GDPdU und Systemstilllegung

GDPdU und Systemstilllegung Das PBS-Portfolio in der Praxis Walter Steffen, PBS Software GmbH

Agenda Business Case GDPdU - Herausforderungen Strategie Z1-Zugriff in der Praxis Strategie Z3-Zugriff in der Praxis Business Case Systemstilllegung - Herausforderungen Strategie Systemstilllegung in der Praxis Was wir noch vorhaben 2 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Agenda Business Case GDPdU - Herausforderungen Strategie Z1-Zugriff in der Praxis Strategie Z3-Zugriff in der Praxis Business Case Systemstilllegung - Herausforderungen Strategie Systemstilllegung in der Praxis Was wir noch vorhaben 3 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Business Case GDPdU - Herausforderungen Quelle Z1 Z3 Analysesoftware SAP- Datenbank PBS- Index ADK Datei AIS/DART Datei PBS archive add ons Extraktbestand aus DART bzw. PBS DEI IDEA,TaxAudit, ACL... Prüfzeiträume liegen weit in der Vergangenheit Daten müssen am Ende des ILM zerstörbar sein Ausprägung des Dialogzugriffs inkl. Archivdatenanbindung Erweiterer Datenzugriff durch die FinVw Keine oder unklare Aussage zum Datenumfang Neue zusätzliche internationale Anforderungen Schnittstellenvielfalt Abstimmbarkeit des Extraktionsumfangs 4 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Agenda Business Case GDPdU - Herausforderungen Strategie Z1-Zugriff in der Praxis Strategie Z3-Zugriff in der Praxis Business Case Systemstilllegung - Herausforderungen Strategie Systemstilllegung in der Praxis Was wir noch vorhaben 5 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Z1-Zugriff in der Praxis Organisation des Datenzugriffs auf Archivdaten Filesystem Storagesystem SAP- Datenbank ADK Datei Periode Hauptindex Langzeitindex Index inaktiv Abgrenzung Datenarchivierung Org.Element z.b. bis Geschäftsjahr PBS- Index PBS- Index Aktuell Aktuell - 1 Abgrenzung Datenindizierung bis Archivdatum PBS- Index PBS- Index aktuell Aktuell - 2 aktuell Aktuell - n Audit 6 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Z1-Zugriff in der Praxis Ausprägung des Berechtigungsprofils Administrator Transaktionsberechtigung /PBS/* S_ARCHIVE = 01 (Anlegen) S_DATASET = 01 (Anlegen) Anwender/Prüfer Transaktionsberechtigung /PBS/* S_ARCHIVE = 03 (Anzeige) S_DATASET = 33 (Lesen) Ausprägung des Prüfungszeitraums Pflege SAP-Standardcustomizing über die Transaktionen TPC2 (Benutzer), TPC4 (Anwendung), TPC6 (Zeitraum). Customizing zieht auch in der PBS-Welt! Ausprägung der Prüferrollen Erweiterung der Einzelrollen SAP_AUDITOR_TAX_* oder der Sammelrolle SAP_AUDITOR_TAX (AIS-Steuerprüfung) zum durchgängigen Zugriff auf den Datenbestand des Prüfungszeitraums 7 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Z1-Zugriff in der Praxis Ausprägung der Prüferrollen = PBS Version vorhanden 8 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Z1-Zugriff Erweiterter Datenzugriff durch die FinVw 2009 9 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Z1-Zugriff - PBS SE16_PERSONAL SE16 für Endanwender durch SPLIT der Funktion in Administration und Anwendung Highlights: SnapShot-Datenbestände, datumsbezogene Berechtigungsprüfung Tabellentemplate für schnelles GoLive 10 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Agenda Business Case GDPdU - Herausforderungen Strategie Z1-Zugriff in der Praxis Strategie Z3-Zugriff in der Praxis Business Case Systemstilllegung - Herausforderungen Strategie Systemstilllegung in der Praxis Was wir noch vorhaben 11 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Z3-Zugriff in der Praxis SAP- Datenbank ADK Datei PBS - Extraktoren PBS -CDART DART Extrakt AIS Datei AIS Datei ACL IDEA EXCEL SAP BW PBS CMM - Materialwirtschaft PBS CPCA - Profit Center Einzelposten PBS CFICA - Vertragskontokorrent DART PBS CBW - Extrakt Business Warehouse PBS NAI-Q - Datei Querytool PBS CDART - Data Retention Tool PBS CSD - Vertrieb PBS CWM - Lagerverwaltung PBS CAB - Agenturgeschäft PBS CISU - Utilities PBS CFI - Finanzbuchhaltung PBS ECS - Content Extraktoren 12 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Z3-Zugriff in der Praxis Transferprozess Datenschnitt stelle Standardisierung Datenumfang Steuerpflichtiger Betriebsprüfer Retentionmanagement steuerlicher Datenvorrat Business Case GDPdU Harmonisierung von gesetzlichen Anforderungen und Wünschen im Rahmen der steuerlichen Außenprüfung 13 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Z3-Zugriff in der Praxis Erkennbare Trends zur Harmonisierung des Datenumfangs im Umfeld von Z3-Außenprüfungen Beispiel international Standard Audit File Tax (SAFT) Beispiel national Niedersachsen Braunschweiger Modell Beispiel national Nordrhein-Westfalen Datenmodell der Betriebsprüfer für Großunternehmen und Konzerne 14 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Z3-Zugriff in der Praxis Beispiel international Standard Audit File Tax (SAFT) Definition Der Standard Audit File Tax ist eine genormte Datei, die zuverlässige, aus einem Buchhaltungssystem exportiere Daten enthält. Sowohl der Inhalt als auch das Datenformat der Exportdatei sind beim Standard Audit File Tax vorgegeben Grundlagen für SAF-T Standards OECD-Richtlinien Guidance for Standard Audit File Tax Guidance on Tax Compliance for Business and Accounting Software Inhalt Enthält sämtliche Eingaben in einem Buchaltungssystem (Geschäftsvorfälle, Eröffnungsbilanz, Um- und Nachbuchungen) ergänzt durch Stammdaten Verwendung Österreich, Großbritanien, Niederlande, Spanien (freiwillig), Portugal (verbindlich) 15 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Z3-Zugriff in der Praxis Standart Audit File Tax für Portugal (SAF-T-PT), SAP HW 1082823,1128119 Enthält Daten aus Fibu, Materialwirtschaft und Vertrieb Basiert im SAP-Standard auf DART-Extrakten SAP-DART PBS CDART bzw. PBS CDART DART Extrakt SAP-Report bis 2009: RTXDART_PT ab 2010: RSAFT_PT_XML XML Datei Bukrs = PT SAP- Datenbank PBS archive add on CFI ADK Datei PBS-Problemnummer: 13672 16 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Z3-Zugriff in der Praxis Beispiel national Niedersachsen Braunschweiger Modell Ziel: Abbildung einer virtuellen Buchhaltung in IDEA Rohdaten basieren auf 23 DART-Segmenten Bereitstellungsempfehlung für DART durch die FinVw Bereitstellungsempfehlung für PBS Extrakte durch die FinVw (neu) DART Extrakt Import Rohdaten aus Braunschweiger Modell für DART PBS AIS Datei Import Rohdaten aus Braunschweiger Modell für PBS Data Export Interface Prüfmakros der FinVw.Niedersachsens PBS Problemnummer: 14757 17 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Z3-Zugriff in der Praxis PBS Problemnummer: 14757 18 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Z3-Zugriff in der Praxis Beispiel national Nordrhein-Westfalen Datenmodell der Betriebsprüfer für Großunternehmen und Konzerne FinVw setzt auf die IDEA-Erweiterung TaxAudit TaxAudit ermöglicht anhand von konfigurierten Prüfungsfällen die Simulation der Außenprüfung Automatisierung der Datenübernahme in die Prüfsoftware durch eine herstellerspezifische Schnittstelle (HSS-Schnittstelle) Feldkatalog aus Stamm- und Bewegungsdaten mit festen Feldnamen PBS TaxAudit Extrakt Monitor PBS AIS Datei XML-Datei PBS HSS- Schnittstelle 19 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Z3-Zugriff in der Praxis Transaktion /PBS/CFI_HSSM HSS Extrakt Monitor PBS Problemnummer: 14811 20 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Z3-Zugriff in der Praxis Ziele der Außenprüfung beim Z3-Datenzugriff SAP Dynamics/ Navision Sage Außenprüfung durch Datenträgerüberlassung Vereinheitlichung der Prüfungsprozeduren Branchenvergleichbarkeit Branche 1 Unternehmen 1 Unternehmen 2 Branche 2 Unternehmen 3 Unternehmen 4 DATEV... Beschleunigung von Prüfungszyklen Standardisierung des Dateninhalts Branche n Unternehmen x Unternehmen y 21 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Z3-Zugriff in der Praxis Typische Prüfungsschritte im Rahmen der Außenprüfung bei Standardisierung 1. Import der Rohdaten aus mehreren Prüfungsjahren 2. Makrobasierter Aufbau von Verknüpfungen zwischen Bewegungsdaten, Stammdaten und G+V-Strukturen 3. Berechnung des Gewinns/Verlusts aus Ertrags- und Aufwandskonten pro Geschäftsjahr 4. Vergleich des Gewinns/Verlusts mit den Meldedaten der Betrachtungsperiode aus der Umsatzsteuervoranmeldung 5. Vergleich der Periodenwerte pro Sachkontenposition und Detailanalyse über Einzelbewegungen zum Konto 22 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Z3-Zugriff in der Praxis Beispiel Zollaußenprüfung 1. Exportdauer Gesamtbestand Geschäftsprozesse: 35 Stunden 2. Export Debitorenkonten mit Länderkennzeichen <> DE Exportmonitor vorgangsbezogener Extrakt freie Abgrenzungen 3. Exportdauer Geschäftsprozesse wg. Zollprüfung: 80 Minuten 23 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Z3-Zugriff in der Praxis Mindestaufbewahrungsfristen Erhebliche Zeitspanne zwischen Entstehung eines steuerrelevanten Vorgangs und dessen Prüfung durch Dritte. Ende der Prüfungsaktivitäten befreit nicht von der Mindestaufbewahrungsdauer der Information gem. HGB, IFRS, etc. Revisionssichere Ablage von Dokumenten, Daten, Drucklisten und Extrakten muss um einen Schutzmechanismus gegen (un-)bewusstes Zerstören der Information vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen ergänzt werden. 24 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Z3-Zugriff in der Praxis Retentionmanagement mit PBS Content Link Definition von Mindestaufbewahrungsfristen pro Objektart über erweitertes Standardcustomizing Gültig für alle ArchiveLink-Ablageszenarien ab SAP Release 4.6c Ablagedatum + Mindesaufbewahrungsdauer = Ablaufdatum Ablaufdatum kann beliebig verlängert aber nicht verkürzt werden Implementierung in die gängigen Ablageprozesse des SAP-Standards inkl. (DART) und der PBS-Extraktoren(Extraktverwaltung) Szenarien zur Synchronisation von Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Daten in Vorbereitung Szenarien zur unwiderruflichen Vernichtung/Zerstörung von Informationsobjekten werden im Rahmen von konkreten Kundenprojekten realisiert 25 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Z3-Zugriff in der Praxis TA: /PBS/PCL_FTWL Funktion: Aufbewahrungsfrist verlängern 26 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Agenda Business Case GDPdU - Herausforderungen Strategie Z1-Zugriff in der Praxis Strategie Z3-Zugriff in der Praxis Business Case Systemstilllegung - Herausforderungen Strategie Systemstilllegung in der Praxis Was wir noch vorhaben 27 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Business Case Systemstilllegung - Herausforderungen SAP- Auskunftssystem SAP- Livesystem (NON)-SAP Retrivalsystem Transaktionaler Zugriff Querybasierter Datenzugriff Viele Concurrent User Sporadische Datenzugriffe Veraltete Hardware SAP-Unabhängigkeit SAP-Kow How bleibt erhalten Unternehmes(-teil)verkauf 28 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Agenda Business Case GDPdU - Herausforderungen Strategie Z1-Zugriff in der Praxis Strategie Z3-Zugriff in der Praxis Business Case Systemstilllegung - Herausforderungen Strategie Systemstilllegung in der Praxis Was wir noch vorhaben 29 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Systemstilllegung in der Praxis PBS ECS SAP Server Lokales Filesystem Ablagesystem 30 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Systemstilllegung in der Praxis Arbeitsaufgabe: Umfassende und vollständige Datenextraktion Mit dem PBS ECS werden eine Vielzahl von Content-Extraktoren basierend auf SAP-Archivierungsobjekten zur Verfügung gestellt. Content-Extraktoren berücksichtigen bei der Datenselektion Daten aus Archiv und Datenbank 31 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Systemstilllegung in der Praxis Automatisierte Verknüpfung zwischen Content Extrakt Datei und Standard View Im ECS Repository 32 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Strategie Systemstilllegung in der Praxis Arbeitsaufgabe: Weitergabe aller Unternehmensdaten wegen (Teil-)verkauf SAP Server 2. Erzeugen neuen Content via ArchivLink PBS ContentLink Version NAS ECS Server ECS Server- Komponenten Strukturierte Daten Dokumente Drucklisten Metadaten 1.Migration existierender Content (Repository A Repository B) Lokale Dateiverwaltung für SAP Business Objekte Ablagesystem 33 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Agenda Business Cases GDPdU - Herausforderungen Strategie Z1-Zugriff in der Praxis Strategie Z3-Zugriff in der Praxis Business Cases Systemstilllegung - Herausforderungen Strategie Systemstilllegung in der Praxis Was wir noch vorhaben 34 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

Was wir noch vorhaben Erweiterung der Nearline Analytic Infrastructure um Audit-Komponenten 1. Validierung von Z-3-Datenextrakten PBS Data Export Interface 2. Stilllegungsszenarien AIS DATEI PBS Content Extraktoren 3. Monats-/Jahresabschlußreporting Ad hoc-standardreporting ersetzt Batchprozessen Nearline Datenbank TemSe 35 PBS Software GmbH, 10. Juni 2010

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