Rechte und Rollen verwalten

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1 Dokumentversion 1 Rechte und Rollen verwalten Leitfaden Version 4.9 Dokumentversion 1

2 2018 Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil der Dokumentation darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung der Healy Hudson GmbH reproduziert, verändert oder weiterverarbeitet werden. Die Healy Hudson GmbH bemüht sich um eine vollständige und richtige Dokumentation, übernimmt aber keine Garantie für die Vollständigkeit und Richtigkeit der enthaltenen Informationen, Texte, Grafiken, Links und anderer Daten. Die Informationen in dieser Dokumentation unterliegen ständigen Veränderungen, neuere Versionen dieser Dokumentation können Sie bei der Healy Hudson GmbH erfragen. Die meisten in dieser Dokumentation verwendeten Software- und Hardwarebezeichnungen sind eingetragene Warenzeichen und sollten als solche behandelt werden. support@deutsche-evergabe.de,

3 Inhalt Einführung Deutsche... 4 Bekanntmachungsportal... 4 Ausschreibungsplattform... 4 Rechte und Rollen verwalten... 5 Rechte und Voraussetzungen für die Rollenverwaltung... 6 Rollenverwaltung im Detail... 6 Rolle neu anlegen... 6 Rechte und Rollen markieren... 7 Einer Rolle Rechte zuweisen... 8 Rollen bearbeiten... 9 Rolle löschen und reaktivieren Rollen und Berechtigungsvorlagen Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite i

4 Einführung Deutsche Deutsche ist ein ganzheitliches System zur Abbildung aller Prozessschritte eines Vergabeverfahrens. Die Hauptbestandteile sind das Bekanntmachungsportal unter und die Ausschreibungsplattform. Bekanntmachungsportal Das Bekanntmachungsportal dient im Wesentlichen als Publikationsorgan für laufende Vergabeverfahren. Sowohl manuell durchgeführte als auch voll elektronisch abgebildete Vergabeverfahren lassen sich hier veröffentlichen. Auch Auftragsinformationen über vergebene Aufträge lassen sich publizieren. Das Bekanntmachungsportal besteht aus einem zentralen Hauptportal mit angeschlossenen regionalen Schwesterportalen. Hier können Bewerber mit ausgefeilten Suchfunktionen für sie relevante Verfahren identifizieren und sich daran direkt (Angebotsassistent) oder indirekt (Download oder Anforderung der Vergabeunterlagen) beteiligen. Das Bekanntmachungsportal ist nahtlos mit der Ausschreibungsplattform verbunden. Ausschreibungsplattform Das Herz des Vergabesystems Deutsche ist die Ausschreibungsplattform. Damit können einfache bis hoch komplexe elektronische Vergabeverfahren komplett abgebildet werden. unterstützt Vergabestellen bei der rechtskonformen und effizienten Durchführung kompletter Vergabeverfahren. Berücksichtigt werden dabei die unterschiedlichen Vergabeverfahren und die zugehörigen gesetzlichen Normen, sowohl nach nationalem als auch nach EU-Recht. Dabei wird die gesamte Prozesskette von der Vorbereitung, Erstellung und Bekanntmachung eines Vergabeverfahrens, über die Angebotserstellung durch die Bieter bis hin zur Angebotsauswertung und Zuschlagsentscheidung durch die jeweilige Vergabestelle abgebildet. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 4

5 Ausschreibungsplattform Rechte und Rollen verwalten bietet Ihnen ein weitreichendes Rechtesystem, über das auch komplexe mandantenspezifische Berechtigungsstrukturen abgebildet werden können. Einem einzelnen Aufgabenschritt liegt in jeweils ein Recht zugrunde. Falls notwendig wurde dieses Recht in Teilaufgaben unterteilt, z. B. in Erstellen, Bearbeiten, Einsehen und Löschen. Die einzelnen Rechte werden entsprechend den Anforderungen des Mandanten zu Rollen zusammengefasst und dann den Benutzern zugeordnet. Dabei können jedem Benutzer mehrere Rollen zugewiesen werden, deren Rechte sich addieren. Rechte bzw. Rollen sind vererbbar. Für jeden Mandanten kann eine beliebige Anzahl an Rollen angelegt werden. Legen Sie innerhalb Ihres Mandanten Rollen an, können Sie diese auch für untergeordnete Mandanten nutzbar machen. Ebenso können Sie von übergeordneten Mandanten Rollen vererbt bekommen. Hinweis: Rechte können nicht direkt einem Benutzer zugeordnet werden. Die Zuordnung von Rechten erfolgt immer über Rollen. Die Berechtigung von Benutzern erfolgt in zwei Schritten: 1 In der Hauptadministration wird in der Rubrik Rollen einem Benutzer durch die Zuordnung einer Rolle generell das Recht erteilt, eine Aufgabe zu erledigen. Die Zuordnung von Rollen wird unter Rechte- und Rollenzuordnung in der Hauptadministration im Handbuch für Administratoren beschrieben. 2 Im Arbeitsschritt Projektrechte wird festgelegt, welche Benutzer zur Bearbeitung eines Arbeitsschritts innerhalb des gewählten Projekts berechtigt sind. Statt einzelne Personen als Projektberechtigte auszuwählen, können Sie auch eine Rolle für ein Projekt berechtigen. Somit hat dann jeder Benutzer mit der entsprechenden Rolle das Recht, das Projekt zu bearbeiten. Die Vergabe von Projektrechten wird unter Teamrechte bearbeiten bzw. Teamrechte löschen im Handbuch für Vergabestellen beschrieben. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 5

6 Rechte und Voraussetzungen für die Rollenverwaltung Achtung: Die generelle Berechtigung zur Durchführung einer Aufgabe, die in der Hauptadministration in der Rubrik Rollen vergeben wird, ist nicht ausreichend, um diese Aufgabe auch innerhalb eines bestimmten Projekts auszuführen. Dazu wird zusätzlich das Bearbeitungsrecht innerhalb des Projekts benötigt, das im Arbeitsschritt Projektrechte vergeben wird. Umgekehrt ist das Bearbeitungsrecht für einen Arbeitsschritt innerhalb eines Projekts ebenfalls nicht ausreichend. Zur Bearbeitung wird zusätzlich das generelle Recht zur Durchführung dieser Aufgabe benötigt. Rechte und Voraussetzungen für die Rollenverwaltung Um Rollen zu verwalten, müssen Sie über das Recht Mandant administrieren sowie über folgende Rechte verfügen: Rolle erstellen: um eine neue Rolle anzulegen Rolle bearbeiten: um eine Rolle zu bearbeiten Rolle löschen: um eine Rolle zu löschen Rollenverwaltung im Detail Im Folgenden wird erläutert, wie Sie neue Rollen anlegen, bearbeiten und ihnen Rechte zuweisen. Des Weiteren erfahren Sie, wie Sie Rollen löschen und gelöschte Rollen reaktivieren. Rolle neu anlegen 1 Klicken Sie auf der Projektliste auf den Menüpunkt Administration > Hauptadministration. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 6

7 Rollenverwaltung im Detail 2 Wählen Sie links in der Baumstruktur die Rubrik Rollen aus. In der Tabellenansicht auf der rechten Bildschirmhälfte werden Ihnen eventuell schon vorhandene Rollen angezeigt. Abb.: Übersicht der Rollen in der Hauptadministration 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Neu, um eine neue Rolle anzulegen. 4 Auf der nachfolgenden Seite Rolle geben Sie im Feld Name eine Bezeichnung für die Rolle und im Feld Beschreibung eine kurze Erklärung zur Rolle ein. 5 Wählen Sie im Auswahlfeld Zugriffsebene die Zugriffsebene für die Rolle aus. Die Zugriffsebene Private bedeutet, dass die Rolle nur für Ihren Mandanten sichtbar ist. Wählen Sie die Zugriffsebene Public, wird die Rolle auch für alle untergeordneten Mandanten sichtbar. Rechte und Rollen markieren Sowohl in der Rollen- als auch in der Benutzerverwaltung müssen Sie Rechte bzw. Rollen zuordnen und diese zunächst markieren. Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten: Klicken Sie auf ein einzelnes Recht/eine Rolle: das Recht/die Rolle wird farbig hinterlegt. Halten Sie die Shift-Taste gedrückt, während Sie auf zwei Rechte/Rollen klicken: alle Rechte/Rollen zwischen dem ersten und dem zweiten, einschließlich der beiden Rechte/Rollen werden farbig hinterlegt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 7

8 Rollenverwaltung im Detail Halten Sie die Strg-Taste (bzw. Ctrl-Taste) gedrückt, während Sie auf unterschiedliche Rechte/Rollen klicken: alle Rechte/Rollen, auf die Sie geklickt haben, werden farbig hinterlegt. Wenn Sie auf ein markiertes Recht/eine Rolle klicken, während Sie die Strg-Taste gedrückt halten, wird die Markierung gelöscht. Alle farbig hinterlegten Rechte/Rollen gelten als markiert. Tipp: Sie können auch erst über die Shift-Taste einen Block von Rechten/Rollen markieren und dann über die Strg-Taste einzelne Rechte/Rollen wieder aus dem Block herausnehmen. Einer Rolle Rechte zuweisen Auf der Seite Rolle befinden sich unter den Eingabe- und Auswahlfeldern zwei Fenster. Im linken Fenster werden die Rechte aufgeführt, die Sie der Rolle zugewiesen haben. Im rechten Fenster befinden sich die Rechte, die allgemein verfügbar sind. Hinweis: Eine Beschreibung zu den einzelnen Rechten entnehmen Sie der Übersicht im Dokument Rechte und deren Bedeutung eva_4.7.xls. Um ein Recht zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor: 1 Markieren Sie das Recht bzw. die Rechte. 2 Klicken Sie auf den linksgerichteten grünen Pfeil. Die markierten Rechte werden jetzt unter Zugewiesene Rechte angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 8

9 Rollenverwaltung im Detail Um ein zugewiesenes Recht wieder zu löschen, markieren Sie es und entfernen Sie es mit einem Klick auf den rechtsgerichteten, grünen Pfeil viele Rechte auswählen.. Sie können beliebig Abb.: Einer Rolle Rechte zuweisen 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern, wenn Sie alle nötigen Rechte zugewiesen haben. Die neue Rolle wird in der Tabellenübersicht hinzugefügt. Sie kann nun Benutzern zugeordnet werden. Eine Beschreibung zur Rollen-Benutzer-Zuordnung finden Sie im Leitfaden Benutzer verwalten. Rollen bearbeiten Sie können die Rollen Ihres Mandanten auch nachträglich bearbeiten. Hinweis: Rollen, die Ihnen von einem übergeordneten Mandanten vererbt wurden, können Sie nicht bearbeiten. Um eine bereits vorhandene Rolle zu bearbeiten, haben Sie zwei Möglichkeiten: Klicken Sie in der Rollenübersicht in der Zeile der jeweiligen Rolle auf Bearbeiten. Markieren Sie die gewünschte Rolle und klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Bearbeiten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 9

10 Rollenverwaltung im Detail Rolle löschen und reaktivieren Um eine Rolle zu löschen, markieren Bearbeiten > Löschen. Sie diese und klicken Sie auf den Menüpunkt Sofern die zu löschende Rolle noch Benutzern zugewiesen ist und/oder Referenzierungen in bestehenden Projekten aufweist, wird sie lediglich deaktiviert. Die gelöschte Rolle wird auf die Registerkarte deaktivierte Rollen verschoben. Rollen reaktivieren Deaktivierte Rollen können auch wieder aktiviert werden. 1 Klicken Sie auf die Registerkarte deaktivierte Rollen. 2 Markieren Sie die gewünschte Rolle. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Rolle(n) reaktivieren. Die reaktivierte Rolle wird auf die Registerkarte Rollen verschoben. Hinweis: Beachten Sie, dass in Ihrer Rollenübersicht auch vererbte Rollen von übergeordneten Mandanten aufgeführt sein können. Diese können Sie zwar einsehen, aber nicht bearbeiten bzw. löschen. Sie erkennen vererbte Rollen am Symbol. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 10

11 Rollen und Berechtigungsvorlagen Rollen und Berechtigungsvorlagen Neben der manuellen Zuweisung von Benutzern und Rollen zu einzelnen Projekten und Arbeitsschritten, haben Sie die Möglichkeit, alle Berechtigungen über sogenannte Berechtigungsvorlagen zu konfigurieren. Dabei legen Sie je Vergabe- und Vertragsordnung für jede Vergabeart Berechtigungsschemata an, in denen Sie festlegen, welche Rollen welche Arbeitsschritte bearbeiten sollen. Die Berechtigungsvorlagen greifen, sobald in einem Vergabeverfahren die Vergabeart endgültig festgelegt wird. Abb.: Schematische Berechtigungsvorlagenzuordnung am Beispiel der Vergabe- und Vertragsordnung VOL. Das Schema gilt ebenso für alle anderen Vergabe- und Vertragsordnungen. Genau wie bei der manuellen Zuordnung der Projekt-/Teamrechte ist eine Berechtigung zur Bearbeitung eines bestimmten Projekts oder Arbeitsschritts über die Berechtigungsvorlagen nicht ausreichend. Zur Bearbeitung benötigt der Benutzer zusätzlich das generelle Recht zur Durchführung dieser Aufgabe. Das generelle Recht erhält er über die Zuordnung der Rechte und Rollen in der Hauptadministration. Weitere Informationen zu Berechtigungsvorlagen finden Sie unter Berechtigungsvorlagen verwalten im Handbuch für Administratoren sowie im Leitfaden Berechtigungsvorlagen verwalten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 11