsansätze und Risiken durch die Arbeitsgruppe bereits formuliert - Insbesondere für Führungskräfte ergeben sich so häufig neue Handlungsfelder, Handlungsnotwendigkeiten oder Handlungsoptionen. Veranstalter können aus den angebotenen Session-Themen außerdem leicht den Bedarf der Zielgruppe an weiter(führend)en Veranstaltungen ableiten. 5. Organisation und Einsatzmöglichkeiten Mit der Open Space-Methode wird ohne großen organisatorischen Aufwand für den Veranstalter eine Dialog- und Ideenplattform geschaffen, die inhaltlich von den Teilnehmern gestaltet wird denn niemand kennt die Herausforderungen und relevanten Themen besser als die Unternehmer selbst. Ratsam sind die zeitnahe Erprobung, Umsetzung oder Integration der entwickelten Ideen im Workshop entstandener Teamgeist und Motivationsschübe lassen sich so nachhaltig in den Arbeitsalltag transportieren. Unternehmen können die Methode Open Space gezielt einsetzen, um sich einen Überblick über Problemstellungen, Lösungsansätze und (unerwartete) Ideen und Kompetenzen im eigenen Mitarbeiterkreis zu verschaffen. Open Space ist vielleicht etwas ungewohnt für manch mittleres Unternehmen, das eher tradierten Kommunikations- und Transferformaten vertraut Das Format bietet jedoch den idealen Raum für hierarchie- und ressortübergreifendes Miteinander, um die Herausforderungen der Digitalisierung gemeinsam zu gestalten. Ist die Methode die frühzeitige Information der Teilnehmer über die Möglichkeit, eigene Beiträge einzubringen die Bereitstellung von ausreichend räumlicher Kapazität zur Durchführung mehrerer paralleler Sessions, die Bereitstellung von Materialien zur Gruppenarbeit: Flipcharts, Metaplanwand, Stifte, Beamer, Notebook je Arbeitsraum, Für gute Stimmung sowie positives Arbeitsund Gesprächsklima sorgt die Verfügbarkeit von Getränken und kleinen Snacks. Optional können Vordrucke/Arbeitspapiere zur Dokumentation der Arbeitsergebnisse vorbereitet werden dies erleichtert die Ergebnispräsentation zum Abschluss. Wenn Sie Fragen zu Open Space oder zu weiteren spannenden Methoden für kreativen Wissenstransfer und den internen Dialog haben, wenden Sie sich bitte direkt an die Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation. Ihr Ansprechpartner: Danny Kensa Dipl.-Päd. für Berufs- und Betriebspädagogik Wirtschaftsagentur Neumünster GmbH Danny.Kensa@wa-nms.de Tel. +49 4321 6900 118 5 5
Ihr Begleiter im digitalen Wandel Die Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation unterstützt Multiplikatoren und Führungskräfte bei der Gestaltung des digitalen Wandels. Wir helfen dabei, Akzeptanz und Orientierung im Management von Veränderungen zu finden. Die Themen sind Veränderung, Qualifikation und Kommunikation. http://kommunikation-mittelstand.digital Über die Bundesinitiative Mittelstand 4.0 Digitale Produktions- und Arbeitsprozesse Zehn Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren, ein Kompetenzzentrum Digitales Handwerk und vier Mittelstand 4.0-Agenturen sind Teil der Förderinitiative Mittelstand 4.0 Digitale Produktions- und Arbeitsprozesse, die im Rahmen des Förderschwerpunkts Mittelstand-Digital Strategien zur digitalen Transformation der Unternehmensprozesse vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) gefördert wird. Der Förderschwerpunkt unterstützt gezielt kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie das Handwerk bei der digitalen Transformation sowie der Entwicklung und Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT). Mittelstand-Digital setzt sich zusammen aus den Förderinitiativen Mittelstand 4.0 Digitale Produktions- und Arbeitsprozesse, estandards: Geschäftsprozesse standardisieren, Erfolg sichern und Einfach intuitiv Usability für den Mittelstand. Weitere Informationen finden Sie unter www.mittelstand-digital.de 6 6
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Impressum Herausgeber: Wirtschaftsagentur Neumünster GmbH Memellandstraße 2 24537 Neumünster www.wa-nms.de Text und Redaktion: Danny Kensa Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation Layout und Design: Pia Sue Helferich Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation Bildnachweis: Titelbild: vs148/shutterstock Fotos im Text: Wirtschaftsagentur Neumünster GmbH Produktion: KREATIV Druck und Medienagentur UG Memellandstraße 2 24537 Neumünster