An die Teilnehmer des Personalabrechnungsverfahrens der Pfälzischen Pensionsanstalt Ihr/e Ansprechpartner/in: s. Übersicht Ansprechpartner Durchwahl: 06322 936-0 Bad Dürkheim, den 19.03.2013 Rundschreiben 07/2013 zur Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ELStAM (Verfahren (Bitte unbedingt beachten und schnellstmögliche Weitergabe an die Personalabteilung) Inhalt: 1. Pilotierung 2 2. Starttermin 2 3. Vorbereitende Maßnahmen 2 3.1 Vom Arbeitgeber benötigte Daten zum Abruf der ELStAM 2 3.2 Geringfügig Beschäftigte 3 3.3 Im Inland nicht meldepflichtige Arbeitnehmer 3 3.4 Kennzeichen Nebentätigkeit 4 3.5 Eintritt eines Arbeitnehmers 5 3.6 Aufbewahrung der Papierbelege 6 4. Weitere Informationen 6 Sehr geehrte Damen und Herren, wir möchten Bezug auf das Rundschreiben Nr. 26/2012 vom 08.10.2012 respektive auf den Newsletter Nr. 133/2012 vom 13.12.2012 nehmen. Mit beiden Schreiben hatten wir Sie über den Einsatzzeitpunkt von ELStAM im ppa-abrechnungsverfahren informiert. Mit heutigem Schreiben möchten wir Ihnen einen Überblick über den derzeitigen Sachstand und über das geplante weitere Vorgehen bei der Einführung von ELStAM bei der ppa aufzeigen. Desweiteren sind noch vorbereitende Maßnahmen, ggf. durch Sie, zu treffen, welche wir nachfolgend noch näher erläutern werden. Seite 2
... Seite 2 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 07/2013 vom 19.03.2013 zur 1. Pilotierung Es ist eine Pilotierung von März bis Juli 2013 mit sieben ausgewählten Teilnehmern (separate Info folgt) der ppa vorgesehen. Innerhalb von zwei Testphasen werden sowohl ein Funktionstest der Dialoge und etwaige Plausibilitätsprüfungen als auch ein Fallgruppentest und ein ca. 2-monatiger Probebetrieb durchgeführt. 2. Starttermin Der im Newsletter Nr. 133/2012 vom 13.12.2012 genannte Starttermin zur Einführung der ELStAM im Juli 2013 kann somit nicht eingehalten werden. Nach Abschluss der Testphasen ist der teilnehmerübergreifende Erstabruf von ELStAM-Daten für den ppa- Abrechnungsbestand im August 2013 (gesetzliche Kulanzfrist läuft bis 31.12.2013) vorgesehen. 3. Vorbereitende Maßnahmen 3.1 Vom Arbeitgeber benötigte Daten zum Abruf der ELStAM Zum Abruf der ELStAM-Daten eines Arbeitnehmers benötigt der Arbeitgeber dessen Identifikationsnummer (IdNr.) sowie dessen Geburtsdatum. Für die exakte ELStAM- Datenübermittlung ist es zwingend erforderlich, dass das Geburtsdatum mit dem bei der Meldebehörde gespeicherten Geburtsdatum übereinstimmt. Wir hatten bereits mehrfach, zuletzt mit ppa-rundschreiben Nr. 26/2012 vom 08.10.2012 darauf hingewiesen, dass im ppa-personalbestand noch Personalfälle ohne Identifikationsnummer vorhanden sind. Wir möchten an dieser Stelle nochmals dringend darauf hinweisen, dass Sie Ihre Personalfälle auf bisher noch fehlende Identifikationsnummern überprüfen. Bitte erfragen Sie umgehend alle noch fehlenden Identifikationsnummern, ansonsten kann für den Arbeitnehmer kein ELStAM-Datenabruf erfolgen. Hinweis für Beleganwender: Die Selektion betroffener Personalfälle mit fehlender Identifikationsnummer erfolgt durch die ppa. Sofern Personalfälle in Ihrem Personalbestand vorhanden sind, erhalten Sie eine Auswertung in Form einer Excel-Tabelle zugesandt. Bitte senden Sie uns anschließend mittels Zugangs- und Änderungsbeleg unter Ziffer 3.1 die entsprechende Identifikationsnummer. Hinweis für Dialoganwender: Zur Selektion betroffener Personalfälle steht Ihnen die SQL-Abfrage Steuerdaten (Identnummer) zur Verfügung. Bitte füllen Sie die Parameter wie folgt: Seite 3
... Seite 3 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 07/2013 vom 19.03.2013 zur Stichtag: Aktivtag: Nicht vorhanden: Wert 0 Die Eingabe der Identifikationsnummer erfolgt in der Dialogmaske unter Abzüge/Steuer/Register Sonstiges. Hinweis für Vollserviceanwender: Die Selektion betroffener Personalfälle erfolgt durch die ppa. 3.2 Geringfügig Beschäftigte Bei den nachfolgend aufgeführten geringfügig entlohnt Beschäftigten werden keine Lohnsteuerabzugsmerkmale benötigt, somit ist auch keine ELStAM-Anmeldung erforderlich: Geringfügig entlohnt Beschäftigte (bis max. 450 EUR ab 2013), für die der Arbeitgeber mit den 30 % an die Minijob-Zentrale auch die 2 % pauschale Lohnsteuer gem 40a Abs. 2 EStG bezahlt. Geringfügig entlohnt Beschäftigte (bis max. 450 EUR ab 2013), für die der Arbeitgeber die in den 30 % Beitrag an die Minijob-Zentrale enthaltenen 15 % Rentenversicherung nicht bezahlt, aber mit 20 % gem. 40a Abs. 2a EStG pauschal versteuert. Kurzfristig Beschäftigte, für die der Arbeitgeber 25 % pauschale Lohnsteuer nach 40a Abs. 1 EStG bezahlt. Unser Softwarepartner arbeitet derzeit an einer maschinellen Lösung, damit der Abruf der ELStAM-Daten automatisch unterbunden wird. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie in gewohnter Weise mit der Einführung von ELStAM bei der ppa. 3.3 Im Inland nicht meldepflichtige Arbeitnehmer Der Abruf der ELStAM-Daten mit der Identifikationsnummer funktioniert zurzeit nur für Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Inland. Das gilt auch dann, wenn der nicht (mehr) unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer eine Identifikationsnummer hat, z. B. aufgrund eines früheren Wohnsitzes im Inland. Für nicht meldepflichtige Personen, z. B. im Ausland lebende Arbeitnehmer bzw. begrenzt Steuerpflichtige, wird die Identifikationsnummer nicht auf Grund eines Anstoßes durch die Meldebehörden vergeben. Ein automatisiertes Verfahren, das sog. VIFa-Verfahren (Vergabe der Identifikationsnummer durch das Finanzamt) wird für diesen Personenkreis voraussichtlich erst ab 2014/2015 zur Verfügung stehen. Seite 4
... Seite 4 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 07/2013 vom 19.03.2013 zur Da diesen Personen bis zur Berücksichtigung des automatisierten Verfahrens die Identifikationsnummern nicht zugeteilt werden können, wird das Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers - wie bisher - auf Antrag eine Ersatzbescheinigung ( 52b Absatz 7 - neu - EStG in der Fassung des JStG 2010 (E), 39c Absatz 3 und 4 bzw. 39d Absatz 1 EStG, Abzugsbescheinigung) als Grundlage für die Lohnsteuererhebung ausstellen. Darüber hinaus kann der Arbeitnehmer die Eintragung von bestimmten Frei- bzw. Hinzurechnungsbeträgen beantragen (z. B. Werbungskosten und Sonderausgaben nach 39d Abs. 2 EStG). Der Antrag auf Ausstellung der Ersatzbescheinigung kann aber auch vom Arbeitgeber gestellt werden, wenn er diesen im Namen des Arbeitnehmers stellt (R39d Abs. 5 Satz 1 LStR). Die in einer Bescheinigung der beschränkten Steuerpflicht angegeben Steuerklasse ist weiterhin manuell zu erfassen. Damit die Finanzverwaltung in diesen Fällen die vom Arbeitgeber übermittelte Lohnsteuerbescheinigung ( 41b Absatz 1 Satz 2 EStG) maschinell zuordnen kann, ist als lohnsteuerliches Ordnungsmerkmal ( 41b Absatz 2 Satz 1 und 2 EStG) die bisher zur Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung benötigte etin (= elektronische Transfer-Identifikations- Nummer) zu verwenden. Unser Softwarepartner arbeitet derzeit an einer maschinellen Lösung, damit der Abruf der ELStAM-Daten automatisch unterbunden wird. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie in gewohnter Weise mit der Einführung von ELStAM bei der ppa. 3.4 Kennzeichen Nebentätigkeit Der Arbeitnehmer muss angeben, ob es sich um das erste oder ein weiteres Beschäftigungsverhältnis handelt, der Arbeitgeber also der Haupt- oder Nebenarbeitgeber ist. Dadurch wird gesteuert, ob der Arbeitgeber die Steuerklasse I bis V (Hauptbeschäftigung) oder die Steuerklasse VI (Nebenbeschäftigung) erhält. Das Dialogfeld Nebentätigkeit (Dialogmaske Abzüge/Steuer/ELStAM ) wird bei Neueintritten ab 01.01.2013 beim Vorliegen der Steuerklasse VI nicht mehr automatisch aktiviert und muss bis zum Erstabruf der ELStAM-Daten manuell eingegeben werden, da diese Angabe künftig der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber schriftlich mitzuteilen hat. Seite 5
... Seite 5 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 07/2013 vom 19.03.2013 zur Hinweis für Beleganwender: Zur Selektion betroffener Personalfälle wenden Sie sich bitte an den/die für Sie zuständige/n SachbearbeiterIn. Bitte senden Sie uns anschließend mittels Zugangs- und Änderungsbeleg unter Ziffer 3.1 die entsprechende Umstellung. Hinweis für Dialoganwender: Zur Selektion betroffener Personalfälle steht Ihnen die SQL-Abfrage ELStAM (alle Felder) zur Verfügung. Bitte füllen Sie die Parameter wie folgt: Stichtag: Aktivtag: Steuerklasse: Wert 6 KZ Nebentätigkeit: Wert 0 Eintritt größer gleich: 01.01.2013 Hinweis für Vollserviceanwender: Die Selektion und die Umstellung betroffener Personalfälle erfolgt durch die ppa. 3.5 Eintritt eines Arbeitnehmers Bei einem Eintritt hat der Arbeitnehmer die Basisbelege Lohnsteuerkarte 2010 oder Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug für 2011, 2012 oder 2013 sowie ggf. die Ergänzungsbelege Infoschreiben vom Oktober 2011 Ausdruck aus dem aktuellen ELStAM vorzulegen. Legt ein neu eintretender Arbeitnehmer seine Identifikationsnummer nicht vor, ist der Arbeitgeber nicht berechtigt, die ELStAM des Arbeitnehmers abzurufen. Bei Nichtvorlage der Lohnsteuerkarte 2010 respektive der entsprechenden Ersatzbescheinigung kann der Arbeitgeber für die ersten drei Monate nach dem Eintrittsdatum, die vom Arbeitnehmer angegebenen und schriftlich bestätigten Lohnsteuerabzugsmerkmale als Grundlage für die Lohnabrechnung verwenden. Liegt nach Ablauf der Karenzzeit von drei Monaten die Identifikationsnummer nicht vor, muss der Arbeitgeber die Lohnsteuersteuer rückwirkend bis zum Eintrittsdatum mit Steuerklasse VI berechnen. Seite 6
... Seite 6 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 07/2013 vom 19.03.2013 zur Wir empfehlen bereits jetzt schon Ihre Einstellungsfragebögen um die nachfolgenden Angaben zu ergänzen, falls die vorgenannten Basis- bzw. Ergänzungsbelege nicht mit dem Beginn der Beschäftigung vorgelegt werden: - Identifikationsnummer - das bei der Meldebehörde gespeicherte Geburtsdatum *) - Angabe ob Haupt- oder Nebenbeschäftigung vorliegt *) Hinweis zum melderechtlichen Geburtsdatum: Zum Abruf der ELStAM-Daten muss im Personalstammsatz für das ELStAM-Verfahren das gleiche Geburtsdatum stehen wie im Personalausweis oder Reisepass des Arbeitnehmers. Bei Abweichungen muss das melderechtliche Geburtsdatum in der Dialogmaske Abzüge/Steuer/Steuerbewertung/Elsterlohn II hinterlegt werden. 3.6 Aufbewahrung der Papierbelege Erst ab dem erstmaligen Abruf der ELStAM-Daten verlieren die Basis- und Ergänzungsbelege ihre Gültigkeit. Dennoch ist der Arbeitgeber verpflichtet die Papierbelege bei Neueintritten in 2013 zu verlangen. Ab 2014 muss der Arbeitgeber keine Papierbelege mehr verlangen, jedoch muss er vorhandene bis zum Ende des gesamten Einführungszeitraums (incl. 6-monatigen Übergangszeitraums) am 31.12.2014 aufbewahren. Diese Belege dürfen frühestens 2015 vernichtet werden. Endet das Beschäftigungsverhältnis im Übergangszeitraum (bis 31.12.2013), sind dem Arbeitnehmer sämtliche entgegengenommene Papierbelege in einer angemessenen Frist wieder auszuhändigen. Diese Vorgehensweise ist aus dem BMF-Schreiben vom 02.10.2012 abzuleiten. Aus aktuellem Anlass wollten wir Sie bereits mit dem heutigen Schreiben auf diesen Umstand hinweisen. 4. Weitere Informationen Nach Beendigung der Testphasen respektive vor dem teilnehmerübergreifenden Erstabruf der ELStAM-Daten erhalten Sie weitere Informationen wie gewohnt per Rundschreiben. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Ihre ppa Bereich Personalabrechnung