TABCOLOR Dokumentenmanagement mit System. Große Aktenmengen platzsparend und sicher organisieren.

Transkript

1 TABCOLOR Dokumentenmanagement mit System Große Aktenmengen platzsparend und sicher organisieren.

2 TABCOLOR - Dokumentenmanagement mit System Zeitersparnis durch TABCOLOR Zeitgewinn: bis zu 50 Prozent im Bereich Dokumentation und Verwaltung Zeitbedarf: in Minuten bei 300 Vorgängen mit je 5 Dokumenten, Anlegen, Ablegen, Zugriffen, 75 Rückgriffen Mit MAPPEI: Minuten* zusätzliche Wertschöpfung bzw. weniger Verschwendung pro Sachbearbeiter, bezogen auf einen 8-Stunden-Tag. Das sind rund 180 Stunden im Jahr. Dokumentation und Verwaltung (120 Minuten) Kommunikation (72 Minuten) Reisen/Besprechungen (24 Minuten) Informationserzeugung (120 Minuten) Informationsverarbeitung (144 Minuten) Anteile der Tagesarbeitszeit bei 8 Stunden täglich (480 Minuten) * Durchschnittswert bei der Umstellung einer typischen Arbeitsplatzorganisation auf das MAPPEI-System. Anlegen eines Ordnungsmittels Das Anlegen eines Ordnungsmittels beinhaltet die einzelnen Tätigkeiten von der Aufnahme bis zur Beschriftung und Kennzeichnung. Bei der Anlage wird der Vorgang noch nicht abgelegt. Ablage eines Vorgangs Bei der Ablage eines Vorgangs werden 2 Varianten betrachtet. 1. Ablage in neu anzulegenden Ordnungsmitteln Wird im Rahmen der Nutzung von Ordnungsmitteln für einen neuen Vorgang auch eine neue Mappe bzw. ein neuer Ordner angelegt, so entfällt das Aufnehmen einer vorhandenen Mappe oder eines vorhandenen Ordners. Daher muss diese Konstellation separat betrachtet werden. 2. Ablage in vorhandenen Ordnungsmitteln Besteht bei der Ablage für den abzulegenden Vorgang bereits ein Ordnungsmittel, so muss dieses vor der Ablage zunächst gesucht und aufgenommen werden. Zugriff auf einen bestehenden Vorgang Unter Zugriff auf einen bestehenden Vorgang wird das Hinzufügen und somit ggf. das Abheften von weiteren Dokumenten zu einem Vorgang verstanden. Rückgriff auf einen bestehenden Vorgang Mit dem Rückgriff ist der Arbeitsablauf gemeint, der dafür notwendig ist, an ein bestimmtes Dokument eines Vorgangs zu gelangen. Es findet hier kein Abheften statt, sondern nur eine Informationsaufnahme. Raumgewinn durch TABCOLOR : bis zu 40 Prozent!

3 Das System für Sicherheit und geringe Suchzeiten. TABCOLOR bietet Sicherheit durch leichten Zugriff auf alle Informationen zu jeder Zeit. Aufgrund der leichten visuellen Erfassung des Ordnungsprinzips und der Übersichtlichkeit sind die Suchzeiten sehr gering. Alle Codierungsetiketten bestehen aus Ziffern oder Buchstaben mit zugeordneten Farbfeldern. Hierdurch entstehen Farbblöcke, z. B. bei der Organisation nach den ersten 3 Buchstaben eines Namens. Optimale Raumausnutzung mit TABCOLOR. Alle Akten im Blick und für jeden leicht zu finden. Durch die seitliche Markierung und Zugänglichkeit der TABCOLOR-Mappen lässt sich die Fläche bis zu einer Höhe von mehr als 2 Metern zur Ablage einsetzen - das entspricht bis zu 8 Registraturreihen übereinander. In der Regel ist selbst hierbei keine Leiter für den Zugriff erforderlich. Der Vorteil gegenüber anderen Systemen: eine optimale Raumausnutzung, mit der sich mehr als doppelt so viele Vorgänge unterbringen lassen wie bei einem Schubladensystem, bei dem nur 4 Registraturreihen übereinander möglich sind. Durch die einfache und einheitliche TABCOLOR-Organisation wird die Arbeit mit den Akten auch für abteilungsfremde Mitarbeiter oder Stellvertreter enorm erleichtert. Überall platzsparend. Durch das Format der TABCOLOR-Mappen können Sie sowohl Ihre Möbel im Büro als auch Ihre Archivkapazitäten in der Regel optimal nutzen. TABCOLOR-Mappen können u. a. in Holz- oder Stahlschränken, in Regalen oder Rollregalsystemen, oder auch im Paternoster platzsparend untergebracht werden. Sichere Aktenverwaltung und -verfolgung mit DocuFind. Mit unserer Software DocuFind können Sie physische Akten verwalten und den zurückgelegten Weg einer Akte, von der Anlage bis zur Vernichtung, protokollieren. Die Aktenbewegung wird in der Regel mittels eines Barcodelesegerätes, das den EAN-Code auf der Akte erfasst, in die Datenbank übertragen. Alternativ kann auch eine manuelle Erfassung einer Aktenbewegung erfolgen. Außerdem kann die Unterstützung von RFID-Lesegeräten als zusätzliches Modul integriert werden.

4 Falschablagen fallen sofort auf. Nicht nur eine gerade gesuchte Mappe ist dank des farbigen Archivierungssystems schnell zu erkennen, auch eine falsch abgelegte Mappe fällt dem Betrachter direkt ins Auge. Durch die Farbcodierung am Mappenrand ergeben sich im Regal logische Farbreihen, in deren Ordnung eine Falschablage sofort sichtbar ist. Out-Mappen - klares Signal für entnommene Mappen. Mappen mit der Aufschrift,,OUT kennzeichnen die Position von in der Bearbeitung befindlichen Akten. Mit Hilfe der Out-Mappen behält jeder Mitarbeiter den Überblick über fehlende Mappen. Der Name des Mitarbeiters, der die Akte entnommen hat, und das Datum der Entnahme können in einem Einsteckfach in der Out-Mappe (z. B. durch einen Entnahmebeleg) vermerkt werden, so dass auch der Aufenthaltsort sofort ersichtlich ist. Die Out-Mappen sind mit einem transparenten Steckfach für zwischenzeitlich hinzukommende Dokumente versehen. Umständliche Vorablagen sind somit nicht erforderlich. Etiketten nach Wunsch - Anfertigung von Ihnen oder direkt von MAPPEI. Die Daten für die Farbcodierung der Mappen werden direkt aus dem EDV-System generiert. Die Etiketten lassen sich wahlweise mit der TABCOLOR-PRINT-Software von Ihnen selbst erstellen, oder sie werden direkt von MAPPEI angefertigt. In diesem Fall erhalten Sie die arbeitsfertig mit Etiketten beklebten Mappen, in die Sie sofort Ihre Unterlagen einsortieren können. Produkte für individuelle Lösungen. Ganz gleich, ob dünn, dick oder ausziehbar, mit oder ohne Unterteilungen bzw. Registerblättern, mit Heftungen oder Klarsichttaschen etc. - MAPPEI stellt Ihnen ein breites Programm an Mappen zur Verfügung, aus dem Sie die für Ihre Anforderungen ideale Lösung wählen. Zusammen mit Leitkarten, unterschiedlichen Etiketten (Ziffern-, Buchstaben-, Klassifizierungs-, Monats-, Jahres- und Farbcodierungsetiketten), Ordnungsboxen und einer Vielzahl an weiterem Zubehör profitieren Sie so auf Ihre ganz individuelle Art und Weise von den Vorteilen des TABCOLOR-Systems. Ob direkt auf dem Schreibtisch oder im Regal - für die perfekte Lagerung Ihres TABCOLOR- Systems empfehlen wir die robusten Lateralboxen, die Ihre Akten bestens stabilisieren. Dafür sorgen die Bodenrillen der Boxen, die ein Durchrutschen oder Kippen Ihrer Mappen verhindern. So gewährleisten die Lateralboxen einen sicheren Stand und schaffen zudem ein aufgeräumtes Gesamtbild.

5 TABCOLOR Logik in Farbe Farbige Ordnung gemäß Ihrer individuellen Ordnungskriterien. Farben sind von Menschen viel schneller und einfacher wahrnehmbar als Buchstaben oder Zahlen. Aus diesem Grund wurde das TABCOLOR-System entwickelt. Dieses basiert auf dem Zusammenspiel von Farben, Buchstaben und Zahlen - dabei richtet sich die Farbcodierung Ihres TABCOLOR-Systems selbstverständlich nach Ihren individuellen Ordnungskriterien. Die Gestaltung der Etiketten und somit der gesamten Organisation erfolgt in alphabetischer, numerischer oder alphanumerischer Form (u. a. ist auch eine Organisation anhand des Geburtsdatums z. B. von Patienten im Krankenhaus möglich). Die codierten Informationen werden auf dem Etikett zusätzlich in Langschrift integriert. Mit Hilfe von TABCOLOR haben Sie Ihre abgelegten Dokumente immer im Überblick. Die Farbblöcke dienen dabei der groben Orientierung und mittels der Einzelcodes lässt sich der zu bearbeitende Vorgang sofort finden oder ablegen. Durch diese deutlich sichtbare Kennzeichnung jeder Mappe werden die Suchzeiten minimiert. Hierin besteht ein großer Vorteil im Vergleich zum Aufwand im Bereich der Aktenorganisation mit Ordnern oder Hängeregistraturen. Behandlungsjahr Geburtsdatum Aufnahmenummer Barcode Patientenname Geburtsmonat Geburtstag Beispiel für die Etiketten-Gestaltung Codierungsetiketten bestehen aus Ziffern und/oder Buchstaben mit zugeordneten Farbfeldern. Unsere Organisationsberater klären mit Ihnen, welche Daten für Ihre Organisation relevant sind und abgebildet werden sollen. Die Gestaltung der Etiketten übernehmen wir für Sie. Beim nebenstehenden Etikett handelt es sich um ein Beispiel aus einem Krankenhaus. Hierbei wird neben der Hauptkennung nach dem Geburtsdatum das Initial des Nachnamens dargestellt, um eine zusätzliche Sicherheit bei der Identifizierung zu gewährleisten. Alle Informationen werden ebenfalls in Langschrift vollständig auf das Etikett gedruckt. Zusätzlich wird die Aufnahmenummer und ein Barcode aufgedruckt. Damit sind die Voraussetzungen für eine mögliche spätere Digitalisierung und das Ausleihen der Akten über ein EDV-System geschaffen. Zusätzlich kann durch die Nutzung der DocuFind-Software eine sichere Aktenverfolgung ermöglicht werden. Ein weiteres wichtiges Detail ist die farbliche Kennzeichnung des Behandlungsjahres. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht kann die Krankengeschichte über dieses Kriterium (Farbe und Jahr) problemlos aussortiert und vernichtet werden. 1. Buchstabe Nachname Individuelle Lösungen für Ihr effizientes Dokumentenmanagement Die MAPPEI-Organisationsberater führen eine kostenlose Beratung durch und passen die Produkte und Systeme Ihrer Arbeitsweise an. Sprechen Sie mit uns! MAPPEI entwickelt intelligente Lösungen für Ihren Erfolg. Sie möchten effizienter arbeiten, Suchzeiten minimieren und mehr Platz in Ihrem Büro und Archiv schaffen? Sprechen Sie uns an - wir beraten Sie gern.

6 Deutschland MAPPEI-Organisationsmittel GmbH & Co. KG Eiserfelder Straße Siegen Telefon +49 (0) 2 71/ Telefax +49 (0) 2 71/ Web Österreich MAPPEI-Organisationsmittel Ges. m. b. H. Lanersbach Tux Telefon +43 (0) 5287/ Telefax +43 (0) 5287/ Web Schweiz MAPPEI-Organisationsmittel AG Alpenstrasse Zollikofen Telefon +41 (0) 31/ Telefax +41 (0) 31/ Web Italien Loeff System GmbH Giuseppe di Vittorio Strasse BOZEN/BZ Telefon +39 (0) 4 71/ Telefax +39 (0) 4 71/ Web Frankreich dg-a SASU 4, rue des Ormes Geispolsheim Telefon +33 (0) 388/ Web MP/541/14