Beispiel für Interne Weisungen zur Sicherstellung der Einhaltung der Sorgfaltspflichten für Immobilienmakler
1 Interne Funktionen (Art. 22 SPG und Art. 33 ff. SPV) Ansprechperson für die FMA ist:... Die Funktion des Sorgfaltspflichtbeauftragten nimmt und die des Untersuchungsbeauftragten nimmt wahr. Die Stellvertretung des Sorgfaltspflichtbeauftragten wird von. und jene des Untersuchungsbeauftragten von. wahrgenommen. 2 Vorgehen bei Tätigkeiten, die den Erwerb oder die Veräusserung von Eigentum an Grundstücken umfassen (Art. 5 9 SPG in Verbindung mit Art. 6 ff. SPV) 2.1 Allgemeines Wenn zu irgendeinem Zeitpunkt Verfügungsgewalt über Vermögenswerte Dritter wahrgenommen wurde, müssen folgende Sorgfaltspflichten erfüllt werden: (1) Feststellung und Überprüfung der Identität des Vertragspartners (2) Feststellung und Überprüfung der Identität der wirtschaftlich berechtigten Person Zusätzlich ist jeweils auch noch eine Kopie des Kaufvertrages mit beglaubigter Unterschrift in den Sorgfaltspflichtakt aufzunehmen. Falls eine auf Dauer angelegte Geschäftsbeziehung 1 vorliegt, sind folgende Sorgfaltspflichten wahrzunehmen: (1) Feststellung und Überprüfung der Identität des Vertragspartners (2) Feststellung und Überprüfung der Identität der wirtschaftlich berechtigten Person (3) Erstellung eines Geschäftsprofils (4) die risikoadäquate Überwachung der Geschäftsbeziehung Zusätzlich ist jeweils auch noch eine Kopie des Kaufvertrages mit beglaubigter Unterschrift in den Sorgfaltspflichtakt aufzunehmen. 2.2 Feststellung und Überprüfung der Identität des Vertragspartners (Art. 6 SPG in Verbindung mit Art. 6 ff. SPV) Als Vertragspartner ist sowohl der Käufer als auch der Verkäufer zu definieren. Natürliche Personen: Wenn der Vertragspartner eine natürliche Person ist, muss Einsicht in ein beweiskräftiges Identifikationsdokument genommen werden. Darüber hinaus ist davon eine Kopie anzufertigen. Auf der Kopie ist das Datum, der Name oder das Kurzzeichen und die Unterschrift bzw. das Visum der die Identifizierung vornehmenden Person sowie der Vermerk anzubringen, dass das Original eingesehen wurde bzw. die Kopie ab dem Original erfolgte. Das Identifikationsdokument muss gültig sein bzw. im Zeitpunkt der Feststellung und 1 Gemäss Art. 2 Abs. 1 Bst. c SPG liegt eine dauernde Geschäftsbeziehung vor, wenn bei Zustandekommen des Kontakts davon ausgegangen wird, dass sie von gewisser Dauer sein wird. Das bedeutet, dass diese auf Dauer angelegt sein muss und nicht lediglich ein einmaliges Geschäft darstellt. Bei einmaligen Geschäften zwischen Makler und Kunden ist dieses Kriterium folglich nicht erfüllt. 2/7
Überprüfung zur Einreise ins Fürstentum Liechtenstein berechtigen. Amtlicher Ausweis mit Fotografie (insbesondere Pass, Identitätskarte oder Führerausweis) Als wesentliche Angaben sind zu erheben und zu dokumentieren: Name, Vorname Geburtsdatum Wohnsitzadresse Wohnsitzstaat und Staatsangehörigkeit Rechtsträger: Wenn der Vertragspartner ein Rechtsträger ist, dann muss Einsicht in ein beweiskräftiges Dokument gemäss Art. 8 SPV genommen werden. Davon ist entweder das Original oder eine Kopie zu den Akten zu nehmen. Auf der Kopie ist das Datum, der Name oder das Kurzzeichen und die Unterschrift bzw. das Visum der die Identifizierung vornehmenden Person sowie der Vermerk anzubringen, dass das Original eingesehen wurde bzw. die Kopie ab dem Original erfolgte. Beweiskräftige Dokumente sind unter anderem (vgl. auch Art. 8 SPV): Öffentlichkeitsregisterauszug (Handelsregisterauszug) Inländische Amtsbestätigung Statuten, Gründungsakten oder Gründungsvertrag (bei nicht ins Öffentlichkeitsregister eingetragenen Rechtsträgern) Die Identifikationsdokumente dürfen nicht älter als zwölf Monate sein. Als wesentliche Angaben sind zu erheben und zu dokumentieren: Name oder Firma Rechtsform Sitzadresse Sitzstaat Gründungsdatum Ort und Datum des Öffentlichkeitsregistereintrages Namen der für den Rechtsträger im Verhältnis zum Sorgfaltspflichtigen formell handelnden Organe oder Trustees (Art. 6 Abs. 1 Bst. b SPV) Bei den formell handelnden Organen oder Trustees ist sicherzustellen, dass jede Person, die angibt, für den Rechtsträger zu handeln, hierzu berechtigt ist. Das bedeutet, es ist eine entsprechende Kopie des Identifikationsdokuments des gegenüber dem Sorgfaltspflichtigen formell handelnden Organs zu den Sorgfaltspflichtakten zu nehmen, welches nicht zwingend beglaubigt bzw. echtheitsbestätigt sein muss. 2.3 Feststellung und Überprüfung der Identität der wirtschaftlich berechtigten Person (Art. 7 SPG in Verbindung mit Art. 3 SPV und Art. 11 ff. SPV) Auf Käuferseite ist die wirtschaftliche Berechtigung an den Finanzierungsmitteln und auf Verkäuferseite die wirtschaftliche Berechtigung am Grundstück festzustellen und zu überprüfen. Natürliche Personen: Folgende Angaben der wirtschaftlich berechtigten Person sind festzuhalten. Name, Vorname Geburtsdatum Wohnsitzadresse Wohnsitzstaat und 3/7
Staatsangehörigkeit Die Richtigkeit der Angaben ist durch den Vertragspartner oder eine durch diesen bevollmächtigte Person mit Unterschrift zu bestätigen und risikobasiert zu überprüfen. Rechtsträger: Falls der Käufer oder Verkäufer ein Rechtsträger sein sollte, so ist jeweils durch diesen hindurchzuschauen. Das heisst, es sind die natürlichen Personen zu identifizieren, die an diesem Rechtsträger wirtschaftlich berechtigt sind. Handelt es sich bei dem Rechtsträger um eine Körperschaft, körperschaftlich strukturierte Anstalt oder eine Gesellschaft ohne Persönlichkeit, so sind deren wirtschaftlich berechtigte Personen nach den Vorgaben des Art. 3 Abs. 1 Bst. a SPV festzustellen. Im Falle einer Stiftung, Treuhänderschaft oder stiftungsähnlich strukturierter Anstalt ist die Regelung des Art. 3 Abs. 1 Bst. b SPV massgeblich. In diesem Zusammenhang wird auf die FMA-Mitteilung 2015/7 betreffend Fragen im Zusammenhang mit der Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Personen verwiesen. 2.4 Erstellen eines Geschäftsprofils (Art. 8 SPG in Verbindung mit Art. 20 SPV) Ein Geschäftsprofil ist dann zu erstellen, wenn beim Zustandekommen des Kontaktes davon auszugehen ist, dass die Beziehung von gewisser Dauer sein wird, folglich eine dauernde Geschäftsbeziehung vorliegt (vgl. Art. 2 Abs. 1 Bst. c SPG). Dieses hat mindestens die folgenden Angaben zu enthalten, soweit sie nicht bereits in anderen sich in den Sorgfaltspflichtakten befindlichen Dokumenten oder Unterlagen enthalten sind: Vertragspartner und wirtschaftlich berechtigte Person Bevollmächtigte und Organe, die gegenüber dem Sorgfaltspflichtigen handeln wirtschaftlicher Hintergrund und Herkunft der eingebrachten Vermögenswerte Beruf und Geschäftstätigkeit des effektiven Einbringers der Vermögenswerte; und Verwendungszweck der Vermögenswerte Der Detaillierungsgrad der Angaben hat dem Risiko der Geschäftsbeziehung Rechnung zu tragen und das Geschäftsprofil ist aktuell zu halten. 2.5 Risikoadäquate Überwachung der Geschäftsbeziehung 2.5.1 Kriterien für Geschäftsbeziehungen und Transaktionen mit erhöhten Risiken (Art. 11 SPG und Art. 23 SPV) Als Geschäftsbeziehungen und Transaktionen mit erhöhten Risiken gelten gemäss der Sorgfaltspflichtgesetzgebung Geschäftsbeziehungen und Transaktionen, die folgende Kriterien erfüllen: a) der Vertragspartner war zur Feststellung der Identität nicht persönlich anwesend b) beim Vertragspartner oder der wirtschaftlich berechtigten Person handelt es sich um eine politisch exponierte Person (PEP) c) Geschäftsbeziehungen mit komplexen Strukturen, komplexen und ungewöhnlich grossen Transaktionen sowie Transaktionsmustern, die keinen offenkundigen wirtschaftlichen oder erkennbaren rechtmässigen Zweck verfolgen d) Geschäftsbeziehungen und Transaktionen mit Vertragspartnern oder wirtschaftlich berechtigten Personen in Ländern, deren Massnahmen zur Bekämpfung der Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung den entsprechenden internationalen Standards nicht oder nur unzureichend entsprechen 4/7
Der Sorgfaltspflichtige hat auf Basis der eigenen Geschäftsbeziehungen weitere Kriterien festzulegen. Beim Vorliegen von Geschäftsbeziehungen und Transaktionen mit erhöhten Risiken sind verstärkte Sorgfaltspflichten anzuwenden und die Geschäftsbeziehungen sind entsprechend zu kennzeichnen. Diesfalls sind folgende zusätzlichen Massnahmen vorzunehmen: Überprüfung der Identität des Vertragspartners anhand zusätzlicher Dokumente, Daten oder Informationen vertiefte Abklärung der Herkunft der eingebrachten Vermögenswerte vertiefte Abklärung des Verwendungszweckes abgezogener Vermögenswerte vertiefte Abklärung der beruflichen und geschäftlichen Tätigkeit des effektiven Einbringers 2.5.2 Massnahmen bei politisch exponierten Personen (PEP) Bei Geschäftsbeziehungen mit PEP muss in jedem Fall intensiviert überwacht werden. Über die Aufnahme einer Geschäftsbeziehung mit PEP entscheidet zumindest ein Mitglied der Geschäftsleitung (Art. 11 Abs. 4 Bst. b SPG). Im Weiteren entscheidet zumindest ein Mitglied der Geschäftsleitung alljährlich über die Weiterführung der Geschäftsbeziehung mit PEP (Art. 11 Abs. 4 Bst. c SPG). Wenn im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung der Vertragspartner oder die wirtschaftlich berechtigte Person als PEP erkannt wird, ist die Zustimmung eines Geschäftsleitungsmitgliedes für die Weiterführung der Geschäftsbeziehung einzuholen. 2.5.3 Verdacht auf Geldwäscherei (Art. 17 SPG) Taucht bei Anbahnung einer Geschäftsbeziehung, unabhängig vom Zustandekommen des Geschäftes, oder während der Dauer einer Geschäftsbeziehung ein Verdacht im Sinne von Art. 17 SPG auf, ist wie unter 2.5.4 beschrieben zu verfahren. 2.5.4 Verdachtsmomente sowie einfache und besondere Abklärungen bei bestehenden Geschäftsbeziehungen (Art. 9 Abs. 3 und 4 SPG sowie Art. 17 SPG in Verbindung mit Art. 22 SPV) Abklärungen Ob einfache oder besondere Abklärungen vorzunehmen sind und ob sich daraus ein Verdacht ergibt, dass bei bestimmten Sachverhalten oder Transaktionen ein Zusammenhang mit Geldwäscherei, einer Vortat der Geldwäscherei, organisierter Kriminalität oder Terrorismusfinanzierung besteht, ergibt sich aus der laufenden Überwachung der Geschäftsbeziehungen bzw. aus anderweitigen Indizien. Die Ergebnisse der Abklärungen sind in den Sorgfaltspflichtakten zu dokumentieren. Einfache Abklärungen sind (mit angemessenem Aufwand) vorzunehmen, wenn im Rahmen einer Geschäftsbeziehung Sachverhalte oder Transaktionen auftreten, die vom Geschäftsprofil abweichen oder welche die selbst festgelegten Risikokriterien erfüllen. Es sind in diesem Zusammenhang diejenigen Informationen zu beschaffen, auszuwerten und zu dokumentieren, die geeignet sind, den Hintergrund von Sachverhalten und Transaktionen nachvollziehbar und verständlich zu machen. Besondere Abklärungen sind vorzunehmen, wenn Sachverhalte oder Transaktionen auftreten, die Verdachtsmomente begründen, dass Vermögenswerte im Zusammenhang mit Geldwäscherei, einer Vortat der Geldwäscherei, organisierter Kriminalität oder Terrorismusfinanzierung stehen. Im Rahmen der besonderen Abklärungen sind diejenigen Angaben und Informationen zu beschaffen, auszuwerten (d. h. auf ihre Plausibilität zu prüfen) und zu dokumentieren, die 5/7
geeignet sind, allfällige Verdachtsmomente auf Geldwäscherei, eine Vortat der Geldwäscherei, organisierte Kriminalität oder Terrorismusfinanzierung auszuräumen oder zu erhärten. Mögliche geeignete Angaben, um Verdachtsmomente auszuräumen oder zu erhärten können sein: Angaben zur Transaktion bzw. zu den eingebrachten Vermögenswerten (Name der Bank, Datum, Betrag, Währung) Wirtschaftliche Hintergründe bzw. Zweck und Art der Transaktion Herkunft der Barmittel Berufliche oder geschäftliche Tätigkeit und, soweit bekannt, finanzielles Umfeld bzw. finanzielle Verhältnisse des Vertragspartners bzw. des effektiven Einbringers der Vermögenswerte Zusätzlich kann im Einzelfall auch eine schriftliche Erklärung des Vertragspartners eingeholt werden 2.6 Mitteilungspflicht, Informations- und Vermögenssperre Kann der Verdacht auf Geldwäscherei, einer Vortat zur Geldwäscherei, organisierte Kriminalität oder Terrorismusfinanzierung nicht ausgeräumt werden, ist umgehend eine Mitteilung gemäss Art. 17 Abs. 1 SPG an die Financial Intelligence Unit (FIU) zu machen. In diesem Zusammenhang ist Art. 18 ff SPG zu beachten. Der Vertragspartner, die wirtschaftlich berechtigte Person oder Dritte, mit Ausnahme der FMA, dürfen nicht davon in Kenntnis gesetzt werden, dass eine Mitteilung gemäss Art. 17 Abs. 1 SPG an die FIU erstattet wird, wurde oder beabsichtigt ist. Eine Ausnahme von diesem Informationsverbot ist in Art. 18b Abs. 2 SPG festgehalten. Wenn die Verdachtsmomente zwar beseitigt werden konnten, dennoch aber gewisse Zweifel an der Rechtmässigkeit einer Geschäftsbeziehung bzw. einer oder mehrerer Transaktionen bestehen bleiben, ist die Geschäftsbeziehung verstärkt zu überwachen, sofern die Geschäftsbeziehung weitergeführt wird. Wird die Geschäftsbeziehung abgebrochen, ist Ziffer 3 dieser Weisung (Abbruch von Geschäftsbeziehungen) zu befolgen. 2.7 Bei Zweifeln über die Identität des Vertragspartners oder der wirtschaftlich berechtigten Person (Art. 6 Abs. 2 SPG und Art. 7 Abs. 3 SPG in Verbindung mit Art. 15 SPV) Entstehen im Laufe der Geschäftsbeziehung Zweifel über die Identität des Vertragspartners oder der wirtschaftlich berechtigten Person, so muss die Feststellung und Überprüfung der Identität des Vertragspartners bzw. der wirtschaftlich berechtigten Person wiederholt werden. Wenn trotz Wiederholung der Feststellung und Überprüfung der Identität des Vertragspartners oder der wirtschaftlich berechtigten Person weiterhin Zweifel, jedoch keine Verdachtsmomente im Sinne von Art. 17 SPG über deren Angaben bestehen, muss die Geschäftsbeziehung unter hinreichender Dokumentation des Abflusses der Vermögenswerte abgebrochen werden. Ist die Voraussetzung für die Mitteilung gemäss Art. 17 Abs. 1 SPG gegeben, darf die Geschäftsbeziehung nicht mehr abgebrochen werden. 3 Abbruch von Geschäftsbeziehungen Die Ziffer 2.5.4 dieser Weisung (Verdachtsmomente sowie einfache und besondere Abklärungen bei bestehenden Geschäftsbeziehungen (Art. 9 Abs. 3 und 4 SPG sowie Art. 17 SPG in Verbindung mit Art. 22 SPV)) und die Ziffer 2.7 dieser Weisung (Bei Zweifeln über die Identität des Vertragspartners oder der wirtschaftlich berechtigten Person (Art. 6 Abs. 2 SPG und Art. 7 Abs. 3 SPG in Verbindung mit Art. 15 SPV)) sind zu beachten. 6/7
4 Dokumentation und Aufbewahrung (Art. 20 SPG in Verbindung mit Art. 27 SPV) Die Sorgfaltspflichtakten müssen so erstellt und im Inland aufbewahrt werden, dass die gebotenen Sorgfaltspflichten jederzeit erfüllt werden können, sie fachkundigen Dritten ein zuverlässiges Urteil über die Einhaltung der Bestimmungen des Gesetzes und der Verordnung ermöglichen und Begehren von zuständigen inländischen Behörden und Gerichten, Wirtschaftsprüfern, Revisions- und Kontrollstellen innert angemessener Frist vollständig nachgekommen werden kann. Die in den Sorgfaltspflichtakten befindlichen Unterlagen und Belege sind während mindestens zehn Jahren nach Abschluss der Transaktion bzw. nach Erstellung aufzubewahren. 5 Aus- und Weiterbildung (Art. 21 Abs. 1 SPG in Verbindung mit Art. 32 SPV) Verantwortlich für die Aus- und Weiterbildung der Beschäftigten, die an sorgfaltspflichtrelevanten Geschäftsbeziehungen mitwirken, ist:.... Diese Person hat Kenntnisse über die Vorschriften zur Verhinderung und Bekämpfung der Geldwäscherei, Vortaten der Geldwäscherei, organisierter Kriminalität und Terrorismusfinanzierung zu vermitteln. 6 Interner Jahresbericht (Art. 21 Abs. 3 SPG und Art. 30 SPV) Innert drei Monaten nach Ende eines jeden Kalenderjahres ist ein Jahresbericht zu erstellen, in welchem die Massnahmen festzuhalten sind, die im abgelaufenen Geschäftsjahr zur Umsetzung des Sorgfaltspflichtgesetzes getroffen wurden. 7 Inkrafttreten, Übergangsbestimmungen, Überprüfung, Verteiler Die vorliegende interne Weisung wurde von der Geschäftsleitung am... genehmigt. Sie tritt am... in Kraft und ersetzt die Weisungen vom.... Die interne Weisung richtet sich an alle Personen, die mit der Aufnahme und Überwachung von sorgfaltspflichtrelevanten Geschäftsbeziehungen betraut sind.... Ort, Datum Unterzeichnung durch Geschäftsleitung 7/7