Zentren für Psychiatrie verbessern Response- Zeiten bei Abfragen durch Datenbank-Migration Südwürttembergische Zentren für Psychiatrie (ZfP) Bad Schussenried, Deutschland www.zfp-web.de Branche: Gesundheitswesen Umsatz: Ca. 160 Mio. Euro Mitarbeiter: 3.200 Oracle Produkte & Services: Oracle Datenbank Enterprise Edition Oracle Support Oracle Partner: NEXUS AG www.nexus-ag.de "Wir brauchen unsere sehr umfangreiche Patienten- Dokumentation auf Knopfdruck und ohne Wartezeiten. Deshalb haben wir uns für die hochperformante Oracle Datenbank entschieden, die uns auch noch Wachstumspotenzial bietet." Heinrich Kunle, Abteilungsleiter IT-Rechenzentrum, Südwürttembergische Zentren für Psychiatrie Die Südwürttembergischen Zentren für Psychiatrie (ZfP) sind auf den Gebieten der psychiatrischen und psychosomatischen Versorgung tätig. Der Verbund besteht aus vier Hauptkliniken in Bad Schussenried, Weissenau, Zwiefalten und Reutlingen sowie fast 50 Institutsambulanzen und Tageskliniken im südlichen Baden-Württemberg. Die klinischen Versorgungsschwerpunkte sind neben der Allgemeinpsychiatrie die Kinder- und Jugendpsychiatrie, die Alterspsychiatrie, die Behandlung von Suchterkrankungen, die Psychosomatische Medizin, die Neurologie und Epileptologie. Mit ihren komplementären Angeboten im Bereich Pflege und Wohnen sowie Arbeit und Rehabilitation runden die Zentren die Versorgungsstruktur ab. Gerade in der klinischen und forensischen Psychiatrie hat man es oft mit Langzeitpatienten zu tun, die eine umfangreiche Patientenakte haben. Bestrebung des ZfP ist es, ganz weg von der Krankenakte auf Papier zu kommen und nur noch die elektronische Patientenakte im Einsatz zu haben. Dies dient nicht nur der Umwelt, auch die Verfügbarkeit und Aktualität sind wichtige Gründe für die elektronische Patientenakte. Patientendaten müssen schnell und flexibel auch von mehreren Pflegepersonen gleichzeitig eingesehen und aktualisiert werden können, im Sofortzugriff ohne jegliche Wartezeiten. Bei den ZfP haben aktuell 2.500 Nutzer Zugriff auf die Daten. Gerade bei Visiten oder Schichtwechseln der Ärzte und des Pflegepersonals kommt es dann zu hohen Lastzeiten in der zugrundeliegenden Datenbank, wenn viele Patientendaten abgefragt werden und gleichzeitig viel dokumentiert wird.
Vorteile: Verbesserung der Datenbank- Performance und Ausfallsicherheit Verkürzung der Response- Zeiten um das 4-fache, auch bei hohem Datenzugriff vieler paralleler Anwender Einführung des Moduls MEDIKATION, ohne Oracle Datenbank nicht möglich Datenbank- und Software- Umgebung auf neuestem Stand und mit Zukunftsfähigkeit Funktionierendes Team und gute Kommunikation sichern Projekterfolg Wenn nun die Daten eines Patienten angefordert werden, wird natürlich eine große Datenmenge mit abgefragt, also alle Einträge zum Krankheitsverlauf, Einweisungsunterlagen, die jeweiligen Arztberichte, die Medikation usw. Hierfür benötigen die ZfP ein hochperfomantes Dokumentationssystem, um die Datenmengen in adäquater Form und ohne Zeitverzögerung bereit zu stellen. Was auf einer normalen Krankenhausstation auch mal 5-6 Sekunden dauern darf, ist für die psychiatrische Ambulanz oder beispielsweise bei der Visite nicht mehr akzeptabel. Mit der Migration vom Microsoft SQL-Server 2005 auf die Oracle Datenbank Enterprise Edition 10g konnte nicht nur die Ausfallsicherheit gewährleistet werden, sondern vor allem die Performance also das Antwort-Zeitverhalten bei Abfragen von Patientendaten nachhaltig und permanent verbessert werden. Dauerte es unter dem Microsoft-Server mit den damaligen Tabellenstrukturen in NEXUS / KIS manchmal bis zu einer Minute bis die Patientenakte angezeigt wurde, so hat sich das mit der Oracle Datenbank und einem damit verbundenen Redesign des NEXUS / KIS um ein vielfaches beschleunigt: Heute hat ein Arzt die Akte durchschnittlich innerhalb von 3-4 Sekunden auf dem Schirm, so wie es angestrebt war, erklärt Heinrich Kunle. Software-Ausbau erforderte neue Datenbank Die Zentren für Psychiatrie haben seit 1995 die Software MEDICARE der ehemaligen Micom GmbH im Einsatz. Als Micom 2004 von der NEXUS AG übernommen wurde, hat sich mit der Verknüpfung des vorhandenen Produktportfolios die Funktionstiefe und Modulvielfalt erweitert. Im Jahr 2007 standen die Kliniken nun vor der Entscheidung, wie die Zukunft ihrer Dokumentation aussehen sollte. Denn der Datenbank-Standard beim Nachfolgeprodukt NEXUS / KIS ging in Richtung Oracle statt Microsoft. Zudem waren die ZfP der letzte von 130 Kunden, die ihr Krankenhaus-Informations-System (KIS) noch auf einem Microsoft SQL-Server betrieben und es war klar, dass NEXUS in absehbarer Zeit die ZfP vom Wechsel überzeugen wollte. Unabdingbar wurde der Wechsel für die Kliniken, weil man schon seit längerem das Modul MEDIKATION einführen wollte, das
für die Verwaltung der Medikamentengabe und -dosierung äußerst hilfreich ist. Dieses Modul war aber schon mit Oracle Schnittstellen versehen. Man entschied sich daher 2007 in Bad Schussenried, den Sprung ins kalte Wasser zu wagen und die Datenbank-Umgebung für NEXUS / KIS auf Oracle zu migrieren, um auch weiterhin eine zukunftsträchtige Lösung zu haben. Erfolgreiche Migration durch Simulation Im März 2007 wurde in einem ersten Workshop den Vertretern der ZfP und NEXUS die Features der Oracle Datenbanken vorgestellt und die Rahmenbedingungen eines möglichen Systemwechsels festgelegt. In weiteren Workshops wurde evaluiert, ob eine Datenbank von Oracle die gleichen Systemanforderungen wie Microsoft SQL abdeckt, wo die Unterschiede liegen und wie man durch einen Wechsel zu Oracle vielleicht auch Verbesserungen für die Kliniken erzielen könnte. Das Datenbankmanagement, die Tools und auch die zu erwartende Performance von Oracle überzeugten, so dass sich die Zentren für Psychiatrie für eine Oracle Datenbank Enterprise Edition 10g entschied. Es war geplant, nicht mit einem Big Bang die Daten vom SQL- Server auf die Oracle Plattform zu migrieren, sondern erst mit Testumgebungen zu arbeiten. Als Deadline für den Umstieg war der Dezember 2008 geplant, um auch gleich die neue Version NEXUS / KIS mit der Oracle Datenbank in Betrieb zu nehmen. Zusammen mit Oracle Sales Consulting wurden im Vorfeld der Migration die Simulationen vorbereitet. Hierzu programmierte Oracle eigens ein Simulationstool für die ZfP. Ohne dieses Tool und die Hilfe von Oracle Sales Consulting wären die Testsimulationen so nicht möglich gewesen, meint Dr. Uwe Hannemann von der NEXUS AG. Wir waren sehr froh, hier tatkräftige Unterstützung zu bekommen und das ohne Zusatzkosten für uns als Oracle Partner. In mindestens einer Simulation pro Klinikbetrieb wurden vor allem die Performance der Oracle Datenbank getestet. Von einer Ausfallsicherheit ging man aus, aber die Response-Performance in Spitzenzeiten war der kritische Punkt, der genauestens getestet werden sollte. Heinrich Kunle und sein IT-Team wollten auf keinen Fall nach der Migration der Patientendaten eine böse Überraschung erleben. So wurde der Datenstamm repliziert und
auf die Oracle Umgebung gespielt. Nun wurde simuliert, wie sich das Antwort-Zeitverhalten darstellt, wenn es einen hohen Datenzugriff vieler Anwender parallel gibt. Denn dies ist in einer Klink nichts Ungewöhnliches und kommt regelmäßig beim Schichtwechsel des Pflegepersonals oder bei der Arzt-Visite vor. In den Testsimulationen wurde festgestellt, dass die Oracle Datenbank eine sehr gute Performance bietet und nicht ein einziges Mal an die Grenzen gestoßen ist, egal wie hart getestet wurde. Nicht ganz befriedigende Ergebnisse während der Simulationen resultierten aus der Datenqualität und des zugrunde liegenden Erfassungssystems, aber nicht am Datenmanagement der Oracle Lösung. Erfolgreiche Migration innerhalb der Deadline Nachdem die Simulationen zufriedenstellend verliefen, wagten die ZfP die Datenmigration und terminierten diese auf drei Wochenenden zwischen September und November 2008. Im Abstand von jeweils vier Wochen wurde eine Klinik nach der anderen erst Weissenau, dann Bad Schussenried und als drittes Zwiefalten mit Reutlingen auf die Oracle Datenbank migriert. Von Freitag bis Sonntag während der Migrationswochenenden unterstützte NEXUS das IT-Team vor Ort, und auch Oracle Sales Consulting war verfügbar, sollte es Probleme geben. Da es sich immer nur um einen Host pro Migration handelte, konnte der Datenbank-Wechsel sorgfältig vorbereitet werden, indem die notwendigen Dokumentationen über das Notfallsystem auf einem sogenannten Katastrophen-Server und Offline- Rechnern der jeweiligen Klinik als Backup zur Verfügung standen. Die Migration verlief ohne größere Probleme, hatte man im Vorfeld mit den Simulationen ja bereits sämtliche Szenarien durchgespielt. Der Systemwechsel von Microsoft nach Oracle war eine Punktlandung zur Zufriedenheit aller Beteiligten: in time, in budget und in scope. Inzwischen verwaltet die Oracle Datenbank mit angeschlossenem Data Warehouse knapp 4,5 TB an Patientendaten für die Kliniken. Warum Oracle? Die Zentren für Psychiatrie in Bad Schussenried wollten weitere Software-Module von NEXUS aufschalten und mit dem neu entwickelten NEXUS / KIS wuchs der Wunsch nach einer ebenfalls leistungsfähigeren Datenbank. Da NEXUS alle neuen
Applikationen und Releases mit Oracle Schnittstelle entwickelt und da die bisher genutzte Microsoft Datenbank zehn Jahre Daten aufgenommen hatte, wurde ein Wechsel notwendig. In der Evaluierungsphase wurde überlegt, ob die ZfP nun vom Microsoft SQL-Server auf Oracle migrieren sollten oder man komplett auf ein neues Dokumentationssystem ausweicht. Da dies wegen der umfassenden Dokumentation allerdings schwierig werden würde, zog man einen Wechsel zu Oracle in Betracht. Oracle konnte schließlich mit der Datenbank-Performance, den angebotenen Features und Tools sowie mit der Fachkompetenz der Sales Consultants überzeugen. Heute sind wir wirklich froh, die Migration in Angriff genommen zu haben, auch wenn es nicht ganz freiwillig war. Aber die Oracle Datenbank hat eine klasse Performance, die unsere Erwartungen sogar noch übertroffen hat, ergänzt Heinrich Kunle. Ein Upgrade auf die Oracle Datenbank Enterprise Edition 11g mit Oracle Data Guard ist für 2010 geplant, um die Daten- Replizierung in der Oracle Umgebung noch zu optimieren. Warum der Partner? Die NEXUS AG ist ein innovativer Partner des Gesundheitswesens. Krankenhäuser, Rehabilitationskliniken oder Fachkliniken sowie soziale Einrichtungen profitieren von der Modulvielfalt und Funktionstiefe, die die klinischen Informationssysteme (KIS) von NEXUS bieten. Dabei setzt das Unternehmen in der Software-Architektur konsequent auf den Einsatz anpassungsfähiger Software-Services und sichert damit ein hohes Maß an Zukunftssicherheit in der Softwareentwicklung. Bereits seit langem ist das Informations-System MEDICARE der Micom GmbH bei den Zentren für Psychiatrie im Einsatz. Ab 2004, als Micom von der NEXUS AG übernommen wurde, entwickelte sich auch mit dem neuen, größeren IT-Partner NEXUS und den ZfP rasch eine gute Zusammenarbeit. Vor allem das Migrationsprojekt von Microsoft auf die Oracle Datenbank vertiefte die Zusammenarbeit der NEXUS mit den ZfP. Ohne ein funktionierendes Team, das auch gut miteinander kommuniziert, ist ein solches Projekt fast nicht zu realisieren.
Herr Kunle von den psychiatrischen Zentren resümiert: Man muss eines sagen: Der Service von NEXUS und Oracle bei der Migration war wirklich wichtig für uns. Gerade an den Migrationswochenenden war es von Vorteil, dass NEXUS uns mit zwei Mitarbeitern vor Ort unterstützt hat. Das hat uns sehr entlastet und entscheidend zum Projekterfolg beigetragen. Die Südwürttembergischen Zentren für Psychiatrie (ZfP) sind auf allen Gebieten der psychiatrischen und psychosomatischen Versorgung tätig. Klinische Versorgungsschwerpunkte sind, neben der klinischen Allgemeinpsychiatrie, die Kinder- und Jugendpsychiatrie, die Alterspsychiatrie, die Behandlung von Suchterkrankungen, die Psychosomatische Medizin, die Neurologie und Epileptologie. Mit ihren komplementären Angeboten im Bereich Pflege und Wohnen sowie Arbeit und Rehabilitation runden die Zentren ihre Versorgungsstruktur ab. Die ZfP Südwürttemberg versorgt rund 1,8 Millionen Einwohner in den Landkreisen Ravensburg, Biberach, Reutlingen, im Bodenseekreis, Alb- Donau-Kreis und der Stadt Ulm.