Organisationssysteme. quick.file Zeitsparende Organisation für Büro, Home Office und unterwegs.

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1 DANZER Organisationssysteme quick.file Zeitsparende Organisation für Büro, Home Office und unterwegs.

2 quick.file. Alles, was Organisation braucht. Und nicht mehr. Einen Terminkalender zu führen, fällt verhältnismäßig leicht. Der Aufwand beginnt meist dann, wenn die Planung in detaillierte Maßnahmen übergeht und viele Kleinigkeiten anfallen. Denken Sie nur an die Organisation Ihrer Arbeitsvorgänge. Wieviele Blätter haben Sie schon gelocht, eingeheftet, geklammert und in unzähligen dicken Ordnern abgelegt, die dann wenig gefüllt oder überfüllt abgestellt wurden? Dies ist zwar eine eingebürgerte, aber bei weitem nicht die effizienteste Organisationsmethode. quick.file ist effizient, weil Sie für Ihre Organisation wesentlich weniger Zeit benötigen, perfekte Übersicht bekommen und weniger Ablageraum beanspruchen. quick.file besteht aus 3 Modulen: 1. Mappe 2. Reiter 3. Einstellbox Kein Handgriff zuviel! Sämtliches Schriftgut vom Notizzettel bis zum DIN A4 Dokument findet Platz in dünnen, mit Reitern gekennzeichneten Mappen, die in kompakten Boxen stehen. Diese Art der ungehefteten Ablage erspart Ihnen das Lochen oder Heften von Unterlagen. Ebenso entfällt das Betätigen von Mechaniken und das zeitaufwendige Umblättern großer Schriftgutstapel. Der gesamte Boxinhalt präsentiert sich Ihnen auf einen Blick: übersichtlich und perfekt strukturiert. Ein Griff und Sie legen richtig ab oder finden sofort, was Sie suchen. Die Zeitersparnis beim Umgang mit Schriftgut ist immens. Das quick.file-ablagesystem ist bei gegebenem Ablagevolumen wesentlich effizienter. Pendelmappen Zeitvorteil gegenüber Pendelmappen ca. 43% Errechnet aus Angaben der AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.v., Schrift 02565, S.13, 1996 Eschborn Aktenordner Zeitvorteil gegenüber Aktenordnern ca. 30% Die Platzersparnis ist sensationell. Die quick.file Lateralablage benötigt wesentlich weniger Platz als die Ablage in Ordnern. Ablage in Ordnern Danzer quick.file 33% Raumgewinn in der Höhe durch kompakte Boxen. Im Verzicht liegt Ihr Nutzen Kein Lochen Kein Lochverstärker Keine Hebelmechanik Keine Klemmschienen Keine Register Keine zusätzlichen Hüllen Keine Heftzungen Keine Deckleisten Keine Hängehaken Danzer quick.file ca. 57% Danzer quick.file ca. 70% 37% mehr Nutzraum in der Breite durch Wegfall der Heftmechanik. Die Vorteile der Loseblattablage: Perfekte Organisation von Beginn an Hervorragende Raumausnutzung Beispielhafte Übersicht Enorme Zeitersparnis Erhebliche Kostenvorteile 2 3

3 quick.file Die Mappe ready to work. quick.file Mappen sind bereits mit einem Organisationsdruck versehen (Ziffern, Buchstaben, Monat, Woche, Tag), der alle wichtigen Ordnungskriterien abdeckt und der Positionierung der Reiter dient. Als Anwender brauchen Sie nur einmal Ihre individuelle Grundstruktur festzulegen, die mitgelieferten Reiter entsprechend zu beschriften und anzubringen. Eine Grundstruktur ergibt sich z.b. durch die Ordnung nach immer wiederkehrenden Kriterien wie Kunden oder Vertriebsgebiet, Projekt oder Produkt und Termin. Für die Vielfalt der Aufgaben gibt es unterschiedliche Mappenvarianten. Weitere Angaben dazu finden Sie in der Produktübersicht am Ende dieser Broschüre. Alphabetischer Organisationsdruck Numerischer Organisationsdruck Organisationsdruck für die vertikale Ablage Maßgebend für die vertikale Ablage (hintere Box) ist die Organisationsleiste über die gesamte Breite der Mappe (siehe Prinzipskizze unten). Sie enthält alphabetische, numerische und kalendarische Ordnungskriterien. Organisationsdruck für die laterale Ablage Für die laterale Ablage (vordere Box) ist der Organisationsaufdruck auf der Längsseite der Mappe maßgebend (siehe Prinzipskizze links). In der Logik liegt die Effizienz quick.file ist Ablage-, Arbeits- und Archivmappe zugleich. Sie arbeiten immer vorgangsorientiert, ohne sich diverse Unterlagen aus verschiedenen Ablagen heraussuchen zu müssen. Damit ist Ihr Schreibtisch stets aufgeräumt und Stapel ungekennzeichneter Vorgänge, geöffnete Ordner oder Entnahmeverweise sind passé. quick.file erspart Ihnen so viele Wege und Handgriffe, die herkömmliche Ablagesysteme normalerweise von Ihnen verlangen. Erweitert sich ein Vorgang im Laufe der Zeit, dann beginnen Sie entweder eine neue Mappe oder kleben eine Kombimappe an die bestehende. Fertig. Die individuelle Bedruckung nach Kundenwünschen ist bei allen quick.file Mappen möglich. Die Vorteile der quick.file Mappen: Hervorragende Raumausnutzung durch schmale Mappen Seitenklappen für sichere Aufbewahrung des Inhaltes Für vertikale und laterale Registraturen geeignet Wesentlich schnelleres Ablegen gegenüber Hebelordnern Monatskennzeichnung Numerischer Organisationsdruck Alphabetischer Organisationsdruck Kalenderwochen-Struktur für Signalreiter Monatskennzeichnung für Signalreiter 4 5

4 quick.file Die Reiter zielsicher finden und ablegen durch offenliegende Systemstruktur. Bei quick.file schauen Sie gleich auf den Vorgang und nicht erst auf einen Ordner. Die Reitersystematik weist Ihnen zielsicher den Weg zu dem, was Sie suchen. quick.file ist in der Ordnungshierarchie offen und schränkt Sie nicht auf eine gegebene Zahl von Rubriken ein. Im Gegenteil: Allein durch die Reiterposition, die Farbe und die Aufschrift verfügen Sie über sehr viele Strukturierungsalternativen und Kombinationsmöglichkeiten. Wir liefern Ihnen alphabetische (A-Z), Datums- (1-) und Monatsreiter (Januar-Dezember). Nur noch aufkleben und fertig! Die Reiter Zur eindeutigen Bestimmung des Mappeninhalts dienen die quick.file Karton-Reiter. Diese Quicktabs sind selbstklebend und per Hand oder Laserdrucker beschriftbar. Es stehen drei Größen und bis zu zehn Farben zur Verfügung. So schaffen Sie sich auf Ihrem Schreibtisch ein Ordnungssystem, bei dem kein Vorgang durch einen anderen verdeckt wird und ein sicherer Zugriff gewährleistet ist. Die Reiter können Sie sowohl für die vertikale als auch für die laterale Beschriftung verwenden. Einfacher geht es wirklich nicht. Danzer liefert Ihnen auf Wunsch komplett vorkonfektionierte Mappen. Nur noch in die quick.file Box einstellen und fertig! Wichtig: Kleben Sie die Reiter immer auf den Rückendeckel der Mappe dies garantiert stets die einwandfreie Lesbarkeit. quick.file Quicktab maxi Beschriftungsfeld 10 x 58 mm (HxB) für alphabetische Begriffe wie Namen oder Bezeichnungen. Gottlieb quick.file Quicktab midi Beschriftungsfeld 10 x 29 mm (HxB) für numerische Begriffe wie Kunden- oder Auftragsnummern quick.file Signaltab 12 x 9 mm (HxB) für optisch herausragende Vermerke wie Terminsignale. 25 Die Vorteile der quick.file Reiter: Beschriftung, Farbe, Position und Größe als Ordnungskriterien Verwendbar als Namens-, Begriffs-, Nummern- und Signaltabs Von Hand oder im Drucker beschriftbar 6 7

5 quick.file. Die Box in der Kompaktheit liegt ein enormer Preisvorteil. Die quick.file Mappen finden Platz in kompakten Einstellboxen. Ein Behälter nimmt bis zu 40 durchschnittlich gefüllte Mappen auf. Die Boxen sind in unterschiedlichen Ausführungen erhältlich. Je nach bevorzugter Registraturmethode erhalten Sie Vertikal- oder Lateralboxen. In Bezug auf Ablagegeschwindigkeit und Arbeitspragmatik ist die Vertikalablage unschlagbar. Bei sehr hohem Ablagevolumen empfiehlt sich die noch platzsparendere laterale Registratur. Sie können ergonomisch sinnvoll bis zu sieben Boxenreihen übereinander einrichten. Die stabilen Kunststoffboxen lassen sich zusätzlich mit Hängeleisten für den Einsatz in Hängeregistraturen ausrüsten. quick.file Kunststoffbox Die robuste Universalbox für Schreibtisch und Hängeregistratur. quick.file Acrylbox Repräsentative Aufbewahrungsbox. Transparent und stabil für häufigen Gebrauch. quick.file Bürobox Box aus Hartkarton. Ideal geeignet für die Ablage in Schränken. Die quick.file Standardboxen aus Kunststoff für die vertikale und laterale Ablage. quick.file Archivbox Preisgünstige Kartonbox für die Bestandsarchivierung. Ein nützliches Detail: Mit Hilfe der separat erhältlichen Hängeleisten lassen sich die quick.file Kunststoffboxen in Hängeregistraturen einsetzen. Übersicht in der vertikalen Ablage: die praktischen quick.file Kunststoffboxen hier in einem Paternostersystem. Die platzsparende laterale Ablage mit quick.file Kunststoffboxen. Auch in Spezial- Hängeregistraturen wie diesem feuerfesten Stahlschrank von Danzer finden die quick.file Einstellboxen spielend Platz. 8 9

6 Arbeiten mit quick.file Die alphabetische Ablage Mauritius Indien Dänemark Amerika Tansania SüdafrikaPakistan Niederland Zaire Typische Anwendung: Anlegen einer Kundendatei Die Quicktabs werden mit den Kundennamen linksseitig beginnend beschriftet und entsprechend der alphabetischen Skalierung auf der quick.file Einstellmappe über dem betreffenden Anfangsbuchstaben angebracht. Bitte beachten Sie beim vertikalen Sortieren in die Einstellbox, daß die Mappen von links hinten mit A beginnend bis rechts vorne mit Z bzw. dem letzten notwendigen Buchstaben endend eingeordnet werden. Diese kreuzweise Struktur garantiert eine perfekte Übersicht. quick.file ist beliebig erweiterbar. Gewinnt ein Vorgang im Laufe der Zeit an Volumen, dann kleben Sie einfach eine Ergänzungsmappe an. Mitunter ist es jedoch sinnvoller, eine neue Einteilung der Einstellmappe vorzunehmen und den Inhalt auf zwei oder drei thematisch neuorganisierte Mappen zu verteilen. Für umfangreiche Kundenoder Auftragsvorgänge können Sie beliebig viele quick.file Einstellboxen hintereinander stellen und wahren dennoch den optimalen Überblick. Denken Sie daran: Für die Schnellorganisation mit Einstellmappen sollten Sie immer genügend leere Mappen griffbereit vorhalten. Claris FischerHeinzelmann Lupzig QuittaSalzmannThomas VetterZeitler 7 Albrecht Escher Klammer Niemann Ruscher Buchner TransformWilhelmi Dornier 8 GerstlImmelmann Moschner Söllner TucherViechert Zeppelin

7 Arbeiten mit quick.file Die numerische Ablage Beispiel einer vertikalen Registratur mit fortlaufender Numerierung Typische Anwendung: Anlegen einer Kundennummern-Ablage Die Quicktabs werden mit Nummern rechtsbündig eschriftet und gemäß untenstehender Abbildung auf die Nummernfelder aufgeklebt. Beispiel einer lateralen Registratur mit fortlaufender Numerierung

8 Arbeiten mit quick.file Arbeiten mit quick.file Die Terminsteuerung mit Wiedervorlage Die komplette Arbeitsplatz-Organisation Anwendungsbeispiel: Funktionsprinzip: Die Terminplanung besteht immer aus Monatsmappen und Tagesmappen. Für die Vorplanung legen Sie alle einen Monat betreffenden Schriftstücke in die entsprechende Monatsmappe. Vor Beginn des Monats nehmen Sie eine Tagesplanung vor, indem Sie die in der Monatsmappe gesammelten Schriftstücke auf die Tagesmappen verteilen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Projektoder Kundenakten hinter die betreffende Tagesmappe einzuordnen. Damit sparen Sie sich Sortierarbeiten und sind stets auskunftsbereit. Die vordere Mappe ist jeweils der aktuelle Tag. Ist er vorüber, reihen Sie die Mappe einfach hinten in den nächsten Monat ein. So haben Sie ein rollierendes Ablagesystem! Professionelle Projektplanung mit integrierter Terminverwaltung: Die linken Boxen enthalten Projekte und Maßnahmen, die rechten die Terminvorgänge. Tip: Legen Sie sich für Routinetätigkeiten wie Lesen, Besprechen, Stellungnahme und dgl. eigens gekennzeichnete Mappen an. So ist Ihr Schreibtisch stets aufgeräumt. März Februar Garmisch, Rotwandstr. Quader Rohde Nowak Stettner Westra Januar 14 15

9 quick.file Systemelemente quick.file Mappe Natronkarton 130 g/qm, gelb, 2 Einschlagklappen, 10 mm Füllvolumen Best.-Nr Natronkarton 230 g/qm, gelb, 2 Einschlagklappen, 10 mm Füllvolumen Best.-Nr quick.file Dehnmappe Natronkarton 230 g/qm, gelb, 2 Einschlagklappen, Dehnfalte, 25 mm Füllvolumen Best.-Nr quick.file Kunststoffbox beige, für Ablage vertikal, 325 x 220 x 105 mm (BxHxT) Best.-Nr quick.file Acrylbox glasklar, für Ablage vertikal 325 x 220 x 105 mm (BxHxT) Best.-Nr quick.file Hängeleiste für Kunststoffbox vertikal 1 VE = 2 Stück Best.-Nr quick.file Mappenstütze Kunststoff transparent Best.-Nr quick.file Mehrfach-Mappe Natronkarton 230 g/qm, gelb, 3 Innenfächer, 2 Einschlagklappen Best.-Nr quick.file Mehrfach-Mappe Natronkarton 230 g/qm, gelb, 5 Innenfächer, 2 Einschlagklappen Best.-Nr quick.file Bürobox Karton grau, 325 x 230 x 105 mm (BxHxT) Best.-Nr quick.file Archivbox Karton weiß, innen braun, 325 x 230 x 105 mm (BxHxT) Best.-Nr quick.file Leitkarte A4 Preßspan, rot, mit Standarddruck Best.-Nr quick.file Entnahmekarte Karton, rot, mit Standarddruck (o. Abb.) Best.-Nr quick.file Terminkarte A4 Preßspan, rot, mit Standarddruck und Kunststoffstreifen für abnehmbare Reiter Best.-Nr quick.file Combi-Mappe Natronkarton 130 g/qm, gelb, 2 Einschlagklappen, 25 mm hohe Lasche mit Doppelklebestreifen anstelle der Vorderklappe Best.-Nr quick.file Kunststoffbox grau, für Ablage lateral, 85 x 260 x 320 mm (BxHxT) Best.-Nr

10 quick.file Systemelemente Fortsetzung Ihr zusätzlicher Nutzen: quick.file kommt von Danzer. mögliche Farben: x 0 = lila 5 = gelb 1 = grün 6 = rosa 2 = blau 7 = braun 3 = rot 8 = weiß 4 = orange 9 = grau quick.file Quicktab 58 mm, Bogen mit 30 Stück, gewünschte Farbe angeben Best.-Nr x 29 mm, Bogen mit 60 Stück, gewünschte Farbe angeben Best.-Nr x 58 mm, Bogen mit 30 Stück, bedruckt nach Vorgabe, gewünschte Farbe angeben Best.-Nr x 29 mm, Bogen mit 60 Stück, bedruckt nach Vorgabe, gewünschte Farbe angeben Best.-Nr x quick.file Klebetasche 85 x 100 mm, zur Kennzeichnung der Einstellboxen Best.-Nr quick.file Rückenschild 80 x 95 mm, selbstklebend, Karton weiß Best.-Nr ohne Abbildung: quick.file Klebetasche 25 x 65 mm, zur Kennzeichnung der Regale Best.-Nr Seit mehr als 40 Jahren liefern wir komplette Ordnungssysteme. Unsere Lösungen tragen immer den Anspruch, den Aufwand im Schriftgutmanagement so gering wie möglich zu halten. Bei Banken und Sparkassen sind wir Marktführer mit Komplettlösungen für Ablage und Archiv. Nutzen Sie unsere Erfahrung. Gute Ordnung ergibt sich nicht nur aus dem Wissen, welche Produkte die besten sind, sondern vor allem daraus, wie man sie perfekt aufeinander abstimmt. Schließlich sind Menschen individuell und Büro ist nicht gleich Büro. Mit Danzer Ordnungssystemen wissen Sie nicht nur jederzeit wohin mit den Unterlagen, sondern Sie ersparen sich Tag für Tag eine Vielzahl von Handgriffen. Rufen Sie uns einfach an oder senden Sie uns ein Fax: quick.file Monatstab Jan.-Dez., 29 mm breit Best.-Nr x quick.file Datumstab 1-, 29 mm breit Best.-Nr x quick.file Alpha-Tab A-Z, 25-teilig, 29 mm breit Best.-Nr x quick.file Klebetasche A6, 2-seitig offen Best.-Nr quick.file Klebetasche für 3,5 Zoll Disketten Best.-Nr Danzer Organisation & Systeme GmbH Bussardstraße Halfing Telefon ( ) Telefax ( ) mögliche Farben: x 1 = grün 2 = blau 3 = rot quick.file selbstklebende Schlauchheftung Best.-Nr quick.file selbstklebender Heftstreifen mit Deckleiste Best.-Nr Farbskala für quick.file Tabs 0 = lila 1 = grün 2 = blau 3 = rot quick.file Signaltab 9 mm breit, je Bogen 100 Stück Best.-Nr x mögliche Farben: x 1 = grün 2 = blau 3 = rot 5 = gelb quick.file Quick-Schutztabe 58 mm, Bogen mit 30 Stück, selbstkl. Klarsichtfolie Best.-Nr mm, Bogen mit 60 Stück, selbstkl. Klarsichtfolie Best.-Nr = orange 5 = gelb 6 = rosa 7 = braun 8 = weiß 9 = grau 18 19

11 Danzer Organisation & Systeme GmbH Bussardstraße 2 Postfach 53 D-828 Halfing/Obb. Telefon ( ) Telefax ( ) SaP