FiBu und Lohn im Internet 1
27.01.04
Inhaltsverzeichnis Klinger & Co KG im Internet... 5 2 Standard-Webservice... 6 2.1 Aufruf... 6 2.2 Login... 6 2.2 Login... 7 2.3 Allgemeine Vorgaben... 8 2.3.1 Timeout... 8 2.4 Der Hauptschirm... 9 2.5 FiBu-Daten ins Web-Service einspielen... 10 2.5.1 KKP einspielen... 10 2.5.2 FiBu-Daten des Mandanten einspielen (BH-Datenbank)... 12 2.6 Auswertungen... 16 2.7 Downloads... 17 2.7.1 Download von Auswertungen... 17 2.7.2 Rückspielen von gesicherten Datenbeständen... 20 2.8 Upload-Bereich... 21 2.9 Verwaltung... 22 2.9.1 Mandantenverwaltung... 23 2.9.2 Benutzerverwaltung... 23 2.9.3 Kostenaufstellung... 26 2.10 Logout... 27 3 Datenaustausch mit dem Rechenzentrum (Wtrz.dat)... 28 4 Online-Anbindung... 31 4.1 Online-FiBu, Kassabuch und Telebanking... 31 4.2 Online-Lohn... 33 3
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Klinger & Co KG im Internet Das Internet gewinnt immer mehr an Bedeutung als Medium zur Kommunikation und zum Informations- und Datenaustausch. Daher ist die Anbindung der Applikationen der Klinger & Co KG an das Internet ein wichtiger Punkt unserer Entwicklungstätigkeit. Die Nutzung des Internets wird auf vielfältige Weise unterstützt: Email-Unterstützung Versand von Auswertungen (PDF-Format), Erfassungs- und FiBu-Daten sowie Sicherungsdateien auf Knopfdruck per Email; ab Fibu-Version 5.07 möglich Datenübermittlung via Internet - ZM-Übermittlung (EDI); ab FiBu-Version 5.07 möglich - Elektronische Übermittlung von Jahresabschlussdaten an das Firmenbuchgericht (FiBu-Zusatzmodul JAB) Webserver-Anbindung, Klinger Web-Service Wir bieten Lösungen zur Internetanbindung von Mandatenbuchhaltungen, die durch ihre besondere Flexibilität allen unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden. Das Klinger Webservice steht in zwei Ausbaustufen zur Verfügung: I. Standard Webservice: Einsicht in Auswertungen, Downloads, etc. II. Online-Anbindung von Kassabuch, FiBu, Telebanking und Lohn für Windows Datenaustausch mit dem Rechenzentrum (Wtrz.dat) Es besteht nun auch die Möglichkeit der Kommunikation mit dem Rechenzentrum über das Internet. Stapel, Dialoge und Abrufe können bequem über den Web-Browser transferiert werden. 5
2 Standard-Webservice 2.1 Aufruf Rufen Sie bitte zuerst die Klinger & Co KG Homepage unter auf. Der Aufruf des Web-Service erfolgt durch einmaliges Anklicken dieses Links mit der linken Maustaste. Ab dem Zeitpunkt des Aufrufes verfügen Sie über eine zertifizierte SSL-(=sichere) Verbindung, welche durch ein Symbol in der Statusleiste angezeigt wird. Das bedeutet, dass Ihre Daten ab diesem Zeitpunkt verschlüsselt übertragen werden. 6
2.2 Login Geben Sie bitte auf der in Folge erscheinenden Login-Page Ihre Benutzerdaten (Klientennummer, Username und Passwort) ein. Diese werden vom jeweiligen Administrator vergeben (Administrator des WT). Sollte beim Login bei der Eingabe von Klientennummer, Username oder Passwort ein Tippfehler passieren oder wird ein falsches Passwort verwendet, so erscheint die Fehlermeldung Login ungültig. Wiederholen Sie bitte gegebenenfalls den Login-Vorgang. 7
2.3 Allgemeine Vorgaben 2.3.1 Timeout Sollten Sie bei der Bedienung des Web-Service innerhalb von 15 Minuten keine Aktionen setzen, werden Sie zu Ihrer Sicherheit automatisch vom System abgemeldet, womit jede weitere Eingabe ungültig wird (Timeout). Sollte dieser Fall eintreten, müssen Sie sich erneut über die Login-Page anmelden. 8
2.4 Der Hauptschirm Nachdem der Login-Vorgang erfolgreich durchgeführt wurde, gelangen Sie zum Hauptschirm des Klinger Web- Service. Die dort angezeigten Menüpunkte (Rechenzentrum, Auswertungen, Online-Dienste, etc.) hängen von den vergebenen Berechtigungen des jeweiligen Users ab. Im oberen Rand der Navigationsleiste sind der Name des ausgewählten Mandanten sowie der angemeldete User ersichtlich. Das Passwort des eingeloggten Benutzers kann durch Klick auf den nebenstehenden Link ([pwd]) geändert werden. In der Mitte des Hauptschirmes werden die Mandantennummer, -beschriftung und eine kurze Buchungsjahr- Information angezeigt. Bedeutung der Abkürzungen der BJ-Info: LW: Leitwährung H. Datum: Datum der letzten (=höchsten) Buchung im BJ Bu: Anzahl der getätigten Buchungen im BJ 9
2.5 FiBu-Daten ins Web-Service einspielen Das Einspielen der Webdaten kann einerseits über das DVO-Rechenzentrum erfolgen, oder aber auch über Klinger-FiBu für Windows. Für Rechenzentrumskunden besteht die Möglichkeit, ein tägliches Abbild ihrer RZ- Daten auf den Klinger-Webserver spiegeln zu lassen. Der Hauptanwenderfall wird aber sicherlich derjenige über die FiBu sein. 2.5.1 KKP einspielen Bevor Sie die Daten der Mandanten einspielen sollten Sie sicherstellen, daß Sie den passenden KKP bereits übertragen haben. Sollte dies nicht der Fall sein, so gehen Sie bitte wie folgt vor: Öffnen Sie in FiBu für Windows Ihren KKP: Nachdem Sie den gewünschten KKP ausgewählt haben, sichern Sie diesen unter dem Menüpunkt Datei/Verwaltung Sichern indem Sie den Button Web-Service anklicken: Hier kann festgelegt werden, dass es sich im Internet um einen lokalen KKP handeln soll (individueller Kontenplan für diesen Klienten). 10
Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie ein temporäres Verzeichnis bekannt geben müssen, wo die Daten vor der Übertragung an die Firma Klinger & Co KG bereitgestellt werden können: Sobald der Sicherungsvorgang beendet ist, wird dies am Bildschirm angezeigt. Bestätigen Sie mit Ok. Danach geben Sie bitte die Login-Daten für das Web-Service bekannt. Sollte es sich lokal um eine andere Klientennummer handeln als im Webservice so geben Sie die Webservice-Klientennummer bitte im ersten Feld ein (nur unter Absprache mit dem Webservice-Administrator der Firma Klinger & Co KG). Im unteren Feld des Fensters (Sendedaten) können Sie ersehen, welche Sicherungsdateien übertragen werden sollen. Nach Eingabe Ihrer Login-Daten klicken Sie auf Senden: Es wird nun ein kleines Transferprogramm der Firma Klinger & Co KG namens KlgPost.exe gestartet, welches sich im selben Programmverzeichnis wie die FiBu befinden sollte. Das Downloaden der aktuellsten Version kann jederzeit über unseren FTP Server durchgeführt werden. (Adresse ftp://ftp.klingerkg.com/webservice). Dies ist für die Übermittlung der angegebenen Files an unseren Webserver zuständig. Sollten Sie über eine(n) Firewall/Proxy mit dem Internet verbunden sein, was meistens in größeren Unternehmen der Fall ist, so wenden Sie sich bitte an Ihren Netzwerkadministrator für die Adaption einiger Einstellungen. Einstellungen für Firewall/Proxy-Verwendung: Legen Sie in Ihrem Systemverzeichnis - meistens C:\WINDOWS oder C:\WINNT, etc. - eine Datei mit dem Namen klgpost.ini an. Diese sollte den folgenden Aufbau haben: [Settings] Proxy=191.xxx.yyy.zzz ProxyPort=80 In der Zeile Proxy tragen Sie bitte die IP-Adresse (ohne http://) ein. In der Zeile ProxyPort ist der Port Ihres Proxies anzugeben. 11
Danach erscheint die Bestätigung, dass die Daten bei der Firma Klinger & Co KG eingetroffen sind: 2.5.2 FiBu-Daten des Mandanten einspielen (BH-Datenbank) a) Um die FiBu-Daten des Mandanten einzuspielen starten Sie bitte das Programm FiBu für Windows und wählen im Menü Datei den Punkt Verwaltung/Sicherung. Dort kann entschieden werden, ob Sie die gesamte Buchhaltung ein BJ die Personenstammdaten das AVZ oder das Kassabuch/Wareneingangsbuch sichern möchten. Ebenso kann die gewünschte Art der Komprimierung (.zip,.lha,.arj) eingestellt werden: Wenn Sie sich für die Ausgabe an das Klinger-Webservice entschieden haben, klicken Sie bitte den Button Web- Service. 12
Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie ein temporäres Verzeichnis bekannt geben müssen, wo die Daten vor der Übertragung an die Firma Klinger & Co KG bereitgestellt werden können. Sobald der Sicherungsvorgang beendet ist, wird dies am Bildschirm angezeigt. Bestätigen Sie mit Ok. Danach geben Sie bitte die Login-Daten für das Web-Service bekannt. Im unteren Feld des Fensters (Sendedaten) können Sie ersehen, welche Sicherungsdateien übertragen werden sollen. Nach Eingabe Ihrer Login-Daten klicken Sie auf Senden. Es wird nun wieder das Übertragungsprogramm KlgPost.exe gestartet. Details dazu entnehmen Sie bitte Kapitel 2.5.1. 13
b) Optional besteht auch die Möglichkeit, selektive Daten (per WTRZ) an das Webservice zu übertragen. Wählen Sie bitte wie gewohnt aus dem WTRZ-Ausgabedialog die gewünschten Optionen: Bestätigen des Dialoges mit OK Im darauf folgenden Ausgabedialog wählen Sie den Punkt W Web-Service:... Danach tragen Sie bitte ebenfalls Ihre Zugangsdaten ein: 14
ad a) + b): In beiden Fällen erscheint dann ein Fenster, das den Status des Transfers an den Klinger-Server darstellt: Sobald die Daten komplett am Klinger-Server eingelangt sind, erhalten Sie folgende Meldung: Diesem Statusreport können Sie entnehmen welche Dateien ordnungsgemäß bei uns eingelangt sind und welche nicht. 15
2.6 Auswertungen Abhängig von den jeweils vergebenen Berechtigungen können Sie die hier aufgelisteten Auswertungen in verschiedensten Variationen abrufen (Diese werden von uns je nach Bedarf erweitert bzw. verändert): verfügbar sind z. B: Protokoll, Konto, UVA, Journal, Saldenliste, OP-Liste, Kostenstellen, Kostenstellenkonto, Kostenträger, BAB, Statistik, BWA, Bilanz, etc. 16
2.7 Downloads 2.7.1 Download von Auswertungen Die zuvor ausgewählten Auswertungen können unter dem Menüpunkt Downloads heruntergeladen werden. Hier besteht auch die Möglichkeit, den aktuellen Stand der Webdaten rückzuübertragen. Geplant ist in Zukunft auch die Bereitstellung von Updates für Wartungsvertragskunden. Im oberen Teil der Seite befindet sich eine Anzeige, welche den aktuellen Verarbeitungsstatus noch offener Auswertungen anzeigt. Die Seite wird durch einen automatischen Reload-Timer von - im Moment - 45 Sekunden neu aufgebaut. Sie können die bereitgestellten Dateien verschiedenen Typs sowohl 1) durch Anklicken mit der linken als auch 2) mit der rechten Maustaste herunterladen: 17
1) Mit einem einfachen Mausklick (links) auf das kleine Grafiksymbol wird die Datei von unserem Server zu Ihrem PC transferiert und gleichzeitig das mit der vorgegebenen Extension verknüpfte Programm gestartet (hier: z. B..pdf): 18
2) Betätigen Sie jedoch die rechte Maustaste und wählen dann Ziel speichern unter, wird die Datei nur zu Ihrem PC transferiert und es öffnet sich dort der Speichern unter-dialog. Nun kann die Datei - Ihren Wünschen entsprechend - abgelegt und zur späteren Verwendung gesichert werden. Diese Vorgangsweise ist sinnvoll für Dateien der Spalten dat und zip. Bei dat Dateien handelt es sich um von Ihnen erstellte Telebanking-Datenträger, bei zip- Dateien um Rücksicherungsdateien, welche auf Ihrem PC wieder eingespielt werden können (siehe Kapitel 2.7.2). Die nachträgliche Speicherung einer *.pdf-datei kann aber auch im Acrobat-Reader erfolgen. 19
2.7.2 Rückspielen von gesicherten Datenbeständen Um einen Datenbestand vom Klinger-Server auf Ihren PC rückzuübertragen gehen Sie bitte wie folgt vor: Zuerst wählen Sie bitte den Downloadbereich an. Klicken Sie nun auf Sicherungsdaten (sollte diese Option nicht verfügbar sein, fehlen Ihnen die dementsprechenden Rechte. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an Ihren WebService-Administrator [Steuerberater]). Dann können Sie entscheiden, welche Daten Sie rücksichern möchten (BH Gesamt, BH BJ einzeln, Personenstamm, AVZ, KaBu) und klicken bitte auf den entsprechenden Link. Nach kurzer Zeit erscheint im Downloadbereich in der Spalte zip ein Symbol mit dem Resultat Ihrer Rücksicherung. Diese Datei kann dann mit der rechten Maustaste -> Ziel speichern unter auf Ihren PC transferiert werden und dort im Programm FiBu für Windows unter dem Menüpunkt Datei/Generieren/Rücksichern wieder eingespielt werden. Klicken Sie bitte auf Sicherungsdaten Im Pool können Sie upgeloadete Dateien löschen bzw. wieder downloaden. Auswählen der rückzusichernden Daten (am Ende der Download-Seite) 20
2.8 Upload-Bereich Für Online-Dienste-Nutzer wurde die Uploadmöglichkeit von beliebigen Files geschaffen. Mit dieser Erweiterung erhalten Sie die Möglichkeit, beliebige Dateien bequem über den Browser upzuloaden, welche dann in der Online-FiBu weiterverarbeitet werden können. So wäre es zum Beispiel möglich, Excel-Tabellen über die bestehende SSL-Verbindung an unseren Server zu senden, um diese dann in der FiBu weiter zu verarbeiten. Diese Dateien können Sie, wie unter Punkt Rückspielen von gesicherten Datenbeständen beschrieben, verwalten. 21
2.9 Verwaltung Unter dem Menüpunkt Verwaltung, der nur Administratoren zur Verfügung steht, werden die Berechtigungen für Mandanten und Benutzer vergeben und es kann auch eine Kostenaufstellung für die Abrechnung aufgerufen werden. Diese Punkte sind in der Menüleiste anwählbar: 22
2.9.1 Mandantenverwaltung In den beiden Bereichen der Mandantenverwaltung können vom jeweiligen Administrator 1) neue Mandanten (mit Mandantennummer und -name) angelegt bzw. 2) bereits vorhandene Mandanten, die in der Auswahlliste verfügbar sind, umbenannt werden: 2.9.2 Benutzerverwaltung In der Benutzerverwaltung können Sie 1) neue User anlegen 2) Benutzerrechte vergeben 3) User umbenennen und 4) Passwortänderungen für die jeweiligen User vornehmen. 23
Neuen User anlegen Hier werden die Benutzer (Administratoren, Mitarbeiter des WT und Mitarbeiter des Mandanten) mit Usernamen, Passwort und vollem Namen angelegt. Geben Sie zur Bestätigung bitte nocheinmal das gewählte Passwort ein. Hinweis: Es ist wichtig, dass alle Usernamen eindeutig, d. h. nicht zweimal, vergeben werden! Benutzerrechte Folgende User-Rechte können vergeben werden: Administrator Userverwaltung RZ Datentransfer mit dem Rechenzentrum (Wtrz.dat) FiBu Auswertungen: Kontoblätter, Saldenliste, Journal, OP, UVA Bilanz Bilanzauswertungen Statistiken Statistikauswertungen Online Auswertungen* diverse Auswertungen über Online AW-Dialog Kassabuch Kassabuch bearbeiten Online FiBu* Online Telebanking* Online Lohn* FiBu -> Webservice FiBu-Ausgabe an Webservice Webservice -> FiBu Rückholen der Webservice-Daten * Bei Vergabe der Online Rechte setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung (pro Klient), da auf unserem Server die Benutzer einzeln angelegt werden müssen. Dies dient zu Ihrer Sicherheit, damit kein anderer Klient auf Ihre Daten Zugriff erlangt. Sie können aber dennoch selbst entscheiden, welcher von Ihnen angelegte WebService- Benutzer die Rechte auf die jeweiligen Online-Dienste erhält. Rechte vergeben: Wählen Sie aus der Liste einen bereits angelegten User und danach aus dem Feld mit den Mandantennummern den jeweiligen Klienten. Sie können jetzt mittels der Checkboxen die Rechte, die der gewählte Benutzer für den jeweiligen Mandanten erhalten soll, vergeben und mit Abschicken bestätigen. Rechte ändern: Bereits vergebene Rechte können hier auch je nach Bedarf wieder geändert werden. Mit Abschicken bestätigen Sie die vorgenommene Änderung. Die selben Rechte noch einmal vergeben: 24
Haben Sie einmal bei einem User für einen Klienten bestimmte Rechte festgelegt, und soll dieser User auch bei einem oder mehreren anderen Mandanten die selben Rechte erhalten, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie zuerst diesen User und den betreffenden Klienten aus. Danach markieren Sie den oder die anderen Mandanten, für die der Benutzer die selben Rechte erhalten soll, mit der STRG- (einzelne) oder der SHIFT-Taste (mehrere) und drücken schließlich auf Abschicken. Auf diese Weise haben Sie diesem User auch bei allen anderen von Ihnen gewählten Mandanten die selben Rechte zugewiesen. User umbenennen Hier können Sie den Namen eines Users ändern. Passwort ändern Der Administrator kann hier das Passwort eines Users ändern. Dieses muss allerdings zur Bestätigung - wie im Bereich User anlegen - noch einmal eingegeben werden. Durchgeführt wird die Änderung mit Passwort ändern. Jene User die nicht Administratoren sind können Ihr eigenes Passwort mit einem Klick auf [pwd] selbst ändern. Hinweis: Die meisten Änderungen werden erst mit dem nächsten Einstieg wirksam. 25
2.9.3 Kostenaufstellung Eine detaillierte Aufstellung der monatlich anfallenden und bereits angefallenen Kosten (WT-Gebühren und Sammelrechnung Klienten) kann jederzeit online unter dem Punkt Verwaltung/Kostenaufstellung abgerufen werden. Sie können zunächst das gewünschte Monat auswählen. Mit dem Button Anzeigen rufen Sie schließlich die Übersicht auf. Auswahl des gewünschten Monats Detaillierte Kostenaufstellung mit Summen: 26
2.10 Logout Wenn Sie das Web-Service wieder verlassen möchten, können Sie sich durch Anklicken des Menüpunktes Logout abmelden. Die dann erscheinende Meldung zeigt an, dass der Logout-Vorgang erfolgreich durchgeführt wurde. Genauso ist es allerdings möglich, von dieser Stelle aus wieder zum Web-Service zurückzukehren (erneutes Login): 27
3 Datenaustausch mit dem Rechenzentrum (Wtrz.dat) Mit diesem optionalen Service können Stapel, Dialoge und Abrufe bequem über den Web-Browser transferiert werden. Hierzu loggen Sie sich wie gewohnt ins Webservice ein und wählen den Punkt Rechenzentrum. Danach entscheiden Sie welche Art der Sendung Sie vornehmen wollen. Beim Stapel geben Sie wie gewohnt folgende Daten ein: 1. Namenskürzel 2. Datenträgerbezeichnung 3. frei vergebbarer Infotext 4. Klick auf den Button DURCHSUCHEN und Auswahl der zu sendenden Wtrz.dat- Datei 5. Klick auf Absenden 28
Beim Dialog geben Sie bitte folgende Daten ein: 1. Kennung 2. frei vergebbarer Infotext 3. Klick auf den Button DURCHSUCHEN und Auswahl der zu sendenden Wtrz.dat 4. Klick auf ABSENDEN 29
Unter dem Menüpunkt Verarbeitungsliste sehen Sie dann ein Protokoll der übertragenen und verarbeiteten Sendungen: Im Dialogfall der gewünschte Abruf Die übermittelten Wtrz.dat-Dateien 30
4 Online-Anbindung 4.1 Online-FiBu, Kassabuch und Telebanking Unsere Online-FiBu bietet Ihnen die Möglichkeit, das Programm FiBu für Windows komfortabel über Ihren Internetbrowser zu bedienen. (Details zur Anwendung entnehmen Sie bitte der Programmbeschreibung FiBu für Windows.) Die Installation des Programmes sowie jeglicher Komponenten entfällt. Die Kommunikation erfolgt über ein zertifiziertes OCX Control, welches von Ihrem Internet-Browser automatisch installiert wird und eine sichere Übertragung (SSL) gewährleistet. Beim erstmaligen Einstieg sollte folgender Dialog, den Sie bitte nach Aktivieren des Kontrollkästchens mit JA bestätigen: Wie auch im Programm FiBu für Windows ist der Aufbau der Online-Variante modular, d.h. dass Sie das Programm und dessen Möglichkeiten Ihren Bedürfnissen entsprechend individuell zusammenstellen können. Das Online-FiBu-Basissystem besteht standardmässig aus vier Modulen (FiBu, OP-Liste, Kassabuch-Druck, Mengenverwaltung); es kann optional erweitert werden. Für jeden angelegten User können individuell unterschiedliche Berechtigungen vergeben werden (FiBu- Zusatzmodul FiBu Userberechtigungen). Diese werden aus dem Internet-Teil des Webservice übergeben. Man muss sich also nicht erneut einloggen. Die abgerufenen Auswertungen werden Ihnen im Downloadbereich des Webservice zur Verfügung gestellt. Parallel zum sich öffnenden Fullscreen Modus der Online-FiBu bleibt der Standard-Teil des Webservice geöffnet und Sie können mit den Windows-Tasten ALT + TAB hin- und herschalten. Dies ermöglicht Ihnen, mittels Online-FiBu erzeugte Ausdrucke sofort im Downloadbereich abzurufen. Betriebssysteme und Lizenzen für den Online-FiBu Zugang: WinXP professional [Lizenz kostenlos] Win2000 professional [Lizenz kostenlos] Win9x-ME [Für diese Systeme ist eine Zusatzlizenz von Microsoft erforderlich, die wir zum Selbstkostenpreis von Eur 87,10 weiterverrechnen. Diese Lizenz ist jedoch arbeitsplatzbezogen, das heisst, dass nur von ein und demselben PC aus in das Programm eingestiegen werden kann.] 31
Beim Online Telebanking wird von Ihnen nur ein Name vergeben. Der Datenträger kann dann im Downloadbereich wie gewohnt heruntergeladen werden. 32
4.2 Online-Lohn Die Bedienung des Online-Lohnes erfolgt auf die gleiche Weise wie die des Programmes Lohn für Windows. 33