Übersicht Einleitung.............................................................................. 23 Teil A Web-Apps......................................................................... 29 1 Datenbank leicht gemacht......................................................... 31 2 Access Web Apps vorbereiten........................................................ 39 3 Eine eigene Access Web App erstellen............................................... 51 4 Komplexe Access Web Apps erstellen................................................ 67 Teil B Schnelleinstieg.................................................................. 93 5 Tabellen leicht gemacht............................................................ 95 6 Abfragen leicht gemacht........................................................... 115 7 Formulare leicht gemacht.......................................................... 127 8 Berichte leicht gemacht............................................................. 137 Teil C Access allgemein............................................................... 149 9 Die Access-Oberfläche................................................................ 151 10 Datenbank-Grundlagen............................................................... 177 11 Datentypen............................................................................ 193 12 Datenbank entwerfen................................................................. 221 Teil D Tabellen............................................................................ 253 13 Tabellen entwerfen.................................................................... 255 14 Umgang mit Datensätzen............................................................ 267 15 Beziehungen zwischen Tabellen...................................................... 281 16 Umgang mit Datenquellen........................................................... 295 Teil E Abfragen.......................................................................... 319 17 Abfragen sortieren.................................................................... 321 18 Abfragefelder berechnen............................................................. 337 19 Abfragen filtern....................................................................... 361 20 Abfragesprache SQL.................................................................. 379 21 Umgang mit Abfragen................................................................ 395 4
Übersicht 22 Spezielle Auswahlabfragen.......................................................... 407 23 Abfragen mit besonderen Verknüpfungen.......................................... 445 24 Aktionsabfragen...................................................................... 461 Teil F Formulare........................................................................ 481 25 Verschiedene Formulare............................................................. 483 26 Umgang mit Steuerelementen....................................................... 513 27 Allgemeine Steuerelement-Eigenschaften.......................................... 533 28 Steuerelement-Typen................................................................ 557 29 Besondere Formulare................................................................ 625 Teil G Berichte........................................................................... 665 30 Berichte erstellen..................................................................... 667 31 Mehrspaltige Berichte................................................................ 695 32 Export und Seriendruck.............................................................. 715 Teil H Programmierung.............................................................. 753 33 Makros................................................................................ 755 34 Strukturierung von Code............................................................. 781 35 Variablen und Konstanten........................................................... 803 36 Entscheidungen und Schleifen....................................................... 835 37 Datenzugriff per VBA................................................................ 863 38 Wichtige Funktionen................................................................. 883 39 Objekte programmieren............................................................. 899 Teil I Oberfläche....................................................................... 923 40 Eigenständige Anwendungen....................................................... 925 41 Das Menüband....................................................................... 931 Teil J Anhang............................................................................ 959 A Operatoren und Funktionen................................................... 961 B Spezifikationen.................................................................... 967 C Präfixe............................................................................... 971 Praxisindex............................................................................ 975 Stichwortverzeichnis................................................................. 979 Der Autor............................................................................. 991 5
Einleitung........................................................................... 23 An wen richtet sich dieses Buch?.......................................................... 24 Welche Beispiele kommen vor?........................................................... 24 Adressliste........................................................................... 25 Ideen-Sammlung.................................................................... 25 Grundschulbücherei................................................................. 25 Hotelbestellsystem................................................................... 26 Wo finden Sie die Daten?................................................................ 26 Wie ist das Buch aufgebaut?.............................................................. 26 6 Teil A Web-Apps......................................................................... 29 1 Datenbank leicht gemacht................................................... 31 So starten Sie Access 2013................................................................ 32 So legen Sie eine neue Datenbank an...................................................... 34 So bedienen Sie die Oberfläche........................................................... 36 Zusammenfassung....................................................................... 38 2 Access Web Apps vorbereiten................................................. 39 Technische Voraussetzungen............................................................. 40 So bereiten Sie Ihr Office 365 vor......................................................... 40 So nutzen Sie App-Vorlagen............................................................. 42 So funktioniert eine Access Web App..................................................... 46 Daten anzeigen...................................................................... 46 Listen-Ansicht....................................................................... 47 Detail-Ansicht....................................................................... 48 Datenblattansicht.................................................................... 49 Zusammenfassung....................................................................... 49 3 Eine eigene Access Web App erstellen...................................... 51 So verbinden Sie Access mit Ihrem Konto................................................. 52 So erstellen Sie eine Access Web App..................................................... 54 Eine leere Access Web App vorbereiten............................................... 54 Eine Tabelle importieren............................................................. 57 So erweitern Sie die Tabelle.............................................................. 59 Ansichten verändern..................................................................... 62 Eine Listen-Ansicht anpassen......................................................... 62 Die Daten-Liste verändern........................................................... 64
Eine Datenblattansicht anpassen..................................................... 65 Zusammenfassung...................................................................... 66 4 Komplexe Access Web Apps erstellen....................................... 67 Eine eigene Tabelle erstellen............................................................. 68 Andere Felddatentypen nutzen....................................................... 74 Abfragen erstellen....................................................................... 79 Zusammenfassungs-Ansicht erstellen.................................................... 82 Leere Ansicht erstellen.................................................................. 87 Aktionen erstellen...................................................................... 90 Zusammenfassung...................................................................... 92 Teil B Schnelleinstieg................................................................. 93 5 Tabellen leicht gemacht...................................................... 95 So legen Sie eine Tabelle an.............................................................. 96 So finden Sie bestimmte Inhalte......................................................... 103 So legen Sie eine zweite Tabelle an....................................................... 104 So verbessern Sie die zweite Tabelle...................................................... 107 Zusammenfassung...................................................................... 113 6 Abfragen leicht gemacht..................................................... 115 So sortieren Sie Daten................................................................... 116 So greifen Sie auf mehrere Tabellen zu................................................... 118 So filtern Sie Daten..................................................................... 120 So berechnen Sie Daten................................................................. 121 So zählen Sie Datensätze................................................................ 123 Zusammenfassung...................................................................... 126 7 Formulare leicht gemacht................................................... 127 So erstellen Sie ein Formular............................................................ 128 So verbessern Sie ein Formular.......................................................... 129 So zeigen Sie Daten tabellarisch an....................................................... 132 So finden Sie Daten im Formular........................................................ 133 Zusammenfassung...................................................................... 135 8 Berichte leicht gemacht...................................................... 137 So erstellen Sie einen Bericht............................................................ 138 So gruppieren Sie im Bericht............................................................ 139 So verbessern Sie einen Bericht.......................................................... 141 So erstellen Sie mehrspaltige Berichte.................................................... 142 So gestalten Sie einen Bericht anders..................................................... 145 Zusammenfassung...................................................................... 147 7
Teil C Access allgemein............................................................... 149 9 Die Access-Oberfläche........................................................... 151 Wo sind Access-Objekte gespeichert?..................................................... 152 Die Access 2013-Oberfläche.............................................................. 153 Der Startbildschirm...................................................................... 153 Das Menüband.......................................................................... 155 Die Backstage-Ansicht................................................................... 155 Access-Optionen........................................................................ 156 Optionen für die aktuelle Datenbank.................................................. 157 Einstellungen für den Objekt-Designer................................................ 158 Clienteinstellungen.................................................................. 159 Vertrauenswürdige Pfade und Dateien................................................ 159 Registerkarten im Menüband............................................................ 162 Kontextbezogene Registerkarten.......................................................... 166 Symbolleiste für den Schnellzugriff....................................................... 167 Der Navigationsbereich.................................................................. 168 Eigene Navigation erstellen........................................................... 170 Objekte verwalten.................................................................... 174 Die Statusleiste.......................................................................... 175 Ansichten wechseln.................................................................. 175 Statusleiste anpassen................................................................. 176 Zusammenfassung....................................................................... 176 10 Datenbank-Grundlagen......................................................... 177 Was ist eine relationale Datenbank?...................................................... 178 Die Datenbank verbessern............................................................... 178 Warum sollten Sie Felder trennen?.................................................... 178 Wie können Sie doppelte Daten vermeiden?........................................... 180 Wie können Sie die Historie retten?................................................... 181 Brauchbare Objektnamen wählen........................................................ 183 Wie hilft Ihnen die Ungarische Notation?............................................. 183 Wie lösen Sie das Autorenproblem?................................................... 185 Beziehungen erstellen.................................................................... 186 Referentielle Integrität............................................................... 187 Weitere Einstellungen für Beziehungen............................................... 191 Zusammenfassung....................................................................... 191 11 Datentypen......................................................................... 193 Datentypen.............................................................................. 194 Allgemeine Einstellungen............................................................. 195 Zahlen-Format...................................................................... 198 8
Text-Datentypen........................................................................ 200 Datentyp Kurzer Text................................................................ 200 Datentyp Langer Text................................................................ 201 Datentyp Link....................................................................... 203 Ganzzahlige Datentypen................................................................. 204 Datentyp Ja/Nein.................................................................... 205 Datentyp Byte....................................................................... 205 Datentyp Integer..................................................................... 205 Datentyp Long (Integer).............................................................. 206 Datentyp Währung.................................................................. 206 Datentyp Replikations-ID............................................................ 206 Dezimal-Datentypen.................................................................... 207 Datentyp Single..................................................................... 207 Datentyp Double.................................................................... 208 Datentyp Dezimal................................................................... 208 Datentyp Datum/Uhrzeit............................................................ 208 Sonstige Datentypen.................................................................... 211 Datentyp AutoWert.................................................................. 211 Datentyp OLE-Objekt................................................................ 212 Datentyp Anlage..................................................................... 212 Datentyp Berechnet.................................................................. 214 Datentyp Nachschlage-Assistent....................................................... 215 Mehrwertige Felder.................................................................. 215 Zusammenfassung...................................................................... 217 12 Datenbank entwerfen........................................................... 221 Entwurf einer Datenbank................................................................ 222 Storming............................................................................... 222 So bereiten Sie die Datenbank vor....................................................... 223 Norming............................................................................... 224 So entwerfen Sie die Hotel-Tabelle....................................................... 224 So erstellen Sie die Tabelle tblhotels.................................................. 226 So fügen Sie Daten zu OLE-Objekt-Feldern hinzu..................................... 227 So entwerfen Sie die Mitarbeiter-Tabelle................................................. 229 So erstellen Sie die Tabelle tblmitarbeiter............................................. 231 So legen Sie den Link zum Foto an................................................... 235 So fügen Sie mehrere Fotos ein....................................................... 237 So entwerfen Sie die Extra-Tabelle....................................................... 240 So entwerfen Sie die Kategorie-Tabelle................................................... 240 So entwerfen Sie die Farben-Tabelle..................................................... 242 So entwerfen Sie die Bestellungen-Tabelle................................................ 247 Performing............................................................................. 250 Zusammenfassung...................................................................... 251 9
Teil D Tabellen............................................................................ 253 13 Tabellen entwerfen............................................................... 255 Tabelle ändern.......................................................................... 256 Tabelle löschen...................................................................... 256 Tabelle umbenennen................................................................. 256 Tabelle kopieren..................................................................... 256 Tabelle ausblenden................................................................... 256 Tabellenentwurf öffnen.............................................................. 257 Felder ändern........................................................................... 258 Felder löschen....................................................................... 258 Felder verschieben................................................................... 259 Felder umbenennen.................................................................. 259 Felder kopieren...................................................................... 260 Felder nachträglich hinzufügen....................................................... 260 Felddatentyp ändern................................................................. 261 Benutzerdefinierte Felder............................................................. 261 Index................................................................................... 263 Primärschlüssel...................................................................... 264 Mehrfach-Index..................................................................... 265 Zusammenfassung....................................................................... 266 14 Umgang mit Datensätzen...................................................... 267 Datensätze bearbeiten.................................................................... 268 Neuen Datensatz anlegen............................................................. 268 Datensätze eingeben................................................................. 268 Datensatz speichern.................................................................. 268 Datensätze löschen................................................................... 270 Navigation in Datensätzen............................................................ 270 Ansicht verändern....................................................................... 271 Voreinstellungen anpassen........................................................... 271 Spalten ein- und ausblenden.......................................................... 272 Spalten fixieren...................................................................... 272 Spaltenbreite und Spaltenhöhe anpassen.............................................. 273 Schriftart ändern..................................................................... 273 Daten finden............................................................................ 274 Datensätze sortieren................................................................. 274 Datensätze filtern.................................................................... 274 Datensätze suchen................................................................... 277 Dateninhalte ersetzen................................................................ 277 Tastenkombinationen für Datensätze..................................................... 278 Zusammenfassung....................................................................... 279 10
15 Beziehungen zwischen Tabellen.............................................. 281 Beziehungen............................................................................ 282 1:n-Beziehung....................................................................... 282 1:1-Beziehung....................................................................... 283 m:n-beziehung...................................................................... 283 Beziehungen anlegen................................................................ 284 Verknüpfungstyp ändern............................................................ 287 Reflexiv-Verknüpfung............................................................... 289 Unterdatenblätter....................................................................... 292 Zusammenfassung...................................................................... 293 16 Umgang mit Datenquellen.................................................... 295 Externe Access-Tabellen................................................................. 296 Automatische Datenbankaufteilung.................................................. 296 Verknüpfte Daten korrigieren........................................................ 298 Externe Datenquellen................................................................... 300 Excel-Tabellen...................................................................... 300 Access-Tabellen..................................................................... 304 Outlook-Kontakte................................................................... 306 SharePoint.......................................................................... 309 Importieren statt verknüpfen........................................................ 309 Analyse................................................................................. 310 Datenbankdokumentierer........................................................... 310 Beziehungen-Fenster dokumentieren................................................. 311 Leistung analysieren................................................................. 312 Tabellen analysieren................................................................. 313 Zusammenfassung...................................................................... 317 Teil E Abfragen.......................................................................... 319 17 Abfragen sortieren............................................................... 321 Einfache Auswahlabfragen............................................................... 325 Sortieren............................................................................... 326 Mehrfache Sortierung................................................................... 327 Sortierung und Anzeige trennen......................................................... 329 Andere Datentypen sortieren........................................................ 330 Feldnamen austauschen............................................................. 332 Spitzenwerte............................................................................ 333 Abfragen umbenennen und löschen..................................................... 335 Zusammenfassung...................................................................... 336 18 Abfragefelder berechnen....................................................... 337 Formeln eingeben....................................................................... 338 Berechnungen mit Funktionen.......................................................... 341 11
Funktionen nutzen...................................................................... 343 Text-Funktionen..................................................................... 344 Datum-Funktionen.................................................................. 350 Zahl-Funktionen..................................................................... 354 Sonstige Funktionen................................................................. 356 Fehlerträchtige Feldnamen........................................................... 357 Zusammenfassung....................................................................... 359 19 Abfragen filtern.................................................................... 361 Filterkriterien........................................................................... 362 Einfache Filter....................................................................... 362 Filtern mit mehreren Tabellen........................................................ 363 Operatoren.............................................................................. 364 Arithmetische Operatoren............................................................ 364 Weitere Operatoren.................................................................. 367 Mehrere Filterkriterien................................................................... 371 Kriterien in verschiedenen Feldern.................................................... 371 Bereiche............................................................................. 374 Zusammenfassung....................................................................... 377 20 Abfragesprache SQL.............................................................. 379 SQL, die Sprache für Datenbanken....................................................... 380 SQL-Schlüsselwörter..................................................................... 381 Auswählen........................................................................... 381 Filtern............................................................................... 382 Sortieren............................................................................ 384 Sortieren und Filtern................................................................. 384 Weitere Schlüsselwörter.............................................................. 385 Alias-Namen........................................................................ 386 JOIN................................................................................ 388 Aktionsabfragen..................................................................... 389 SQL-Befehle einsetzen................................................................... 389 Zusammenfassung....................................................................... 393 21 Umgang mit Abfragen........................................................... 395 Abfragen von Abfragen.................................................................. 396 Abfrage mit 1:1-Beziehung............................................................... 397 Abfragen ausdrucken.................................................................... 400 Daten exportieren....................................................................... 403 Zusammenfassung....................................................................... 406 22 Spezielle Auswahlabfragen..................................................... 407 Gruppierungsabfragen................................................................... 408 Standard-Gruppierungsabfragen...................................................... 408 Aggregat-Funktionen................................................................ 411 Mehr Gruppierungen................................................................ 412 12
Mehr Aggregate..................................................................... 413 Ohne Gruppierung.................................................................. 414 Ohne Aggregat-Funktion............................................................ 415 Alternative mit DISTINCT........................................................... 415 Kreuztabellenabfragen.................................................................. 416 Kreuztabellenabfragen verbessern.................................................... 419 Kreuztabellenabfrage-Assistenten nutzen............................................. 422 Assistenten-Ergebnis nachbessern.................................................... 425 Spalten fixieren..................................................................... 427 Parameterabfragen...................................................................... 428 Datentypen für Parameter........................................................... 430 Flexiblere Parameter................................................................. 431 Unterabfragen.......................................................................... 433 Doppelte Datensätze finden.......................................................... 433 Manuell erstellte Unterabfrage....................................................... 435 Unterabfrage mit Assistenten........................................................ 437 Datensätze nummerieren............................................................ 440 Weitere Operatoren................................................................. 442 Domänenfunktionen.................................................................... 442 Zusammenfassung...................................................................... 444 23 Abfragen mit besonderen Verknüpfungen................................ 445 Kreuzprodukt.......................................................................... 446 UNION-Abfragen...................................................................... 448 Weitere Schlüsselwörter............................................................. 450 Sortieren............................................................................ 451 Felder berechnen.................................................................... 452 Inner Join und Outer Join............................................................... 453 Verkaufte Artikel finden............................................................. 455 Unverkaufte Artikel finden.......................................................... 456 Bestellungen ohne Artikel finden..................................................... 458 Zusammenfassung...................................................................... 459 24 Aktionsabfragen.................................................................. 461 Aktualisierungsabfragen................................................................. 462 Daten von Tabelle zu Tabelle schreiben............................................... 462 Felder in der gleichen Tabelle aktualisieren........................................... 465 Gefilterte Aktionsabfragen........................................................... 467 Tabellenerstellungsabfragen............................................................. 469 Einfache Tabellenerstellungsabfrage.................................................. 469 Kumulierte Tabellenerstellungsabfrage............................................... 471 Anfügeabfragen......................................................................... 472 Daten von einer Tabelle an die andere anfügen....................................... 472 Daten an die gleiche Tabelle anfügen................................................. 475 Einzelwerte an eine Tabelle anfügen.................................................. 476 Löschabfragen.......................................................................... 478 Zusammenfassung...................................................................... 480 13
Teil F Formulare......................................................................... 481 25 Verschiedene Formulare......................................................... 483 Automatisches Formular erstellen........................................................ 484 Formularansichten nutzen............................................................... 485 Formulare gestalten...................................................................... 486 Designs ändern...................................................................... 486 Anordnen........................................................................... 492 Endlosformular......................................................................... 497 Datenblattansicht........................................................................ 499 Geteiltes Formular....................................................................... 501 Modales Dialogfeld...................................................................... 504 PopUp-Dialogfeld....................................................................... 506 Zusammenfassung....................................................................... 512 26 Umgang mit Steuerelementen................................................ 513 Leeres Formular erstellen................................................................ 514 Formular und Bereiche markieren.................................................... 515 Bereiche ein-/ausblenden............................................................. 515 Steuerelemente hinzufügen.............................................................. 517 Steuerelemente markieren und verändern................................................. 519 Mehrere Steuerelemente markieren................................................... 519 Raster............................................................................... 520 Steuerelementgröße ändern.............................................................. 522 Steuerelemente verschieben.............................................................. 523 Steuerelemente automatisch anordnen................................................ 525 Steuerelemente trennen und verbinden............................................... 526 Steuerelemente gruppieren........................................................... 528 Steuerelement-Layouts................................................................... 528 Steuerelemente verankern................................................................ 530 Steuerelemente löschen.................................................................. 530 Zusammenfassung....................................................................... 530 27 Allgemeine Steuerelement-Eigenschaften.................................. 533 Aktivierreihenfolge...................................................................... 534 Tastenkürzel............................................................................ 535 Steuerelemente deaktivieren.............................................................. 537 Steuerelement-Typ ändern............................................................... 540 Steuerelemente formatieren.............................................................. 541 Farben und Schriften................................................................. 542 Farben auswählen.................................................................... 542 Mehrere Steuerelemente formatieren................................................. 544 Standardeigenschaften............................................................... 544 Bedingte Formatierung.................................................................. 545 Datenbalken......................................................................... 546 14
Regel»Feldwert ist«................................................................. 548 Regel»Feld hat Fokus«.............................................................. 551 Ausdruck ist-regel.................................................................. 553 Zusammenfassung...................................................................... 555 28 Steuerelement-Typen............................................................ 557 Allgemeine Steuerelemente.............................................................. 558 Textfeld............................................................................. 559 Bezeichnungsfeld.................................................................... 568 Schaltfläche......................................................................... 569 Auswahlsteuerelemente................................................................. 572 Kontrollkästchen.................................................................... 572 Umschaltfläche...................................................................... 574 Optionsfeld......................................................................... 577 Optionsgruppe...................................................................... 577 Listenfeld........................................................................... 582 Kombinationsfeld................................................................... 591 Registersteuerelement............................................................... 594 Grafische Elemente..................................................................... 600 Linie................................................................................ 600 Rechteck............................................................................ 601 Seitenumbruch...................................................................... 601 Bild................................................................................. 602 Anlage.............................................................................. 607 Gebundenes Objektfeld.............................................................. 609 Ungebundenes Objektfeld........................................................... 610 Verknüpfungssteuerelemente............................................................ 612 Link................................................................................ 612 Webbrowser........................................................................ 614 Navigationssteuerelement........................................................... 616 Unterformular/-bericht.............................................................. 620 Diagramme......................................................................... 620 ActiveX-Steuerelemente................................................................. 620 Zusammenfassung...................................................................... 623 29 Besondere Formulare............................................................ 625 Diagramme............................................................................. 626 Haupt- und Unterformular.............................................................. 632 Haupt-/Unterformular mit Assistenten erstellen...................................... 632 Haupt- und Unterformular manuell erstellen......................................... 638 Alternatives Hauptformular.......................................................... 640 Mehrere Unterformulare............................................................ 643 Formulare synchronisieren.............................................................. 644 Formulare mit Aggregatfunktionen...................................................... 647 Zugriff auf andere Formulardaten....................................................... 649 Haupt- und Unterformulare verbessern.............................................. 649 Parameterabfragen verbessern....................................................... 652 15
PopUp-Formulare....................................................................... 655 Starteinstellungen....................................................................... 656 Formularvorlagen....................................................................... 658 Anwendungsparts....................................................................... 659 Zusammenfassung....................................................................... 662 Teil G Berichte............................................................................ 665 30 Berichte erstellen.................................................................. 667 Automatischen Bericht erstellen.......................................................... 668 Seite einrichten...................................................................... 669 Ansichten........................................................................... 671 Bericht manuell erstellen................................................................. 672 Bericht gruppieren....................................................................... 675 Abstände verbessern................................................................. 677 Zwischensummen bilden............................................................. 680 Zweite Gruppierung einfügen........................................................ 681 Seitenumbruch zwischen Gruppen....................................................... 683 Seitenumbruch einfügen............................................................. 684 Absender vervollständigen............................................................ 687 Gruppen zusammenhalten........................................................... 688 Gruppierung mit Berechnung........................................................ 689 Gesamtsummen......................................................................... 691 Gesamtsumme einfügen.............................................................. 691 Felder von Feldern berechnen........................................................ 692 Unterberichte........................................................................... 694 Zusammenfassung....................................................................... 694 31 Mehrspaltige Berichte........................................................... 695 Etiketten-Assistent....................................................................... 696 Etiketten automatisch erstellen....................................................... 696 Etiketten verbessern.................................................................. 699 Mehrspaltige Berichte erstellen........................................................... 700 Bericht vorbereiten................................................................... 700 Gruppierung nach Anfangsbuchstaben................................................ 703 Seitenkopf und Seitenfuß................................................................ 705 Seitenkopf im mehrspaltigen Bericht.................................................. 706 Lebende Kolumnentitel.............................................................. 707 Seitenzahlen......................................................................... 710 Laufende Summen................................................................... 711 Zusammenfassung....................................................................... 714 16
32 Export und Seriendruck......................................................... 715 Dateiexport............................................................................. 716 Excel............................................................................... 717 Word-Export....................................................................... 719 Word-Seriendruck.................................................................. 721 Textdatei........................................................................... 732 PDF/XPS........................................................................... 735 HTML/XML-Datei.................................................................. 737 Access.............................................................................. 743 Export als E-Mail....................................................................... 745 SharePoint-Liste........................................................................ 746 Gespeicherte Exporte................................................................... 750 Zusammenfassung...................................................................... 751 Teil H Programmierung.............................................................. 753 33 Makros.............................................................................. 755 Makros allgemein....................................................................... 756 Makro erstellen..................................................................... 757 Makro per Schaltfläche aufrufen..................................................... 759 Eingebettete Makros.................................................................... 760 Fehler abfangen..................................................................... 764 Alle Makroaktionen..................................................................... 766 Nützliche Makros................................................................... 768 Makro per Tastenkürzel aufrufen.................................................... 770 Makro beim Öffnen ausführen....................................................... 771 Datenmakros........................................................................... 772 Abhängige Werte in der Tabelle sichern.............................................. 773 Werte nachschlagen................................................................. 775 Neue Datensätze melden............................................................. 778 Makros konvertieren.................................................................... 779 Zusammenfassung...................................................................... 780 34 Strukturierung von Code....................................................... 781 VBA-Editor............................................................................. 782 Projekt-Explorer.................................................................... 784 Eigenschaften....................................................................... 785 Codefenster......................................................................... 786 Module................................................................................. 786 Sub-Prozeduren........................................................................ 787 Prozedur erstellen................................................................... 788 Prozedur mit mehreren Parametern aufrufen......................................... 790 Argumente aus Dropdownlisten wählen.............................................. 791 17
Funktionen............................................................................. 792 Integrierte Funktion aufrufen......................................................... 793 Eigene Funktion erstellen............................................................. 794 Property-Prozeduren.................................................................... 795 Programmierung ohne Property-Prozeduren.......................................... 796 Property-Prozeduren erstellen........................................................ 797 Organisation des Codes.................................................................. 798 Namen für Prozeduren............................................................... 799 Einrücken........................................................................... 799 Zeilenumbruch...................................................................... 800 Kommentar......................................................................... 800 Zusammenfassung....................................................................... 801 35 Variablen und Konstanten...................................................... 803 Variablen deklarieren.................................................................... 805 Lokale Variablen..................................................................... 808 Modul-öffentliche Variablen......................................................... 809 Datei-öffentliche Variablen........................................................... 810 Statische Variablen................................................................... 811 Sammeldeklaration.................................................................. 812 Datenfelder............................................................................. 813 Mehrdimensionale Datenfelder....................................................... 814 Datenfelder mit eigenen Grenzen..................................................... 814 Dynamische Datenfelder............................................................. 815 Datenfeld neu dimensionieren........................................................ 816 Datenfeld löschen.................................................................... 817 Variant-Variable als Pseudodatenfeld................................................. 817 Eigene Datentypen....................................................................... 819 Objektvariablen......................................................................... 820 Prozedurargumente..................................................................... 821 Notwendige Argumente.............................................................. 822 Mehrere Argumente................................................................. 822 Optionale Argumente................................................................ 823 Argumentlisten...................................................................... 824 Rückgabe-Argumente................................................................ 826 Konstanten.............................................................................. 830 Enumerationen.......................................................................... 832 Zusammenfassung....................................................................... 834 36 Entscheidungen und Schleifen................................................ 835 Die If-Anweisung........................................................................ 836 Einfache Bedingung.................................................................. 836 Erweiterte Bedingung................................................................ 838 Die Select-Anweisung.................................................................... 839 Operatoren.............................................................................. 841 Mathematische Operatoren........................................................... 841 Logische Operatoren................................................................. 842 18
Sonstige Operatoren................................................................. 842 Schleifen............................................................................... 843 For/Next-Schleife................................................................... 843 Rückwärts zählende Schleife......................................................... 844 Auflistungen bearbeiten............................................................. 844 For Each/Next-Schleife.............................................................. 846 Do/Loop-Schleife................................................................... 848 While/Wend-Schleife................................................................ 850 Fehlerbehandlung....................................................................... 851 Syntaxfehler......................................................................... 851 Logische Fehler..................................................................... 851 Laufzeitfehler....................................................................... 852 Zusammenfassung...................................................................... 861 37 Datenzugriff per VBA............................................................ 863 Das Recordset-Objekt................................................................... 864 Daten lesen............................................................................. 864 Datenquelle öffnen.................................................................. 865 Datenquelle in anderer Datenbank öffnen............................................ 866 Feldinhalte ermitteln................................................................ 866 Datensatznavigation.................................................................... 868 Datensatzzeiger bewegen............................................................ 868 Datensatz auf Vorhandensein prüfen................................................. 870 Durch alle Datensätze navigieren..................................................... 871 Daten suchen........................................................................... 872 Daten schreiben........................................................................ 875 Neuen Datensatz hinzufügen........................................................ 875 Bestehenden Datensatz ändern....................................................... 876 Datensatz löschen................................................................... 876 Abfragen starten........................................................................ 877 Auswahlabfragen anzeigen........................................................... 877 Aktionsabfragen ausführen.......................................................... 877 Parameterabfragen ausführen........................................................ 879 Zusammenfassung...................................................................... 880 38 Wichtige Funktionen............................................................ 883 Textfunktionen......................................................................... 884 Teile von Texten.................................................................... 884 Textteile in anderen Texten finden................................................... 886 Kombinierter Aufruf................................................................ 887 Leerzeichen entfernen............................................................... 888 Länge von Zeichenketten bestimmen................................................. 888 Zeichen ersetzen.................................................................... 889 Groß-/Kleinschreibung ändern...................................................... 889 Zahlenfunktionen....................................................................... 890 Runden............................................................................. 890 Formatieren......................................................................... 891 19
Zahlen konvertieren.................................................................. 892 Text in Zahl umwandeln............................................................. 892 Datumsfunktionen...................................................................... 893 Aktuelle Datums- und Zeitwerte...................................................... 893 Datum und Zeit zerlegen............................................................. 894 Rechnen mit Datum und Zeit......................................................... 895 Prüffunktionen.......................................................................... 896 Weitere Funktionen..................................................................... 897 Zusammenfassung....................................................................... 898 39 Objekte programmieren........................................................ 899 Formular-Ereignisse..................................................................... 900 Beim Anzeigen eines Datensatzes..................................................... 900 Beim Bewegen der Maus............................................................. 903 Beim Öffnen des Formulars.......................................................... 907 Beim Schließen des Formulars........................................................ 908 Beim Klicken im Listenfeld........................................................... 909 Bericht-Ereignisse....................................................................... 913 Bei Ohne Daten...................................................................... 914 Beim Formatieren.................................................................... 915 Bei Laden............................................................................ 917 Zusammenfassung....................................................................... 921 Teil I Oberfläche........................................................................ 923 40 Eigenständige Anwendungen................................................. 925 Startbild................................................................................ 926 Starteinstellungen....................................................................... 927 AutoExec-Makro........................................................................ 927 Mehrbenutzerbetrieb.................................................................... 929 Komprimieren....................................................................... 929 Vertrauenswürdige Orte oder Dateien................................................. 930 Eigene Benutzeroberfläche............................................................... 930 Zusammenfassung....................................................................... 930 41 Das Menüband.................................................................... 931 Anpassungen per Dialogfeld.............................................................. 932 Menüband anpassen................................................................. 932 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen.......................................... 935 Eigene Registerkarten.................................................................... 937 Vorbereitungen...................................................................... 937 XML................................................................................ 939 Integrierte Befehlsgruppen............................................................... 940 Integrierte Befehle....................................................................... 941 20
Benutzerdefinierte Befehle............................................................... 943 Callback-Prozeduren.................................................................... 944 Dynamische Beschriftungen......................................................... 945 Auf Klick reagieren.................................................................. 947 Bilder einbinden.................................................................... 947 Menüs erzeugen..................................................................... 949 Startprogramm für ein Dialogfeld.................................................... 951 Kontextabhängige Befehle............................................................... 954 Symbolleiste für den Schnellzugriff...................................................... 955 Commands............................................................................. 957 Zusammenfassung...................................................................... 958 Teil J Anhang............................................................................ 959 A Operatoren und Funktionen................................................... 961 Operatoren............................................................................. 962 Funktionen............................................................................. 963 B Spezifikationen.................................................................... 967 Allgemein.............................................................................. 968 Tabelle................................................................................. 968 Abfrage................................................................................. 969 Formular und Bericht................................................................... 969 Makro.................................................................................. 970 Entfallene Funktionen................................................................... 970 C Präfixe............................................................................... 971 Präfixe für Access-Objekte............................................................... 972 Präfixe für Felder....................................................................... 972 Präfixe für Steuerelemente............................................................... 972 Präfixe für Datentypen.................................................................. 974 Praxisindex......................................................................... 975 Stichwortverzeichnis............................................................. 979 Der Autor........................................................................... 991 21
Kapitel 26 Umgang mit Steuerelementen Bisher wurden Formulare weitestgehend automatisch erstellt. Das ist natürlich ungemein praktisch, wird aber nicht alle Ihre Wünsche erfüllen. Daher sollten wir uns in diesem Kapitel ausführlich damit beschäftigen, wie Sie mit Steuerelementen umgehen und was an diesen eventuell zu verbessern ist. Die Details zu den verschiedenen Typen von Steuerelementen finden Sie in Kapitel 27. CD-ROM Um Ihnen das Nachvollziehen der Schritte in diesem Kapitel zu erleichtern, finden Sie innerhalb der Beispieldateien zu diesem Buch im Ordner Kap25 eine Datenbank, die bereits die Änderungen aus Kapitel 25 enthält. Laden Sie einfach die betreffende Datenbank, um mit der Arbeit in diesem Kapitel zu beginnen. Sie können also jederzeit ein Kapitel überspringen und trotzdem auf den aktuellen Stand der Datenbank zugreifen. Leeres Formular erstellen Beginnen Sie am besten mit einem leeren Formular, in dem wirklich alles manuell angefügt werden muss. Nur dann sehen Sie, was womit verändert wird. 1. Klicken Sie auf den Befehl ERSTELLEN/Formulare/Formularentwurf, sodass ein leeres Formular in der Entwurfsansicht angezeigt wird. 2. Lassen Sie mit ENTWURF/Tools/Eigenschaftenblatt oder dem Tastenkürzel (Alt)+( )das Eigenschaftenblatt anzeigen. 3. Wählen Sie darin für die Formular-Eigenschaft Datensatzquelle in der dort angezeigten Liste die Tabelle tblartikel aus. 4. Speichern Sie das Formular unter dem Namen frmartikelsteuerelemente. Es sieht jetzt aus wie in Abbildung 26.1, wobei dort der Detailbereich aus Platzgründen bereits gekürzt wurde. Abbildg. 26.1 Das Formular enthält eine Datensatzquelle, aber keine Steuerelemente Dieses leere Formular werden wir gleich mit Steuerelementen bestücken und dabei die verschiedenen Typen besprechen. Dabei zeigt es vor allem deren Möglichkeiten auf. Die bestmögliche Optik steht noch nicht im Mittelpunkt. Aber dafür gibt es ja noch das fertige Formular frmartikel 514
Leeres Formular erstellen Formular und Bereiche markieren Das Unauffälligste am ganzen Formular ist das Formular selbst. Es hat keinen sichtbaren Bereich und wird daher oft nicht als eigenständiges Objekt wahrgenommen. Es gibt drei Varianten, um das Formular zu markieren: Sie klicken außerhalb der Bereiche auf den (hellgrauen) Hintergrund Sie klicken auf die kleine quadratische Schaltfläche am Schnittpunkt der Lineale, wie es in Abbildung 26.1 oben links am Mauszeiger zu sehen ist. Wenn das Formular markiert ist, erscheint dort ein schwarzes Quadrat. Sie wählen es über die Dropdownliste oben im Eigenschaftenblatt aus Die Bereiche selbst sind offensichtlicher, weil sie in der Entwurfsansicht eine eigene Markierungsleiste haben. Auch hier gibt es drei Varianten, einen Bereich zu markieren: Sie klicken auf die (derzeit weiße) Fläche des Bereichs Sie klicken auf den schmalen Bereich oberhalb der Fläche mit dessen Beschriftung (in Abbildung 26.2 steht dort Detailbereich) Sie wählen ihn im Eigenschaftenblatt über die Dropdownliste aus (siehe Abbildung 26.2) Formulare Abbildg. 26.2 Hier wurde der Detailbereich markiert TIPP Sie können die Lineale mit ANORDNEN/Anpassung und Anordnung/Größe/Abstand/Lineal ein- und ausblenden. Bereiche ein-/ausblenden Bei einem leeren Formular ist nur der Detailbereich sichtbar. Sie haben aber bei anderen Formularen schon gesehen, dass es noch einen Formularkopf bzw. einen Formularfuß gibt. HINWEIS Neben dem Formularkopf/-fuß existiert noch ein Seitenkopf/-fuß. Dieser wird nur zum Drucken benutzt, während der Formularkopf/-fuß auf dem Bildschirm erscheint. Den Formularkopf/-fuß können Sie über ein Kontextmenü auf dem Formular sichtbar machen, wie es Abbildung 26.3 zu sehen ist. 515
Kapitel 26 Umgang mit Steuerelementen Abbildg. 26.3 Mit diesem Kontextmenü lassen sich die Kopf-/Fußbereiche umschalten Beide Bereiche (Kopf und Fuß) sind nur gemeinsam ein- oder auszuschalten. Wenn in vielen automatisch erzeugten Formularen trotzdem scheinbar kein Fußbereich vorhanden ist, dann ist lediglich dessen Höhe auf 0 cm reduziert. Die Höhe eines der Bereiche ändern Sie in der gleichnamigen Eigenschaft. Sicher in den meisten Fällen bequemer ist die Alternative: Ziehen Sie dazu die Unterkante eines Bereichs (Abbildung 26.4 zeigt es für den Formularfuß) mit der Maus nach oben oder unten. Die richtige Stelle zum Ziehen erkennen Sie daran, dass der Mauszeiger als vertikaler Doppelpfeil erscheint. Abbildg. 26.4 Mit der Maus können Sie den Formularfuß kleiner oder größer ziehen Wenn Sie einen Kopf-/Fußbereich tatsächlich wieder ausblenden wollen, wird dieser komplett gelöscht. Daher erhalten Sie dann auch eine Rückfrage wie in Abbildung 26.5 mit dem Hinweis, dass dabei alle darin enthaltenen Steuerelemente gelöscht werden. Abbildg. 26.5 Access warnt beim Entfernen der Kopf-/Fußbereiche davor, dass alle darin enthaltenen Steuerelemente gelöscht werden 516
Steuerelemente hinzufügen PROFITIPP Wollen Sie die Steuerelemente auf einem Formularkopf/-fuß nicht löschen, können Sie alternativ auch die Sichtbar-Eigenschaft eines Bereichs auf Nein stellen. Dann sehen Sie weiterhin alles im Entwurf, aber in der Formularansicht fehlt der Bereich. Steuerelemente hinzufügen Access kennt im Wesentlichen zwei Arten von Steuerelementen: Datengebundene Steuerelemente, die automatisch die Inhalte eines Felds aus dem aktuellen Datensatz anzeigen, und ungebundene Steuerelemente, die unabhängig vom konkreten Datensatz sind. Damit ein Formular ein datengebundenes Steuerelement nutzen kann, ist Voraussetzung, dass seine Datensatzquelle-Eigenschaft eine Tabelle oder Abfrage enthält. Es gibt nämlich auch Formulare, die gar keine Datenbindung enthalten. Für dieses Beispielformular ist die Voraussetzung bereits erfüllt. 1. An der Position, an der gewöhnlich das Eigenschaftenblatt erscheint, lässt sich alternativ auch eine Feldliste anzeigen, die alle Felder der zugrunde liegenden Datenquelle auflistet. 2. Sie können diese Feldliste in der Entwurfsansicht mit dem Tastenkürzel (Alt)+(F8) oder dem Befehl ENTWURF/Tools/Vorhandene Felder hinzufügen anzeigen lassen. Formulare Abbildg. 26.6 Die Feldliste zeigt alle Felder der Datenquelle an 3. Ziehen Sie aus der Feldliste einen Feldnamen in den Detailbereich wie in Abbildung 26.6 für das Feld artid und lassen an der gewünschten Position die Maustaste los. TIPP Alternativ können Sie einen Feldnamen auch in der Feldliste doppelklicken oder ihn dort markieren und dann mit der ( )-Taste einfügen. Ziehen Sie den Feldnamen nicht zu weit nach links in das Formular. Wie Sie in Abbildung 26.6 sehen, positionieren Sie die linke obere Ecke des Textfelds. Noch weiter links wird aber das zugehörige Bezeichnungsfeld angeordnet, falls noch Platz ist. Andernfalls überdecken sich die beiden, sodass Sie beide wieder auseinanderschieben müssen. 4. Bereits in Abbildung 26.6 sichtbar sind die beiden Steuerelemente, die durch das Ziehen eingefügt werden. Eigentlich haben Sie das (rechte) Textfeld mit der Bindung an das Feld artid eingefügt, aber es bringt beim Einfügen immer ein (linkes) Bezeichnungsfeld mit der erläuternden Beschriftung mit. 517