SPTools verbindet Microsoft SharePoint mit TYPO3
Viele Unternehmen setzen im Internet auf TYPO3 als Content-Management- Lösung während im Intranet Microsoft SharePoint-Lösungen geplant oder bereits im Einsatz sind. SPTools ermöglicht den Informationsund Datenaustausch zwischen TYPO3 und SharePoint und das sogar in beide Richtungen. Dazu benötigen Sie neben einer TYPO3-basierten Internetseite die mit der Windows Server- Lizenz kostenlos erhältlichen Microsoft Windows SharePoint Services (WSS), oder den darauf basierenden Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). SPTools erleichtert beispielsweise den täglichen Arbeitsablauf, indem ein in SharePoint eingechecktes Office-Dokument auf Wunsch automatisch in aktuellster Version auf Ihrer TYPO3- Internetseite bereitgestellt wird. Damit sparen Sie Zeit und Kosten. SPTools funktioniert mit allen Dokumententypen, die über SharePoint verwaltet werden können, wie z.b. MS-Word, Powerpoint, Excel, aber auch Bilddateien in den Formaten Photoshop, JPEG, TIFF und sogar mit PDF-Dateien. Dabei bleiben alte Dokumentenversionen erhalten auch im TYPO3. Neben einem effizienten Dokumentenmanagement ermöglicht SPTools auch die zentrale Verwaltung von Terminen, Outlook- Kalendern und Informationen. Bestellvorgänge, die über Ihre Internetseite vorgenommen werden, können beispielsweise in SharePoint verwaltet werden und über einen Workflow bestimmte Vorgänge anstoßen. Das Automatisierungs-Potential ist dabei beeindruckend. Wenn Sie die Informationen auf den folgenden Seiten neugierig gemacht haben, informiere ich Sie gerne über alle Möglichkeiten der SPTools. Kai Gärtner Telephone: +49 (0)221 9 37 67-200 E-mail: kai.gaertner@ccds-konzept.de
SPTools Inhaltsverzeichnis Was ist SPTools?............................ 2 Welche Vorteile bietet der Einsatz von SPTools?....... 4 Microsoft SharePoint und TYPO3: Starke Partner mit SPTools..................... 6 Unterstützte SharePoint-Funktionen:.............. 8 Dokumentenverwaltung (MS Office, Bilddaten, PDFs), Kalender, Events, News, Aufgaben, Termine........ 8 Anwendungsbeispiele: Dokumentenverwaltung und Bereitstellung von Dokumentenpaketen........................ 10 Einheitliche Terminverwaltung.................. 12 Integration von Daten aus Bestell-Formularen der Webseite............................. 13 News: Direktes Publizieren von aktuellen Meldungen.. 14 Ist SPTools für Sie geeignet?.................... 16 1
Was ist SPTools? Ausgabe von SharePoint-Dokumenten und Informationen über TYPO3 Zugriff auf SharePoint-Inhalte über das Internet SPTools besteht aus zwei Basiskomponenten: SPToolsCore und SPToolsFlex SPToolsCore und SPToolsFlex sind die beiden Komponenten, die es ermöglichen, SharePoint-Inhalte in TYPO3 bereitzustellen oder über die Website Daten mit Share- Point zu synchronisieren. Im TYPO3-Backend kann nun der Redakteur auf freigegebene SharePoint-Inhalte zugreifen und diese auf der Webseite veröffentlichen. SPToolsCore ist die kompilierte PHP- Anwendung. Sie ermöglicht den Datenaustausch mit SharePoint. SPToolsFlex ist die Schnittstelle zum CMS. Das TYPO3-Plugin ermöglicht hierbei den direkten Zugriff auf SharePoint-Listenelemente aus dem TYPO3-Backend heraus. Dabei kann die Ausgabe der Daten und Informationen über die Standard-TYPO3- Marker im Template gesteuert werden. Durch die Kombination von SharePoint und TYPO3 gewinnen Sie mehrfach: Effizientes Informationsmanagement senkt laufende Kosten. Zentrale Datensätze vermeiden unnötige Redundanz. CMS-Integration erlaubt schnelles Publizieren von Informationen. Bidirektionaler Informationsfluss ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit im Team und mit Kunden. 2
SPTools = SharePoint TYPO3 WSS: MOSS: TYPO3: Microsoft Windows SharePoint Services: WSS ist eine Webanwendung, die Funktionen zum Informationsaustausch im Team bereitstellt. WSS ist für Anwender von Windows Server 2003 kostenlos verfügbar. Microsoft Office SharePoint Server: MOSS setzt auf WSS auf und erweitert dessen Funktionalität. TYPO3 ist ein freies PHP-Framework zur Erstellung von Webseiten. SPTools: SPTools ist eine PHP-Anwendung, welche Funktionen von Microsoft Share- Point auf Ihrer TYPO3-Website zur Verfügung stellt. SPTools setzt WSS Version 3 voraus. SPTools bietet ein übersichtliches Lizenzmodell, ist einfach anpassbar und kostengünstig. SPTools Frontend-Features: Flexible Konfiguration für SharePoint-Listen und -Bibliotheken Volltextsuche Einfacher, direkter Download von Dateien Mehrfach-Download über Warenkorb und/oder Verzeichnisse Bildformatkonvertierung und Größenänderung SharePoint-Zugriffsrechte SharePoint-Workflows SharePoint-Versionierung SharePoint-Anhänge Flexible Formularerstellung und Speicherung der Formulardaten in SharePoint-Listen SPTools Backend-Features: Synchronisierung von Bilddaten zur Verwendung im Internet Echtzeit-Browser für Metadaten im Repository (z.b. Status, Keywords, Bildbeschreibung etc.) Synchronisation jedes SharePoint-Listentyps Zuordnung von SharePoint-Listen und Feldern zu TYPO3-Listen und Feldern 3
Welche Vorteile bietet der Einsatz von SPTools? Verbesserte Unternehmenskommunikation Das Angebot an Software zur Optimierung der internen Unternehmenskommunikation ist groß und die individuellen Anforderungen unterscheiden sich stark. Allerdings gibt es auch viele Gemeinsamkeiten: Dateien und Termine zentral zu organisieren, Dokumente zu Versionieren und diese über einen rollenbasierten Freigabe-Workflow für die Publikation vorzubereiten sind grundlegende Funktionalitäten, die nahezu jedes Unternehmen benötigt. Nahtlose Integration Diese Abläufe in einer Unternehmenssoftware abzubilden und zu unterstützen ist nicht nur eine komplexe Aufgabe sondern auch ein großer Markt für Softwarehersteller wie Microsoft und andere Global Player. Microsoft liefert mit der Lizenz für Windows Server gleich die Microsoft SharePoint Services mit. Wer die Funktionalität dieser kostenlosen Lösung erweitern möchte, kann den darauf basierenden Microsoft Office SharePoint Server einsetzen. SharePoint dient der Organisation von Dokumenten sowie der Koordination von Terminen und Kalendern, MS Office Anwendungen binden sich nahtlos ein. Daher ist in vielen Unternehmen im Intranet bereits eine SharePoint-Lösung vorhanden, während der öffentliche Webauftritt mit dem Open-Source-CMS TYPO3 umgesetzt wird. 4
Bildverwaltung im SharePoint Bild-Distribution im TYPO3 Vereinfachtes Publishing Sollen jedoch SharePoint-Inhalte auf der Unternehmens-Website veröffentlicht werden, fallen entweder zusätzliche Lizenzkosten an, oder die Daten werden aufwendig und kosteninsensiv von Hand auf den Webserver kopiert. Dateien werden erst auf dem lokalen Desktop gespeichert, um sie anschließend im TYPO3-CMS wieder einpflegen zu können. Termine aus den Outlook-Kalendern des Intranets werden per Hand in TYPO3 eingegeben, um etwa auf Schulungen und ähnliche Veranstaltungen mit Öffentlichkeitsbeteiligung hinzuweisen. Anmeldungen zu Veranstaltungen, die über ein Formular auf der Webseite eintreffen, werden wieder manuell in SharePoint eingetragen, um dort für die Buchung von Schulungsräumen verwendet zu werden. Mit SPTools vereinfacht diese zeitaufwändigen und fehleranfälligen Vorgänge. Optimierter Workflow SPTools setzt dort an, wo das größte Optimierungspotential besteht. Dabei werden die Risiken und Kosten des manuellen Datenaustauschs vermieden. Der automatisierte Informationsaustausch ist nicht nur schneller als das händische Kopieren der Datensätze, sondern auch weniger anfällig für Fehler. SharePoint- Funktionen wie die Versionierung von Dateien und Informationen oder ein Freigabeworkflow stehen dabei zusätzlich zur Verfügung. 5
Microsoft SharePoint und TYPO3: Starke Partner mit SPTools In vier Phasen zum Ziel Damit Sie wissen, was Sie erwartet, haben wir die wichtigsten Eckpunkte der SPTools-Integration in vier Phasen zusammengefasst. Anforderungsdefinition Welche SharePoint-Inhalte sollten auch auf Ihrer Internetseite publiziert werden? Systemanalyse Welche Technik haben Sie bereits im Einsatz? Einsatz: Redundanz: Erweiterung: Wie wird Ihr Share- Point und Ihr TYPO3 bisher eingesetzt? Welche Inhalte pflegen Sie bislang doppelt, sowohl im SharePoint- als auch im TYPO3-CMS? Welche zusätzlichen Intranet-Inhalte möchten Sie gerne auf Ihrer Internetseite publizieren? SharePoint: TYPO3: Sicherheit: Welches SharePoint- System betreiben Sie? MOSS oder WSS? Welche TYPO3-Version mit welchen Extensions verwenden Sie? Wo liegt Ihr Intranet, wo Ihre Webseite, und welche Sicherheitsanforderungen gibt es? 6
Lösungsvorschlag Wie könnten Sie Ihre SharePoint-Inhalte in Zukunft effizienter publizieren? Umsetzung Ihr SharePoint wird mit Hilfe der SPTools mit Ihrer TYPO3-Webseite verbunden. Umfang: Effizienz: Potential: Welche bestehenden und gewünschten Inhalte sollen mit Hilfe der SPTools publiziert werden? Wie ist die Publikation mittels SPTools technisch umsetzbar? Welche qualitativen Verbesserungen und Kosteneinsparungen werden sich voraussichtlich ergeben? SharePoint: Bei Bedarf werden Dokumentenbibliotheken und Listen angelegt. TYPO3: Installation und Konfiguration der SPTools-Extension zur Anbindung der SharePoint-Inhalte. Konnektivität: Herstellen der Verbindung zwischen SharePoint- und TYPO3-Server. 7
Unterstützte SharePoint-Funktionen: Dokumentenverwaltung (MS Office, Bilddaten, PDFs), Kalender, Events, News, Aufgaben, Termine SharePoint-Funktionen in TYPO3 Mit SPTools erhalten Sie im TYPO3-Redaktionssystem direkten Zugriff auf synchronisierte SharePointdateien. Komfortable Dokumentenverwaltung Bilddateien werden mit dynamisch generierter Vorschau und Icon-Vorschau angezeigt. Warenkorb und Lightbox -Ansicht Zip-komprimierter Archiv-Download von Dateien, die sich in der Lightbox befinden. Volltextsuche Erweiterte Suchfunktion Darstellung der Suchtreffer als Kategoriebaum Erweiterbare Bild-Metadaten Dynamisch generierte PDF-Vorschau SharePoint-Ansicht der Dokumentenverwaltung Einzelbildkonvertierung mit ICC- Profilierung Individuelle Bildgrößenkonvertierung E-Mail-Benachrichtigungsfunktion Kalender Der Kalender zeigt interne Termine im ShapePoint-Intranet-Kalender und öffentliche Termine, beispielsweise für Veranstaltungen, auf der TYPO3-Seite im Internet. Mit dem Intranet-SharePoint-Kalender ist auch die Synchronisation von Terminen über ein Formular auf der Internetseite möglich. 8
News Aktuelle Meldungen können im SharePoint erstellt und durch Freigabe-Workflows für die Veröffentlichung auf Ihrer Website vorbereitet werden. Aktuelle Meldungen erscheinen direkt auf der Website Mediabrowser Der SPTools-Mediabrowser zeigt nicht nur eine Vorschau der vorhandenen Daten sondern auch Informationen zu Erstellungsdatum, Version und weitere Details. Mit SPTools erhalten Sie über den TYPO3- File browser direkten Zugriff auf alle im SharePoint vorhandenen Dateien. Auch Dokumenten-Pakete, die verschiedene Dateitypen enthalten können, sind hier möglich. TYPO3-Frontend-Ansicht der Dokumentenverwaltung 9
Anwendungsbeispiel: Dokumentenverwaltung und Bereitstellung von Dokumentenpaketen Dokumentenverwaltung im SharePoint Dokumentenansicht im TYPO3 Dokumentenbrowser Der SPTools-MediaBrowser ist eine Erweiterung für Ihr TYPO3-Backend und ermöglicht es, beispielsweise in ein TYPO3- Text mit Bild -Element eine Bilddatei aus Ihrem SharePoint-Server einzufügen, die sich in der Bildverwaltung SharePoint- Servers befindet. Das fehleranfällige und zeitaufwendige manuelle Kopieren der Dateien zwischen den verschiedenen Netzen und Systemen ist dadurch nicht mehr nötig. Dokumentenpakete MS SharePoint bietet die Möglichkeit, verschiedene Dateitypen als Dokumentenpaket gemeinsam zu verwalten. So können Designvorlagen, etwa Adobe Illustrator- oder Microsoft Powerpoint-Dateien, zusammen mit den benötigten Schriften zur Verfügung gestellt werden. Wird beispielsweise eine externe Agentur mit der Erstellung einer Präsentation beauftragt, so kann Direkte Bearbeitung von MS-Office- Dokumenten im SharePoint diese sich die benötigten Vorlagendateien von Ihrer TYPO3-Webseite herunterladen. Je nach Bedarf kann die Agentur den kompletten Dateiensatz oder nur einzelne Teile, etwa eine Schriftart, herunterladen. Um den Vorgang zu vereinfachen, werden die gewünschten Dateien vor dem Download in einer ZIP-Datei komprimiert. 10
Konsistente Datenqualität Innerhalb eines geschützten Bereiches können wichtige Microsoft-Office-Dokumentenvorlagen und Dokumente sowie PDF-Dateien für bestimmte Benutzer zum Download angeboten werden. Diese Dokumente werden jedoch nicht im TYPO3, sondern im SharePoint-System innerhalb des Intranets verwaltet. Die originalen Word- und PowerPoint-Dokumente werden in Microsoft Office aktualisiert und in SharePoint versioniert. Beim Speichern in Word oder PowerPoint werden die aktualisierten Dateien automatisch in das SharePoint-System eingecheckt. Dank SPTools stehen die neu gespeicherten Dokumente sofort in aktualisierter Form auf der TYPO3-Website zum Download zur Verfügung. Mit Word erstellte Merkblätter Bearbeiten von Dokumenten im SharePoint SharePoint-Workflows und Dokumentenfreigaben Die Pflege von Dokumenten direkt aus dem SharePoint heraus, hat verschiedene Vorteile, beispielsweise können Freigabeabläufe über automatische SharePoint- Workflows definiert werden. Durch rollenbasierte Autor/Redakteur-Workflows mit Versionierung wird eine durchgehend hohe Qualität der Texte ermöglicht. Die Dateien der SharePoint-Liste stehen mit SPTools direkt auf der TYPO3-Website zur Verfügung Die freigegebenen Dokumente können daraufhin im TYPO3 zur Verfügung gestellt werden, bei Bedarf auch erst nach Authentifizierung des TYPO3-Benutzers. 11
Anwendungsbeispiel: Einheitliche Terminverwaltung SPTools ermöglicht es, Outlookoder SharePoint-Kalender direkt für Veranstaltungslisten auf Ihrer öffentlichen Website zu nutzen. SPTools Sobald Sie einen Termin in Ihren Kalender eintragen und veröffentlichen, finden Sie diesen auch in der Event-Liste auf Ihrer Website! SPTools verfolgt alle Änderungen an öffentlichen Termineinträgen, die Sie in Ihrem Kalender vornehmen. Geänderte Daten wie zum Beispiel Datum, Uhrzeit oder Titel des Termins werden ohne zeitliche Verzögerung auf Ihrer Veranstaltungs- Webseite übernommen. Termin- und Veranstaltungsverwaltung Öffentlich zugängliche Kalender auf Ihrer TYPO3-Website können auch in Outlook eingebunden und von dort über die SPTools und SharePoint automatisch publiziert werden. Über SPTools werden die Termine aus den SharePoint-Kalendern direkt in einem Veranstaltungsbereich auf der Webseite dargestellt. Der bidirektionale Datenaustausch ermöglicht es auch, über anpassbare Formulare Termine auf der TYPO3-Website einzugeben, welche dann mit den SharePoint Kalenderansicht zur Raumbelegung SharePoint-Datensätzen synchronisiert werden, um beispielsweise Seminaranmeldungen zentral und aktuell im Share- Point zu verwalten. 12
Anwendungsbeispiel: Integration von Daten aus Bestell-Formularen der Webseite Formulardaten können aus dem TYPO3 direkt in SharePoint übertragen werden: Beispielsweise als Bestellformular für Fotoabzüge auf der TYPO3-Website Die Daten der Web-Formularfelder finden sich nach dem Bestellvorgang direkt als Information bei der Bilddatei im SharePoint. Bidirektionale Anbindung SPTools ermöglicht nicht nur die einfache Ausgabe von SharePoint-Datensätzen auf Ihrer Website, auch der umgekehrte Weg ist möglich. Beispielsweise können direkt über die Website Abzüge von Bildern bestellt werden. So ein Bestellvorgang kann außerdem ein vordefiniertes Ereignis auslösen. Im einfachsten Fall kann eine Benachrichtigung per E-Mail an die zuständigen Person gesendet werden. Aber auch komplexere Automatisierungen sind hier möglich. Der Kunde kann in einem Formular die benötigten Angaben eingeben, welche sodann im SharePoint als Meta -Daten im Kontext der Bilddatei erscheinen. 13
Anwendungsbeispiel: News: direktes Publizieren von aktuellen Meldungen Verwaltung von News und Pressemeldungen im SharePoint Ausgabe der Meldungen auf der TYPO3-Website Veröffentlichen Sie aktuelle Informationen in SharePoint und gleichzeitig auf Ihrer Internetseite! SPTools ermöglicht Ihnen, ausgewählte Artikel, die Sie im SharePoint pflegen, ohne zeitliche Verzögerung direkt auf Ihrer öffentlichen Website bereitzustellen! SPTools dient damit nicht nur der Publikation von News-Artikeln, sondern unterstützt Sie besonders bei der nahtlosen und schnellstmöglichen Verteilung neuer Einträge auf Ihrer Website als Voraussetzung für stets brandaktuelle Inhalte und ein gutes Suchmaschinen- Ranking! Die folgenden Funktionen erleichtern Ihnen dabei die Arbeit: Artikelsuche Einträge für Titel, Untertitel, Autor, Datum und Artikel-Text Erweiterbare Felder Parsen von SharePoint RTE-Texten und Bildern 14
Professioneller Freigabe-Workflow Pressemitteilungen durchlaufen in der Regel mehrere Stufen eines Freigabe- Workflows. Der Autor einer Pressemitteilung leitet diese an technische Redakteure, die Marketing- oder Rechtsabteilung weiter, welche den Text korrigieren oder freigeben. Die Steuerung des Freigabe-Workflows erfolgt dabei über MS SharePoint. Hat ein Dokument diesen Workflow durchlaufen bis es zur Veröffentlichung freigegeben wurde, kann es mit einem Mausklick im Intranet und mit Hilfe von SPTools auch gleich auf der öffentlichen TYPO3- Webseite als Volltext oder PDF-Datei zum Download zur Verfügung stehen. Ebenso können zugehörige Produktabbildungen, die sich in einer SharePoint- Bilddatenbank befinden, auf der öffentlichen Webseite bereitgestellt werden bei Bedarf auch in unterschiedlichen Ausgabe auflösungen. 15
Ist SPTools für Sie geeignet? 10 Fragen die Ihnen dabei helfen, die richtige Entscheidung zu treffen: Sie haben ein Intranetsystem basierend auf MS SharePoint Server 2007 bzw. Services 3.0? Sie verwenden für Ihre Internetseite ein Content- Management- System? Haben Sie sich schon einmal gefragt, ob es einen einfachen Weg gibt diese beiden Systeme zu verbinden? Sie pflegen Termine im Intranet die zum Teil auch auf Ihrer Internseite veröffentlicht werden (z.b. Seminare, Kundenveranstaltungen, etc.) und möchten Anmeldungen nicht mehr von Hand verwalten? Sie haben interne News, die zum Teil auch Ihre Kunden und Handelspartner betreffen und damit auch auf Ihre Internetseite gehören Sie verwalten Bilder (z.b. von Produkten, etc.) im Intranet, verwenden diese aber auch zum Teil auf Ihrer Internetseite? Sie erstellen, bearbeiten und verwalten Dokumente in Ihrem Intranet (z.b. Präsentationen, Broschüren, etc.) die auch auf Ihrer Internetseite angeboten werden? Sie möchten eine einheitliche Datenbasis ohne doppelte Datenhaltung? Sie möchten schnell und einfach aktuelle Versionen bestimmter Dokumente auf Ihrer Internetseite zum Download anbieten? Sie möchten SPTools einmal unverbindlich ausprobieren?? 16
Wenn Sie MS SharePoint Server 2007 oder Services 3.0v verwenden, können Sie mit SPTools viele Abläufe optimieren. Aktuell verbindet SPTools SharePoint mit TYPO3. Fragen Sie uns nach Adaptionen für andere CMS-Lösungen wie z.b. Drupal oder Joomla. SPTools ermöglicht es, die Inhalte verschiedener Listen aus SharePoint direkt in TYPO3 abzufragen und zu verwenden. Mit den SPTools veröffentlichen Sie Termine direkt auf Ihrer Internetseite. Entsprechende Kundendaten, wie z.b. Seminaranmeldungen finden über Formulare ihren Weg zurück in den SharePoint. Mit SPTools finden Ihre aktuellen Meldungen, die Sie über SharePoint pflegen, schneller den Weg auf Ihre Internetseite. Auch bei der Bilddatenverwaltung hilft Ihnen SPTools, Zeit zu sparen. Bilder werden zentral abgelegt und bei Bedarf im CMS platziert. Was für Bilddaten gilt, ist auch auf Office-Dokumente anwendbar. Viele Office-Dateiformate sind direkt im CMS als Download für Ihre Kunden platzierbar und bleiben einfach auf dem aktuellen Stand. Mit SPTools vermeiden Sie doppelte Datensätze im SharePoint und CMS. Die SPTools-Integration ist einfach und übersichtlich. So finden Sie schnell die richtige Datei in der aktuellsten Version. Um das System kennen zu lernen, können Sie unverbindlich einen Termin zu einer geführten Tour durch unser Demo-System vereinbaren.! Telefon: +49 (0)221-9 37 67-200 E-Mail: info@ccds-konzept.de 17
SPTools SPTools: Microsoft SharePoint TYPO3-Integration Mehr Informationen und eine geführte Tour durch unser Demo-System bekommen Sie hier: CCDS-konzept GmbH Alteburger Str. 375 50968 Köln Fon:+49 (221) 93767 200 Fax:+49 (221) 93767 222 info@ccds-konzept.de www.ccds-konzept.de/sptools Microsoft Office SharePoint Server und Microsoft SharePoint Services sind eingetragene Marken oder Marken der Microsoft Corporation. Alle erwähnten Produkt- oder Firmennamen können Warenzeichen und/oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Hersteller bzw. Besitzer sein. Nicht alle Erwähnungen sind mit bzw. gekennzeichnet. Die Informationen entsprechen dem Kenntnisstand zum Zeitpunkt der Drucklegung. Bildnachweis: Titel: Ilja Biletski - Fotolia.com, S. 2/3 Zooropa - Fotolia.com, S. 4: Franz Pfluegl - Fotolia.com Änderungen und Irrtümer vorbehalten. Vervielfältigung und Nachdruck nur mit Genehmigung des Herausgebers. Stand: 10/2009