White Paper. Eskalationen im Workflow. 2012 Winter Release

White Paper Eskalationen im Workflow 2012 Winter Release

Copyright Fabasoft R&D GmbH, A-4020 Linz, 2011. Alle Rechte vorbehalten. Alle verwendeten Hard- und Softwarenamen sind Handelsnamen und/oder Marken der jeweiligen Hersteller. Diese Unterlagen sind streng vertraulich. Durch die Übermittlung und Präsentation dieser Unterlagen alleine werden keine Rechte an unserer Software, an unseren Dienstleistungen und Dienstleistungsresultaten oder sonstigen geschützten Rechten begründet. Die Weitergabe, Veröffentlichung oder Vervielfältigung ist nicht gestattet. Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird auf die geschlechtsspezifische Differenzierung, z. B. Benutzer/- innen, verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für beide Geschlechter. Eskalationen im Workflow 2

Inhalt 1 Einleitung 4 2 Softwarevoraussetzungen 4 3 Voraussetzungen 4 4 Einstellungen für das Ausführen von Aufgaben mithilfe eines Fabasoft Folio AT-Service 4 5 Automatische Aufgaben erzeugen 5 6 Eine Eskalation definieren 9 6.1 Auswertung des Empfängers in Fabasoft Folio 11 7 Eine Eskalation auslösen 12 7.1 Aktivitätsdefinition 12 7.2 Durchführung einer Vorschreibung 13 7.3 Aktivität 14 8 Wann werden Benachrichtigungen generiert? 15 Eskalationen im Workflow 3

1 Einleitung Dieses Dokument beschreibt wie Eskalationen definiert werden können, und die Benutzer vor Ablauf eines Termins benachrichtigt werden. Standardmäßig werden Namen von Aktivitäten, bei denen eine Frist für Beginn oder Erledigung bereits abgelaufen ist, kursiv dargestellt. Je nach Definition kann bei einer Terminüberschreitung eine Eskalation ausgelöst werden. Dadurch wird z. B. eine Benachrichtigung an einen oder mehrere Benutzer versendet, um diese über den Ablauf des Termins zu informieren. 2 Softwarevoraussetzungen Systemumgebung: Die Informationen in diesem Dokument beziehen sich auf eine Microsoft Windows-Systemumgebung. Unterstützte Plattformen: Detaillierte Informationen zu unterstützten Betriebssystemen und unterstützter Software finden Sie in der Softwareproduktinformation auf dem Distributionsmedium. 3 Voraussetzungen In der Fabasoft Folio Domäne muss das Softwareprodukt Fabasoft Folio/Wf (ComponentWf@1.1) installiert sein, damit Eskalationen im Workflow definiert werden können. Eskalationen werden automatisch ausgelöst. Dazu ist die Installation und Konfiguration eines Fabasoft Folio AT-Service erforderlich und in der Fabasoft Folio Domäne muss das Softwareprodukt Fabasoft Folio/AT (ComponentAT@1.1) installiert sein. Die Beschreibung der Installation und Konfiguration eines Fabasoft Folio AT-Service ist nicht Teil dieses Dokuments. Es wird jedoch kurz auf einige wesentliche Punkte, die das Ausführen von automatischen Aufgaben betreffen, eingegangen. 4 Einstellungen für das Ausführen von Aufgaben mithilfe eines Fabasoft Folio AT-Service Eskalationen werden mithilfe eines Fabasoft Folio AT-Service automatisch ausgelöst. Dazu müssen eine Aufgabenliste und eine automatische Aufgabe erzeugt werden (nähere Informationen dazu siehe Kapitel 5 Automatische Aufgaben erzeugen ). Zum Abarbeiten von automatischen Aufgaben muss der Benutzer, unter dem das Fabasoft Folio AT- Service ausgeführt wird, in der Fabasoft Folio Domäne vorhanden sein. Die Information über eine Eskalation kann über verschiedene Wege erfolgen, z. B. Ereignis in Fabasoft Folio, Benachrichtigung über das Microsoft Windows-Messenger-Service (in einer Microsoft Windows-Systemumgebung) oder E-Mail. Der Versand von E-Mails erfolgt über MAPI oder SMTP, wobei über SMTP nur der Versand in HTML und Plaintext möglich ist, RTF wird nicht unterstützt. Zum Versand von Eskalations-E-Mails müssen in der Fabasoft Folio Domäne in der MAPI-Konfiguration (COOMAPI@1.1:MAPIConfiguration) in der Eigenschaft Konfiguration für das Versenden einige Einstellungen vorgenommen werden: Bevorzugtes Format für "Versenden als" z. B. HTML-Mail URL-Schema (Protokoll) für HTML-Mail z. B. http Eskalationen im Workflow 4

Host und URL-Wurzel für HTML-Mail Angabe im Format: <webserver>/<virtuelles Verzeichnis>). Hinweis: In einem Mandantenbetrieb wird die MAPI-Konfiguration des Mandanten verwendet, in dem sich der Benutzer, unter dem das Fabasoft Folio AT-Service ausgeführt wird, befindet. Die Art der Links, die in der E-Mail eingefügt werden, wird über die Eigenschaft Bevorzugtes Format für Versenden als festgelegt. Weiters benötigt der Benutzer, unter dem das Fabasoft Folio AT-Service ausgeführt wird, ein MAPI- Profil. 5 Automatische Aufgaben erzeugen Damit Aufgaben automatisch durch das Fabasoft Folio AT-Service abgearbeitet werden und so Eskalationsnachrichten versendet werden können, muss eine Automatische Aufgabe erzeugt und der Aufgabenliste (Objekt der Objektklasse Automatische Aufgaben) des Benutzers, unter dem das Fabasoft Folio AT-Service ausgeführt wird, zugeordnet werden. Folgende Schritte müssen ausgeführt werden, um einem Benutzer eine Aufgabenliste zuzuordnen: 1. Navigieren Sie in der Domänenadministration zur Objektliste Benutzerobjekte und wechseln Sie auf die Registerkarte Liste der Automatischen Aufgaben. 2. Je nachdem, ob das Fabasoft Folio AT-Service bereits einmal gestartet wurde, ergeben sich nun zwei Möglichkeiten: o Wenn das Fabasoft Folio AT-Service bereits gestartet wurde, wurde automatisch eine Aufgabenliste (Objekt der Objektklasse Automatische Aufgaben) erzeugt. Öffnen Sie das Menü Bearbeiten und führen Sie den Befehl Aktualisieren aus, um alle vorhandenen Aufgabenlisten anzuzeigen. o Wenn das Fabasoft Folio AT-Service noch nicht gestartet wurde, erzeugen Sie manuell eine Aufgabenliste (ein Objekt der Objektklasse Automatische Aufgaben (COOAT@1.1001:TaskList)). 3. Bearbeiten Sie die Metadaten der Aufgabenliste. o Wechseln Sie auf die Registerkarte Objekt und geben Sie einen Namen für das Objekt ein. o Wechseln Sie auf die Registerkarte Sicherheit und wählen Sie als Eigentümer den Benutzer aus, dem Sie die Aufgabenliste zuordnen möchten (der Benutzer, unter dem das Fabasoft Folio AT-Service ausgeführt wird). Dadurch bekommt der Benutzer das Recht die Eskalationen im Workflow 5

Aufgabenliste zu ändern und kann so Aufgaben in die Liste eintragen. o Wechseln Sie auf die Registerkarte Liste der Automatischen Aufgaben. In der Objektliste Aufgaben können Objekte der Objektklasse Automatische Aufgabe (COOAT@1.1001:Task) eingetragen werden. Ein Objekt dieser Objektklasse definiert eine Aufgabe, die durch ein Fabasoft Folio AT-Service abgearbeitet werden soll. Es wird festgelegt, wann welche Aktion auf welches Objekt ausgeführt wird. Klicken Sie im Feld Aufgaben auf die Schaltfläche Erzeugen, um eine Automatische Aufgabe zu erzeugen. o Nun können die Eigenschaften der Automatischen Aufgabe bearbeitet werden. Geben Sie im Feld Beginn am/um ein Datum für den Beginn ein. In der Dropdownliste Objekt erzeugen Sie ein Objekt der Objektklasse Liste der Aktivitäten für den Hintergrund (COOWF@1.1:BackgroundActivities). Vergeben Sie einen Namen für das erzeugte Objekt und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. In der Dropdownliste Aktion wählen Sie den Eintrag Überprüfen der abgelaufenen Aktivitäten im Hintergrund (COOWF@1.1:CheckExpiredActivities) aus, damit im Hintergrund nach abgelaufenen Aktivitäten gesucht wird. Die Suche nach abgelaufenen Aktivitäten verwendet den Suchbereich Abfrage des Arbeitsvorrats (COOWF@1.1:WorkListQuery). Als Suchkriterium werden die Eigenschaften Status der Aktivität (COOWF@1.1:actinststate), Termin für Vorlage (COOWF@1.1:actinstsubmitdeadline), Termin für Beginn (COOWF@1.1:actinststartdeadline) und Termin für Erledigung (COOWF@1.1:actinstenddeadline) verwendet. Aufgaben zum Überprüfen von Terminüberschreitungen werden periodisch ausgeführt. Geben Sie dazu einen Wert im Feld Wiederholung ein und legen Sie die Art der Eskalationen im Workflow 6

Wiederholung fest. Hinweis: Eine Eskalation wird durch eine automatische Aufgabe ausgelöst. Wurde in der automatischen Aufgabe eine längere Zeitspanne für die Wiederholung der Aufgabe angegeben als in der Eskalationsdefinition für die Wiederholung der Eskalation, so wird die Eskalation dann ausgelöst, wenn die automatische Aufgabe ausgeführt wird. Zusätzlich kann festgelegt werden, welche Aufrufe protokolliert werden sollen (Konfiguration für Verlauf) und wie hoch die Maximale Anzahl von Verlauf-Einträgen im Feld Verlauf sein soll. Wechseln Sie auf die Registerkarte Sicherheit und tragen Sie als Eigentümer den Benutzer ein, dem Sie die Aufgabe zuordnen möchten (der Benutzer, unter dem das Fabasoft Folio AT-Service ausgeführt wird). Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter um die Bearbeitung der Metadaten der automatischen Aufgabe abzuschließen. Die Aufgabe befindet sich nun in der Liste der Eskalationen im Workflow 7

Aufgaben im Objekt Automatische Aufgaben. 4. Ein erneuter Klick auf die Schaltfläche Weiter schließt auch die Bearbeitung der Metadaten der Aufgabenliste ab. Um die Aufgabenliste beim Benutzerobjekt des Benutzers einzutragen, unter dem die Fabasoft Folio AT-Services ausgeführt werden, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Navigieren Sie in der Domänenadministration zur Objektliste Benutzerobjekte und wechseln Sie auf die Registerkarte Benutzer. 2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Benutzers, dem Sie die Aufgabenliste zuordnen möchten, und führen Sie den Befehl Eigenschaften aus. Hinweis: Falls Sie sich im Lesemodus befinden, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. 3. Wechseln Sie auf die Registerkarte Erweitert und wählen Sie in der Dropdownliste Automatische Aufgaben das zuvor erzeugte Automatische Aufgaben-Objekt aus. Sie können dazu eine Suche durchführen. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um die Bearbeitung der Metadaten des Benutzerobjekts abzuschließen. Hinweis: Nachdem das Fabasoft Folio AT-Service das erste Mal gestartet wurde, befindet sich in dieser Aufgabenliste auch die Aufgabe Überprüfen der Liste der Hintergrundaktivitäten. Diese Aufgabe wird automatisch erzeugt und sorgt dafür, dass regelmäßig überprüft wird, ob Workflow- Aktivitäten vorhanden sind, die im Hintergrund abgearbeitet werden sollen. Eskalationen im Workflow 8

6 Eine Eskalation definieren Eine Eskalation dient dazu, Benutzer zu informieren, wenn Termine von Aktivitäten abgelaufen sind oder in Kürze ablaufen werden. Eskalationen im Workflow werden durch Objekte der Objektklasse Eskalationsdefinition (COOWF@1.1:EscalationDefinition) definiert. Um eine Eskalationsdefinition zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wechseln Sie in ein Verwaltungswerkzeug. 2. Erzeugen Sie eine Eskalationsdefinition ( Objekt > Neu ). 3. Öffnen Sie das Kontextmenü der Eskalationsdefinition und führen Sie den Befehl Eigenschaften aus. Hinweis: Falls Sie sich im Lesemodus befinden, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. 4. Bearbeiten Sie die Metadaten der Eskalationsdefinition. Folgende Eskalationsmöglichkeiten stehen zur Verfügung: o Eskalation bei Ablauf des Termins für Vorlage o Eskalation bei Ablauf des Termins für Beginn o Eskalation bei Ablauf des Termins für Erledigung In allen drei Feldern stehen folgende weiteren Felder zur Verfügung: o Art der Eskalation In dieser Dropdownliste wird festgelegt, ob die Eskalation vor oder nach dem Ablauf des Termins erfolgen soll. Bei Auswahl der Eskalationsart Vor Ablauf des Termins wird die Eskalation vor dem Ablauf eines Termins, jedoch längstens eine Woche vor Ablauf des Termins, ausgelöst. In diesem Fall wird die in der Eigenschaft Zeitspanne eingegebene Zeitspanne vom Termin abgezogen und so der Eskalationszeitpunkt bestimmt. Bei Auswahl der Eskalationsart Nach Ablauf des Termins wird die Eskalation dann ausgelöst, wenn der Termin abgelaufen ist. Wird in der Eigenschaft Zeitspanne eine Zeitspanne eingegeben, so erfolgt die Eskalation erst, wenn diese Zeitspanne nach dem Ablauf des Termins vergangen ist. o Empfänger der Eskalationsnachricht In dieser Objektliste können ein oder mehrere Empfänger für die Eskalationsnachricht festgelegt werden. Die Empfänger werden durch ein Komponentenobjekt der Objektklasse Empfänger einer Eskalationsnachricht (COOWF@1.1:EscalationRecipient) definiert. Bei der Auswertung der Empfänger wird jede Zeile und jeder Empfänger aufgelöst und separat zur Eskalation herangezogen. Doppelte Einträge werden nicht überprüft. Kann ein Empfänger nicht aufgelöst werden oder eine Benachrichtigung nicht zugestellt werden, so wird die Eskalation nicht abgebrochen. Übersteigt die Anzahl der erfolgreichen Benachrichtigungen die Anzahl der Fehler, gilt die Aktivität als erfolgreich eskaliert. Die aufgetretenen Fehler werden aber im Fabasoft Folio AT-Service protokolliert. o Nachricht In diesem Feld wird der Text der Nachricht, die bei der Eskalation übermittelt wird, erfasst. o Aufzurufende Aktion In dieser Dropdownliste kann eine Aktion angegeben werden, die nach Ablauf des Eskalationstermins vor dem Ausführen der Eskalationsbenachrichtigung auf die Aktivität ausgeführt werden soll. o Für Prozesspriorität In dieser Dropdownliste kann eine Priorität ausgewählt werden. Wird eine Priorität angegeben, wird diese Eskalation nur bei Aktivitäten mit dieser Priorität ausgelöst. o Zeitspanne Bei der Angabe einer Zeitspanne wird der Eskalationstermin so berechnet, dass die Eskalationen im Workflow 9

angegebene Zeitspanne vom Termin abgezogen bzw. an den Termin angefügt wird, je nach Auswahl der Art der Eskalation. o Wiederholen alle In diesem Feld kann ein Zeitintervall für die regelmäßig wiederholte Ausführung der Eskalation angegeben werden. Hinweis: Die Eskalation wird durch eine automatische Aufgabe ausgelöst. Wurde in der automatischen Aufgabe eine längere Zeitspanne für die Wiederholung der Aufgabe angegeben als in der Eskalationsdefinition für die Wiederholung der Eskalation, so wird die Eskalation dann ausgelöst, wenn die automatische Aufgabe ausgeführt wird. Wird kein bereits definierter Empfänger einer Eskalationsnachricht verwendet, kann ein Objekt der Objektklasse Empfänger einer Eskalationsnachricht erzeugt werden. Öffnen Sie dazu im Feld Empfänger der Eskalationsnachricht das Menü Objekt und führen Sie den Befehl Neu aus. Die Metadaten des Empfängerobjekts werden geöffnet. Auf der Registerkarte Empfänger einer Eskalationsnachricht können folgende Eigenschaften bearbeitet werden: Mehrsprachiger Name In diesem Feld kann ein Name für das Objekt angegeben werden. Arten der Eskalation Es stehen verschiedene Arten der Eskalation zur Verfügung, die in dieser Eigenschaft angegeben werden können. o Ereignis in Fabasoft Folio Wird diese Art der Eskalation gewählt, so wird dem in der Eigenschaft Empfänger in Fabasoft Folio angegebenen Benutzer die Nachricht über die Terminüberschreitung als Fabasoft Folio Ereignis angezeigt. Hinweis: Damit diese Art der Eskalation ausgeführt werden kann, muss der Benutzer, unter dem das Fabasoft Folio AT-Service läuft, über Änderungsberechtigungen auf das Objekt Ereignisse an den Benutzer des Benutzers, der Empfänger der Eskalationsnachricht ist, verfügen. o Benachrichtigung über NT-Messenger-Service Durch Auswahl dieser Eskalationsart wird die Eskalationsnachricht über das Microsoft Windows-Messenger-Service an den in der Eigenschaft NT-Message an angegebenen Empfänger verschickt. Wird in dieser Eigenschaft kein Empfänger angegeben, wird der Login-Name des in der Eigenschaft Empfänger in Fabasoft Folio angegebenen Benutzers herangezogen. o E-Mail Eine Eskalationsnachricht kann auch über E-Mail verschickt werden. Die E-Mail wird mit der Aktion COOMAPI@1.1:SendObjects verschickt (nähere Informationen dazu siehe Kapitel 4 Einstellungen für das Ausführen von Aufgaben mithilfe eines Fabasoft Folio AT-Service ). Als Text in der E-Mail wird die Nachricht der Eskalation verwendet. Die Aktivität, deren Termin abgelaufen ist, wird als Link mitgeschickt. Die Empfängeradresse wird in der Eigenschaft E-Mail an angegeben. Wird in dieser Eigenschaft keine Empfängeradresse angegeben, wird die E-Mail-Adresse des in der Eigenschaft Empfänger in Fabasoft Folio angegebenen Benutzers herangezogen. Empfänger in Fabasoft Folio In dieser Eigenschaft wird ein Benutzer in der Fabasoft Folio Domäne als Empfänger der Eskalationsnachricht festgelegt. Diese Eigenschaft wird ausgewertet: o bei der Eskalationsart Ereignis in Fabasoft Folio. o bei der Eskalationsart Benachrichtigung über NT-Messenger-Service, falls in der Eigenschaft NT-Message an nichts angegeben wird. o bei der Eskalationsart E-Mail, falls in der Eigenschaft E-Mail nichts angegeben wird. o Nähere Informationen zur Auswertung des Empfängers siehe Kapitel 6.1 Auswertung des Empfängers in Fabasoft Folio. Eskalationen im Workflow 10

NT-Message an In dieser Eigenschaft wird der Empfänger angegeben, der die Benachrichtigung über das Microsoft Windows-Messenger-Service erhalten soll. E-Mail Beim Versand der Eskalationsnachricht über E-Mail wird diese Eigenschaft ausgewertet. Die Objekte Eskalationsdefinition und Empfänger einer Eskalationsnachricht sind Komponentenobjekte. Daher müssen vor dem Beenden der Bearbeitung der Eigenschaften auf der Registerkarte Komponentenobjekt eine Referenz und eine Softwarekomponente angegeben werden. 6.1 Auswertung des Empfängers in Fabasoft Folio In der Eskalationsdefinition im Feld Empfänger in Fabasoft Folio werden die Empfänger der Eskalationsnachricht definiert. Die Angabe der Empfänger erfolgt als konkreter Benutzer oder als abstrakter Teilnehmer. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung: Abstrakter Teilnehmer In dieser Dropdownliste kann ein abstrakter Teilnehmer ausgewählt werden. o Prozessinitiator Der Prozessinitiator ist die Person, die den Prozess der zu eskalierenden Aktivität initiiert hat. o Prozessverantwortlicher Für jeden Prozess wird eine prozessverantwortliche Person festgelegt. Standardmäßig ist der Prozessverantwortliche der Prozessinitiator. o Prozesseigentümer Der Prozesseigentümer ist der Eigentümer der Prozessinstanz. o Prozessgruppe Die Prozessgruppe ist die Gruppe, der die Prozessinstanz gehört. Alle Benutzer dieser Gruppe werden im Rahmen der Eskalation benachrichtigt, sofern nicht eine weitere Einschränkung z. B. durch Angabe einer Stelle erfolgt. o Objekteigentümer Der Objekteigentümer ist der Benutzer, der Eigentümer des Objekts ist, auf dem der Prozess initiiert wurde. o Objektgruppe Die Objektgruppe ist die Gruppe, der das Objekt gehört, auf dem der Prozess initiiert wurde. Alle Benutzer dieser Gruppe werden im Rahmen der Eskalation benachrichtigt, sofern nicht eine weitere Einschränkung z. B. durch Angabe einer Stelle erfolgt. o Aktueller Teilnehmer Der aktuelle Teilnehmer ist jener Benutzer, dem die zu eskalierende Aktivität zugewiesen ist. o Entsprechend der Aufbauorganisation stehen weitere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Benutzer In dieser Dropdownliste kann ein bestimmter Benutzer angegeben werden. Gruppe In dieser Dropdownliste kann eine Gruppe angegeben werden. Alle Benutzer dieser Gruppe werden im Rahmen der Eskalation benachrichtigt, sofern nicht eine weitere Einschränkung z. B. durch Angabe einer Stelle erfolgt. Stelle In dieser Dropdownliste kann eine Stelle angegeben werden. Alle Benutzer, die diese Stelle innehaben, werden im Rahmen der Eskalation benachrichtigt, sofern nicht eine weitere Einschränkung z. B. durch Angabe einer Gruppe erfolgt. Struktureinheit In dieser Dropdownliste kann eine Struktureinheit ausgewählt werden. Eskalationen im Workflow 11

Wird kein konkreter Benutzer angegeben, wird aus den eingegebenen Feldern eine Liste von Benutzern ermittelt, die das Ereignis erhalten, d. h. das Ereignis wird z. B. an alle Benutzer einer Gruppe bzw. an alle Benutzer, die eine bestimmte Rolle einnehmen, geschickt. Wird ein Benutzer mehrfach als Empfänger ermittelt, so erhält dieser das Ereignis mehrfach. Kann ein Empfänger nicht aufgelöst werden, so wird die Eskalation nicht abgebrochen. Übersteigt die Anzahl der erfolgreichen Benachrichtigungen die Anzahl der Fehler, gilt die Aktivität als erfolgreich eskaliert. Die aufgetretenen Fehler werden aber im Protokoll des Fabasoft Folio AT- Service gespeichert. 7 Eine Eskalation auslösen Um eine Eskalation auszulösen, muss eine Eskalationsdefinition beispielsweise bei der Vorschreibung einer Aktivität oder bei der Bearbeitung einer Aktivität angegeben werden. Eine Eskalationsdefinition kann auch bei einer Aktivitätsdefinition vordefiniert werden oder bei einer Prozessdefinition für alle Aktivitäten eines Prozesses festgelegt werden. Ebenso können Termine, die für die Eskalation verwendet werden, bei Aktivitätsdefinitionen, bei Aktivitäten oder z. B. bei Vorschreibungen angegeben werden. 7.1 Aktivitätsdefinition Folgende Eigenschaften stehen bei einer Aktivitätsdefinition auf der Registerkarte Wann zur Verfügung: Zeitspanne für Vorlage In diesem Feld kann eine Zeitspanne eingegeben werden, nach der die Vorlage der Aktivität spätestens erfolgen soll. Zeitspanne für Beginn In diesem Feld kann eine Zeitspanne eingegeben werden, nach der die Aktivität spätestens begonnen werden soll. Die Berechnung des Termins bezieht sich auf den Zeitpunkt, an dem der Benutzer die Aktivität in seinem Arbeitsvorrat vorgelegt bekommen hat. Zeitspanne für Erledigung In diesem Feld kann eine Zeitspanne eingegeben werden, nach der die Aktivität spätestens erledigt werden soll. Die Berechnung des Termins bezieht sich auf den Zeitpunkt, an dem der Benutzer die Aktivität in seinem Arbeitsvorrat vorgelegt bekommen hat. Eskalationen im Workflow 12

Arbeitstage bis zur Vorlage In diesem Feld kann eine Anzahl von Arbeitstagen eingegeben werden, nach denen die Vorlage der Aktivität spätestens erfolgen soll. Hinweis: Für die Auswertung von Arbeitstagen bei der Berechnung von Terminen muss in der aktuellen Domäne eine Feiertagstabelle hinterlegt werden. Arbeitstage bis zum Beginn In diesem Feld kann eine Anzahl von Arbeitstagen eingegeben werden, nach denen die Aktivität spätestens begonnen werden soll. Die Berechnung des Termins bezieht sich auf den Zeitpunkt, an dem der Benutzer die Aktivität in seinem Arbeitsvorrat vorgelegt bekommen hat. Arbeitstage bis zur Erledigung In diesem Feld kann eine Anzahl von Arbeitstagen eingegeben werden, nach denen die Aktivität spätestens erledigt werden soll. Die Berechnung des Termins bezieht sich auf den Zeitpunkt, an dem der Benutzer die Aktivität in seinem Arbeitsvorrat vorgelegt bekommen hat. Ausdrücke zum Berechnen von Terminen Neben der Angabe von Zeitspannen und Arbeitstagen können Termine auch mithilfe von Fabasoft DUCX Expressions berechnet werden. Dazu steht das Feld Ausdrücke zum Berechnen von Terminen zur Verfügung. Bei der Auswertung des Ausdrucks befindet sich die aktuelle Aktivität im globalen Scope. Eskalation In dieser Dropdownliste kann eine Eskalationsdefinition angegeben werden. Die bei der Aktivitätsdefinition angegeben Werte werden beim Erzeugen einer neuen Aktivität berücksichtigt. 7.2 Durchführung einer Vorschreibung Termine für die Eskalation und eine Eskalationsdefinition können bei der Vorschreibung einer Aktivität angegeben werden. Um im Zuge der Vorschreibung eine Eskalation zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie das Menü Extras eines Geschäftsobjekts und führen Sie den Befehl Neue Aktivität starten aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweiterte Darstellung. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Detail öffnen, um eine Aggregatszeile in der Detailansicht zu öffnen. Eskalationen im Workflow 13

3. Legen Sie die gewünschten Einstellungen für die Vorschreibung fest und wählen Sie in der Dropdownliste Eskalation eine Eskalationsdefinition aus. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um alle geöffneten Dialogfenster zu schließen und die Angaben zu speichern. Anschließend wird die Vorschreibung automatisch durchgeführt. Werden bei der Vorschreibung keine Angaben in den Feldern Termin für Vorlage, Termin für Beginn, Termin für Erledigung oder Eskalation gemacht, so werden die entsprechenden Werte aus der jeweiligen Aktivitätsdefinition übernommen. Hinweis: Es werden nur jene Werte aus der Aktivitätsdefinition berücksichtigt, die bei der Vorschreibung nicht angegeben wurden. Wurde in der Arbeitsumgebung des Benutzers im Feld Bei Terminen Arbeitstage verwenden der Wert Ja gewählt, so können die Termine in Form von Arbeitstagen angegeben werden. 7.3 Aktivität Die Eskalationsdefinition und Termine für Vorlage, Beginn und Erledigung können direkt bei der Aktivität eingesehen, angegeben oder geändert werden. Zu diesem Zweck stehen folgende Felder auf der Registerkarte Wann zur Verfügung: Eskalationen im Workflow 14

Termin für Vorlage In diesem Feld kann, wenn die Aktivität noch nicht vorgelegt wurde, ein Termin für die Vorlage angegeben werden. Termin für Beginn In diesem Feld kann, wenn die Aktivität noch nicht begonnen wurde, ein Termin für den Beginn angegeben werden. Termin für Erledigung In diesem Feld kann, wenn die Aktivität noch nicht erledigt wurde, ein Termin für die Erledigung angegeben werden. Eskaliert am/um In diesem Feld wird der Zeitpunkt der letzten Eskalation vermerkt. Eskalation In dieser Dropdownliste kann eine Eskalationsdefinition ausgewählt werden. Bei Ablauf eines Termins für Vorlage, Beginn oder Erledigung werden die in der Eskalationsdefinition festgelegten Bedingungen für die Eskalation überprüft und es erfolgt eine Benachrichtigung der Eskalationsempfänger. Der Zeitpunkt der letzten Eskalation wird in der betroffenen Aktivität im Feld Eskaliert am/um angezeigt. 8 Wann werden Benachrichtigungen generiert? Die Überprüfung von abgelaufenen Terminen erfolgt durch das Fabasoft Folio AT-Service über eine automatische Aufgabe, in der die Aktion Überprüfen der abgelaufenen Aktivitäten im Hintergrund auf eine Liste der Aktivitäten für den Hintergrund aufgerufen wird. Nähere Informationen zum Einrichten von automatischen Aufgaben siehe Kapitel 5 Automatische Aufgaben erzeugen. In der automatischen Aufgabe muss eine Zeitspanne eingegeben werden, nach der die Aufgabe erneut ausgeführt wird. Wird z. B. als Art der Wiederholung Stundenabstand gewählt und im Feld Wiederholung 1 eingetragen, so wird die Aufgabe im Abstand von einer Stunde ausgeführt. Wird nun in der Eskalationsdefinition eine längere Zeitspanne angegeben (Felder Zeitspanne und Wiederholen alle), so werden diese Angaben für die Eskalation herangezogen. Bei der Angabe einer kürzeren Zeitspanne in der Eskalationsdefinition, wird die Eskalation dann ausgelöst, wenn die automatische Aufgabe ausgeführt wird. Eine Eskalation wird nach Ablauf eines in der jeweiligen Aktivität gesetzten Termins für Vorlage, Beginn oder Erledigung ausgelöst. Die in der Eskalationsdefinition festgelegten Bedingungen für die Eskalation werden überprüft und es erfolgt eine Benachrichtigung der Eskalationsempfänger. Die Definition der Termine und die Angabe einer Eskalationsdefinition erfolgt z. B. in einer Aktivitätsdefinition. Termine und zu verwendende Eskalationsdefinitionen können aber auch bei der Durchführung von Vorschreibungen festgelegt werden. Werden bei der Vorschreibung keine Angaben in den Feldern Termin für Vorlage, Termin für Beginn, Termin für Erledigung oder Eskalation gemacht, so werden die entsprechenden Werte aus der jeweiligen Aktivitätsdefinition übernommen. Hinweis: Es werden nur jene Werte aus der Aktivitätsdefinition berücksichtigt, die bei der Vorschreibung nicht angegeben wurden. Die angegebene Eskalationsdefinition und die Termine für Vorlage, Beginn und Erledigung können direkt bei der Aktivität auf der Registerkarte Wann eingesehen werden. Es besteht hier auch die Möglichkeit, abhängig vom Status der Aktivität die Einstellungen zu bearbeiten. Grundsätzlich wird die Eskalation bei Ablauf eines Termins ausgelöst. Wird jedoch in der Eskalationsdefinition eine Zeitspanne angegeben, so wird die Eskalation vor bzw. nach dem Ablauf eines Termins ausgelöst, entsprechend den Einstellungen in der Dropdownliste Art der Eskalation. Wird als Art der Eskalation Vor Ablauf des Termins gewählt, wird die im Feld Zeitspanne eingegebene Zeitspanne vom Termin abgezogen und so der Eskalationszeitpunkt bestimmt. Eskalationen im Workflow 15

Hinweis: Die Auswertung des Eskalationszeitpunkts erfolgt längstens eine Woche vor Ablauf des Termins. Bei Auswahl der Eskalationsart Nach Ablauf des Termins wird die Eskalation dann ausgelöst, wenn die angegebene Zeitspanne nach dem Ablauf des Termins vergangen ist. Wurde bei der Definition der Eskalation eine Wiederholung definiert, wird die Eskalationsnachricht im angegebenen Zeitabstand immer wieder erzeugt, bis sich der Status der Aktivität ändert. Eskalationen im Workflow 16