Damit das Sekretariat kontrollieren kann, ob alle Teilnehmenden angemeldet sind und

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1 E 42 / 2300 Pädagogisches Team 3 / Fremdsprachen Leitfaden Teilnehmerlisten Das Sekretariat schickt Ihnen die Teilnehmerlisten (Anwesenheitslisten und Listen nur für den Kursleiter [Telefonnummern und Adressen]) Ihrer Kurse kurz vor Kursbeginn zu. Von diesen Listen können Sie keine Rückschlüsse auf die tatsächliche Teilnehmerzahl ziehen. Da das Sekretariat die Ausdrucke etwa eine Woche vor Kursbeginn macht, sind sie nicht auf dem aktuellsten Stand. Es wird am 1. Unterrichtstag Teilnehmende geben, die noch nicht angemeldet sind oder eine Probestunde machen möchten. Andere Teilnehmende haben sich in der Zwischenzeit angemeldet und stehen noch nicht auf der Liste. Gehen Sie zunächst davon aus, dass der Unterricht stattfindet. Sollten Sie keine oder nur sehr wenige Teilnehmer (1-3) Teilnehmende haben, dann setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung: Ingrid Coelho (Französisch, Italienisch und Dozentenfortbildung): Telefon: 0241 / oder ingrid.coelho@mail.aachen.de Burkhard Storbeck (alle anderen Sprachen): Telefon: 0241 / oder burkhard.storbeck@mail.aachen.de Dann müssen wir überlegen, ob es sinnvoll ist, den Kurs anlaufen zu lassen oder nicht. Wenn Sie vor Kursbeginn noch keine Liste bekommen haben, informieren Sie bitte das Anmeldesekretariat (Telefon: 0241 / 47920, in der Regel geöffnet von Uhr und Uhr, freitags von Uhr). Sie bekommen dann umgehend eine Teilnehmerliste zugeschickt (dies ist übrigens natürlich auch per Mail möglich). Im Notfall kann auch jemand aus dem Fachbereich Ihnen die Liste zumailen. Wenn Sie die Teilnehmerliste nicht rechtzeitig bekommen, dann legen Sie bitte eine provisorische Liste mit der Kursnummer, den Namen, Adressen, Telefonnummern und Adressen an, inklusive derjenigen, die eine Probestunde machen möchten. In der Teilnehmerliste sollen alle Teilnehmenden das Anwesenheitskästchen für den jeweiligen Tag mit ihren Initialen (Keine Kreuze!!!) abzeichnen. Bitte vergessen Sie nicht, das Datum einzutragen. Damit das Sekretariat kontrollieren kann, ob alle Teilnehmenden angemeldet sind und

2 den Kurs bezahlt haben, schicken Sie bitte eine Kopie der Teilnehmerliste nach dem 3 Unterrichtstag an das Sekretariat, nicht an den Fachbereich! Ab dem 2. Termin gilt ein Teilnehmer als angemeldet. Sie können die Listen auch einscannen und an vhs.anmeldung@mail.aachen.de schicken. Am Ende des Kurses geben Sie die von Ihnen unterschriebenen Listen im Anmeldesekretariat ab. Bitte lassen Sie auf der Teilnehmerliste (für den Kursleiter) weite Telefonnummern und Adressen ergänzen. Zum Beispiel ist es uns bei kurzfristigen Änderungen oder plötzlicher Erkrankung des Dozenten sehr hilfreich, Teilnehmern eine SMS schicken zu können. Bitte achten Sie darauf, dass die Angaben leserlich sind. Immer wieder kommt es vor, dass wir das Entgelt für einen Kurs nicht einfordern können, weil der Teilnehmer nicht ermittelt werden kann. Pro Jahr gehen uns dadurch Tausende von Euro verloren. Bitte helfen Sie mit, dass wir kein Geld verlieren. 2. Die erste Unterrichtsstunde Ist die Zahl der Teilnehmenden kleiner als die Mindestteilnehmerzahl, nennen Sie am Ende der Stunde die Bedingungen, unter denen Sie den Kurs weiterführen können. Als Grundregel gilt: Bei der Entscheidung müssen 4 Teilnehmende anwesend sein. Dabei gibt es folgende Möglichkeiten: Die Zahl der Unterrichtsstunden wird gekürzt (und erhöht sich, wenn neue Teilnehmende hinzukommen). In den meisten Fällen ist dies die geeignetste Variante. Die Teilnehmenden zahlen den fehlenden Betrag nach. Der Kurs wird mit einem Parallelkurs zusammengelegt. Der Kurs wird eingestellt und die Teilnehmenden erhalten ihr Geld zurück. Wenn in einem Fortsetzungskurs nur 2 Teilnehmende sind, sollten Sie voll unterrichten und am Ende auf Alternativmöglichkeiten aufmerksam machen, bzw. an die Beratung zwecks Rücksprache verweisen. 3. Kürzungen Wenn die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht ist, gibt es folgende Möglichkeiten: Die Zahl der Unterrichtsstunden wird entsprechend der folgenden Tabellen gekürzt: Zahl der Tn. Geplante Termine (laut Programm) bei Mindestteilnehmerzahl Zahl der Tn. Geplante Termine (laut Programm) bei Mindestteilnehmerzahl

3 Bitte achten Sie darauf, dass Sie nur die Zahl der Termine unterrichten, auf die Sie sich mit den Teilnehmenden geeinigt haben. Bitte teilen Sie das Ingrid Coelho oder mir mit. 4. Kurswechsel Die Teilnehmenden sollten auf jeden Fall bei einem Kurswechsel oder speziellen Fragen die Fremdsprachenberatung nutzen Volkshochschule Aachen Peterstr Raum 302 a (neu!) Telefon: sprachen-beratung@mail.aachen.de Dienstag: Uhr (durchgehend) Donnerstag: Uhr (bis 12. Juni 2014) Freitag: Uhr (bis 14. Februar 2014) Bei einem Kurswechsel müssen sich die Teilnehmenden im Anmeldesekretariat ummelden, und zwar telefonisch unter 0241 / Sollte es keinen geeigneten Kurs geben, bekommt der Teilnehmer natürlich sein Geld zurück. 5. Rücktritt Die Teilnehmenden können von einem Kurs (außer bei Prüfungen) telefonisch oder schriftlich bis spätestens 10 Tage vor Beginn zurücktreten. Nach dieser Frist ist ein entgeltfreier Rücktritt nicht mehr möglich. 6. Weitermeldelisten. Um den Teilnehmenden die Rückmeldung zu erleichtern, haben wir vor einiger Zeit die Weitermeldelisten eingeführt. Die Weitermeldelisten bekommen Sie auf Anfrage im Sekretariat.

4 7. Dringende Nachrichten Bitte benutzen Sie die nicht für dringende Nachrichten. Sollten Sie z.b. krank sein und nicht unterrichten können, dann informieren Sie bitte umgehend den Fachbereich. Hier die Telefonnummern aller Mitarbeiter: Heike Albert: 0241 / Ingrid Coelho 0241 / Monika Ellerbeck 0241 / Burkhard Storbeck 0241 / Julijana Trajkovic 0241 / Vorschlagsformulare Bei den Vorschlagsformularen haben Sie grundsätzlich 2 Möglichkeiten: Sie setzen einen Kurs aus dem aktuellen Semester fort oder schlagen einen neuen vor. Sie können das Formular benutzen, können es aber auch in anderer Form (Hauptsache schriftlich) zu kommen lassen. Der Termin für die Abgabe hat die Kollegin der Programmplanung Frau Lotte festgelegt. Es ist natürlich in unserem Bereich nicht möglich zum Semesterbeginn diese Vorschläge einzureichen. Alle diejenigen, die es aber jetzt schon können (Kompaktkurse, Bildungsurlaub etc.), sollten uns ihre Vorschläge sobald wie möglich zukommen lassen. 9. Fotokopien In der VHS können Sie kopieren. Der Kopiercode für unseren Bereich ist : Sie können aber auch in einem Kopierladen kopieren, sich eine Quittung ausstellen und sich die Kopierkosten später vom Fachbereich erstatten lassen. Viel Spaß und einen guten Start wünscht Ihnen Ihr VHS Sprachen-Team Heike Albert Ingrid Coelho Monika Ellerbeck Burkhard Storbeck Julijana Trajkovic

5 Abbildung 1: Dr. Beate Blüggel, Leiterin der VHS Aachen beim Semesterstart am