DEPARTEMENT GESUNDHEIT UND SOZIALES Abteilung Gesundheit 20. September 2016 MERKBLATT / VORGABEN Umsetzung und Präzisierungen der Handbücher "Kosten- und Leistungsstatistik für Altersund Pflegeheime" sowie "Anlagebuchhaltung für Alters- und Pflegeheime" 1. Ausgangslage Betreffend der Handbücher "Kostenrechnung und Leistungsstatistik für Alters- und Pflegeheime 2011" sowie "Anlagebuchhaltung für Alters- und Pflegeheime 2011" der Koordinationsgruppe Langzeitpflege Schweiz KGL (Curaviva Schweiz, H+ die Spitäler der Schweiz und senesuisse Verband wirtschaftlich unabhängiger Alters- und Pflegeeinrichtungen Schweiz) wurde von Seiten des Departements Gesundheit und Soziales und dem Verein "Aargauische Spitäler, Kliniken und Pflegeinstitutionen (VAKA) festgestellt, dass Präzisierungs- und Anpassungsbedarf vorhanden ist. Zudem wurden Unsicherheiten betreffend der Anwendung der Handbücher festgestellt. Themen wie die Verteilung der Kostenstelle "Pflege und Betreuung" auf die Kostenträger Pflege und Pflege und Betreuung, die Umlage der Kostenstelle "Leitung/Verwaltung" oder der Zinssatz für die kalkulatorische Verzinsung sind nicht präzise genug definiert. Die Verteilung der Kostenstelle "Pflege und Betreuung" und die Umlage der Kostenstelle "Leitung/Verwaltung" haben einen wesentlichen Einfluss auf die Resultate bei den Kostenträgern Betreuung, Pflege und Pension. Dies hat einen starken Einfluss auf die Vergleichbarkeit der Kosten- und Leistungsrechnung der Pflegeinstitutionen. Im Verlauf des Jahres 2014 wurden durch eine Arbeitsgruppe mit Vertretern von der VAKA und mit Vertretern vom Departement Gesundheit und Soziales die notwendigen Präzisierungen und der Anpassungsbedarf bei den Handbüchern bestimmt. Die Unsicherheiten betreffend der Umsetzung der Handbücher wurden ebenfalls aufgenommen. Die Präzisierungen (unter Kapitel 4. ersichtlich) und die aufgenommenen Unsicherheiten (unter Kapitel 3. ersichtlich) werden in diesem Merkblatt thematisiert. Mit diesen Vorgaben soll die Vergleichbarkeit der Pflegeinstitutionen im Bereich der Kosten- und Leistungsrechnung und der Anlagebuchhaltung verbessert werden. Dies unterstützt auch die Arbeiten bei der periodischen Überprüfung und eventuellen Anpassung der kantonalen Tarifordnung (Pflegefinanzierung). Der identifizierte Anpassungsbedarf soll in die von der Koordinationsgruppe Langzeitpflege Schweiz (KGL - Curaviva Schweiz, H+ die Spitäler der Schweiz und senesuisse) geplante Überarbeitung der Handbücher einfliessen. Von Seiten der VAKA wurde der Input bei der KGL eingespeist. Das Departement Gesundheit und Soziales hat den Input zum Anpassungsbedarf über die REDI AG Treuhand eingereicht.
2. Rechtliche Grundlagen 2.1 Pflegegesetz (PflG) 13 Stationäre Pflege; Leistungserbringer 3 Die stationären Pflegeeinrichtungen sind verpflichtet a) eine Kosten- und Leistungsrechnung gemäss Branchenverband zu führen, b) mindestens eine eingeschränkte Revision gemäss Obligationenrecht (SR 220) durchzuführen, c) unaufgefordert alle für die Tätigkeit der kantonalen Clearingstelle massgebenden Änderungen zu melden. 4 Der Regierungsrat kann durch Verordnung ergänzende Vorschriften zu den Anforderungen gemäss Absatz 3 erlassen. 19 Controlling und Auskunftspflicht 1 Die ambulanten und stationären Leistungserbringer in der Langzeitpflege stellen ein Controlling insbesondere über Wirkung, Leistung, Qualität und Zielerreichung sicher. 2 Sie sind verpflichtet, dem Kanton und den Gemeinden die zu deren Aufgabenerfüllung erforderlichen Informationen und Daten zur Verfügung zu stellen. 2.2 Pflegeverordnung (PflV) 20 Rechnungslegung Die stationären Leistungserbringer führen eine Leistungserfassung sowie eine Kostenrechnung, welche die Kostenarten, die Kostenstellen und die Kostenträger umfasst. Für die Rechnungslegung sind die Handbücher "Kostenrechnung und Leistungsstatistik für Alters- und Pflegeheime 2011" sowie "Anlagebuchhaltung für Altes und Pflegeheime" von Curaviva, H+ die Spitäler der Schweiz und SenéSuisse massgebend. Bei Bedarf kann das Departement konkretisierende Erläuterungen dazu erlassen. 3. Umsetzung der in den Handbüchern definierten Vorgaben 3.1 Grundsätzliche Überlegungen Einige Vorgaben in den Handbüchern werden nochmals deutlich hervorgehoben und es wird auf deren hohen Bedeutungsgrad hingewiesen. Die Vorgaben sind zwingend umzusetzen. 3.2 Kostenrechnung 3.2.1 Umlage Hilfskostenstelle "Leitung / Verwaltung" Vorgabe 1: Die Kostenstelle "Leitung/Verwaltung" muss per Umlage auf alle Kostenstellen verteilt werden (Hilfskostenstellen, Hauptkostenstellen und Nebenbetriebe), auf denen Mitarbeitende geführt (beschäftigt) werden. Zusätzlich muss die Hauptkostenstelle Pension mit der Umlage belastet werden (Mitarbeiter werden auf der Pension nicht geführt, gemäss Vorgabe 2 sind für die Pension die Bewohnerinnen/Bewohner relevant). Rückumlagen innerhalb der Hilfskostenstellen können, müssen aber nicht durchgeführt werden. 2 von 8
Vorgabe 2: Es werden die Anzahl Köpfe (Bewohnerinnen/Bewohner für die Umlage auf die Hauptkostenstelle Pension, Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter für die Umlage auf alle anderen Kostenstellen) als Umlageschlüssel angewendet. Alternative zur Vorgabe 2: Die Umlage der Hilfskostenstelle Leitung/Verwaltung nach Stundenrapporten ist zulässig, wenn die geleisteten Stunden nachvollziehbar dokumentiert sind. Die Vorgabe 1 ist auch bei dieser Alternative einzuhalten. Vorgabe 3: Die Anzahl Köpfe gemäss Vorgabe 2 werden per Stichtag 31. Dezember erhoben (analog zum Stellenplan). In begründeten Ausnahmefällen (Dokumentation notwendig) kann eine Gesamtjahresbetrachtung angewendet werden (alle Bewohnerinnen/Bewohner und alle Mitarbeitenden des Kalenderjahres). 3.2.2 Aktivierungstätigkeiten (beziehungsweise Beschäftigung) Die Löhne, Sozialleistungen und Personalnebenkosten für Aktivierungstätigkeiten (beziehungsweise Beschäftigung) sind auf der Hauptkostenstelle 110 "Pflege und Betreuung" zu führen (siehe Handbuch Seite 17, Kapitel 3.1.1.2 Hauptkostenstellen). Wenn eine separate Hilfskostenstelle Aktivierung/Beschäftigung geführt wird, ist die Umlage dieser Hilfskostenstelle in der Kostenstellenrechnung der Hauptkostenstelle 110 Pflege und Betreuung zu 100 % zu belasten. Bei der Aufteilung zwischen Pflege und Betreuung in der Kostenträgerrechnung Stufe 1 erfolgt die Umlage zu 100 % auf den Kostenträger 210 Pflege und Betreuung. 3.2.3 Abgrenzung zu anderen Leistungsbereichen und zu den Nebenbetrieben Die Kosten und die Erlöse der folgenden Leistungsbereiche und Nebenbetriebe sind in der Kostenund Leistungsrechnung separat auszuweisen (und damit sauber vom Pflegeheim abzugrenzen): Medizinische Nebenleistungen (Therapien, Material gemäss MiGel etc.) Akut- und Übergangspflege Tages- oder Nachtstrukturen Spitex und/oder InHouse-Spitex Alterswohnungen Cafeteria beziehungsweise Restaurant (wenn als Nebenbetrieb geführt) Allfällige weitere Nebenbetriebe Das Restaurant ist als Nebenbetrieb zu führen, wenn Gewinne erwirtschaftet werden sollen und/oder der grösste Teil der Kunden von extern kommen. Falls Mitarbeitende ausschliesslich in den genannten Leistungsbereichen beziehungsweise Nebenbetrieben arbeiten, sollen die Besoldungen inklusive Sozialleistungen direkt diesen Kostenstellen zugewiesen werden. 3 von 8
3.3 Anlagebuchhaltung 3.3.1 Kalkulatorische Abschreibungen Die kalkulatorischen Abschreibungen werden linear nach den Abschreibungssätzen gemäss Handbuch Anlagebuchhaltung für Alters- und Pflegeheime 2011, 1.6.1 Kalkulatorische Abschreibungen berechnet. Die folgenden Werte bilden die Basis für die Aufnahme des jeweiligen Anlageguts in die Anlagebuchhaltung. Diese Werte sind damit eine wesentliche Basis für die Abschreibungen. Für den Wert des Gebäudes bildet die Bauabrechnung die Basis (siehe Handbuch Anlagebuchhaltung für Alters- und Pflegeheime 2011, 3.5 Bewertung der bestehenden Anlagen ). Wenn diese nicht vorliegt, gelangt der Gebäudeversicherungswert (gemäss aktueller Police der Aargauischen Gebäudeversicherung) zur Anwendung. Die Abschreibungen werden auf dem Bruttobetrag berechnet, das heisst vor Abzug von allfälligen Beiträgen oder Subventionen der öffentlichen Hand. Für den Wert des Mobiliars bildet der Anschaffungswert die Basis. Wenn der Anschaffungswert nicht vorhanden ist, kann auch der Wiederbeschaffungswert benutzt werden. Das Grundstück wird in der Anlagebuchhaltung in die Anlagekategorie 1 aufgenommen (siehe Handbuch Kapitel 3.5 Bewertung der bestehenden Anlagen) und nicht abgeschrieben. 3.3.2 Kalkulatorische Verzinsung Die kalkulatorische Verzinsung findet nur während der ordentlichen Nutzungsdauer gemäss Anlagekategorien im Handbuch Anlagebuchhaltung für Alters- und Pflegeheime 2011, 1.4 Abschreibungsrichtlinien Anlagekategorien statt. Wenn das Anlagegut vor Ablauf der ordentlichen Nutzungsdauer nicht mehr verwendet wird, entfällt die kalkulatorische Verzinsung bereits ab diesem Zeitpunkt. Basis für die Aufnahme in die Anlagebuchhaltung und damit auch für Verzinsung sind folgende Werte (siehe auch 3.3.1): Für den Wert des Landes bildet der Kaufpreis gemäss Kaufvertrag die Basis. Wenn der Kaufpreis nicht bekannt ist, dann soll der Marktwert zur Anwendung gelangen (siehe auch Handbuch Anlagebuchhaltung für Alters- und Pflegeheime, 3.5 Bewertung der bestehenden Anlagen). Für den Wert des Gebäudes bildet die Bauabrechnung die Basis (siehe Handbuch Anlagebuchhaltung für Alters- und Pflegeheime, 3.5 Bewertung der bestehenden Anlagen ). Wenn diese nicht vorliegt, gelangt der Gebäudeversicherungswert (gemäss aktueller Police der Aargauischen Gebäudeversicherung) zur Anwendung. Für den Wert des Mobiliars bildet der Anschaffungswert die Basis. Wenn der Anschaffungswert nicht vorhanden ist, kann auch der Wiederbeschaffungswert benutzt werden. 3.4 Abschreibungen und Zinsen in der Finanzbuchhaltung und in der Kosten- und Leistungsrechnung 3.4.1 Abgrenzung und Darstellung Abschreibungen und Zinsen Abschreibungen In der Finanzbuchhaltung werden die Abschreibungen aufgrund rechtsformspezifischer und steuerrechtlicher Anforderungen an die Bewertung des Anlagevermögens vorgenommen. In der Kostenund Leistungsrechnung wird die effektive Wertminderung anhand betriebswirtschaftlicher Überlegungen berücksichtigt, was in der Anlagebuchhaltung abgebildet wird. Zinsen In der Finanzbuchhaltung werden die effektiven Zinsen für das Fremdkapital verbucht. In der Kostenund Leistungsrechnung werden die kalkulatorischen Zinsen auf dem Anlagevermögen gemäss Anlagebuchhaltung ermittelt. 4 von 8
Die in der Finanzbuchhaltung verbuchten Beträge für die Abschreibungen und für die Zinsen und die in der Kosten- und Leistungsrechnung verbuchten kalkulatorischen Kosten sind also unterschiedlich hoch, was eine Abgrenzungsbuchung in der Kosten- und Leistungsrechnung nach sich zieht. Dies wird in der Kostenstellenrechnung ersichtlich, in dem in der Spalte Aufwand die Beträge aus der Finanzbuchhaltung aufgeführt werden, und in der Spalte Kosten die ermittelten kalkulatorischen Kosten. Die Differenz wird in der Spalte Abgrenzungen aufgeführt. Die kalkulatorischen Kosten sind in der Kostenstellenrechnung in zwei Positionen separat auszuweisen: Abschreibungen in 4420, 4421 Kapitalzinsen und Spesen in 46 In dem folgenden Beispiel wird die geforderte Darstellung aufgezeigt: 3.4.2 Mieten und Abzahlungsgeschäfte Mieten und Abzahlungsgeschäfte, welche mit dem eigentlichen Pflegeheimbetrieb in keinem Zusammenhang stehen, wie beispielsweise auch Geschäfte, die einmalig oder im Betrag unerheblich sind, werden in der Kostenrechnung direkt der verursachenden Kostenstelle belastet, zum Beispiel Autoleasing, Miete von Autoabstellplätzen, einmalige Raummieten. Alle anderen Mieten und Abzahlungsgeschäfte sind gemäss Handbuch Anlagebuchhaltung für Alters- und Pflegeheime 2011, 1.2.2 Interpretationen zu kapitalisieren und dann abzuschreiben, beispielsweise alle Dauermieten für Räume und Mobilien des Pflegeheimbetriebs oder Mietabgeltungen an die Trägerschaft. Im erwähnten Handbuch ist unter 2.6 Erfassung von Mietzinsen als Anlage ein Beispiel aufgeführt. Der KGL wird vorgeschlagen, dass die Übernahme eines marktüblichen Mietzinses (relevant für den eigentlichen Pflegeheimbetrieb) als kalkulatorische Kosten zulässig sein müsste. Bis zum Entscheid der KGL wird das Einsetzen eines marktüblichen Mietzinses in der Kosten- und Leistungsrechnung akzeptiert. 5 von 8
4. Präzisierungen der in den Handbüchern enthaltenen Empfehlungen und Vorgaben In diesem Kapitel geht es darum, die in den Handbüchern enthaltenen Empfehlungen und Vorgaben zu präzisieren. 4.1 Kostenrechnung 4.1.1 Verteilschlüssel für die Personalkosten der Hauptkostenstelle "Pflege und Betreuung" in der Kostenträgerrechnung Stufe 1 Als Basis für die Aufteilung der Personalkosten im Tabellenblatt "Kostenträger1 stat. APH" ist eine der drei folgenden Varianten zu wählen: Individuelle Arbeitszeitanalyse Richtstellenplan des Kantons Aargau Schweizweite Curatime-Studie (Berechnungstool der VAKA) Eine andere Basis beziehungsweise gar keine berechnete Basis wird nicht mehr akzeptiert. Falls eine individuelle Arbeitszeitanalyse die Basis bildet, hat die Pflegeinstitution im Rahmen der Abgabe der Kosten- und Leistungsrechnungsdaten einen Nachweisbeleg (Auszug der Auswertung der individuellen Arbeitszeitanalyse) einzureichen, aus welchem der Verteilschlüssel hervorgeht. Bei Verwendung einer individuellen Arbeitszeitanalyse als Basis für den Verteilschlüssel sind die Strukturzeiten proportional den Kostenträgern Pflege, Betreuung und gegebenenfalls Pension zuzuordnen. Falls die individuelle Arbeitszeitanalyse zeigt, dass das Pflegepersonal auch Pensionsleistungen in einem wesentlichen Umfang (> 5 % der gesamten Arbeitsleistung) erbringt, muss der sich daraus ergebende Anteil an den Besoldungskosten und am Sozialversicherungsaufwand von der Hauptkostenstelle Pflege und Betreuung auf die Hauptkostenstelle Pension umgebucht werden. Anschliessend ist auf Basis der verbleibenden Besoldungskosten der Verteilschlüssel zwischen Pflege und Betreuung neu zu berechnen und in der Kostenträgerrechnung Stufe 1 einzusetzen. Für die Aufteilung der Umlagen im Kostenträger 1 gilt wie bisher die nachfolgende Regelung. 4.1.2 Verteilschlüssel für die Umlagekosten der Hauptkostenstelle "Pflege und Betreuung" in der Kostenträgerrechnung Stufe 1 Die Verteilung der Umlagekosten in der Kostenträgerrechnung Stufe 1 erfolgt nach dem Schlüssel, der bei den Sozialleistungen zur Anwendung kommt. Setzt eine Pflegeinstitution für die Verteilung der Umlagekosten einen anderen Verteilschlüssel ein, so hat sie dies zu dokumentieren und nachvollziehbar zu begründen. In dem folgenden Beispiel wird die Vorgabe aufgezeigt: 6 von 8
Für die Aufteilung der Sachkosten auf der Hauptkostenstelle "Pflege und Betreuung" wird noch keine Präzisierung beziehungsweise Vorgabe definiert. 4.2 Anlagebuchhaltung 4.2.1 Kalkulatorischer Zinssatz Im Handbuch unter 5.3 Werte wird empfohlen, für die Berechnung der kalkulatorischen Zinsen den Zinssatz der 1. Hypothek der Kantonalbank per 1. Januar des laufenden Jahres zu verwenden. Als Übergangslösung wird die Empfehlung des Handbuches so präzisiert, dass der Zinssatz der variablen 1. Hypothek der Aargauischen Kantonalbank (AKB) per 1. Januar des laufenden Jahres zu verwenden ist. Akzeptiert wird der von den Pflegeinstitutionen eingesetzte kalkulatorische Zinssatz im Sinne einer Übergangslösung, wenn er innerhalb einer Bandbreite von +/- 0,5 %-Punkten im Vergleich zum Zinssatz der variablen 1. Hypothek der AKB liegt. Wenn die tatsächlichen Fremdkapitalkosten (zu marktüblichen Konditionen) höher sind und nachgewiesen werden können, dann sind diese Kosten zulässig. 7 von 8
5. Prüfung Anlässlich der regelmässigen Prüfung der Kosten- und Leistungsrechnungen werden die unter Kapitel 3 und 4 ausgeführten Punkte überprüft. Harald Bolleter Fachspezialist Finanz- und Rechnungswesen Felix Bader Leiter Sektion Langzeitversorgung 8 von 8