Stellenbeschreibung Verwaltungsfachkraft

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1 Stellenbeschreibung Verwaltungsfachkraft Stellenbezeichnung Verwaltungsfachkraft StelleninhaberIn Vorname Nachname Arbeitsbereich Verwaltung Ziele Sicherstellung eines modernen Rechnungswesens mit Buchhaltung, Personalverrechnung, Statistiken, BewohnerInnenverwaltung sowie allgemeiner Verwaltungsaufgaben Erledigung von Steuer- und Versicherungsfragen Überwachung der Zahlungseingänge Beachtung der Qualitätspolitik und des Leitbildes der Pflegeeinrichtung Mithilfe und Mitgestaltung bei der Entwicklung und Umsetzung der Unternehmensphilosophie Fachliche Qualifikation Abgeschlossene, kaufmännische Ausbildung Erfahrung im kaufmännischen Bereich Sehr gute EDV-Kenntnisse

2 Persönliche Grundfähigkeiten Körperliche und seelische Stabilität Ausgeglichenheit und Geduld Positive Einstellung zur Arbeit mit pflegebedürftigen, alten Menschen und Interesse an ihrer Biografie Team- und Konfliktfähigkeit Kommunikationsfreude und empathische Fähigkeiten Initiative und Einsatzbereitschaft Fähigkeit zur ständigen und umfassenden Fortbildung Sicheres Auftreten und sprachliche Gewandtheit Verschwiegenheit und Vertrauenswürdigkeit Betriebswirtschaftliches Denken und Agieren Selbständigkeit, Kreativität, Flexibilität, Entscheidungsfähigkeit und Wahrnehmung von Verantwortung Organisatorisches Talent Personenbezogene, sensible MitarbeiterInnenführung Direkt weisungsbefugte Vorgesetzte Obfrau/Obmann Gleichgestellt mit Küchenleitung Reinigungsleitung Weisungsbefugt Haustechnischer Dienst PraktikantInnen Zivildienstleistender Vertreten durch

3 Aufgaben und Kompetenzen im Bereich BewohnerInnenbezogene Aufgaben Anlage und Führung von Akten Aufnahmeformalitäten neuer BewohnerInnen Taschengeldverwaltung der BewohnerInnen Abrechnung mit Sozialversicherungsträgern Erstellung von Statistiken Personalbezogene Aufgaben betreffend unterstellter MitarbeiterInnen Anlage und Führung von Personalakten Bearbeitung von Arbeits- und Fehlzeiten Berechnung der Dienst-, Versorgungsbezüge, Vergütungen und Löhne unter Beachtung geltender Gesetze und Vorschriften Abrechnung von Dienstreisen Mithilfe bei der Personalverwaltung (z. B. bei Koordinationsaufgaben wie Einsatz- oder Urlaubsplanung) Mithilfe bei der Koordination und Organisation von Aus- und Weiterbildungen Bearbeitung von Bewerbungen, Einstellungen und Kündigungen Genehmigungsverfahren mit dem Amt der Salzburger Landesregierung Betriebsbezogene Aufgaben Telefondienst Diverse Büroarbeiten Erledigung des Schriftverkehrs Vorbereitung und Protokollierung von Sitzungen der Verbandsversammlung, des Verbandsvorstandes und des Finanzüberprüfungsausschlusses Bearbeitung von Posteingang und -ausgang Sichtung und Auswertung von Fachinformationen (u. a. Rechtsvorschriften, ) EDV Administration Öffentlichkeitsarbeit Führung der Haushaltskonten und Erstellung von Statistiken Erstellung des Jahresabschlusses und Jahresvoranschlages Mitwirkung bei der Erstellung und Ausführung von Haushalts- und Wirtschaftsplänen Führung von Haushaltsüberwachungslisten Abwicklung des Zahlungsverkehrs Abrechnung der Leistungen mit Kostenträgern und BewohnerInnen Bearbeitung von Mahnungen Betriebsabgangsverrechnungen an Gemeinden

4 Kommunikations- und Kooperationsbeziehungen Die Fachkraft in der Verwaltung soll zu folgenden Personen und Institutionen eine Kommunikations- und Kooperationsbeziehung aufrechterhalten: zur Obfrau/zum Obmann zur zu den Pflegekräften zu den Pflegehilfskräften zu den Heimhilfen zur Küchenleitung zum Servicepersonal zu den PraktikantInnen und Zivildienern zum haustechnischen Dienst zu den BewohnerInnen, deren Angehörigen und sonstigen den BewohnerInnen nahe stehenden Personen zu den Ämtern und Behörden zu den Fremdfirmen zu den Apotheken zu den Hausärztinnen/Hausärzten zu den ehrenamtlichen Helfern und Seelsorgern zu den Ergotherapeuten und Krankengymnasten Ich nehme die Stellenbeschreibung vollinhaltlich zur Kenntnis. Datum: StelleninhaberIn

5 Organigramm GV Seniorenwohnheim Unteres Saalachtal Verbandsversammlung Verbandsvorstand Obfrau/Obmann Verwaltungsleitung Küchenleitung Reinigungsleitung Haustechnik Pflegepersonal Küchen- und Servicepersonal Reinigungspersonal Stand: