Referenz-Steckbrief Einführung ContentServ als PIM/MAM-System Kunde: Ottobock HealthCare GmbH Implementierung: 1
Top informiert Marketing- und Unternehmenskommunikation bei Ottobock mit PIM und MAM Dank des konsequenten und dynamischen Wachstumskurses, ist Ottobock heute ein echter Global Player und eine starke Corporate Brand mit über 6.000 Mitarbeitern. Weltweit steht der Name Ottobock für qualitativ hochwertige und techno logisch herausragende Produkte und Dienstleistungen in der Prothetik, Orthetik und Neurorehabilitation sowie der Mobility Solutions (Rollstühle) und dem Geschäftsfeld Medical Care. ContentServ hat sich darauf spezialisiert, innovative Lösungen und Konzepte zur effizienten Gestaltung von Marketing-, Informations- und Medienprozessen in der Produktkommunikation zu entwickeln. Täglich arbeiten über 300.000 Anwender in 89 Ländern mit den Softwarelösungen des Anbieters. Die einhundertprozentige Tochter der Otto Bock Holding GmbH & Co. KG Sycor, die alle informations- und kommunikations techno logischen Prozesse der Holding betreut, hat zusammen mit der Kommunikationsagentur Studio 1 aus Heiligenstadt eine einzigartige Lösung zur Vereinfachung des gesamten Datenhandlings der Otto Bock HealthCare geschaffen, die unter den Begriffen Product Information Management kurz: PIM und Media Asset Management kurz: MAM zusammen gefasst werden kann. Das Projekt war Teil des Digital Future Projektes der Otto Bock HealthCare. Initiert wurde das Projekt aus der Ottobock IT-Abteilung. Speziell der Bereich BIT = Business Improvement & Information Technology spielte gemeinsam mit dem Bereich Marketingkommunikation eine entscheidene Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung. 2
Was ist PIM? Ein PIM-System kanalisiert und bündelt vielfältige Informationen an zentraler Stelle und ist in der Lage, aus diesen medienneutral abgelegten Daten beispielsweise Druck-Erzeugnisse wie Broschüren, Datenblätter oder sogar umfangreiche Kataloge zu generieren. Was ist MAM? MAM ermöglicht parallel die zentrale Speicherung von Bildern, Videos oder Audios, die ebenfalls zur Erzeugung von Kommunikationsmitteln genutzt werden. Produktmanagement Input Kunden Externe Partner Marketing Vertrieb PIM MAM Output Der GRUND... Für ein Unternehmen wie Ottobock, das mit eigenen Service- und Vertriebsgesellschaften in 54 Ländern vertreten ist, sind reibungslose Abläufe in der Marketing- und Unternehmenskommunikation sowie bereichsübergreifend unternehmensweit die Quint essenz für ein erfolgreiches Arbeiten. Dank der beiden Kommunikations lösungen PIM und MAM sollen diese Abläufe verkettet und so weit wie möglich standardisiert und automatisiert werden, indem von jedem Standort weltweit auf dasselbe System zugegriffen werden kann und soll. Die Einführung eines zentralen Systems für Produktinformationen und Media Assets erleichtert und beschleunigt die gesamte Kommunikation - online wie offline - rund um den Erdball. Ablösung unterschiedlicher Datenquellen Etablierung exzellenter Produktinformationsprozesse Verkürzung der Time-to-Market Phasen Erfüllung von Compliance-Anforderungen 3
Das ZIEL... PIM und MAM können für die Vereinfachung der unterschiedlichsten Prozesse genutzt werden. Einer der bisher langwierigsten war die Planung, Erstellung, Aktualisierung und Freigabe verschiedener Kommunikationsmittel wie Produktdatenblätter oder Kataloge. Durch eine zentrale und hoch automatisierte Verwaltung und Weitergabe dieser Daten, sind alle projektbeteiligten Mitarbeiter jederzeit up to date. Projektziel neben der teil- oder vollautomatisierten Erstellung von Kommunikationsmitteln war die Revisionssicherheit und das Einhalten des Single-Source-Prinzips. Produktpflege und -freigabe Texterstellung und Textübersetzung Planung, Erstellung, Aktualisierung und Freigabe der Kommunikationsmittel Steuerung von Media Asset-Anfragen und Aufträgen sowie Media Asset-Freigaben Zentrale Verteilung und Ablage von Daten Der WEG Die Einführung eines Produkt- und Media-Informations-Systems wird je nach Unternehmensgröße natürlich eine ganze Reihe von Herausforderungen mit sich bringen. Denn es muss individuell an die Bedürfnisse seines jeweiligen Benutzers angepasst werden. Um am Ende ein Ergebnis zu erzielen, dass allen Anforderungen gerecht werden kann, ist eine ausführliche Vorbereitungs- und Planungsphase unabdingbar, in der die einzelnen Schritte definiert und vorgeschlagene Lösungswege abgestimmt werden. Die Otto Bock HealthCare GmbH ist diesen Weg mit der Studio1 Kommunikation GmbH aus Heiligenstadt gegangen, von den ersten Planungsskizzen bis zur Umsetzung: Aufnahme der fachlichen Anforderungen Erstellung Fachkonzept und fachlich-technische Spezifikation Produktdatenmodellierung für PIM Ablagestruktur und Workflows für MAM Implementierung, Konfiguration und Entwicklung des Systems in Contentserv Projektseitige Entwicklung von Modulen wie Projektplaner und Kommunikationsmittel-Matrix Unterstützung bei Beta 1 - und Integrationstests 2 Datenübernahme und Aufbau eines MAM-Archivs Planung und Durchführung der Heavy-User 3 Schulungen GoLive-Support Projektleitung und Projektmanagement 1 Im Betatest wird eine sich in der Entwicklung befindliche Software auf Fehler überprüft 2 Im Integrationstest wird das Zusammenspiel unterschiedlicher Funktionen einer Software überprüft 3 Heavy User sind die User, die operativ im System arbeiten 4
Das NETZ Das Ziel dieses Großprojektes war es natürlich nicht, bewährte Prozesse zu ersetzen, sondern eher, diese sinnvoll zu vernetzen, und zwar in Form einer zentralen Schnittstelle zwischen den unterschiedlichen Softwaresystemen, die innerhalb des Unternehmens genutzt werden: Schnittstelle zu SAP als Trigger 4 für Produktlebenszyklus und Übernahme von Daten Across 5 -Schnittstelle für Übersetzungsmanagement Anbindung an SCHEMA ST4 6 für den Austausch von Bedienungsanleitungen Anbindung InDesign 7 -Server für Layout- Erstellung Schnittstelle zu LDAP 8 / Single Sign-on 9 Geplant: Schnittstelle zu FirstSpirit 10 als CMS für den Datenaustausch verschiedener Websites Geplant: Schnittstelle zu InBetween 11 zur automatisierten Katalogerzeugung Die MEILENSTEINE Im Oktober 2014 wurde die ContentServ MAM-Komponente eingeführt. Das umfasste unter anderem die Migration des Datenbestandes aus der bisher genutzten Bilddatenbank CUMULUS zu MAM. In Zahlen wurden 200.000 Media Assets und 50.000 Dokumente für 300 Heavy-User und ca. 2.500 End-User 12 in über 30 Ländern in die neue Datenbanklösung übertragen. Die Nutzeroberfläche in Deutsch / Englisch bietet 20 weitere Sprachversionen an. Der Plan bis Ende 2015 die Einführung der Contentserv PIM-Komponente, die eine Verwaltung von über 50.000 Produkten und die zielgruppenspezifische Ausleitung von Kommunikationsmitteln in diverse Print-und Online-Kanäle ermöglichen wird. Bei der Otto Bock HealthCare GmbH freut man sich auf das Ergebnis: Jederzeit verfügbare, aktuelle Produktdaten und Media Assets, leichter Zugriff auf die marketingrelevanten Daten weltweit, effizientere Kommunikationsprozesse. 4 Der Begriff Trigger meint in der IT Prozeduren zur Erkennung von Veränderungen in Datenbanken 5 Across ist eine Übersetzungssoftware 6 SCHEMA ST4 ist eine XML-basierte Software für Prozesse rund um komplexe Dokumente 7 InDesign ist ein professionelles Grafikprogramm 8 Das Lightweight Directory Access Protocol ist ein Anwendungsprotokoll aus der Netzwerktechnik, das die Abfrage und die Modifikation von Informationen eines Verzeichnisdienstes (eine im Netzwerk verteilte hierarchische Datenbank) über ein IP-Netzwerk erlaubt 9 Dieses System zur Einmalanmeldung ermöglicht es Nutzern, nach einmaliger Authentifizierung an einem Arbeitsplatz auf alle Rechner/Dienste zugreifen zu können, für die er lokal berechtigt ist 10 FirstSpirit ist das Content-Management-System der Websites von Ottobock 11 Die Standard-Software InBetween erstellt regelbasiert, automatisiert und formatunabhängig Kataloge, Broschüren, Datenblätter, Preislisten und andere Medien 12 End-User sind die User, die nicht aktiv im System arbeiten, sondern lediglich die Inhalte nutzen 5
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