Geschäftsprozesse in der Cloud: Für wen lohnt sich der Einstieg? Argumente, Denkanstöße und Einsatzszenarien aus Praxissicht

Geschäftsprozesse in der Cloud: Für wen lohnt sich der Einstieg? Argumente, Denkanstöße und Einsatzszenarien aus Praxissicht

Management Summary Cloud-Computing setzt sich in der Business-IT zunehmend als neues Paradigma durch: Immer mehr Fach- und IT-Abteilungen erkennen das große Potenzial von Software- Services aus dem Netz. Inzwischen gibt es sogar umfassende Lösungen als Software- Service aus der Cloud, die alle betriebswirtschaftlichen Kernbereiche abdecken und sich in der Praxis bewährt haben. Ehe sie sich für eine Mietlösung entscheiden, sollten sich Unternehmen jedoch einige grundlegende Fragen stellen: Passen Cloud-Lösungen überhaupt zum Geschäftsmodell? Eröffnen sie uns wirklich dauerhafte strategische und wirtschaftliche Vorteile? Können wir sie auch unterwegs über Smartphones und Tablet- PCs nutzen? Dieses White Paper gibt Antworten. Es diskutiert innovative Einsatzszenarien, eröffnet Perspektiven und gibt Entscheidungshilfen für unternehmensindividuelle Cloud-Strategien. Über den Autor Wolfgang Kröner Seit mehr als 18 Jahren ist Wolfgang Kröner im ERP-Geschäft. Er unterstützt nationale und internationale Kunden im SAP-Umfeld mit On-Premise- und On-Demand-Lösungen. Kröner hat bereits verschiedene Funktionen im Management bekleidet. Er war Teamleiter bei Schmidt, Vogel & Partner Consult, Bereichsleiter der Fertigungsindustrie bei der TDS AG und verantwortete bei itelligence den Geschäftsbereich für kleine und mittlere Unternehmen. Als Geschäftsleiter für SAP-Cloud-Lösungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz (DACH) baute der Experte das Cloud-Geschäft von itelligence erfolgreich auf. Heute verantwortet er den Bereich Global SAP Cloud Solutions. In dieser Eigenschaft bewertet und strukturiert Wolfgang Kröner selbst und mit den Mit arbeitern heterogene Systemlandschaften und unterstützt so das individuelle Wachstum der itelligence-kunden. Kontakt: wolfgang.kroener@itelligence.de 2

Inhalt Seite Management Summary 2 Über den Autor 2 Unternehmens-IT im Zeichen der Cloud 4 Unternehmerische Vorüberlegungen 4 Sicherheit in der Cloud 6 Bestens geschützt 6 Ein Innovationstreiber für Fachbereiche 7 CIOs und IT-Leiter erschließen strategische Freiräume 7 Schneller Nutzen am Beispiel von drei Fachbereichen 8 Drei bewährte Implementierungsszenarien 9 Kleine und mittlere Unternehmen 9 Konzerne und Niederlassungen 9 Internationale Standorte 12 Big Bang oder Strategie der kleinen Schritte? 14 Wann ist ein Big Bang sinnvoll? 14 Schrittweise ans Ziel: Schlank und kostentransparent 15 Mobile Synergien: Geschäftsdaten auf Smartphone und Tablet 15 Bring Your Own Device (BYOD) 16 Zusammenfassung 18 3

Was ist Cloud-Computing? Unternehmen installieren und verwalten ihre Anwendungen und Daten immer seltener auf eigenen Rechnern und Servern vor Ort ( on-premise ). Viele nutzen Software heute aus der Cloud, also aus der Datenwolke im Netz und das ganz nach Bedarf ( on-demand ). Dafür braucht es nur einen Internetzugang und einen gängigen Webbrowser. Software und Daten lagern geschützt in hochverfügbaren Rechenzentren. Für Updates, Wartung und laufenden Betrieb sorgt der Softwareservice-Anbieter oder ein externer IT-Dienstleister. Unternehmen zahlen dafür eine monatliche Gebühr je Anwender. Sie können ihre Ausgaben besser planen, ihr Eigenkapital schonen und dennoch ihre IT flexibel um Funktionen erweitern oder je nach Bedarf sinnvoll reduzieren. Unternehmens-IT im Zeichen der Cloud Geschäftsprozesse in der Cloud ja oder nein? Das diskutieren Experten und CIOs schon seit einigen Jahren. Immer mehr Fachleute sagen heute: Die Zukunft der Unternehmenslösungen liegt in der Datenwolke. Beispielsweise rechnet das Marktforschungsunternehmen Gartner damit, dass bis 2014 vier von fünf Unternehmen weltweit Cloud-Services nutzen werden. 2013 waren es 38 %. Weiteren Umfragen zufolge sind 93 % der Anwender von Cloud-Lösungen zufrieden. Unternehmerische Vorüberlegungen Vor einer Investition gilt es, die Ziele klar zu definieren: Wo wollen wir mit unserem Unternehmen hin? Passen Cloud-Lösungen zu unserer IT-Landschaft und unseren Geschäftsprozessen? Können wir sie schnell und effizient nutzen? Erst dann lässt sich zuverlässig sagen, ob eine Cloud-Lösung wirklich zum Unternehmen passt.» Welche Rechnerleistung? Wie viel Speicher? Diese Fragen entfallen. Der Anbieter stellt Betrieb und Wartung sicher. «Welche Firmen profitieren am meisten von Cloud-Computing? Die Praxis zeigt: Vor allem kleine und mittlere Unternehmen, Konzerne aus bestimmten Branchen, beispielsweise Dienstleister, sowie Tochterfirmen und Niederlassungen. Laufzeit, Anwenderzahl sowie Funktions- und Prozessumfang lassen sich vergleichsweise kurzfristig anpassen, Kosten und tatsächlicher Bedarf hierdurch ausbalancieren. Das sorgt für Transparenz und mehr Planungssicherheit. Unternehmen zahlen nur, was sie wirklich brauchen. Zusätzliche Funktionen lassen sich in der Regel einfach hinzu- 4

mieten ohne aufwendige Implementierung. Gegenüber traditionellen Lösungen sinken außerdem die Kosten für Strom, Betrieb, Hardwareredundanz und die kontinuierliche Erneuerung der Hardware. Aus CAPEX (Capital Expenditure) werden OPEX (Operational Expenditure): Unternehmen zahlen lediglich die laufenden Betriebsausgaben, Kosten für kapitalintensive Serverstrukturen entfallen. Sämtliche Leistungen sind auf den Rechnungen nachvollziehbar. Und über Monitoring sowie regelmäßige Berichte lassen sich häufig weitere Einsparmöglichkeiten entdecken. Die Vorteile von Cloud-Lösungen (I) Geschäfts-IT ohne eigene Server-Infrastruktur Niedrige Gesamtbetriebskosten Geringer Schulungsaufwand Desktop-Rechner und Internetzugänge genügen. Es entstehen keine Kosten für anfängliche Investitionen, sondern nur klar planbare Ausgaben für den laufenden Betrieb. Laut Booz & Company betragen die Total Cost of Ownership (TCO) über einen Zeitraum von zehn Jahren durchschnittlich 50 bis 60 % weniger als bei einer Inhouse-Installation. Die Systemoberfläche zeitgemäßer Cloud-Lösungen lässt sich einfach und intuitiv bedienen. Es sind nahezu keine Schulungen erforderlich. Automatische Updates Flexibilität Unternehmen verlieren praktisch keine Zeit durch Aktualisierungen. Die Software ist immer schnell auf dem neuesten funktionalen und technologischen Stand. Benötigt ein Unternehmen mehr (oder weniger) Funktionen beziehungsweise Anwenderlizenzen, lässt sich der Leistungsabruf zeitnah und flexibel anpassen. Die Remote-Server bieten nahezu unbegrenzte Kapazitäten.» Die Gesamtbetriebskosten sind über einen Zeitraum von zehn Jahren durchschnittlich 50 bis 60 % geringer als bei einer Inhouse-Installation. «Nicht nur Kostengründe sprechen für die Lösungen. Stehen Funktionen und Daten auch unterwegs oder zu Hause via Internet jederzeit bereit, können Firmen ihre Arbeitsformen und -zeiten flexibler als bisher an neue Geschäftsmodelle anpassen. Mobile Strategien werden umfassend unterstützt. Sichere Verbindungen, eindeutige Zugriffsrechte und Benutzerrollen sorgen dafür, dass wertvolle Geschäftsdaten auch außerhalb des Unternehmensstandorts vertraulich bleiben. 5

Die Vorteile von Cloud-Lösungen (II) Einfache Integration Hohe Mobilität Bessere Zusammenarbeit Mehr Wettbewerbsfähigkeit Mit einem einzigen Anbieter sind das ERP-System und die Cloud-Lösungen für Geschäftsprozesse aus einem Guss. Es entsteht eine homogene IT-Landschaft. Mitarbeiter und Führungskräfte können per App mittels Smartphone oder Tablet-PC zeit- und ortsunabhängig auf Geschäftsdaten zugreifen. Daten werden im Hintergrund synchronisiert und sind stets aktuell. Integrierte oder zusätzliche Collaboration-Funktionen schaffen weiteren Nutzen. Speziell kleine und mittlere Unternehmen profitieren von Highend-Lösungen, die sie sofort technologisch mit Großunternehmen auf Augenhöhe bringen Sicherheit in der Cloud Etliche Firmen sorgen sich um die Sicherheit, wenn sie ihre Daten außer Haus ablegen. Die Bedenken sind verständlich, aber unbegründet. Im Gegenteil: Datensicherheit ist sogar ein wesentliches Nutzenargument für eine Geschäftslösung aus der Cloud.» Datensicherheit ist ein wesentliches Nutzenargument für eine Geschäftslösung aus der Cloud. «De facto verwenden die meisten Unternehmen bereits seit mehr als zehn Jahren vergleichbare Services für überaus sensible Daten seit dieser Zeit gehören finanzielle Transaktionen per Online-Banking schließlich schon zum Alltag. Cloud Computing ist damit absolut vergleichbar: Wie im Banking sind dabei die zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentren eines Anbieters weitaus aktueller und sicherer als unternehmenseigene Server. Dafür sorgen technische Prüfroutinen und die persönliche Überwachung durch ausgewiesene Experten. Bestens geschützt Auch gegen Hackerangriffe sind die Informationen bestmöglich geschützt: Nachgelagerte Sicherheitsmechanismen verwehren Angreifern den Zutritt. Dafür sorgt eine zuverlässige Firewall-Architektur aus zwiebelförmig aufgebauten Sicherheitsstufen. Hochsicherheitsrechenzentren sind darüber hinaus auch gegen physische Ausfallszenarien wie Feueroder Wasserschäden geschützt. Anbieter wie itelligence oder SAP speichern alle Daten ein zweites Mal in einem sogenannten Spiegelrechenzentrum an einem anderen Standort. Sollte das Originalrechenzentrum ausfallen, wird der Betrieb in kürzester Zeit mit den aktuellen Backups fortgesetzt. Vergleichbare Systeme lassen sich im eigenen Unternehmen aufgrund ihrer Kosten für kleinere und mittlere Betriebe kaum finanzieren. 6

Ein Innovationstreiber für Fachbereiche Neue Perspektiven Cloud-Computing punktet also nach Kosten-, Nutzen- und Sicherheitskriterien. Viele Fachbereiche nutzen diese Vorteile bereits, um betriebliche Abläufe neu und effizienter zu definieren. Sie haben erkannt, wie schnell und flexibel Lösungen aus der Cloud verfügbar sind. Das eröffnet völlig neue Perspektiven für das Zusammenspiel von Business und IT. Langwierige Beschaffungsprozesse und endlose Implementierungsprojekte? Das war einmal. Fachbereiche sind jetzt in der Lage, sich von ihren IT-Abteilungen zu emanzipieren. Das ist im hochdynamischen Umfeld von heute auch gut so, denn für ihre Aufgaben brauchen Mitarbeiter immer schneller den passenden Software-Service. Und sie wissen selbst am besten, welche Lösung sie in ihrem Tagesgeschäft optimal unterstützt. Cloud-Dienste helfen dabei, Anwendungen einfach selbst auszuwählen und ad hoc zu nutzen. Mit einer Cloud-Lösung kann die Fachabteilung mit den entsprechenden Zugriffsrechten jederzeit weitere Funktionen des angebotenen Leistungsumfangs selbstständig aktivieren. Längst laden viele Mitarbeiter sich benötigte Servicezugänge im Bereich kleiner Dienstprogramme, wie beispielsweise Dropbox, einfach selbst herunter meist über Cloud- Services. Das jedoch birgt Risiken: Es drohen eine unkontrollierte Schatten-IT und Sicherheitslücken. CIOs und IT-Leiter erschließen strategische Freiräume» Vor allem kleine und mittlere Unternehmen sowie die Tochter- und Landesgesellschaften von Konzernen profitieren von der Cloud. «Die IT-Abteilung sollte darum von Anfang an den Dialog mit Management und Fachbereichen suchen. Es gilt, Mitarbeiter schnell mit dem richtigen Software-Service zu unterstützen und zugleich Sicherheits- und Compliance-Standards zu gewährleisten. Mit einer durchdachten Cloud-Strategie ist allen geholfen und das gesamte Unternehmen profitiert. Die IT stärkt so außerdem ihre Rolle als Innovationstreiber und kann die Business Velocity als ebenbürtiger Partner innerbetrieblich begleiten. Statt den Serverbetrieb und andere Routineaufgaben operativ zu steuern, übernehmen CIOs und IT-Leiter künftig immer häufiger beratende Aufgaben in Organisation, Prozessentwicklung und Implementierung. Cloud-Lösungen schaffen die nötigen Freiräume. 7

Schneller Nutzen am Beispiel von drei Fachbereichen Im Folgenden betrachten wir einige Beispiele für Cloud-Lösungen, die auf einzelne Fachbereiche zugeschnitten sind. Vertrieb Ihre Stärke spielen Cloud-Lösungen insbesondere im Vertrieb aus. Ein gutes Beispiel ist das auf SAP Cloud for Sales basierende Customer Relationship Management (CRM). Damit lassen sich zentrale Prozesse automatisieren und vereinfachen. Die Cloud-Lösung ermöglicht es, über Smartphone und Tablet-PC auf relevante Daten und Kennzahlen zuzugreifen. Außendienstmitarbeiter können ihre Daten jederzeit und überall aktualisieren. Das schafft eine höhere Datenqualität. SAP Cloud for Sales lässt sich zügig einführen und kann nahtlos an SAP ERP oder andere SAP-Cloud-Services angeschlossen werden. Finanzwesen Speziell für die meist hochstandardisierten Prozesse des betrieblichen Finanz- und Rechnungswesens gibt es eigene Cloud-Lösungen, die schnell zu Produktivitäts- und Kostenvorteilen führen. SAP Cloud for Financials schafft mehr Kontrolle und Flexibilität für den Finanzbereich. Die Lösung hilft dabei, lokale und länderübergreifende Prozesse zuverlässig und durchgängig zu steuern. Rechnungslegungsvorschriften und Regeln zu Buchführung und Bilanzierung werden automatisch eingehalten. Auch lassen sich Transaktionen, Dokumente und Daten von Drittsystemen integrieren. Darüber hinaus kann die Finanzabteilung eigenständig Echtzeitanalysen durchführen und das Unternehmen auf diese Weise besser strategisch unterstützen. Kontrolle und Flexibiliät Mit SAP Cloud for Travel and Expense lassen sich beispielsweise Geschäftsreisen einfacher verwalten von Anträgen und Freigaben bis hin zu Buchungen, Belegerfassungen und Abrechnungen. Alles lässt sich unterwegs und entsprechend der jeweiligen Compliance- Regelungen erledigen. Das reduziert den Arbeitsaufwand für Reisende und Backoffices, spart Reisemanagementkosten und sorgt für eine schnellere Erstattung von Spesen. Personalwesen Die weltweit führenden HR-Cloud-Lösungen stammen von SuccessFactors. Der Software- Service des SAP-Unternehmens überzeugt mit umfassenden und anwenderfreundlichen Funktionen für alle Bereiche des Personalwesens, beispielsweise für Zielvereinbarungsmanagement, Talentmanagement, Recruiting und E-Learning. Die Lösungen lassen sich schnell einführen und ergänzen, alle Daten zentral verwalten und auch von unterwegs nutzen. Mit vier Releases pro Jahr ist die Software immer auf dem neuesten Stand. Außerdem profitieren Firmen von integrierten Best-Practice-Szenarien, die gerade vor dem Hintergrund des akuten Fachkräftemangels schnell für geschäftlichen Nutzen sorgen. 8

Drei bewährte Implementierungsszenarien Zwei Unternehmenstypen profitieren von Cloud-Software besonders stark: Zum einen kleine und mittlere Unternehmen, die ihre IT-Landschaft harmonisieren und weiter wachsen möchten. Zum anderen Großunternehmen, die eine einfache IT für ihre Tochteroder Landesgesellschaften suchen, die schnell implementiert ist. Kleine und mittlere Unternehmen Je nach Konjunktur schwankt die Auslastung. Das fordert vor allem kleine und mittlere Unternehmen enorm: Viele haben sich auf bestimmte Marktsegmente spezialisiert, sind von der Liquidität weniger Bestandskunden abhängig oder von der Nachfrage großer Erstausrüster. Oft bestimmen auch saisonale Schwankungen die Auftragslage. Hier spielt Cloud-Software ihre Vorteile aus: Nutzer und Anwendungen lassen sich flexibel dazu- oder abbuchen und per Mausklick in das System einbinden, ganz nach Marktlage und Geschäftsentwicklung. Das ist besonders praktisch, wenn das Unternehmen wächst, spezielle Funktionen für einzelne Projekte benötigt werden oder neue Geschäftsfelder hinzukommen. Die Software unterstützt also gerade kleine und mittlere Unternehmen ideal bei digitalen Herausforderungen. Die Hersteller haben das erkannt und Cloud-Suiten auf den Markt gebracht, die eigens auf diese Zielgruppe zugeschnitten sind.» Nutzer und Anwendungen lassen sich flexibel dazu- oder abbuchen und per Mausklick in das System einbinden, ganz nach Marktlage und Geschäftsentwicklung. «Damit lässt sich noch eine weitere Schwierigkeit meistern: Noch immer arbeiten viele Unternehmen mit Einzelanwendungen unterschiedlicher Hersteller. Diese sind aufwendig zu warten und miteinander zu verknüpfen. Das ändert sich mit Cloud-Services für unterschiedliche Geschäftsprozesse, beispielsweise SAP Business ByDesign. Die Lösung des marktführenden Herstellers vereint klassische ERP-Funktionen für Finanzwesen, Logistik und Personaladministration mit Funktionen für Projektmanagement, Kundenverwaltung und Reporting. Auf diese Weise werden komplexe Abläufe lückenlos nachvollziehbar und transparent, eine schlanke IT-Landschaft entsteht. Die Mitarbeiter erfassen alle Daten in einem einheitlichen System. Sie arbeiten am stationären Rechner oder mobil mit standardisierten Eingabemasken und können so Entscheidungen einfach und schnell treffen. Konzerne und Niederlassungen Viele IT-Systeme sind über Jahre mit den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens gewachsen. Das bringt oft Komplikationen mit sich vor allem wenn es darum geht, Niederlassungen oder Zukäufe einzubinden. Die meist beträchtlich kleineren Tochter- 9

Abbildung 1: Herausforderungen in Unternehmensnetzwerken Verkaufseinheit Cross-Selling ermöglichen Service-Mix verändern Neue Marktchancen Kleine Niederlassungen Kundendienstzentren Fusionen und Übernahmen Herausforderungen in Unternehmensnetzwerken Informationen müssen zwischen Firmenzentrale und Niederlassungen synchronisiert werden Heterogene Applikations-Landschaften erschweren den Austausch von Informationen Integration fremder IT-Systeme ist aufwendig und teuer Begrenzte IT-Ressourcen in den Niederlassungen bei dynamischen lokalen Anforderungen firmen benötigen nur einen Bruchteil der Funktionen, meist vor allem CRM-, Marketingund Vertriebsanwendungen. Außerdem sollte die Software einfach zu bedienen sein. Schulungsmaßnahmen sind aufgrund der räumlichen Trennung schließlich schwierig, aufwendig und teuer. Warum also für die Implementierung, Anwenderschulung und Wartung einer Lösung zahlen, deren Möglichkeiten nicht ausgereizt werden? Die zweistufige Strategie In einem solchen Szenario hat sich in der Praxis eine zweistufige Strategie bewährt. Die Zentrale nutzt weiterhin ihre funktional vergleichsweise umfangreiche On-Premise- Lösung, für deren Wartung und Upgrades sie selbst verantwortlich ist. Tochtergesellschaften und Niederlassungen verwenden die Cloud-Variante mit passenden, standardisierten Funktionen. 10

Abbildung 2: Niederlassungen integrieren Fünf Szenarien Konsolidierter Jahresabschluss Das Finanzmanagement erstellt seine Abschlüsse auf Basis der Finanzabschlüsse der regionalen Niederlassung. Finanzlösung Cloud-Lösung Abrechnungen Abrechnungsergebnis pro Kostenstelle an die Niederlassung übermitteln. Finanzabschlussdaten Abrechnungsdaten Klassische Lösung Cloud-Lösung Stammdaten Zentrales Stammdatenmanagement gewährleistet den Niederlassungen harmonisierte Stammdaten. Die Niederlassung erhält umgehend neue oder geänderte Stammdaten und ergänzt damit seine lokalen Stammdaten. Klassische Lösung Kunde Lieferant Material Cloud-Lösung Logistik Die Niederlassung bezieht Materialien oder Services von einer Geschäftseinheit innerhalb des Unternehmensnetzwerks. Waren können gesellschafts- und standortübergreifend an die Niederlassung oder direkt an den Endkunden geliefert werden. Klassische Lösung Bestellung Bestellinformation, Liefermeldung, Rechnung Cloud-Lösung Konzernweites Berichtswesen Es lassen sich konzernweite Reportings auf Basis der Daten aus Niederlassungen erstellen. Berichte Analysen Klassische Lösung Cloud-Lösung Wenn Unternehmen ihre IT standortübergreifend einheitlich gestalten wollen, sollten sie auf die Software eines einzigen Herstellers setzen. So können sie sicherstellen, dass die On-Demand- und die On-Premise-Version perfekt zusammenspielen. Die Architekturen von SAP ERP, SAP Business ByDesign und SAP Cloud for Sales sind beispielsweise bis hin zum Austauschformat der Webservices identisch. Die Cloud-Lösungen lassen sich schnell aktivieren und nahtlos mit dem zentralen SAP-System verbinden. Konvertierungen und die Programmierung von Schnittstellen entfallen weitgehend. 11

In Summe ergeben sich für Konzerne drei Vorteile aus einer Doppelstrategie: Schlanke, passgenaue Software für Niederlassungen Cloud-Lösungen wie SAP Business ByDesign, SAP Cloud for Sales oder SAP Cloud for Travel and Expense sind ganz auf die Anforderungen kleiner und mittlerer Niederlassungen zugeschnitten. Sie basieren auf bewährten Best Practices, die sich schnell anpassen lassen und umgehend geschäftlichen Mehrwert liefern. Konzernweit einheitliche Daten Abschlusszahlen und Ad-hoc-Berichte lassen sich einfach konsolidieren. Die Niederlassungen halten die Konzernstandards automatisch ein. Geringe Kapitalinvestitionen und Risiken Die Anfangsinvestitionen sind minimal, die Einführung sehr viel schneller erledigt als bei Inhouse-Installationen. Dank einfacher Bedienung entfällt außerdem der Schulungsaufwand. Internationale Standorte Standorte im Ausland müssen trotz ihrer häufig geringen Größe als rechtlich eigenständige Gesellschaften fungieren. Sie benötigen daher auch länderspezifisch konfigurierte Software, die den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen entspricht. Das System muss Abbildung 3: Die zweistufige Strategie mit SAP-Lösungen Weniger komplex Cloud-Lösung 1. Ebene: SAP Business Suite Komplexe Geschäftsszenarien unterstützen Personalisierte Software für maximale Prozesseffizienz nutzen Compliance-Standards einhalten Externe Parteien einbinden Cloud-Lösung Lieferanten Dritte 2. Ebene: Cloud-Lösungen Konzernstandards und Best Practices übernehmen Geringe Implementierungs- und Betriebskosten aufwenden Nahtlos in erste Ebene integrieren Zukäufe Cloud-Lösung Cloud-Lösung Bestehendes SAP-System Neue Geschäftsbereiche Geplante Veräußerungen Joint Ventures SAP Cloud for Sales Kunden Dritte Komplex Niederlassungen Konzernmutter: erste Ebene Niederlassungen: zweite Ebene Geschäftliches Umfeld 12

Abbildung 4: Geschäftsanforderungen unterschiedlicher Arten von Niederlassungen Lokales Vertriebscenter Kundenbeziehungen managen Produkte, die von einem zentralen Lager einer Fabrik geliefert werden, an den Kunden verkaufen (Streckengeschäft) Vertrieb und Logistik Kundenbeziehungen managen Produkte von der lokalen Handelsfiliale zu den Kundenbüros Lokale Service-Einheit Kundenbeziehungen managen Z.B. Wartungs-, Reparatur- und Beratungsservices Shared-Service-Einheit Bietet standardisierte, wissensbasierte Services für Firmenzentralen und/oder Niederlassungen, beispielsweise Beschaffung, Personaldienstleistungen, IT-Support oder Helpdesk Services, Beratung und Engineering Kundenbeziehungen managen Bietet projektbezogene Services für Firmensitze, Niederlassungen oder Kunden Schließt Mitglieder des Projektteams aus dem Firmensitz, Service-Abteilungen oder Niederlassungen ein Hat einen typischen Umfang professioneller Services beispielsweise die Landeswährung und den örtlichen Mehrwertsteuersatz unterstützen. Außerdem sollten zumindest die wichtigsten Begriffe in den Funktionen, Eingabemasken und Vorlagen in der Landessprache vorliegen. Die Finanzbuchhaltung muss an die lokalen Regelungen angepasst sein. Mit einem transparenten Rechtesystem und eindeutigen Genehmigungsworkflows lassen sich auch in entlegenen Tochterunternehmen rechtssichere Geschäftsprozesse sicherstellen. Cloud-Lösungen eignen sich optimal, um diese Herausforderungen zu meistern. Auch mit Blick auf den Support der Anwender: Der Weg zur Zentrale ist weit und Schulungen sind häufig sehr aufwendig. Die eigene IT-Abteilung kann die Mitarbeiter nur schwer unterstützen. Anbieter von Cloud-Services liefern den benötigten Support direkt zum Standort, unabhängig von der jeweiligen Zeitzone und rund um die Uhr. 13

Die Zusammenarbeit mit einem international erfahrenen IT- und Beratungspartner erweist sich hier als Plus: itelligence unterstützt die Lösung SAP Business ByDesign nicht nur in den 15 Länderversionen, die standardmäßig von SAP verfügbar sind. In enger Zusammenarbeit mit Kunden hat das international agierende Unternehmen ergänzende Light - Versionen für länderspezifische Anforderungen entwickelt. Sie erfüllen sprachlich wie rechtlich alle wichtigen Anforderungen, beispielsweise für den Einsatz in Tschechien, Ungarn und Schweden. Die Lösungen sind außerdem voll releasefähig und können daher effizient eingesetzt werden. Schnell und effizient Big Bang oder Strategie der kleinen Schritte? Die Einführung einer Cloud-Software ist vor allem eine Frage der richtigen Methodik. Unternehmen können eine Cloud-Lösung entweder phasenweise oder komplett in einem Big Bang einführen. Entscheidend sind die Ziele des einführenden Unternehmens und der resultierende Funktionsumfang. Vorkonfigurierte Best Practices für zentrale Abläufe vereinfachen darüber hinaus vieles. Wann ist ein Big Bang sinnvoll? Vor allem mittelständische Firmen verwenden oftmals IT-Systeme der Marke Eigenbau oder veraltete Technologien. Die IT-Landschaften sind dadurch komplex und schwer zu steuern. Reibungsverluste, unnötige Kosten, mangelnde Flexibilität und stockende sowie abweichende Informationen sind an der Tagesordnung. Eine schrittweise Erneuerung ist in diesem Fall nicht sinnvoll, weil das IT-System nicht schnell genug auf Zukunftskurs gelangt und wertvolle Kosten- und Effizienzvorteile verpuffen. Geschäftsprozess-Lösungen aus der Cloud ermöglichen es, alle Daten schnell auf eine einheitliche, zeitgemäße und ausbaufähige IT-Landschaft umzustellen. Zertifizierte Implementierungspartner führen Unternehmen schnell ans Ziel von vorbereitenden Gesprächen bis hin zur Inbetriebnahme und zum Support. Sie passen die Lösung an die individuellen An forderungen eines Betriebs an, migrieren SAP Business ByDesign Altdaten und prüfen Geschäftsszenarien Die Cloud-Lösung SAP Business ByDesign wurde speziell für während einer Testphase. Das beschleunigt mittlere Unternehmen und Niederlassungen entwickelt. Sie deckt den Produktivstart. Die gesamte IT eines Unternehmens wird schnell und umfassend auf alle wichtigen Geschäftsbereiche ab und eignet sich insbesondere auch für das Zusammenspiel mit SAP ERP. Die Software lässt sich denselben technologischen Standard ge - außerdem einfach in andere Anwendungen im Firmennetzwerk hoben. So entstehen einheitliche, effiziente integrieren sowie mit den Prozessen zu Kunden, Lieferanten und Prozesse im gesamten Unternehmen, die Großhändlern verknüpfen. sich zudem über Apps auch mobil nutzen lassen. 14

Abbildung 5: SuccessFactors BizX Suite Strategie Finanzen Lieferkette Operatives Geschäft Mitarbeiterbewertung CRM BizX Suite Goals Performance Workforce Planning Recruiting Compensation Learning Succession SAP JAM Workforce Analytics Employee Central Schrittweise ans Ziel: Schlank und kostentransparent Installation nach dem Baukastenprinzip Was aber, wenn Lizenzen für vorhandene Anwendungen noch länger laufen oder zunächst nur einzelne Bereiche unterstützt werden sollen? In diesen Fällen kann es sinnvoll sein, die Software phasenweise nach dem Baukastenprinzip zu installieren. Cloud-Lösungen wie beispielsweise HR-Software von SuccessFactors, SAP Cloud for Sales oder SAP Cloud for Service lassen sich schrittweise über vorkonfigurierte Einstiegspakete einführen. Diese decken jeweils einen klar definierten Funktionsumfang ab. Zugleich legen Unternehmen damit ein zuverlässiges Fundament, um ihr Geschäft bei Bedarf schnell zu unterstützen: Der Grundstock an Funktionen lässt sich mit wenig Aufwand zur Komplettlösung ausbauen. Einzelne Fachbereiche können binnen kurzer Zeit mit ihrer Lösung arbeiten. Beispielsweise lassen sich die jeweiligen Starterpakete für CRM, Vertrieb, Service, Geschäftsreisen, Personaladministration und Finanzen in wenigen Wochen implementieren. So erzielen Unternehmen einen schnellen Return on Investment (ROI). Mobile Synergien: Geschäftsdaten auf Smartphone und Tablet Für klassische Anwender enden die Vorteile einer Unternehmenslösung oft noch mit dem Betriebsgelände: Zugriff von unterwegs oder von zu Hause aus für viele noch Wunsch. Dabei sind den mobilen Einsatzmöglichkeiten heute kaum noch Grenzen gesetzt. Anwender der Cloud-Lösungen finden im itelligence AddStore (www.itelligence.addstore.de) und im SAP Store (www.sapstore.de) bereits kleine und große Helfer für ihren Berufsalltag, die sie unterwegs auf dem Laufenden halten. 15

» Der SAP Store und der itelligence AddStore bieten Anwendern von Cloud-Lösungen nützliche Apps: kleine und große Helfer für den Berufsalltag, die sie unterwegs auf dem Laufenden halten. «Auf diese Weise sind Kennzahlen und Berichte, Stammdaten, Kontakt- und Auftragshistorien sowie viele andere Details immer zur Hand. Vertriebsmitarbeiter können Aufträge noch während des Kundengesprächs über ihr Smartphone aufgeben, Servicetechniker ihre Stunden und Leistungen sofort in das System über - mitteln und Entscheider ihre Projekte auch auf Geschäfts - reisen durchgängig steuern und überwachen. Eine Komplett- oder Teil-Lösung aus der Cloud liefert die ideale Basis für eine kosteneffiziente und wirksame Mobile-Strategie: Mitarbeiter sind unabhängig von der Hardware in ihrem Büro und bearbeiten Daten ohne lästige manuelle Synchronisierung. Bring Your Own Device Abbildung 6: Umfassende Cloud-Lösung mit integrierten Best Practices Finanz- und Rechnungswesen Lieferantenmanagement Integrierte Analyse- und Mobile-Funktionen Längst sind es Mitarbeiter aus ihrem Privatleben gewohnt, per Smartphone und Tablet- PC zu kommunizieren und permanent auf Informationen zugreifen zu können. Einer IDC-Studie zufolge nutzen rund 95 % aller Arbeitnehmer ein privates Mobilgerät und Projektmanagement Personalwesen Durchgängig vernetzt Geschäftsprozesse in der Cloud SAP-Lösungen Produktion Vertrieb und Marketing, Service und Support Erweiterungen der Lösungen Cloud-Plattform Einfache Integration und Erweiterbarkeit Verkauf Versand Rechnungsstellung Kundenservice 16

das immer häufiger auch geschäftlich. Der Trend Bring Your Own Device (BYOD) eröffnet Unternehmen im Zusammenspiel mit Cloud-Lösungen zusätzliche Vorteile. Z.B. können sie schneller auf Kundenanfragen reagieren. Eine Studie fand heraus: Mitarbeiter, die ihre Mobilgeräte privat und geschäftlich nutzen dürfen, arbeiten im Schnitt freiwillig 240 Stunden länger pro Jahr.» Bring Your Own Device unterstützt im Zusammenspiel mit Cloud-Lösungen flexiblere Arbeitszeiten, mehr Kreativität und bessere Zusammenarbeit. «Ohne eine klare mobile Strategie fällt es Unternehmen schwer, das Produktivitätspotenzial von BYOD voll auszuschöpfen. Wie also vorgehen? Zunächst sollten sie ihren Bedarf an Geräten und Apps analy- sieren und sich fragen, ob sie der steigenden Zahl an Smartphones und Tablets gewachsen sind. Natürlich müssen auch die Backend-Prozesse betrachtet werden. Nur so können Unternehmen die Geräte nahtlos in ihre IT einbetten und zentral verwalten, von der App- Bereitstellung bis hin zu Sicherheitsfragen. Würden größere Unternehmen auf Inhouse-Installationen für mobile Anbindungen setzen, müssten sich IT-Mitarbeiter je nach Betriebssystem der Mobilgeräte ihrer Mitarbeiter um jede App mehrfach kümmern. Mit Cloud-Computing dagegen lassen sich die technischen und rechtlichen Herausforderungen relativ einfach bewältigen. Die Mitarbeiter in den Fachabteilungen können ihre individuell bevorzugten Geräte anschaffen, konfigurieren und per Standard-App auf geschäftliche Funktionalitäten berechtigungsgesteuert zugreifen. Die IT-Abteilung muss nicht länger Laptops, Smartphones und Tablets auf die Firmen-IT einstellen. Stattdessen konzentriert sie sich darauf, die richtigen Cloud- Lösungen samt Apps auszuwählen und für alle Kollegen bereitzustellen. Cloud-Lösungen wie SAP Business ByDesign, SAP Cloud for Sales oder SuccessFactors sind grundsätzlich auf den mobilen Gebrauch zugeschnitten. Ideal für Unternehmen, die mehr aus ihrer Vielzahl an Laptops, Smartphones und Tablets herausholen möchten. Cloud-Lösungen für einzelne Branchen und Fachbereiche SAP Business ByDesign ist als komplette Suite erhältlich. Unternehmen können aber auch einzelne On-Demand-Pakete mieten, die auf bestimmte Geschäftsbereiche abgestimmt sind. Mit SAP Cloud for Sales lassen sich beispielsweise der Informationsaustausch im Vertriebsteam sowie Verkaufsprozesse optimieren und unterwegs flexibel unterstützen. Und die HR-Lösungen von SuccessFactors helfen dabei, die Prozesse im Personalwesen zu optimieren. 17

Zusammenfassung Für ein ertragsorientiertes Wachstum benötigen Unternehmen standardisierte und effiziente Geschäftsabläufe auf Basis von skalierbaren Anwendungen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen scheuen jedoch hohe Anfangsinvestitionen und zeitintensive Einführungsprojekte. Software-Services aus der Cloud eröffnen neue Wege. Unternehmen können Investivkapital schonen und ihr System bedarfsgerecht unterstützen. Insbesondere im Hinblick auf neue Standorte und Tochterunternehmen lassen sich so in kurzer Zeit passgenaue Strukturen aufbauen, die Wachstum auch international in klare Bahnen lenken. Schrittweise oder als Big Bang? Die Unternehmen haben hier freie Wahl entscheidend sind die individuellen Voraussetzungen und Ziele. Umfassend durchdachte Cloud-Angebote bündeln Hochverfügbar keit und Datensicherheit mit führenden Funktionen und mobilen Erweiterungen. Fachbereichen und den IT-Abteilungen eröffnen sich dadurch gleichermaßen kreative Freiräume. Statt sich über die richtigen mobilen Endgeräte, den geeigneten Zeitpunkt von Updates, Datensicherungen und den Serverbetrieb den Kopf zu zerbrechen, können sie gemeinsam über Prozessinnovationen und -optimierungen nachdenken. Realer Wettbewerbsvorteil oder wolkiges Versprechen? Die Antwort liegt auf der Hand: Cloud-Lösungen eröffnen greifbare Wettbewerbsvorteile, wenn die Ziele, das Vorgehen und die zu unterstützenden Prozesse klar definiert sind. Es lohnt sich daher auf jeden Fall, die Potenziale gemeinsam mit einem erfahrenen Einführungspartner zu durchleuchten. Mehr Flexibilität, Reaktionsfähigkeit und Mobilität sind schließlich für Unternehmen jeder Größe ein entscheidender Mehrwert. 18

Lesen Sie mehr über innovative Geschäftslösungen, Mobility-Strategien und aktuelle Trendthemen in White Papers von itelligence. Wenn Sie mehr über Software aus der Cloud erfahren möchten, kontaktieren Sie den Autor oder besuchen Sie uns im Internet unter: www.itelligencegroup.com Quellennachweis http://en.wikipedia.org/wiki/cloud_computing http://www.microsoft.com/en-gb/business/news/80-of-businesses-to-use-the-cloud-by-2014-says-gartner- 801633875.aspx http://www.pwc.de/de_de/de/mittelstand/assets/cloud_computing_mittelstand.pdf http://www.idc.de/press/presse_idc_studie_cloud2012.jsp http://www.networkworld.com/news/2013/022813-gartner-public-cloud-267223.html http://www.kpmg.de/docs/20130221_cloud_monitor_2013.pdf http://de.slideshare.net/sap/cloud-computing-usage-relevance-and-satisfaction http://www.booz.com/media/file/boozco_erp-in-the-cloud.pdf http://www.ipass.com/about/news-room/press-releases/mobile-workforce-report-yearend-2010 http://www.webroot.co.uk/en_gb/about-press-room-press-releases-cloud-mobile-web-security-190411.html http://www.govtech.com/pcio/articles/6-ways-to-do-extreme-collaboration.html http://blogs.sap.com/sme/2012/10/16/mobile-access-to-erp-enables-faster-decisions http://de.statista.com/statistik/daten/studie/12865/umfrage/prognose-zum-absatz-von-smartphones-weltweit http://www.cio.de/bring-your-own-device/2887554 http://www.forbes.com/sites/joemckendrick/2012/06/20/cloud-computing-simply-isnt-that-scaryanymore-survey http://www.idc.de/consulting/mc_mob2012.jsp http://gigaom.com/2010/12/09/want-240-more-work-hours-a-year-from-employees-think-mobile Über itelligence itelligence ist einer der international führenden IT-Komplettdienstleister für SAP-Lösungen und mit mehr als 3.000 hoch qualifizierten Mitarbeitern in 22 Ländern vertreten. Wir haben unsere SAP-Expertise in den letzten 25 Jahren stetig weiterentwickelt. Heute unterstützen wir mehr als 5.000 Kunden weltweit mit maßgeschneiderten, integrierten Geschäftslösungen. Das Service-Portfolio umfasst SAP-Strategie-Beratung, SAP-Lizenzvertrieb, Implementierung und Prozessberatung, Outsourcing sowie Application-Management-Services. Unsere Experten leisten Pionierarbeit in der Entwicklung neuer Lösungen für unterschiedliche Branchen. Außerdem erarbeiten wir gemeinsam mit SAP wegweisende Einsatzszenarien und Lösungen in den Bereichen Business Analytics, In-Memory- Computing und SAP HANA, Cloud-Computing und Mobile. Im Jahr 2013 erzielte itelligence einen Gesamtumsatz von 457,1 Millionen Euro. www.itelligencegroup.com 19

Austria Belgium Canada China Czech Republic Denmark France Germany Hungary India Malaysia Netherlands Norway Poland Russia Slovak Republic Spain Switzerland Turkey Ukraine United Kingdom United States of America This white paper outlines our general product direction and must not be relied on in making a purchase decision, as it is not subject to your license agreement or any other agreement with itelligence. itelligence has no obligation to pursue any course of business outlined in this white paper or to develop or release any functionality mentioned herein. This white paper and itelligence s strategy for possible future developments are subject to change and may be changed by itelligence at any time for any reason without notice. This document disclaims any and all expressed or implied warranties, including but not limited to, the implied warranties of merchantability, fitness for a particular purpose, or non-infringement. itelligence assumes no responsibility for errors or omissions in this document, except if such damages were intentionally caused by itelligence or its gross negligence. Impressum/Contact itelligence AG Königsbreede 1 D-33605 Bielefeld www.itelligencegroup.com 2014