Ausbildungsmodule für haupt- und ehrenamtliche Pfarrsekretär/innen

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Oswalda Buchholz
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1 Ausbildungsmodule für haupt- und ehrenamtliche Pfarrsekretär/innen in Zusammenarbeit mit der Berufsgemeinschaft. Oktober 2013 bis Jänner 2014

2 Ausbildungsmodule für Pfarrsekretär/innen In vielen Pfarren leisten haupt- und ehrenamtliche Pfarrsekretär/innen einen wichtigen Dienst bei der ordnungsgemäßen Abwicklung kirchlicher Verwaltung. Weiters sind sie nicht selten die ersten Ansprechpartner/innen, wenn Menschen mit ganz unterschiedlichen Anliegen ins Pfarrbüro kommen. Dieser Umstand hat dazu veranlasst, darüber nachzudenken, welche Unterstützungsangebote Pfarrsekretär/innen benötigen, um diese anspruchsvolle Aufgabe gut wahrnehmen zu können. Das Ergebnis dieser Überlegungen sind die hier vorliegenden Ausbildungsmodule für Pfarrsekretär/innen. Dieses Ausbildungsprogramm richtet sich an Pfarrsekretär/innen, die sich noch in der Einarbeitungsphase befinden aber auch an Pfarrsekretär/innen, die ihre Kenntnisse gerne auffrischen bzw. vertiefen möchten. Das Ausbildungsprogramm ist in zwei Abschnitten unterteilt: Grundausbildung Spezialausbildungen Die Grundausbildung (ca. 24 Wochenstunden) wird von allen neuen PfarrsekretärInnen besucht. Jene SekretärInnen, die schon länger im Dienst sind und ihre Kenntnisse auffrischen oder vertiefen wollen, können sich zu einzelnen Modulen anmelden. Der Besuch der Spezialausbildungen ist vom jeweiligen Anstellungsprofil abhängig und kann zusätzlich in Anspruch genommen werden. Die Kosten für die Ausbildung werden über das Fortbildungsregulativ von der Diözese finanziert. Bei Anstellungen bis zu einem Ausmaß von 15 Wochenstunden werden anfallende Mehrdienststunden von der Diözese getragen. Die Ausbildung startet, wenn sich zumindest fünf Personen dafür angemeldet haben. Weitere Infos bei: Markus Ruetz, Personalreferent Tel: 0512/ Mail: Anmeldung bis 15. September 2013 bei: Hildegard Riegler, Personalservice Tel.: 0512/ / Fax: 0512/ Mail:

3 I. Grundausbildung Zum Handwerkszeug eines/einer Pfarrsekretärs/in gehören Grundkenntnisse der Pfarrverwaltung und der Büroorganisation aber auch eine reflektierte Kirchlichkeit und eine Grundkompetenz in pastoraler Gesprächsführung. Diese Kompetenzen werden vorrangig in dieser Grundausbildung vermittelt. MODUL 1 Mit der Kirche leben - in der Kirche arbeiten Als haupt- bzw. ehrenamtliche Mitarbeiter/innen sind Kanzleikräfte nicht nur unmittelbar fachlich gefordert, sondern es werden immer wieder auch die Lebenseinstellung und der persönliche Glaubenshintergrund am Prüfstand stehen. Reflexion der eigenen Glaubens- bzw. Kirchenbiographie Kennenlernen diözesaner Strukturen Klärung arbeitsrechtlicher Fragen Hans Tauscher, Personalservice Markus Ruetz, Personalreferent 23. September 2013, 9:00 12:30 Uhr MODUL 2 Grundlagen der Matrikenführung Eine der Hauptaufgaben eines/einer Pfarrsekretärs/in besteht in der korrekten Matrikenführung. Dazu ist eine gute Kenntnis der Grundlagen der Matrikenführung unerlässlich. Als Grundlage dieser Schulung dient der Wegweiser zur Führung der Pfarrmatriken. Allgemeine Richtlinien zur Matrikenführung Vertraut werden mit diversen Matrikulierungen Rosi Fehr, Matrikenreferat 23. September 2013, 13:30 17:00 Uhr

4 MODUL 3 EDV-Schulung: Pfarrpaket Die Arbeit mit der EDV-gestützten Pfarrkartei bietet vielfältige Möglichkeiten, um die vorhandenen Daten der Pfarrbevölkerung im Sinne einer nachgehenden Seelsorge zu warten und so aufmerksam mit den Anliegen der Pfarrbevölkerung umzugehen. Das Matrikenprogramm wiederum hilft dabei, die Vorbereitung bzw. die Bearbeitung der Matriken effektiv und zeitgemäß durchzuführen. Einführung in die beiden Programme Übungsmöglichkeit am PC Maria Oberguggenberger, Matrikenreferat 22. Oktober 2013, 9:00 14:30 Uhr (mit Mittagspause) EDV-Schulungsraum, Diözesanhaus (Riedgasse) Allgemeine Finanzverwaltung Intentionenabrechnung Einführung in die pfarrliche Finanzverwaltung (Führung eines Kassabuches, Belegablage, Zeichnungsberechtigungen, PKR, ) Intentionenabrechnung mit Excel-Tabelle Marlies Hofer-Perktold, Finanzkammer 22. Oktober 2013, 15:00 17:00 Uhr EDV-Schulungsraum, Diözesanhaus (Riedgasse) MODUL 4 Tipps und Tricks zur Büroorganisation unter besonderer Berücksichtigung des Datenschutzes Für eine effektive Erledigung der Arbeit im Pfarrbüro gibt es Standards, die für alle gelten. Es ist jedoch auch darauf zu achten, dass die Organisation des Pfarrbüros auf den Arbeitsstil der Menschen ausgerichtet ist, die hier ihren Dienst verrichten. Die Anforderungen nehmen nochmals zu, wenn in einem Pfarrbüro die Verwaltung mehrerer Pfarren geleistet werden soll. Gestaltung des unmittelbaren Arbeitsbereichs Ablagesysteme Informationsweitergabe Reinhard Grübl, Datenschutzbeauftragter 15. Jänner 14, 9:00 12:30 Uhr

5 MODUL 5 Gesprächsführung - Damit Erstgespräche und Telefonate (besser) gelingen Pfarrsekretär/innen sind oft die ersten Ansprechpersonen, die man in einer Pfarre antrifft. Das hat zur Folge, dass ihr Verhalten am Telefon bzw. im persönlichen Gespräch nicht unwesentlich dazu beiträgt, welches Bild die Pfarre von sich zeigt. Einführung in die Grundlagen der Kommunikation Reflexion des eigenen Gesprächs- und Telefonierverhaltens Astrid Höpperger, Leiterin der Telefonseelsorge 15. Jänner 14, 13:30 17:00 Uhr II. Mögliche Spezialausbildungen Je nach Aufgabenfeldern eines/einer Pfarrsekretärs/in kann es erforderlich sein, zusätzlich zur Grundausbildung auch noch Spezialkompetenzen zu erwerben. Der Besuch dieser Module ist frei wählbar. Alle Spezialmodule werden auf Nachfrage angeboten. InteressentInnen melden sich bitte bei Frau Hildegard Riegler (0512/ ). Bei mindestens 5 InteressentInnen wird das Modul stattfinden. MODUL 1 Pfarrliche Finanzverwaltung, EDV-unterstützte Kirchenrechnung In vielen Pfarren ist das Buchhaltungsprogramm Navision bereits erfolgreich im Einsatz. Für jene, die auf das neue Pogramm umsteigen möchten oder neu die Buchhaltung übernehmen, werden Schulungen angeboten. Allgemeines zur pfarrlichen Finanzverwaltung Einführung in das Programm zur Erstellung der Kirchenrechnung Angebot der weiteren Begleitung und Unterstützung Zeit: Marlies Hofer-Perktold, Finanzkammer 13:00 17:00 Uhr EDV Schulungsraum

6 MODUL 2 Einführung in die Diözesanwebsite und Erstellen einer Pfarrwebsite Dieses Modul gibt Einblicke in die diözesane Internetplattform. Pfarren wollen ihre Informationen und Aktivitäten ergänzend zum Pfarrbrief auch im Internet präsentieren. Die Diözesanwebsite bietet Pfarren eine effektive Möglichkeit, eine eigene Pfarrwebsite zu gestalten. Vorstellung der Diözesanwebsite Hinweise zum Erstellen einer Pfarrwebsite Zeit: Walter Hölbling, Öffentlichkeitsarbeit ca. 1,5 Stunden EDV Schulungsraum MODUL 3 Öffentlichkeitsarbeit rund um s Pfarrhaus (Kirche, Pfarrhaus, Schaukasten, Plakatgestaltung, Schriftenstand..oft vernachlässigte Stiefkinder ) Die Kirche ein besonderer Ort. Eine Pfarrgemeinde stellt sich allerdings nicht nur über die Kirche dar. Das Pfarrhaus gehört genauso dazu wie das Pfarrbüro, die Beschilderung, die Schaukästen uvm. Das einheitliche Erscheinungsbild ist die Visitenkarte einer Pfarre. Bekommen sie neue, kreative Impulse um pfarrlich Engagierte, aber auch Menschen, die nicht regelmäßig die Kirche besuchen über das kirchliche Geschehen zu informieren. Beschilderung rund ums Pfarrhaus Begrüßungsbrief Werbewirksamkeit von Schaukästen Grundsätze der Plakatgestaltung Der Schriftenstand Der Anrufbeantworter. Zeit: Karin Bauer, Leiterin der Abteilung Öffentlichkeitsarbeit ca. 3 Stunden Modul 4 Computerkurse Eine modernes Pfarrbüro ohne Computer ist unvorstellbar. Damit die Arbeit vor dem Bildschirm nicht zum zusätzlichen Zeitfresser wird, sind gewisse Grundkenntnisse notwendig. Word Excel und Internet/Intranet

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