Frage-Antwort-Katalog. für das Vergabeverfahren. SAP-Spot-Consulting

Frage-Antwort-Katalog für das Vergabeverfahren SAP-Spot-Consulting Stand: 29.03.2018

Seite 2 von 9 Hinweis Die Bieterfragen und die entsprechenden Antworten werden Bestandteil der Unterlagen für das o.g. Verfahren. 1 EU- Bekanntmachung 2 Verpflichtungserkl ärung_externe, Verpflichtungserkl ärung_externe_it m und Verpflichtungserkl ärung_externe_lo s_8 Vergabestelle in eigener Sache Vergabestelle in eigener Sache Am 27.03.2018 wurde eine Berichtigung der ursprünglichen Auftragsbekanntmachung an das Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union gesandt. Dabei wurden unter Abschnitt IV.2.2, IV.2.7 und VI.3 (1. Abschnitt) die Fristen zur Angebotsabgabe, Öffnung der Angebote und zum Stellen von Bieterfragen verlängert, was aufgrund der nachträglichen Zurverfügungstellung von vertraulichen Dokumenten erforderlich ist. Die EU-Änderungsbekanntmachung stellen wir im Rahmen der 1. Konkretisierung auf unserer Internetseite bereit. Die Anlagen "Verpflichtungserklärung_Externe" Verpflichtungserklärung_Externe_ itm und Verpflichtungserklärung_Externe_ los_8 zum Vertrag referenzieren auf vertrauliche Dokumente, die bislang nicht veröffentlicht werden durften. Nach intensiver Prüfung stellen wir aus Transparenzgründen den potenziellen Bietern diese vertraulichen Dokumente nach Unterzeichnung und Einreichung einer Vertraulichkeitserklärung zur Verfügung. Kalkulationsrelevante Bestimmungen beinhalten diese Dokumente nicht. Die Vertraulichkeitserklärung finden Sie zum Download auf unserer Internetseite. Bei Bedarf übersenden Sie uns bitte die ausgefüllte und unterzeichnete Vertraulichkeitserklärung per Fax an 089 / 233 78 49 90 bis spätestens zum Ablauf der Angebotsfrist. Nach Eingang dieser Vertraulich-

Seite 3 von 9 3 3 Eignungsanforderungen A.3.6 4 6 Eignungsanforderungen A.3.7 5 EVB-IT Dienstleistungs- AGB; Ziffer 3 und 4 EVB-IT Dienstverträge 9 (für Lose) Führt das Nicht-Erfüllen von Pkt. A 3.6 Personalqualifikation / Profil Entsorgungswirtschaft mit BI (Los 3, Eignungsanforderungen, Seite 5) direkt zum Ausschluss? Bei den Mindeststandards (A-Kriterien) A 3.7 Referenzkunden, ist hier die Abgabe von 3 vollständigen Referenzen gefordert. Zudem ist bei den Hinweisen notiert, dass diese pro Referenzkunden 5 Seiten umfassen sollen. Sind hier wirklich 5 Din A4 Seiten pro Kunde gemeint? Es erscheint uns, auch vor dem Hintergrund von Datenvertraulichkeit, sehr schwierig, die Referenzen so ausführlich zu gestalten. Der Bieter geht davon aus, dass der Bieter insgesamt durch die Regelungen der Ziffern 3 und 4 nicht daran gehindert ist, die Inhalte bzw. einzelne Teile der ggf. in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber - entstandenen Dienstleistungsergebnisse / Arbeitsergebnisse (nicht jedoch physisch erstellte Dokumente wie z.b. Konzepte in unveränderter Form) außerhalb der vertraglichen Beziehung mit dem Auftraggeber wieder- / weiterzuverwenden, soweit dadurch nicht gegen Geheimhaltungspflichten verstoßen keitserklärung versenden wir die Dokumente unverzüglich per E- Mail an die in der Vertraulichkeitserklärung von Ihnen benannte E- Mail-Adresse. Ja, eine Nichterfüllung von Kriterium A.3.6 (Personalqualifikation / Profil Entsorgungswirtschaft mit BI ) führt zum Ausschluss vom weiteren Verfahren. Ja, hier sind 5 DIN A4 Seiten pro Referenzkunde gemeint. Wir weisen darauf hin, dass es sich bei der Seitenanzahl um keine zwingend einzuhaltende Vorgabe handelt, sondern lediglich um einen Richtwert. Ja, dies ist zutreffend. Da in den EVB-IT Dienstverträgen 9 (für Lose) keine abweichende Nutzungsrechteregelung vereinbart wurde, finden die Ziffern 3 und 4 der EVB-IT Dienstleistungs-AGB entsprechende Anwendung. Datenschutz-, sowie Geheimhaltungspflichten bleiben hiervon natürlich unberührt.

Seite 4 von 9 würde. Ist dies zutreffend? 6 1, 2, 5, 6, 7, 8, 10 7 1, 2, 5, 6, 7, 8, 10 8 7, ADV- Vereinbarung; 1 Anwendungsbereich, VII. Satz 1 ADV- Vereinbarung; 1 Anwendungsbereich, VII. Satz 2 Zuschlagserteilung 9 7 Leistungsbeschreibung Kapitel 1.4 und Kapitel 3.8 Der Bieter hat keinen umfassenden und abschließenden Einblick über datenschutzrechtlichen Anforderungen, denen die AG unterliegt. Um sich diesen unterwerfen zu können, ist eine positive Kenntnis r einschlägigen und für die AG geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen unerlässlich. Wir bitten um eine abschließende Darstellung und Auflistung. Der Anwendungsbereich des BayDSG ist auf öffentliche Stellen des Freistaats Bayern beschränkt, vgl., Art. 2 BayDSG. Ist das Verständnis des Bieters zutreffend, dass nicht Regelungen des BayDSG auf den Bieter anwendbar sind und sein können, sondern nfalls solche, die für Auftragsdatenverarbeiter gelten und diese dann auch nur entsprechend, da der Bieter als nicht-öffentliche Stelle nicht Normadressat ist? Ist es vorgesehen, dass der Zuschlag für Los 7 an mehrere Anbieter vergeben werden kann? Ist es möglich, ausschließlich auf die zu erbringenden Leistungen für den Eigenbetrieb Abfallwirtschaftsbetrieb München (AWM) mit einem geschätzten Volumen von 150PT anzubieten? Die Beantwortung erfolgt mit den nächsten Frage-Antwort- Katalogen. Die Beantwortung erfolgt mit den nächsten Frage-Antwort- Katalogen. Wie der EU-Auftragsbekanntmachung unter Abschnitt IV.1.3) entnommen werden kann, ist pro Los der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer beabsichtigt. Nein, es ist nur eine Angebotsabgabe für das gesamte Los und dessen Leistungsumfang möglich.

Seite 5 von 9 10 7 Leistungsbeschreibung Kapitel 3.8 11 Verpflichtungserklärung_Externe und Verpflichtungserklärung_Externe _itm 12 Leistungsbeschreibung Kapitel 2.3. Können die zu erbringenden Leistungen auch mit einer höheren Verteilung der Onsite/Remote Tage erbracht werden, bspw. 80% remote und 20% onsite? Der Bieter kann seine Mitarbeiter nicht rechtlich dazu verpflichten, eine persönliche Erklärung, wie sie in der Anlage Verpflichtungserklärung Externe und in der Anlage Verpflichtungserklärung Externe itm gefordert ist, zu unterzeichnen. Unsere Mitarbeiter werden bereits per Arbeitsvertrag auf das Datengeheimnis entsprechend 5 BGSG sowie dazu verpflichtet, jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen und die allgemeinen gültigen Grundsätze der Geschäftspolitik einzuhalten. Kann vor diesem Hintergrund diese Verpflichtung über den Arbeitsvertrag die persönliche Verpflichtung ersetzen? In der Leistungsbeschreibung wird aufgeführt, dass die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten sind. Gehen wir recht in der Annahme, dass damit die allgemeinen anwendbaren Gesetze, wie das StGB gemeint sind und es ausschließlich um Regelungen geht, die als Stand der Technik anerkannt sind? Wenn dem nicht so ist, bitten wir, die Vorschriften zu spezifizieren bzw. zu bestätigen, dass diese dann im jeweili- Dies ist nicht möglich. Wir verweisen an dieser Stelle auf die Regelungen gemäß Kapitel 3.8.2 der Leistungsbeschreibung. Eine höhere Verteilung ist nicht gewünscht, da wir im Coachingansatz arbeiten und somit die Anwesenheiten in der Regel (80%) vor Ort erforderlich sind. Die 20 % Remotetätigkeiten sind nach Absprache möglich. Nein, diese Annahme ist nicht korrekt. Die unter 2.3. der Leistungsbeschreibung genannten gesetzlichen Vorgaben sind einzuhalten. Im F von zusätzlichen gesetzliche Vorgaben, die direkt mit der Leistungserbringung in Verbindung stehen, werden diese im jeweiligen Einzelabruf benannt. Insgesamt muss sich der Auftragnehmer gesetzestreu verhalten.

Seite 6 von 9 13 5 Leistungsbeschreibung Kapitel 3.6. gen Einzelabruf einvernehmlich geregelt werden. Können wir davon ausgehen, dass im Rahmen der Leistungen für Los 5 lediglich Dienstleistungen erforderlich sind? Ja, dies ist zutreffend. 14 5, 5, Vergabeunterlagen EVB-IT Dienstvertrag 8 bzw. EVB-IT Dienstleistungs- AGB Ziffer 14 EVB-IT Dienstvertrag 8 bzw. EVB-IT Dienstleistungs- AGB Ziffer 14 Der Bieter geht davon aus, dass die Verwendung von Begriffen wie sicherstellen", "zusichern" in den Verdingungsunterlagen nicht dergestalt auszulegen ist, dass damit eine über eine vertragliche Gewährleistung hinausgehende Einstandspflicht, insbesondere keine selbständige Garantie oder verschuldensunabhängige Einstandspflicht, z.b. im Sinne des 276 I BGB gemeint ist. Ist diese Auslegung zutreffend? Die rechtzeitige und vollständige Erbringung der Mitwirkungsleistungen durch den Auftraggeber ist nach unserer Auffassung entscheidend für die Durchführung des Vertrages und die Erreichung des Vertragszwecks. Gehen wir recht in der Annahme, dass diese Mitwirkungspflichten Nebenpflichten und nicht nur reine Obliegenheiten darstellen? Gehen wir recht in der Annahme, dass der Inhalt und der Zeitpunkt der Erbringung der Mitwirkungsleistungen so hinreichend ausführlich und klar im Einzelabruf beschrieben werden wird, dass der Bieter diese nicht noch zusätzlich separat und einzeln anzufordern hat, sondern sich aus der vertraglichen Ja - die Annahme ist zutreffend, wobei die LHM erwartet, dass der Auftragnehmer verbindlich für seine vertraglich zugesicherten Pflichten einsteht. Ja, dies ist zutreffend. Die Annahme ist nicht korrekt. Der Auftraggeber wird dem Auftragenehmer die erforderlichen Informationen und Unterlagen rechtzeitig zur Verfügung stellen.

Seite 7 von 9 15 5, EVB-IT Dienstvertrag 15C Dienstleistungsabrufe 16 EVB-IT Dienstleistungs- AGB Ziffer 19 sowie 3.8 Eigenerklärung zur Verschwiegenheit 17 Vertrag und AGB, Verpflichtungserklärung_Externe und Verpflichtungserklärung_ Externe_itM 18 ADV-Vereinbarung, 5 Weisungen (1) Beschreibung ergibt, wann welche Mitwirkungsleistungen zu erbringen sind? Gehen wir recht in der Annahme, dass weitere als die in der Leistungsbeschreibung genannten Beratungsgegenstände nur abgerufen werden können, wenn diese im Rahmen des Änderungsverfahrens vertraglich vereinbart werden? Festlegung, dass dort genannte Informationen nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen. Gehen wir recht in der Annahme, dass hiervon mit dem Auftragnehmer i.s.v. 15 ff. AktG verbundene Unternehmen nicht umfasst sind, sofern die Weitergabe für die Leistungserbringung des Auftragnehmers erforderlich ist? In einem anderen Verfahren wurden, zur Einsichtnahme in vertrauliche Dokumente, auf welche in den Anlagen zum Vertrag Verpflichtungserklärung_Externe und Verpflichtungserklärung_Externe_itM Bezug genommen wird, die Fristen der Ausschreibung verlängert. Gehen wir richtig in der Annahme das ein ähnliches Vorgehen im Vergabeverfahren SAP-Spot-Consulting gewählt werden wird, da diese Dokumente auch hier als Anlagen zum Vertrag vorgesehen sind? Gehen wir recht in der Annahme, dass die AN nicht verpflichtet ist, zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Vertragsverhältnisses und Beauftragt werden die ausgeschriebenen Leistungen (definierte Auftragsgegenstände und Beratungsschwerpunkte, sowie Leistungen, die in einem unmittelbaren thematischen Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand stehen). Nein, die Annahme ist nicht korrekt. Sollten Sie zur Leistungserbringung Unterauftragnehmer einsetzen, gelten die Regelungen gemäß Ausschreibungsunterlagen entsprechend. Zur Beantwortung dieser Frage verweisen wir auf die Bieterfragen 1 und 2. Die Beantwortung erfolgt mit den nächsten Frage-Antwort- Katalogen.

Seite 8 von 9 dieser Vereinbarung erteilten Weisungen der AG Folge zu leisten, die rechtlich nicht zwingend oder technisch unmöglich oder unzumutbar sind? Können wir weiter davon ausgehen, dass der für die AN bei der Umsetzung von Weisungen entstehende Mehraufwand vergütet wird und dies mit einem Change Request abgebildet wird? 19 Erfahrungsgemäß bieten wir mit unserem Beraternetzwerkansatz den externen Berater gezielt und individuell auf die jeweilige Aufgabe zugeschnitten an. Das heißt, wir bieten nur die Leistung an, die wirklich erforderlich ist und in der Regel auch noch zu günstigeren Konditionen, da wir den Kostenvorteil des geringen organisatorischen Overheads weiterleiten können. Wenn gewünscht, sind wir im Rahmen des Angebotes gerne bereit gegenüber einer im oberen Bereich kalkulierten Fixmarge den Kostenvorteil an die LHM weiter zu reichen, denn unsere Marge liegt in der Regel bei 10-15%. Das heißt, wenn wir Berater günstiger gegenüber der im Angebot kalkulierten Fixmarge einkaufen können, kommt dies auch der LHM zu Gute. Wäre es möglich, diese Rückvergütungsmöglichkeit im Angebot zu offerieren? 20 Kalkulation Ist ein Beratertag mit 8 oder 9 Stunden Arbeitszeit zu kal- Diese Möglichkeit besteht nicht. An dieser Stelle verweisen wir auf das Dokument Erklärung Verbind-

Seite 9 von 9 kulieren? liches Angebot des entsprechenden Loses. Zur Kalkulation des Wertungspreises sind Stundensätze anzubieten. Das Vorgehen zur Ermittlung des Wertungspreises ist in Abschnitt 2.4. der Bewerbungsbedingungen geregelt. 21 Ist es angedacht, dass ein Los nur von einer Firma bearbeitet wird oder ist es vorgesehen, dass mindestens 2 Beratungsfirmen an einem Los arbeiten? Ist in den Ausschreibungsunterlagen von Personentagen die Rede, gehen Sie davon aus, dass wir mit 8 Stunden pro Personentag kalkuliert haben. Hierzu verweisen wir auf die Beantwortung der Bieterfrage 8. 22 Abschnitt 1.4 Bewerbungsbedingungen In den Bewerbungsbedingungen ist unter dem Punkt 1.4. Termine und Fristen als Abgabetermin der 16.04.2018 genannt. Heisst das, das die Unterlagen bis zum 16.04.2018 um 23:59 Uhr in den Sonderbriefkasten abgegeben werden können oder endet die Frist am 15.04.2018 um 23:59 Uhr? Hierzu verweisen wir auf die Beantwortung der Bieterfrage 1.