Leitfaden für die Einrichtung von Suchprofilen und von Benachrichtigungsdiensten

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Carl Tiedeman
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1 Leitfaden für die Einrichtung von Suchprofilen und von Benachrichtigungsdiensten Auf dem Deutschen Vergabeportal werden alle Bekanntmachungen nach dem sogenannten CPV-Code einsortiert. CPV (Common Procurement Vocabulary) ist ein europaweiter Standard für die Klassifizierung von öffentlichen Aufträgen. Die deutsche Übersetzung hierfür lautet: Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge. Alle Bekanntmachungen werden von den Vergabestellen oder von uns einzelnen oder mehreren CPV-Codes zugeordnet. Damit wird Ihnen die Suche nach passenden Aufträgen erleichtert, weil der jeweiligen Beschreibung eines Auftragsgegenstandes ein bestimmter nummerischer Code mit bis zu 9 Ziffern zugeordnet ist. Als Unternehmen können und sollten Sie sich den CPV-Code bei der Recherche zunutze machen, auch und besonders effektiv, wenn Sie den Benachrichtigungsdienst des Deutschen Vergabeportals nutzen. Wie kann Sie der Benachrichtigungsdienst bei Ihrer Arbeit unterstützen? Der Dienst liefert Ihnen automatisch die neuesten Bekanntmachungen an Ihr Postfach, die zu den von Ihnen hinterlegten Suchprofilen passen, mit denen die Leistungen Ihres Unternehmens beschrieben werden. Die oftmals zeitintensive manuelle Suche wird Ihnen so abgenommen. Voraussetzung für die Nutzung des Benachrichtigungsdienstes ist die Erstellung von Suchprofilen: Suchprofile erstellen / bearbeiten Mit Hilfe der Suchprofile legen Sie Ihre Kriterien für die Auftragsrecherche etc. fest genau wie bei der manuellen Suche. Der große Vorteil hierbei ist, dass Sie sich beliebig viele Sucheinstellungen (in unterschiedlichsten Varianten und Zusammenstellungen) speichern und jederzeit auf diese zurückgreifen können. So sparen Sie nicht nur kostbare Zeit, sondern haben stets die Sicherheit, keine Ausschreibung zu verpassen! Wichtiger Nutzerhinweis: Sie können auf DTVP zum Beispiel einstellen, nach welchen Suchbegriffen, Vergabeordnungen, Veröffentlichungstypen etc. gesucht werden soll. Alle Suchkriterien wirken dabei in Kombination. Beispiel: Angenommen, Sie legen einen Suchbegriff fest sowie eine bestimmte Vergabeordnung und einen CPV-Code (Auftragsgegenstand). Dann müssen alle drei Kriterien vorkommen, damit das Suchergebnis einen Treffer liefert.

2 Eine Ausnahme besteht bei der Angabe mehrerer CPV-Codes oder mehrerer Suchbegriffe. Was das CPV-Suchkriterium und die Angabe von Suchbegriffen betrifft, funktionieren diese als ODER -Bedingung. Wenn mehrere CPV-Codes oder mehrere Suchbegriffe von Ihnen festgelegt werden, können diese gleichzeitig vorkommen, müssen aber nicht. Es genügt, wenn wenigstens ein CPV-Code oder ein Suchbegriff übereinstimmen, damit Ihnen ein Treffer angezeigt wird.

3 CPV-Katalog Um sich das CPV im Rahmen von Suchprofilen für die Recherche zunutze zu machen, legen Sie sich entweder ein neues Suchprofil an oder bearbeiten ein bestehendes (siehe Grafik oben). Klicken Sie in Ihrem Bearbeitungsfenster auf Auswahl bearbeiten. Überarbeitungsfenster Suchprofil Hierdurch wird der sog. CPV-Katalog geöffnet. Mit dem CPV-Katalog wählen Sie die CPV-Codes aus, die Sie als Suchkriterium (Bekanntmachungsrecherche) verwenden wollen. Der CPV-Katalog weist eine Baumstruktur auf, in der Produkte bzw. Leistungen logisch geordnet sind. Zum Beispiel ist Baufertigstellung eine Unterkategorie der Kategorie Bauarbeiten usw. Die verschiedenen Kategorien lassen sich mit einem Klick auf den Namen öffnen. CPV-Katalog

4 Kurze Erläuterung der Baumstruktur: die ersten 2 Ziffern bezeichnen die Abteilung die ersten 3 Ziffern bezeichnen die Gruppe die ersten 4 Ziffern bezeichnen die Klasse die ersten 5 Ziffern bezeichnen die Kategorie Jede der letzten drei Ziffern entspricht einer weiteren Präzisierung innerhalb der einzelnen Kategorie. Eine neunte Ziffer dient zur Überprüfung der vorstehenden Ziffer. Tipp: An welcher Stelle des CPV-Katalogs (in welcher Kategorie) Sie sich gerade befinden, können Sie in der Infoleiste sehen. Wichtig: Sie sehen immer nur die Elemente der Kategorie, die aktuell geöffnet ist! Je tiefer Sie in die Baumstruktur des CPV-Katalogs eindringen, desto genauer wird der CPV. Irgendwann werden auch konkrete Leistungen bzw. Produkte sichtbar und können ausgewählt werden. Mit Zurück zur Oberkategorie / Zurück zur letzten Ansicht können Sie jederzeit zurück in eine höhere Ebene des Katalogs wechseln. Über die Aktionsspalte lässt sich ein CPV-Code auswählen. Ihre bisherige CPV- Code-Auswahl finden Sie ganz oben auf der Seite. Falls Sie nicht den oder die gewünschten CPV- Codes finden, sollten Sie die Kategoriesuche verwenden. CPV-Katalog

5 Mit dieser können Sie den CPV-Katalog nach Begriffen durchsuchen. Seien Sie dabei flexibel und denken Sie an mögliche Synonyme. Beispielsweise kennt der europaweite Standard CPV leider keine Malerarbeiten, sondern bloß Anstricharbeiten. Kategoriesuche (Suche nach Wörtern) Wenn Sie die Kategoriesuche verwenden, geben Sie am besten gleich mehrere Wörter hintereinander ein, um mehrere oder alle möglichen Bezeichnungsweisen abzudecken. Ist Ihre Auswahl am Ende komplett, können Sie die ausgewählten CPV-Codes in Ihr Suchprofil übernehmen ( Übernehmen anklicken, siehe Abbildung weiter oben).

6 Benachrichtigungsdienst aktivieren Um den Benachrichtigungsdienst zu aktivieren, wechseln Sie über das Menü von DTVP auf den Bereich Benachrichtigungsdienst. In diesem Bereich finden Sie eine Tabelle bzw. eine Auflistung aller Suchprofile, die Sie bereits angelegt haben. Für jedes Suchprofil lässt sich individuell festlegen, ob die entsprechenden Bekanntmachungsinformationen vom Benachrichtigungsdienst zugestellt werden sollen oder nicht: Ein Haken bedeutet: Informationen gemäß Suchprofil zustellen. Entsprechend gilt umgekehrt, wenn kein Haken gesetzt ist, wird keine zugestellt. Suchprofile für Benachrichtigungsdienst

7 Empfehlungen und Praxis-Tipps zur CPV-Code Auswahl Öffentliche Auftraggeber haben bei der Auswahl eines CPV-Codes für eine Bekanntmachung einen gewissen Spielraum. Daher empfehlen wir Ihnen folgendes Vorgehen bei der Einrichtung Ihrer Suchprofile: Da Suchprofile flexibel gestaltbar sind, legen Sie am besten mehrere Suchprofile mit unterschiedlichen Parametern für Ihr Unternehmen an. Auf dem Deutschen Vergabeportal können Sie beliebig viele Suchprofile anlegen! Folgende Kombinationen sind denkbar: Ein Suchprofil mit unterschiedlichen Suchbegriffen Ein Suchprofil mit verschiedenen Kategorien, also CPV-Codes Ein Suchprofil mit einer Kombination aus Suchbegriffen und CPV-Codes Wählen Sie bei der Bekanntmachungsrecherche eher übergeordnete Kategorien Benutzen Sie in Zweifelsfällen lieber mehrere CPV-Codes Verwenden Sie einschlägige Begriffe und Synonyme bei der Beschreibung des Auftragsgegenstandes Beispiel: Angenommen, Sie interessieren sich für Aufträge aus dem Bereich Einbau von Türschwellen. Dieser Bereich hat im CPV-Katalog keine untergeordneten Kategorien oder Leistungen. D.h., genauer als mit dem CPV-Code können Sie nicht festlegen, wonach Sie suchen. Falls sich der Auftraggeber jedoch für die Angabe eines weniger genauen CPV-Codes entscheidet, zum Beispiel für die übergeordnete Kategorie Einbau von Türen und Fenstern sowie Zubehör ( ), können Sie die entsprechende Bekanntmachung bei Ihrer Recherche in diesem Fall nicht finden, da die Suchfunktion immer nur berücksichtigt, was mindestens gleich Ihrem ausgewählten CPV ist bzw. unterhalb hiervon, also tiefer in der Baumstruktur. Die Kategorie Einbau von Türen und Fenstern sowie Zubehör ( ) liegt in der Baumstruktur des CPV weiter oben als Einbau von Türschwellen ( ). Ihre Suchkriterien wären nicht optimal gewählt. Wählen Sie lieber die übergeordnete Kategorie Einbau von Türen und Fenstern sowie Zubehör ( ) und legen in Kombination hierzu ggf. den Suchbegriff Türschwellen fest. Oder wählen Sie gleich mehrere CPV-Codes aus, um sicherzugehen.

8 Tippsammlung Exkurs: Egal ob Kategorie, Leistung bzw. Produkt: für alles gibt es einen eindeutigen CPV-Code. Wenn der Auftraggeber bei den Anforderungsspezifikationen nicht sehr genau sein kann / will, gibt er den CPV-Code einer Kategorie an. Kann oder will er sehr genau sein, gibt er den CPV-Code einer konkreten Leistung bzw. eines Produkts an. Tipp: Jeder Benutzer kann sich auf DTVP beliebig Suchprofile anlegen! Völlig kostenlos und unabhängig von den anderen Unternehmensbenutzern! Tipp: An welcher Stelle des CPV-Katalogs (in welcher Kategorie) Sie sich gerade befinden, können Sie in der Infoleiste sehen. Wichtig: Sie sehen immer nur die Elemente der Kategorie, die aktuell geöffnet ist!

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